Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cho bán hàng của công ty TNHH Minh Ngọc

MỤC LỤC

1


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ
thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực hoạt
động đời sống của con người. Đặc biệt tại các nước phát triển thì tin học đã
được đưa vào ứng dụng trong quản lí từ rất lâu và đóng một vai trị quan
trọng trong các nghành cơng nghiệp và dịch vụ, trong khi tại Việt Nam điều
này vẫn còn khá mới mẻ đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Trước đây, việc quản lí chủ yếu dựa trên giấy tờ sổ sách, thực hiện một
cách thủ cơng, mất thời gian, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng tới việc kinh
doanh, sản xuất thì trong những năm gần đây, với sự bùng nổ công nghệ
thông tin, tin học đã và đang dần thay thế những việc làm thủ công và ngày
càng khẳng định vai trị quan trọng của mình. Với việc phát triển kinh tế
như hiện nay, hàng ngày, hàng giờ các doanh nghiệp ln phải xử lí một
khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu như khơng áp dụng một phần mềm quản lí
thì sẽ khơng thể đưa ra được các báo cáo chính xác và kịp thời để hỗ trợ
trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
Do vậy, việc đưa tin học hóa vào trong các doanh nghiệp là một việc làm
cần thiết và cấp bách nếu như các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và
có chỗ đứng trên thương trường trong thời kì mở cửa và hội nhập vào nền
kinh tế thế giới với sự cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp nước ngoài
như hiện nay.

2


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

TNHH QUỐC TẾ MINH NGỌC
I. Q TRÌNH THÀNH LẬP CƠNG TY
Cơng ty TNHH quốc tế Minh Ngọc Việt Nam (có tên giao dịch:
Vietnam Orient Pearl International Company Limited, tên viết tắt là
OPEVE) là loại cơng ty TNHH có hai thành viên trở lên. Công ty được
thành lập vào ngày 30 tháng 6 năm 2004 theo quyết định 010213097 của
phịng đăng kí kinh doanh, thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội
và chính thức đi vào hoạt động tư tháng 7 năm 2004.
Cơng ty có trụ sở tại số 75 Lương Định Của, phường Phương Mai, Quận
Đống Đa thành phố Hà Nội.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Cơ cấu nhân sự:
- Giám đốc: Ơng Đinh Anh Hào
- Phó giám đốc kinh doanh: Bà Trần Minh Ngọc
- Phó giám đốc kĩ thuật: Ơng Nguyễn Hồng Khanh
- Trưởng phịng tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai
- Trưởng phịng kinh doanh: Ơng Phạm Tiến Sơn
- Trưởng phịng vật tư: Ơng Đơng Dược Thảo
- Trưởng phịng kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến

3


2. Cơ cấu phịng ban
Ban
giám đốc

Phó giám đốc
kinh doanh

Phịng
tài chính

Phó giám đốc
kĩ thuật

Phòng
kinh doanh

Phòng
vật tư

Phòng
kĩ thuật

a. Ban giám đốc:
Bao gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc (phó giám đốc kinh doanh
và phó giám đốc kĩ thuật) thực hiện các chức năng sau:
- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của
công ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động.
- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới.
- Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của cơng ty
về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế tốn.
Bên cạnh đó các phó giám đốc là những người trực tiếp giúp giám đốc
điều hành công ty và được giám đốc phân công trách nhiệm trong một số
lĩnh vực cụ thể.
- Phó giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh
của cơng ty. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc thì phó giám đốc sẽ giao nhiệm
vụ cho cấp dưới quyền đồng thời thu thập, tổng hợp thơng tin để từ đó ban
giám đốc có thể lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới.

- Phó giám đốc kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của công ty, là người
trực tiếp lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thơng tin những

4


chức năng kĩ thuật những mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo lên ban
giám đốc.
b. Phịng tài chính

Bao gồm: Trưởng phịng tài chính kiêm kế tốn trưởng, thủ quĩ và một
nhân viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên ban
giám đốc, tổng hợp tình hình hoạt động tài chính trong từng chu kì kinh
doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược trong thời gian tới.
c. Phòng kinh doanh:
Bao gồm: Trưởng phịng kinh doanh, phó phịng kinh doanh và bốn nhân
viên thực hiện các chức năng sau:
- Khai thác thị trường: phịng kinh doanh ngồi việc phát triển thị trường
trong nước, họ cịn cần tìm hiểu thị trường nước ngồi để có thể mở rộng
phạm vi kinh doanh. Tìm những mặt hàng mà trong nước đang cần, hay có
thể giới thiệu các sản phẩm của cơng ty ra các nước trên thế giới.
- Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụ
giới thiệu những tính năng của sản phẩm đến khách hàng giúp họ có thể đưa
ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu.
- Dự án: do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh, trưởng
phòng là người trực tiếp tiếp nhận rồi giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới,
họ có trách nhiệm tìm hiểu về dự án mà cơng ty sắp tham gia, từ đó lập kế
hoạch để có thể giành được những lợi thế trong việc dự thầu.
- Xuất nhập khẩu: phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp làm giấy tờ
xuất nhập khẩu cho các lô hàng mà công ty nhập về nước hay xuất ra nước

ngoài theo cam kết hợp đồng đã kí với khách hàng.
Tất cả các hoạt động của phịng kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinh
doanh trực tiếp báo cáo lên ban giám đốc để từ đó nhận các chỉ thị để lập kế
hoạch kinh doanh cho phòng trong thời gian tới.

5


d. Phòng vật tư:
Bao gồm: Trưởng phòng vật tư và 2 nhân viên quản lí kho trực tiếp quản
lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm. Để đảm bảo quản lí kho một cách chặt
chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng phịng vật tư đều có trách nhiệm
kiểm tra sản phẩm, đánh giá chất lượng, kiểm kê số lượng sao cho phù hợp
với kế hoạch kinh doanh của cơng ty.
e. Phịng kĩ thuật:
Bao gồm: Trưởng phịng kĩ thuật, phó phịng kĩ thuật và 6 nhân viên
thực hiện các chức năng sau:
- Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập
vào.
- Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kí
với khách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật
có liên quan đến thiêt bị bàn giao, bảo hành.
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
1. Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Xây lắp điện dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông thủy lợi,
san lấp mặt bằng hạ tầng cơ sở.
- Sản xuất, buôn bán trang thiết bị y tế, máy móc, thiết bị phục vụ ngành
y tế, mỹ phẩm, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng.
- Nghiên cứu thị trường.
- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách.

- Dịch vụ Makerting.
- Dịch vụ cho thuê xe ôtô, nhà, văn phịng.
- Dịch vụ mơ giới kinh doanh bất động sản.
- Sản xuất, buôn bán phần mềm, phần cứng máy vi tinh, linh phụ kiện
máy vi tính.
- Bn bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh.
6


- Cho thuê thiết bị công ty kinh doanh.
Trong những năm gần đây, công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc hoạt
động chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, cung cấp các sản phẩm về y
tế cho các bệnh viện, phòng khám lớn nhỏ trong nước.
2. Kinh nghiệm hoạt động:
Công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực
trang thiết bị y tế từ cuối năm 2004 cho đến nay. Danh mục sản phẩm thiết
bị y tế của công ty cung cấp vào thị trường Việt Nam rất đa dạng, bao gồm
những thiết bị hiện đại, chất lượng đảm bảo, được sản xuất tại các nước
phát triển với nên y học phát triển vượt bậc và trình độ khoa học cơng nghệ
cao. Bên cạnh mặt hàng thiết bị y tế, trong danh mục sản phẩm kinh doanh
của cơng ty cịn bao gồm thiết bị đặc chủng, thiết bị thí nghiệm, xét nghiệm.
Cơng ty đã liên tục giành được những hợp đồng cung cấp các thiết bị y tế
quan trọng cho các đơn vị trong và ngồi nghành y tế.
Q 3 năm 2005, cơng ty mở rộng danh mục kinh doanh trang thiết bị y
tế với mặt hàng nẹp vít xương thần kinh. Đối tác của công ty là nhà sản xuất
BK Meditech (Hàn Quốc), một doanh nghiệp lớn và có uy tín trên thị
trường chỉnh hình. Chúng tơi hiện đang là nhà cung cấp duy nhất sản phẩm
của hãng này vào thị trường Việt Nam. Khách hàng của công ty là những
bệnh viện lớn: Bệnh viện quân y 108, bệnh viện Bạch mai,…và các bệnh
viện khác thuộc địa bàn phía bắc.

3. Một số sản phẩm của công ty:
a. Túi y tế thôn bản:
- Kẹp Korcher thẳng 160mm có mấu và khóa hãm
-

Kẹp cong 160mm có mấu và khóa hãm

- Kẹp phẫu tích 160mm
- kẹp thẳng 160mm có đầu tù
- y nhiệt kế 42 độ C
7


- thước dây nhựa 2m
- đè lưỡi các loại vô trùng
- bơm tiêm nhựa loại 5ml
- kim tiêm cho bơm tiêm 5ml
- bơm tiêm nhựa loại 10ml
- kim tiêm cho bơm tiêm 10ml
- đèn pin + 2 pin đại 1,5V-A
- Bơng y tế
- băng vết thương y tế
- lam kích (hộp 72 chiếc)
- Kim chích máu (vơ trùng)
- bút viết kính
- Hộp nhơm đựng dụng cụ (22cm x 10cm x 5cm)
- túi giả da y tế đựng dụng cụ
- cồn y tế
b. Máy phá rung tim: POWER HEART AED (Cardiac Sience-Mỹ)
-

hệ thống máy chính POWER HEART AED 3G

- bộ điện cực khử rung tim
- Túi đeo
- tài liệu hướng dẫn sử dụng
c. Máy truyền dịch tự động: TOP 3300 (Nhật Bản)
- thân máy chính
- giá treo máy
- cây treo máy (Inox-SX tại Việt Nam)
d. Bơm tiêm tự động: TOP 5300 (Nhật Bản)
-

sử dụng được nhiều loại bơm tiêm khách nhau

- lưư trữ lần cài đặt trước để sử dụng cho lần cài đặt sau mà không cần
cài đặt lại
8


- có thể sử dụng nguồn điện DC trên xe cứu thương
e. Máy đo điện tâm đồ: P80 ESAOTE.a Iso9001, EN 46001 (Ý)
- có thể đo 12 kênh đồng thời
- in ra 3 kênh trên khổ giấy 80mm
- máy in có độ phân giải cao
- tốc độ in 5/25/50mm/giây
- bàn phím nổi bọc cao su
- lựa chọn ngơn ngữ Anh, Nga, Pháp
- Sử dụng nguồn điện 230V 50/60HZ
- pin sạc sử dụng (2h liên tục)

f. Hệ thống chụp X-Quang CORNAD (sản xuất tại Mỹ)
- Máy phát tia cao tần HF:
+ Kiểm sốt vi xử lí, quản lí thơng số chụp chính xác và đáng tin cậy
+ độ tuyến tính cao khơng ripple, dịng của bóng phát tia 300-400mA
+ bảng điều khiển phẳng dễ sử dụng
+ hoạt động với sự lựa chọn 3 thông số của Generator (kVp, mA, thời
gian) cùng với lựa chọn mÁ
+ dải chọn thời gian chiếu rộng, dễ dàng và linh hoạt trong sự lựa chọn
thông số
+ Mode chuẩn tự động chụp nhanh giảm thời gian xử lí khi đang tiến
hành chụp
+ giảm liều lượng tia chiếu tới bệnh nhân
- Bàn chụp X-Quang:
+ Cấu trúc chịu được tải trọng lớn
+ bàn dịch chuyển được theo bốn hướng có khóa từ
+ khoang chứa Grid, khay bằng Inox
- Giá đỡ đèn đầu:
+ khóa điện cho dịch chuyển lên xuống
9


+ tube quay 360 độ có khóa điện
+ hoạt động ít gây ồn nhờ hệ thống nâng đỡ thiết kế đặc biệt
+ hồn tồn đối trọng, hệ thống dây đơi đảm bảo an toàn
+ bộ trực chuẩn chùm tia bảo đảm dễ địng vị
+ Collimator điều khiển bằng tay
- Bóng phát tia X-Quang
- Giá chụp phổi:
+ dịch chuyển lên xuống dọc theo cột
+ khoang chứa Grid với khay bằng Inox

g. Máy rửa phim tự động
Hãng sản xuất: ELK Corporation (Nhật Bản)
- Hệ thống tự ngắt cho phép vận hành an tồn: khi mạch bị hở trong q
trình vận hành, thiết bị sẽ tự động ngắt kèm theo đèn báo động.
- Vận hành đơn giản và nhanh chóng: 3 chế độ rửa: 90/110/115s, vận
hành bằng phím bấm.
- Chế độ chờ và tiết kiệm năng lượng, không ô nhiễm môi trường: Ở chế
độ chờ, thanh cuộn quay làm sạch bề mặt theo chu trình, giữ nhiệt độ máy ở
mức thấp, tránh bay hơi nước và khí, điều chỉnh nhiệt độ sấy, tránh tình
trạng tăng nhiệt quá cao.
- Cấu tạo đơn giản, bảo trì dễ dàng: Cấu tạo đơn giản của máy cho phép
người sử dụng tháo lắp nhanh chóng, vệ sinh, bảo trì máy mỗi ngày.
- Cấu tạo kèm chức năng lưu thơng khơng khí, an tồn khi sử dụng:
Chức năng lưu thơng khơng khí trong máy ngăn ngừa tình trạng nghẽn
phim và oxi hóa trong máy.
- Cho phép tráng rửa phim laser.
h. Máy phân tích sinh hóa hồn hảo với cấu hình cực mạnh
- Đứng đầu trong lĩnh vực sinh hóa đa kết quả
- 400 test/hour, bao gồm ISE
10


- tự động chạy lại bằng cách pha loãng
- mẫu được pha loãng trước
- phát ra các mẩu tin thân thiện đối với người sử dụng
- làm lạnh thuốc thử trong 24h ở nhiệt độ 10 độ C
- Có các kim hút riêng cho mẫu
- cuvette được rửa bởi nước nóng
- tuổi thọ của các cuvette dài
- trộn bằng bọt khơng khí để tránh lây nhiễm thuốc thử

- nhận biết mẫu và thuốc thử bởi bar-code
-

các ống lấy máu ban đầu 5, 7, 10ml

4. Doanh số kinh doanh trong hai năm gần đây:
Đơn vị tính: VNĐ
STT
1
2
3
4
5
6
7

2006
2,042,470,255
55,824,004
2,042,470,255
4,778,220,585
120,342,015
86,646,251

Tổng tài sản
Tổng nợ phải trả
Vốn lưu động
Doanh thu
Lợi nhuận trước thuế
Lợi nhuận sau thuế

Các nội dung khác

2007
2,677,709,951
380,418,000
2,667,709,951
20,866,366,088
450,451,233
324,324,888

IV. HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG
CHỌN ĐỀ TÀI
Trong những năm gần đây, khoa học công nghệ phát triển mạnh đã đem
lại những hiệu quả đáng kể trong việc quản lí. Cơng nghệ thơng tin đã xâm
nhập vào hầu hết các hoạt động của con người và ngày càng khẳng định vai
trị của mình. Nhờ có tin học mà hoạt động sản xuất, quản lí trở nên năng
động, thuận tiện hơn, mang lại nhiều tiện ích hơn. Các phần mềm quản lí
trở thành một cơng cụ không thể thiếu được trong các doanh nghiệp Việt
Nam và cơng ty Minh Ngọc cũng nằm trong số đó. Việc mở rộng sản xuất
11


kinh doanh đã khiến cho số lượng lao động tăng, các sản phẩm, dịch vụ
phục vụ trong nghành y tế cũng trở nên đa dạng hơn để đáp ứng được nhu
cầu thị trường trong nước đang ngày càng khắt khe. Với khối lượng dữ liệu
khổng lồ về các sản phẩm trang thiết bị y tế như vậy thì việc quản lí thủ
cơng đã khơng cịn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của
việc quản lí thủ cơng: thơng tin về đối tượng quản lí nghèo nàn, lạc hậu
không được cập nhật thường xuyên, việc lưu trữ bảo quản gặp nhiều khó
khăn, thơng tin lưu trữ trong công ty không nhất quán, dễ bị trùng lặp trong

các bộ phận. Đặc biệt là mất nhiều công sức để kiểm tra, thống kê, phân
tích nhằm đưa ra các thơng tin chính xác để phục vụ cho việc ra quyết định
kinh doanh. Cho đến nay công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc mới chỉ áp
dụng phần mềm tiện ích kế tốn trong việc quản lí tài chính, báo cáo tình
hình hoạt động kinh doanh trong từng chu kì hoạt động. Trong khi việc
quản lí bán hàng, tình hình sản phẩm trong kho vẫn cịn được quản lí một
cách thủ cơng. Điều này đã gây ra một số khó khăn trong việc kiểm kê hàng
hóa, gây mất thời gian trong việc đưa ra danh mục sản phẩm cho khách
hàng hay thông tin đưa ra không được nhất quán giữa các bộ phận.
Chính vì vậy việc áp dụng một phần mềm tiện ích trong việc quản lí bán
hàng sẽ giải quyết được các khó khăn và giúp bộ phận kinh doanh tìm kiếm
được những thơng tin chính xác và nhanh chóng. Và từ đó ban giám đốc sẽ
có được những báo cáo chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động để có thể
đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn trong tương lai.
Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài là: “Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng
tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc” cho chuyên đề thực tập của mình.

Ngơn ngữ sử dụng: Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Office
Access 2003
Microsoft Visual Basic 6.0: là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều
cơng cụ trợ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận
12


tiện và một lệnh lập trình phong phú, có nhiều hàm thủ tục viết sẵn cho việc
lập trình, giúp ta triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn.
Microsoft Acces là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft
Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực
đơn, dải công cụ (toolbar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng
khác của Office mà phần lớn mọi người đã quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu

giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows cũng rất
thuận tiện.
V. YÊU CẦU NGƯỜI SỬ DỤNG
1. Yêu cầu chung:
- Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng,
đảm bảo một số yêu cầu sau:
+ Màu sắc trên form phải hài hịa khơng có q nhiều màu sắc song
cũng cần làm nổi bật một số trường quan trọng.
+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ
trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form
con.
+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt.
- Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học.
- Giảm tối thiểu việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box
để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên
thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thơng tin.
- Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ họa để minh họa thơng
tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng máy in để mơ tả nút có chức năng in
văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mơ tả nút có chức năng lưu
văn bản.

13


- Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn
nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hóa thì trên
thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hóa.
- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ
liệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thơng báo hỏi nhân viên có chắc
chắn muốn xóa hay muốn thay đổi bản ghi nào đó hay khơng.

- Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong tồn bộ hệ thống,
tiện lợi cho người sử dụng.
2. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng
- Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: nhà cung cấp, mã
hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, số lượng,…
- Khi nhân nhấn nút lưu phiếu nhập kho thì chương trình phải tự động
cập nhật số liệu liên quan đến hàng hóa vừa nhập vào bảng danh mục hàng
hóa.
3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng
- Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về ngày
xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,…
- Khi nhân viên lưu lại phiếu xuất kho thì dữ liệu lượng hàng tồn trong
kho tương ứng sẽ được cập nhật.
4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo
- Phải thiết kế các form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo
cáo theo yêu cầu của từng cấp quản lí.
- Báo cáo phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết theo từng loại báo
cáo.
5. Các yêu cầu khác
- Yêu cầu về bảo mật và an tồn về dữ liệu: Có chính sách bảo mật, lưu
trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học.

14


- Yêu cầu về tính mở: Hệ thống phải dễ dàng được mở rộng và nâng cấp
trong tương lai.
- Yêu cầu về tính hiệu quả: Hệ thống cần tối ưu hóa năng lực xử lí thơng
tin, có các cơng cụ tìm kiếm nhanh và hợp lí.
VI. KẾT CẤU CHUN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

1. Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng tại cơng ty TNHH
quốc tế Minh Ngọc”
2. Bố cục đề tài:
- Lời nói đầu
- Phần nội dung:
Chương I: Giới thiệu chung về công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc
Chương II: Các vấn đề về phương pháp luận trong việc nghiên
cứu cho chuyên đề
Chương III: Thiết kế, xây dựng phần mềm quản lí bán hàng

15


CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG
PHẦN MỀM
I. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM (SOFTWARE
TECHNOLOGY)
1. Phần mềm
1.1. Khái niệm phần mềm
Bao gồm các yếu tố sau:
- Các lệnh (chương trình máy tính) khi được thực hiện thì cung cấp
những chức năng và kết quả mong muốn.
- Các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình thao tác thơng tin thích hợp.
- Các tư liệu mơ tả thao tác và cách sử dụng chương trình.
Tiến trình phát triển của PM bao gồm các giai đoạn được biểu diễn trong
hình vẽ dưới đây:
Giai đoạn

Giai đoạn

Giai đoạn

1950-1960
- Xử lý theo lô

1960-1970
1970-1990
- Nhiều người sử - Hệ phân tán

1990-> nay
- Hệ thống để

- Đơn chiếc theo dụng

-

đơn đặt hàng.

thương mại hố

- Thời gian thực

Hiệu

Giai đoạn

quả bàn
-

Hệ

thống

- Bắt đầu có PM

thông minh

thương mại

- Quy

mô

công nghiệp

Qua các giai đoạn phát triển phần mềm ta thấy xu thế chung: tính năng
các phần mềm ngày càng đa dạng, quy mô của các công cụ thiết bị ngày
càng giảm dần.

16


1.2. Vòng đời phát triển của phần mềm
Mỗi phần mềm từ khi ra đời phát triển đều trải qua 1 chu kì trong cơng
nghệ phần mềm gọi là vịng đời phát triển của phần mềm. Người ta nghiên
cứu vòng đời phát triển của phần mềm để hiểu rõ từng giai đoạn và có
phương pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn đó nhằm đảm bảo
chất lượng sản phẩm. Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn
bằng mơ hình gọi là mơ hình thác nước:

Trong quy trình này, mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các
giai đoạn ở phía sau. Tức là công nghệ hệ thống ở giai đoạn đầu tiên và nó
tác động đến 5 giai đoạn cịn lại. Đến lượt mình cơng đoạn phân tích chịu
tác động của cơng đoạn cơng nghệ hệ thống nhưng nó lại bao trùm, tác
động lên 4 cơng đoạn cịn lại.
17


1.3. Cấu hình phần mềm
Trong cơng nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm cấu hình phần
mềm tương thích với khái niệm cấu hình phần cứng. Cấu hình phần mềm
chính là q trình phát triển một phần mềm. Cấu hình phần mềm gồm các
thành phần được biểu diễn theo hình vẽ sau:
Kế hoạch

Đặc tả YCầu

Thiết kế

VBản Ctrình

Ctrình
làm
việc

Kiểm thử

2. Cơng nghệ phần mềm (Software Technology)
Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt:
Phương pháp, công cụ và thủ tục giúp cho người quản lý có thể kiểm sốt

được q trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một
nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao.
Mỗi quy trình phần mềm khơng phụ thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, độ
phức tạp, quy trình cơng nghệ đều bao gồm 3 giai đoạn: Xác định, phát
triển, bảo trì được biểu diễn trong sơ đồ sau:

18


Phân tích
Lập kế hoạch

Giai đoạn 1
Xác định

Xác định yêu cầu

Thiết kế
Giai đoạn 2
Phát triển

Mã hố
Kiểm thử

Bảo trì sửa đổi
Giai đoạn 3
Bảo trì

Bảo trì thích nghi
Bảo trì hồn thiện

Giai đoạn 1: Xác định yêu cầu trả lời câu hỏi cái gì? tức kỹ sư phần
mềm phải giới hạn và định nghĩa rõ ràng sản phẩm phần mềm mình sẽ xây
dựng để tung ra thị trường, trong giai đoạn này có các cơng đoạn chính:
phân tích hệ thống, lập kế hoạch, xác định yêu cầu của người sử dụng
(khách hàng)
Giai đoạn 2: Phát triển trả lời câu hỏi “thế nào?” kỹ sư phần mềm sử
dụng những cơng cụ thiết bị gì về ngơn ngữ, quy trình cơng nghệ để sản
xuất ra phần mềm. Giai đoạn này bao gồm các bước: thiết kế, mã hố, kiểm
thử. Trong đó khái niệm mã hố trong cơng nghệ phần mềm khác với khái
niệm mã hố trong hệ thống thơng tin, mã hố trong cơng nghệ phần mềm
là dùng một ngơn ngữ lập trình cụ thể nào đó để dịch từ bản vẽ thiết kế
thhàn một chương trình cụ thể.
19


Giai đoạn 3: Bảo trì trả lời câu hỏi “Thay đổi thế nào?” Mỗi phần mềm
sau khi đã bán cho khách hàng đều phải trải qua giai đoạn hậu mãi (chăm
sóc khách hàng) giai đoạn này bao gồm ba cơng việc chính: bảo trì sử đổi,
bảo trì thích nghi, bảo trì hồn thiện. Trong đó bảo trì sửa đổi: sửa lỗi
chương trình nếu chẳng may xuất hiện sau khi đã bán cho khách hàng. Giữa
máy tính sản xuất ra phần mềm ở cơng ty phần mềm và máy tính của các
doanh nghiệp sử dụng các phần mềm khi mua luôn ln có sự khác biệt về
cấu hình, chức năng, vì vậy việc bảo trì thích nghi cần được tiến hành để
phần mềm hoạt động an tồn trong mơi trường cơng nghệ của khách hàng.
Q trình bảo trì hồn thiện xảy ra khi khách hàng có u cầu cơng ty phần
mềm phát triển thêm một chức năng nào đó của phần mềm trong phạm vi
cho phép.
3. Quy trình làm bản mẫu trong công nghệ phần mềm
Bản mẫu phần mềm là một kỹ thuật đặc biệt và riêng có trong cơng nghệ

phần mềm. Nó khơng được đề cập đến trong các mơn lập trình cụ thể vì
mục đích của cơng nghệ phần mềm là sản xuất ra sản phẩm để bán trên thị
trường do đó trước khi tung sản phẩm ra thị trường người ta sản xuất thử
sản phẩm mẫu để khách hàng đánh giá, sau khi bản mẫu được chấp nhận thì
mới tiến hành sản xuất hàng loạt.
Bản mẫu phần mềm là một sản phẩm phần mềm bao hàm những đặc
trưng cơ bản nhất của phần mềm đượcc xây dựng nhằm mục đích đưa ra 1
phác thảo để khách hàng đánh giá và cũng là cơ sở để kỹ sử phần mềm phát
triển sản phẩm của mình.
Bản mẫu phần mềm có thể thể hiện ba hình thức sau:
- Sử dụng các bản vẽ thiết kế trên giấy.
- Là một sản phẩm phần mềm chỉ bao gồm những nét đặc trưng nhất.
- Là một chương trình máy tính chứa những kỹ thuật cơ bản nhất khi
thiết kế phầm mềm.
20


Tuỳ vào trình độ hiểu biết khách hàng mà cơng ty phầm mềm sử dụng
một trong những hình thức trên đây hoặc sử dụng đồng thời cả ba.
Mục tiêu cao nhất khi làm bản mẫu là cố gắng làm sao trong khoảng thời
gian ngắn nhất làm cho khách hàng tiếp thu phần nhìn thấy được của phần
mềm tương lai để họ đi đến ký kết hợp đồng.
Quy trình làm bản mẫu phần mềm: gồm 6 bước:
Bắt đâù

SP bản mẫu
PM
YC của
K.Hàng

Làm mềm
bản mẫu

KH đánh giá
bản mẫu

TKế Nhanh

Làm bản mẫu

Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng: Trong bước này đại diện của
công ty phần mềm gặp gỡ khách hàng để xác định các yêu cầu của họ về
phần mềm. Thông thường khách hàng chỉ bày tỏ nguyện vọng là chính, bản
than cán bộ cơng ty phần mềm phải lượng hóa và mơ hình hóa các nguyện
vọng đó.
Bước 2: Thiết kế nhanh: Mục đích của bước này ở dạng phác thảo chỉ
bao gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm.
Bước 3: Làm bản mẫu: nhằm mục đích cơng ty phần mềm cho ra đời
nhanh 1 bản mẫu dạng phác thảo chỉ gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần
mềm.
Bước 4: Khách hàng đánh giá bản mẫu.
21


Bước 5: Làm mịn bản mẫu, hay là chi tiết hóa các chức năng phần mềm.
Bước 6: Kết thúc ta được 1 sản phẩm chưa được thương mại hóa thị
trường mà là bản mẫu phần mềm.
II. NỀN TẢNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM:
1. Vai trị của thiết kế trong cơng nghệ phần mềm:
Trong sản xuất quy mô công nghiệp vấn đề thiết kế có vai trị đặc biệt

quan trọng:
- Thiết là nền tảng để phát triển 1 phần mềm đảm bảo tính ổn định và
bền vững.
- Nhờ có thiết kế chúng ta có thể đảm bảo khơng có sự đổ vỡ 1 phần
mềm khi có sự biến động xảy ra hoặc thay đổi trong phần mềm.
So sánh phần mềm có thiết kế cơ bản và phần mềm khơng có thiết kế:

Bảo trì

Bảo trì

Kiểm thử
Thiết Kế

Kiểm thử

Có TKế

Ko có TKế

Đối với 1 phần mềm khơng có thiết kế đầy đủ chỉ cần thay đổi nhỏ trong
cấu trúc dữ liệu hay chức năng chương trình cũng có thể dẫn đến sự phá
hủy phần mềm hay hỏng hóc chức năng ban đầu của nó. Đặc biệt trong giai
đoạn hiện nay khi xuất hiện khái niệm lập trình tự động, lập trình bằng máy
tính. Hiệp hội công nghệ phần mềm thế giới vẫn tuyên bố 1 tài liệu trong đó
22


xác nhận rằng: nhu cầu của thế giới từ nay lại khơng phải người lập trình
biết dùng câu lệnh để chế tác phần mềm mà trước hết là những người biết

đọc bản vẽ thiết kế.
2. Các phương pháp thiết kế trong công nghệ phần mềm:
2.1. Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống:
Ý tưởng của phương pháp thiết kế giải thuật từ đỉnh xuống dựa trên ý
niệm module hoá (Phân rã 1 vấn đề cần giải quyết thành các vấn đề nhỏ
hơn, chi tiết hơn theo sơ đồ hình cây cho để khi nhận được các module độc
lập không phân chia nhỏ hơn được nữa) tức là khi thiết kế 1 phần mềm ứng
dụng, người ta đi từ tổng quát đến chi tiết, để tạo thành 1 hệ thống thống
nhất. Trên cơ sở của hệ thống này, người ta phân chia cơng việc cho các
nhóm mà vẫn đảm bảo tính mục tiêu của chương trình.
Để nắm được ý tưởng của phương pháp này, chúng ta xem xét bài toán
tin học hoá 1 trung tâm thương mại: Trên cơ sở thực tế, chúng ta lần lượt
đưa ra các mơ hình của bài tốn dưới dạng phác thảo:
Phác thảo 1:

Quản lí trung
tâm thương mại

Quản lí nhân lực

Quản lí
bán hàng

Quản lí kho
hàng

Trên cơ sở phác thảo nền thứ nhất, chúng ta tiếp tục phân rã thành các
khối chi tiết hơn.

23

Phác thảo 2:

Quản lí
bán hàng

Quản lí
theo quầy

Quản lí
theo mặt hàng

Lập bảng
tổng hợp

Phác thảo 3:

Quản lí
nhân lực

Quản lí
đào tạo

Quản lí
tuyển dụng

Quản lí khen
thưởng, kỉ luật

Phác thảo 4:

Quản lí
kho hàng

Quản lí
xuất kho

Quản lí
nhập kho

24

Quản lí
lưu kho


Trên cơ sở của 4 phác thảo trên đây, người ta tích hợp lại thành hệ quản
lý trung tâm thương mại, với giả sử rằng q trình khơng được phân rã tiếp.
Trên thực tế các quá trình phải được cụ thể hơn nữa.
Phác thảo 5:
Quản lí trung
tâm thương mại

Quản lí
bán hàng

Quản lí
nhân lực

Quản lí
kho hàng

Quản lí
theo quầy

Quản lí
tuyển dụng

Quản lí
xuất kho

Quản lí
mặt hàng

Quản lí khen
thưởng kỉ luật

Quản lí
nhập kho

Lập bảng
tổng hợp

Quản lí
đào tạo

Quản lí
lưu kho

2.2 Phương pháp thiết kế từ đáy lên:
Trong phương pháp này, chúng ta xuất phát từ cụ thể chi tiết đến tổng
hợp. Truớc hết tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể sau đó trên cơ sở đáng
giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết
bài toán chúng ta gộp lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên
cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm 1 số chương trình làm phong
phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng thiết kế
chương trình tập hợp các module thành 1 thể thống nhất, hoàn chỉnh.Lĩnh
25