Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Luận văn
Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu
dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn
công) cho các ban quản lý dự án
trong lĩnh vực công nghiệp

2

Mục lục
1. Giới thiệu đề tài 6
2. Mô tả chức năng 6
3. Tìm hiểu hiện trạng hệ thống và phương án giải quyết 7
3.1. Tìm hiểu thực tế hệ thống cũ 7
3.2. Yêu cầu xây dựng hệ thống mới 7
3.3. Phương pháp giải quyết 7
3.4. Căn cứ công nghệ cho phương pháp 7
4. Tìm hiểu tài liệu dự án 8
4.1. Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án 8
Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư 8
Lập dự án đầu tư xây dựng 8
4.2. Thực hiện xây dựng dự án 10
Hồ sơ thiết kế, dự toán 10
Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế 10
Hồ sơ thiết kế kĩ thuật 10
Hồ sơ thiết kế thi công 10

Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án 10
Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án 11
Hồ sơ mời dự thầu 11
Hồ sơ mời đấu thầu 11
Hồ sơ dự thầu 11
Hồ sơ đấu thầu 11
Hồ sơ hợp đồng 12

3

Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án 12
Nội dung và trình tự nghiệm thu 12
4.3. Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng 13
4.4. Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu: 13
Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau: 13
Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện: 13
Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau: 13
Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin: 13
4.5. Phạm vi đề tài. 14
5. Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án 15
5.1. Thêm mới tài liệu 16
5.2. Đánh chỉ số tài liệu 16
5.3. Quản lý tài liệu 17
5.4. Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu 17
5.5. Quản lý kho tài liệu 18
5.6. Quản lý gói công văn 18
5.7. Quản lý phiên bản tài liệu 18
5.8. Quản lý người dùng 19
6. Biểu đồ phân rã chức năng 20
6.1. Quản lý danh mục dự án 20

6.2. Quản lý danh mục tài liệu 21
6.2.1. Quản lý tài liệu kĩ thuật 22
6.2.2. Quản lý gói công văn 22
6.2.3. Quản lý hợp đồng 23
6.3. Quản lý đánh mã 23

4

6.4. Quản lý tìm kiếm 24
6.5. Quản lý kho tài liệu 25
6.6. Quản lý người dùng 26
7. Tìm hiểu thuộc tính tài liệu 27
7.1. Tên tài liệu 27
7.2. Mô tả 27
7.3. Ngày hoàn thành thiết kế 28
7.4. Kho lưu tài liệu 28
7.5. Nhiệm vụ 28
7.6. Thuộc tính 29
7.7. Kiểu tài liệu 30
7.8. Tài liệu liên quan 30
7.9. Một số thuộc tính khác 30
8. Đặc tả quản trị người dùng 31
8.1. Tạo một tài khoản người dùng 31
8.2. Kích hoạt tài khoản người dùng 32
8.3. Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi người quản trị 32
8.4. Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi chính cá nhân người dùng 34
8.5. Tìm người dùng 34
 Người quản trị có thể tìm một người dùng đã được tạo trong hệ thống 34
8.6. Thay đổi mật khẩu người dùng 35
8.7. Xóa tài khoản người dùng bởi người dùng 36

8.8. Xóa tài khoản người dùng bởi người quản trị 37
9. Thiết kế cơ sở dữ liệu 39
9.1. Tìm hiểu về SQL 39

5

9.1.1. Các kiểu dữ liệu được xây dựng sẵn: 39
9.1.2. Kiểu dữ liệu người sử dụng tự định nghĩa 40
9.1.3. Kinh nghiệm chọn khai báo kiểu dữ liệu 40
9.2. Thiết kế database 42
9.2.1. Các bảng cơ bản 42
9.2.2. Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 47
10. Phụ lục 48
10.1. Mẫu tờ trình phê duyệt dự án 48
10.2. Mẫu thuyết minh dự án 51
10.3. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời thầu 58
10.4. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời sơ tuyển 60
10.5. Mẫu phiếu đang kí thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm 62
10.6. Mẫu phiếu đang kí mời chào hàng 63

6



1. Giới thiệu đề tài

Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn
công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp: Phần mềm n ày hỗ
trợ người sử dụng tìm kiếm, tổ chức tài liệu dễ dàng và có thể cấu hình phù hợp
với từng điều kiện và hoàn cảnh của từng đơn vị.

2. Mô tả chức năng

- Quản lý danh mục tài liệu:
o Các tài liệu cần được lưu trữ theo dạng bảng có các thông số thuộc
tính cần thiết như: tên tài liệu, mã tài liệu, dự án, ngày tạo, người tạo,
phiên bản, ghi chú…
o Các thuộc tính tài liệu có thể được thêm mới tuỳ theo yêu cầu của
người sử dụng
o Nội dung tài liệu cần được lưu trữ dưới dạng file đính kèm
- Quản lý cách đánh mã tài liệu:
o Mỗi dự án sẽ có cách đánh mã tài liệu riêng biệt cho phép dễ dàng

nhận dạng tài liệu thuộc loại nào, cho khu vực nào trong nhà máy…
phần mềm cần phải xây dựng cách đánh mã linh hoạt có thể cấu hình
riêng cho từng dự án
- Quản lý phiên bản tài liệu
o Mỗi tài liệu sẽ có nhiều phiên bản khác nhau. Tất cả các nội dung của
phiên bản đều phải được lưu lại để tra cứu khi cần thiết
o Các phiên bản tài liệu có thể được đánh mã tuỳ ý theo dạng chữ hoặc
số
- Quản lý transmittal (gói công văn)
o Transmittal là các gói công văn được gửi qua lại giữa Ban quản lý và
các nhà thầu cũng như giữa các phòng ban với nhau. Mỗi gói công
văn sẽ bao gồm nhiều tài liệu đính kèm.
o Phần mềm cần quản lý loại gói công văn như: gói công văn để duyệt
(Approval), gói công văn để xem thông tin(Information), gói công văn
để thảo luận(Comment)
- Quản lý người dùng
o Các account login vào hệ thống cần được quản lý theo mật khẩu
o Các account sẽ được quản lý theo nhóm

7

o Xây dựng cơ chế bảo mật trên từng màn hình của chương trình dựa
vào quyền truy cập của từng nhóm người sử dụng

3. Tìm hiểu hiện trạng hệ thống và phương án giải quyết
3.1. Tìm hiểu thực tế hệ thống cũ
Hiện nay các đối tác của công ty đã sử dụng hệ quản lý tài liệu MicroDoc để
quản lý tài liệu. Trong quá trình quản lý phía đối tác có phản ánh lại một số vấn đề
như:
Ưu điểm

- Phần mền MicroDoc đã quản lý được hầu hết các loại tài liệu dự án (về kiểu
tài liệu).
- Chương trình nhỏ gọn dễ sử dụng.
Nhược điểm
- Chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2.0 nên chỉ quản lý
được số lượng các bản gi nhỏ.
3.2. Yêu cầu xây dựng hệ thống mới
Thực tế các ban quản lý dự án có nhu cầu
- Chương trình quản lý được số lượng tài liệu lớn cỡ vài chục nghìn bản ghi
- Chương trình có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử của riêng của
ban quản lý.
- Tiện cho tra cứu quản lý tài liệu từ xa.
3.3. Phương pháp giải quyết
Sau khi đã phân tích yêu cầu khách hang và tìm hiểu một số công nghệ hiện nay
em và phía công ty đã thống nhất.
- Chương trình sẽ được viết trên nền Web.
- Sử dụng công nghệ ASP.NET với cơ sở dữ liệu xây dựng trên SQL Server
2005.
- Ngôn ngữ lập trình xử lý sự kiện là C#.
- Ngoài ra chương trình có thể sử dụng công nghệ AJAX để tạo giao diện cho
phép người sử dụng có thể nhập tài liệu, công văn một cách dễ dàng

3.4. Căn cứ công nghệ cho phương pháp
- Chương trình viết trên nền Web thì có thể tích hợp dễ dàng vào cổng thông
tin điện tử của các ban quản lý dự án.

8

- Do chương trình được viết trên nền Web nên có thể tra cứu, quản lý tài liệu
từ xa rất dễ dàng.

- Cơ sở dữ liệu của chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
2005 nên số lượng bản ghi quản lý được lớn để đáp ứng nhu cầu của các ban
quản lý dự án

4. Tìm hiểu tài liệu dự án
Tài liệu của dự án được hình thành do nhu cầu cần thiết của nó để phê duyệt,
thực thi và nghiệm thu dự án. Như vậy tài liệu của dự án gắn liền với các công việc
của dự án như:
- Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án
- Thực hiện xây dựng dự án
- Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng
4.1. Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án
Tài liệu chủ yếu của giai đoạn này bao gồm:
Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư
o Tài liệu mô tả sự cần thiết phải đầu tư và xây dựng dự án, các điều
kiện thuận lợi khó khăn, chế độ khai thác sử dụng tài nguyên nếu có
o Tài liệu dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích sử dụng, địa điểm
xây dựng, các công trình trình, công trình phụ…
o Tài liệu phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật , các điều
kiện về cung cấp vật tư thiết bị nguyên liệu, năng lượng…
o Tài liệu lựa chọn hình thức đầu tư, xác định sơ bộ tổng mức đầu tư,
tiến độ của dự án, đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội của dự án, phân kỳ
đầu tư nếu có.
o Đối với các dự án lớn gồm có nhiều dự án thành phần, còn có thêm
báo cáo về tính độc lập vận hành khi khai thác.
o Các tài liệu quy định về thi tuyển thiết kế kĩ thuật (hình thức, thời gian
và kinh phí tổ chức)
Lập dự án đầu tư xây dựng
o Giấy phép đầu tư
o Tài liệu thuyết minh dự án

 Tài liệu đánh giá sự cần thiết và mục tiêu dự án đánh giá nhu
cầu tiêu thụ, hình thức đầu tư, nhu cầu sử dụng

9

 Tài liệu mô tả về quy mô dự án các hạng mục công trình lớn
nhỏ, công trình phụ, phân tích lựa chọn phương án kĩ thuật,
công nghệ, công suất
 Tài liệu về phương án giải quyết mặt bằng, đền bù
 Tài liệu về phương án thiết kế kĩ thuật
 Tài liệu về giải pháp khai thác dự án và sử dụng lao động
 Tài liệu về phân đoạn thực hiện, tiến độ thực hiện và hình thức
quản lý dự án
 Tài liệu đánh giá tác động tới môi trường các giải pháp phòng
chống cháy nổ, các yêu cầu an ninh quốc phòng.
 Tài liệu về nguồn vốn dự án, khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn
khả năng cấp vốn theo tiến độ
 Tài liệu phân tích hiệu quả kinh tế xã hội
o Phân tích thiết kế cơ sở
 Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế
 Thuyết minh công nghệ
 Thuyết minh xây dựng dự án
 Các bản vẽ thiết kế cơ sở
 Các văn bản thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở
o Hồ sơ trình phê duyệt dự án
 Tờ trình phê duyệt
 Phần thuyết minh và thiết kế cơ sở; văn bản thẩm định của các
bộ ngành liên quan.
 Văn bản cho phép đầu tư của cấp có thẩm quyền đối với dự án
quan trọng quốc gia.

o Thẩm quyền thẩm định dự án
 Công văn kết quả thẩm định thiết kế cơ sở
 Hóa đơn lệ phí thẩm định thiết kế cơ sở
o Hồ sơ báo cáo kinh tế-kĩ thuật dự án
 Tờ trình phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật
 Báo cáo kinh tế- kĩ thuật: bảng số liệu-bảng dự toán ngân
sách,bản thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công dự án.
 Các công văn pháp lý kèm theo
o Các biên bản thẩm định về báo cáo kinh tế-kĩ thuật của dự án

10

 Các quy chuẩn dự án, tiêu chuẩn áp dụng
 Sự phù hợp của các bản vẽ thiết kế thi công dự án
4.2. Thực hiện xây dựng dự án
Tài liệu liên quan đến giai đoạn này của dự án gồm:
Hồ sơ thiết kế, dự toán
o Các tài liệu về khảo sát
o Tài liệu thiết kế
 Các bản vẽ thiết kế
 Dự toán chi phí
 Biên bản nghiệm thu thiết kế
 Báo cáo thẩm tra thiết kế
 Thẩm tra dự toán
o Danh mục quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng đối với dự án
o Các quy định về quy hoạch dự án
Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế
o Các quy định tiêu chuẩn kĩ thuật áp dụng
o Các bản vẽ tuân theo các quy định như
 Kích cỡ, tỉ lệ, khung tên theo đúng tiêu chuẩn

 Khung tên từng bản vẽ phải có chữ kí người trực tiếp thiết kế,
chủ trì thiết kế, chủ nhiệm thiết kế, người đại diện pháp luật cho
nhà thầu thiết kế
 Các bản vẽ đóng thành tập hồ sơ thiết kế theo quy đinh có danh
mục, đánh số, kí hiệu để tra cứu.
Hồ sơ thiết kế kĩ thuật
o Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng bước thiết kế cơ sở, các số liệu bổ
sung về khảo sát
o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng cho thiết kê
o Văn bản thuyết minh thiết kế kĩ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở
o Phân tích đưa ra dự toán
Hồ sơ thiết kế thi công
o Văn bản thuyết minh thiết kế thi công
o Phân tích đưa ra dự toán
Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án
o Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng dự án

11

o Thuyết minh thiết kế
o Các bản thiết kế đã được phê duyệt
o Các văn bản phê duyệt thiết kế.
o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng
o Bản đánh giá chất lượng thiết kế.
o Tổng dự toán
Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án
o Đơn xin cấp phép xây dựng theo mẫu quy định
o Bản vẽ thiết kế
o Giấy tờ quyền sử dụng đất của dự án
Hồ sơ mời dự thầu

o Các thông tin về gói thầu,
o Bảng câu hỏi về năng lực kinh nghiệm về nhà thầu
o Các chỉ dẫn cho nhà thầu
o Các yêu cầu về bảo lãnh dự thầu
Hồ sơ mời đấu thầu
o Các thông tin về thiết kế bao gồm bản vẽ và thuyết minh tiến độ và
các điều kiện của chủ đầu tư.
o Các văn bản quy định điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp
đồng do bên mời thầu đưa ra áp dụng đối với gói thầu.
o Yêu cầu hoặc chỉ dẫn của bên mời thầu với nhà thầu về hồ sơ đấu thầu
o Yêu cầu về bảo lãnh đấu thầu
Hồ sơ dự thầu
o Đơn dự thầu theo quy định
o Bảo lãnh dự thầu
o Tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời
thầu
Hồ sơ đấu thầu
o Các bản vẽ giải pháp thực hiện, biện pháp kĩ thuật, và tiến độ thực
hiện
o Bảng tính dự trù và giá dự thầu
o Các đề xuất kĩ thuật
o Bảo lãnh đấu thầu

12

Hồ sơ hợp đồng
o Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ thị thầu
o Văn bản quy định điều kiện riêng điều kiên chung của hợp đồng
o Hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời đấu thầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đấu thầu
o Biên bản đề xuất của nhà thầu

o Tài liệu chỉ dẫn kĩ thuật
o Các bản vẽ thiết kế
o Các văn bản sửa đổi bổ sung
o Các bảng, biểu
o Giấy tờ chứng nhận bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng và các
loại bảo lãnh khác
o Các tài liệu khác có liên quan
Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án
o Bảng phân công công việc, theo dõi công việc
o Phiếu giao việc
o Báo cáo kết quả thí nghiểm, kiểm tra đánh giá chất lượng đối với vật
liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị công nghệ trước khi đưa vào lắp đặt thi
công, nguồn nhân lực, năng lực nhà thầu
o Đơn giá các loại máy móc thiết bị vật liệu sử dụng.
o Bảng giá nhân công tính theo mức lương tối thiểu
o
o Giấy phép sử dụng các loại máy móc thiết bị của nhà thầu xem đảm
bảo an toàn lao động không.
o Các quy định về an toàn lao động
o Sổ nhật kí công việc kiểm tra giám sát thường xuyên đối với quá trình
thi công của nhà thầu hoặc là biên bản kiểm tra theo quy định.
o Biên bản nghiệm thu nội bộ và hồ sơ hoàn công cho các bộ phận đã
hoàn thành.
o Các báo cáo về tiến độ, chất lượng, khối lượng, an toàn lao đông đối
với người có trách nhiệm
o Tài liệu kiểm định chất lượng công trình dự án
o Phiếu yêu cầu nghiệm thu đối với chủ đầu tư
Nội dung và trình tự nghiệm thu
o Các báo cáo kết quả về

13

 Kiểm tra hiện trường
 Kiểm tra bản vẽ hoàn công
 Kiểm tra kết quả thử nghiệm, vận hành thử đồng bộ hệ thống
máy móc thiết bị công nghệ
 Kiểm tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì
o Biên bản nghiệm thu được thành lập theo mẫu nghiệm thu.

4.3. Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao
- Tài liệu vận hành hướng dẫn sử dụng
- Báo cáo quyết quán vốn đầu tư
- Biên bản phê duyệt quyết toán
4.4. Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu:
Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau:
o Tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu,
phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp
đồng, thời gian thực hiện hợp đồng
Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện:
o Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư
o Có quyết định thành lập đối với tổ chức không có đăng kí kinh doanh
o Hạch toán kinh tế độc lập
o Tình hình tài chính rõ rang
Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau:
o Tên nhà thầu trúng thầu:
o Giá trúng thầu:
o Hình thức hợp đồng
o Thời gian thực hiện hợp đồng
o Các nội dung cần lưu ý

Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin:
o Định mức hao phí vật liệu
o Mức hao phí lao đông
o Mức hao phí máy thi công

14

4.5. Phạm vi đề tài.
Trên cơ sở đã phân tích các loại tài liệu của dự án thì chương trình chủ yếu thực
hiện quản lý tài liệu kĩ thuật, hồ sơ hoàn công của dự án, quản lý hợp đồng.
Chương trình không quản lý mảng tài liệu về tài chính, nguồn vốn

15


5. Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án

Hình 1: Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu dự án

Các thành phần chính trong hệ thống:
 Thêm mới tài liệu
 Đánh chỉ số tài liệu
 Quản lý tài liệu
 Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu
 Quản lý kho tài liệu
 Quản lý gói công văn
 Quản lý phiên bản tài liệu

16

 Quản lý người dùng

5.1. Thêm mới tài liệu
Thêm mới tài liệu là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng các bản vẽ kĩ thuật các
tài liệu bản in liên quan thành các bản dưới dạng ảnh trong máy tính. Chương trình
không lấy dữ liệu trực tiếp từ các máy scan mà chỉ thêm mới các bản vẽ kĩ thuật,
tài liệu đã được scan và xử lý thông qua các phần mền khác. Quá trinh nhập sẽ bao
gồm tổ chức lưu trữ tập tin trong đĩa từ và vào các thông tin cần thiết liên quan đến
tài liệu của dự án. Các thuộc tính liên quan sẽ được nói đến ở phần sau.
5.2. Đánh chỉ số tài liệu

Đánh chỉ số là quá trình định nghĩa một vài thuộc tính của tài liệu dự án các
thộc tính có thể đánh chỉ số như ngày tháng tạo ra tài liệu, ngày tháng hoàn thành,
tên tài liệu, kiểu tài liệu ,ngôn ngữ … Đánh mã tài liệu có thể dựa trên các thuộc
tính của tài liệu để cài đặt.
 Các thuộc tính này được lưu trên database của chương trình
 Được sử dụng để lục lại dữ liệu.
 Đánh chỉ số làm tăng tốc quá trình truy vấn

Việc đánh này được thực hiện tự động trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ
liệu. Ta chỉ cần lựa cho các thuộc tính cần đánh chỉ số. Các thuộc tính cần đánh chỉ
số thường là các thuộc tính hay dùng để tìm kiếm tài liệu như: Tên tài liệu, người
thiết kế, kiểu tài liệu …
Phương pháp đánh chỉ số có thể:
 Đánh bằng tay dựa và các kí hiệu chuẩn quy định hoặc tự định nghĩa
sao cho dễ quản lý nhất.
 Sử dụng mã vạch(barcodes)
 Sử dụng ORC/IRC
ORC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một bản in
IRC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một văn bản viết tay

Chương trình thực hiện chỉ dùng phương pháp đánh thủ công điều này được thực
hiện bằng cách cài đặt mã hóa cho các trường dữ liệu. Như viết tắt các chữ cái đầu
…

17


5.3. Quản lý tài liệu
Là quá trình định nghĩa các kiểu truy nhập và các kiểu người sử dụng khác
nhau đối với tài liệu được lưu trong hệ thống quản lý tài liệu.
Các kiểu truy cập đối với tài liệu của dự án có thể
 Tạo bản thiết kế
 Xem lại bản thiết kế
 Sửa bản thiết kế
 Đọc bản thiết kê
 Thực thi thiết kế
Các kiểu người sử dụng có thể là:
 Người tạo ra các bản thiết kế
 Người xem lại bản thiết kế
 Người sửa lại bản thiết kế
 Người đọc bản thiết kế
 Người thực thi bản thiết kế

Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa. Người
xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên.
Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên.
Một người đọc là một người có thể xem nó hiểu nó. Người thực thi là người sử
dụng nó vào thiết kế thực tế.

5.4. Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu

Có thể dựa trên các trường đã đánh chỉ số: Như tên tài liệu, người thiết kế,
kiểu bản vẽ thiết kế. Hoặc là tìm kiếm toàn văn dựa trên nội dung của văn bản đã
được nhập vào trong tài liệu. (Đối với tài liệu là văn bản như hồ sơ hoàn công)
Đảm bảo rằng tài liệu tìm thấy có thể được truy cập. Tùy thuộc và từng người sử
dụng từng kiểu truy cập mà người sử dụng có thể xem hoặc soạn thảo.


18

5.5. Quản lý kho tài liệu
Cung cấp các công cụ để quản lý kho. Nơi tài liệu là đang được giữ trong đó
cơ sở dữ liệu sẽ lưu đường dẫn kết nối đến tài liệu. Cho phép người dùng có thể lục
lại tài liệu
Kho dữ liệu của hệ thống quản trị tài liệu có thể có 3 phần
-Database:
Chứa đựng thông tin về tài liệu đó chính là các siêu dữ kiện đã được bàn ở
trên
-FileSystem:
Nơi tài liệu thực được lưu trữ. Hệ thống file này sẽ chứa các thư mục khác
nhau để phân loại tài liệu tiêu chí để phân loại có thể dựa vào tài liệu, lĩnh vực
ngành khác nhau
-Cache:
Nơi lưu bản sao cho phép truy cập nhanh tránh mất thời gian truy cập vào
kho dữ liệu lớn.
Các thiết bị lưu trữ thường là các đĩa từ.
5.6. Quản lý gói công văn
Là quá trình định tuyến tài liệu từ một người sử dụng này đến một người sử
dụng khác dựa và quy tắc nghiệp vụ. Khi có yêu cầu gửi cho một người nào đó thì

dữ liệu sẽ có thông báo đến người được gửi và khi có yêu cầu chấp nhận thì tài liệu
sẽ được gửi tạm thời đến thư mục của người được gửi. Người được gửi có có
quyền phê chuẩn, hoặc chỉ xem thông tin. Đối với tài liệu gửi để lấy ý kiến thì sẽ
được đưa vào thư mục dùng chung cho chương trình. Các tài liệu này thường là các
bản thiết kế đã hoàn thành hoặc hoàn thành một phần nào đó được đính kèm với
các công văn. Các công văn này là cơ sở pháp lý để theo dõi tiến độ dự án.

5.7. Quản lý phiên bản tài liệu
Cho phép người sử dụng quản lý phiên bản của tài liệu theo tiêu chí của dự án
thì tất cả các tài liệu sẽ được lưu lại.Đối với các tài liệu văn bản thường có kích
thước nhỏ nên ta sẽ lưu hết vào như cách nhập vào chương trình. Đối với các tài
liệu có kích thước quá lớn mà có được chia nhỏ ra thành các phần thì ta chỉ lưu các
phần thay đổi.



19

5.8. Quản lý người dùng
Việc quản lý các người dựa vào nhiệm vụ được định nghĩa và các quyền
tương ứng với nhiệm vụ đó. Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống tùy thuộc vào
các nhiệm tương ứng mà ta sẽ dẫn người dùng đến các trang mặc định khác nhau
dành cho mỗi nhóm khác nhau. Tương ứng thư mục dữ liệu riêng khác nhau trong
đó.
Các nhiệm vụ là:
 Tạo bản thiết kế
 Xem lại bản thiết kế
 Sửa bản thiết kế
 Đọc bản thiết kê
 Thực thi thiết kế

Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa. Người
xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên.
Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên.
Một người đọc bản vẽ là một người có thể xem nó hiểu nó. Người thực thi là người
sử dụng nó vào thiết kế thực tế.


20

Quản lý
người
dùng
Quản lý
tài liệu dự án
Quản lý
đánh mã
Quản lý
danh mục
tài liệu
Quản lý
kho
tài liệu
Quản lý
tìm kiếm

Quản lý
danh mục
dự án

6. Biểu đồ phân rã chức năng
Căn cứ vào mô hình của hệ thống quản lý tài liệu và yêu cầu thực tế của dự án ta
có thể phân chia các chức năng chính trong chương trình.
Quản lý tài liệu dự án bao gồm các công việc quản lý nhỏ sau.
 Quản lý danh mục dự án
 Quản lý danh mục tài liệu
 Quản lý đánh mã
 Quản lý tìm kiếm
 Quản lý kho tài liệu
 Quản lý người dùng











6.1. Quản lý danh mục dự án

Mỗi một dự án sẽ bao gồm nhiều dự án nhỏ. Vì thế ta cần quản lý danh mục các
dự án xem tình hình thực hiện tiến độ mỗi dự án nhỏ đến đâu. Để có kế hoạch cho
các dự án khác. Hoặc có biện pháp khắc phục kịp thời.

21




















6.2. Quản lý danh mục tài liệu
Sau khi chọn dự án thì người dùng sẽ vào trang quản lý tài liệu ứng với dự án
đó. Quản lý tài liệu ở đây bao gồm việc quản lý tài liệu kĩ thuật, các công văn vào

ra, các hợp đồng. Do đặc thù thuộc tính của các loại tài liệu này tương đối khác
nhau nên ta mới phải chia ra để quản lý.










Qu
ả
n lý danh m
ụ
c

dự án

Thêm m
ớ
i

S
ử
a thông tin

Lựa chọn thêm mới
Đi

ề
n thông tin

Lưu thông tin d
ự

án

L
ự
a ch
ọ
n d
ự

án

S
ử
a thông tin d
ự

án

C
ậ
p nh
ậ
p thông tin d
ự

án

Xem chi ti
ế
t

L
ự
a ch
ọ
n d
ự

án

Xe
m chi ti
ế
t d
ự

án

Xóa

L
ự
a ch
ọ

n d
ự

án

Xóa d
ự

án

Qu
ả
n lý danh m
ụ
c tài li
ệ
u

Qu
ả
n lý t
ài li
ệ
u

k
ĩ thu
ậ
t

Qu
ả
n lý gói
công văn

Qu
ả
n lý h
ợ
p đ
ồ
ng


22


6.2.1. Quản lý tài liệu kĩ thuật

6.2.2. Quản lý gói công văn




















Qu
ả
n lý gói công
văn

Thêm m
ớ
i

S
ử
a thông tin

Lựa chọn thêm mới
Đăng kí thông tin

Upload công văn

Tìm công

văn

Ch
ọ
n công văn

S
ử
a thông tin liên quan

Xem chi ti
ế
t

Tìm công v
ăn

Ch
ọ
n công văn

Xóa

Tìm công v
ăn

Ch
ọ
n công văn

C
ậ
p nh
ậ
p thông tin

Xem thông tin

Xóa công văn

Lưu công văn

Qu
ả

n lý tài li
ệ
u k
ĩ
thuật

Thêm m
ớ
i

S
ử
a thông tin

Lựa chọn thêm mới
Đăng kí thông tin

Upload tài li
ệ
u

Tìm tài li
ệ
u

Ch
ọ
n tài li
ệ
u

S
ử
a thông tin tài li
ệ
u

Xem chi ti
ế
t

Tìm tài li
ệ
u

Ch
ọ
n tài li
ệ
u

Xóa

Tìm tài li
ệ
u

Ch
ọ
n tài li

ệ
u

Upload, C
ậ
p nh
ậ
p

Xem thông tin

Xóa tài li
ệ
u

Lưu tài li
ệ
u


23



6.2.3. Quản lý hợp đồng

6.3. Quản lý đánh mã

Các tài liệu được đánh mã riêng biệt cho phép dễ dàng nhận dạng tài liệu. Do
đó chương trình đã cài đặt mã dự trên các thuộc tính mã vùng, mã lĩnh vực, mã nhà
thiết kế, mã thể loại mã, mã kiểu, mã vị trí. Tất cả việc này đưa vào nhóm quản lý
đánh mã.










Cài đặt vùng tài liệu: là cài đặt cho bảng danh mục các đơn vị của dự án. Mỗi đơn

vị sẽ sử dụng tài liệu riêng liên quan
Qu
ả
n lý h
ợ
p đ
ồ
ng


Thêm m
ớ
i

S
ử
a thông tin

Lựa chọn thêm mới
Đăng kí thông tin

Upload h
ợ
p đ
ồ
ng

Tìm h
ợ
p đ

ồ
ng

Ch
ọ
n h
ợ
p đ
ồ
ng

S
ử
a thông tin liên quan

Xem chi
ti
ế
t

Tìm h
ợ
p đ
ồ
ng

Ch
ọ
n h
ợ

p đ
ồ
ng

H
ủ
y h
ợ
p đ
ồ
ng

Tìm h
ợ
p đ
ồ
ng

Ch
ọ
n công văn

C
ậ
p nh
ậ
p thông tin

Xem thông tin

H
ủ
y h
ợ
p đ
ồ
ng

Lưu h
ợ
p đ
ồ
ng

Cài đ
ặ
t

kiểu tài liệu
Qu
ả
n lý đánh m
ã

Cài đ
ặ
t

lĩnh vực tài liệu
Cài đ

ặ
t

thể loại
C
ài đ
ặ
t

vùng tài liệu
Cài đ
ặ
t

nhà thiết kế
Cài đ
ặ
t

vị trí tài liệu

24

Cài đặt lĩnh vực tài liệu: là cài đặt cho bảng danh mục các ngành mà tài liệu nằm
trong đó. Một dự án lớn có thể liên quan nhiều lĩnh vực khác nhau.
Cài đặt nhà thiết kế: là cài đặt cho bảng danh sách các nhà thiết kế, tổ chức hoặc cá
nhân nhận hợp đồng làm tài liệu
Cài đặt thể loại: Cài đặt bảng danh mục các thể loại cho tài liệu có thể là thể loại
bản vẽ hoặc thể loại đặc tả chi tiết
Cài đặt kiểu tài liệu: Là cài đặt danh mục kiểu tài liệu, kiểu ở đây là kiểu định dạng

chuẩn để mở chương trình
Cài đặt vị trí tài liệu: Là cài đặt danh mục các vị trí tài liệu có thể được bố trí trong
kho tài liệu của dự án.


6.4. Quản lý tìm kiếm













Thực hiện việc tìm kiếm tài liệu dựa vào các thuộc tính của tài liệu trong số đó
có các thuộc tính thuộc về phần đánh mã khi người dùng lựa chọn các thuộc tính
có sẵn chương trình truy vấn và đưa ra kết quả tương ứng. Hoặc có thể tìm kiếm
theo từ khóa dựa vào trường từ khóa cài đặt sẵn trong thuộc tính tài liệu. Người sử
dụng phải nhập từ khóa này và chương trình sẽ truy vấn cơ sở dữ liệu đưa ra kết
quả phù hợp nhất cho người dùng
L
ự
a ch
ọ
n thu

ộ
c tính

Ch
ọ
n tìm ki
ế
m

Tìm ki
ế
m t
ừ

khóa

Qu
ả
n lý

tìm kiếm
Tìm ki
ế
m theo thu
ộ
c tính

Vào t
ừ

khóa

Ch
ọ
n tìm ki
ế
m


25



6.5. Quản lý kho tài liệu














Cung cấp các chức năng quản lý đối với file như download, upload, xóa
Download dùng cho một số người đi xa cần tài liệu để làm hồ sơ dự án hoặc các

nhà thi công có nhu cầu tham khảo tài liệu liên quan để hiểu hơn về bản vẽ thi
công mà họ đang thực hiện
Upload dùng để đưa dữ liệu lên máy chủ của ban quản lý, sau khi upload xong thì
chương trình trả về đường dẫn mà nó quản lý người dùng có thể sử dụng đường
dẫn này để nhập mới tài liệu
Xóa tài liệu dùng để xóa các tài liệu đã hết hạn sử dụng hoặc o cần thiết nữa đối
với dự án

Qu
ả
n lý kho tài li
ệ
u

Tìm tài li
ệ
u

Download

Xóa

Upload

Ch
ọ
n thư m
ụ
c upload

Ch
ọ
n tài li
ệ
u upload

Upload tài li
ệ
u

Ch
ọ
n tài li
ệ
u

Download

Tìm tài li
ệ
u

Ch
ọ
n tài li
ệ
u

Xóa tài li
ệ

u