Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương ại công ty Hồng Quảng

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, công nghệ
thông tin đã len lỏi khắp ngõ nghách của đời sống xã hội. Người ta không
thể phủ nhận vai trò của nó trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống. Đặc
biệt là trong doanh nghiệp việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin
được xem là con đường ngắn nhất dẫn đến thành công. Nhận thấy tầm quan
trọng của công nghệ thông tin các doanh nghiệp đã áp dụng triệt để công
nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động của mình, trong đó lĩnh vực quản
lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng dụng để quản lý mọi hoạt động
của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý vật tư,…quản lý nhân sự -
tiền lương là một trong những ứng dụng quan trọng được các nhà quản lý
quan tâm.
Hiện nay khi chúng ta trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới, đây
vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh
nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh
nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế
trong nước và toàn thế giới.
Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp là sự tăng lên của số lượng
cán bộ công nhân viên và sự đa dạng của ngành nghề hoạt động. Việc tính
lương và quản lý hồ sơ nhân sự không phải chỉ cho 5 hay 10 người với 1
mức lương cơ bản mà có thể lên tới hàng chục hàng trằm người với hàng
chục mức lương khác nhau. Khi đó quản lý nhân sự - tiền lương không còn
là việc đơn giản có thể tính toán thủ công. Vậy, xây dựng một phần mềm
quản lý nhân sự - tiền lương là việc làm cần thiết đối với doanh nghiệp.
1
Công ty Hồng Quảng là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây
dựng với định hướng phát triển không ngừng, hiện nay công ty đã có tới gần
100 nhân viên việc tính lương của công ty thực sự có nhiều khó khăn.
Sau một thời gian thực tập tại công ty Hồng Quảng em quyết định
chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương”.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Hoài Sơn cùng toàn thể nhân

viên trong công ty Hồng Quảng đã giúp đỡ để em có thể hoàn thành báo cáo
thực tập này. Nhưng do kiến thức còn hạn hẹp nên đề án không tránh khỏi
nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy để đề án của
em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày tháng năm 2009
Sinh viên
Nguyễn Thị Tuyết
2
1. Tổng quan về công ty Hồng Quảng
1.1 Khái quát về công ty Hồng Quảng
+ Tên công ty : CÔNG TY HỒNG QUẢNG
+ Tên giao dịch : HONG QUANG CO., LTD
+ Địa chỉ : Đường Lê Thái Tổ - Phường Võ Cường – TP
Bắc Ninh - Tỉnh Bắc Ninh
+ Giấy phép kinh doanh số
: 21.02.00428 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc
Ninh cấp ngày 18/06/2003
+ Tài khoản : 421101.000242 tại Ngân hàng NN&PTNT Bắc Ninh
+ Điện thoại : 0241.811.606/ 0241.211.663/ 0241.211.773
+ Fax : 0241.811.121
+ E-mail :
+ Website : hongquangbn.vn
+ Đại diện công ty : Giám đốc NGUYỄN BẢO KIÊN.
Công ty Hồng Quảng là doanh nghiệp được thành lập theo Giấy phép
kinh doanh số 21.02.000428 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp
ngày 18/06/2003. Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty bao gồm: Tư vấn
thiết kế, giám sát các dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp, giao thông,
thuỷ lợi, hạ tầng,…Công ty đã thực hiện nhiều công trình và dự án ở mọi
quy mô đạt tiêu chuẩn chất lượng cao khẳng định uy tín và vị thế của mình

trên thương trường, được khách hàng tín nhiệm và đánh giá cao về năng lực.
1.1.1 Lĩnh vực hoạt động
Hoạt động kinh doanh của công ty Hồng Quảng là cung cấp dịch vụ
trọn gói hoặc từng phần dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng.
3
Bao gồm các loại hình sau đây:
- Khảo sát xây dựng
- Tư vấn lập dự án đầu tư.
- Thiết kế quy hoạch chi tiết các khu đô thị và khu công nghiệp.
- Tổng thầu tư vấn thiết kế và lập dự toán các công trình xây dựng.
- Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán và quyết toán các công trình
xây dựng.
- Quản lý dự án, giám sát kỹ thuật xây dựng và lắp đặt thiết bị công
trình.
- Lập hồ sơ, tổ chức đấu thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Thiết kế trang trí nội ngoại thất.
Các đối tượng dịch vụ chủ yếu:
- Trụ sở văn phòng làm việc, trung tâm thương mại.
- Hạ tầng cơ sở khu đô thị, khu công nghiệp.
- Các công trình công nghiệp.
- Cấp, thoát nước đô thị, nông thôn.
- Bệnh viện, trường học, khách sạn, khu vui chơi giải trí, nhà ở, biệt thự.
- Sân vận động, trung tâm thi đấu thể thao.
- Đường giao thông, cầu BTCT, cảng biển.
- Kênh, mương, đê, trạm bơm.
- Đường điện sinh hoạt trong khu dân cư, trạm biến áp đến 35KV.
- Và một số đối tượng dịch vụ khác.
1.1.2 Năng lực của công ty
Công ty Hồng Quảng từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển trở
thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán

4
bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục
vụ cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng.
Năng lực về cán bộ
STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng
(người)
Kinh nghiệm (năm)
<3 <5 <10 >10
1 Tiến sỹ 1 1 - - -
2 Thạc sỹ 2 1 1 - -
3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5
4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5
5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 -
6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 -
7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 -
8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 -
9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2
10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1
11 Cử nhân luật 3 1 1 1 -
12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - -
13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2
Tổng cộng 80 21 31 18 15
Với 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh
tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ
và kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng.
Hơn nữa, bên cạnh những nhân viên chính thức. Tuỳ thuộc vào tính chất,
5
quy mô và yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp động lao động với
một số cộng tác viên có kinh nghiêm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho
công việc.

Phương tiện thiết bị
ST
T
Loại thiết bị Giá trị
còn lại
(%)
Nguồn gốc
thiết bị
(nước SX)
Nguồn
gốc sở
hữu
I Thiết bị
1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty
2 Máy thuỷ chuẩn NIO 30 95% Đức Công ty
3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty
4 Máy trắc đạc THEO 020A
ĐENTA 20A
80% Nhật Bản Công ty
5 Máy NICON AX – 15 100% Việt Nam Công ty
6 Thước dây INVA 100% Việt Nam Công ty
II Thiết bị thiết kế
1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty
2 Máy in A3 + A4 80% Nhật Bản Công ty
3 Máy vi tính các loại 80% Hàn Quốc Công ty
4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty
5 Máy photocoppy 85% Nhật Bản Công ty
6 Máy ảnh 90% Nhật Bản Công ty
7 Bộ máy chiếu 95% Nhật Bản Công ty
8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty

Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công
ty Hồng Quảng có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi,
6
xây dựng,…Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá
trình thực hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn
chuẩn bị đầu tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực
hiện đầu tư (thiết kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và
đến tư vấn nghiệm thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo
nên nét khác biệt với các công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng
định vị trí của mình trên thị trường.
1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Hồng Quảng
Đi cùng với chức năng và lĩnh vực hoạt động của mình, công ty Hồng
Quảng có bộ máy tổ chức với nhiều phòng ban chuyên biệt chiụ trách nhiệm
với từng lĩnh vực cụ thể liên quan. Các phong chính của công ty Hồng
Quảng: hành chính - tổng hợp, xây dựng dân dụng và công nghiệp, chi
nhánh Bắc Giang, chi nhánh Hà Nội, Nông nghiệp và phát triển nông thôn,
Giao thông - hạ tầng, kỹ thuật, kinh tế - kế hoạch, tài chính - kế toán, công ty
cổ phần thương mại Công nghệ và Xây dựng.
Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty Hồng Quảng có một Giám
đốc (Th.s Nguyễn Bảo Kiên) và 2 Phó Giám đốc gồm Phó Giám đốc phụ
trách kỹ thuật - chất lượng (Ks.Lê Hùng Sơn) và Phó Giám đốc phụ trách
nội chính (CN.Nguyễn TIến Lập). Giám đốc điều hành các hoạt động sản
xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Giám đốc giao việc cho các phòng
ban thực hiện các Hợp đồng thông qua phòng kế hoạch – tài chính bằng các
phiếu giao việc hoặc có thể uỷ quyền cho phó giám đốc. Phó giám đốc trực
tiếp trợ giúp cho Giám đốc về các công việc liên quan về kỹ thuật hoặc nội
chính. Các phòng ban tuỳ vào chức năng hoạt động mà được giám sát bởi
Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - chất lượng hoặc Phó Giám đốc phụ trách
nội chính.
7

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong công ty
• Chi nhánh Bắc Giang:
GIÁM ĐỐC
Th.s Nguyễn Bảo Kiên
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Phụ trách kỹ thuật -
chất lượng)
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Phụ trách nội chính)
Phòng
Tài
chính
kế
toán
Phòng
Kinh
tế kế
hoạch
Phòng
Hành
chính
tổng
hợp
Công
ty cổ
phần
công
nghệ
và xây

dựng
Chi
nhánh
Bắc
Giang
Chi
nhánh
Hà Nội
Phòng
Giao
thông
hạ
tầng
Phòng
NN$
PTNT
Phòng
XDDD
Công
nghiệp
Phòng
kỹ
thuật
Bộ phận KCS
Bộ phận khảo sát
Tổ khảo sát
8
+ Chức năng: Là đơn vị trực thuộc quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm
khai thác các công trình tại thì trường Bắc Giang, Hải Dương và một số tỉnh
khác.

+ Nhiệm vụ:
- Hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
- Hàng tháng (chậm nhất là mùng 5 đầu tháng) báo cáo về thu – chi, sản
lượng thực hiện, kế hoạch của tháng tới.
- Giữ gìn, phát huy uy tín, thương hiệu tại địa bàn phụ trách.
• Chi nhánh Hà Nội:
+ Chức năng: Là đơn vị trực thuộc quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm
khai thác các công trình tại thị trường Hà Nội, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú
Thọ và một số tỉnh khác.
+ Nhiệm vụ:
- Hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
- Hàng tháng (chậm nhất là mùng 5 đầu tháng) báo cáo về thu – chi, sản
lượng thực hiện, kế hoạch của tháng tới.
- Giữ gìn, phát huy uy tín, thương hiệu tại địa bàn phụ trách.
• Phòng xây dựng dân dụng và công nghiệp:
+ Chức năng: Là phòng chuyên trách về các lĩnh vực liên quan đến các công
trình dân dụng và công nghiệp.
+ Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu
của chủ đầu tư và công ty.
- Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của
công ty và thị trường.
- Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư.
• Phòng Nông nghiệp – Phát triển nông thôn:
9
+ Chức năng: Chuyên trách về các lĩnh vực về nông nghiệp và thuỷ lợi.
+ Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu
của chủ đầu tư và công ty.
- Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của

công ty và thị trường.
- Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư.
• Phòng Giao thông - hạ tầng:
+ Chức năng: chuyên trách về các lĩnh vực giao thông, hạ tầng.
+ Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu
của chủ đầu tư và công ty.
- Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của
công ty và thị trường.
- Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư.
• Phòng kỹ thuật:
+ Chức năng: gồm 3 bộ phận: bộ phận KCS, bộ phận khảo sát và tổ giám
sát. bộ phận KCS và bộ phận khảo sát đang được thành lập. Tổ giám sát là tổ
phụ trách về các hợp đồng giám sát thi công do công ty ký kết.
+ Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công trình theo đúng trách nhiệm của tư vấn giám sát.
- Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của
công ty và thị trường.
- Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư.
• Phòng hành chính - tổng hợp:
+ Chức năng: Chuyên trách các vấn đề tổ chức, hành chính, tiền lương, chế
độ chính sách cho người lao động, quản lý tài sản công,…
10
+ Nhiệm vụ:
- Thực hiện nghiêm chỉnh các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
- Phụ trách về đầu tư và quản lý tài sản công của công ty, định kỳ hàng
năm phải có báo cáo Giám đốc công ty về tình hình tài sản của công ty.
- Báo cáo hàng tháng (chậm nhất vào mùng 5 đầu tháng kế tiếp) đối với
những công việc phải báo cáo tháng.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về con dấu của công ty.

- Phụ trách quản lý về người lao động, BHXH – BHYT, chăm lo đến đời
sống sinh hoạt của người lao động.
- Theo dõi và báo cáo giám đốc về giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi, chấm
công người lao động.
• Phòng kinh tế - kế hoạch:
+ Chức năng: chuyên trách khai thác, ký kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với
chủ đầu tư, lập và thực hiện kế hoạch.
+ Nhiệm vụ:
- Thay mặt công ty thực hiện khai thác, ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Giao dịch với chủ đầu tư, nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty
với chủ đầu tư.
- Là đầu mối nhận và giao việc cho các đơn vị, phòng, ban chuyên môn
thực hiện.
- Kết hợp với các phòng chuyên môn để thực hiện công trình đúng tiến
độ và chất lượng.
- Báo cáo kế hoạch đúng hạn: Báo cáo tháng, quý, năm chậm nhất là vào
mùng 5 của tháng kế tiếp.
- Lưu trữ hồ sơ các công trình của công ty.
- Thu hồi công nợ.
11
- Kết hợp với phòng tài chính - kế toán trong việc thanh toán lương sản
phẩm cho người lao động.
- Là đầu mối tiếp nhận báo cáo tháng, quý, năm của các chi nhánh để
báo cáo Giám đốc.
• Phòng tài chính - kế toán
+ Chức năng: Là phòng chuyên trách về hạch toán kế toán, thu chi, quyết
toán, báo cáo tài chính, giao dịch ngân hàng, theo dõi công nợ và thanh
quyết toán lương sản phẩm.
+ Nhiệm vụ:
- Tuyệt đối thực hiện nhiệm vụ chính xác và trung thực.

- Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước và công ty.
- Báo cáo tháng chậm nhất vào mùng 5 của tháng kế tiếp.
- Báo cáo quý chậm nhất vào ngày 5 tháng thứ nhất quý kế tiếp.
- Theo dõi và báo cáo Giám đốc về tình hình thu hồi công nợ.
- Thanh quyết toán lương sản phẩm cho người lao động.
- Thực hiện các hoạt động thu, chi của công ty.
• Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng
Là đơn vị do công ty Hồng Quảng chiếm cổ phần chi phối. Có chức
năng nhiệm vụ độc của công ty cổ phần. Thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ
việc kết hợp với phòng, ban của công ty Hồng Quảng để đảm bảo sự phát
triển của hệ thống công ty.
1.3 Sự hình thành, phát triển và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
12