Slide quản trị nhân lực thảo luận nhóm nội dung: phân tích công việc

Chủ đề 2:
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
GVHD : ThS. Nguyễn Thị Kim Ánh
Thực hiện : Nhóm 4
DANH SÁCH NHÓM
1, Võ Hoàng Ánh Dương
2, Tạ Quang Ánh
3, Đỗ Thị Bích Diệu
4, Đỗ Bình Dương
5, Nguyễn Lưu Hương Bình
6, Lê Như Duyên
7, Trần Thị Thu Hiếu
8, Nguyễn Quốc Dũng
9, Võ Thị Đông
10, Lê Thị Nguyên Hòa
11, Ngô Văn Úc
NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH
1
Khái quát về Phân tích công việc
2
Quy trình Phân tích công việc
3
Phương pháp thu thập thông tin
Bài tập tình huống
Sản phẩm của Phân tích công việc
4
Tình huống nghiên cứu
4
1
PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC

LÀ GÌ ?
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
Khái niệm:
Phân tích công việc là quá trình thu
thập các tư liệu, thông tin, và tiến
hành đánh giá một cách hệ thống các
thông tin, tư liệu quan trọng có liên
quan đến các công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của từng
công việc.
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
Đ
ố
i

v
ớ
i

n
h
à

q
u
ả
n

l
ý

Đ
ố
i

v
ớ
i

n
g
ư
ờ
i

t
h
ự
c

t
h
i

c
ô
n
g

v
i

ệ
c
Ý

n
g
h
ĩ
a
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc

Xác định rõ yêu cầu của công việc.

Hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn dựa
trên bản yêu cầu chuyên môn của công việc.

Có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập
để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu
cầu của công việc.

Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi
được tốt hơn.
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC THI CÔNG VIỆC

Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công viêc.

Dự báo số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết.

Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo.


Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với
công việc.

Giúp đánh giá được mức độ ảnh hưởng của môi trường đối
với quá trình thực thi.

Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc.

Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các
chương trình đào tạo cần thiết .

Xây dựng chế độ lương thưởng công bằng.
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ
C
u
n
g

c
ấ
p

c
á
c

t
h

ô
n
g

t
i
n

v
ề

n
h
ữ
n
g

y
ê
u

c
ầ
u
,

đ
ặ
c

đ
i
ể
m

c
ủ
a

c
ô
n
g

v
i
ệ
c
G
i
ú
p

n
h
à

q
u
ả

n

t
r
ị

t
ạ
o

r
a

s
ự

p
h
ố
i

h
ợ
p

đ
ồ
n
g

b
ộ

g
i
ữ
a

c
á
c

b
ộ

p
h
ậ
n

c
ơ


c
ấ
u

t
r

o
n
g

d
o
a
n
h

n
g
h
i
ệ
p
G
i
ú
p

n
h
à

q
u
ả
n

t
r
ị

đ
á
n
h

g
i
á

đ
ư
ợ
c

c
h
í
n
h

x
á
c

y
ê

u

c
ầ
u

c
ủ
a

c
á
c

c
ô
n
g

v
i
ệ
c
L
à

c
ô
n
g

c
ụ

h
ữ
u

h
i
ệ
u

g
i
ú
p

c
á
c

t
ổ

c
h
ứ
c
,

d
o
a
n
h

n
g
h
i
ệ
p

m
ớ
i

t
h
à
n
h

l
ậ
p
G
i
ả

m

t
h
i
ể
u

t
ị

n
ạ
n
h

v
à

k
h
ô
n
g

c
ô
n
g

b
ằ
n
g

t
r
o
n
g

d
o
a
n
h

n
g
h
i
ệ
p
VAI TRÒ CỦA
PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
2
NỘI DUNG
TRÌNH TỰ

PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC
Phần 2: Quy trình Phân tích công việc
4 Bước
B
2
B

1
B
4
B
3
Lựa chọn các phương pháp
thu thập thông tin, tư liệu.
Tiến hành thu thập thông
tin, tư liệu đã phân tích
Sử dụng các thông tin thu thập
để hoàn thành Bảng mô tả và
yêu cầu công việc
Xác định những công
việc cần phân tích
TRÌNH TỰ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 2: Quy trình Phân tích công việc
Phương pháp
Nhật ký công việc
Phương pháp phỏng vấn
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Phương pháp quan sát
Phương pháp

Hội thảo chuyên gia
Phương pháp Bảng câu hỏi
Phương pháp Ghi chép các
sự kiện quan trọng
CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
Ưu điểm

Linh hoạt.

Cho cơ hội giao
lưu, giải thích các
yêu cầu và chức
năng của công
việc.

Nhà quản lý
nắm được tâm tư,
nguyện vọng của
nhân viên.

Nhân viên nắm
được yêu cầu của
nhà quản lý.

Có thể hỏi nhầm
người không am
hiểu hoặc thiếu
thiện chí.

Nhân viên bị phỏng

vấn đề cao trách
nhiệm và khó khăn
trong công việc của
mình và giảm thấp
mức độ và tầm quan
trọng của người
khác.

Tốn nhiều thời
gian.

Phỏng vấn viên
không biết cách
phỏng vấn.
Khuyết điểm
PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Ưu điểm

Thu được các
thông tin theo sự
kiện thực tế

Việc ghi chép khó
đảm bảo tính liên
tục và nhất quán.

Đòi hỏi tính trung
thực cao


Không phải người
lao động lúc nào
cũng hiểu đúng
những gì mình
đang thực hiện.
Khuyết điểm
PHƯƠNG PHÁP NHẬT KÝ CÔNG VIỆC
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Ưu điểm

Thu thập các
thông tin có giá
trị từ các chuyên
gia giàu kinh
nghiệm và có tri
thức sâu rộng
trong ngành.

Tốn nhiều thời
gian và tiền bạc
Khuyết điểm
PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO CHUYÊN GIA
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Ưu điểm

Sự linh động của
việc thực hiện
công việc ở nhiều
người khác nhau


Rút được các
kinh nghiêm từ
những người lao
động giỏi

Và tránh được
các sai sót mà
những người
trước gặp phải.

Tốn nhiều thời
gian.

Khó phân biệt
được những người
làm việc hiệu quả
và kém hiệu quả.
Khuyết điểm
PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP CÁC SỰ KIỆN
QUAN TRỌNG
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Ưu điểm
Khuyết điểm

Thông tin thu
được có thể
không chính xác
hoặc tính chính
xác thấp.


Có thể không
thu lại được
nhiều phiếu.

Có thể số câu
hỏi được trả lời
không nhiều.
Khuyết điểm

Là phương pháp
hữu hiệu nhất để
thu thập thông tin
phân tích công
việc.

Cung cấp thông
tin nhanh hơn và
dễ thực hiện hơn
so với hình thức
phỏng vấn.

Hỏi được nhiều
người.

Hỏi được nhiều
câu hỏi.
PHƯƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Khuyết điểm
Kết quả quan sát có

thể bị ảnh hưởng
bởi yếu tố chủ
quan. Có 1 số việc
không thể quan sát
được.
Khuyết điểm

Cho phép nhà
phân tích chỉ ra
đầy đủ và chi tiết
thời gian, mức độ
thường xuyên,
tính phức tạp của
các nhiệm vụ,

Sử dụng hữu
hiệu đối với các
công việc có thể
đo lường, dễ quan
sát thấy.
Ưu điểm
PHƯƠNG PHÁP QUAN SÁT
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Không phải tất cả mọi người đều dành thời gian cho hoạt động
nghiên cứu và thu thập dữ liệu. Bên cạnh yêu cầu về kỹ năng thu thập
các thông tin cơ bản cũng cần có một số yêu cầu tối thiểu khác là sự tỉ
mỉ, chính xác và tính kiên trì khi thực hiện công việc này.
Nếu bạn thiếu tự tin về các kỹ năng yêu cầu, bạn cần có một người
hoặc một nhóm hay một nhân viên giúp việc cùng làm công việc này.
Chia sẻ nhiệm vụ thu thập dữ liệu với họ. Hãy nhớ rằng bạn đang cần

một khối lượng dữ liệu rất lớn.
Bạn cũng có thể thấy rằng phiếu điều tra, hoặc bảng mẫu này là quá
chi tiết. Hãy cứ làm và thiết kế lại phiếu điều tra hoặc biểu mẫu cho
phù hợp với công ty bạn. Điều chỉnh những phần mà bạn thấy là sử
dụng có ích nhất.
Một lưu ý cuối cùng , bạn cần thu thập số liệu một cách thực sự.
Không có cách nào khác cả.
NHỮNG KHÓ KHĂN KHI THU THẬP THÔNG TIN
Phần 3: Phương pháp Thu thập thông tin
Là văn bản giải thích
về những nhiệm vụ
trách nhiệm, điều
kiện làm việc và
những vấn đề có liên
quan đến một công
việc cụ thể nào đó,
các nhiệm vụ chủ yếu
đã hoàn thành.
Là văn bản liệt kê
những yêu cầu về
năng lực cá nhân như
trình độ học vấn, kinh
nghiệm công tác, khả
năng giải quyết vấn
đề, các kỹ năng khác
và các đặc điểm cá
nhân thích hợp nhất
cho công việc.
Là hệ thống các chỉ
tiêu để phản ánh các

yêu cầu về số lượng
và chất lượng của sự
hoàn thành các nhiệm
vụ được quy định
trong bảng mô tả công
việc.
Bảng tiêu chuẩn
thực hiện công việc
Bảng mô tả công việc
Bảng yêu cầu
đối với người thực hiện
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc

Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện,
cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện
và người phê duyệt bản mô tả công việc.

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh
nghiệp).

Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

Quyền hành của người thực hiện công việc.

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc:
như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc
cần thực hiện trong ngày,…


Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm
ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong
công việc,…
NỘI DUNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc
NỘI DUNG BẢNG YÊU CẦU CÔNG VIỆC
ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ
và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc
như biết ghi tốt ký, đánh máy…

Kinh nghiệm công tác.

Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy móc
thiết bị, và thông tin, dữ liệu.

Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực
hiện công việc thành công.

Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện
công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng
với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng
cá nhân…
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc
VÍ DỤ BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG NHÂN SỰ
Vị trí Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc

VÍ DỤ BẢNG YÊU CẦU CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Phẩm chất cá nhân Yêu cầu
Trình độ học vấn Đại học
Trình độ chuyên môn Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành
chánh, luật trở lên.
Kỹ năng
-
Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
-
Kỹ năng lập kế hoạch.
-
Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
-
Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
-
Kỹ năng giao tiếp tốt.
Kinh nghiệm thực tế
-
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác
quản trị nhân sự và hành chánh.
-
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương
đương.
Yêu cầu khác
-
Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
-
Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc

STT Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả
1 Tham gia hoạch định và đề
ra chính sách nhân sự tổng
quát
Các chính sách nhân sự đảm
bảo thực hiện và đạt đươc các
mục tiêu cảu tổ chức
2 Truyền đạt các chính sách
về nhân sự
Tất cả các thành viên trong tổ
chức phải được phổ biến và
hiểu rõ các chính sách nhân sự
của tổ chức trong vòng một
tuần kể từ khi ban hành
3 Phỏng vấn và đánh giá
năng lực ứng viên
Thực hiện và đánh giá chính
xác năng lực của ứng viên
Phần 4: Sản phẩm của Phân tích công việc
VÍ DỤ BẢNG TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC