QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SỮA TH TRUE MILK
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phân tích cơng việc
Mã phách: ………………..……

HÀ NỘI - 2021


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................ 1
PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................... 2
Chương 1. CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC.....................2
1.1. Một số khái niệm............................................................................................. 2
1.1.1. Khái niệm “Phân tích cơng việc”............................................................2
1.1.2. Các khái niệm liên quan.............................................................................3
1.2. Thời điểm, vai trò của các chủ thể và ý nghĩa của phân tích cơng
việc........................................................................................................................................... 3
1.2.1. Thời điểm phân tích cơng việc...............................................................3
1.2.2.Vai trị của các chủ thể trong phân tích cơng việc........................14
1.2.3. Ý nghĩa của phân tích cơng việc.............................................................5
1.3. Cơng cụ và phương pháp phân tích cơng việc......................................6
1.3.1. Cơng cụ phân tích cơng việc.....................................................................6
1.3.2. Phương pháp phân tích cơng việc.........................................................9
1.4. Quy trình phân tích cơng việc và các yếu tố tác động đến phân
tích cơng việc..................................................................................................................... 11

1.4.1. Quy trình phân tích cơng việc...............................................................11
1.4.2. Các yếu tố tác động đến phân tích cơng việc................................15
Tiểu kết Chương 1............................................................................................. 15
Chương 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA TH TRUE MILK...........................................................16
2.1. Sự ra đời và phát triển của công ty........................................................16
2.1.1 Sự ra đời của công ty cổ phần sữa TH True Milk. .........................16
2.1.2.Quá trình phát triển của cơng ty...........................................................16
2.2. Thực trạng phân tích cơng việc tại phịng điều hành hành chính


nhân sự của công ty TH true Milk.............................................................................17
2.2.1. Khái quát chung về phịng hành chính nhân s ự............................17
2.2.2. Mơ tả công việc cụ thể............................................................................21
Chương 3. ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM
HỒN THIỆN CƠNG TÁC TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG
VIỆC TẠI CƠNG TY TH TRUE MILK.......................................................................31
3.1.Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực....................................31
3.2.Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự..................................31
3.3.Ứng dụng vào bố trí nhân lực...................................................................32
3.4.Ứng dụng vào thù lao lao động.................................................................33
3.5. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc.....................................33
3.6.Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.....................34
3.7. Ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động......................34
KẾT LUẬN................................................................................................................ 36


PHẦN MỞ ĐẦU
Con người ngày càng được coi là yếu tố quan trong nh ất của xã hội
vì chính con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát tri ển c ủa

quốc gia hay tổ chức chứ không phải là các yếu tố nh ư tài ngun thiên
nhiên, cơng nghệ…Vì thế, Quản Trị Nhân Lực là một hoạt động không
thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Nó quyết định sự thành
cơng hay thất bại của doanh nghiệp, tổ chức đó. Trong các n ội dung c ủa
quản trị nhân lực thì phân tích cơng việc được coi là một công c ụ quan
trọng nhất. Phân tích cơng việc giúp cho các tổ ch ức có đ ược h ướng gi ải
quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản tr ị nhân l ực: k ế
hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, định h ướng,
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động…
Thực tế trong các doanh nghiệp hiện nay, người lao động th ường
không nắm rõ được mình phải làm những cơng việc gì, ph ải có trách
nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng đ ược u
cầu địi hỏi của cơng việc và cơng việc đó có phù h ợp v ới mình hay
khơng? Ngồi ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng khơng n ằm ngồi
phạm vi của phân tích cơng việc cho nên phân tích cơng vi ệc là không
thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, em đã chọn đề tài: “ Tìm hiểu
quy trình phân tích cơng việc tại cơng ty cổ phần sữa TH true MILK ”.
Đề tài nghiên cứu gồm có 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích cơng việc.
Chương 2: Thực trạng quy trình phân tích cơng việc tại cơng ty c ổ
phần sữa TH true MILK.
Chương 3. Đánh giá và kiến nghị một số biện pháp nh ằm hồn thi ện
cơng tác quy trình phân tích cơng việc tại cơng ty c ổ ph ần s ữa TH true

1


MILK.
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC

1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Phân tích cơng việc”
Theo nghiên cứu và quan điểm của P.Morgeson và Erich C.Dierdroff
cho rằng “Phân tích cơng việc về bản chất là hoạt động làm rõ trách
nhiệm công việc và những u cầu thực hiện cơng việc ”
Bên cạnh đó, Giáo sư Kendra Palmer Roye tại tác ph ẩm “Job
description and job analyses” lại cho rằng “Phân tích cơng việc là việc thu
thập dữ liệu về hành vi công việc, hành vi người lao động và yêu c ầu công
việc theo mục tiêu, định hướng của tổ chức trên cơ sở sự tương tác với
máy móc, vật liệu, và các cơng cụ, phương pháp làm vi ệc”
Theo Giáo trình QTNL của trường Đại học Kinh tế quốc dân, “ Phân
tích cơng việc thường được hiểu là q trình thu thập các tư liệu và đánh
giá một cách có hệ thống các thơng tin quan trọng có liên quan đ ến công
việc cụ thể trong công việc nhằm làm rõ bản chất của từng cơng vi ệc” .
Tóm lại có thể khái qt: Phân tích cơng việc là q trình thu thập
các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thơng tin quan tr ọng có
liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ b ản ch ất
của từng cơng việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng
cơng việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; h ọ
thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như
thế nào, những máy móc thiết bị, cơng cụ tạo được sử dụng, những mối
quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ th ể cũng như
những yêu cầu về kiến thức , kỹ năng và các khả năng mà ng ười lao đ ộng

2


cần phải có thể thực hiện cơng việc.
1.1.2. Các khái niệm liên quan
Hệ thống việc làm trong một tổ chức gồm những cơng việc chính

yếu mang tính kỹ thuật va những cơng việc mang tính chuy ển ti ếp
khơng đặc thù như: quản lý, hậu cần,... (những cơng việc góp ph ần t ạo ra
hiệu suất lao động của cơ quan). Trong một cơ quan có nhiều nghề, m ỗi
nghề lại có nhiều nhóm cơng việc, một số cơng việc hợp hành m ột nhóm
cơng việc, trong mỗi cơng việc có một hoặc nhiều vị trí việc làm.
Vị trí việc làm là một đơn vị cụ thể nhất ứng với một vị trí lao động
thực tế, cụ thể nhất định và tại một thời điểm xác định.
Công việc được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm thường
tương ứng với nhiều vị trí trong tổ chức (trường hợp công việc do m ột
số người đảm nhiệm) hoặc tương ứng với một vị trí việc làm (tr ường
hợp cơng việc do 1 người đảm nhiệm).
Nhóm cơng việc là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm
công việc. Khái niệm công việc cụ thể hơn nghề nhưng rộng h ơn khái
niệm cơng việc. Nhóm cơng việc là tập hợp các công vi ệc g ần nhau nh ất
hoặc có khả năng thay thế lẫn nhau lớn nhất trong tồn bộ hệ thống
việc làm.
Nghề là một tập hợp cơng việc có những đặc điểm chung về ho ạt
động cần thực hiện và về năng lực cần có để thực hiện các ho ạt động
đó.
Hệ thống nghề là một tập hợp nghề trong tổ chức cùng hướng tới
mục đích nhất định

3


1.2. Thời điểm, vai trò của các chủ thể và ý nghĩa của phân
tích cơng việc
1.2.1. Thời điểm phân tích công việc
1.2.1.1. Trường hợp tổ chức mới được thành lập
Thiết kế cơng việc là q trình xác định các nhiệm vụ, các trách

nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ ch ức
cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm v ụ, trách nhiệm
đó.
Thiết kế cơng việc có hiệu quả là một q trình tổng thể cần được
xem xét từ nhiều góc độ: Kết hợp các công việc v ới các m ục tiêu c ủa t ổ
chức; Tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động; Đạt được các tiêu
chuẩn thực hiện công việc; Phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng c ủa
người lao động với các địi hỏi của cơng việc
Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có th ể d ẫn tới gi ảm
hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức cũng nh ư sự th ỏa mãn
người lao động
Nội dung thiết kế công việc: cần phải xác định 3 yếu tố:
+ Nội dung công việc: Các hoạt động cần phải th ực hiện khi làm
một công việc; Nghĩa vụ phải tuân thủ khi thực hiện 1 công việc; Các
nhiệm vụ của công việc cần thực hiện; Các trách nhiệm trong q trình
thực hiện cơng việc; Các máy móc; Các trang thiết bị; Dụng cụ c ần ph ải
thực hiện; Các quan hệ cần phải thực hiện
+ Các trách nhiệm đối với tổ chức: Bao gồm tổng thể các trách
nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao đ ộng ph ải
thực hiện; Tuân thủ các quy định; Chế độ làm việc
+ Các điều kiện lao động (điều kiện tối thiểu): Bao gồm 1 tập hợp
các yếu tố như thuộc môi trường vật chất của công việc nh ư: Nhiệt đ ộ;

4


Độ ồn; Chiếu sáng; Độ ẩm; Các điều kiện về an tồn
Trong 3 yếu tố cấu thành thì nội dung công việc là y ếu tố ch ủ y ếu
của công việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc
1.2.1.2. Trường hợp tổ chức đang trong quá trình hoạt động

Tổ chức đang trong quá trình hoạt động hoạt động phân tích cơng
việc diễn ra khi có các điều kiện sau: Xuất hiện các công vi ệc m ới; Tính
chất cơng việc thay đổi; Tái cơ cấu tổ chức; Các trường hợp khác…
Phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc: Ph ương pháp
truyền thống, nghiên cứu hao phí thời gian và chuy ển động, m ở rộng
công việc, luân chuyển công việc, làm giàu công việc
1.2.3. Ý nghĩa của phân tích cơng việc
1.2.3.1. Đối với cơng tác tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng: muốn xác định nhu cầu tuy ển d ụng
phải căn cứ vào tình hình đáp ứng nhu cầu cơng việc c ủa đ ội ngũ nhân
lực. Nếu nguồn nhân lực không đáp ứng được nhu cầu cơng việc thì c ần
tiến hành tuyển dụng nhân lực.
Sau khi hoạch định nhân lực đưa ra các giải pháp thay thế. Nếu gi ải
pháp thay thế là luân chuyển, thuyên chuyển thì cần ph ải rà sốt b ản mơ
tả cơng việc và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có tương đ ương
nhau khơng.
Lập kế hoạch tuyển dụng: thường sử dụng các văn bản của phân
tích cơng việc để lập kế hoạch tuyển dụng. Để trả lời câu hỏi: T ổ ch ức
cần tuyển dụng người như thế nào? Bao nhiêu người?
Ở khâu xác định nguồn tuyển dụng, phương pháp tuy ển dụng,
kinh phí tuyển dụng khơng cần kết quả phân tích cơng việc. Tuy nhiên,
đối với thông tin trong tuyền thông tuyển dụng (khâu này phải chu ẩn bị
truyền thông tuyển dụng nên tốn nhiều kinh phí, muốn gi ảm kinh phí

5


phải cô đọng thông tin) để làm được cần căn cứ vào phân tích cơng việc
mà chủ yếu là “Bản mô tả và bản tiêu chuẩn đối với người th ực hiện
công việc” trong truyền thông.

Sàng lọc ứng viên: Dựa vào phân tích cơng việc “Bản tiêu chuẩn
đối với người thực hiện công việc” để làm cơ sở sàng lọc các ứng viên đ ể
đánh giá đứng năng lực của ứng viên. Trong quá trình sàng lọc các ứng
viên để đánh giá đúng năng lực của ứng viên còn ph ải căn c ứ vào bản mô
tả và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để kiểm tra ứng viên có hi ểu
về cơng việc và mục tiêu của cơng việc khơng?
Khâu kí kết HĐLĐ: thường đính kèm bản mơ tả công việc, bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc cùng với HĐLĐ (sau này nếu cần đánh giá kết
quả thực hiện công việc hoặc giải quyết tranh chấp lao động thì căn c ứ
vào hợp đồng lao động để nhà quản lý có căn cứ xác đ ịnh ng ười lao đ ộng
có hay khơng hồn thành nhiệm vụ được giao) hợp đồng thử việc.
1.2.3.2. Đối với công tác đào tạo
Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực: từ những thơng tin
trong bản phân tích cơng việc, tổ chức có thể xác đ ịnh khung năng l ực
caaffn có đối với người thực hiện cơng việc (liệt kê nh ững kiến th ức c ụ
thể cần có, cụ thể và tồn bộ cơng việc) theo từng ch ức danh cơng vi ệc
hoặc nhóm chức danh cơng việc.
Hỗ trợ xây dựng nội dung, phương pháp, hình thức đào tạo: T ừ
khoảng cách năng lực cụ thể gắn với từng nhiệm vụ, gắn v ới từng công
việc và thống kê khoảng cách năng lực theo từng thành ph ần c ấu thành
năng lực của tồn đơn vị ta sẽ có nội dung đào tạo cụ th ể t ương ứng v ới
nhóm đối tượng, từng nhóm cơng việc đặc thù từ đó xác đ ịnh n ội dung
cần đào tạo, phương pháp, hình thức đào tạo tương ứng và phù h ợp.
1.2.3.3. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc

6


Sử dụng thơng tin trong phân tích cơng việc đặc biệt s ử d ụng
thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc để chi tiết hóa và làm

cơ sở xây dựng các tiêu chí đánh giá th ực hiện công việc
1.2.3.4. Đối với công tác trả lương, khen thưởng:
Sử dụng thơng tin trong phân tích cơng việc đặc biệt s ử d ụng
thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc để chi tiết hóa và làm
cơ sở trả lương và khen thưởng
1.3. Công cụ và phương pháp phân tích cơng việc
1.3.1. Cơng cụ phân tích cơng việc
1.3.1.1. Xây dựng bản mô tả công việc.
Bản mô tả cơng việc là một văn bản viết giải thích về nh ững
nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đ ề liên quan
đến một công việc cụ thể.
Nội dung bản mô tả công việc gồm:
+ Thông tin chung: Thông tin về tổ chức: Logo, tên tổ chức, địa ch ỉ,
phịng giao dịch, điện thoại, email, website; Thơng tin về bản mơ tả cơng
việc: Vị trí việc làm, mã bản mô tả công việc, ngày ban hành, ngày th ực
hiện, lần ban hành; Thông tin về người thực hiện công việc: Tên ng ười
thực hiện công việc, mã nhân viên, đơn vị công tác, người qu ản lý tr ực
tiếp, chức vụ.
+ Mục đích bản mơ tả cơng việc: Viết tóm tắt nội dung ngắn gọn,
súc tích về mục đích bản mơ tả cơng việc này đối v ới ng ười th ực hi ện
công viên và người quản lý, tổ chức. Nội dung mục đích bản mơ t ả công
việc cần bao quát hết công việc.
+ Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể: Yêu cầu cần phải liệt kê
một cách đầy đủ các nhiệm vụ chính và chốt bằng nhiệm v ụ mang tính
bao quát; Khi diễn đạt về các nhiệm vụ (chính và c ụ th ể) nên b ắt d ầu

7


mỗi câu bằng động từ hành động để trả lời câu hỏi làm gì?; Văn phong,

ngơn ngữ ngắn gọn, xúc tích; Các nhiệm vụ phải được th ể hiện rõ ràng
tách biệt. Nên tách ý, tách dòng như đánh số/hoa thị/sử dụng chữ cái abc
để mô tả các nhiệm vụ.
+ Quyền hạn trong thực thi công việc: Chỉ ghi những quyền h ạn
phải có thì mới thực hiện được cơng việc.
+ Mối quan hệ trong thực thi công việc: Khi viết mục này người
viết nên đặt câu hỏi (để thưc hiện được công việc này người th ực hi ện
công việc phải có quan hệ với những ai?); Mối quan hệ trong công việc
được chia làm hai loại: mối quan hệ bên trong(quan hệ v ới cấp trên và
đồng nghiệp, cấp dưới) và bên ngoài(mục này chỉ ghi m ối quan h ệ b ắt
buộc phải có trong thực hiện công việc)
+ Điều kiện để thực hiện công việc: Bao gồm các điều kiện về c ơ
sở vật chất, khí hậu, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi…
+ Phê chuẩn: Văn bản sau khi hồn thiện trình lên cấp trên ký và
phê duyệt.
1.3.1.2. Xây dựng bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công vi ệc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là bản liệt kê các công vi ệc đối
với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc tr ưng và tinh
thần thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
Nội dung của bản tiêu chuẩn đối với thực hiện công việc gồm:
+ Thơng tin chung (giống bản mơ tả)
+ Mục đích bản tiêu chuẩn đối với người th ực hiện công việc: Viết
tóm tắt nội dung ngắn gọn, súc tích, về mục đích bản yêu cầu đ ối v ới
người thực hiện công việc và với người quản lý/tổ ch ức; Nội dung m ục
đích bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc cần bao quát hết các

8

yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc.
+ Tiêu chuẩn năng lực cho người đảm nhận cơng việc. Có th ể đo
lường bằng các nội dung(giới tính, độ tuổi, thể lực, trình đ ộ chun
mơn/ kiến thức bổ trợ- cấp độ đào tạo, trình độ học vấn, các kỹ năng/
phẩm chất/ tố chất, kinh nghiệm trong công việc, các tiêu chuẩn khác.
+ Phê chuẩn: Văn bản sau khi hồn thiện trình lên c ấp trên ký và
phê duyệt.
1.3.1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các ch ỉ tiêu hay
tiêu chí phản ánh các yêu cầu về chất lượng và số lượng của sự hoàn
thành các nhiệm vụ đúng quy định trong bản mô tả công việc.
Nội dung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm:
+ Thông tin chung (giống bản mô tả công việc)
+ Mục đích bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc: Nội dung mục đích
bản tiêu chuẩn thực hiện cần bao quát hết công việc.
+ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc cơ bản: Nhiệm vụ trong bản
mô tả công việc; Tiêu chí đo lường; Kết quả đạt được.
+ Phê chuẩn: Văn bản sau khi hồn thiện trình lên c ấp trên ký và
phê duyệt.
1.3.2. Phương pháp phân tích cơng việc
1.3.2.1. Phương pháp quan sát
Là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu tiến hành quan
sát và ghi chép các hoạt động của một hay một nhóm ng ười lao đ ộng
thực hiện cơng việc, khi cần thiết có thể trao đổi tr ực tiếp v ới h ọ đ ể làm
rõ thêm các nội dung công việc. Nội dung trong quá trình quan sát ph ải
chỉ ra được các hoạt động nào được thực hiện, tại sao phải th ực hiện và
được thực hiện như thế nào để hoàn thành công việc.

9

Nội dung của phương pháp quan sát gồm: Thời gian; Mức đ ộ
thường xuyên; Tính phức tạp của các nhiệm vụ; Trách nhiệm khi th ực
hiện các công việc khác nhau; Các thông tin về điều kiện làm vi ệc, các
máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong q tình làm việc
1.3.2.2. Nhật ký cơng việc
Là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép các hoạt
động của mình để thực hiện cơng việc
Nội dung nhật kí cơng việc gồm: Các nhiệm vụ được giao; Kết quả
hồn thành nhiệm vụ.
Ưu điểm: Phân tích nhật kí ngày làm việc theo loại cơng việc th ực
hiện; Hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc; Biết được m ức đ ộ
thường xun của cơng việc; Nhật kí ngày làm việc rất h ữu d ụng khi
phân tích các cơng việc khó quan sát như: các ký sư, các nhà khoa h ọc, ...
Phương pháp này có thể thu hút nhiều người tham gia cung cáp
thơng tin nhanh chóng
Hạn chế: Ngại viết trung thực những lỗi sai do chủ quan cá nhân
trong q trình thực hiện cơng việc; Đồng thời việc ghi chép khó đảm
bảo được tính liên tục, nhất quán
1.3.2.3. Ghi chép các sự kiện
Là phương pháp mà người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi th ực
hiện cơng việc của người lao động làm việc có hiệu quả và những lao
động làm việc không hiệu quả.
Nội dung phương pháp ghi chép là thơng qua đó có th ể khái quát
lại, phân loại các đặc trưng riêng của công việc cần mô tả c ủa công vi ệc
Ưu điểm: Phương pháp này cho thấy tính linh động của sự th ực
hiện công việc ở nhiều người khác nhau
Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian để quan sát, khái

10

quát hóa, phân loại các sự kiện; đồng thời cũng gặp hạn chế trong vi ệc
xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện cơng việc
1.3.2.4. Sử dụng bảng hỏi
Bảng câu hỏi là phương pháp hữu hiệu nhất để thu th ập thông tin
nhằm phương pháp công việc. Sử dụng bảng hỏi là liệt kê nh ững câu h ỏi
đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên đi ền các câu
hỏi
Nội dung sử dụng bảng hỏi: Các nhiệm vụ phải thực hiện công
việc; Các hành vi của người lao động khi th ực hiện cơng vi ệc; Các kỹ
năng cần có của người lao động; Các điều kiện để th ực hiện công vi ệc.
Ưu điểm: Các thông tin thu thập được về cơ bản được lượng hóa;
Thơng tin dễ cập nhật khi có sự thay đổi; Phân tích thơng tin d ễ dàng;
Thu được khối lượng lớn thông tin
Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian thiết kế bảng câu hỏi; Có th ể gây
hiểu nhầm khi đặt câu hỏi do người nghiên cứ không tiếp xúc v ới công
việc
1.3.2.4. Phỏng vấn
Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp với t ừng cá nhân, v ới
nhóm nhân viên thực hiện cùng một cơng việc hoặc với cán bộ phụ trách
nhân viên thực hiện công việc đó.
Ưu điểm: Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về các hoạt
động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích cơng vi ệc mà các
phương pháp khác khơng thể tìm ra; Cho cơ h ội đ ể gi ải thích các yêu c ầu
và chức năng của cơng việc.
Nhược điểm: Người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai
lệch hoặc không muốn trả lời các câu hỏi của người phỏng v ấn; Nhân
viên thường khơng trả lời trung thực; Địi hỏi cán bộ thu thập thông tin

11


phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên
1.4. Quy trình phân tích cơng việc và các y ếu tố tác đ ộng đ ến
phân tích cơng việc
1.4.1. Quy trình phân tích cơng việc
1.4.1.1. Chuẩn bị phân tích cơng việc
a. Xác định mục đích của phân tích cơng việc:
Công việc được miêu tả rõ ràng; Khi nào cần thiết kế lại; Tuy ển
mộ(Xác định yêu cầu công việc, Xác định kỹ năng của người cần tuy ển)
Lựa chọn và phân cơng: Lựa chọn đúng người cho vị trí công vi ệc;
Phân công đúng việc cho người lao động
Định hướng công việc: nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc
Đào tạo: Xác định yêu cầu công việc; Xác định đích đến của đào
tạo người lao động
Phát triển nhân sự: biết rõ các công việc và yêu cầu công việc; Đánh
giá nhân sự: đánh giá công bằng; Đãi ngộ nhân sự: đãi ngộ công bằng
b. Thu thập thông tin có sẵn trong tổ chức
Thơng tin về các yếu tố điều kiện làm việc: Chế độ lương bổng;
Chế độ khen thưởng; Tầm quan trọng của công việc trong doanh
nghiệp; Các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động; S ự cố g ắng v ề th ể
lực; Những rủi ro trong quá trình làm việc; Sự tiêu hao năng l ượng trong
q trình làm việc của người lao động…
Thơng tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc:
Các phương pháp làm việc; Các mối quan hệ trong th ực hi ện công việc;
Cách thức làm việc với khách hàng; Cách thức phối h ợp hoạt động v ới
các nhân viên khác; Cách thức thu thập số liệu trong quá trình làm vi ệc;
Cách thức xử lý số liệu trong quá trình làm việc; Cách th ức làm vi ệc v ới
các loại trang thiết bị máy móc, trang thiết bị kỹ thuật…

12


Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc
cần có: Trình độ học vấn; Kiến thức chuyên môn; Kinh nghiệm làm việc;
Kỹ năng thực hiện công việc; Tuổi đời của người lao đ ộng th ực hi ện
cơng việc; Ngoại hình của người lao động th ực hiện cơng vi ệc; S ở thích
cảu người lao động thực hiện công việc; Sức khỏe c ảu ng ười th ực hi ện
công việc; Tham vọng của người lao động; Một số đặc đi ểm cá nhân có
khác của người thực hiện công việc (chiều cao cân n ặng, vùng mi ền,
nhân tướng học, nhóm máu, ...)
Thơng tin về máy móc, trang thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc: Số
lượng máy móc hiện có trong doanh nghiệp; Chủng loại máy móc hi ện
có trong doanh nghiệp; Quy trình kỹ thuật của các loại máy móc ph ục v ụ
sản xuất; Tính năng tác dụng của từng loại máy móc; Cách sử dụng t ừng
loại máy móc tại nơi làm việc; Bảo quản máy móc trang thiết bị t ại n ơi
làm việc
Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đ ối v ới
nhân viên: Các tiêu chuẩn về quy định hành vi thực hiện công việc; Các
tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc
c. Lựa chọn các vấn đề cần phân tích:
Lựa chọn phần việc đặc trưng nhất: Hoạt động quản lý NNL
đòi hỏi phân tích hệ thống việc làm để xác định những nhiệm vụ, nghĩa
vụ, trách nhiệm, những yêu cầu chuyên môn đối với nh ững ng ười th ực
hiện cũng như các tiêu chuẩn cần thực hiện của hệ thống việc làm trong
tổ chức. Vì vậy, cấp độ phân tích phù hợp cần được lựa chọn là gì: Phân
tích nghề nghiệp ? Phân tích nhóm cơng việc? Phân tích cơng việc? Phân
tích vị trí việc làm?
Lựa chọn mang tính chiến lược: Lựa chọn điểm then chốt để

thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt th ời gian và tiết kiệm h ơn

13


trong thực hiện phân tích các cơng việc tương tự nhau ; Sự lựa chọn cấp
độ phân tích mang tính chiến lược cần đáp ứng cả 2 khía cạnh định
lượng và định tính
Ưu điểm và nhược điểm của mỗi cấp độ phân tích: Nếu lựa
chọn vị trí việc làm để phân tích việc(định tính được các năng l ực và
động cơ lao động; Định lượng được các yêu cầu đối với người th ực hiện
cơng việc của từng vị trí; Khơng có ý nghĩa thiết th ực v ới qu ản lý t ập
thế). Nếu lựa chọn nghề nghiệp để phân tích cơng việc(Tính đ ịnh tính
thấp; Tính định lượng cao về số lượng công nhân, lao động , Công việc
hoặc là nhóm cơng việc được xem như là một cấp độ phân tích phù h ợp;
Định tính cao; Định lượng cao).
Lựa chọn cơng việc là cấp độ phân tích: Trong tổ chức lựa chọn
công việc là đơn vị của phân tích yếu tố quy ết định số l ượng công vi ệc
của một tổ chức gồm: Quy mô nhiệm vụ cần thực hiện và bối cảnh th ực
hiện các nhiệm vụ đó; 1.4.1.2. Tiến hành phân tích cơng việc:
a. Xác định các phương pháp thu thập thông tin
Áp dụng phương pháp để thu thập thơng tin phân tích cơng vi ệc
sau đây: Phương pháp quan sát; Phương pháp nhật ký công vi ệc; Ph ương
pháp ghi chép các sự kiện; Phương pháp sử d ụng bảng h ỏi; Ph ương
pháp phỏng vấn; Phương pháp chuyên gia; Phương pháp tổng h ợp và
phân tích tài liệu
b. Thẩm định thơng tin thu thập được
Những thông tin thu thập để PTCV cần được kiểm tra lại thông
qua các nhân viên thực hiện cơng việc hoặc các lãnh đ ạo, ng ười có trách
nhiệm giám sát thực hiện công việc được về: Mức độ chính xác c ủa

thơng tin; Thơng tin có đủ hay chưa?
1.4.1.3. Viết các sản phẩm của phân tích cơng việc:

14


- Bản mô tả công việc
- Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
- Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc
1.2.2.Vai trị của các chủ thể trong phân tích cơng việc
1.2.2.1. Vai trị của nhà quản lý:
Trưởng phịng phụ trách về nhân lực: Là người chủ trì cơng tác
ptcv với trách nhiệm như: Lập dự thảo kế hoạch thực hiện chương trình
phân tích cơng việc; Quản lý việc cử cán bộ phân tích cơng vi ệc đi t ập
huấn và học tập; Giám sát và chỉ đạo; quá trình th ực hiện d ự án, cán b ộ
thực hiện phân tích cơng việc; Gửi văn bản triển khai phân tích cơng
việc tới các bộ phận; Quy định về thời gian và n ội dung tình hình tri ển
khai công việc mà nhân viên nhân lực cần báo cáo; Định kỳ tổng h ợp
thơng tin, lập báo cáo trình lãnh đạo cấp cao sau khi k ết thúc m ỗi giai
đoạn.
1.2.2.2. Vai trò của bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực
Bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực: Xác định mục đích của
phân tích cơng việc; Lập kế hoạch điều phối toàn bộ hệ th ống, các quá
trình liên quan; Xác định các bước tiến hành phân tích cơng việc; Xây
dựng các văn bản thủ tục (quyết định, mẫu phiếu, ...); Xây dựng m ẫu
phiếu điều tra để thu thập thông tin; Tổ chức lực lượng cán bộ được thu
hút vào phân tích cơng việc
1.2.2.3. Vai trò của bộ phận liên quan:
Trưởng các bộ phận phòng ban: Cung cấp thơng tin về v ị trí cơng
tác; Hỗ trợ cung cấp và kiểm tra tính chính xác về thơng tin của các v ị trí

cơng việc trong phịng mình phụ trách; Tổ chức, phân cơng ng ười lao
động trong phịng tham gia vào q trình phân tích cơng việc; Tham gia
góp ý kiến cho dự thảo; Triển khai áp dụng kết quả phân tích cơng việc

15


theo hướng dẫn
Người lao động: Có trách nhiệm chủ yếu là cung cấp các thơng tin
về vị trí cơng việc đang đảm nhận; Phối hợp chặt chẽ v ới cán bộ h ướng
dẫn phân tích cơng việc để đảm bảo tiến độ cơng việc; Tham gia góp ý
kiến vào dự thảo; Phối hợp với trưởng phịng của mình viết bản tiêu
chuẩn thực hiện cơng việc cho từng vị trí trong phịng
1.4.2. Các yếu tố tác động đến phân tích cơng vi ệc
- Cơ cấu tổ chức
- Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động
- Yếu tố thuộc về bộ phận phụ trách và các phịng/ban tại Cơng ty
- Quy trình hoạt động của tổ chức
- Văn hóa vùng miền, địa lý
- Các yếu tố về đặc thù ngành hoạt động của Công ty
Tiểu kết Chương 1
Trong Chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về phân tích
cơng việc trong đó tác giả tập trung vào vai trò, ý nghĩa c ủa phân tích
cơng việc đối với hoạt động quản trị nhân lực. Đồng thời tác giả cũng đã
tìm hiểu quy trình phân tích cơng việc, cơng cụ và phương pháp phân
tích cơng việc, sản phẩm của phân tích cơng việc. Các y ếu t ố tác đ ộng
đến quá trình phần tích cơng việc. Đây là cơ sở để tác giả nghiên c ứu
thực trạng phân tích cơng việc ở Chương 2.

16

Chương 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA TH TRUE MILK.
2.1. Sự ra đời và phát triển của công ty.
2.1.1 Sự ra đời của công ty cổ phần sữa TH True Milk.
Công ty TH True Milk có tên đầy đủ là Cơng ty cổ ph ần th ực ph ẩm
Sữa TH, thuộc Tập đoàn TH. Doanh nghiệp được thành lập dưới sự tư
vấn tài chính của Ngân hàng thương mại cổ phần Bắc Á. Công ty luôn
hướng đến mục tiêu cho ra đời những sản phẩm “sữa tươi s ạch” đúng
nghĩa nhất.
Công ty TH True Milk bắt đầu được xây dựng kể từ năm 2008. Ý
nghĩa của thương hiệu được doanh nghiệp giải thích dựa theo ý nghĩa
của từ True Happy – Hạnh phúc đích thực. Tuy nhiên, nhi ều ng ười lý gi ải
rằng đó là viết tắt của tê n bà Thái Hương – sáng lập viên của doanh
nghiệp.
Dự án TH True Milk được bắt đầu khởi động k ể từ 2009 v ới vi ệc
nhập khẩu công nghệ chăn nuôi bò sửa từ Isarel, hàng ngàn giống bò từ
New Zealand. Tính từ thời điểm đó, hoạt động kinh doanh của cơng ty
phát triển nhanh chóng. Hiện nay, doanh nghiệp trở thành đ ơn vị đi đ ầu
trong việc sản xuất sữa tươi “sạch”, với đàn bò lên đến 45.000 con đ ược
nhập khẩu và chăm sóc theo chế độ đặc biệt.
Sản phẩm TH True Milk chính thức đến tay người tiêu dùng vào
tháng 12/2010. Đến năm 2013, công ty này đã đ ạt đ ược doanh thu lũy
kế xấp xỉ 6.000 tỷ đồng. Riêng doanh thu của năm 2013 đạt 3.000 t ỷ
đồng.
2.1.2.Q trình phát triển của cơng ty.
Dù xuất hiện trên thị trường thời gian chưa lâu, nhưng TH True
Milk ngày càng chứng tỏ được sự vượt trội của mình trên phân khúc s ữa

17


Việt Nam. Công ty đã giới thiệu ra thị trường hơn 70 sản ph ẩm trên nền
tảng sữa tươi.
Công ty luôn hướng đến đường đi là các sản ph ẩm s ữa t ươi s ạch,
thực phẩm sạch, đồ uống sạch. Theo số liệu đo lường bán lẻ toàn th ị
trường trong tháng 11/2018, sữa TH True Milk tăng trưởng gần 22% về
sản lượng và 30% về doanh thu. Tới nay thị phần của TH True Milk
trong phân khúc sữa tươi tại các kênh bán lẻ thành th ị đ ạt 40%. K ể t ừ
năm 2017, Công ty TH True Milk đã có nh ững bước nhảy v ọt trong kinh
doanh. Lãi ròng năm 2017 là 319 tỷ đồng, năm 2018 là 450 t ỷ đ ồng.
Trong vòng 5 năm từ năm 2014 – 2018, lãi ròng của TH đã tăng 15 l ần.
Năm 2018, Công ty TH đã cán mốc doanh thu h ơn 7.000 t ỷ đ ồng,
vượt nhanh hơn lộ trình mà ban lãnh đạo đã đặt ra. Thành tích này có
được nhờ sự tăng trưởng vượt bậc của sản phẩm sữa t ươi. Ch ỉ sau 10
năm, số lượng sữa trong nước tăng đáng kể, giúp giảm con số s ữa bột
nhập khẩu về pha lại từ 92% của năm 2008 xuống còn h ơn 60% ở th ời
điểm hiện tại. Ngày 31/1/2018, Công ty TH True Milk đã khánh thành
trang trại bò sữa cao sản đầu tiên tại Moscow, Nga. Đây là dự án n ằm
trong khn khổ tổ hợp chăn ni bị sữa, chế biến s ữa công nghệ cao và
một số dự án về thực phẩm với tổng số vốn đầu tư lên đến 2,7 tỷ USD
của công ty tại Liên Bang Nga.
2.2. Thực trạng phân tích cơng việc tại phịng điều hành hành
chính nhân sự của cơng ty TH true Milk.
2.2.1. Khái qt chung về phịng hành chính nhân s ự.
A, Chức năng :
Phịng Hành chính - Nhân sự là phịng tham mưu, giúp việc cho
Tổng giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp ch ế,
truyền thơng và quan hệ công chúng (PR) của Công ty. Ch ịu trách nhi ệm

18


trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm v ụ, th ẩm quy ền
được giao.
B, Nhiệm vụ :
Nhiệm vụ chung :
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm,
kế hoạch công việc của Phịng từng tháng để trình T ổng giám đ ốc phê
duyệt.
+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phịng đ ể
hồn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phịng/ban
đã được phê duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các
báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp v ụ thuộc lĩnh v ực c ủa
Phịng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong th ực t ế đ ể
liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành
phân công.
Lĩnh vực Nhân sự :
+ Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm v ụ của các
phòng ban, bộ phận để Tổng giám đốc trình H ội đồng quản tr ị phê
duyệt.
+ Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phịng đ ại
diện, Phịng giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy đ ịnh c ủa
điều lệ Công ty.
+ Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của tồn Cơng ty,
ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ l ương, chi phí đào t ạo, chi

phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia các ch ương trình

19


khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động
trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm.
Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lịng hàng năm đ ối
với tồn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.
+ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (cơ cấu ch ức danh, v ị trí
cơng việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân
chuyển, điều chuyển).
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân s ự,
quy hoạch & phát triển cán bộ thơng qua phân tích cơ cấu tổ ch ức, đánh
giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
+ Xây dựng quy chế tiền lương để Tổng giám đốc trình H ội đ ồng
quản trị phê duyệt.
+ Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân cơng của
Ban quan điều hành trình Tổng giám đốc phê duyệt.
+ Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuy ển d ụng, đào
tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá
đối với người lao động Công ty.
+ Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp
lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân s ự, đánh giá th ực hiện
công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc l ợi…
+ Phối hợp với Cơng đồn cơ sở xây dựng ch ương trình phúc l ợi,
khen thưởng hàng năm để xin ý kiến tại Hội nghị người lao đ ộng hàng
năm.
+ Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành
(hồ sơ nhân sự, thông tin trên phần mềm HRM).

+ Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền
lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website tuy ển dụng và các trang website

20


quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Cơng ty.
Lĩnh vực hành chính :
+ Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản
lý hồ sơ pháp lý của Công ty.
+ Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc
tại Cơng ty : lễ tân, văn phịng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách
sạn, visa, hộ chiếu,…
+ Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về vi ệc cấp
mới/sửa đổi/bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và
các việc liên quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên H ội
đồng quản trị, Ban Kiểm sốt, Tổng giám đốc của Cơng ty. Soạn th ảo các
văn bản hành chính như lịch công tác tuần, đặt lịch họp, lịch làm việc
cho Ban điều hành,…
+ Thực hiện mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng công cụ tài
sản dùng chung của Công ty. Phối hợp v ới phịng Kế tốn Cơng ty th ực
hiện các hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất và thanh lý tài s ản.
+ Đảm bảo cơng tác an ninh, an tồn, phịng cháy, ch ữa cháy trong
Công ty.
+ Tổ chức thực hiện hậu cần tổ chức các sự kiện của Công ty: các
cuộc họp, các sự kiện của Công ty hàng năm.
+ Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành
văn phịng đảm bảo phục vụ hoạt động của Cơng ty từng th ời kỳ. S ắp
xếp, bố trí chỗ làm việc cho từng phòng/ban, người lao đ ộng đầy đ ủ
theo từng thời kỳ.

+ Xây dựng các quy định nâng cao tính tuân th ủ c ủa ng ười lao đ ộng
về việc sử dụng tài sản chung, tiết kiệm chi phí điện, n ước, đi ện tho ại
và nâng cao hình ảnh vệ sinh văn phịng Cơng ty.

21


C, Mối quan hệ :
Mối quan hệ chung với các phòng ban:
Phối hợp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuộc
chức năng, nhiệm vụ nêu trên.
Mối quan hệ với phịng Kế tốn – Tổng hợp:
Thực hiện các hướng dẫn của phịng Kế tốn để đảm bảo đúng
quy định về chế độ kế toán trong hoạt động chi tiêu của Phịng.
Mối quan hệ với phịng Cơng nghệ thơng tin:
Được u cầu phịng Cơng nghệ thơng tin hỗ trợ việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phịng.
Mối quan hệ với Ban kiểm tốn nội bộ:
Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tốn nội bộ.
Được hướng dẫn các quy trình kiểm tốn nộ bộ phục vụ cơng tác
kiểm tốn nội bộ của Công ty.
Mối quan hệ với các tổ chức Đảng, Đoàn thể:
Tham gia các hoạt động của các tổ chức Đảng, Đoàn th ể theo quy
định.
Mối quan hệ với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành:
Chịu sự kiểm tra giám sát hoạt động của Hội đồng quản tr ị, Ban
kiểm soát, Ban điều hành theo các quy chế, quy định và điều lệ c ủa công
ty.
2.2.2. Mô tả công việc cụ thể.
A, Hoạch định nguồn nhân lực :

- Chiến lược, chính sách
+ Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân l ực.
+ Thống kê nhu cầu nhân sự .
+ Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần)

22