Báo cáo kiến tập quản trị nhân lực: THỰC TRẠNG về PTCV tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ SEN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (704.6 KB, 52 trang )
MỤC LỤC
BẢNG CHÚ THÍCH CHŨ VIẾT TẮT
MỤC LỤC......................................................................................................................................1
BẢNG CHÚ THÍCH CHŨ VIẾT TẮT..................................................................................................3
MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................1
CHƯƠNG 1...................................................................................................................................5
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTCV...5
1.1. Khái quát chung về công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen..............................................5
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty................................................................................................5
1.1.2. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của công ty..................................................5
1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty................8
1.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.......................................................................................................8
1.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận...........................................................................8
1.1.4. Phương châm hoạt động và triết lý kinh doanh của công ty............................................11
1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc....................................................................................12
1.2.1. Khái niệm và nội dung của phân tích công việc................................................................12
1.2.1.1. Các khái niệm liên quan.................................................................................................12
1.2.1.2. Khái niệm về phân tích công việc...................................................................................13
1.2.2.Lợi ích, tác dụng của Phân tích công việc...........................................................................13
1.2.3.Các nội dung của phân tích công việc................................................................................15
1.2.4. Các trường hợp cần PTCV.................................................................................................15
1.2.5. Vai trò của các bên trong PTCV.........................................................................................16
CHƯƠNG 2.................................................................................................................................18
THỰC TRẠNG VỀ PTCV TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN..............................18
2.1.Vai trò và tầm quan trọng của PTCV đối với công ty............................................................18
2.1.1. Vai trò của PTCV đối với công ty.......................................................................................18
2.1.2. Tầm quan trọng của công tác PTCV đối với công ty..........................................................19
2.1.2.1. Đối với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực ( KHH NNL)..........................................19
2.1.2.2. Đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực..........................................................19
2.1.2.3. Đối với công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL).................................20
2.1.2.4. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc...............................................................21
2.1.2.5 Đối với công tác thù lao lao động...................................................................................21
2.2. Thực trạng công tác PTCV tại công ty..................................................................................22
2.2.1. Thực trạng........................................................................................................................22
2.2.2. Nguyên nhân....................................................................................................................25
2.3. Ảnh hưởng của việc thiếu công tác PTCV tới một số hoạt động quản trị nhân lực của công
ty................................................................................................................................................26
2.3.1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực...........................................................................................26
2.3.2. Tuyển mộ, tuyển chọn nguồn nhân lực............................................................................26
2.3.3. Đánh giá thực hiện công việc:...........................................................................................27
2.3.4. Đào tạo phát triển nhân lực..............................................................................................29
2.3.5. Thù lao lao động...............................................................................................................30
CHƯƠNG 3.................................................................................................................................31
CÁC GÓP Ý VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN........................................................................................31
3.1. Góp ý...................................................................................................................................31
3.2. Kiến nghị và giải pháp..........................................................................................................33
3.2.1. Kiến nghị với ban lãnh đạo...............................................................................................33
3.2.2. Kiến nghị về việc thành lập tổ thực hiện công tác PTCV...................................................34
3.2.3. Kiến nghị về phương pháp thu thập thông tin PTCV.........................................................35
3.2.3.1. Phương pháp phỏng vấn...............................................................................................36
3.2.3.2 Phương pháp bảng hỏi...................................................................................................36
3.2.3.3. Phương pháp quan sát..................................................................................................36
3.3. Các giải pháp hỗ trợ để thực hiện phân tích công việc tại công ty......................................45
KẾT LUẬN....................................................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................49
BẢNG CHÚ THÍCH CHŨ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Giải nghĩa
1.
QTNL
Quản trị nhân lực
2.
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
3.
PTCV
Phân tích công việc
4.
MTCV
Mô tả công viêc
5.
YCCV
Yêu cầu công việc
6.
TCCV
Tiêu chuẩn công việc
7.
KHH NNL
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
8.
ĐTPTNNL
Đào tạo phát triển nguồn nhân lực
MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày
càng trở lên gay gắt và phức tạp. Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức
quan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Lý luận và thực
tiễn cho thấy, nguồn lực con người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho
tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ
chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số
lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận dụng các yếu tố con
người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình. Trong các nội dung của quản trị
nhận lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất. Phân
tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí nhân viên phù hợp. Phân
tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên
quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện
công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,...
Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân
lực, đặc biệt là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết
và thực tế, em xin chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện chuyên đề
kiến tập. Hy vọng với đề tài kiến tập “ Góp ý công tác phân tích công việc tại
công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen ”, em sẽ bổ sung được thêm kiến
thức về phân tích công việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng
góp để công ty phục vụ cho quá trình cải tiến và hoàn thiện hơn về quản lý nhân
sự trong tổ chức. Dù đã có sự cố gắng nhưng chắc chắn bài thực hành của em
vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô để những
bài viết sau của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Văn Tạo đã tận tình giúp đỡ em
trong quá trình học tập và hướng dẫn em làm bài tập thực hành này.
1. Lý do chọn đề tài.
Trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, nguồn nhân lực
1
con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng
trưởng và phát triển của nền kinh tế. Con người được xem là một nguồn lực quý
báu. Thực tế cho thấy trong một tổ chức có máy móc hiện đại, nguồn tài chính
dồi dào nhưng nguồn nhân lực không có chất lượng, trình độ, tay nghề chuyên
môn và không được bố trí vào những công việc phù hợp với năng lực của bản
thân thì công ty đó khó có cơ hội thành công lớn. Vì thế công tác quản trị nhân
lực ( QTNL ) đã trở thành vấn đề trọng tâm của các doanh nghiệp trong thời đại
hiện nay. Trong QTNL thì hoạt động đầu tiên phải nói tới là hoạt động phân tích
công việc ( PTCV ) – PTCV được coi là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt
động của doanh nghiêp phát triển, là cơ sở cho cho mọi vấn đề của QTNL. Một
doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa
khóa của thành công.
Trong thời gian thực tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn ( TNHH ) thương
mại và dịch vụ Sen, Em nhận thấy công tác PTCV của công ty chưa thực sự phát
huy được vai trò của mình, nguyên nhân chủ yếu là do hoạt động PTCV chưa
được thực sự quan tâm và đầu tư đúng mức, cho nên hoạt động PTCV đã bộc lộ
những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty.
Được sự giúp đỡ của Quý công ty và Giảng Viên hướng dẫn, cùng với sự hiểu
biết của mình về PTCV em đã lựa chọn đề tài “ Góp ý công tác PTCV tại công
ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen ”. Làm chuyên đề kiến tập của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
- Mục tiêu tổng quát: Đề xuất quy trình PTCV có hiệu quả thực sự đối với
công tác QTNL của công ty.
- Mục tiêu cụ thể: Nghiên cứu đề tài này Em mong đưa ra được các điểm
đã đạt và các điểm chưa đạt được của hoạt động PTCV tại công ty TNHH
thương mại và dịch vụ Sen để từ đó có thể đưa ra các giải pháp, các cải tiến phù
hợp nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác QTNL tại công ty.
2
3. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Làm rõ quy trình PTCV tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen, đưa
ra được ưu nhược điểm của quy trình đó, từ đó tìm cách hạn chế khắc phục đưa
ra cải tiến phù hợp hơn.
4. Phạm vi nghiên cứu.
- Phạm vi thời gian: 2008 – 2014
- Phạm vi không gian: Không gian tại công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Sen.
5. Phương nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích – tổng hợp, đánh giá, thống kê trên các tài liệu
thứ cấp.
- Phương pháp điều tra xã hội học.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp quan sát.
- phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
6. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài.
- Ý nghĩa, đóng góp về mặt lý luận: Cung cấp thêm tài liệu tham khảo cho
các bạn sinh viên về PTCV cũng như quy trình, vai trò, ý nghĩa của nó đối với
công tác QTNL.
- Ý nghĩa, đóng góp về mặt thực tế: Đưa ra nhiều giải pháp cho các nhà
quản lý cũng như các phòng ban chức năng cải tiến hoạt động PTCV một cách
tốt nhất và hiệu quả nhất.
Giúp cho các bạn sinh viên hiểu rõ về vai trò, ý nghĩa của hoạt động PTCV
và từ đó ứng dụng vào thực tiễn sau khi thực tế làm việc tại các tổ chức.
3
7. Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận thì nội dung đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen và cơ
sở lý luận về PTCV.
Chương 2: Thực trạng về PTCV tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Sen.
Chương 3: Kiến nghị các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác PTCV tại
công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen.
4
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN
VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTCV
1.1. Khái quát chung về công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen.
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty.
- Tên cơ sở kiến tập: công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen, ( Nhà
hàng Sen Tây Hồ ).
- Địa chỉ: 614, Lạc Long Quân, Phường Nhật Tân,Quận Tây Hồ, Hà Nội.
- Điện thoại: 04 3719 9242
- Fax: 04 3719 9856
- Website: www.sentayho.com.vn
- Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp các dịch vụ liên quan tới ẩm thực, tổ
chức các sự kiện lớn, các dạ tiệc, liên hoan, cưới hỏi… với không gian rộng,
quang cảnh đẹp, và sự phục vụ của đông đảo nhân viên chuyên nghiệp, đem lại
cái nhìn mới và ấn tượng sâu sắc cho khách hàng.
Hình ảnh bản đồ vị trí công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen.
1.1.2. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Nhà hàng Sen Tây Hồ là một trong những chi nhánh thuộc hệ thống nhà
hàng Sen, Quận Tây Hồ, Hà Nội. Nằm ở vị trí cạnh Hồ Tây thơ mộng, có diện
tích rộng trên 12 nghìn m2, sức chứa 1500 khách. Phong cách kiến trúc độc đáo
5
tạo cho du khách một không gian văn hóa ẩm thực ấn tượng, đậm chất dân tộc.
Cùng với hơn 200 món ngon từ dân dã đến ẩm thực nổi tiếng các nước.
Chủ doanh nghiệp nhà hàng Senkhởi nghiệp tại thủ đô Hà nội từ năm 1995
với 2 nhà hàng gần với trung tâm thành phố là Nam Thanh (86 Nguyễn Du)
và Minh Anh (65 Tô Hiến Thành). Tích luỹ nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh
vực ẩm thực và quản lý nhà hàng, những người đầu tiên khởi dựng công ty
TNHH thương mại và dịch vụ Sen luôn muốn phát triển chuỗi nhà hàng mang
phong cách ẩm thực Việt truyền thống tại Hà Nội.Và đem đến những trải
nghiệm độc đáo và tinh tế trong văn hoá Việt Nam nói chung và Hà Nội nói
riêng.
Sen Hà Nội – cái tên của một loài hoa mang nhiều ý nghĩa. Chủ doanh
nghiệp đã dùng tên của loài hoa này làm tên của công ty mình với hàm ý nội lực
phát triển mạnh mẽ, sức sống bền bỉ và mong được sự quý mến từ mọi người
dân. Ngay từ khi thành lập hai nhà hàng Sen Hà Thành (177 Bùi Thị Xuân) và
Sen Nam Thanh (84B Nguyễn Du) cũng đã đón nhận được sự ủng hộ nhiệt
thành, những phản hồi tích cực từ phía khách hàng.
Sau những nỗ lực chuẩn bị không ngừng nghỉ, ban giám đốc cùng
toàn thể hơn 500 nhân viên trong hệ thống công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Sen đã vui mừng đón vị khách đầu tiên tại địa điểm mới của công ty TNHH
thương mại và dịch vụ Sen – Tây Hồ trong khuôn viên công viên nước Hồ Tây
(614 – Lạc long quân – Tây hồ- Hà nội) vào năm 2003. Khu ẩm thực Sen - Tây
hồ tại địa điểm mới là một không gian văn hoá ẩm thực rộng lơn, đa dạng và
được thiết kế tinh tế trên địa thế đắc địa bên mặt nước Hồ Tây.
Lúc này thì biểu tượng logo được sử dụng cho công ty là hình bông hoa sen màu
xanh có viền ngoài trắng và có chữ sen to ở giữa.
6
Hình ảnh logo đại diện của công ty
Dưới đây là một số hình ảnh về công ty:
Hình ảnh hệ thống công ty
7
1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong
công ty.
1.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Công ty
Ban Thanh Tra
Giám Đốc Điều
Hành Công Ty
Phòng
QLNL
Phòng
HCTH
Phòng Kế
toán
Lễ Tân – Bếp – Bàn, Bar – Bảo
Vệ - Tạp vụ.
Phòng
Marketing
Phòng Kế
Hoạch
Nhân Viên
1.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty, ta thấy chức năng, nhiệm
vụ của từng bộ phận như sau:
• Đại hội đông cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng
cổ đông sẽ quyết định những vấn đề quan trọng. Hội đông cổ đông của công ty
bao gồm 4 anh em ( bà Ngô Thị Dung, Ngô Anh Bi, Ngô Mai Quỳnh, Ngô Mai
Phương ).
8
• Hội đồng quản trị:
Gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên. Chủ tịch Hội đồng
quản trị (hiện Chức vụ này do ông Nguyễn Hữu Phúc nắm giữ) có nhiệm vụ lập
kế hoạch hoạt động cho Hội đồng quản trị và chủ trì các cuộc họp của Hội đồng
quản trị và Đại hội đồng cổ đôn
• Giám đốc điều hành:
Do Hội đồng quản trị ủy nhiệm. Giám đốc điều hành (hiện do Ông Ngô
Mai Quỳnh nắm giữ) chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng
cổ đông về hoạt động kinh doanh của công ty, và có quyền quyết định mọi việc.
• Phòng quản trị nhân lực:
Trực tiếp tham ra vào tham mưu, tư vấn cho giám đốc đưa ra các quyết
định đồng thời trực tiếp điều hành thực thi các quyết định của giám đốc. Điều
tiết sao cho các hoạt động của công ty diễn ra ổn định. Có trách nhiệm giải quyết
các vấn đề liên quan tới việc làm, tới người lao động, tới chế độ đãi ngộ, tới
tuyển dụng, bố trí sắp xếp nguồn nhân lực của công ty…
• Phòng hành chính tổng hợp:
Tổng kết giờ làm của toàn thể nhân viên của công ty trong tháng và đưa lên
Ban giám đốc phê duyệt. Dựa vào bảng chấm công của nhân viên, Phòng nhân
sự sẽ chi lương và các hạng mức tiền thưởng phòng hành chính tiếp nhận và
soạn thành văn bản. Ngoài ra phong còn tìm hiểu các văn bản, công văn pháp
luật của nhà nước về vấn đề nhân sự cũng như lĩnh vực kinh doanh để công ty
luôn chấp hành tốt mọi quy định được ban hành ra.
• Bộ phận kế toán :
Đây là bộ phận sẽ nắm giữ hoạt động tài chính của công ty thực hiện yêu
cầu đưa ra hóa đơn đỏ của khách hàng. Bên cạnh đó, Bộ phận Kế toán sẽ có
trách nhiệm hỗ trợ các phòng ban khác trong việc xác định ngân sách trong các
9
kế hoạch cũng như xem xét, đánh giá các mức chi phí phù hợp với tình hình
phát triển của doanh nghiệp.
Hằng ngày sau mỗi ca làm việc,kế toán có trách nhiệm tập hợp chứng từ
hóa đơn để đối chiếu với bộ phận khác xem có khớp hay không và có trách
nhiệm báo cáo với cấp trên về tình hình kinh doanh của nhà hàng.
• Bộ phận Marketing:
Là những người đưa ra các kế hoạch, các chương trình thu hút khách, các
chương trình khuyến mãi, voucher, và quảng bá hình ảnh của nhà hàng đến mọi
khách du lịch.
Bao gồm nhân viên Thiết kế và nhân viên Marketing. - Thực hiện các hoạt
động xây dựng thương hiệu và quản lý hình ảnh thương hiệu bên trong (Inter nal
marketing) và bên ngoài (External Marketing)
• Phòng kế hoạch:
Thông qua công việc của bộ phận Marfeting, nguồn thông tin khách hàng
sẽ được gửi đến bộ phận Sales của phòng kế hoạch. Tại đây, mỗi nhân viên
Sales có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng thông qua điện thoại để mời họ đến
tham quan tại khu ẩm thực. Họ là những người khách tiềm năng để đem lại
doanh thu cho công ty. Và sự gặp gỡ trực tiếp giữa nhân viên Sales và khách
hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi cũng như tiện lợi trong việc
thêm thu thập thông tin về bạn bè, hay người thân của những người khách này,
điều đó sẽ giúp cho càng có nhiều người có thể trở thànhđối tượng khách hàng.
Để nâng cao sự cạnh tranh, để thúc đẩy doanh số bán hàng, Phòng Sales được
chia ra 2 đội: bán Hợp đồng tiệc, sự kiện và và bán vé hợp đồng với khách du
lịch, nhất là khách ngoại quốc..
• Bộ phận lễ tân:
Lễ tân là người hướng dẫn và làm các thủ tục ban đầu để tiếp nhận khách
vào sử dụng dịch vụ ăn uống, họ là những người tạo ra ấn tượng ban đầu cho
khách hàng.
• Bộ phận bàn:
10
Là những người trực tiếp phục vụ khách hàng trong quá trình ăn uống.
• Bộ phận bar:
Là những người pha chế đồ uống phục vụ khách hàng.
• Bộ phận bếp:
Là bộ phận quan trọng nhất của cửa hàng, đảm trách nhiệm vụ tạo ra các
món ăn ngon, chất lượng, hợp khẩu vị của khách. Giữa bộ phận bếp và bộ phận
bàn cần có sự thống nhất giữa hành động và phối hợp một cách nhịp nhàng,
tránh các mâu thuẫn xảy ra bằng cách 2 bên phải bàn bạc thảo luận về món ăn,
đồ uống, quy trình phục vụ và nhà bếp phải hướng dẫn cho nhân viên bàn về tất
cả các món ăn cũng như cách chế biến, cách phục vụ để nhân viên bàn giải thích
và gợi ý cho khách.
• Bộ phận bảo vệ:
Tổ bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản và sự an toàn cho khách
hàng khi đến nhà hàng.
• Bộ phận tạp vụ:
Khi hết ca làm việc của nhân viên, tạp vụ có trách nhiệm mang những đồ
bằng vải lên phòng giặt là để xử lý và làm sạch, chuẩn bị cho ca làm việc sau, có
trách nhiệm hoàn thành vệ sinh cho ca làm việc sau.
1.1.4. Phương châm hoạt động và triết lý kinh doanh của công ty.
Phương châm: Với phương châm không ngừng cải thiện về chất lượng
dịch vụ, cơ sở vật chất để đạt được sự phát triển bền vững trong môi trường kinh
doanh toàn cầu bằng hệ thống quản lý, máy móc hiện đại và một đội ngũ nhân
viên lành nghề, tâm huyết để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đa dạng
với chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh nhất.
Triết lý: Với mong muốn trở thành thương hiệu dẫn đầu thị trường ẩm
thực về tính đáng tin cậy, hiệu quả và giá trị thực tiễn, giúp khách hàng trải
nghiệm thú vị văn hóa ẩm thực và nâng cao chất lượng cuộc sống. Ban giám đốc
nhà hàng đã đưa ra triết lý kinh doanh: Hài lòng khách đến vừa lòng khách đi.
Luôn đề cao uy tín, chất lượng, kích thích sự sáng tạo, tận dụng mọi nguồn lực,
trong đó nguồn nhân lực được chú trọng
11
1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản
trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. Phân tích công việc là cơ sở cho
giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. PTCV đã được
nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100 năm qua và là công cụ
quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam đây là một khái niệm mới
mẻ.
Vậy PTCV là gì ? và sự cần thiết của phân tích công việc:
- Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người
phù hợp với công việc.
- Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt
đầu làm việc.
1.2.1. Khái niệm và nội dung của phân tích công việc.
1.2.1.1. Các khái niệm liên quan.
Có thể có nhiều người nhầm lẫn PTCV với các khái niệm như:
- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục
đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện.
- Vị trí: biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao
động.
- Công việc: Trong một tổ chức, công việc được hiểu là tất cả những
nhiệm vụ mà một người lao động hoặc nhóm người lao động phải đảm nhận.
Công việc chỉ rõ nhiệm vụ, chức năng mà một người phải đảm nhận, là kết quả
của sự phân công lao động trong tổ chức.
- Nghề:
Ở góc độ Phân công và hợp tác lao động: Nghề là dạng hoàn chỉnh của
lao động trong hệ thốngphân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hành theo
nguyên tắc riêng, có công nghệ vàcông cụ riêng biệt.
Còn dưới góc độ đào tạo: Nghề là tổng hợp của kỹ năng, hiểu biết, phẩm
chất, lao động mà người laođộng cần tiếp thu trong quá trình đào tạo và tích luỹ
12
kinh nghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn
chỉnh các công việc lao động.
Nói tóm lại Nghề Là tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có
liên quan với nhau nhất định ở những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động
phải có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có kỹ năng và kinh
nghiệm cần thiết để thực hiện.
1.2.1.2. Khái niệm về phân tích công việc.
Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các
nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tương quan của công
việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm
việc .
Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
-
Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Điều kiện để tiến hành công việc.
Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc
và Bản tiêu chuẩn công việc.
1.2.2.Lợi ích, tác dụng của Phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản
trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ
sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn
đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân
tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải
thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế
nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc:
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công
cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
13
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí
nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương
trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở
cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công
việc.
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức
khoẻ và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể
khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.
Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra
sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể
đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả
lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là mô tả
công việc và bản tiêu chuẩn công việc:
Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối
quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và
các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp
cho chúng ta hiểu đựơc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền
hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề,
các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu
chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như
thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn của công việc và bản tiêu
chuẩn kết quả công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản lý nguồn nhân lực.
Một người quản lý hiểu được những yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất
trong việc lựa chọn đúng người cho các vị trí làm việc của doanh nghiệp vào
thời điểm tại và trong tương lai dài hạn.
14
Lợi ích của phân tích công việc được trình bày như sau :
1.
2.3.Các nội dung của phân tích công việc.
1. Phân tích, xác định tên gọi công việc
2. Phân tích xác định mục tiêu công việc
3. Phân tích xác định các hoạt động cần tiến hành để thực hiện công việc
4. Phân tích, xác định các nguồn lực cần huy động để thực hiện công việc
5. Phân tích, xác định sản phẩm – kết quả đầu ra của công việc và hệ thống
tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc
1.2.4. Các trường hợp cần PTCV
• Tổ chức mới thành lập
• Tổ chức đã được thành lập:
- Xuất hiện các công việc mới
- Tính chất công việc thay đổi
15
- Tái cơ cấu nguồn nhân lực
- Các trường hợp khác
1.2.5. Vai trò của các bên trong PTCV.
- Bộ phận chuyên trách về QTNL:
• Xác định mục đích của PTCV
• Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên
quan
• Xác định các bước tiến hành phân tích công việc
• Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu
thập thông tin
• Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào PTCV
-Yêu cầu:
• Có kiến thức chuyên môn về quản lý nhân lực
• Am hiểu về các công việc và các điều kiện bên trong, bên ngoài tổ chức
• Có kỹ năng viết tốt các sản phẩm của PTCV
• Có kỹ năng truyền đạt, hướng dẫn các cán bộ quản lý có liên quan viết
các sản phẩm của PTCV
- Các bộ phận liên quan:
• Người lao động:Có khả năng cung cấp nhiều thông tin phục vụ PTCV: họ
đang thực hiện những công việc gì? Họ thực hiện chúng như thế nào? Họ cần
phải có những kiến thức, kỹ năng và khả năng nào để thực hiện những công việc
đó? Họ sử dụng những trang thiết bị nào?
- Yêu cầu: Họ phải am hiểu về công việc và có kỹ năng viết, truyền đạt
• Nhà quản lý giám sát công việc cung cấp các thông tin:
+ Công việc đó phù hợp như thế nào với mục tiêu và chức năng hoạt động
của cả nhóm, hay cả bộ phận/phòng/ban…
16
+ So sánh giữa những gì người lao động đang làm với những gì mà người
quản lý cho rằng cần phải làm để hiểu rõ hơn những yêu cầu đối với công việc.
- Yêu cầu: phải am hiểu về công việc và các điều kiện bên trong, bên ngoài
tổ chức, đồng thời phải có kỹ năng viết, truyền đạt.
• Chuyên gia trong lĩnh vực liên quan:
+ Chuyên gia là những người có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm
+ Cung cấp các thông tin: tại sao những công việc này cần phải thực hiện
và kết quả mong muốn từ những công việc này là gì? Phải thực hiện công
việc đó như thế nào?
Yêu cầu: Được tìm hiểu, làm quen để nắm bắt được những vấn đề về công
việc, môi trường bên trong, bên ngoài tổ chức.
17
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ PTCV TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ SEN
2.1.Vai trò và tầm quan trọng của PTCV đối với công ty.
2.1.1. Vai trò của PTCV đối với công ty.
Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các
nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.
PTCV đưa tới các kết quả là xây dựng lên ba bản:
- Mô tả thực hiện công việc
- Yêu cầu thực hiện công việc
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Đối với tương vị trí công việc khác nhau khi tiến hành PTCV một cách có
hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, giảm bớt được những rủi do.
Phân tích công việc là tiền đề để ta xác định lên các hoạt động quản trị nguồn
nhân lực, kế hoạch hóa nguồn nhân lực – Nâng cao hiệu quả hoạt động của
phòng quản trị nhân lực, phòng kế hoạch…trong công tác:
- Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển
- Đánh giá thực hiện công việc
- Đánh giá công việc
- Lương bổng và phúc lợi
- Quan hệ lao động
- An toàn vệ sinh lao động và y tế
18
2.1.2. Tầm quan trọng của công tác PTCV đối với công ty.
PTCV có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai
đoạn quan trị nhân lực:
2.1.2.1. Đối với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực ( KHH NNL).
KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát
từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng
các nhu cầu đó. KHH NNL là điều điện để phòng QTNL và phòng KH tổ chức
thực hiện thắng lợi các mục tiêu của công ty. Nhờ có KHH mà có thể dự tính các
giải pháp đáp ứng NNL giúp doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng cơ cấu
lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là
cơ sở cho các phòng ban trong công ty hoạt động.
PTCV cung cấp các thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác
KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản yêu cầu công việc họ sẽ biết
cần phải bổ sung những lao động như thế nào cho vị trí còn thiếu. .
2.1.2.2. Đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực.
Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng và động viên họ
tham gia vào dự tuyển.
Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp
với công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứ
đăng báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời
gian rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người.Hậu quả là tổ chức đó ngày càng
đông và làm ăn vẫn thiếu hiệu quả .Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù
hợp với công việc về nhiều phương diện.,là điều kiện trung tâm cho thắng lợi
của công việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể
xảy ra trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý
nhân lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả
hơn.
19
Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là một quá trình phức tạp mà trước hết nhà
quản trị phải PTCV, tuyển mộ,tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể thành
công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV, đồng
thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trọ đắc lực để sắp
xếp và bố trí lao động trong tổ chức.Như vậy,PTCV là công cụ không thể thiếu
phụ vụ công tác biên chế nguồn nhân lực.
2.1.2.3. Đối với công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL)
Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao động thực hiện
hiệu quả hơn công việc hiện tại người lao động đang làm.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước
mắt nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kỹ năng cần thiết để
thực hiện công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho
họ.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện
một cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi
hành vi nghề nghiệp của người lao động.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là điểu kiện để tổ chức phát triển
trong môi trường cạnh tranh ngày nay,khi các yếu tố cạnh tranh không phải là
lượng vốn nhiều hay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức.ĐT PTNNL có
nhiều tác dụng:Nếu ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực
hiện một cách nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm,năng
suất lao động của doanh nghiệp tăng,tai nạn lao động giảm, sự giảm sát của quản
lý không cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng
cao bởi vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ,
tay nghề mà ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều,họ có thái độ làm việc
nghiêm túc hơn và ý thức chấp hành kỷ luật cao hơn.
PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần
phải trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kỹ năng gì để người lao
20
động có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản
YCCV có thể được coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT
PTNNL cho tổ chức.
2.1.2.4. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá một cách chính thức và có hệ
thống tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết
quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận
về kết quả đánh giá với người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh
hưởng tới lợi ích của người lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác
người lao động là người đầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự
bất công bằng trong công ty. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các
chính sách: Chính sách đào tạo đã tốt chưa?, công tác kế hoạch hóa nguồn nhân
lực đã hợp lý chưa?, công tác tuyển mộ, tuyển chọn có cung cấp cho tổ chức
những người lao động đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa?. Việc
bố trí sử dụng lao động có phù hợp hay không? Trả lương có công bằng
không?...
Đánh giá thực hiện công việc đều đặn và chính xác có tác dụng lớn tới thái
độ của người lao động và bầu không khí tâm lý trong tập thể. Vì thế đánh giá
thực hiện công việc tốt thì một trong những điều kiện không thể bỏ qua là xây
dựng các tiêu chuẩn thực hiện công viêc, đây là những tiêu chuẩn buộc phải xuất
phát từ bản MTCV. Nói cách khác, PTCV là công cụ tối quan trọng đối với
công việc xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc.
2.1.2.5 Đối với công tác thù lao lao động.
Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được
thông qua quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng
tới việc chọn nghề, chọn công việc, sự thỏa mãn trong công việc, sự thực hiện
công việc và ngày công của người lao động. Để xây dựng một hệ thống thù lao
21
lao động hợp lý thì công ty phải đánh giá một cách chính xác giá trị của mỗi
công việc. muốn vậy phải hiểu được bản chất của mỗi công việc và những bộ
phận cấu thành liên quan tới công việc đấy. cũng như các tác động và phạm vi
ảnh hưởng có thể có của mỗi công viêc. Ngoài ra thù lao lao động còn phụ thuộc
vào thâm niên, kinh nghiệm…của người lao động. Một nhân viên hoàn thành
công việc với chất lượng cao phải được trả lương cao hơn so với một nhân viên
không hoàn thành công viêc hay hoàn thành công việc với chất lượng kém. Trả
lương theo sự thực hiện công việc sẽ khuyến khích người lao động làm việc
hăng say hơn, viêc trả lương dựa vào tham niên hay kinh nghiêm của người lao
đông chỉ nên xem là yếu tố tham khảo và không phải là yếu tố quyết định . Như
vậy bản thân công việc và người lao động đều ảnh hưởng đến việc trả lương
.Phân tích công việc sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá
công việc và những yêu cầu của công việc với người lao động để từ đó nhà quản
trị xây dựng được các hình thức trả lương cho phù hợp .
Để có một hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt thì không thể thiếu
những thông tin mà công tác Phân tích công việc đem lại Phân tích công việc là
cơ sở quan trọng của hệ thống thông tin QTNL của một tổ chức.
Như vậy,PTCV chở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động
QTNL. Nếu tổ chức đó muốn hoạt động QTNL của mình được thực hiện có hiệu
quả nhất. PTCV là môt việc rất khó, nó đòi hỏi nhiều thời dan, công sức và tiền
của nhưng vẫn là công tác không thể bỏ qua và phải thừng xuyên cập nhật các
thông tin về phân tích công việc giúp người lao động hiểu được đầy đủ công
việc họ đang thực hiện và ý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó với công việc và công
ty, giúp nhà quản trị tìm ra được phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện lao
động hiện có.
2.2. Thực trạng công tác PTCV tại công ty.
2.2.1. Thực trạng.
Hiện nay công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen chưa thực hiện công
tác PTCV. Phần lớn người lao động sau khi được tuyển dụng liền đưa về các bộ
phận và giao phó cho người quản lý bộ phận. Người quản lý bộ phận sử dụng
22
