BÁO cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY FOCUS EVENTS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY
FOCUS EVENTS

CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH
GVHD

: T.S BÙI KIM LUẬN

SVTH

: PHẠM QUỐC VIỆT

MSSV

: 2321710540

Đà Nẵng, Tháng … Năm 2021


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY
FOCUS EVENTS

CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH
GVHD

: T.S BÙI KIM LUẬN

SVTH

: PHẠM QUỐC VIỆT

MSSV

: 2321710540

Đà Nẵng, Tháng … Năm 2021


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS.................3
1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events............................................3

1.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh...............................................................................4
1.1.2 Giá trị cốt lõi............................................................................................4
1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại cơng ty Focus Events...................................................5
1.2Q trình hình thành và phát triển của cơng ty Focus Events....................5
1.3Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events.......................................6
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events............................................6
1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events........................6
CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY FOCUS EVENTS 10
2.1 Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events.................10
2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện..............................................................10
2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện...................................................................10
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện.....................................11
2.1.4 Tình hình lao động tại phịng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events.......13
2.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng tổ chức sự kiện.......................................16
2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus
Events.............................................................................................................16
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện............................................................................16
2.2.2 Kinh nghiệm đạt được.............................................................................17
2.2.3 Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập.........18
2.3 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty Focus Events...............19
2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện.............................................................19


2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty Focus Events.....................................20
2.4 Những đánh giá ưu và nhược điểm của quy trình tổ chức sự kiện tại cơng
ty Focus Events..............................................................................................26
2.4.1 Ưu điểm..................................................................................................26
2.4.2 Nhược điểm27
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY FOCUS EVENTS...............................29
3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty Focus Events.............29
3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Focus Events..........................................29
3.1.2 Phương hướng của công ty Focus Events...................................................29
3.2 Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus
Events.............................................................................................................30
KẾT LUẬN...................................................................................................41
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu

Tên bảng

2.1.4.1
2.1.4.2
2.1.4.3 a)
2.1.4.3 b)
2.1.5
2.2.1

Lao động tại phịng sự kiện theo giới tính
Lao động tại phịng sự kiện theo độ tuổi
Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chun mơn
Lao động tại phịng sự kiện theo trình độ ngoại ngữ
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng sự kiện
Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus
Events
Bảng kế hoạch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD
Bảng kịch bản lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD

2.3.2 a)
2.3.2 b)


DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH
Số hiệu

1.1
1.3.1
2.1.2

Tên sơ đồ, hình ảnh
Logo của công ty Focus Events
Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty Focus Events
Cơ cấu tổ chức phịng sự kiện công ty Focus Events


1
LỜI MỞ ĐẦU
Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Bùi
Kim Luận – giảng viên cố vấn, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian
qua. Trong thời gian thực tập tại công ty Forcus Events, cùng với sự hướng dẫn của anh Lê
Văn Phong – giám đốc công ty Focus Events, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực
tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối
quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao qt về hoạt động kinh doanh cũng như
hoạt động marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực tế tại Việt
Nam.
Ngày nay, tồn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan
hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng với thế giới là điều kiện
thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp trong nước.
Tuy nhiên, những khó khăn và thách thức khơng nhỏ địi hỏi các doanh nghiệp phải tìm ra
cho mình một hướng đi đúng đắn để chiếm lĩnh ưu thế trên thị trường và kinh doanh có
hiệu quả.
Marketing ngày càng trở nên quan trọng, nó đã góp phần vào thành cơng và đem
đến cho doanh nghiệp sự năng động, tính linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận
thị trường nhanh chóng. Hoạt động tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt
động truyền thông mà các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyền tải thông điệp và

định vị thương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu.
Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi đại dịch
COVID-19, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi
bị ít nhiều ảnh hưởng. Việc duy trì và giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những
vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp hiện nay. Khách hàng thực sự là thượng đế đối
với mỗi doanh nghiệp. Vì thế, các hoạt động Marketing càng được doanh nghiệp chú trọng
hơn, trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng của


2
truyền thông. Công ty Focus Events là công ty chuyên về sự kiện, một trong những công ty
đi đầu trong lĩnh vực marketing, hỗ trợ các doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,…
trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xung quanh tổ chức sự kiện. Trong bản báo cáo
chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện, cộng với nghiên cứu thực
tiễn bằng quan sát, điều tra. Xuất phát từ yêu cầu và mục đích trên qua thời gian tìm hiểu
tơi đã quyết định chọn đề tài “ Báo cáo kết quả thực tập và thực trạng quy trình tổ chức sự
kiện tại công ty Focus Events” nhằm nâng cao chất lượng của công ty
Kết cấu chuyên đề được chia làm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về công ty Focus Events
Chương 2: Báo cáo kết quả thực tập và thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại
cơng ty Focus Events
Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus
Events


3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS
1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events
-

-

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Quảng Cáo Truyền Thông Sự Kiện Focus
Giám đốc: Lê Văn Phong
Trụ sở: K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hồ An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Ngành nghề chính: Tổ chức sự kiện, giới thiệu và xúc tiến thương mại
Ngành nghề kinh doanh khác:
 In ấn
 Dịch vụ liên quan đến in
 Hồn thiện cơng trình xây dựng khác
 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận khác
 Hoạt động thiết kế chuyên dụng khác
Số điện thoại: 090 557 5235
Website: />Email:
Logo:

(Nguồn website Focusevent.vn)
Hình 1.1. Logo của cơng ty Focus Events

1.1.1. Tầm nhìn và sứ mệnh
a. Tầm nhìn
Trở thành cơng ty truyền thơng mang tính chun nghiệp hàng đầu, cung cấp tịan
diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh
nghiệp, tạo cầu nói hịa nhập nền kinh tế tịan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng
hóa đa quốc gia


4
b. Sứ mệnh

Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ tồn diện trở
thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thơng, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt
Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực
truyền thông. Đối với khách hàng: Là lựa chọn uy tín, đem đến những trải nghiệm du lịch
khác biệt và chất lượng để đáp ứng kì vọng của khách du lịch trong và ngoài nước.
Đối với ngành du lịch: Góp phần gìn giữ và quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam. Song
hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ năng kinh
doanh khẳng định khát vọng sống.
Đối với đội ngũ nhân viên: Tạo một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên với
nhiều cơ hội và thử thách.
1.1.2. Giá trị cốt lõi
Là nền tảng làm nên sự thành công của công ty, tạo môi trường và điều kiện tối đa để
mối cá nhân phát triển tối đa năng lực của mình. Ln sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu
cung cấp dịch vụ hịan hảo. Khơng ngừng nỗ lực đem lại cho khách hàng những trải
nghiệm tốt nhất dựa trên dịch vụ chất lượng và quy trình chuyên nghiệp, ln đặt mình vào
địa vị của khách hàng để thấu hiểu. Xác định tầm nhìn cho tương lai, nhận định xu hướng
và các nhu cầu thị trường, không ngừng học hỏi để phát triển bền vững.Gia tăng giá trị
kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệuXây dựng nguồn nhân lực
mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững.
1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại công ty Focus Events
-

Tổ chức sự kiện

-

Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy, PG PB…
Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn khơng,

-

máy chiếu màn hình…
Xây dựng TVC Quảng cáo


5
-

Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, Email

-

Marketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp.
Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO google, chăm

1.2.

sóc website.
Dịch vụ quay phim chụp hình.
PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Focus Events
Công ty Focus Events được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số

0402046727 do chi cục thế khu vực Cẩm Lệ - Hòa Vang cấp ngày 17/06/2020 có trụ sở tại
K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng và cơng ty chính thức
đi vào hoạt động ngày 18/06/2020.
Ban đầu từ lúc mới thành lập, công ty đã gặp nhiều khó khăn như: cơng ty mới cạnh
tranh với các cơng ty lâu năm, nền tảng chưa vững chắc, ít khách hàng biết đến. Nhưng
nhờ sự kiên cường nổ lực với ý chí quyết tâm, tận dụng tốt nguồn nhân lực và các chính
sách cơng ty đã ngày càng phát triển và gặt hái thành tựu to lớn. Sắp tới công ty sẽ khai

trương và đưa vào hoạt động chi nhánh đầu tiên tại TP. Hồ Chí Minh, hướng đến mục tiêu
trở thành công ty quảng bá truyền thông – tổ chức sự kiện và có quy mơ hàng đầu tại Việt
Nam để mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất

1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events

Giám đốc

Phòng kinh
doanh

Phòng
marketing

Phòng sự kiện

Phòng kĩ thuật


6

(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)
Sơ đồ 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events
1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events
Giám đốc:
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kinh doanh của công ty, điều hành chung các
vấn đề của công ty, giải quyết các vấn đề chiến lược về đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp
đồng giữa công ty với các đối tác.
-

Điều hành toàn bộ hoạt động của cơng ty.
Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.
Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của cơng ty với các phịng ban.
Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.
Giải quyết các vấn đề trong cơng ty.



Trưởng phịng kinh doanh:
Là người chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ kinh doanh, xây dựng các kế hoạch

kinh hoạch và điều chỉnh các kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của các cấp trên nhằm đạt
mục tiêu doanh số.
Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:
-

Quản trị đội ngũ nhân viên, chịu trách nhiệm tuyển nhân viên kinh doanh mới, huấn

-

luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thương mại cho công ty
Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối cơng việc cho nhân viên

-

kinh doanh,
Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhân

-

viên
Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng
Báo cáo thông tin phản hồi của khách hàng lên cấp trên, thu thập và thống kê

-

những thông tin phản hồi khách hàng, đọc và thống kê bản tin thương mại
Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch
Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng
Phát triển các dự án kinh doanh mới, thu thập cũng như đánh giá thông tin cạnh
tranh thị trường cũng như nguồn khách tiềm năng, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng


7
-

Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợ

-

máy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…
Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viên
với lịch làm theo tuần, tháng



Trưởng phòng marketing:
Là thuyền trưởng của con tàu marketing doanh nghiệp. Họ có nhiệm vụ cầm lái, dẫn

dắt và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động marketing của doanh nghiệp.
-

Nhiệm vụ:
Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm

-

các cơ hội marketing mới.
Cập nhật kiến thức ngành nghề bằng cách tham dự các buổi hội thảo đào tạo; xem

-

các ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân…
Phát triển kênh phân phối sản phẩm.
Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing,
phân tích các biến động của thị trường để hoàn thành các mục tiêu tài chính của

-

hoạt động kinh doanh và marketing.
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành;
khám phá insight người tiêu dùng, dự đoán những cơ hội kinh doanh mới, nghiên
cứu và phát triển sản phẩm.



Trưởng phòng sự kiện:
Là người lên kế hoạch và thực hiện, chịu trách nhiệm về yếu tố sáng tạo, kỹ thuật

hậu cần. Hoạt động đó bao gồm thiết kế sự kiện tổng thể, xây dựng thương hiệu, chiến
lược tiếp thị truyền thơng, sản xuất nghe nhìn, viết kịch bản,đàm phán và dịch vụ khách
hàng
Nhiệm vụ:
-

Lên kế hoạch cho phòng sự kiện

-

Lên kịch bản cho chương trình

-

Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty


8
-

Giải quyết thắc mắc của khách hàng
Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phịng sự kiện
Đại diện phịng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc



Trưởng phịng kĩ thuật:
Có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số

lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.
Nhiệm vụ:
-

Người quản lý phịng kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế, triển khai, chỉ đạo thi công sản
phẩm ở các giai đoạn sản xuất. Tổ chức quản lý, kiểm tra chất lượng sản phẩm,

-

tham gia nghiệm thu, bàn giao sản phẩm.
Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật, danh mục, hạng mục cung cấp cho cho các
Phòng ban liên quan. Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện sản xuất

-

sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn.
Trưởng phòng kỹ thuật cũng làm công tác lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu, hồ sơ dự thầu,
chuẩn bị ngân sách, đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm hoặc hỗ trợ

-

phòng kinh doanh lập giá thầu, giá thành sản phẩm.
Bên cạnh việc đảm bảo quá trình vận hành máy móc thiết bị diễn ra đúng chu trình,
sn sẻ thì Trưởng phịng bộ phận này cịn tìm ra các phương pháp cải tiến, nâng
cao chất lượng, sản phẩm của doanh nghiệp, lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, cơng

-

trình.

Quản lý an toàn kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự, nâng
cao chuyên môn cho thành viên trong nhóm. Phân bổ cơng việc cho nhân viên cấp

-

dưới, chỉ đạo, hướng dẫn để họ hồn thành tốt cơng việc của mình.
Làm việc với đối tác, tư vấn, giải thích các vấn đề về kỹ thuật cho khách hàng, nhà

-

đầu tư cũng như giám đốc.
Xử lý tốt các sự cố, rủi ro phát sinh. Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quy
tắc, tiêu chuẩn.


9
-

Ngồi các cơng việc chính kể trên thì Trưởng phịng kỹ thuật có trách nhiệm báo
cáo các cơng việc liên quan đến kỹ thuật, bộ phận quản lý của mình với ban giám

-

đốc.
Xem xét, báo cáo, phê duyệt chi tiêu, thực thi các quy tắc và quyết định mua vật
liệu hoặc dịch vụ. Đề xuất, phê duyệt hợp đồng, dự tốn chi phí.


10

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY FOCUS EVENTS
2.1 Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của cơng ty Focus Events
2.1.1 Sơ lược về phịng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triễn
lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thơng điệp mà người làm sự kiện muốn
công chúng nhận thức được.
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện
diễn ra, từ khi nó bắt đắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Phịng tổ chức sự kiện là một trụ cột không thể thiếu của công ty Focus Events. Đây
cũng là bộ phận mà không thể nào vận hành riêng biệt các phần khác trong công ty, liên kết
chặt chẽ với các phịng ban trong cơng ty thành một hệ thống thống nhất.
Phòng tổ chức sự kiện lên kế hoạch , nội dung cho tồn bộ chương trình của khách
hàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức. Chạy khi chương trình khi chương trình có được
khách hàng. Đồng thời phịng event cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho phòng kinh
doanh chạy.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện

Trưởng phòng

Nhân viên tổ
chức sự kiện

Nhân viên thiết
kế

(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)
Sơ đồ 2.1.2. Cơ cấu tổ chức phịng sự kiện cơng ty Focus Events

11
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện
Trưởng phòng sự kiện: là người lên kế hoạch và thực hiện, chịu trách nhiệm về yếu



tố sáng tạo, kỹ thuật hậu cần. Hoạt động đó bao gồm thiết kế sự kiện tổng thể, xây dựng
thương hiệu, chiến lược tiếp thị truyền thơng, sản xuất nghe nhìn, viết kịch bản,đàm phán
và dịch vụ khách hàng
Nhiệm vụ:
-

Lên kế hoạch cho phịng event
Lên kịch bản cho chương trình
Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty
Giải quyết thắc mắc của khách hàng
Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng event
Đại diện phòng eventđể trình ý kiến cho ban giám đốc.
Nhân viên thiết kế: là một bộ phận trong phòng tổ chức sự kiện, có chức năng



chính là thiết kế. Đây là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mỗi
Cơng ty có liên quan đến lĩnh vực thiết kế bởi lẽ nó là nơi thể hiện sự sáng tạo và chuyên
nghiệp của Công ty qua mỗi mẫu thiết kế nhất định, quyết định trực tiếp đến mẫu mã và
chất lượng sản phẩm của Công ty.

Nhân viên thiết kế bao gồm các chức năng sau đây:
-

Lên kế hoạch, phương án thiết kế sản phẩm, dự án của công ty, theo yêu cầu cụ thể
của Ban lãnh đạo hoặc yêu cầu của khách hàng.

-

Tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc, lãnh đạo công ty trong công tác quản lý và tổ
chức cơng tác thiết kế.

-

Phối hợp với các phịng ban trong Công ty trong việc quản lý và sử dụng thông tin
cũng như trong việc thực hiện các quy định chính sách của cơng ty.
Nhiệm vụ:


12
-

Tổ chức tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về các công tác thiết kế của mỗi sản
phẩm của công ty hay mỗi dự án hợp tác, làm việc với bên tư vấn thiết kế, các đối

-

tác, khách hàng về các nội dung liên quan đến việc thiết kế
Lập kế hoạch về tiến độ thực hiện công việc được giao bao gồm các giai đoạn cụ
thể từ lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và bắt tay vào

-

công đoạn thực hiện
Tổ chức thực hiện, phân cơng từng cá nhân, nhóm vào từng cơng đoạn thiết kế,
giám sát và theo dõi q trình thiết kế từ thời điểm phát sinh ý tưởng cho đến khi
hồn thành sơ bộ sản phẩm/dự án và trình ban lãnh đạo phê duyệt, chuẩn bị cho quá

-

trình thực hiện dự án;
Thống nhất phương án thiết kế theo yêu cầu của cấp trên và khách hàng, lên kế

-

hoạch thực hiện, theo dõi sát sao và báo cáo kết quả khi có u cầu;
Trong q trình giám sát dự án, đưa ra đánh giá, tư vấn cho ban lãnh đạo về vấn đề

-

điều chỉnh kế hoạch, phương án thiết kế để đạt hiệu quả tốt nhất
Phối hợp với các phòng ban có liên quan trong các vấn đề liên quan đến cơng tác
thiết kế như là dự trù kinh phí, báo cáo tài chính, xây dựng hợp đồng với khách
hàng,…
Nhân viên tổ chức sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện là người hỗ trợ quản lý hậu



cần các sự kiện.
Chức năng của nhân viên tổ chức sự kiện: chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, kịch bản
cho sự kiện, giám sát tổ chức và thực hiện,... Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm

làm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý rất nhiều nhiệm vụ khác nhau từ khi tiếp nhận
ý tưởng tới các bước tiến hành để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Nhiệm vụ:
-

Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty, lên ý tưởng tổ

-

chức sự kiện.
Đánh giá quy mơ sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.
Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách.
Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,...
Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện.


13
-

Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên,... hợp

-

lý.
Chú ý đến các tiêu chí an tồn.
Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.
Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức.
Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng.
Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được u cầu.
Đảm nhận vai trị của người chào đón khách trong một số trường hợp.

Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh.
Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện.
Phân phối, cung cấp thơng tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng khơng.
Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
Báo cáo kết quả công việc với người quản lý.

2.1.4 Tình hình lao động tại phịng tổ chức sự kiện của cơng ty Focus Events
2.1.4.1 Lao động tại phịng sự kiện theo giới tính

Họ Và Tên

Chức Vụ

Giới Tính
Nam
Nữ

Đặng Vương Quốc

Trưởng phòng

X

Nguyễn Đức

Nhân viên thiết kế

X

Nhân viên tổ chức sự
Lê Quốc Khánh

X
kiện

Tổng số lao động: 3
Tỉ lệ: 100%
(Nguồn: nội bộ cơng ty Focus Events)

3

0

100%

0%

Bảng 2.1.4.1 Lao động tại phịng sự kiện theo giới tính

Từ bảng 2.1.4.1 trên ta thấy, tổng số lao động tại phịng sự kiện của cơng ty là
3 trong đó số lượng nhân viên nam là 3, chiếm 100% nhân viên phịng sự kiện và
khơng có nhân viên nữ, cho thấy công ty ưu tiên chọn những nhân viên nam cho
những người có sức bền, sự dẻo dai, để hồn thành đúng tiến độ của phịng sự kiện.
2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi

Họ Và Tên

Chức Vụ

Độ Tuổi


14
<30
Đặng Vương Quốc
Trưởng phòng
X
Nguyễn Đức
Nhân viên thiết kế
X
Lê Quốc Khánh
Nhân viên tổ chức sự kiện X
Tổng số lao động: 3
3
Tỉ lệ: 100%
100%
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

>30

0
0%

Bảng 2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi
Từ bảng thống kê ở trên cho thấy sự chênh lệch số lượng rất lớn về tuổi tác của các
nhân viên tại phòng sự kiện ở công ty. Tổng số nhân viên <30 tuổi chiếm 100% số nhân
viên tại phòng sự kiện. Điều này phản ánh cho việc công ty luôn ưu tiên tuyển chọn những
nhân viên trẻ tuổi, có nhiệt huyết và sáng tạo. Đây cũng tạo nên lợi thế cho công ty trong
lĩnh vực tổ chức sự kiện– ngành nghể luôn cần đến những con người trẻ tuổi, có sự tươi

mới và năng động trong công việc và cuộc sống.
2.1.4.3 Lao động tại phịng sự kiện theo trình độ chun mơn

Tỷ lệ
Chỉ tiêu

Số Lượng
(%)

Tổng số lao động
Trình độ chun mơn

Đại học

3
2

100%
66,67%

Cao đẳng

1

33,33%

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Bảng 2.1.4.3 a) Lao động tại phịng sự kiện theo trình độ chun mơn
Có thể thấy, với đội ngũ nhân viên được tuyển dụng có chọn lọc, chất lượng nguồn
nhân lực của cơng ty là khá cao, hầu hết nhân viên đều có trình độ đại học trở lên chiếm

gần 66,67% tương ứng với 2 nhân viên trong tổng số lao động của phòng sự kiện.

Tỷ lệ
Chỉ tiêu

Số Lượng
(%)

Tổng số lao động

3

100%


15
Trình độ ngoại ngữ

>450 điểm
<450 điểm

3
0

100%
0%

(Toeic)
(Nguồn: nội bộ cơng ty Focus Events)
Bảng 2.1.4.3 b) Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ ngoại ngữ

Song song với trình độ chuyên mơn ở bảng a) ta có thể thấy trình độ ngoại ngữ của
nhân viên tại phòng sự kiện cũng rất cao với điểm Toeic >450 điểm chiếm tuyệt đối là
100%. Điều này cho thấy ngồi trình độ chun mơn, cơng ty cũng rất quan tâm đến trình
độ ngoại ngữ của nhân viên.
2.1.5 Cơ sở vật chất kỷ thuật tại phòng sự kiện
Cơ sở vật chất kỹ
STT

Tình trạng
Số lượng

thuật
1

Phịng có diện tích rộng 3m x 4m

1

sử dụng
Mới

2

Máy vi tính

3

Mới

3

Máy in

1

Mới

4

Bàn làm việc

3

Mới

5

Ghế

5

Mới

6

Điều hồ

1

Mới

7

Máy quạt

1

Mới

Kệ đựng hồ sơ

1

Mới

8

(Nguồn: nội bộ cơng ty Focus)
Bảng 2.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng sự kiện
Từ bảng trên ta thấy cơ sở vật chất ở phòng sự kiện được trang bị đầy đủ những trang
thiết bị cần thiết và hiện đại cho mỗi nhân viên ở phịng. Máy tính đều được kết nối
Internet ở trạng thái tốt giúp nhân viên thuận tiện hơn trong công việc. Hầu hết các thiết bị
đều được bảo dưỡng và thay thế theo thời gian nhất định nên luôn đảm bảo ở trong trạng
thái tốt nhất.


16
2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus
Events
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện

Tuần
Tuần 1

Cơng việc thực hiện
Quan sát q trình làm việc của nhân viên trong công ty: Tư vấn, trao

(21/2-27/2/2021)

đổi thông tin với khách hàng. Cách xử dụng các cơ sở vật chất trong
công ty như: máy in, máy fax,….Tham gia thực tế “Lễ động thổ công
ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD”

Tuần 2

Được hướng dẫn vào website của công ty, tìm kiếm và theo dõi

(28/2-6/3/2021)

cách trang mạng xã hội của công ty như: Facebook, Youtube,..
thực hiện các biện pháp giúp tăng tương tác trên các diễn đàn
mạng xã hội cho cơng ty.

Tuần 3

Được hướng dẫn về quy trình tổ chức 1 chương trình sự kiện và được

(7/3-13/3/2021)

tham gia tổ chức 1 chương trình sự kiện thực tế “Hẹn ước tháng 3” do

Tuần 4

công ty đảm nhiệm tổ chức.
Được hướng dẫn về cách lên kịch bản 1 chương trình sự kiện, tìm hiểu

(14/3-20/3/2021)

về những trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức sự kiện (âm thanh,

Tuần 5

ánh sáng,…)
Được hướng dẫn thêm về cách thức sale, tìm kiếm khách hàng và tư

(21/3-27/3/2021)
Tuần 6

vấn khách hàng. Được đi gặp gỡ khách hàng cùng với công ty.
Được tham gia tổ chức “giải bóng đá cộng đồng Hải Châu” và Lễ khai

(28/3-3/4/2021)

trương “Mắt kính Đại Nam” do cơng ty đảm nhiệm tổ chức.

Bảng 2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus Events

2.2.2 Kinh nghiệm đạt được
Thực tập là cơ hội để mỗi sinh viên rèn luyện kĩ năng làm việc của bản thân. Qua đợt
thực tập này đã luyện cho em kĩ năng làm việc theo nhóm. Hoạt động trong một nhóm cần
có khả năng phân tích ý kiến của mỗi cá nhân và tổng hợp những ý kiến đó để đưa ra được

17
quyết định tốt nhất. Tiếp theo là kĩ năng chấp hành kỉ luật và nội quy trong cơ quan. Yêu
cầu của mỗi cơ quan là sự đúng giờ và nghiêm chỉnh tuân theo quy định mà cơ quan đã đặt
ra. Làm việc phải hết sức nghiêm túc để đạt hiệu quả công việc một cách tối ưu. Kĩ năng
biết lắng nghe sự góp ý của cấp trên, học hỏi kinh nghiệp của người đi trước. Kĩ năng lắng
nghe và rút kinh nghiệm hoàn thiện cho bản thân là kĩ năng mềm rất bổ ích trong mơi
trường làm việc hiện nay. Kĩ năng nhiệt tình và có trách nhiệm trong cơng việc. Mỗi nhân
viên trong công ty nơi em thực tập đều rất có trách nhiệm đối với cơng việc được giao. Vì
vậy thực tập trong mơi trường năng động như vậy là một điều may mắn đối với mỗi sinh
viên
2.2.3


Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập
Thành cơng
Qua thời gian thực tập bản thân tơi có điều kiện được làm quen và tiếp xúc với một

môi trường mới, không phải là môi trường học đường mà tơi đã có trong những năm qua,
đây là mơi trường mới và hồn tồn lạ lẫm khơng chỉ đối vối cá nhân tơi mà cịn đối với rất
nhiều sinh viên khác. Trong thời gian này, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều từ phong cách
làm việc nghiêm túc, thái độ làm việc nhiệt tình cũng như mơi trường làm việc năng động.
Ngồi ra tơi cịn rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thơng qua cơng việc mình được giao và
những tình huống xảy ra trong quá trình làm việc. Thứ hai, trong q trình thực tập tơi có
điều kiện được tiếp xúc thực tế với cơng việc ngành nghề của mình, có điều kiện áp dụng
những kiến thức đã học vào thực tế. Những kiến thức từ nhiều năm ngồi trên ghế nhà
trường đã được đưa vào thực tiễn công việc giúp tôi tự tin hơn khi ra trường lập nghiệp.
Ngồi ra, qua thời gian này tơi cịn được hiểu sâu sắc hơn về ngành nghề mình đã lựa chọn.
Với thời gian thực tập này tơi có nhiều điều kiện hơn nữa để mở rộng mối quan hệ xã hội,

mà trong kinh doanh đặc biệt là trong du lịch thì các mối quan hệ có ý nghĩa rất quan trọng.
Khi được thực tập, tơi khơng chỉ có mối quan hệ với cơng ty mình thực tập mà cịn với
những đối tác, bạn hàng, khách hàng của cơng ty.


18
Hạn chế



Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp một chút khó khăn trong q trình thực tập :
Khơng biết sử dụng các loại máy móc văn phịng như máy in, máy photo, máy fax … là
yếu điểm của em.
Do mới bỡ ngỡ bước vào cuộc sống nên ban đầu em khó hịa nhập với mọi người
trong cơng ty, cịn nhút nhát, rụt rè. Khơng mạnh dạn đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắc
mắc….
Thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể và sâu sắc về các cơng việc
trong các phịng ban.

2.3 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty Focus Events
2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện
-

Ý nghĩa của mục tiêu:

Công ty luôn xác định rõ ràng mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực phải đảm bảo cho tổ
chức sự kiện thành cơng cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu, giành được thiện cảm
của những thành viên và các đối tượng quan tâm.
-

Tính rõ ràng của mục tiêu:

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật
hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này sẽ tránh được
thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều
tối kỵ mà công ty xác định đó là khơng dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ
riêng của mình. Cơng ty sẽ không nhân lời tổ chức cho một sự kiện tốn kém mà sản phẩm
giới thiệu là sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh không tiêu thụ được trên thị trường. Dù
doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũng khơng cải thiện được vị trí và làm
tăng sức cạnh tranh của hàng hóa đó. Bởi lẽ hàng hóa đó vốn đã có khuyết điểm làm nó
giảm sức cạnh tranh. Doanh nghiệp càng tổ chức sự kiện này trọng đại càng mất uy tín và
tốn kếm ngân sách của nó.


19
-

Thứ bậc mục tiêu:

Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Công ty luôn xác định cho
mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Đồng thời
cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp khơng? Số lượng mục tiêu, mức độ
phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều
thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung.
2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events
Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD
Bước 1: Hình thành concept
Mục đích của sự kiện: Làm lễ giới thiệu cơng trình dự án phát triển của quý công ty.
Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành . lãnh đạo
cuả xí nghiệp, nhà máy đến tham dự chương trình với số lượng là 200 khách.

Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo xí nghiệp, nhà máy, các nhà lãnh đạo
của đối tác, khách hàng.
Địa điểm: khu cơng nghiệp Hịa Khánh
Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 26/2/2021
Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ
Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về cơng ty, cho
thấy sự phát triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh.
Bước 2: Thiết kế sự kiện
- PG đón tiếp khách mời cài hoa cho khách và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ
ngồi , mở clip giới thiệu về công ty và dự án công trinh của công ty.
-

Ổn định chổ ngồi cho khách

- Lân sư rồng múa chào khách
- Văn nghệ mở màn lễ động thổ
- MC giới thiệu khách mời và đại biểu