Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
1



Luận văn
Khảo sát hệ thống quản lý công
tác mượn trả tại thư viện Đại
học Bách Khoa Hà Nội

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
2

Lời nói đầu.
Ngày nay song song với quá trình phát triển khoa học công nghệ
và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan
trọng,nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với
những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ
thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không
ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ
thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát
triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản
phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc
áp dụng ngành khoa học này.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam ,công nghệ thông tin đã trở
thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ
thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội
như: Quản lý ,kinh tế ,thông tin
ở nước ta hiện nay ,việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại
các cơ quan,xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng

một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách
xử lý dữ liệu ở các cơ quan ,xí nghiệp, bởi trăm xí nghiệp, trăm cơ
quan là trăm cách xử lý khác nhau. ở đây tôi muốn đề cập tới tầm
quan trọng của việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng bằng máy
tính . Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên
trong việc quản lý tại các cơ quan,xí nghiệp của ta.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
3

Với mong muốn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết
kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Tôi đưa
ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán quản lý
công việc mượn trả tài liệu cho thư viện trường đại học Bách Khoa Hà
Nội trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT SQL SERVER 2000
,đây cũng chỉ là một phương pháp trong nhiều phương pháp, nó có thể
chưa được hoàn thiện nhưng cũng phần nào đấy giúp các bạn hiểu
được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói
chung.





Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
4


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Năm 1944 đánh dấu sự ra đời của chiếc máy tính – thành tựu
đáng kể nhất của con người trong thế kỷ 20 –và theo sau nó là những
tiến bộ không ngừng của ngành Tin học. Ngày nay, chúng ta có thể
thấy máy tính có mặt ở khắp mọi nơi: trong ngân hàng, trong các siêu
thị, các sân bay hay các công sở, trường học ; mọi lĩnh vực từ quản
lý, điều khiển học, trợ giúp tính toán, đến giải trí. Tuy nhiên hiệu
quả của máy tính chỉ thực sự được khai thác triệt để khi nó được
nâng lên tới mức công nghệ. Công nghệ thông tin là ngành công
nghệ mới kết hợp máy tính với những thành tựu của ngành như Điện
tử viễn thông, Toán học, Công nghệ vật liệu, ngôn ngữ học …Đã có
nhiều ý kiến đưa ra định nghĩa về Công nghệ thông tin và các chức
năng của ngành này, nhưng cũng như bất kỳ ngành công nghệ nào.
Công nghệ thông tin phải đảm bảo một nhiệm vụ cuối cùng là phục
vụ những mục đích của con người, khiến những công việc năng nhọc,
khó khăn nguy hiểm hay nhàm chán và tốn nhiều thời gian trở nên
nhanh gọn, nhẹ nhàng hơn và có độ chính xác cao hơn.
Quản lý một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ
một tổ chức hay cộng đồng nào, trước kia việc quản lý chỉ thực hiện
bằng sổ sách giấy tờ, như vậy rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa
hiệu quả công việc lại không cao, vì vậy việc đưa tin học vào quản lý
là rất cần thiết và đáng quan tâm. Ngày nay các bài toán quản lý như

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
5

quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý công văn… đã là một
mảng đề tài quen thuộc, các công cụ trợ giúp quản lý gồm ngôn ngữ
lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu từ cổ điển như Foxpro, dBASE
đến các công cụ phổ biến hiện nay như SQL Server , Visual Basic
hay thậm chí là Excell đều đã được xem xét sử dụng tuỳ theo phạm vi

bài toán và điều kiện cho phép. Công tác quản lý thư viện, xuất phát
từ nhiều thành phần và có nhiều thông tin cần quản lý thực sự là một
khối công việc lớn cần trợ giúp của máy tính. Đề tài quản lý thư viện
không phải là một vấn đề mới, từ trước tới nay đã có nhiều chương
trình máy tính trợ giúp quản lý. Các chương trình đang được sử dụng
trên thực tế mới chỉ giải quyết được những khối công việc riêng rẽ
như quản lý nhân sự, quản lý vật tư,… tuy đã giảm được rất nhiều
thao tác thủ công, tăng cường tính hiệu quả cho bộ máy quản lý
nhưng vẫn còn một khoảng trống khá lớn trong nhiệm vụ quản lý , và
các giao tiếp giữa chúng vẫn là các hình thức thủ công như giấy tờ,
công văn, tài liệu… được chuyển giao cũng rất thủ công. Vì vậy
trong đồ án này em muốn đưa ra một cách tiếp cận và giải quyết vấn
đề này với mục tiêu tự động hoá các công việc tính toán, xử lý dữ
liệu, giảm thiểu nhiệm vụ của con người trong hệ thống và thống
nhất các chức năng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt
chẽ. Nếu được xây dựng tốt, hệ thống mới với sự hỗ trợ của mạng
máy tính sẽ giảm gánh nặng cho người quản lý, tăng tính thuận tiện
cho người sử dụng, các luồng thông tin chuyển giao trong hệ thống
chủ yếu là dưới dạng tín hiệu truyền trên mạng máy tính, thông tin
giao tiếp với người sử dụng có thể ở 2 dạng là hiển thị trên màn hình
và trên giấy tờ.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
6

Song song với tính thuận tiện sử dụng, thì vấn đề an toàn thông tin
càng cần phải đặc biệt chú trọng. Mục tiêu xây dựng hệ thống này là
triển khai một hệ thống quản lý toàn diện trên mạng máy tính, các hoạt
động giao tiếp hệ thống như truyền thông tin, xem thông tin hay
chuyển giao thông tin giữa các chức năng xử lý đều thực hiện thông

qua mạng, vì thế mạng phải đảm bảo tính an toàn cao, yêu cầu này chỉ
được thực hiện tốt khi có đủ điều kiện kỹ thuật và chuyên môn: một
mạng máy tính với máy chủ mạnh, đường truyền tốt và trình độ quản
trị cao; bản thân những người làm công tác quản lý cũng cần có kiến
thức nhất định về tin học. Tuy nhiên với một nước mà điều kiện vật
chất còn nghèo nàn, trình độ khoa học kỹ thuật chưa cao như Việt
Nam, những yêu cầu trên chưa thể cùng lúc đáp ứng. Chương trình cần
phù hợp với điều kiện hiện thời, đồng thời cho phép nhiều người dùng
ở những trình độ khác nhau có thể sử dụng nó. Mặt khác, hệ thống với
tính công khai càng lớn, tức là càng cho phép nhiều người sử dụng thì
khả năng thâm nhập của những “cracker” –kẻ phá hoại thông tin –
càng cao; lúc này nhiệm vụ của bảo mật thông tin không chỉ đơn giản
như trong các hệ tập trung trước đây là ngăn chặn những truy cập bất
hợp pháp vào một máy trung tâm tính toán và lưu trữ dữ liệu mà nó
phải ngăn không cho thông tin bị sửa đổi trái phép trong khi vẫn đảm
bảo cho những người sử dụng khác truy cập một cách thuận tiện nhất.
Trong bài này, tôi chọn thư viện trường đaị học Bách Khoa Hà Nội - là
nơi đang học tập và nghiên cứu để áp dụng cho bài phân tích và thiết
kế này.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
7

Trung tâm thư viện của đại học Bách Khoa Hà Nội hàng ngày vẫn
phải đáp ứng một nhu cầu lớn về đọc và mượn sách của cán bộ và sinh
viên trong trường .Mỗi ngày có hàng trăm bạn đọc đến đọc sách và
mượn sách ở thư viện cho nên yêu cầu về việc tra cứu sách sao cho
nhanh và chính xác được đặt ra đối với trung tâm thư viện và đối với
những nhà quản lý. Một nhu cầu đặt ra là làm thế nào để hệ thống
quản lý thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc

nhanh chóng nhất, dễ dàng nhất và xảy ra ít sự cố nhất .
Đó là những nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống được đề
cập đến trong đồ án này.
Em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy hướng dẫn Vũ Thành Nam
giảng viên Khoa Toán ứng dụng - Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận
tình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài phân tích thiết kế này.




Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
8

CHƯƠNG II
KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN
1-Tổng quát về thư viện
Ngày nay ở Viêt nam cũng như trên toàn thế giới thư viện được phân
bố đến tất cả mọi nơi trên toàn lãnh thổ .Dù là bất kỳ thư viện nào thì
các đối tượng không thể thiếu được của mỗi thư viện là :
Tài liệu .
Cán bộ thư viện (thủ thư).
Bạn đọc
Cơ sở vật chất
Ta đi vào nghiên cứu từng đối tượng cụ thể.
1.1Vốn tài liệu:
Đây là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện .Vốn tài liệu là tài
sản quý giá là sức mạnh là niềm tự hào của mỗi thư viện.Vốn tài liệu
càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng
lớn.Tài liệu là đối tượng được tuyên truyền trong bạn đọc .Vốn tài

kiệu của thư viện ngày càng phong phú và đa dạng và được cập nhật
thường xuyên.
1.2 Cán bộ thư viện.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
9

Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài liệu của thư viện và độc giả,và là
ngườ chịu trách nhiệm thống kê và bảo quản tất cả mọi tài sản của
thư viện .Cán bộ thư viện nhận tài liệu vào thư viện ,xuất tài liệu
khỏi thư viện ,cho độ giả mượn tài liệu, nhận tài liệu về tư độc giảvà
liên tục kiểm tra sắp xếp tài liệu của thư viện theo một trật tự nhất
định.Cán bộ thư viện có mối quan hệ mật thiết với bạn đọc cũng như
đối với các thành phần khác của thư viện ,họ tuyên truyền giới thiệu
hướng dẫn người đọc nhưngx tài liệu phù hợp với độc giả và tạo ra
những dịch vụ phù hợp với tài liệu đó.
1.3 Người sử dụng
Thư viện chỉ trở thành thư viện khi xuất hiện bạn đọc .Bạn đọc đưa
toàn bộ các mối quan hệ ràng buộc nhau .Nói cách khác bạn đọc là
người trung gian giữa các yếu tố khác của thư viện.Phục vụ bạn đọc
là mục tiêu cơ bản của các thư viện .Càng phục vụ được nhiều bạn
đọc thì thư viện ngày càng củng cố được uy tín của mình,và ngày
càng khẳng định được vai trò của mình đối với sự phát triển của xã
hội.
2 -Chức năng của thư viện
Trong thời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ngàng thư
viện chức năng của thư viên được cải thiện một cách đáng kế .Tôi
xin nêu ra một số chức năng cơ bản như:
Chức năng Giáo dục.
Chức năng thông tin.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
10

Chức năng văn hoá.
Chức năng giải trí
Về loại hình: Mỗi nơi,mỗi quốc gia,mỗi địa phương tuỳ theo mà có
từng loại hình thư viện khác nhau,và còn tuỳ thuộc vào ngành, lĩnh
vực.Và đã thấy những loại hình thư viện như:
Thư viện đa phương tiện.
Thư viện điện tử
Thư viện số
…
Trong thời gian gần đây ở Việt Nam mạng lưới thư viện đã được phát
triển trên khắp mọi miền của đất nước.
Việc phân biệt về thư viện là cực kỳ phức tạp vì mỗi dấu hiệu đều có
thể đưa ra một loại hình thư viện .
ở Việt Nam có những loại hình thư viện như :
*Thư viện khoa học
Thư viện khoa học tổng hợp: gồm thư vịên quốc gia,thư viện đa ngành
,thư viện các tỉnh thành phố.
Thư viện các trường đại học ,thư viện các viện nghiên cứu.
*Thư viện phổ thông :Thư viện công cộng quận ,huyện,thị xã.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
11

3-Đặc diểm của thư viện:
Đặc điểm của thư viện phụ thuộc chủ yếu vào đối tượng phục vụ của
thư viện

Vốn sách của thư viện công cộng bao gồm mọi ngành mọi lĩnh vực.
Phục vụ cho mọi đối tượng
Định hướng vốn tài liệu và toàn bộ công việc lên nhu cầu của cả vùng.

4-Khảo sát và tìm hiểu nghiệp vụ thư viện tại thư viện trường đại
học Bách Khoa Hà Nội
Trong bước đầu của việc phân tích nghiệp vụ tôi tiến hành khảo sát
tại thư vịên trường đại học Bách Khoa Hà Nội
Trong quá trình khảo sát tôi thu thập được các thông tin về nghiệp vụ
và các quy trình xử lý nghiệp vụ trong thư viện qua công tác nhập tài
liệu vào thư viện,xuất tài liệu ra khỏi thư viện,thực hiện thủ tục mượn
và trả tài liệu của độc giả,và tất cả nghiệp vụ xảy ra hàng ngày tại thư
viện
Xét thủ tục nhập tài liệu vào thư viện
Trước hết phải thông qua khâu thống kê xem loại tài liệu nào cần phải
nhập vào thư viện và số lượng là bao nhiêu thì phù hợp
Tài liệu nhập vào thư viện có thể thuộc vào các dạng sau:

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
12

Tài liệu chép tay.
Sách ấn phẩm
Các đồ án,công trình nghiên cứu
Các loại tạp chí,
Các loại tài liệu không phảI ấn phẩm như băng đĩa ,các tệp văn bản ,cơ
sở dữ liệu, được lưu trữ trong các thiết bị như băng từ,đĩa từ ,và các
thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại khác.
Khi có tài liệu đến thư viện thì cán bộ thư viện thực hiện kiểm tra tài
liệu nếu tài liệu có hoá đơn thì kiểm tra tài liệu theo hoá đơn,còn

trường hợp không có hoá đơn thì cán bộ thư viện và người giao tài
liệu và nhân viên thư viện thực hiện lập biên bản xác nhận tài liệu
nhận .Tài liệu nhập vào thư viện được phân loại theo một số thể loại
như: Sách khoa học kỹ thuật,tài liệu chính trị,tài liệu kinh tế,tài liệu
luật pháp sách thiếu nhi và được ghi chép vào sổ tổng quát của thư
viện cùng với số lượng của mỗi loại cứ sau mỗi lượt nhập hoặc sau
mỗi tháng cán bộ thư viện lại thực hiện việc cập nhật lại sổ sách của
thư viện.Với mỗi cuốn sách sau khi đươc nhập vào thư viện trước khi
đem đưa ra cho độc giả mượn thi đều được đóng dấu xác nhận của thư
viện và bổ xung phích tuỳ theưo vị trí của mỗi cuốn trên giá của thư
viện .Cũng với lượng sách đã nhập vào thư viện có thể được phân bổ
vào các phòng khác nhau như phòng đọc ,phòng nghiên cứu,phòng
mượn…Nếu là tạp chí thì được đặt vào vị trí thích hợp dành cho tạp
chí.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
13

Khi sách đến các phòng thì tại các phòng lại tiếp tục kiểm tra xem có
thuộc loại đăng ký cá biệt không.Nếu có thì tiến hành đăng ký cá biệt
cho tài liệu.Với mỗi dạng tài liệu vào đến các phòng thì được kiểm tra
xem đã có trong thư viện hay chưa nếu chưa có thì tiến hành đăng ký
tài liệu mới,nếu đã có tài liệu đó thì đăng ký bổ xung theo phích in
,chỉnh lý và mô tả tóm tắt tài liệu .
Quy trình trên được mô tả tóm tăt bằng sơ đồ sau:

Tiếp
nh
ậ
n TL

Kiểm tra
hoá
đơ
n

Vào sổ,đối chiếu hoá
đơ
n ho
ặ
c l
ậ
p biên
Đóng dấu
xác nh
ậ
n

Vào sổ cá

bi
ệ
t

Vào phòng xử lý
Đăng ký và
làm phích

Đăng ký bổ xung
Phân loại ,chỉnh lý
Mô t
ả

Sao phich,phân
lo
ạ
i,mô t
ả

Chỉnh lý
Đặt giá
Phân vào
kho

Đã có

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
14

Trong quá trình bổ xung tài liệu có những tài liệu thuộc các lĩnh vực
khác nhau như : Các loại đồ án luận văn ,các công trình nghiên cứu
khoa học ,tài liệu có nội dung tư tưởng ,có giá trị giáo dục cao ,tà liệu
cập nhật tin tức hàng ngày…
Trong công tác bổ xung tài liệu vào thư viện cũng có những yếu tố tác
động vào làm tiêu chí cho việc lựa chọng tài liệu nhập vào thư viện
như :
Chế độ chính trị xã hội
Đ ối tượng phục vụ
Đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện (ở đây đối tượng phục
vụ chủ yếu của thư viện là cán bộ ,sinh viên trong trường)
Công tác bổ xung được lập kế hoạch cụ thể để dễ dàng cho cán bộ
nhân viên thư viện trong công tác kiểm kê.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
15

Tuỳ theo từng loại hình tài liệu mà kế hoạch bổ xung khác nhau : Sách
có thể bổ xung theo từng giai đoạn khác nhau ,nhưng tạp chí thì lại
được bổ xung thường xuyên và tuỳ thuộc vào thời gian xuất bản của
từng loại tạp chí .
Cán bộ thư viện thường xuyên kiểm tra tình trạng các loại sách xem
loại nào còn có thể sử dụng lâu dài để dễ dàng trong công tác phục vụ
bạn đọc.

Khi đã được nhập vào thư viện thì cán bộ thư viện tiến hành đăng ký
cá biệt cho mỗi tài liệu.
Đăng ký cá biệt là đăng ký cụ thể cho từng cuốn sách khi nhập vào thư
viện mỗi cuốn sách là một đơn vị tính riêng bịêt. Sổ cá biệt của mỗi
thư viện là tài liệu rất quan trọng dựa vào sổ này mà ta có thể biết
được nhiều thông tin quan trọng về vốn tài liệu của thư viện.: Lich sử
hình thành tài liệu,tài liệu đó được bổ xung vào thời gian nào ,và có
thể biết được giá chính xác của mỗi tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho
việc thanh toán khi bạn đọc làm mất tài liệu .Nó cũng là tài liệu quan
trọng trong quá trình kiểm kê kho sách .
Sổ đăng ký cá biệt là tài liệu quan trọng nên cần được bảo quản cẩn
thận.
Khi tài liệu đã nhập vào thư viện thì được kiểm kê theo định kỳ một
mặt tạo nên một trật tự nhất định trong kho tài liệu một mặt có thể bố
trí lại các giá sách theo đúng trật tự quy định của thư viện .
Xét mối quan hệ giữa độc giả và thư viện

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
16

Về cơ bản mối quan hệ giữa độc giả và thư viện ta xét đén có những
mối quan hệ cơ bản như :
Mượn tài liệu
Trả tài liệu
Mua tài liệu
Xử lý khi tài liệu bi thất lạc
khi đến sử dụng thư viện mỗi độc giả phải tiến hành đăng ký với thư
viện và làm thể thư viện mỗi thẻ thư viện chỉ dùng cho một độc giả
duy nhất khi vào thư viện thì độc giả trình thẻ cho cán bộ thư viện
khi mượn thẻ thì cán bộ thư viện và người mượn phải tiến hành ghi lại

số thẻ và số đăng ký cá biệt của tài liệu vào sổ mượn .
Bạn đọc giao tiếp với thư viện qua hai hình thác cơ bản là :Mượn tàI
liệu và trả tài liệu
Khi độc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì đọc giả đưa yêu cầu mượn
cho nhân viên quản lý tài liệu ,Các yêu cầu này được chỉnh sửa theo
đúng với quy ước của thư viện. Đến đây cán bộ thư viên thực hiện
việc tìm tài liệu theo đúng với yêu cầu của độc giả .Nếu có tài liệu
trong thư viện thì tiến hành thủ tục cho mượn tài liệu ,nếu tài liệu
không có trong thư viện thì thông báo cho độc giả biết nhu cầu không
được đáp ứng.
Khi tài liệu được đem cho mượn thì cán bộ thư viện và độc giả phải
tiến hành xác nhận tình trạng tài liệu khi mượn.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
17

Quy trình mượn tài liệu trong thư viện được mô tả cụ thể qua sơ đồ
sau:

Đưa ra yêu cầu Phân loại YC Chuẩn hoá
YC

Kiểm tra YC Chọn tài liệu
theo YC
Có đủ tài liệu
Thực hiện thủ
tục cho mượn
Xác nhận tài
liệu mượn
Trả lời
không đáp
Trả
lời
không
đủ tài
liệu
Không Đủ
ĐK
Đủ ĐK
No

Yes


Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
18

Khi trao sách báo ,tạp chí cho độc giả mượn tại phòng đọc thì phiếu
yêu cầu đựơc kẹp vào thẻ đọc .Thẻ đọc được xếp theo chữ cái để thuận
tiện cho việc trả thẻ cho độc giả khi trả tài liệu .Khi tài liệu mượn tiếp
tài liệu tại phòng đọc thì phải trả lại tài liệu đã mượn
Hình thức cho độc giả mượn tài liệu mang tài liệu về nhà trong thời
gian nhất định để phục vụ công tác tự nghiên cứu.Độc giả và cán bộ
thư viện xác nhận vào phiếu mượn tên tài liệu,số phích,số lượng tài
liệu mượn và thời hạn phải trả.
Nếu quá hạn trả tài liệu mà độc giả không mang tài liệu đến trả lại cho
thư viện thì thư viện tiến hành gửi giấy báo đòi tài liệu đến độc
giả.nếu vẫn không trả thì thư viện thực hiện các hình thức ép buộc
độc giả phải trả lại tài liệu cho thư viện hoặc bồi thường theo các
nguyên tắc đã quy định trong quy chế của thư viện .Quy chế của thư

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
19

vịên được ghi trong nội quy thư viện và ngay cả trên thẻ thư viện để
bạn đọc biết rõ và thực hiện nghiêm túc.
Quy trình độc giả trả tài liệu cho thư viện.
Khi đã mượn tài liệu đến hạn phải trả cho thư viện theo thoả thuận khi
mượn đọc giả mang tài liệu cùng hoá đơn (nếu có ) đến giao cho cán

bộ thư viện .Khi đó cán bộ thư viện có nhiệm vụ kiểm tra tài liệu so
với giấy biên nhận .Nếu có gì sai lêch thí cán bộ thư viện và độc giả
phải tiến hành thương lượng thủ tục đền bù hoặc bồi thường
Quy trình trả tài liệu










Tài liệu mang
tr
ả

Kiểm tra tài
li
ệ
u

Xác nhận trả
Yêu cầu
bồi
thường,
đ
ề
n do b

ị

TL
đủ
ĐK

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
20




Khi phục vụ bạn đọc tại phòng mượn thì cán bộ thư viện thực hiện
chức năng cơ bản là:
Giới thiệu về tài liệu ,thực hiện thủ tục cho mượn tài liệu và nhạn tài
liệu của độc giả trả lại thư vịên khi có gì sai lệch về tầi liệu thì tiến
hành lập biên bản xử lý có mặt của độc giả.
Trường hợp đọc giả làm mất tài liệu thì phải đền hoặc bồi thường theo
các hình thức như :
Bạn đọc mua đúng cuốn sách đã mất thì ta chỉ việc lấy số đăng ký cũ
,ký hiệu cũ sắp lên giá cũ.
Bạn đọc đền cuốn sách khác .ở đây bạn đọc và cán bộ thư viện phải
tiến hành thương lượng nên đền cuốn gì có tương thích vè giá cả hay
không mà còn xét xem cuốn sách có thuộc diện bổ xung của thư viện
hay không .Khi đó phải loại bỏ đăng ký của cuốn sách và đăng ký cho
cuốn sách mới đền như sách mới nhập (cấp cho một số đăng ký khác
với số đăng ký của cuốn sách đã mất) .
Nếu bạn đọc bồi thường bằng tiền thì thư viện tiến hành đánh giá
cuốn sách theo giá trị hiện tại và theo nội quy thư viện .

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
21

Đến cuối quý hoăc (cuối năm ) tổng hợp lại số tài liệu xuất kho do bạn
đọc làm mất,.số sách nhập kho do người đọc đền .
Khi bạn đọc mượn tài liệu thì thông tin về bạn đọc và tài liệu được ghi
vào sổ mượn.Sổ mượn sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên bạn đọc hoặc
theo thứ tự ghi tên sách hoặc theo thời gian mượn sách để thuận lợi
cho việc thống kê bạn đọc nào còn nợ sách đến hạn phải trả.Công việc
tìm kiếm tài liệu trong thư viện là rất cần thiết và thường xuyên trong
công tác phục vụ bạn đọc của thư viện thực hiện việc tra cứu tài liệu
một cách nhanh chóng là yêu cơ bản của mỗi thư viện
Đến đây toàn bộ hệ thống thông tin nghiệp vụ thư viện trường đại học
bách khoa hà nội được mô tả tóm tắt như sau

Sơ đồ tổ chức tại thư viện







TRUNG TÂM TTTV
CÁC PHÒNG
CHỨC NĂNG
CÁC PHÒ
NG
CHUYÊN MÔN
PHÒNG PHỤC

VỤ
BAN
GIÁM
ĐỐC
Phòng thiết bị
– Bảo quản
Phòng hành
chính

Phòng tài vụ
Phòng bổ sung
– Trao đổi
Phòng phân loại
–Biên mục
Phòng thông tin
–

Th
ư

m
ụ
c

Phòng đọc
truyền thống
Phòng mượn
Ph
òng báo ,
tạp chí

Phòng đọc
Multimedia


Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
22



















Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
23

5- Những vấn đề cơ bản trong việc tin học hoá công tác quản lý tại
thư viện đại học Bách Khoa Hà Nội
Tin học hoá là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kỹ thuật đảm
bảo phần mềm và ngôn ngữ nhằm mục đích hình thành hệ thống thư
viện đảm bảo tự động hoá trong việc lựa chọn ,bảo quản ,xử lý và sử
dụng thông tin thuộc mọi loại hình công tác phục vụ bạn đọc của thư
viện
Thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những thư
viện lớn tại việt Nam và cũng là một nơi có nhiều độc giả được xếp
vào hàng bậc nhất .
Nên việc quản lý thư viện băng máy tính là hết sức cần thiết

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
24

6- Mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá công tác quản
lý thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội.
Tạo lập và quản trị mục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư viện
Hiện đại hoá công tác bổ xung,truy xuất ,tra cứu danh mục tài liệu và
thực hiện quản lý chặt chẽ lượng tài liệu có sẵn tại thư viện.
Thực hiện tốt công tác thống kê ,kiểm kê tài liệu ,số lượng người dùng
thư viện ,số lượng tài liệu của thư viện,thiết lập được các báo cáo
,danh sách tài liệu của thư viện còn đang cho mượn, in ra danh sách

những độc giả còn mượn tài liệu của thư viện đến hạn phải trả cho thư
viện .Khi cần thiết in ra phiếu đòi tài liệu độc giả cố tình chần chừ
không chịu trả tài liệu cho thư viện.
Người dùng phải nhận được đầy đủ chính xác thông tin mình cần một
cách nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau .trong công việc tra cứu
phải nhanh và dễ dàng .Giảm thời gian phục vụ tạo thuận lợi cho cả
người đọc và cán bộ thư viện .Tạo khả năng tiếp cận thông tin ,trao
đổi về công tác nghiệp vụ,tăng khả năng phục vụ của thư viện giảm
chi phí xử lý thư mục tài liệu loại bỏ việc tra cứu thủ công bằng phích
thay vào đó là việc tra cứu bằng máy tính với giao diên thân thiện dễ
sử dụng .Tổ chức hợp lý công tác phục vụ bạn đọc xử ký tốt công tác
mượn trả tài liệu .Tạo và in ra các dạng báo cáo nhanh ,chính xác
.Đảm bảo tính bảo mật của hệ thống độc giả không được phép tự ý
thay đổi về thông tin về tài liệu trong chương trình.
7–Những khó khăn trong việc xây dựng và phát triển hệ thống

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
25

Qua việc phân tích thông tin nghiệp vụ và những nhiệm vụ của hệ
thống thư viện ta có thể nhận thấy những khó khăn cơ bản dẽ nhận ra
là:
Việc tin học hoá hệ thống thư viện ở đây mới trọng tâm vào thực hiện
nhiệm vụ làm nhanh chóng công tác mượn trả tài liệu của độc giả làm
giảm thời gian tra cứu của độc giả ,tạo thuận lợi cho công tác thống
kê của cán bộ thư viện .Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa giải quyết được
phần lớn công việc trong thư viện những việc này vẫn cần sự hỗ trợ
đắc lực cán bộ thư viện .
Qua quá trình nghiên cứu ,khảo sát tôi thu thập được một số mẫu báo
cáo ,báo biểu và những mẫu giấy tờ được sử dụng thường xuyên trong

công tác quản lý và phục vụ bạn đọc của thư viện.







8-Một số mẫu phiếu dùng cho quản lý thư viện