Tài liệu Làm việc hiệu quả theo nhóm ppt

BÀI 1
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ THEO NHÓM
Gi
Gi
ả
ả
ng viên: Ths. Nguy
ng viên: Ths. Nguy
ễ
ễ
n Th
n Th
ị
ị
Ng
Ng
ọ
ọ
c Anh
c Anh
MỤC TIÊU CỦA BÀI
•Học viên hiểu được sự cần thiết của việc hợp
tác, làm việc theo nhóm.
•Học viên hiểu được quy luật chi phối sự hình
thành và phát triển nhóm. Những dấu hiệu
cảnh báo của nhóm qua các giai đoạn để có
cách ứng xử phù hợp.
•Học viên hiểu được một số mâu thuẫn nảy
sinh trong khi làm việc nhóm và biết cách xử
lý mâu thuẫn giữa các thành viên của nhóm.
•Học viên biết cách giảm thiểu mâu thuẫn

để
nhóm có thể làm việc hiệu quả.
• Khái niệm nhóm.
•Các yếu tố cần thiết để nhóm hoạt động
hiệu quả.
• Các giai đoạn phát triển của nhóm.
•Nhận biết các dấu hiệu qua từng giai đoạn
phát triển nhóm.
•Mâu thuẫn nhóm và cách giải quyết .
NỘI DUNG CỦA BÀI
1. KHÁI NIỆM NHÓM
Nhóm là gì?
Nhóm là tập hợp người hợp tác với
nhau một cách có tổ chức để đạt
được những mục tiêu cụ thể trong
một lĩnh vực hoạt động xác định.
“
“
Một ngôi sao chẳng sáng lên,
Một thân lúa chín chẳng nên mùa vàng
Một người đâu phải nhân gian,
Sống chăng một đốm lửa tàn mà thôi…”
1. KHÁI NIỆM NHÓM ( TIẾP)
“
“
M
M
ộ
ộ
t cây l

t cây l
à
à
m ch
m ch
ẳ
ẳ
ng nên non,
ng nên non,
Ba cây ch
Ba cây ch
ụ
ụ
m l
m l
ạ
ạ
i nên hòn n
i nên hòn n
ú
ú
i cao
i cao
”
”
1. KHÁI NIỆM NHÓM ( TIẾP)
Khi con ngư
Khi con ngư
ờ
ờ

i h
i h
ợ
ợ
p t
p t
á
á
c v
c v
ớ
ớ
i nhau, chia
i nhau, chia
s
s
ẻ
ẻ
v
v
à
à
h
h
ỗ
ỗ
tr
tr
ợ
ợ

, b
, b
ổ
ổ
sung cho nhau th
sung cho nhau th
ì
ì
c
c
ó
ó
th
th
ể
ể
ho
ho
à
à
n th
n th
à
à
nh đư
nh đư
ợ
ợ
c nhi
c nhi

ề
ề
u vi
u vi
ệ
ệ
c
c
hơn v
hơn v
à
à
t
t
ố
ố
t hơn l
t hơn l
à
à
khi m
khi m
ỗ
ỗ
i ng
ư
i ngư
ờ
ờ
i l

i l
à
à
m
m
vi
vi
ệ
ệ
c riêng r
c riêng r
ẽ
ẽ
.
.
1. KHÁI NIỆM NHÓM ( TIẾP)
2. NĂM CHỮ “P” CHO 1 NHÓM HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ
Mục đích
Purpose
Vị trí
Position
Quyền hạn
Power
Kế hoạch
Plan
Con người
People
2.1. MỤC ĐÍCH ( PURPOSE)
•Tại sao lại sử dụng nhóm?
•Bạn mong đợi gì ở nhóm?

•
Mục đích chung của các nhóm là đưa
những người có khả năng thích hợp
vào hợp tác trong công việc nhằm
đạt được những mục tiêu cụ thể.
•Ai chọn người tham gia vào từng nhóm?
• Các nhóm báo cáo cho ai?
•Mối quan hệ giữa các nhóm như thế nào?
2.2. VỊ TRÍ ( POSITION)
2.3. QUYỀN HẠN (POWER)
•Phạm vi công việc của mỗi nhóm là gì?
•Nhóm sẽ làm việc về những vấn đề có ảnh
hưởng đến toàn thể tổ chức?
•Nhóm sẽ tập trung vào một lĩnh vực giới hạn
nhất định?
• Nhóm có quyền tự quyết định tới đâu?
2.4. KẾ HOẠCH (PLAN)
•Nhóm sẽ đảm nhiệm những trách nhiệm được giao và thực hiện
quyền hạn như thế nào?
• Ai trong nhóm sẽ làm gì và làm như thế nào?
• Bao nhiêu thành viên trong nhóm là phù hợp?
•Vị trí lãnh đạo nhóm sẽ cố định hay luân phiên giữa các thành viên?
•Người lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn gì?
•Lịch họp nhóm như thế nào? Trong các cuộc họp nhóm, khối lượng
công việc làm được là bao nhiêu?
•Những thành viên trong nhóm sẽ làm gì ngoài buổi họp?
• Các thành viên cống hiến cho nhóm trong bao lâu?
2.5. CON NGƯỜI ( PEOPLE)
• Chính con người tạo ra nhóm – sự
thành công hay thất bại của nhóm

phụ thuộc vào con người.
•Cần biết rõ kỹ năng, kiến thức,
kinh nghiệm và khả năng của mỗi
người trong nhóm.
•Lựa chọn các thành viên của
nhóm để tạo ra sự phù hợp với
mục đích, vị trí, quyền hạn và kế
hoạch đã đặt ra.
3. NHÓM ĐƯỢC PHÁT TRIỂN NHƯ THẾ NÀO ?
Mỗi nhóm đều trải qua một
chu trình phát triển:
- Giai đoạn hình thành
- Giai đoạn biến động
- Giai đoạn chuẩn hóa
- Giai đoạn hoạt động
3. NHÓM ĐƯỢC PHÁT TRIỂN NHƯ THẾ NÀO?
3.1. GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH
Đây là giai đoạn mọi người đều
phấn chấn, háo hức và có cảm
giác về sức mạnh. Các thành
viên phải làm quen với nhau
trước khi làm những việc quan
trọng của nhóm.
Hình thành
Chuẩnhoá
Hoạt động
Biến động
3.2. GIAI ĐOẠN BIẾN ĐỘNG
Ở giai đoạn này, những mâu thuẫn về
kinh nghiệm, tính cách,… bắt đầu xuất

hiện. Sự “khác nhau” giữa các thành
viên trong nhóm trở thành điều hiển
nhiên. Trong giai đoạn này sẽ có nhiều
ý kiến theo những chiều hướng khác
nhau được đưa ra.
Hình thành
Chuẩnhoá
Hoạt động
Biến động
3.3. GIAI ĐOẠN CHUẨN HÓA
Là giai đoạn phải “xuất phát thực tế”.
Các chuẩn mực dần hình thành thông
qua sự đồng thuận.
Sau khi tranh luận và thể hiện sự khác
biệt, các thành viên của nhóm học cách
hiểu biết lẫn nhau. Sức mạnh hay sự
yếu kém của mỗi thành viên thực sự trở
nên rõ ràng và nhóm sẽ bắt đầu hình
thành khuôn khổ.
Hình thành
Chuẩnhoá
Hoạt động
Biến động
3.4. GIAI ĐO
Ạ
N HO
Ạ
T
Đ
Ộ

NG
Là giai đoạn “hiệp lực”. Nhóm
sẽ phát triển và lớn mạnh. Các
mối quan hệ rõ ràng và sự đồng
thuận được thiết lập theo
phương hướng chung của
nhóm. Các mục tiêu được định
hướng dựa trên nhiệm vụ hơn là
các mối quan hệ. Khi đó nhóm
có thể đạt kết quả cao.
Hình thành
Chuẩnhoá
Hoạt động
Biến động
4. NHẬN BIẾT CÁC DẤU HIỆU QUA TỪNG GIAI ĐOẠN
PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM
4.1. GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH NHÓM
-Giải thích mục đích của nhóm
- Đưa ra lời khẳng định vấn đề rõ ràng
-Xác lập mục tiêu, thời gian biểu…
-Chọn từng thành viên vào từng công
việc cụ thể
-Duy trìtrạng thái khẩn trương
-Chấp nhận các quy tắc bàn tròn với
các cuộc họp
- Hướng dẫn cho các thành viên gặp
răc rối bên ngoài cuộc họp
- Bám sát các nhiệm vụ
-Im lặng, ít trao đổi
- Đặt câu hỏi về mục đích c

ủa nhóm
-Lòng tin vàsự tận tâm thấp
-Thử thách những người lãnh đạo
-Không tập trung suy nghĩ
- Không nhất trí với các vấn đề
-Thắc mắc quá nhiều
-Không ai chịu trách nhiệm về hành động
-Tìm kiếm những giải pháp đơn giản
-Không dự tính được những vấn đề
khó khăn
Hành động của người lãnh đạoCác dấu hiệu cảnh báo
4.2. GIAI ĐOẠN BIẾN ĐỘNG CỦA NHÓM
- Khuyến khích đưa ra những quan
điểm khác nhau
-Tập trung vào thời gian và mục tiêu
-Chia nhỏ những vấn đề lớn
-Tìm kiếm những thành công nhỏ
- Hướng dẫn từng thành viên
- Cho phép có xung đột
-Bắt đầu hình thành các phe phái
-Nảy sinh những kỳ vọng không thực tế
- Các thành viên phát triển ở các mức độ
khác nhau
-Nhận thấy những vấn đề khó khăn
-Muốn đẩy vấn đề cho cấp trên
-Không sẵn sàng đương đầ
u với thử thách
Hành động của người lãnh đạoCác dấu hiệu cảnh báo
4.3. GIAI ĐOẠN CHUẨN HÓA
-Thử thách nhóm để tiến hành phân

tích giải quyết nhằm tìm ra bất đồng
-Chuyển từ lãnh đạo chỉ đạo sang
lãnh đạo khuyến khích, ủng hộ
-Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo
-Kêu gọi các thành viên chia sẻ trách
nhiệm
-Bám sát những mục tiêu và thời gian
biểu đề ra
-Các cuộc tranh luận diễn ra không có
lý do
-Trút giận lên những người lãnh đạo
và quản lý nhóm
-Các cuộc hội đàm được thay thế cho
hành động
- Các nhóm nh
ỏ đi theo hướng riêng
của mình
-Những vấn đề không lường trước,
phá vỡ động lực phát triển nhóm
Hành động của người lãnh đạoCác dấu hiệu cảnh báo
4.4. GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG
Hành động của người lãnh đạoCác dấu hiệu cảnh báo
- Tăng cường các cuộc họp đều đặn
-Tham gia những dự án lớn hơn
-Tìm kiếm thêm những động lực mới
-Nhóm đảm nhận quá nhiều việc
- Các thành viên không tuân theo lãnh đạo
- Các thành viên hoạt động tự do
-Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm
không nhiều

- Các thành viên phản đối những công việc
nhàm chán
- Nhóm không còn động lực thúc đẩy
5. MÂU THUẪN NHÓM
Trong quá trình làm việc nhóm, tất
yếu sẽ nảy sinh nhiều mâu thuẫn
vì nhóm là sự tập hợp của những
con người có xuất phát điểm khác
nhau với những tính cách, những
quan niệm, v.v. khác nhau