DỰ THẢO Sổ tay Quản lý Tài chính và Kế toán

ABCD

“Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn
Việt Nam – Đan Mạch”

DỰ THẢO
Sổ tay Quản lý Tài chính và Kế tốn

Cơng ty TNHH KPMG, Việt Nam
Ngày 30 tháng 1 năm 2008
Báo cáo này gồm 61 trang


Danh mục các từ viết tắt..........................................................................4
1

Giới thiệu.............................................................................................6
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6

2

Cơ sở lập sổ tay................................................................................................................6
Mơ tả Chương trình.........................................................................................................6
Cơ cấu Hợp phần Chương trình......................................................................................7
Sửa đổi Sổ tay..................................................................................................................7
Phê duyệt..........................................................................................................................8

Giới hạn............................................................................................................................8

Quản trị và Quản lý Tài chính..........................................................9
2.1
Quản trị và Trách nhiệm..................................................................................................9
Sơ đồ tổ chức của Chương trình được trình bày tại Phụ lục 4.................................................9
2.1.1 Ban Giám sát...............................................................................................................9
2.1.2 Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương..............................................................................9
2.1.3 Ban điều phối Trung ương........................................................................................10
2.1.4 Ban Chỉ đạo Hợp phần cấp Tỉnh...............................................................................10
2.1.5 Đơn vị quản lý chương trình cấp tỉnh......................................................................11
2.1.6 Ban Điều phối cấp huyện..........................................................................................12
2.1.7 Quản lý cấp xã & thôn..............................................................................................13
2.1.8 Quản lý tài chính.......................................................................................................13
2.1.9 Kiểm sốt nội bộ.......................................................................................................13
2.2
Chống tham nhũng.........................................................................................................15

3

Lập ngân sách...................................................................................17
3.1
Các nguyên tắc chung....................................................................................................17
3.2
Lập và phê duyệt ngân sách..........................................................................................17
3.2.1 Lập ngân sách tại cấp quốc gia.................................................................................18
3.2.2 Quy trình ngân sách liên quan đến các yêu cầu cấp vốn bổ sung............................19
3.2.3 Lập ngân sách tại cấp tỉnh.........................................................................................19
3.2.4 Quy trình lập ngân sách liên quan đến các yêu cầu về nguồn vốn bổ sung...........21
3.3

Định mức chi phí...........................................................................................................21
3.3.1 Những định mức chi phí khác có thể áp dụng..........................................................21
3.4
Phê duyệt ngân sách......................................................................................................21
3.4.1 Q trình phê duyệt ngân sách..................................................................................21
Tất cả các khoản ngân sách phải được bộ phận tài chính của đơn vị thực hiện kiểm tra trước
khi trình lên cơ quan chủ quản để xin phê duyệt. Khơng có khoản thanh tốn nào được thực
hiện trước khi ngân sách được phê duyệt...............................................................................21
3.5
Tổng hợp ngân sách.......................................................................................................21
3.6
Sửa đổi ngân sách..........................................................................................................21

4

Dịng ln chuyển vốn......................................................................22
4.1
Thanh tốn từ Đại sứ quán Đan Mạch..........................................................................22
4.2
Thanh toán từ Kho bạc Nhà nước.................................................................................22
Kho bạc Nhà nước Trung ương chỉ giải ngân vốn khi:..........................................................22
4.3
Các khoản chi trả trực tiếp của Nhà tài trợ...................................................................22
4.4
Giới hạn sử dụng vốn....................................................................................................22
4.5
Tài khoản ngân hàng......................................................................................................23
4.6
Lãi tiền gửi ngân hàng...................................................................................................23
4.7

Vốn chưa sử dụng..........................................................................................................23

1


5

Thanh tốn........................................................................................24
5.1
5.2
5.3
5.4

6

Hướng dẫn chung...........................................................................................................24
Chi phí hợp lệ.................................................................................................................24
Thanh tốn.....................................................................................................................25
Lương và chi phí nhân viên...........................................................................................25

Hạch tốn kế tốn.............................................................................26
6.1
Đồng tiền hạch tốn.......................................................................................................26
6.2
Hệ thống tài khoản kế toán............................................................................................26
6.3
Phần mềm kế toán..........................................................................................................26
6.4
Cơ sở kế toán.................................................................................................................26
6.5

Thu nhập........................................................................................................................26
6.5.1 Thu nhập dưới hình thức các khoản chi trả trực tiếp cho bên thứ ba......................27
6.5.2 Thu nhập từ lãi tiền gửi Ngân hàng.........................................................................27
6.5.3 Thu nhập khác...........................................................................................................27
6.5.4 Đóng góp bằng hiện vật............................................................................................27
6.6
Chi phí............................................................................................................................27
6.6.1 Chi phí.......................................................................................................................27
6.6.2 Chi phí do các bên khác trả hộ Chương trình...........................................................27
6.7
Các khoản phải trả.........................................................................................................27
6.8
Tài sản cố định...............................................................................................................28
6.8.1 Khấu hao tài sản cố định...........................................................................................28
6.9
Tạm ứng.........................................................................................................................28
6.9.1 Tạm ứng cho nhân viên.............................................................................................28
6.9.2 Tạm ứng cho các nhà thầu........................................................................................28
6.10
Tiền mặt tại quỹ.............................................................................................................28
6.11
Tiền gửi ngân hàng/Kho bạc Nhà nước........................................................................28
6.12
Hạch toán thuế GTGT...................................................................................................29
6.12.1
Các hợp phần cấp tỉnh..........................................................................................29

7

Quản lý Tài chính và Tài sản...........................................................30

7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.5
7.6
7.6.1
7.6.2
7.6.3
7.6.4
7.7
7.8

Tài sản cố định...............................................................................................................30
Sổ tài sản cố định......................................................................................................30
Sử dụng và bảo trì tài sản cố định.............................................................................30
Kiểm kê tài sản cố định.............................................................................................30
Bảo hiểm tài sản cố định...........................................................................................31
Thanh lý/chuyển giao tài sản....................................................................................31
Tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước và tiền mặt tại quỹ......................................................31
Tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước.................................................................................31
Tiền mặt tại quỹ.........................................................................................................31

Tiền gửi Ngân hàng...................................................................................................31
Tạm ứng cho các cá nhân..............................................................................................31
Tạm ứng cho các nhà thầu và Nhóm Nơng dân cùng sở thích.....................................32
Thuế...............................................................................................................................33
Thuế Giá trị Gia tăng.....................................................................................................33
Mã số thuế.................................................................................................................33
Sổ theo dõi hóa đơn...................................................................................................33
Hồn thuế GTGT.......................................................................................................33
Báo cáo về biến động thuế GTGT............................................................................33
Các loại thuế khác..........................................................................................................34
Thuê nhà thầu.................................................................................................................34
2


7.8.1
7.9
7.9.1
7.9.2
7.10
7.11
7.12

8

Ghi nhận hợp đồng....................................................................................................34
Chuyên gia tư vấn trong nước.......................................................................................34
Giới hạn về sử dụng chuyên gia tư vấn trong nước.................................................34
Chuyên gia tư vấn quốc tế.........................................................................................35
Mua sắm hàng hóa.........................................................................................................35
Lưu giữ và ghi chép tài liệu...........................................................................................35

Trách nhiệm của các cán bộ tài chính...........................................................................36

Báo cáo tài chính...............................................................................39
8.1
Kỳ báo cáo.....................................................................................................................39
8.2
Thời hạn báo cáo............................................................................................................39
8.2.1 Các báo cáo tài chính phải trình lên các cơ quan chính phủ....................................39
8.2.2 Các báo cáo tài chính khác........................................................................................41
8.3
Quyết tốn việc sử dụng ngân sách:..............................................................................41

9

Kiểm toán..........................................................................................42
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.5.1
9.5.2
9.6

Kiểm toán độc lập..........................................................................................................42
Kiểm toán “Đáng giá đồng tiền”...................................................................................42
Kiểm toán mua sắm.......................................................................................................42
Lựa chọn đơn vị kiểm toán............................................................................................42
Kiểm tra nội bộ..............................................................................................................42
Cấp quốc gia..............................................................................................................42

Cấp tỉnh.....................................................................................................................43
Kiểm toán khác..............................................................................................................43

10 Kết thúc Chương trình.....................................................................44
10.1
10.2
10.3
10.4

Các thủ tục kết thúc Chương trình................................................................................44
Thanh lý tài sản cố định.................................................................................................44
Kiểm toán cuối cùng......................................................................................................45
Lưu giữ hồ sơ tài liệu.....................................................................................................45

Phụ lục 1: Các văn bản được tham khảo trong quá trình thực hiện dự
án tư vấn của KPMG.............................................................................46
Phụ lục 2: Định mức chi phí theo quy định của Chính phủ Việt Nam49
Phụ lục 3: Lịch báo cáo và lập kế hoạch tài chính...................................57

3


Danh mục các từ viết tắt
Các từ viết tắt sau đây đã được sử dụng trong báo cáo và được trình bày theo thứ tự trên bảng
chữ cái:

ARD

Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn

ARD SPS

Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn

CCU

Ban Điều phối Hợp phần

CDF

Quỹ Phát triển Xã

CEM

Ủy ban Dân tộc

CoA

Hệ thống Tài khoản

DANIDA

Cơ quan Phát triển Quốc tế Đan Mạch

DARD

Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Tỉnh

DCC

Ban Điều phối cấp huyện

DKK

Cu-ron Đan Mạch

DOF

Sở Tài chính Tỉnh

DONRE

Sở Tài ngun và Mơi trường Tỉnh

DOST

Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh

DPC

Ủy ban Nhân dân Huyện

DPI

Sở đầu tư Tỉnh

DST

Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

EOD

Đại sứ quán Đan Mạch

FMPM

Cẩm nang Đấu thầu và Quản lý Tài chính

FU

Hội Nơng dân (Tỉnh và Huyện)

GOV

Chính phủ Việt Nam

HAU

Trường đại học Nơng nghiệp 1 Hà Nội

HCMC

Thành phố Hồ Chí Minh

IPSARD

Viện chính sách và chiến lược phát triển Nông nghiệp và Nông thôn

4

MARD

Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn

MOF

Bộ Tài chính

MOI

Bộ Công nghiệp

MOLISA

Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội

MONRE

Bộ Tài nguyên và Môi trường

MOST

Bộ Khoa học và Công nghệ

MOU

Biên bản ghi nhớ

MPI

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

NGO

Tổ chức phi chính phủ

ODA

Hỗ trợ Phát triển Chính thức

PMU

Ban Quản lý Chương trình

SPS

Chương trình hỗ trợ Ngành

TA

Hỗ trợ kỹ thuật

TOR

Điều khoản tham chiếu

USD

Đơ la Mỹ

VNĐ

Đồng Việt Nam

VNFU

Hội Nông dân Việt Nam

WU

Hội phụ nữ

5


1

Giới thiệu
1.1

Cơ sở lập sổ tay

Sổ tay quản lý tài chính và kế tốn (“Sổ tay”) tóm lược những nội dung chính của quy trình
quản lý tài chính do Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp và Phát triển nơng
thơn” (“Chương trình”) thực hiện.
Sổ tay này được soạn thảo dựa trên kết quả rà soát các văn bản pháp quy hướng dẫn về cơng tác
quản lý tài chính nhằm sử dụng các nguồn vốn từ Ngân sách Nhà nước và kết quả thảo luận với
đại diện của Bộ Tài chính (“MOF”), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (“MPI”) và các Đơn vị Thực hiện.
Phụ lục 1 liệt kê các tài liệu tham khảo được sử dụng trong quá trình lập Sổ tay.

Sổ tay này nên được coi là cơng cụ tham khảo để hỗ trợ q trình quản lý tài chính tại các đơn
vị thực hiện theo Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp và Phát triển nông
thôn”. Trong mọi trường hợp, các hướng dẫn của chính phủ về cơng tác quản lý ngân sách nhà
nước cần được tuân thủ.
Phạm vi điều chỉnh của Sổ tay
Sổ tay này được soạn thảo nhằm cung cấp các hướng dẫn về các vấn đề tài chính tại các đơn vị
thực hiện Chương trình tại cấp quốc gia, tại các tỉnh, huyện, xã và thôn bản.
Các vấn đề về mua sắm không thuộc phạm vi điều chỉnh của sổ tay này vì Chương trình sẽ thực
hiện theo Luật Đấu thầu của Việt Nam (và các hướng dẫn liên quan) trên mọi phương diện.
Đối tượng sử dụng Sổ tay này bao gồm:


Các Ban Quản lý Chương trình và các đơn vị tương đương tại cấp quốc gia/các cấp tỉnh,
huyện, xã và thơn bản;



Các tổ chức chính quyền tại tất cả các cấp tham gia vào Chương trình;



Các cán bộ và chuyên gia Đan Mạch tham gia nghiên cứu và thực hiện các nhiệm vụ liên
quan đến Chương trình;



Các chuyên gia tư vấn, nhân viên và đơn vị kiểm toán được thuê cung cấp dịch vụ theo yêu
cầu của Chương trình; và



Các bên có lợi ích liên quan, các cá nhân và tổ chức khác liên quan đến Chương trình.

1.2

Mơ tả Chương trình

Mục tiêu tổng thể của Chương trình là:
“Giảm nghèo nơng thôn, đặc biệt là các vùng dân tộc thiểu số, thông qua phát triển nông
nghiệp và nông thôn bền vững tập trung vào các vùng cao”.
Chương trình bao gồm một Hợp phần Trung ương và một Hợp phần cấp tỉnh. Hợp phần cấp tỉnh
hỗ trợ các tỉnh Điện Biên, Lào Cai, và Lai Châu tại miền Bắc Việt Nam và các tỉnh Đắc Lắc và
Đắc Nông tại Tây Nguyên.

6


1.3

Cơ cấu Hợp phần Chương trình

Cơ cấu Chương trình tại cấp trung ương và cấp tỉnh được trình bày tại Phụ lục 4.
Các cơ quan chịu trách nhiệm giám sát các hợp phần của Chương trình “Hỗ trợ Chương trình
Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” tại cấp trung ương bao gồm:


Bộ Tài chính



Vụ Tài chính, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn



Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn (“DST”)



Viện Chính sách và Chiến lược Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (“IPSARD”)

Các cơ quan chịu trách nhiệm giám sát các hợp phần Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp
và Phát triển Nông thôn tại cấp tỉnh bao gồm:


Ủy ban Nhân dân tỉnh Lai Châu,



Ủy ban Nhân dân tỉnh Lào Cai,



Ủy ban Nhân dân tỉnh Đắc Lắc,



Ủy ban Nhân dân tỉnh Điện Biên, và



Ủy ban Nhân dân tỉnh Đắc Nông.

1.4

Sửa đổi Sổ tay

Sổ tay này có thể được sửa đổi với sự chấp thuận của Ban Giám sát.
Hàng năm, Ban Giám sát sẽ thực hiện việc rà soát Sổ tay và, khi cần thiết, sẽ cập nhật vào Sổ
tay những thay đổi đối với các quy định của Chính phủ hay các hướng dẫn từ các bên liên quan
như Đại sứ qn Đan Mạch. Ngồi ra, bất kỳ bên có lợi ích liên quan nào trong Chương trình
tại bất kỳ cấp nào đều có thể đề xuất những sửa đổi hoặc thay đổi nhằm cải thiện các thủ tục
quản lý tài chính được nêu trong Sổ tay.
Đơn vị Điều phối Trung ương chịu trách nhiệm đảm bảo các bên có lợi ích liên quan tương ứng
nhận được công văn nêu rõ các thay đổi đã được chấp thuận.
Do thực tế luôn thay đổi theo thời gian, và không phải tất cả các trường hợp đều có thể dự kiến
trước được, nên Sổ tay này không thể đưa ra hướng dẫn đầy đủ về tất cả các tình huống sẽ phát
sinh trong tương lai. Ngồi ra vào từng thời điểm Chương trình có thể yêu cầu có những hướng
dẫn kịp thời để giải quyết những tình huống cụ thể. Do đó, các quy trình sau cần được áp dụng:


Trước hết, Chương trình cần tuân thủ các hướng dẫn của Chính phủ liên quan đến công tác
quản lý Ngân sách Nhà nước. Các hướng dẫn mới nhất cần được áp dụng trong tất cả các
trường hợp. Nếu một thông tư hay quyết định được dẫn chiếu trong Sổ tay này được thay
thế, ban hành lại hay thu hồi, thì bản sửa đổi sẽ được áp dụng.



Ban chỉ đạo cần được thông báo về mọi trường hợp mà các hướng dẫn trong sổ tay này hoặc
các hướng dẫn khác của Chính phủ khơng rõ ràng. Ban chỉ đạo cũng cần được thông báo về
biện pháp xử lý mà Ban Quản lý Chương trình dự định thực hiện.

7


1.5

Phê duyệt

Sổ tay Quản lý Tài chính này được XXXXX phê duyệt ngày XXXX.

1.6

Giới hạn

XÓA PHẦN NÀY TRƯỚC KHI CHUYỂN CHO CHƯƠNG TRÌNH
Sổ tay này được lập cho Chương trình trên cơ sở phạm vi công việc đã được thống nhất giữa
Công ty TNHH KPMG và Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội.
Sổ tay này chỉ nhằm phục vụ cho mục đích sử dụng của các đối tượng được nêu trong Mục 1.2.
Các bên thứ ba không nên sử dụng Sổ tay này.
Thông tin trong Sổ tay này được dựa trên các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra
thực địa của chúng tơi, và khơng phản ánh những thay đổi phát sinh từ thời điểm đó đến thời
điểm hiện tại, cũng như tình hình của các tổ chức chính phủ hoặc các tổ chức khác mà chúng tơi
khơng đến làm việc trong q trình kiểm tra thực địa.

8


2

Quản trị và Quản lý Tài chính
2.1

Quản trị và Trách nhiệm

Sơ đồ tổ chức của Chương trình được trình bày tại Phụ lục 4.
2.1.1

Ban Giám sát

Ban Giám sát chung do một lãnh đạo của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn và Đại sứ
Đan Mạch đồng chủ tọa. Các thành viên bao gồm các đại diện của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ
Tài chính và Trưởng Ban chỉ đạo của năm tỉnh tham gia. Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần
Trung ương sẽ là thư ký của Ban Giám sát .
Tất cả các vấn đề về quản lý sẽ được quyết định ở cấp hợp phần và Ban Giám sát chỉ chịu trách
nhiệm theo dõi tiến độ chung của tồn Chương trình, phân bổ các nguồn vốn chưa phân bổ và
thực hiện một số thay đổi thiết yếu. Các thay đổi này có thể gồm việc phân bổ lại ngân sách
giữa các hợp phần hay giữa các tỉnh do tiến độ thực hiện có sự cách biệt lớn. Tuy nhiên chỉ tiến
hành phân bổ lại giữa các hợp phần hay giữa các tỉnh trong những trường hợp thực sự cần thiết.
Ban Giám sát sẽ họp ít nhất mỗi năm một lần.
2.1.2

Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương

Ban chỉ đạo Hợp phần trung ương sẽ do Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và
đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch đứng đầu. Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần Trung ương
sẽ là thư ký. Các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm các đại diện từ Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nơng thơn, Viện Chính sách và Chiến lược nơng nghiệp và phát triển nơng
thơn, các tỉnh của Chương trình, Trường Đại học Nông nghiệp 1 Hà Nội (“HAU”), Bộ Tài
nguyên Môi trường (“MoNRE”), Bộ Khoa học Công nghệ (“MOST”), và Ủy ban Dân tộc
(“CEM”). Ban chỉ đạo Hợp phần Trung ương sẽ họp ít nhất mỗi năm hai lần.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương là:



Hướng dẫn chung về các hoạt động cấp trung ương dựa trên Mô tả hợp phần và phù hợp
với các kế hoạch phát triển của quốc gia và tỉnh; và



Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần trung
ương, bao gồm:
-

Các kế hoạch tiến độ hàng năm và 6 tháng;

-

Ngân sách và kế hoạch hoạt động hàng năm;

-

Tiến hành rà soát lại và cho phép điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây dựng
như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần tuỳ thuộc vào năng lực thực hiện;

-

Theo dõi ngân sách và kế hoạch cấp cho các hoạt động hàng năm; và

-

Tổng hợp phản hồi từ các huyện và tỉnh và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách
trung ương.

9


2.1.3

Ban điều phối Trung ương

Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn (IPSARD) sẽ
cung cấp trụ sở hoạt động cho Ban điều phối Trung ương (CCU) nhằm tạo điều kiện cho CCU
đảm nhiệm vai trò là ban thư ký cho Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương, Ban Giám sát của
Chương trình, và vai trò là đơn vị điều phối cho Vụ Khoa học Công nghệ (“Vụ KHCN”) và
IPSARD. CCU lập kế hoạch hoạt động hàng năm, chịu trách nhiệm báo cáo và theo dõi hoạt
động của Hợp phần Trung ương. CCU cịn có nhiệm vụ, theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột
xuất, tổng hợp các kế hoạch và ngân sách từ các tỉnh tham gia Chương trình trong các báo cáo
theo dõi, báo cáo tiến độ cho Ban Giám sát và Ban chỉ đạo hợp phần. CUU không phải chịu
trách nhiệm về thông tin chuyển về từ các tỉnh tham gia Chương trình.
CCU chịu trách nhiệm điều phối cơng tác lập kế hoạch và công tác triển khai tất cả các hoạt
động của Hợp phần Trung ương. Các cán bộ của CCU bao gồm Điều phối viên hợp phần, 1 trợ
lý điều phối viên, 1 kế toán, 1 phiên dịch, 1 thư ký kiêm thủ quỹ và 1 lái xe. Trong các vị trí này,
ARD SPS sẽ trả lương cho kế tốn và phiên dịch; cịn các vị trí khác là những cán bộ biên chế
của Viện sẽ do Chính phủ Việt Nam chi trả từ nguồn vốn đối ứng. Viện trưởng Viện Chính sách
và Chiến lược Phát triển Nơng nghiệp Nơng thôn sẽ là Điều phối viên của hợp phần. Một cố vấn
quốc tế sẽ được đặt tại Ban chỉ đạo nhằm hỗ trợ kỹ thuật cho việc thực hiện và tổ chức xây dựng
năng lực.
Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa CCU và Vụ KHCN và để quản lý Đầu ra 2, Vụ KHCN sẽ
phân công một cán bộ lãnh đạo kiêm nhiệm cùng với 1 chuyên viên làm việc 50% thời gian để
điều phối các hoạt động thuộc phạm vi Vụ. Một chuyên gia sẽ được ký hợp đồng làm việc toàn
thời gian để giúp Vụ KHCN quản lý Chương trình. Theo thỏa thuận giữa Vụ KHCN và Văn
phịng Bộ, một kế tốn của Văn phịng Bộ sẽ được cử để làm việc kiêm nhiệm giúp Vụ KHCN

quản lý vốn và tổng hợp ngân sách trong phạm vi Đầu ra 2. Các vị trí này sẽ khơng được
Chương trình trả lương và các khoản trợ cấp khác, mà do nguồn kinh phí đối ứng thanh tốn.
IPSARD, Vụ KHCN hay các cơ quan khác trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật với mục đích tư vấn. Có nghĩa là, các hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn
(trong nước hay quốc tế) sẽ được cung cấp theo yêu cầu từ phía Việt Nam dựa trên các điều
khoản giao tham chiếu cụ thể.
2.1.4

Ban Chỉ đạo Hợp phần cấp Tỉnh

Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm quản lý chung về hợp phần tại các tỉnh. Hợp phần sẽ do Phó Chủ
tịch Ủy ban Nhân dân Tỉnh và đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch làm đồng trưởng ban. Các
thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm DARD, DoNRE, DOST, DPI, DOF, CEM,
kho bạc Tỉnh, Hội Nông dân (FU) và Hội Phụ nữ (WU) và chủ tịch các huyện tham gia. Vụ
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thực hiện chức năng là ban thư ký của Ban chỉ đạo. Ban
chỉ đạo sẽ họp ít nhất mỗi năm hai lần.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là:


Hướng dẫn chung về các hoạt động cấp tỉnh dựa trên Mô tả hợp phần và phù hợp với các kế
hoạch phát triển của quốc gia và tỉnh liên quan;



Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần cấp tỉnh
trong Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn”, bao
gồm:


Quyết định phê duyệt các Kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm; và

10




Tiến hành rà soát lại và cho phép các điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây
dựng như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần và giữa các huyện tuỳ thuộc vào
năng lực thực hiện;



Theo dõi các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm



Phê duyệt báo cáo tiến độ và thực hiện các hành động cần thiết theo như khiến nghị của báo
cáo kiểm toán;



Tổng hợp phản hồi từ các huyện và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách trung ương; và



Hỗ trợ sự tham gia của các tỉnh khác đối với các hoạt động về các vấn đề quan tâm chung,
chẳng hạn phổ biến kinh nghiệm thu được.

2.1.5

Đơn vị quản lý chương trình cấp tỉnh

Theo quy định của Chính phủ Việt Nam, DARD có thể thành lập các Ban Quản lý Chương trình
(PMU) để quản lý, điều phối và thực hiện những công việc hàng ngày của chương trình ở cấp
tỉnh dựa trên việc đánh giá năng lực và nguồn lực của tỉnh. Nếu DARD thành lập một PMU, các
quy định sau cần được áp dụng:
Nhân viên:
DARD sẽ bố trí nhân viên nhằm thực hiện việc quản lý hàng ngày đối với tất cả các hoạt động
của hợp phần tỉnh trong khuôn khổ phối hợp với hợp phần Trung ương và các hợp phần tỉnh.
Các nhân viên sẽ được bố trí theo cam kết của vốn đối ứng:


Giám đốc (Phó Giám đốc) của DARD



Phó Giám đốc/điều phối viên: do DARD chỉ định;



Kế toán trưởng: do DARD chỉ định; và



Các nhân viên khác do DARD chỉ định.

Cơ cấu quản lý cụ thể đối với mỗi tỉnh được miêu tả trong phần phụ lục của Tài liệu Chương
trình.
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc của DARD sẽ giữ vị trí lãnh đạo của PMU và là Điều phối viên
hợp phần cấp tỉnh của Chương trình đồng thời là thư ký của Ban chỉ đạo cấp tỉnh.

Cố vấn chuyên môn:
Nhằm đảm bảo rằng PMU có thể làm việc hiệu quả, có thể cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia
địa phương, trong nước và quốc tế trong việc lập các thủ tục hành chính và tài chính, lập Điều
khoản Tham chiếu cho các hoạt động khác nhau, đánh giá đề xuất và thực hiện công tác giám
sát nội bộ và quản lý chất lượng.
Tổng số cố vấn quốc tế là 3 người sẽ được Chương trình trả lương. Ngoại trừ tại Điện Biên, các
cố vấn quốc tế được chia sẻ giữa các tỉnh, và chịu trách nhiệm báo cáo các Điều phối viên Dự
án Tỉnh.

11


Nhiệm vụ:
1.

Các PMU cấp tỉnh sẽ quản lý, điều phối và thực hiện bốn tiểu hợp phần của mỗi hợp phần
cấp tỉnh và các hoạt động của hợp phần;

2.

Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm lập các kế hoạch hoạt động, các báo cáo tiến độ, các
báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo giám sát….PMU Trung ương sẽ tổng hợp các báo cáo
này, tuy nhiên các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng báo cáo và nộp
báo cáo đúng hạn.

3.

Trách nhiệm của các PMU cấp tỉnh là đảm bảo việc giám sát có tham dự đối với Chương
trình, nhằm đảm bảo sự cơng bằng về giới và các dân tộc thiểu số cũng như các vấn đề
môi trường và thực hiện tốt công tác quản trị. Trách nhiệm hàng đầu của PMU là đảm bảo

có sự tham gia cân bằng giữa nam và nữ từ các tổ chức/đơn vị có lợi ích liên quan trong
các hoạt động giám sát và trong các cuộc họp đưa ra quyết định tại tất cả các cấp. PMU
cấp tỉnh cũng nên điều phối và hài hịa với các chương trình, các nhà tài trợ, các cơ quan
của chính phủ, các tổ chức phi chính phủ và các nhà cung cấp dịch vụ khác về các hệ
thống giám sát và đánh giá nhằm tránh chồng chéo và giúp hoạt động có hiệu quả hơn.

4.

Các PMU cấp tỉnh hỗ trợ Ban chỉ đạo cấp tỉnh và Ban điều phối cấp huyên (DCC) trong
việc lập kế hoạch, báo cáo, xây dựng các chuẩn mực và thủ tục, giám sát, đánh giá, tổng
hợp các báo cáo…

5.

PMU cấp tỉnh cung cấp cho các thành viên Ban chỉ đạo nội dung chương trình họp và các
tài liệu liên quan ít nhất một tuần trước ngày tổ chức họp.

6.

Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm ghi lại biên bản các cuộc họp của Ban chỉ đạo và gửi
các biên bản này tới các thành viên trong vòng bảy ngày làm việc kể từ sau ngày họp.

2.1.6

Ban Điều phối cấp huyện

Tại cấp huyện, Ủy ban Nhân dân huyện có thể thành lập một Ban Điều phối cấp huyện (DCC)
(tương ứng với PMU Huyện). DCC do chủ tịch hoặc phó chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện
đứng đầu và bao gồm cả lãnh đạo của Phòng kinh tế Huyện (có nhiệm vụ là Điều phối viên
huyện), kế tốn trưởng và các đại diện của các xã tham dự, Phòng Kế hoạch Tài chính, Trung

tâm khuyến nơng huyện, Phịng Tài nguyên Môi trường, Hội nông dân, Hội phụ nữ và một nhân
viên hỗ trợ trong thời gian đầu (tiếp tục hỗ trợ sau khi đánh giá sau một năm thực hiện). Khuyến
nghị từ đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ được đưa vào Điều khoản Tham chiếu chi tiết dành cho
nhân viên DCC.
DCC chịu trách nhiệm điều phối và tổng hợp các kế hoạch của xã và thôn, đồng thời quản lý và
giám sát các hoạt động liên quan đến các hế hoạch này trong giai đoạn đầu. Ngoài ra, DCC cịn
có trách nhiệm lập các báo cáo trình lên PMU và Ban chỉ đạo cấp tỉnh. DCC sẽ tổ chức họp
hàng tháng hoặc nếu cần thì có thể họp thường xuyên hơn.
Ngoài ra, DCC sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động trao đổi thông tin giữa cấp xã/thôn và
cấp huyện, và giữa cấp huyện và cấp tỉnh. DCC còn chịu trách nhiệm tập hợp báo cáo các thơng
tin phản hồi liên quan lên cấp hoạch định chính sách quốc gia/Hợp phần Trung ương. Cố vấn
quốc tế sẽ sử dụng phần lớn thời gian làm việc của mình để hỗ trợ chun mơn cho các DCC
cấp huyện. Ngồi ra, DCC có thể phải cần đến sự trợ giúp chuyên môn ngắn hạn từ các tư vấn
trong nước và quốc tế trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, lập các bản đánh giá nhu cầu
cho nhiều hoạt động khác nhau và trong việc thực hiện công tác giám sát nội bộ và quản lý chất
lượng.
12


2.1.7

Quản lý cấp xã & thơn

Bộ máy chính quyền tại cấp thôn và cấp xã được cho là sẽ hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện
các hoạt động của hợp phần. Việc các xã thành lập ban điều phối xã là một điều có thể thấy
trước. Tất cả các đơn vị quản lý và hành chính liên quan đến Chương trình tại cấp tỉnh sẽ chịu
sự quản lý nghiêm túc theo các quy định của Nhà nước. Các đơn vị này sẽ không liên quan đến
Danida dưới bất cứ hình thức nào và sẽ chỉ tuân thủ các quy định đặc biệt trong những trường
hợp ngoại lệ (trong lĩnh vực mua sắm).
2.1.8

Quản lý tài chính

Ban Quản lý Chương trình tại mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm duy trì một hệ thống quản lý
tài chính đảm bảo được tính chính xác và độ tin cậy của thơng tin và báo cáo tài chính của
Chương trình. Hệ thống này phải đảm bảo việc nhận vốn và sử dụng vốn được xác định hợp lý
và không chi tiêu vượt quá ngân sách được duyệt. Hệ thống này phải theo dõi những khoản tạm
ứng vốn đã nhận và đã sử dụng, các báo cáo chi tiêu của (các) cơ quan thực hiện. Những yêu
cầu khác về hệ thống quản lý tài chính này được trình bày tại Phần 7.
2.1.9

Kiểm sốt nội bộ

Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai một hệ thống kiểm soát nội
bộ để tránh các trường hợp mất mát, để bảo vệ tài sản của Chương trình đồng thời phát hiện và
ngăn ngừa những sai sót và thiếu sót trong ghi chép kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải
tuân thủ những quy định của Chính phủ, cũng như các quy trình được quy định trong Sổ tay
này. Nếu chỉ tuân thủ các quy trình trong Sổ tay này sẽ khơng đảm bảo một hệ thống kiểm soát
nội bộ hiệu quả.
Khi có thể, các hình thức kiểm sốt nội bộ sau cần được áp dụng:
2.1.9.1

Phân quyền

Chỉ những cá nhân đã đăng ký tại chi nhánh Kho bạc Nhà nước tỉnh mới có quyền ký vào các
giao dịch tại từng đơn vị của Chương trình. Mỗi đơn vị của Chương trình chỉ có ba người có
thể đăng ký tại Kho bạc Nhà nước:


Giám đốc Đơn vị (ví dụ: Giám đốc Chương trình cấp Trung ương, hoặc Giám đốc Chương

trình cấp tỉnh);



Kế tốn trưởng; và



Một cá nhân khác là người ký thay trong trường hợp một trong hai cá nhân nêu trên vắng
mặt. Trong phần lớn các trường hợp, người này thường là Phó Giám đốc.

Phụ lục 5 trình bày chi tiết về các cá nhân có thẩm quyền ký duyệt đã được chấp thuận cho mỗi
đơn vị của Chương trình.
Tại các hợp phần cấp tỉnh của Chương trình, trách nhiệm ra một số quyết định được giao cho
Ban Điều phối xã. Trách nhiệm của Ban Điều phối xã bao gồm thực hiện thanh toán cho các
nhà cung cấp, phê duyệt các báo cáo tài chính trình lên Ban Điều phối Huyện, và kiểm tra các
báo cáo về đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng.
Ngoài việc đăng ký các cá nhân trên với Kho bạc Nhà nước, trách nhiệm của mỗi cá nhân liên
quan trong các quy trình quản lý tài chính cần được quy định trên văn bản. Phụ lục 5 quy định
rõ về việc ai là người có quyền ra quyết định, phê duyệt chi tiêu và ký các tài liệu pháp lý. Phụ
lục 5 cần phải bao gồm các hướng dẫn về việc:


Đặt mua hàng hóa và dịch vụ và phê duyệt các đơn đặt hàng đó;
13




Phê duyệt các khoản thanh toán;



Phê duyệt các khoản tạm ứng cho nhân viên và các tổ chức bên ngoài;



Nhận các khoản tiền chuyển đến;



Sử dụng két và tiền mặt tại quỹ;



Kiểm tra và phê duyệt các sổ sách kế toán; và



Ký hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác.

Phụ lục 5 phải được Ban chỉ đạo liên quan phê duyệt và cần được kiểm tra hàng năm nhằm đảm
bảo văn bản này luôn được cập nhật. Phụ lục này cũng cần quy định đối tượng chịu trách nhiệm
thực hiện các hoạt động trên trong trường hợp người chịu trách nhiệm chính vắng mặt.
Các nguyên tắc sau cần được tn thủ:


Khơng ai có quyền phê duyệt một giao dịch mà họ hoặc những thành viên trong gia đình 1 họ
được hưởng lợi từ hoạt động này;



Cán bộ cấp dưới khơng được phê duyệt các khoản thanh tốn cho các cán bộ quản lý; và



Giới hạn phân quyền phải được quy định rõ (ví dụ một người có thể được phép phê duyệt
những mức tiền nhất định hoặc một số loại giao dịch nhất định).

2.1.9.2

Phân nhiệm

Để bảo vệ những người thực hiện các quy trình và để ngăn chặn các hành vi biển thủ tiền,
Chương trình cần có sự phân nhiệm liên quan đến các nhiệm vụ khác nhau trong các quy trình
quản lý tài chính. Sự phân nhiệm cần được thực hiện một cách thích hợp nhất để đảm bảo rằng
người đề xuất một giao dịch sau đó sẽ khơng phải là người phê duyệt chính giao dịch đó. Một
trong những trách nhiệm chính của Giám đốc Đơn vị là phê duyệt các giao dịch do kế toán đề
xuất.
2.1.9.3

Đối chiếu

Việc đối chiếu phải tuân thủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Đối chiếu là việc kiểm
tra các sổ sách kế tốn nhằm đảm bảo rằng khơng có các sai sót hay thiếu sót nào chưa được
phát hiện. Các tài liệu sau (không giới hạn trong các tài liệu này) cần được đối chiếu thường
xuyên:


Đối chiếu với Kho bạc Nhà nước về các chi phí và ngân sách còn lại mỗi quý một lần theo

yêu cầu của Bộ Tài chính. Báo cáo đối chiếu phải do kế toán lập, do Giám đốc đơn vị thực
hiện duyệt và do Kho bạc Nhà nước thẩm tra.



Sổ tiền mặt (đối chiếu các sổ sách kế toán với số tiền mặt thực có tại quỹ). Việc đối chiếu
này phải được thực hiện vào cuối mỗi ngày khi có giao dịch tiền mặt và thực hiện ít nhất
một tuần một lần. Sổ tiền mặt phải được đối chiếu với Sổ Cái ít nhất một tháng một lần.



Bảng lương và các bảng kê liên quan (đối chiếu bảng lương và các bảng kê các khoản khấu
trừ với các khoản thanh toán thực tế). Việc đối chiếu này cần được thực hiện một tháng
một lần.



Đối chiếu tổng thu nhập với các khoản thu từ Kho bạc Nhà nước và từ các nguồn khác. Việc
đối chiếu này cần phải được thực hiện hàng quý;

1

Thành viên trong gia đình có thể được hiểu là chồng/vợ (hoặc tương đương), cha mẹ, con cái, anh chị
em ruột, anh chị em dâu/rể, và những người phụ thuộc.

14




Đối chiếu tổng chi tiêu với chi tiêu của từng hợp phần. Việc đối chiếu này cần phải được
thực hiện hàng tháng.



Đối chiếu tổng chi phí mua tài sản cố định trong năm với tổng tài sản tăng trong năm được
ghi nhận trong sổ tài sản cố định. Việc đối chiếu này cần được thực hiện mỗi năm một lần.



Đối chiếu tổng tạm ứng theo sổ tạm ứng với danh sách các khoản tạm ứng . Việc đối chiếu
này phải được thực hiện hàng tháng.

Việc đối chiếu phải được ghi chép lại và biên bản đối chiếu phải được ký xác nhận bởi kế toán
và Giám đốc (xem Mục 2.1.9.2 - Phân nhiệm). Mọi chênh lệch phát sinh trong quá trình đối
chiếu phải được kế tốn kiểm tra và giải quyết trong vòng 3 tuần kể từ khi thực hiện đối chiếu.
2.1.9.4

Các biện pháp kiểm sốt hữu hình

Các biện pháp kiểm sốt hữu hình bao gồm:


Giữ tiền mặt và các chứng từ quan trọng trong két sắt có khóa;



Giữ tiền mặt của Chương trình riêng biệt với các khoản tiền khác;



Duy trì các hợp đồng bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn; và



Duy trì các biện pháp bảo vệ tài sản cố định (xem mục 7.1 về quản lý tài sản cố định).

2.2

Chống tham nhũng

Tất cả các cá nhân liên quan đến các hoạt động của Chương trình, cho dù là các nhân viên
Chính phủ hay nhân viên của Đối tác thực hiện hay nhân viên hỗ trợ được trả lương từ ngân
sách của Chương trình, đều có nghĩa vụ phải báo cáo bất kỳ vấn đề nghi ngờ nào hoặc những
trường hợp phát sinh thực tế liên quan đến:
-

Gian lận;

-

Sử dụng vốn sai mục đích;

-

Tham nhũng;

-

Vi phạm hợp đồng;

-

Các vụ án liên quan đến số lượng tiền lớn (các trường hợp này do Đại sứ quán quy định);

-

Thất thốt vốn;

-

Có khả năng thất thốt vốn;

-

Các vấn đề ngoại trừ hoặc ý kiến phê bình trong các báo cáo kiểm toán; và

-

Những vấn đề khác hoặc các trường hợp sử dụng vốn sai mục đích khác khơng được đề cập
tại đây.

Chương trình có trách nhiệm duy trì một hệ thống cho phép các cá nhân có thể báo cáo việc sử
dụng vốn sai mục đích và hành vi lợi dụng quyền hạn tương tự cho một tổ chức thích hợp. Nói
chung, các trường hợp gian lận hoặc sử dụng vốn sai mục đích phải được báo cáo cho các cơ
quan sau:


Bộ Tài chính (Vụ Thanh tra Tài chính);



Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn; và
15




Đại sứ quán Đan Mạch.

Các báo cáo gửi Đại sứ quán Đan Mạch phải được chỉ rõ là gửi tới Tham tán Tài chính và Đại
sứ. Các báo cáo có thể được gửi qua đường bưu điện (tới Đại sứ quán Đan Mạch, 19 Điện Biên
Phủ, Hà Nội), email (), hoặc báo cáo qua điện thoại (04 823 1888, máy lẻ 124
(Tiếng Anh) hoặc 125 (Tiếng Việt). Các báo cáo có thể giấu tên người gửi.

Một báo cáo cần bao gồm các thông tin sau:
-

Bộ phận nào của tổ chức xảy ra việc sử dụng vốn sai mục đích;

-

Thời gian;

-

Miêu tả vụ việc, phạm vi của vụ việc và diễn biến của vụ việc;

-

Thông tin về các bước đã được thực hiện (báo cơng an, kiểm tra kiểm tốn, đình chỉ, bãi
nhiệm hoặc cho thôi việc nhân viên, thực hiện những thay đổi trong các quy trình kiểm sốt
v.v…); và

-

Đánh giá trách nhiệm liên quan.

16


3

Lập ngân sách
3.1

Các nguyên tắc chung

Ngân sách được nêu trong Hiệp định Chính phủ ký giữa Đan Mạch và Việt Nam về tài trợ vốn
cho chương trình là bằng VNĐ. Mặc dù tổng ngân sách cho phần chương trình do Đại sứ quán
tài trợ không thể vượt quá giá trị cam kết bằng Cu-ron Đan Mạch (“DKK”), Đại sứ quán, chứ
khơng phải chương trình, chịu trách nhiệm giám sát giá trị cam kết bằng DKK.

3.2

Lập và phê duyệt ngân sách

Theo quy định của Chính phủ, tất cả các đơn vị thực hiện phải tuân thủ quy trình lập ngân sách
được nêu trong Luật Ngân sách Nhà nước. Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 và thông
tư 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị thực hiện phải lập ngân sách

hàng năm dựa trên báo cáo tiến độ của năm trước, mục tiêu cho năm sau, khả năng cân bằng
ngân sách của Chương trình, và thỏa thuận với Đại sứ quán. Ban quản lý của đơn vị thực hiện
chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các ước tính chi phí sử dụng trong việc lập ngân sách sát với
thực tế và phù hợp với các hạn mức chi tiêu và định mức chi phí liên quan.
Ngân sách cần tuân thủ các hạn mức chi tiêu và định mức chi phí do Bộ tài chính và các cơ
quan khác quy định, ngoại trừ các chi phí do nhà tài trợ trực tiếp thanh toán (các cố vấn và tư
vấn quốc tế).
Một ngân sách được lập dựa trên việc phân bổ các nguồn vốn cho một đơn vị thực hiện cụ thể sẽ
không được Kho bạc Nhà nước chấp nhận làm cơ sở để giải ngân. Ngân sách phải lập trên một
dự toán chi phí cụ thể trước khi được phê duyệt. Ví dụ, ngân sách cần nêu rõ có bao nhiêu buổi
tập huấn sẽ được tổ chức, bao nhiêu học viên sẽ tham dự và chi phí ước tính cho hoạt động đào
tạo sẽ là bao nhiêu (chi phí phải được tính tốn dựa trên các định mức chi phí thích hợp của
Chính phủ Việt Nam).
Mỗi tỉnh và mỗi hợp phần phải trình ngân sách được duyệt cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn (và Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong trường hợp các khoản đầu tư). Ngân sách này sau
đó sẽ được tổng hợp để trình Bộ Tài chính.
Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chuyển cho Bộ Tài Chính cam kết sơ bộ về số vốn cấp cho dự án vào
tháng 6 hàng năm. Cam kết cuối cùng sẽ được đưa ra vào tháng 10, sau khi Ngân sách Tài chính
của Chính phủ Đan Mạch được thơng qua.

17


3.2.1

Lập ngân sách tại cấp quốc gia

Ngân sách phải được tách biệt giữa Nguồn vốn của nhà tài trợ và nguồn vốn đối ứng theo Văn
kiện Chương trình. Ngồi ra, ngân sách phải được Ban chỉ đạo cấp quốc gia phê duyệt. Quy
trình phê duyệt được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây.

Khi một bước trong quy trình khơng nêu rõ thời điểm thì có nghĩa là thời điểm chưa được quy
định.
Quy trình lập ngân sách hàng năm tại cấp quốc gia
Chính phủ ban hành chỉ đạo về lập ngân sách chậm nhất đến ngày 31 tháng 5
↓
Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn đến các tỉnh chậm nhất đến ngày 10 tháng 6
↓
Các hợp phần cấp quốc gia bắt đầu lập ngân sách trong tháng 6
↓
Kế hoạch hoạt động và ngân sách được các đối tác xem xét và đưa ra nhận xét
(từ tháng 7 đến tháng 9)
↓
Vụ Tài chính thuộc Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn (Bộ NN&PTN) chịu trách nhiệm
tổng hợp ngân sách và lập tài liệu ngân sách trình để xin phê duyệt
↓
Ban Chỉ đạo Trung ương phê duyệt
↓
Bộ NN&PTNT tổng hợp ngân sách cấp Tỉnh và cấp Quốc gia & gửi cho Bộ Tài Chính
chậm nhất đến ngày 10 tháng 9
↓
Bộ Tài chính phê duyệt
Trình ngân sách lên Thủ tướng Chính phủ
chậm nhất đến ngày 20 tháng 11
↓
Trình ngân sách lên Quốc hội
↓
Vụ Tài chính thuộc Bộ NN&PTNT phân bổ ngân sách được phê duyệt cho các hợp phần cấp
quốc gia chậm nhất đến ngày 10 tháng 12
↓
Các hợp phần cấp quốc gia bắt đầu các hoạt động

18


3.2.2

Quy trình ngân sách liên quan đến các yêu cầu cấp vốn bổ sung

Trong trường hợp cần bổ sung vốn ngoài ngân sách đã được phê duyệt theo Luật Ngân sách Nhà
nước, Chương trình cần sử dụng quy trình áp dụng cho ngân sách bổ sung như sau:
Trong giai đoạn khởi động, ngân sách Chương trình sẽ khơng được phê duyệt theo quy trình phê
duyệt ngân sách thơng thường. Do đó, cần sử dụng quy trình phê duyệt ngân sách bổ sung đối
với ngân sách Chương trình cho giai đoạn này (đó là ngân sách được phê duyệt ngồi quy trình
phê duyệt ngân sách thơng thường) như sau:
Ngân sách bổ sung được lập dựa trên các Tài liệu Chương trình, và khơng phụ thuộc vào tính
sẵn có của các nguồn vốn trong ngân sách hiện tại
↓
Vụ Tài chính thuộc Bộ NN&PTNT tổng hợp các kế hoạch ngân sách bổ sung cho Hợp phần
(và các kế hoạch ngân sách bổ sung cho tỉnh, nếu có) trình lên Ban chỉ đạo. Sau khi Ban chỉ
đạo phê duyệt, kế hoạch ngân sách được trình lên Bộ NN&PTNT
và Bộ Tài chính.
↓
Bộ NN&PTNT cùng với Bộ Tài chính lập đề xuất cụ thể
trình Thủ tướng Chính phủ xem xét.
↓
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch ngân sách bổ sung và trình lên
Ủy ban Thường vụ Quốc hội để xin phê duyệt
Chương trình có thể sử dụng tối đa 75% ngân sách bổ sung trước khi ngân sách được phê duyệt
chính thức.

3.2.3

Lập ngân sách tại cấp tỉnh

Việc lập ngân sách cho các hoạt động tại cấp tỉnh phải tuân theo quy trình được nêu trong Luật
Ngân sách Nhà nước, Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 6 tháng 6 năm 2003, và Thông tư
59/2003/TT-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính. Ngồi ra, ngân sách phải được
Ban chỉ đạo cấp tỉnh liên quan phê duyệt, như sơ đồ sau:
Quy trình lập ngân sách tại cấp Tỉnh
Chính phủ ban hành chỉ đạo về lập ngân sách chậm nhất vào ngày 31 tháng 5
↓
Các phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân xã bắt đầu lập ngân sách vào tháng 6
↓
Ban tài chính xã chịu trách nhiệm tổng hợp ngân sách và lập tài liệu ngân sách để trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt
↓
Ban tài chính xã trình ngân sách cấp xã lên Ủy ban Nhân dân xã phê duyệt
↓
Sau khi được Ủy ban Nhân dân xã phê duyệt, ngân sách được trình lên Ban tài chính huyện.
Thời gian trình báo cáo do Ủy ban Nhân dân Huyện quy định
↓
Ban tài chính huyện thảo luận về ngân sách với Ủy ban Nhân dân xã
19


↓
Ban tài chính huyện tổng hợp tồn bộ ngân sách từ các xã và lập báo cáo ngân sách tổng hợp
vào tháng 7
↓
Ban tài chính huyện trình ngân sách tổng hợp lên Ủy ban Nhân dân huyện phê duyệt

↓
Sau khi được Ủy ban Nhân dân huyện phê duyệt, báo cáo ngân sách tổng hợp sẽ được gửi cho
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh (“DARD”)
↓
DARD sẽ xem xét và tổng hợp toàn bộ ngân sách cấp huyện và trình lên cấp trên
↓
DARD sẽ trình ngân sách tổng hợp cho Sở Tài chính thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh
↓
Sở Tài chính tỉnh sẽ xem xét và thực hiện những điều chỉnh cần thiết nhằm cân đối ngân sách
↓
Sở tài chính tỉnh tổng hợp tồn bộ ngân sách cấp tỉnh và trình cho Ban Chỉ đạo. Sau đó ngân
sách này được gửi tới Bộ NN&PTNT
↓
Quy trình phê duyệt ngân sách sẽ giống như quy trình phê duyệt ngân sách Quốc gia (xem
Mục 3.2.2 ở trên)
↓
Bộ NN&PTNN trình ngân sách đã được Quốc hội phê duyệt cho Hội đồng Nhân dân để phê
duyệt chậm nhất là vào ngày 10 tháng 12 của năm trước
↓
Bộ NN&PTNT gửi bản phân bổ ngân sách được duyệt cho DARD
↓
DARD lập phân bổ ngân sách chi tiết của Chương trình cho tồn tỉnh dựa trên
ngân sách được duyệt
↓
DARD trình ngân sách sửa đổi dựa trên việc phân bổ ngân sách đã được phê duyệt cho Sở tài
chính tỉnh
↓
Sở tài chính tỉnh thơng báo cho Kho bạc Nhà nước Tỉnh về việc phân bổ ngân sách chi tiết
↓
Kho bạc Nhà nước tỉnh ghi nhận thông tin về ngân sách chi tiết

↓
DARD phân bổ ngân sách được duyệt cho các đơn vị cấp huyện (các đơn vị tài chính hoặc các
đơn vị khác, dựa trên cơ cấu cụ thể của tỉnh)
↓
Ban tài chính huyện thơng báo cho Kho bạc Nhà nước huyện về phân bổ ngân sách
↓
Các đơn vị tài chính hoặc các đơn vị khác tại cấp huyện phân bổ ngân sách được duyệt cho
các đơn vị cấp xã. Tồn bộ ngân sách được quyết tốn chậm nhất là vào
ngày 31 tháng 12
↓
Các đơn vị cấp Tỉnh/Huyện/Xã bắt đầu các hoạt động
Trong quy trình trên, đối với các bước khơng nêu rõ mốc thời gian thì cần hiểu rằng thời gian cụ
thể chưa được xác định.
3.2.4

Quy trình lập ngân sách liên quan đến các yêu cầu về nguồn vốn bổ sung

Ngân sách bổ sung (vốn được yêu cầu trong năm, sau khi quy trình lập ngân sách thơng thường
đã hồn thành) phải được phê duyệt tại từng cấp chính quyền, như được mơ tả trong mục 3.2.3 ở
20


trên. Tuy nhiên, không cần phải tổng hợp ngân sách bổ sung với các ngân sách khác cũng như
không phải tuân theo thời gian biểu ở trên.

3.3

Định mức chi phí

Trong quá trình lập ngân sách, Chương trình sẽ áp dụng các định mức chi phí mới nhất do

Chính phủ Việt Nam ban hành. Phụ lục 2 trình bày tóm tắt các định mức chi phí được quy định
trong các thơng tư hiện hành. Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm cập nhật thơng tin về
các định mức chi phí này và đảm bảo các định mức chi phí mới nhất được áp dụng.
Trong trường hợp thiếu các định mức chi phí, thì các định mức này cần được thiết lập dựa trên
yư kiến tư vấn từ các cơ quan địa phương liên quan và Bộ Tài chính.
Bộ Tài chính hoặc Sở Tài chính tỉnh phải phê duyệt bất cứ quy định nào khác với các nội dung
của định mức chi phí.
3.3.1

Những định mức chi phí khác có thể áp dụng

Các văn bản phê duyệt khác biệt so với định mức chi phí phải được thu thập từ Bộ Tài chính
hoặc Sở Tài chính tỉnh. Mọi nội dung khác biệt đều phải được giải trình.

3.4

Phê duyệt ngân sách

3.4.1

Quá trình phê duyệt ngân sách

Ban Chỉ đạo trung ương và Ban chỉ đạo tỉnh cần phê duyệt ngân sách trước thời điểm lập ngân
sách nhà nước mỗi năm. Sau đó ngân sách được trình lên Bộ NN&PTNT hoặc Ủy ban Nhân
dân tỉnh để tổng hợp và trình lên Bộ Tài chính để phê duyệt. Sau khi được Bộ Tài chính phê
duyệt, ngân sách được trình lên Văn phịng Thủ tướng Chính phủ và Quốc hội để phê duyệt
chính thức.
Tất cả các khoản ngân sách phải được bộ phận tài chính của đơn vị thực hiện kiểm tra trước khi
trình lên cơ quan chủ quản để xin phê duyệt. Khơng có khoản thanh toán nào được thực hiện
trước khi ngân sách được phê duyệt.

3.5

Tổng hợp ngân sách

Ngân sách của mỗi tỉnh, hợp phần hoặc đơn vị khác của Chương trình cần được tổng hợp thành
một ngân sách duy nhất cho cả Chương trình. Công tác tổng hợp thuộc trách nhiệm của đơn vị
điều phối đã được phân công (trong trường hợp này là CCU).

3.6

Sửa đổi ngân sách

Theo các quy định của Việt Nam, ngân sách phải được điều chỉnh hàng năm nhằm phân bổ hiệu
quả hơn các nguồn vốn Chính phủ và nguồn vốn tài trợ. Mỗi lần điều chỉnh ngân sách cần phải
đệ trình lên PPC xin phê duyệt sau khi Ban Chỉ đạo phê duyệt trước đó.
Bộ NN&PTNN sẽ giữ lại một khoản dự phòng tương đương với 30% ngân sách được phân bổ
hàng năm để điều chỉnh ngân sách mà không cần sự phê duyệt của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
Việc sử dụng quỹ dự phòng này phải tuân thủ thỏa thuận với nhà tài trợ. Một bản kế hoạch sử
dụng quỹ dự phịng phải được Bộ Tài chính và Bộ NN&PTNN trình lên Thủ tướng để xin phê
duyệt

21


4

Dịng ln chuyển vốn
4.1

Thanh tốn từ Đại sứ qn Đan Mạch

Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chuyển vốn bằng Đồng Việt Nam vào Kho bạc Nhà nước Trung ương
hai lần một năm. Kho bạc Nhà nước Trung ương phải gửi giấy xác nhận cho Đại sứ quán Đan
Mạch.
Sau đó, vốn của Chương trình được chuyển cho các đơn vị thực hiện thơng qua Kho bạc Nhà
nước.

4.2

Thanh tốn từ Kho bạc Nhà nước

Kho bạc Nhà nước Trung ương, Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc huyện sẽ thanh tốn các chi phí
phát sinh của các đối tác thực hiện Chương trình dựa trên các phiếu chi đã được các đối tác thực
hiện phê duyệt và chuyển tới Kho bạc Nhà nước.
Kho bạc Nhà nước chỉ giải ngân vốn theo kế hoạch và ngân sách mới nhất đã được duyệt. Các
khoản chi phí vượt quá ngân sách hoặc định mức chi phí đã phê duyệt sẽ khơng được thanh
tốn. Chứng từ kế tốn bao gồm kế hoạch dự án đã được duyệt, bảng lương, hóa đơn, giấy biên
nhận và hợp đồng.
Kho bạc Nhà nước Trung ương chỉ giải ngân vốn khi:


Hạng mục chi phí có trong kế hoạch chi tiết và dự tốn chi phí đã được duyệt cho hợp phần
quốc gia;



Hạng mục chi phí nằm trong định mức chi phí quy định trong các thơng tư của chính phủ.
Nếu khơng có định mức chi phí cho một loại chi phí cụ thể, hợp phần có trách nhiệm tính
tốn và thống nhất một định mức chi phí với Bộ Tài chính; và



Có đầy đủ chứng từ kế toán cho khoản chi, đã được phê duyệt của người có thẩm quyền
phê duyệt thanh tốn (ví dụ chủ tài khoản).

4.3

Các khoản chi trả trực tiếp của Nhà tài trợ

Các khoản thanh toán cho các Chuyên gia Tư vấn Quốc tế sẽ được Bộ Ngoại giao Đan Mạch chi
trả trực tiếp. Các Cố vấn Kỹ thuật Quốc tế, kể cả ngắn hạn và dài hạn, sẽ được trả lương trực
tiếp từ Chính phủ Đan Mạch. Các khoản thanh tốn này sẽ khơng được đưa vào hệ thống báo
cáo tài chính định kỳ. Hàng quý, một bản tóm tắt các khoản thanh tốn đó được in từ hệ thống
sổ sách kế toán của Đại sứ quán sẽ được cấp cho Ban Điều phối Trung ương và các ban quản lý
cấp tỉnh. CCU và các PMU sẽ duy trì việc ghi sổ các khoản thanh tốn đó để phục vu việc lập
báo cáo lên Ban Chỉ đạo liên quan để phục vụ mục đích giám sát. CCU và các PMU cần thông
báo cho Đại sứ quán Đan Mạch về bất kỳ chênh lệch nào giữa nội dung công việc được lập hóa
đơn và cơng việc đã triển khai.

4.4

Giới hạn sử dụng vốn

Ban Quản lý Chương trình tại tất cả các cấp, bao gồm cả các hợp phần quốc gia, tỉnh, huyện, xã
và thơn bản, có trách nhiệm đảm bảo rằng những giới hạn sử dụng vốn được tuân thủ một cách
nghiêm ngặt. Việc không tuân thủ hướng dẫn của Chương trình có thể dẫn đến việc phải hồn
trả cho Chương trình các khoản vốn đã sử dụng sai mục đích.

22

4.5

Tài khoản ngân hàng

Vốn cấp cho Chương trình sẽ được chuyển vào một tài khoản tại Kho bạc Nhà nước Trung
ương. Vốn cấp cho các tỉnh sau đó được chuyển vào các tài khoản tại các Kho bạc Nhà nước
cấp tỉnh hoặc cấp huyện.

4.6

Lãi tiền gửi ngân hàng

Chương trình khơng được nhận lãi tiền gửi ngân hàng vì vốn được gửi trong các tài khoản
khơng tính lãi tại Kho bạc Nhà nước.
Trừ khi có thỏa thuận khác, bất kỳ khoản tiền lãi nào thu được từ các tài khoản ngân hàng phải
được trả lại cho Đại sứ quán Đan Mạch vào cuối mỗi năm tài chính. Lãi tiền gửi ngân hàng cần
được hạch toán rõ trong các sổ sách kế tốn.

4.7

Vốn chưa sử dụng

Vốn chưa sử dụng của Chương trình từ năm hiện hành sẽ được tự động kết chuyển sang năm
tiếp theo. Số vốn chưa sử dụng này sẽ được bổ sung vào ngân sách được duyệt của năm tiếp
theo hoặc Ban Chỉ đạo sẽ quyết định hình thức sử dụng.
Vốn khơng sử dụng khi kết thúc Chương trình phải được hoàn trả lại cho Đại sứ quán Đan
Mạch hoặc nếu hiệp định được gia hạn, phần vốn không sử dụng này được gộp vào các khoản
tài trợ sau đó.

23


5

Thanh tốn
5.1

Hướng dẫn chung

Mặc dù khơng có quy định hay thơng tư cụ thể nào của chính phủ về thực hiện thanh toán cho
các nhà cung cấp, các đơn vị thực hiện Chương trình cần tn theo các thơng lệ tiên tiến được
chấp nhận chung bất cứ khi nào có thể.
Các khoản thanh toán cần được thực hiện theo các điều khoản hợp đồng. Nếu các điều khoản
hợp đồng không quy định cụ thể thời gian thanh toán, các khoản thanh tốn nên được thực hiện
trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và các chứng từ khác đối với các khoản chi
phí hợp lệ, tùy thuộc vào sự kiểm tra của Kho bạc Nhà nước.
Toàn bộ hàng hóa cần được kiểm tra trước khi được chấp nhận và được thanh toán.
Các báo cáo tư vấn hay kết quả đầu ra của các dịch vụ khác phải được Chương trình phê duyệt
trước khi việc thanh tốn được thực hiện.

5.2

Chi phí hợp lệ

Trước khi phê duyệt thanh tốn, yêu cầu tối thiểu đối với Ban Quản lý Chương trình là phải
kiểm tra đảm bảo rằng:


Chi phí liên quan đến các mục đích và hoạt động của Chương trình;



Hoạt động đã được Ban Quản lý Chương trình phê duyệt (ví dụ, trong kế hoạch hoạt động
thường niên);



Chi phí được ký duyệt bởi người có thẩm quyền của đơn vị và việc ký duyệt đó thuộc đúng
thẩm quyền của người đó;



Các chi phí phục vụ cho các mục tiêu của Chương trình;



Giá trị và giải trình của chi phí hợp lý;



Chi phí có trong các kế hoạch hoạt động và ngân sách;



Có đủ chứng từ chứng minh cho khoản thanh toán; và



Giá trị thanh toán phù hợp với định mức chi phí liên quan (xem Mục 3.3).

ARD SPS sẽ chi trả cho các chi phí sau như một phần của kế hoạch cơng tác hàng năm:


Chi phí ơ tơ cho cố vấn, bao gồm chi phí bảo dưỡng, bảo hiểm & xăng ;



Chi phí kiểm tốn tài chính và kiểm tốn “đáng giá đồng tiền”

Nguồn vốn tài trợ mà khơng sử dụng cho các hoạt động theo như ngân sách Chương trình đã
được phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch
phải được trả lại cho Chính phủ Đan Mạch. Ban Điều phối sẽ quyết định có cần hồn trả hay
khơng và thời điểm hoàn trả.

24