(luận văn tốt nghiệp) nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ sở tài chính hà nội

B
I VỤ
TRƢỜ G ĐẠI HỌC N I VỤ HÀ ÔI
KHOA QUẢN TRỊ VĂ PHÒ G
----------

H

U

T T GHI P

 G C O HI U QUẢ QUẢ

Ý CÔ G TÁC

VĂ THƢ ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI CHÍ H HÀ

h

lu n tốt nghi p ng nh

:

g

ih

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

ng

inh vi n th

n
hi n

số sinh vi n
h
p

H
GÁ

: TỐNG TH

: 1405QTVC036
: 2014 – 2018
: ĐH.

14C

HÀ ỘI, 2018

download by :

G

I

LỜI CẢM Ơ
V i v i trò l một sinh vi n, bản thân tôi nh n thấy rằng, ông tá văn
th l u trữ l
kỹ thu t

ông vi

nhiều nội dung phức tạp, m ng tính kho họ v

o, địi hỏi ng

i án bộ văn th – l u trữ phải nắm vững đ ợ trình

độ huy n mơn nghi p vụ m phải

phẩm chất hính trị tốt. Đối v i bản

thân tơi, s u q trình học t p đ giúp tơi vững v ng hơn trong trình độ
huy n môn, kiến thứ

ông vi

ũng nh kỹ năng mềm.

đ ợc nhiều kiến thức m i ũng nh t
gì m mình đ đ ợc học ở tr
kinh nghi m qua những ng

ôi đ lĩnh hội

uy m i, mở rộng v phát huy những

ng qua thầy ô, bạn bè, học hỏi đ ợc nhiều

i đi tr

, rèn luy n đ ợ đứ tính ần thiết cho

một án bộ văn phịng trong t ơng l i.
u đây, tôi xin ảm ơn tr

ng Đại học Nội vụ H

ội n i hung v

khoa Quản trị văn phòng n i ri ng đ tạo điều ki n ho tôi đ ợc tiếp xú v i
ông vu c th c tế để tôi
tôi ảm ơn á

thể học hỏi v tr u ồi th m kiến thứ . Đồng th i,

ô hú, nh hị trong ơ qu n đ giúp tôi ho n th nh b i báo

áo n y. Đặc bi t tôi xin hân th nh ảm ơn thầy ThS. Nguyễn Hữu Danh –
giảng vi n h
học Nội vụ H
đề t i kh
sở

ng d n kh

lu n tốt nghi p v

ội đ truyền đạt kiến thứ

lu n tốt nghi p.

á thầy ô giáo tr

ơ bản để tôi

ng Đại

thể ho n th nh tốt

tôi ũng gửi l i cảm ơn đến ơ hú, nh hị tại

i Chính đ tr c tiếp chỉ dạy v giúp đỡ trong th i gian qua.
ôi xin hân th nh ảm ơn./.
Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2018
inh vi n th c t p

Tống Thị gát

download by :


LỜI C M ĐO
ôi xin

m đo n kh

lu n tốt nghi p ủ mình v i đề t i “Nâng cao

hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội”, l đề t i
củ ri ng tôi.
ôi xin hịu mọi trá h nhi m về ơng trình nghi n ứu ủ ri ng mình!
H

ội, ng y 05 tháng 3 năm 2018

download by :


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Nội dung viết tắt

Chữ viết tắt

Công ngh thông tin

CNTT

ăn th l u trữ

VTLT

Cán bộ, ông hức

CBCC

Ủy b n nhân ân

UBND

download by :


MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................... 1
1. ý do chọn đề tài ...................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 2
3. Lịch sử nghiên cứu đề tài ........................................................................ 3
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 5
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 5
6. Giả thuyết khoa học ................................................................................. 6
7. Kết cấu khóa luận .................................................................................... 6
B. PHẦN N I DUNG ..................................................................................... 7
CHƢƠ G 1: CƠ SỞ

Ý

U N CHUNG VỀ CÔ G TÁC VĂ

THƢ

ƢU TRỮ ........................................................................................................ 7
1.1. hững vấn đề chung về công tác văn thƣ ........................................... 7
1.1.1.

hái niệm ...................................................................................... 7

1.1.2. Yêu cầu của cơng tác văn thƣ...................................................... 7
1.1.3. Vị trí, ý nghĩa ................................................................................ 8
1.1.4.

ội dung của công tác văn thƣ .................................................... 9

1.2. hững vấn đề chung về công tác lƣu trữ .......................................... 13
1.2.1.

hái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ ............................... 13

1.2.2. Tính chất của cơng tác lƣu trữ .................................................... 14
1.2.3. Mục đich, ý nghĩa của công tác lƣu trữ.................................... 14
1.2.4. Nội dung của công tác lƣu trữ ................................................... 16
1.3. Nội dung quản lý công tác Văn thƣ lƣu trữ ..................................... 17
1.3.1.

hái niệm....................................................................................... 17

1.3.2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ .......................... 17
1.3.3. Ý nghĩa của quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ ........................... 18
1.3.4. Nội dung quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ ................................ 19

download by :


CHƢƠ G 2:
TRẠNG QUẢ

CHÍ H HÀ
2.1.

HÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI CHÍ H HÀ
Ý CƠ G TÁC VĂ

THƢ

I VÀ THỰC

ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI

I ............................................................................................ 28

hái quát về Sở Tài Chính Hà ội ................................................... 28

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Sở Tài Chính Hà ội ....... 28
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Tài chính ....... 31
2.2. Thực trạng hoạt động quản lý cơng tác văn thƣ lƣu trữ tại Sở Tài
chính Hà ội ............................................................................................... 34
2.2.1. Bộ máy làm công tác văn thƣ lƣu trữ ......................................... 34
2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Tài chính Hà ội ....... 35
2.2.3. Về việc quản lý văn bản của Sở Tài chính.................................. 38
2.2.4. Việc quản lý con dấu của Sở Tài chính ....................................... 40
2.2.5. Lập hồ sơ và gia nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ........................ 41
2.2.6. Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
và lƣu trữ lịch sử ..................................................................................... 42
2.2.7. Chỉnh lý, xác đinh giá trị tài liệu ................................................. 46
2.2.8. Bảo quản hồ sơ, tài liệu vào kho lƣu trữ..................................... 51
2.2.9. Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu .............................................. 52

2.2.10. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công
nghệ trong công tác văn thƣ lƣu trữ ..................................................... 53
2.2.11. Quản lý đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn
thƣ lƣu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thƣởng trong công tác văn
thƣ lƣu trữ ............................................................................................... 54
2.2.12. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thƣ lƣu trữ ........................................ 56
2.3. Nhận xét ............................................................................................... 56
2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 57
2.3.2. hƣợc điểm.................................................................................... 59

download by :


2.4. guyên nhân ........................................................................................ 61
CHƢƠ G 3: NH
QUẢ

XÉT VÀ GIẢI PHÁP

 G C O HI U QUẢ

Ý CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI CHÍ H HÀ

N I ................................................................................................................. 63
3.1. Giải pháp .............................................................................................. 63
3.1.1. Phƣơng hƣớng nhiệm vụ của lãnh đạo Sở về quản lý công tác
văn thƣ lƣu trữ ........................................................................................ 63
3.1.2. Đổi mới nhận thức về quản lý công tác văn thƣ- lƣƣ trữ tại Sở
phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. ................................... 65

3.1.3. Hồn thiện cơng tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân
viên............................................................................................................ 66
3.1.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất phƣơng tiện, trang thiết bị trong
công tác văn thƣ-lƣu trữ tại văn phịng Sở Tài chính Hà ội. ........... 68
3.1.5. Hồn thiện các khâu nghiệp vụ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ. ..... 69
3.1.6. Ứng dụng C TT vào trong công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Sở Tài
chính ......................................................................................................... 73
C. PHẦN KẾT LU N ................................................................................... 75
DANH MỤC TÀI LI U THAM KHẢO ..................................................... 76
PHỤ LỤC

download by :


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. ý do chọn đề tài
Hi n n y, đất n

t đ ng tiến h nh ông uộ đổi m i đất n

ng phát triển. Chính vì v y vấn đề soạn thảo, quản lý văn bản v
văn th - l u trữ trong hoạt động quản lý
ông tá đ ợc c p nh t hằng ng y, th

ông tá

ý nghĩ rất quan trọng. Bởi đây l
ng xuy n vừ đòi hỏi s tổng hợp t

duy khoa học khi soạn thảo b n h nh một văn bản củ

nh n

ng y

ơ qu n h nh hính

… nhằm phục vụ tốt cho mọi tổ chứ . rong á vấn đề đ , vi c tổ

chức quản lý ông tá văn th l u trữ l rất quan trọng củ
nơi thu th p, xử lý á thông tin, văn bản hoạt động củ

ơ qu n. Đây l

ơ qu n đ . i c sắp

xếp một á h kho họ v l u trữ v o kho l u trữ ơ qu n đ ợc tốt sẽ g p
phần l m ho ông tá hoạt động củ

ơ qu n đ ợc hi u quả.

Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu trong
hoạt động quản lý ủa tất cả á

ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm

bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ

ơ qu n, tổ chức, doanh

nghi p. Công tá văn th l u trữ

v i trị tr c tiếp trong q trình hoạt động,

l nơi thu th p, xử lý thông tin ủ

ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.

Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu trong
hoạt động quản lý ủa tất cả á

ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm

bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ

ơ qu n, tổ chức, doanh

nghi p. Công tá văn th l u trữ

v i trò tr c tiếp trong quá trình hoạt động,

l nơi thu th p, xử lý thông tin ủ

ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.

uy nhi n, nhiều ơ qu n h nh hính
h

h n

v

o nh nghi p v n

l m tốt hoạt động n y, ảnh h ởng đến nhiều vấn đề trong quá trình l m

vi c. S chồng chất củ
văn bản h

á văn bản m không đ ợc xử lý kịp th i, những

phân loại rõ th i hạn bảo quản, s sắp xếp thiếu khoa họ gây

n n tình trạng kh tìm văn bản t i li u,…

1

download by :


Sở
H

i hính l

ội, th c hi n chứ năng th m m u, giúp Ủy b n nhân ân th nh phố H

Nội quản lý nh n
thu khá
n

ơ qu n huy n môn thuộc Ủy b n nhân ân th nh phố
c về t i hính; ngân sá h nh n

ủ ngân sá h nh n

; t i sản nh n

c; thuế, phí, l phí v
; á quỹ t i hính nh

; đầu t t i hính; t i hính o nh nghi p; kế toán; kiểm toán độc l p;

lĩnh v

giá v

á hoạt động dịch vụ t i hính tại đị ph ơng theo quy định

củ pháp lu t. Sở

i hính

t

á h pháp nhân,

on ấu v t i khoản

ri ng; hịu s chỉ đạo, quản lý về tổ chứ v hoạt động của Ủy b n nhân ân
th nh phố H

ội; đồng th i chịu s chỉ đạo, h

về huy n mơn, nghi p vụ của Bộ
ăn phịng tại Sở

ng d n, thanh tra, kiểm tra

i hính.

i hính l đầu mối qu n trong ho á vấn đề li n

qu n đến giấy t , văn bản. V i những th nh t u m

ở đạt đ ợc, v n òn

nhiều v

ng mắ kh khăn trong vấn đề giải quyết văn bản v

thiết nh

á tr ng thiết bị, quy trình th c hi n,…

á thủ tục cần

Từ những vấn đề đ tôi đ nghi n ứu v quyết định chọn đề t i: “ Nâng
cao hiệu quả quản lý cơng tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội” để
nhằm đ

r những giải pháp nâng

o hất l ợng hoạt động tổ chức củ

án

bộ l m văn th l u trữ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mụ ti u nghi n ứu đề t i l nhằm l m rõ ông tá văn th l u trữ n i
hung v

ông tá văn th l u trữ Sở

đẩy mạnh v nâng

i Chính H

ội n i ri ng từ đ giúp

o hi u quả ông tá văn th l u trữ tại ơ qu n.

hìn

nh n từ th c tế của quá trình th c hi n ơng tá văn th l u trữ l m rõ từng
vấn đề rồi đ

r ph ơng pháp, á h thức giải quyết v giải pháp ụ thể nhằm

th c hi n tốt tạo điều ki n thu n lợi ho ơ qu n khi tr tìm. Đ

r những

vấn đề rồi phân tí h những u điểm, hạn chế của từng vấn đề đ , để
thấy rõ hơn vi c th c hi n ông tá văn th l u trữ tại Sở
đ

i Chính. ừ đ ,

r những giải pháp ho từng vấn đề hạn chế nhằm nâng
2

download by :

thể

o hi u quả


quản lý ông tá văn th l u trữ trong hoạt động văn phòng. Đề t i nghi n
cứu sẽ c đ ng g p to l n cho Sở

i Chính nhằm quản lý v th c hi n ơng

tá văn th l u trữ đ ợc tốt hơn. Đồng th i, giúp ho mỗi á nhân
đúng đắn về ông tá văn th l u trữ, nâng
của Sở, xây

ái nhìn

o ý thức bảo quản v bảo m t

ng ơ sở v t chất hi n đại, đặc bi t ứng dụng á kho học

ông ngh v o ông tá l u trữ khi tr tìm t i li u.
3. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Cùng v i s phát triển củ đất n

, quá trình hội nh p thế gi i qu

th i kỳ, ông tá văn th l u trữ đ v đ ng ng y

ng đ ợc củng cố, giữ một

vị trí rất qu n trong khơng hỉ trong ơ qu n nh n
doanh nghi p. Cùng v i vi c tiến h nh á
năm qu

h n

m

òn trong á

ông uộ đổi m i, trong những

t đ không ngừng đổi m i v ho n thi n ông tá văn th

l u trữ. r n th c tế
g p nhằm nâng

á

rất nhiều đề t i nghi n ứu, những b i th m lu n đ ng

o hi u quả ông tá văn th l u trữ. C thể kể đến á đề t i

nghi n ứu của lu n văn thạc sỹ, đề t i nghi n ứu kh

lu n tốt nghi p, báo

áo th c th p về ông tá văn th l u trữ trong á đơn vị doanh nghi p nh :
h

lu n tốt nghi p: Một số giải pháp nâng

o hi u quả ông tá văn

th tại Cơng ty Cổ phần Giấy An Hị – tá giả: Nhữ

i

hung ĐH

QTVPK13A;
Báo áo th c t p tốt nghi p: ìm hiểu ơng tá văn th ở Bộ Nội vụ,
th c trạng v giải pháp;
Đề t i nghi n ứu về ông tá văn th l u trữ ở

ăn phịng Ủy b n ân

tộc;
Đề t i ơng tá văn th ở trung tâm nghi n ứu v phát triển vùng Bộ
khoa họ v

ông ngh ;

Lu n văn:

ột số bi n pháp nâng

o hi u quả ông tá

ăn th –

trữ trong ăn phịng Cơng ty Cơ đi n v phát triển nông thôn…
một số b i viết đăng tr n báo, ạp hí ăn th l u trữ nh :
3

download by :

u


B i viết củ tá giả Hồng Minh – Đăng ký v quản lý văn bản đi đến
th c tế ở một số ơ qu n ấp tỉnh, huy n (trang 168 – Tạp hí ăn th l u trữ
Vi t Nam số 6 – háng 12/2003;
B i viết củ tá giả D ơng

ạnh Hùng – Một v i ý kiến về vi

xây

d ng danh mục hồ sơ, hồ sơ v t p l u ông văn đi n tử (trang 3 – Tạp hí
ăn th l u trữ Vi t Nam số 10- háng 10/2007);
B i viết củ tá giả Quốc Thắng – Đổi m i v nâng

o hất l ợng ông

tá văn th một y u ầu cấp bá h trong ải á h h nh hính ở n

c ta trang 7

– Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam – háng 6/ 2008);
B i viết củ tá giả Nguyễn Trọng Bi n – Một số vấn đề về sử dụng con
dấu trong ơ qu n, tổ chức ở ng

c ta hi n nay (trang 12 – Tạp hí

ăn th

l u trữ Vi t Nam số 11 – háng 11/2008);
B i viết củ tá giả ũ hị Phụng – Thu th p t i li u củ

á đơn vị sản

xút kinh o nh v o l u trữ th c trạng v giải pháp (tr ng 127 – Tạp hí

ăn

th l u trữ Vi t Nam số 5 – háng 10/2004);

Cá b i viết đ n u r một á h rõ nét về th
trữ n i hung đồng thơi đ

trạng ông tá văn th l u

r những giải pháp nhăm nâng

tá văn th l u trữ trong hỉ trong á

ơ qu n nh n

o hi u quả ơng
m

ịn đối v i

doanh nghi p.
h

húng t thấy, ăn th l u trữ luôn l đề t i

tá giả nghi n ứu v kh i thá không hỉ trong á
ả trong á
h

nhiều sứ hút để á

ơ qu n nh n

o nh nghi p t nhân… uy nhi n, tại ở

m

ịn

i Chính H

ội

đề t i nghi n ứu n o về vấn đề n y, nắm bắt đ ợ tình hình đ tơi đ

tiến h nh nghi n ứu đề t i “ âng
trữ tại Sở

i Chính H

o hi u quả quản lý ông tá văn th l u

ội” l một đề t i không quá m i về ông tá văn th

l u trữ tại ơ qu n cụ thể. Để từ đ

những giải pháp ụ thể v thí h hợp

nhằm ho n thi n hơn về quản lý ơng tá văn th l u trữ. Lợi í h ủ đề t i
mạng lại l nhằm nâng

o hi u quả v i trị ủ

ơng tá văn th l u trữ, đồng

4

download by :


th i giúp ho mọi ng
vi , đ l b

i nâng

o ý thứ , trá h nhi m khi th c hi n ông

đ m tạo thu n lợi ho ông tá văn th l u trữ s u n y.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối t ợng m đề t i nghi n ứu đ l hoạt động quản lý ông tá văn th
l u trữ nh về chỉ đạo, kiểm tr giám sát… ừ th c trạng đ nghi n ứu về
ông tá văn th l u trữ tại Sở

i Chính H

ội d

tr n kết quả phân tí h

những u điểm, hạn chế về ơng tá văn th l u trữ. Từ đây, đ
giải pháp đề nâng

r những

o hi u quả quản lý ông tá văn th l u trữ củ Cơ qu n

Sở.
Phạm vi nghi n ứu củ đề t i l th c trạng hoạt động quản lý ông tá
văn th l u trữ của Sở
nâng

i hính

những vấn đề gì v đ

o hi u quả quản lý ông tá văn th l u trữ tại Sở

r

á giải pháp

i Chính H

ội.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
h ơng pháp khảo sát: l một ph ơng pháp thu th p thông tin từ một số
á nhân (gọi l một m u) để tìm hiểu về s phổ biến l n hơn m m u đ đ
ra. Mặ

ù á

uộc khảo sát

nhiều dạng, phục vụ cho nhiều mụ đí h khá

nhau, họ chia sẻ những đặ tr ng nhất định nh khảo sát tr c tuyến, khảo sát
bằng bảng hỏi,...
h ơng pháp tìm thơng tin: l ph ơng pháp tìm kiếm thông tin từ nhiều
nguồn khá nh u nh tr n internet, tr n báo, tạp hí, tr n truyền hình,… Đây
l

á h tiếp c n nhanh nhất v tìm đ ợc nhiều nguồn thơng tin bổ í h ho vi c

tìm kiếm thơng tin ho đề t i nghi n ứu.
h ơng pháp phỏng vấn: l ph ơng pháp thu th p thơng tin
sở q trình gi o tiếp bằng l i n i
phỏng vấn, ng
định sẵn d

tr n ơ

tính đến mụ đí h đặt ra. Trong cuộc

i phỏng vấn n u những âu hỏi theo một h ơng trình đ ợc

tr n những ơ sở lu t số l n củ tốn học.

h ơng pháp phân tí h tổng hợp: l ph ơng pháp phân tí h lý thuyết
th nh những mặt, những bộ ph n, những mối quan h theo lịch sử th i gian
5

download by :

để nh n thứ , phát hi n v kh i thá
đ

á khí

ạnh khá nh u ủ lý thuyết từ

họn lọc những thông tin ần thiết phục vụ ho đề t i nghi n ứu.

tổng hợp thông tin đ phân tí h th nh những vấn đề chung nhất để đ
t i li u

uđ ,
r một

nội dung thống nhất.

6. Giả thuyết khoa học
rong quá trình hoạt động củ
v những giấy t
v y, vi

nâng

ơ qu n đều sinh ra giấy t

li n qu n

giá trị đều đ ợ l u giữ lại để tra cứu khi cần thiết.

ì

o hi u quả ông tá văn th l u trữ l rất quan trọng đến

ông vi c tại Sở, g p phần v o vi

l u trữ t i li u một á h

hi u quả.

7. Kết cấu khóa luận
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về Công tác Văn thư lưu trữ khái quát về
Sở Tài chính Hà Nội
Chương 2: Khái quát về Sở Tài chính Hà Nội và thực trạng quản lý cơng
tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội.
Chương 3: Nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác
văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội.

6

download by :


B. PHẦN N I DUNG
CHƢƠ G 1: CƠ SỞ Ý U N CHUNG
VỀ CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ
1.1. hững vấn đề chung về công tác văn thƣ
1.1.1.

hái niệm

Những ông vi

nh soạn thảo, duy t ký b n h nh văn bản, chuyển

giao, tiếp nh n, đăng ký v o sổ, quản lý văn bản, l p hồ sơ,… đ ợc gọi chung
l

ông tá văn th v đ trở th nh một thu t ngữ quen thuộ đối v i án bộ,

vi n hức mọi ơ qu n, tổ chức. Hoạt động n y trở th nh hoạt động th
xuy n ở ơ qu n, g p phần không nhỏ trong vi
đạo, chỉ đạo v hi u quả hoạt động của cấp ủy, củ
chứ

hính trị-x hội từ trung ơng t i đị ph ơng.

quan trọng trong á

nâng
á

ng

o hất l ợng l nh
ơ qu n Đảng, á tổ

hông những v y òn rất

ơ qu n o nh nghi p.

C thể định nghĩ

ông tá văn th nh s u:

Công tác văn thư là tồn bộ cơng việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ
chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thƣ
rong q trình th
hứ

hi n nội ung ơng tá văn th ở á

ơ qu n, tổ

ần đảm bảo những y u ầu s u:
hứ nhất, tính nh nh h ng trong tất ả á khâu từ xây

ng văn bản,

truyền đ t thông tin, tổ hứ quản lý văn bản, kiểm tr v tiếp nh n giải quyết
văn bản. i

xử lý văn bản đều phải đ ợ nh nh h ng tất ả á khâu.

hứ h i, tính hính xá ở nội ung, thể thứ trong th

hi n nghi p vụ.

ội ung văn bản phải đúng v i thẩm quyền b n h nh, không đ ợ trái v i
hiến pháp pháp lu t v

hứ năng, nhi m vụ, quyền hạn ủ

7

download by :

ơ qu n b n


h nh. Cá số li u

n hứng phải huẩn xá rõ r ng.

b y phải đảm bảo đúng theo m u ủ
vi

h n

qu

ề thể thứ đ ợ trình
á văn bản h nh hính,

đánh máy văn bản đúng quy định v kỹ thu t trình b y; vi

văn bản v in ấn văn bản phải đ ợ quy điịnh đảm bảo bởi nh n

huyển gi o
, đặ bi t

l văn bản bí m t.
hứ b , tính bí m t trong nội ung văn bản
vi bí m t. Do đ trong quá trình xây
đ ợ

những vấn đề thuộ phạm

ng giải quyết văn bản phải đảm bảo

á y u ầu đ ợ quy định trong pháp l nh bảo v bí m t.

phịng l m vi

đến vi

l

i

bố trí

họn án bộ l m ông tá văn th phải đảm bảo

tính bí m t.

hứ t , tính hi n đại trong vi
tá soạn thảo văn bản v o vi

ứng ụng ông ngh thông tin v o ơng

quản lý, tr tìm văn bản; l p hồ sơ; sử ụng

hữ ký đi n tử, on ấu đi n tử. Đ

tr ng thiết bị hi n đại v o ơng tá văn

th .
1.1.3. Vị trí, ý nghĩa
1.1.3.1. Vị trí
Cơng tá văn th l một hoạt động ủ bộ máy quản lý n i hung v

ủ

từng ơ qu n n i ri ng. rong văn phịng, ơng tá văn th không thể thiếu v
l nội ung qu n trọng hiếm một phần l n hoạt động ủ văn phịng.
v y ơng tá văn th gắn liền v i hoạt động ủ
một bộ ph n ủ hoạt động quản lý,

h

ơ qu n v đ ợ xem nh l

ảnh h ởng tr

tiếp đến hất l ợng

quản lý.
rong hoạt động quản lý ần phải
yếu m

hính xá nhất l nguồn thơng tin bằng văn bản. Do đ

th đ ng v i trò qu n trọng, tá động tr
quan đơn vị.
động ủ

thông tin m nguồn thông tin hủ
ông tá văn

tiếp đến hoạt động quản lý ủ

ơ

ì v y ơng tá văn th ln luôn tồn tại song song v i hoạt

ơ qu n, tổ hứ , đ l mắt xí h qu n trọng trong guồng máy hoạt

động quản lý.
8

download by :


1.1.3.2. Ý nghĩa
hứ nhất, ông tá văn th g p phần ung ấp kịp th i đầy đủ nguồn

thông tin văn bản hoạt động quản lý. rong hoạt động quản lý ủ
khâu đề r

hủ h ơng hính sá h đến xây

ng h ơng trình kế hoạ h v

giải quyết vấn đề ụ thể ttrong ông tá quản lý ủ
phải

v o nguồn thông tin

ơ qu n từ

ơ qu n n i hung đều

li n qu n.

hứ h i, ông tá văn th

ý nghĩ g p phần kiểm soát quyền l

ơ qu n, tổ hứ , o nh nghi p.

ủ

ăn bản hồ sơ t i li u l minh hứng khá h

quan phản ánh q trình giải quyết ơng vi . Bởi trong q trình theo rõi giải
quyết ơng vi

ơ qu n tổ hứ phải b n h nh văn bản để phụ vụ ho ông

tá l nh đạo, hỉ đạo quản lý ông vi .
hứ b , G p phần nâng
ăn ứ giải quyết ông vi

o hi u suất v

nhằm th

hất l ợng ông tá . ăn bản l

hi n hứ năng, nhi m vụ ủ mỗi án

bộ nhân vi n. Do đ hi u xuất hất l ợng ông tá
ủ

án bộ n i ri ng

qu n h

ủ

ơ qu n n i hung v

hặt hẽ v i ông tá văn th .

hứ t , ông tá văn th g p phần bảo v bí m t thơng tin trong văn bản.
hơng tin thuộ bí m t ơ qu n đều đ ợ phản ánh trong đ .

m t ơ qu n li n qu n đến ông tá văn th .
bản h

trong q trình th

i

bảo v bí

ì á bí m t n y đều đ ợ văn

hi n ông tá văn th .

hứ năm, l m tốt ông tá văn th tạo điều ki n thu n lợi ho ông tá
l u trữ.
th

i li u hình th nh trong hoạt động ủ

ơ qu n l nguồn bổ sung

ng xuy n, hủ yếu ho l u trữ hi n h nh.
1.1.4.

ội dung của công tác văn thƣ

1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
. oạn thảo văn bản
Cán bộ huy n môn

trá h nhi m soạn thảo văn bản. Căn ứ v o mụ

đí h y u ầu ủ văn bản ần soạn thảo.

g

i soạn thảo văn bản tiến h nh

thu th p thông tin li n qu n đến văn bản ần soạn thảo; xá định t n loại ho
9

download by :


văn bản; xây

ng đề

ơng sơ bộ, hi tiết để tiến h nh soạn thảo văn bản.

Đối v i những văn bản
g p ủ đơn vị á nhân

nội ung qu n trọng thì phải xin ý kiến đ ng

li n qu n. Cán bộ huy n môn s u khi soạn thảo

văn bản thì sẽ trình l n ho tr ởng đơn vị li n qu n xem xét.
b. Duy t, sử

hữ bổ sung bản thảo

r ởng đơn vị
thảo v

trá h nhi m uy t, xem xét, sử

hữ nội ung bản

hịu trá h nhi m đối v i nội ung ủ bản thảo.

. Đánh máy v in ấn văn bản
ùy theo th

tế ủ từng ơ qu đơn vị, vi

án bộ huy n môn văn th th

đánh máy

thể gi o ho

hi n. Đánh máy v in ấn phải đảm bảo đúng

kỹ thu t, tránh s i lỗi hính tả v nhân bản đúng số l ợng quy định.
. iểm tr văn bản tr

khi trình ký

Chánh ăn phịng, r ởng phịng h nh hính

thể thứ , hình thứ

ủ văn bản tr

trá h nhi m kiểm tr về

khi trình ký.

e. ý, b n h nh văn bản
ý b n h nh văn bản
tr ởng, r ởng đơn vị, ng

h i hình thứ ký:

ý đí h

nh v

h thủ

i đ ợ ủy quyền ký b n h nh.

1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản
u khi tất ả á văn bản

hữ ký phải huyển đến á

ơ qu n để

l m thủ tụ phát h nh.

. ổ hứ quản lý văn bản đi
uy trình văn bản đi gồm
-

:

iểm tr thể thứ , thể loại, thẩm quyền b n h nh văn bản v kỹ thu t

trình b y; ho số , ký hi u v ng y, tháng, năm ủ văn bản;
- rình ký văn bản;
- Đ ng ấu ơ qu n, ấu hỉ mứ độ khẩn, m t (nếu

);

- Đăng ký, nhân s o văn bản đi;
-

m thủ tụ

huyển phát v theo õi vi

huyển phát văn bản đi;

10

download by :


- l u văn bản đi.
b. ổ hứ quản lý văn bản đến

- iếp nh n, đăng ký văn bản đến;
- rình, xin ý kiến phân phối văn bản đến;
- Chuyển gi o văn bản đến;
- Giải quyết v theo õi, đôn đố v giải quyết văn bản đến.
1.1.4.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan
.

p hồ sơ

- Xá định trá h nhi m ủ l nh đạo, án bộ, ông hứ trong ơ qu n, tổ
hứ đối v i vi
- Xây

l p hồ sơ.

ng v b n h nh

- ội ung vi
+

nh mụ hồ sơ ủ

l p hồ sơ gồm

ơ qu n, tổ hứ .

:

ở hồ sơ:

Căn ứ v o D nh mụ hồ sơ ủ

ơ qu n, tổ hứ v th

tế ông vi

đ ợ gi o, án bộ, ông hứ , vi n hứ phải huẩn bị bì hồ sơ, ghi ti u đề
hồ sơ l n bì hồ sơ. Cán bộ, ông hứ , vi n hứ trong quá trình giải quyết
ơng vi

ủ mình sẽ tiếp tụ đ

á văn bản hình th nh

li n qu n v o

hồ sơ.
+ hu th p văn bản v o hồ sơ
hu th p,

p nh t văn bản, t i li u hình th nh trong q trình theo õi,

giải quyết ơng vi

v o hồ sơ.

hân định đơn vị bảo quản.
ắp xếp văn bản, t i li u trong đơn vị bảo quản.
+ ết thú v bi n mụ hồ sơ.
hi ông vi

hứ , vi n hứ

giải quyết xong thì ơng vi

ũng kết thú . Cán bộ, ông

trá h nhi m l p hồ sơ phải kiểm tr , xem xét, bổ sung

những văn bản, giấy t

òn thiếu v loại r văn bản trùng thừ , bản nháp, á

t li u, sá h báo không ần để trong hồ sơ.
11

download by :


Đối v i hồ sơ

th i hạn bảo quản vĩnh viễn, án bộ, ông hứ , vi n

hứ phải kiểm tr bi n mụ hồ sơ.
b. Gi o nộp hồ sơ v o l u trữ ơ qu n
- Xá định trá h nhi m ủ
trong vi

á đơn vị, á nhân trong ơ qu n, tổ hứ

gi o nộp hồ sơ t i li u v o l u trữ ơ qu n:

Cán bộ, ông hứ , vi n hứ phải gi o nộp hồ sơ, t i li u v o

u trữ

ơ qu n, tổ hứ theo th i hạn đ ợ quy định.
r

ng hợp ần giữ lại hồ sơ, t i li u đến hạn nộp l u phải thông báo

bằng văn bản ho

u trữ ơ qu n, tổ hứ biết v phải đ ợ s đồng ý ủ

nh đạo ơ qu n, tổ hứ nh ng th i hạn giữ lại không quá 02 năm.
- Xá định th i hạn gi o nộp hồ sơ t i li u v o l u trữ ơ qu n:
rong th i hạn 01 năm kể từ ng y ông vi

kết thú ;

u 03 tháng kể từ ng y ông trình đ ợ quyết tốn đối v i t i li u xây
ng ơ bản.
- Xá định á loại hình hồ sơ t i li u gi o nộp v o l u trữu ơ qu n.
- hủ tụ gi o, nh n hồ sơ, t i li u v o l u trữ ơ qu n:

hi gi o nộp hồ

sơ, t i li u đơn vị, án bộ, ông hứ , vi n hứ phải l p 02 bản

ụ lụ hồ

sơ, t i li u nộp l u v 02 bản Bi n bản gi o nh n t i li u.
u trữ ơ qu n, tổ hứ v b n gi o t i li u mỗi b n giữ mỗi loại một
bản.
1.1.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu
hủ tr ởng ơ qu n

trá h nhi m quản lý on ấu. Căn ứ v o văn bản

quy phạm pháp lu t quy định về vi

quản lý v sử ụng on ấu thì ơ qu n

tổ hứ phải b n h nh á quy định v sử ụng on ấu.
hủ tr ởng ơ qu n tiến h nh vi

hỉ đạo kiểm tr sử ụng on ấu theo

quy định.
ăn th

ơ qu n

trá h nhi m giúp thủ tr ởng ơ qu n giữ ấu v

đ ng ấu v o văn bản giấy t . Con ấu phải đ ợ bảo quản tại ơ qu n không
12

download by :

đ ợ đem r khỏi ơ qu n khi h

s đồng ý ủ ng

i

thẩm quyền.

1.2. hững vấn đề chung về công tác lƣu trữ
1.2.1.

hái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ

1.2.1.1. Tài liệu lưu trữ
heo á h hiểu thông th

ng, t i li u l u trữ l những t i li u

giá trị

đ ợ l u lại, giữ lại để áp ứng nhu ầu kh i thá thông tin quá khứ, phụ vụ
đ i sống x hội.
nghĩ

h v y, qu n điểm t i li u l u trữ

huy n ng nh t i li u l u trữ đ ợ định nghĩ nh s u:
i li u l u trữ l bản hính, bản gố

l

rất nhiều v theo

ủ những t i li u

giá trị đ ợ

họn từ trong to n bộ khối t i li u hình th nh trong quá trình hoạt động
ủ

á

ơ qu n, tổ hứ v

kh i thá phụ vụ

ho á m

á nhân, đ ợ bảo quản trong á kho l u trữ để
đí h hính trị, kinh tế, văn h

kho họ , lị h

sử… ủ to n x hội.
i li u l u trữ l bản hính, bản gố

ủ t i li u đ ợ in tr n giấy, phim

ảnh, băng hình, băng âm th nh… trong tr

ng hợp khơng ịn bản hính, bản

gố thì đ ợ th y thế bằng bản s o hợp pháp.
1.2.1.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các
nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tá l u trữ r đ i đòi hỏi khá h qu n ủ vi
tổ hứ sử ụng t i li u để phụ vụ x hội.

quản lý, bảo quản v

ì v y, ơng tá l u trữ đ ợ tổ

hứ ở tất ả á quố gi tr n thế gi i v l một trong những hoạt động đ ợ
á nh n

qu n tâm.

13

download by :


1.2.2. Tính chất của cơng tác lƣu trữ
hứ nhất, ơng tá l u trữ
vụ đ ợc th c hi n thơng qu vi

tính kho họ thể hi n qu

nghi n ứu lý lu n v th c tiễn ông tá l u

trữ v áp ụng v o điều ki n cụ thể của mỗi n

.

khoa học của công tá l u trữ đ ợc thể hi n qua vi
v

á nghi p

i á h khá , tính hất
nghi n ứu ơ sở lý lu n

á ph ơng pháp kho họ để th c hi n á nội ung huy n môn ủa

ông tá l u trữ nh : thu th p, bổ sung t i li u, phân loại t i li u, xá định giá
trị t i li u, xây

ng ông ụ tra cứu khoa họ t i li u, chỉnh lý t i li u, bảo

quản t i li u, kh i thá v sử dụng t i li u v ứng dụng ông ngh thông tin
trong ông tá l u trữ…
hứ h i, ơng tá l u trữ

tính hất ơ m t:

ề lý lu n, t i li u

giá

trị lị h sử phải đ ợ sử ụng rộng r i phụ vụ nghi n ứu lị h sử, giúp ho
hoạt động x hội.
hứ b , tính hất x hội:

i li u l u trữ ngo i vi c phục vụ vi

cứu lịch sử òn phục vụ ho á nhu ầu khá
động hính trị, hoạt động quản lý nh n

nghi n

ủ đ i sống x hội nh : hoạt

c, hoạt động ngoại giao, hoạt động

truy bắt tội phạm v nhiều hoạt động khá trong x hội. Nội dung củ t i li u
l u trữ òn phản ánh những quy lu t hoạt động x hội trong lịch sử phát triển
củ lo i ng

i.

1.2.3. Mục đich, ý nghĩa của cơng tác lƣu trữ
1.2.3.1. Mục đích cơng tác lưu trữ
r

hết, ông tá l u trữ đ ợ tổ hứ tốt sẽ giúp á

nghi p l u trữ đầy đủ v
đạo v

ơ qu n, o nh

ung ấp kịp th i những thông tin ần thiết ho l nh

án bộ trong quá trình th

hi n ơng vi .

ội ung ủ nhiều t i li u

l u trữ òn hứ đ ng những b i họ kinh nghi m quý báu trong quá trình
phát triển ủ quố gi , ủ

á

ơ qu n, tổ hứ .

14

download by :


1.2.3.2. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
i li u l u trữ l bản hính, bản gố
phụ vụ ho á nhu ầu kh i thá

ủ văn bản đ ợ l u lại, giữ lại

ủ đ i sống x hội.

đ ng những thông tin quá khứ để nghi n ứu

i li u l u trữ hứ

ng lại á s ki n lị h sử một

á h xá th , l m ăn ứ, bằng hứng phụ vụ hoạt động quản lý ủ
qu n, tổ hứ v mụ đí h hính đáng ủ

á

ơ

ông ân.

i li u l u trữ hứ đ ng thơng tin

giá trị tính hính xá

o ùng để

bi n soạn lị h sử phát triển ủ quố gi , ân tộ hoặ một ng nh, một lĩnh
v

hoạt động, một ơ qu n, tổ hứ hoặ

th nh trong lĩnh v
sử

hữ

á

xây

á nhân ụ thể.

i li u l u trữ hình

ng ơ bản òn l t i li u để nghi n ứu khơi phụ ,

ơng trình kiến trú , á

ơng trình xây

ng ơ bản bị h hỏng

qu th i gi n hoặ bị t n phá o hiến tr nh, thi n t i.
i li u l u trữ l nguồn i sản văn h
á loại i sản văn h
nh

á

khá m

on ng

đặ bi t ủ

ân tộ . Cùng v i

i đ để lại từ đ i n y qu đ i khá

i hỉ khảo ổ, á hi n v t trong á bảo t ng, á

ơng trình kiến

trú , điều khắ , hội hoạ… t i li u l u trữ đ để lại ho x hội lo i ng
văn t rất

giá trị.

m lại, t i li u l u trữ vừ
sử vừ

ý nghĩ th

ý nghĩ qu n trọng trong nghi n ứu lị h

tiễn. Điều đ đ đ ợ Đảng v

v n u rõ trong háp l nh Bảo v t i li u l u trữ
h n

i á

h n

t ghi nh n

uố gi , đ ợ Hội đồng

ông bố ng y 11 tháng 12 năm 1982 v đ ợ khẳng định lại trong

háp l nh

u trữ

uố gi đ ợ

ng y 04 tháng 4 năm 2001: “

ỷb n h

i li u l u trữ

giá trị đặ bi t đối v i s nghi p xây

ng vụ
uố gi l

ng v bảo v

uố hội thông qu
i sản ủ

ổ quố

hội hủ nghĩ ”.

15

download by :

i t

ân tộ ,
mx


1.2.4.

ội dung của công tác lƣu trữ

1.2.4.1. Hoạt động quản lý
- Xây

ng v

hỉ đạo vi

th

hi n kế hoạ h phát triển l u trữ

- Đ o tạo quản lý án bộ

- Hợp tá quố tế về l u trữ
- h nh tr kiểm tr , giải quyết khiếu nại tố áo
- uản lý t li u từ trung ơng đến đị ph ơng
1.2.4.2. Hoạt động nghiệp vụ
ột trong những nội ung qu n trọng ủ

ông tá l u trữ l vi

th

hi n á nghi p vụ l u trữ nh :
- hu th p, bổ sung t i li u;
- hân loại t i li u;
- Xá định giá trị t i li u;
- hống k v kiểm tr trong l u trữ;
- Xây

ng ông ụ tr

ứu kho họ t i li u;

- Chỉnh lý t i li u;
- ổ hứ bảo quản t i li u;
- ổ hứ kh i thá , sử ụng t i li u;
- Ứng ụng ông ngh thông tin trong l u trữ.
- Áp ụng h thống quản lý hất l ợng I O 9001:2000 trong ông tá
l u trữ.
i

th

hi n thống nhất á nghi p vụ l u trữ trong á

ơ qu n, tổ

hứ đ đ ợ quy định trong á văn bản quy phạm pháp lu t v những văn
bản h

ng

n về ông tá l u trữ.

1.2.4.3. Kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ
iểm tr , đánh giá l khâu then hốt giúp á
tình hình th
nhất định.

hi n á quy định ủ nh n
iểm tr , đánh giá l b

ơ qu n, tổ hứ nắm đ ợ
về một ng nh, một lĩnh v

uối ùng ủ một quy trình ơng vi
16

download by :


đ ợ xem xét trong một th i gi n ho n th nh nhất định. iểm tr , đánh giá

thể đ ợ th

hi n s u khi kết thú một ông vi , một s v t hi n t ợng vừ

xảy r để húng t

đ ợ những kết lu n huẩn xá hoặ s u khi đ

kết

lu n về một ông vi , một s v t, hi n t ợng húng t tiến h nh kiểm tr
xem xét kết lu n đ

đúng v i th

tế s v t, hi n t ợng h y không.

iểm

tr , đánh giá trong l u trữ l tiến h nh kiểm tr

á văn bản quy phạm pháp

lu t, á văn bản h

ăn th v

ng

n nghi p vụ ủ Cụ

về ông tá l u trữ trong á

u trữ nh n

ơ qu n, tổ hứ theo một th i gi n th

hi n

nhất định.
1.3. ội dung quản lý công tác Văn thƣ lƣu trữ
1.3.1.

hái niệm

uản lý, theo nghĩ chung nhất, l s tá động ủ

hủ thể quản lý l n

đối t ợng quản lý nhằm đạt đ ợ mụ ti u đề ra. uản lý l một hoạt động
tính hất phố biến, mọi nơi, mọi lú , trong mọi lĩnh v , mọi ấp độ v li n
qu n đến mọi ng
đồng

i. Đ l một hoạt động x hội bắt nguồn từ tính hất ộng

tr n s phân ông v hợp tá l m một ông vi

để đạt đ ợ mụ

ti u chung.
Theo nghĩ rộng, quản lý l hoạt động
lý l hoạt động do một hay nhiều ng

mụ đí h ủ con ng

i. Ọuán

i điều phối h nh động ủ những ng

khá nhằm đ t đ ợ một mụ ti u n o đ một á h

i

hi u quả.

Quản lý công tác văn thư lưu trữ là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng,
kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực công tác lưu trữ để điều khiển nguồn
nhân lực thực hiện các tiến trình nhằm giải quyết các vấn đề giấy tờ liên
quan đến công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
1.3.2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ
uy định hung về trá h nhi m ủ
vi

án bộ, ông hứ , vi n hứ trong

quản lý v hoạt động đối v i ông tá văn th , l u trữ tại á

hứ đ ợ Bộ

ội vụ tổng hợp tại Điều 3

ơ qu n, tổ

uy hế (m u) ông tá văn th ,

17

download by :


l u trữ b n h nh kèm theo hông t số 04/2013/
năm 2013 ủ Bộ
trữ ủ

á

ội vụ h

ng

n xây

ng

ng y 16 tháng 04

-B

uy hế ông tá văn th , l u

ơ qu n, tổ hứ :

a. rá h nhi m ủ ng

i đứng đầu ơ qu n, tổ hứ trong vi

quản lý

ông tá văn th , l u trữ
- ổ hứ xây

ng, b n h nh, hỉ đạo vi

th

hi n á

hế độ, quy

định về ông tá văn th , l u trữ theo quy định ủ pháp lu t hi n h nh;
-

iểm tr vi

th

hi n á

trữ đối v i á đơn vị tr

hế độ, quy định về ông tá văn th , l u

thuộ ; giải quyết khiếu nại, tố áo v xử lý vi phạm

pháp lu t về ông tá văn th , l u trữ theo thẩm quyền.
b. rá h nhi m ủ Chánh ăn phòng
Chánh

ăn phịng,

r ởng phịng H nh hính hoặ ng

ơng tá h nh hính giúp hủ tr ởng ơ qu n, tổ hứ tr
tr , giám sát vi

th

đồng th i tổ hứ h

ng

c. rá h nhi m ủ

n nghi p vụ về ông tá văn th , l u trữ ho ơ
thuộ .
r ởng á đơn vị (phòng, b n,…) trong ơ qu n

r ởng á đơn vị hứ năng (phòng, b n...), ng
thuộ

tiếp quản lý, kiểm

hi n ông tá văn th , l u trữ tại ơ qu n, tổ hứ ,

qu n, tổ hứ v đơn vị tr

tr

i phụ trá h

trá h nhi m triển kh i v tổ hứ th

i đứng đầu á đơn vị

hi n á quy định ủ

ơ

qu n, tổ hứ về văn th , l u trữ.
d. rá h nhi m ủ mỗi á nhân
rong quá trình giải quyết ơng vi

li n qu n đến ơng tá văn th , l u

trữ, mỗi án bộ, ông hứ , vi n hứ phải th
ủ

hi n nghi m tú

á quy định

ơ qu n, tổ hứ về văn th , l u trữ.
1.3.3. Ý nghĩa của quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ
Bộ ph n quản lý ông tá l u trữ l một bộ ph n không thể thiếu trong

ơ ấu tổ hứ

ủ một ơ qu n. Bộ ph n quản lý ông tá l u trữ

năng giúp l nh đạo quản lý ông tá l u trữ trong ơ qu n bằng vi
18

download by :

th

hứ
hi n