Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đề tài “TỔNG QUAN VỀ MICROSOF TACCESS”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài: “TỔNG QUANVỀ MICROSOF TACCESS”

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI NĨI ĐẦU

Nghành cơng nghệ thơng tin phát triển một cách nhanh chóng Việt Nam
là một nước đang phát triển đã tiếp nhân nhanh chóng nghành tin hoc đãđi đến
mỗi học sinh sinh viên trong trong những trường chuyên nghiệp cao đẳng đại
học hay các trường phổ thơng đều có mơn tin hoc
Với trước đây nghành công nghệ thông tin chưa phát triển chúng ta chủ
yếu dùng cách thủ cơng tính tốn số liệu viết văn bản sao chép, tinh toán, tra
cứu… mất rất nhiều cơng sức và thời gian, cịn giờđây chúng ta đãáp dụng công
nghệ tiên tiến mới nhất của tin học tiết kiệm thời gian, độ chính xác tuyệt đối.
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại trường THKTKT Hoa Lư. Em xin
chân thành cảm ơn ban giám hiệu cùng thầy giáo Cao Thanh Hà và cô Lê Thu
Huyền đã giúp đỡ em hồn thành báo cáo này!

Khoa cơng nghệ thơng tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I
TỔNG QUANVỀ MICROSOF TACCESS

Phần I: Giới thiệu về Microsoft Access

Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft. Phần mềm này
là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đây là một lĩnh vực khá phức tạp vàđa dạng.
1. Khi sử dụng Access người lập trình được cung cấp các cơng cụ như bảng cơ
sở dữ liệu(Table), truy vấn tệp tin(Query), mẫu biểu(Form), báo cáo(Ryport),
macro.
2. Cũng như C và Pascal Access Basic là một ngơn ngữ lập trình hồn thiện
với các thành phần cơ bản sau:
a. Các kiểu dữ liệu chẵn(số, chuỗi, date/time, logic): Kiểu tự tạo (User,
defind type, như kiểu bản ghi hay Pascal hay cấu trúc C).
b. Biến mảng theo dạng chuẩn hay dạng tự do.
c. Cấu trúc vào ra trên bàn phím, màn hình .
d. Các tốn tửđiều khiển, rẽ nhánh và lặp (chu trình).
e. Các hàm thủ tục kể cả chức năng để quy các hàm thủ tục.
f. Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và text).
Access chủ yếu được sử dụng để xử lý các đối tượng của Access như bảng
dữ liệu, truy vấn, mẫu biểu, macro. Trong Access lập trình chủ yếu theo phương
thức đối tượng, phương thức thuộc tính (sử dụng các đối tượng hướng đối tượng) chứ bản thân nó khơng phải là ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng, bởi vì
nó khơng cho phép tạo ra các lớp mới .
3. Về tổ chức: Access gồm các thủ tục,hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn
thể của mẫu biểu đơn thể, đơn thể của mẫu biểu, đơn thể chung của hệ cơ sở dữ
liệu chúng không thể tổ chức tahnhf một đơn thể thống nhất như C và Pacal
 Về hoạt đông chương trình, Access hoạt động theo hướng sự kiện.
Mỗi khi sự kiện xảy ra (bấm chuột tại một nút lệnh) thì một thủ tục
đợc kích hoạt, nó bắt đầu thực hiện và có thể gọi thêm một chuỗi
các thủ tục và các hàm.
I) CƠSỞDỮLIỆU (DATABASE)
Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc về một phạm vi quản
lý nào đóđược lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ,
đĩa,...) để thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu
quả.
Mơ hình cơ sơ dữ liệu quan hệđược giới thiệu bởi E.F.Codd vào thập niên
1970, nó có nhiều ưu việt hơn các mơ hình trước đó như mạng, phân câp...do đó,
nóđã nhanh chóng được người dùng chấp nhận vàáp dụng rộng rãi.
Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tếng anh là RD (Relational Database). Phần
mềm tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu quan hệđươc gọi là quản trị cơ sở dữ liệu
quan hệ RDM (Relational Database Management).
Các khái niệm cơ bản liên quan đến mơ hình quan niệm dữ liệu:
 Một quan hệ là một ma trận hai chiều bao gồm các cột vào các hàng
 Mỗi bảng bao gồm một hoặc nhiều cột (trường) mơ tả các bảng tính
của thực thể khoá ngoại của một bảng là một hoặc nhiều trường chứa
khố chính của một bảng khác, dùng để tạo mối liên kết của bảng.
1) Quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một công cụ cho phép tạo ,luư trữ, quản lý và
tương tác với cơ sở dữ liệu.
Các chứcnăng cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệ bao gồm:
Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngơn ngữ mơ tả dữ liệu (Data
denifition language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai
thác cấu trúc của dữ liệu, mô tả các mỗi quan hệ của dữ liệu cũng như những
quản lý quy tắc quản lý trên dữ liệu đó.
Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngơn ngữ thao tác dữ liệu (Data
manipulation language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (Thêm,
sửa, xố) cho nhiều mục đích khác nhau.
Một hệ quản trị dữ liệu cũng phải có ngơn ngữ truy vấn dữ liệu để khai
thác, rút trích cơ sở dữ liệu khi có nhu cầu.
Ngồi ra, một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người sử dụng
những cơ chế bảo mật và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

2) Một số phép tốn quan hệ

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a. Phép chọn (selection) là phép chon lựa dòng thoả mãn một hay
nhiều điều kiện nào đó
b. Phép chiếu (projetion) chiếu trên một hoặc nhiều cột từ một bảng
theo thứ tự xác định .
c. Phép hợp (Union): Kết hợp dữ liệu hai bảng với nhau. hai bảng
phải có cùng số cột hợp lại với nhau sẽ cho ra kết quả là một bảng
(hoặc một danh sách) có số cột bằng với số cột của một bảng, số
dòng là tổng số dòng của hai bảng.
d. Phép giao(Intersection): Chọn ra những dòng dữ liệu chung của hai
bảng.
e. Phép trừ ((Minus): Chọn ra những dòng dữ liệu của bảng thứ nhất
sau khi loại bỏ những dịng có mặt trong bảng thứ hai .
3) Microsoft Access là gì ?
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access là một chương trình nằm trong bộ
Office của Microsoft. Access có kháđầyđủ các tính năng của một hệ quản trị cơ
sở dữ liệu.Ngồi ra, chương trình này cịn có một số tính năng khác như Form,
Macro, Report, Module,...cho phép xây dựng thành một phần mềm quản lý cơ sở
dữ liệu.
II. CÁCTHÀNHPHẦNTRONGCƠSỞDỮLIỆU ACCES
1) Bảng (Table)
Bảng là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng là nơi Accessllưu trữ dữ liệu. Trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều
dịng.
2) Truy vấn (Query)
Dùng để tính tốn và xử lý dữ liệu trong table. Hơn nữa, truy vấn cịn là

cơng cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu(Update Query), để tạo ra Table mới
(Make Table Query), để thêm dữ liệu vào Table (Append Query), để xoá số
liệu(Delete Query), tổng hợp số liệu(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác.
3) Biểu mẫu (Form)
Được thiết kếđể biểu hiện, soạn thảo hoặc nhâp liệu. Biểu mẫu có mục đích làm
thân thiện hố những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền thông

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tin vào những phiếu rất đời thường. Trong biểu mẫu cịn có thể chứa những biểu
mẫu con, gọi là SubForm, cho phép nhập liệu vào nhiều bảng khác nhau .
4) Báo cáo, biểu mẫu (Report).
Là kết quảđầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu. Dùng để in ấn
hoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn. Báo biểu có
hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ
thị và có thể Export ra các dạng tập tin khác như Word/Excel.
5.Xuất dữ liệu ra dạng trang web
Việc suất dữ liệu này thuận lợi cho viêc tìm kiếm thơng qua trình duyệt web
để phổ biến dũ liệu
6. Tập lệnh (Macro).
Là công cụ cung cấp cho ngời sử dụng tạo ra các hành động đơn giản
trong Microsoft Access nh mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn,...mà
không cần phải biết nhiều gì về ngơn ngữ lập trình Visual Basic.
7. Modules.
Là một loạt các tập lệnh tạo thành các module thi hành một việc nào đó ví
dụ nhưđóng form

Khoa cơng nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN II
XÂYDỰNGHỆTHỐNGCƠSỞDỮLIỆU
I. TABLE- BẢNGDỮLIỆU

1. Khái niệm về bảng.
Table làđối tượng đầu tiên cần phải tạo trớc khi tạo ra những đối tượng
khác, là thành phần cơ bản nhất trong cơ sơ dữ liệu, là nơI lưu giữ dữ liệu khi đã
phân tích bài tốn, các thực thể và quan hệ trong cơ sở dữ liệu.
A: Cột hoặc trường (Column, file)
1. Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữ
liệu, ví dụ như kiểu số kiểu kí tự, kiểu ngày vv
2. Cột có các đặc trưng cơ bản sau:
3. Tên cột (field name) dùng để khai báo tên của trường.
4. Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data tipe).
5. Giá trị mặc định ban đầu của cột.
6. Định dạng hiển thị dữ liệu.
7. Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu
8. Dữ liệu của cột cho phép rỗng hay khơng
B: Dịng hoặc bản ghi
Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong 1 bảng
C: Khố chính
Là tập hợp 1 hoặch nhiều cột trong bảng mà dữ liệu trên đó là duy nhất
khơng được trùng lặp và khơng được phép rỗng.
D: Khoá ngoại
Là một hoặc nhiều cột trong bảng, mà các cột này lại là khố chính ở bảng
khác. Do vậy, khi thêm, xoá, sửa dữ liệu vào cột là khố ngoại thì phải tn
theo các ràng buộc về khố ngoại.

2. Tạo bảng:
Có 3 cách để tạo mới bảng
* Tạo mới bảng bằng cách tự thiết kế
Tạo bảng mới bằng cách tự thiết kế.
Tạo mới bằng trình thơng minh.
Tạo mới bằng cách nhập dữ liệu.
Nhập tên cột dữ liệu vào hàng đầu tiên của cột field name
Trường datatipe chọn dạng dữ liệu trong cột này khi mô tả vào cột
Descrittion nếu cần.
Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
*Tạo khố chính cho bảng.
Các kiểu dữ liệu.
 Text: là dữ liệu dạng kí tự Anumeric(kí tự Analphadet, hoặc các kí
tự số từ 0 đến 9), có thể chứa một dãy ky tự cóđộ dài nhỏ hơn 255.
 Memo: Là loại dữ liệu lưu trữ dang Text, có kích thước lớn hơn
255 ký tự.
 Number: có nhiều loại số có thể thay đổi thuộc tính Field Size để
chỉđịnh lại số mong muốn.
 Date- time: lưu trữ kiểu dữ liệu lưu trữ dưới dữ liệu ngày tháng và
thời gian
 Currenci: là một dang kiểu number, chữa dữ liệu kiểu tiền tệ
 Autonumber: Chữa dữ liệu kiểu số mà giá trị của nó tựđộng điền
vào trong bảng.
 Yes/No: Chỉ có 2 giá trị có hoặc khơng, thích hợp cho các loại cột
chưa ô chọn.
 Ole object: Làđối tượng nhúng và liên kết.
 Hiperlink: Là một địa chỉ siêu liên kết Url, như là một địa chỉ Web

hoặc địa chỉ Email.
 Thuộc tính
 Lookup Wizard: Dùng để tạo các hợp danh sách.
 Discription: Để giải thích rõ hơn một trường nào đó các thuộc tính
ở Eral.
 Độ rộng cột (field size): có giá trị tối đa 255.
 Định dạng Format: Thể hiện dữ liệu của cột
 Số chữ số thập phân (Dicemal tlacef) số chữ số thập phân trong
kiểu dữ liệu là số thực có thể chọn Auto hoặc chọn từ 1 đến 15.
 Tiêu đề cột caption: thể hiện khi mở bảng ở chếđộ cập nhật ở dữ
liệu, nếu bỏ qua thuộc tính này Access lấy tiêu đề cột làm tiêu đề.
 Giá trị cột mặc định(defaultvalue) giá trị dữ liệu mặc định của cột
khi thêm dữ liệu vào tabl mà bỏ qua dữ liệu tại cột đó.
 Quy tắc hợp lệ(valitationrule): là biểu thức kiểm tra dữ liệu để khi
nhập dữ liệu Access sã kiểm tra quy tắc đó.

Khoa cơng nghệ thơng tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
 Thông báo lỗi (validationText): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện
nhập dữ liệu sai so với quy tắc đãđịnh nghĩa ở validationrule.
 Yêu cầu(Requed) có 2 giá trị yes tương ứng với việc bắt buộc nhập
dữ liệu, No tương ứng với việc không bắt buộc nhập dữ liệu.
 Cho phép chiều dài chuỗi rỗng hay không (Allowzero lenght): áp
dụng với kiểu text, memo và Hyperlink.
 Xắp sếp chỉ mục(Index): Làm tăng tốc độ tìm kiếm và sắp xếp như
làm chậm sự cập nhật dữ liệu. Thuộc tính này có 3 dữ liệu, No: khơng tạo chỉ
mục, Yes(Duplicates ok): tạo Index cho phép trùng, Yes(No Duplicates ): tạo
Index không cho phép trùng.

 Mặt nạ nhập liệu( Input mask): Mặt nạđịnh dạng dữ liệu dùng để
bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tn theo đúng định
dạng đó.
 Thuộc tính ở tab Lookup:
 Display Control:Thuộc tính này có ba giá trị là Text, combo box,
list box ta chỉđược phép chọn một trong ba giá trị này.
Tạo khố chính
Một bảng phải nên có một khố chính, khố chính có thể là một hoặc
nhiều cột .Đặc trưng của khố chính là tại cột làm khố chính dữ liệu nhập vào
phải khơng được trùng và khơng được rỗng.
Các bước tạo khố chính
Mở bảng ở chếđộ thiết kế(Design view).
Chọn một cột hoặc nhiều cột làm khoá chính
Chọn vào thực đơn Edit/Primary Key hoặc nhấn vào biểu tượng chià khố
trên thanh cơng cụ.
3.Quan hệ dữ liệu RELATONSHIP
a) Các loại quan hệ 1--->1
Quan hệ Trong mỗi quan hệ một một, một dịng trên bảng A sẽ chỉ có
một dòng tương ứng trên bảng B và mỗi dòng trên bảng B chỉ có một dịng tương ứng trên bảng A.
Quan hệ 1--->nhiều
Đây là mỗi quan hệđợc sử dụng phổ biến nhất. Mỗi quan hệ một nhiều trên hai
bảng A --> B thể hiện rằng một dòng ở bảng A có thể có nhiều dịng tương ứng

Khoa cơng nghệ thơng tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ở bảng B, nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở
bảng A.
Quan hệ nhiều ---> nhiều

Thể hiện rằng một dịng ở bảng A có nhiều dịng tương ứng ở bảng B và
ngược lại
b) Các bước thực hiện tạo quan hệ
ã Mở cửa sổ quan hệ bằng cách vào thực đơn Tool chọn vào
Relationships
ã Thêm các bảng vào của sổ quan hệ bằng cách:
Vào thực đơn Relationships/ Show Tables
Chọn các bảng hoặc truy vấn muốn tao quan hệ trong cửa sổ hiển thị bảng
hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ. Sau khi Add các bảng cần tạo quan hệ vào
cửa sổ quan hệ, chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng bằng thao tác kéo thả: kéo
chuột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai.
Chọn vào ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc tồn vẹn (Enforce Referential
Integrity), sau đó xác định sẽ chọn hai quy tắc kiểm tra dữ liệu.
ã Trong màn hình tạo ràng buộc có các quy tắc như sau:
Cascade Apdate Related Fields: Tựđộng cập nhật dây truyền nghĩa là khi
chọn vào ơ kiểm tra này thì khi người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha thì
Access thựđộng cập nhật sự thay đổi đóở bảng con, nếu bảng con có dữ lệu tham
chiếu đến bảng cha. Cịn nếu ta khơng chọn vào ơ kiểm tra thì Access sẽ không
cho phép người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha nếu dữ liệu đó bảng con đã
tham chiếu đến.
Cascade delete Related Records: Xoá dây truyền, nghĩa là khi đã chọn vào
ơ kiểm tra này thì khi ngời dùng xố dữ liệu ở bảng cha thì Access sã tựđộng
xố dữ liệu ở bảng con nếu bảng con có dữ liệu tham chiếu đến bảng cha. Ngược
lại không chọn vào ơ kiểm tra thì Access khơng phép xố dữ liệu ở bảng cha,
nếu dữ liệu đó co tồn tại ở bảng con.
ã Lưu lại mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ.
II QUERY - TRUYVẤN

1) Khái niệm về truy vấn.
Truy vấn là công cụ kháđặc trưng của Microsoft Access giúp người sử

dụng khai thác cơ sở dữ liệu như xem, xố, sửa hay tổng hợp số liệu dới nhiều
hình thức. Để thực hiện truy vấn , bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu và bên trong
Khoa cơng nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phải có bảng. Số liệu thì lưu trữ trên bảng, cịn truy vấn là cơng cụđể tìm và nhìn
số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau. Điểm quan trọng cần chúýđối với truy vấn
trong Access là cách thay đổi về dữ liệu trong câu query sẽ phản ánh lên các
bảng tương ứng, ngoài ra chúng ta cịn có thể tạo dữ liệu mới cho bảng thơng
qua truy vấn.
Trong Microsoft Access có ba cách để tạo query:
a. Tạo query bằng ví dụ (QBE Query By Example).
b. Tạo query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL.
c. Tạo Query bằng Query Wizard.
2). Các loại truy vấn
a) Chức năng Select Query
Là chọn dữ liệu từ 1 đến nhiều bảng. Nhằm thể hiện một bảng dữ liệu
mang đầy đủ thông tin và thoả mãn cqcs điều kiện đặt ra.
Thống kê dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng bằng các hàm thông kê.
Tạo ra các câu hỏi nhằm lấy dữ liệu một cách linh hoạt.
b) Tao truy vấn Select bằng Wizard
Chọn thành phần Query,chọn New, chọn simple Query Wizard, chọn OK
xuất hiện hộp thoại.
Tables/ Queris; chọn bảng để lấy các trờng.
Available Fields: chứa các trờng đãđợc chon.
Khi chọn xong các trường cần truy vấn ta nhấn hai lần phím next/next, đặt
tên cho truy vấn và chọn nút finish.
c) Tạo truy vấn Select bằng design view.
Database/query/View xuất hiện hộp thoại:

Chọn Design View màn hình show table xuất hiện, chọn bảng tham gia
vào truy vấn chọn cloes kích vào cloes đểđóng hộp thoại Show table sẽ xuất
hiện một hộp thoại để tạo truy vấn.
Tạo quan hệ giữa các bảng nếu cần.
Chọn các trờng đa vào truy vấn bằng cách kéo tên trờng trong các bảng ở
phần trên thả vào các dòng fiel ở dòng dới.
Field: chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn.
Dòng table: cho biết tên bảng chứa trường được chọn.
Sort: nếu cần săp xếp bản ghi theo chiều nào đó.
- Ascending:Sắp xếp theo chiều tăng dần.
Khoa cơng nghệ thơng tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Descending:Sắp xếp giảm dần.
Show: Nếu đánh dấu kiểm thì trường đóđược xuất hiện khi chạy truy vấn,
cịn khơng trường đó làm biểu thức điều kiện.
Criteria: Nhập điều kiện cho các bản ghi khi xuất hiện .
Or: Nhập điều kiện hoặc.
Điều kiện trên cùng dòng làđiều kiện End và khác dòng làđiều kiện Or.
Lưu vàđặt tên cho truy vấn , vào Fiel/save.
Chạy truy vấn: Query/Run.
3) Các hàm sử dụng trong truy vấn.
- IIF (Đk,Giá trin khi ĐK = True, Giá trị khi Đk = False.
- SUM: Tính tổng các giá trị trong trường
- AVG: Tính trung bình cộng các giá trị trong trường .
- MAX: Tính giá trị lớn nhất trong trường.
- MIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong trường.
- COUNT: Đếm các bản ghi của bảng trên trường dữ liệu.
- STDEV: Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường.

- FIRST: Tính giá trị của bản ghi đầu trong bảng.
- LAST: Tính giá trị của bản ghi cuối trong bảng.
III. BIỂUMẪUFORM

1) Khái niệm.
Biểu mẫu form là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùng
và chương trình ứng dụng một cách trực quan và mềm dẻo. Bằng các công
cụđiều khiển được nhà phát triển phần mềm lập trình sẵn.
Trong chương trình này ta chỉ sử dụng form để thể hiện dữ liệu từ các
bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu.
Tại cửa sổ form cho phép ta có thể hiển thị, chỉnh sửa ,thêm và xoá các
bản ghi. Đặc biệt với những trường dữ liệu có kiểu Memo, OLE Objects (Chứa
hình ảnh đồ hoạ) chỉ có form mới có thể hiển thị dữ liệu cịn cách mở thơng thường của bảng và truy vấn ta không thể hiển thịđược.
2) Các thành phần của form.
a. Điều khiển (Control): Là các đối tượng được tạo ra và nằm trên form .Các
Control thông dụng là Button, Label, Text box, Combo box, List box...
b. Phần đầu biểu mẫu ( Form header): Các control nằm trong phần này sẽ
hiển thịởđầu biểu mẫu.
Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
c. Phần chi tiết (Detail): Thể hiện chi tiết của biếu mẫu.
d. Phần cuối biểu mẫu ( Form Footer): Các Control nằm trong phần này sẽ
hiển thịở cuối biểu mẫu.
e. Tiêu đề(Caption): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho một
Control.
3) Tạo FOMR bằng WIZARD.
a) Tạo Form có phân cấp.
Trong Form này dữ liệu được chia làm 2 phần: Một phần chính và một

phần phụ. Dạng Form này được sử dụng khi muốn thể hiện dữ liệu trong mối
quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau. Hai bảng này phải cóít nhất một
Field có quan hệ với nhau. Do đó dạng Form này là sự kết hợp của hai dạng
Form: Form dạng cột, Form dạng bảng dữ liệu.
- Tạo Form chính chứa dữ liệu trên bảng nhánh có dạng cột bằng Wizard.
- Tạo Form phụ dạng bảng dữ liệu bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ liệu
của nhánh.
- Liên kết Form phụ và Form chính bằng cách:
ã Mở Form chính ở chếđộ Design.
ã Chọn thực đơn Window/Tile Vartically. Trên màn hình sẽ xuất hiện
hai cửa sổ: Một của sổ chính, một cửa sổ của cơ sở dữ liệu. Chọn tên cửa sổ phụ
trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, kéo nó qua Form chính ở section Details.
Chọn phần mới đợc gián vào Form phụ sau đó vào thực đơn
View/Properties để xem thuộc tính liên kết giữa cửa sổ chính và cửa sổ phụ.
b) Tạo Form khơng có phân cấp.
Vào thực đơn Insert/Form, chọn Form Wizard, sau đó chọn một bảng hay
truy một truy vấn để làm Record Source cho Form và nhấn nút OK.
Chọn các cột của bảng / truy vấn sử dụng trong Form bằng các nút
>,>>,<,<<.
Chọn dạng của Form là dạng cột, hay hàng,...
Các loại Form cóý nghĩa như sau:
ã Form dạng cột (Column): Dữ liệu được thể hiện trên Form trên từng cột
và tại một thời điểm chỉ là một dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.
ã Form dạng danh sách (Tabular): Dữ liệu được thể hiện trên Form tại một
thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

ã Form dạng dữ liệu(Datasheet): Dữ liệu đợc thể hiện trên Form tại một
thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. Tuy nhiên khác với Form
dạng danh sách, Form dạng này không cho phép hiển thị các thành phần trong
phần Form Header và Form Footer. Do đó, dạng Form này thờng đợc sử dụng
làm Form con(Sub Form) trong các form có phân cấp.
ã Form dạng hàng (Justified):dữ liệu đợc thể hiện trên Form trên nhiều cột,
tại một thời điểm trên Form chỉ hiển thị một dòng dữ liệu trong bảng/truy vấn.
ã Chọn hình nền cho Form.
ãĐặt tiêu đề cho Form và nhấn nút Finish để hoàn thành việc tạo Form

IV BÁOBIỂU REPORT
1) Khái niệm:
Trong Access, báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biêt được thiết kế cho
mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn. Hơn thế Report trong Access cịn
cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi.
2) Các thành phần của report.
 Report Header: chứa các dịng chữ hay hình ảnh xuất hiện ởđầu của
mỗi Report ví dụ nh : tiêu ngữ, tiêu đề của report...
 Page Header: Chứa các thông tin nằm ởđầu của mỗi trang.
 Details: Chứa các Record lặp lại của Report.
 Page Footer: Chứa các thông tin nằm ở cuối mỗi trang như số
trang,...
 Report Footer: Chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi Report, nh
các thông tin về tổng kết, số liệu bản ghi trong báo cáo, địâ chỉ,...
Report Footer xuất hiện ở giữa Page Header và Page Footer
3). Tạo Report dạng Tabular hay Columnar.
Bằng cách này, Access sẽ tạo cho chúng ta các Report dưới dạng Tabular
(cột) hay dạng Columnar (danh sách).
Đối với Report dạng Tabula, các dữ liệu sẽđược thể hiện như sau: Các cột
sẽ là các thuộc tính có trong Record Source. Cịn mỗi dịng sẽ là từng dòng trong

Report Source.
Đối với Report dạng danh sách (Columnar), các dữ liệu sẽđược thể hiện
như sau: Mỗi dịng trong Record Source sẽđợc thể hiện thành một ơ trong
Report (một ơ này có thể có nhiều dịng nhỏ). Mỗi ơ trong Report sẽ gồm nhiều
dịng nhỏ, mỗi dịng này thể hiện một thuộc tính trong Record Source.
Khoa cơng nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4) Một số hàm và hằng sử dụng trong Report
[PAGE]: Chèn số trang hiện thời của báo biểu.
[PAGES]: Chèn tổng số trang của báo biểu
DATE(): Chèn ngày tháng và năm hiện hành.
NOW(): Chèn ngày, tháng, năm và giờ, phút, giây hiện hành.
Các hàm thống kê dữ liệu: COUNT, SUM, AVG, MAX, MIN...
V . MACROTẬPLỆNH

1. Các thành phần trong màn hình thiết kế Macro:
 Action: cho phép chúng ta chọn các hành động mà Access cung cấp
cho người sử dụng.
 Action Argunts: các tham số của hành động đợc thiết kế trên Action.
 Commnt: chú thicha cho các hành động.
 Tạo mới một Macro.
 Từ của sổ Database chọn Tal macro , chon New, xuất hiên cửa sổ.
- Macro Name: Đặt tên cho các macro con.
- Action: Để ta chọ các hành động cho các Macro
- Comment: Ghi chú thích cho các macro.
- Action Argument: Để ta chọn tham số cho hành động.
2.Các hành động trong Macro.
a. Hành động Open Table

 Dùng để mở một bảng trong cơ sở dữ liệu
+ các tham số :
Table name:Tên bảng
View : Qua định dạng hiển thị của bảng
Datamode: Quy địng chếđộ về dữ liệu.
Add: Cho thêm mới dữ liệu.
Edit: Xem, Sửa và nhập dữ liệu.
Read Only: Xem dữ liệu.
b. Open Query.
Dùng để mở một truy vấn
Các hành động.
Query Name: Tên của query.
View: Chếđộ hiển thị.
Datamode: Chếđộ dữ liệu.
Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
c. Open Form.
- Dùng để mở một form.
+ Các hành động.
Form Name: Dùng để quy định form đợc mở
View: Dạng trình bày của form.
Fllter Name: Tên của một truy vấn ràng buộc dữ liệu trên form.
Wher Condition: Dùng để nhập điều kiện ràng buộc dữ liệu hiển thị trên
form.
Datamode: Quy định chếđộ dành cho cửa sổ form.
Nomal: Chếđộ bình thờng trong Windows
Hidden: Cửa sổ form bị che dấu.
I Can: Cửa sổ Form thu nhỏ thành biểu tượng.

Dialog: Chếđộ hộp thoại.
d. Open Report.
Report Name: Chọn báo biểu cần mở.
View: Quy định dạng trình bày.
VI. MENU.

Dùng để tạo cột các mục chọn trên menu chính hoặc menu riêng cho
từng form.
+ Menu name:Quy định tên của menu Drop-downmuoons thêm vào
menu bar.
+ Menu Macro Name: Chứa tên của macro chứa các lệnh cần tạo trên
menu drop- down.
+ Status Bar Text: Chứa nội dung thơng báo hiển thịở dịng tình trạng
khi chọn menu này.
VII. LẬPTRÌNH VBA

1. Mơi trường lập trình VBA
2. Hệ thống thực đơn và thanh công cụ: Trong mơi trờng lập trình VBA
chứa hệ thống thực đơn và thanh công cụ. Dùng để chứa các lệnh để gọi để thi
hành hoặc thiết lập các điều kiện cần thiết.
3. Cửa sổ project Expleres: Là cây phân cấp các đối tợng chứa mã lệnh
VBA, đồng thời giúp ngịi lập trình dễ dàng trong việc mã lệnh cũng nh quản lý
các mã lệnh VBA đã viết.

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4. Môi trờng cửa sổ viết lệnh: Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA, mỗi
cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tợng Form, Report, Module trong

cửa sổ có thể có nhiều phần đợc viết lệnh. Mỗi phần có thể là nội dung của một
khai báo, một chơng trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện.
5. Cửa sổ Intermediate: Là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh rất
hữu dụng trong việc gỡ rối phần mềm.
6. Cấu trúc lệnh VBA
Cũng giống nh bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố
sau:
7. Cấu trúc lệnh VBA
Cũng giống như bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố
sau:
8. Có cấu trúc.
- Có từ khoá bắt đầu và từ khoá kết thúc.
- Thực hiện tuần tự, có thể lồng vào nhau.
9... Cấu trúc If…….Endif
If <điều kiện> Then
<thủ tục 1>
[Else <thủ tục 2>]
End If
Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện thủ tục 1 còn ngợc lại sẽ thực hiện
thủ tục 2. Phần nằm trong dấu ngoặc vng có thể có hoặc có thể không trong
cấu trúc lệnh
10. Cấu trúc For…Next
- Cú pháp:
For biến chạy = <gía trị 1> to <giá trị 2> [step (n)]
(Thủ tục1)
[Exit For]
Next.
Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hớng:
- Giá trị 1: Là kiểu dữ liệu đầu mà biến chạy có thể nhận
- Giá trị 2: Là kiểu dữ liệu cuối mà biến chạy có thể nhận

- Step (n): Là bớc chạy vịng lặp

Khoa cơng nghệ thơng tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các dòng lệnh nằm trong dấu ngoặc vng có thể có hoặc có thể khơng có
trong cấu trúc lệnh.
11. Cấu trúc While…….. Wend
- Cú pháp:
While

<biểu thức>

< Thủ tục>
Wend
Khi biểu thức thoả mãn sẽ thực hiện thủ tục.

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
12. Cấu trúc Select Case…….And Select
- Cú pháp:
Select Case < biểu thức>
Case

<giá trị 1 >

<thủ tục 1>

Case

< giá trị 2>
<thủ tục 2>

…
Case

<giá trị n>

<thủ tục n>
[ Else Case
<thủ tục n+1>]
End select
* Giải thích: ln giá trị vô hớng đếm đợc nh số nguyên, sâu ký tự, logic.
Biểu thức Cấu trúc hoạt động nh sau:
Tính giá trị biểu thức
Kiểm tra biểu thức bằng giá trị thứ i nếu đúng thì thực hiện thủ tục i và
thốt ra khỏi cấu trúc bằng từ khố End select cịn ngợc lai sẽ kiểm tra biểu thức
với giá trị i +1.Nếu đúng sẽ thủ tục i +1 ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục i +2 trong
phần Else Case. Sau đó sẽ thốt ra khỏi từ khố End select
13.. Lệnh Docmd (dùng để thay đổi đối tượng)
- Cú pháp:
+ Docmd.close<Object type>, <Object Name>, <Save option>
+ AcForm: dùng đểđóng Form
+ Acreport: dùng đểđịng Report
+ Object type: Là loại đối tượng sẽđóng
+ Acquery: Dùng đểđóng bảng truy vấn (Query)
+ Actable: Dùng đẻđóng bảng cơ sở dữ liệu (Table)
+ Object Name: Là tên đối tọng sẽđợc đóng

+ Save option: Là chỉđịnh các tuỳ chon để ghi lại cấu trúc
+ Save No: Đóng đối tượng mà khơng ghi lại cấu trúc
+ Save Yes: Đóng đối tượng mà ghi lại cấu trúc
+ Save Pront: Hiển thị hộp thoại nhắc nhở có ghi lại cấu trúc haykhông

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN III
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
I. MỤCĐÍCHCHƯƠNGTRÌNHVỀTÀI

Chương trình “quản lý thư viện ”là một chương trình nhằm giúp cho con
người quản lý các danh sách, giấy tờ,thư viện là nơi cung cấp mọi thông tin cho
người dọc cũng như người dung, trong bất kỳ một trường học hay cơng ty nào
cũng địi hỏi có thư viện nơi lưu trũ mọi thông tin cũng như mọi kiến thức ta cần
đến. Chương trình quản lý thư viện trên lĩnh vực công nghệ thông tin giúp cho
con người rất nhiều vềđộ chính xác cao, nó ra đời làđểđáp ứng nhu cầu của con
người trong quá trình cập nhật một cánh chính xác hơn, nhanh hơn.
Quản lý thư viện bao gồm nhiều lĩnh vực như các thông tin mượn trả,năm
xuất bản, sách chi tiết, tác giả, thể loại, trạng thái, quyền độc giả, user…đây là
những điều kiện cơ bản nhất trong một thư viện bắt buộc phải đầy đủ
* Những vẫn đề chương trình giải quyết
Trong cuộc sống của mỗi chúng ta nghành cơng nghệ thơng tin đóng vai
trị vơ cùng quan trọng không thể thiếu trước đây nghành công nghệ thông tin
chưa phát triển Việt Nam là nước nghèo máy tính cịn xa lạ với người dân những
tài liệu chủ yếu được viết tay tính tốn bằng thủ cơng … mỗi khi cần đến tìm lại
mất rất nhiều thời gian, công sức kém hiệu quả trong công việc, với ngày nay
nghành công nghệ thông tin phát triển chỉ trong vài phút chúng ta đã tìm được

những thứ mà trước đây có thể tìm mất vài ngày mới tìm được. Con người đã
thốt khỏi lao động thủ cơng nâng cao hiệu qủa công việc, tiết kiệm được rất
nhiều thời gian.
+ Với việc quản lý thư viện với những dữ liệu đầu vào chương trình cho
phép thực hiện cơng việc cập nhật các nhân viên trong thư viện một cách dễ
dàng.
+ việc thực hiện tra cứu cũng như các nhân viên trong một cơng ty một
cách nhanh chóng và thuận tiện
+ Chương trình có giao diện quản lý thư viện giúp cho con người có
những thao tác những cơng việc một cách dễ dàng độ chính xác cao.
II – TẠO BẢNG (TABLE)

Bảng là nơi chứa dữ liệu của cơ sở dữ liệu, vì vậy bảng là một nền tảng
của cơ sở dữ liệu. Bên cạnh dữ liêụ Accesscon cho phép lưu chữ những thuộc

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tính của dữ liệu kèm theo bảng tiêu đề cột, giá trị ngầm định, định dạng hiện thị
hay nhập dữ liệu…
Nghiên cứu kỹ việc thiết kế bảng cho phép người sử dụng đơn giản
hoáđược nhiều công việc trong những giai đoạn kế tiếp. Nêu cấu trúc bảng hay
quan hệ giữa các bảng bị thai đổi dẫn đến nhiều thay đổi khác trong ứng dụng
điều đó sẽ dẫn đến thay đổi trong các ứng dụng đIều đó sẽ làm cho cơng việc trở
nên phức tạp.
1. Màn hình thiết kế và tạo bảng như sau:

Hình 1
 Trong màn hình tạo bảng của cơ sở dữ liệu ta chọn Desig view để

thiết kê từng bảng như sau:
Các bảng ở chếđộ thiết kế và mở
* Bảng sách

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng tác giả

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Bảng nhà xuất bản

* Bảng độc giả

Khoa công nghệ thông tin


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng sách mượn

Khoa công nghệ thông tin