NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (596.05 KB, 24 trang )
KHOA KINH TẾ
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN MISA
1
MỤC LỤC
2
DANH SÁCH HÌNH ẢNH
Hình
Tiêu mục hình
Trang
1
Hành chính văn phịng
5
2
Quản trị hành chính văn phịng
6
3
Logo của Cơng ty
8
4
Cơng ty CP MISA
5
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty
11
6
Văn phịng hiện đại
14
7
Văn phịng hiện đại có vách ngăn
18
8
Nhân viên lễ tân
20
10
3
MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
Cơng tác hành chính văn phịng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào, ngoại
trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm công việc hành chính và các cơ quan, tổ
chức hay doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng của mình thì đầu tiên là phải tổ
chức tốt cơng tác Hành chính văn phịng bởi Hành chính văn phịng là bộ phận tổ chức
giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin
phục vụ cho việc ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận các
mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp. Đây
cũng là bộ phận tổ chức trong công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm sốt các hoạt động xử lý thơng tin nhằm kiểm tra các mục tiêu đã
đề ra. Vì vậy, nếu thực hiện tốt cơng tác Hành chính văn phịng, làm việc có khoa học,
trật tự và nề nếp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả công việc, quản lý và
điều hành công việc thông suốt, tận dụng tối đa các nguồn lực tài chính, chất lượng,
thúc đẩy sự triển khai hiệu quả kinh doanh. Đồng thời giảm thiểu các hoạt động tham
mưu, lãng phí, giúp hoạt động quản trị của doanh nghiệp, để có thể hoạt động, vận
hành hiệu quả và phát huy tối đa công suất.
Phịng hành chính trong Cơng ty CP MISA là phịng tham mưu cho Ban Giám
đốc về cơng tác hành chính, xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát an ninh trật tự, an
tồn lao động và phịng cháy nổ. Ngoài ra, quản lý và sắp xếp kế hoạch, phân công
việc, giám sát đánh giá kết quả; đề xuất khen thưởng và kỷ luật. Các hoạt động chăm
sóc sức khỏe định kỳ, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo cơ sở vật chất,...chỉ đạo, hướng
dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi và chức năng của mình. Do
đó, phịng Hành chính có vai trị quan trọng trong bộ máy Công ty CP MISA trong
việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật, xây dựng, quản lý
chương trình, kế hoạch cơng tác của cơng ty một cách hồn thiện và chính xác nhất.
Hiện này, phịng hành chính của Cơng ty đang làm rất tốt vai trò và trách nhiệm
được giao của mình, giúp Cơng ty CP MISA ngày càng hồn thiện và phát triển thêm
bền vững, góp phần hồn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên,
phòng hành chính vẫn cịn nhiều bất cập, những điểm thiếu sót, chưa hồn thiện, đạt
u cầu tối đa khi là nơi giữ mối quan hệ và trao đổi công văn với các cơ quan có thẩm
4
quyền như Sở kế hoạch đầu tư, cơ quan phòng cháy chữa cháy.... Xuất phát từ những
lý do trên, nhóm sinh viên đã tìm hiểu rõ hơn, sâu hơn về những vấn đề. Từ đó, nhóm
sinh viên quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn
phịng tại Cơng ty cổ phần Misa” với mong muốn góp phần củng cố, hồn thiện và
nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của cơng tác văn phịng tại Công ty.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
2.1. Mục tiêu
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơng tác quản trị hành chính văn phịng tại doanh
-
nghiệp.
Phân tích thực trạng về cơng tác văn phịng tại Cơng ty CP MISA nhằm làm rõ những
-
điểm mạnh, điểm yếu ở Công ty.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác hành chính văn
phịng của Công ty CP MISA.
2.2. Nhiệm vụ
Đề tài, tập trung và các nội dung chính sau:
-
Nghiên cứu về văn phịng: Khái niêm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, các hoạt động của
-
văn phòng.
Các khái niệm về nội dung mục tiêu quản trị văn phịng.
Định hướng các hoạt động hành chính văn phịng của Cơng ty CP MISA về những
-
điểm mạnh, điểm yếu.
Đề xuất một số giải pháp khắc phục.
3. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp:
-
Qua nguồn dữ liệu từ các tài liệu liên quan, báo chí, Website các nghiên cứu, tài liệu
hội thảo có liên quan đến đề tài, các báo cáo về tình hình hành chính văn phịng của
-
Cơng ty CP MISA.
Thơng tin từ sách báo, tạp chí, internet...
Thơng tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua
điện thoại, email, thư, qua trao đổi trực tiếp...)
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-
Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phịng tại Cơng ty
-
CP MISA.
Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác hành chính văn phịng tại Cơng ty Cổ Phần MISA.
5. Ý nghĩa đề tài
5
-
Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt bài tiểu luận cuối kỳ và giúp
-
các cá nhân có thể học hỏi kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng.
Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công
-
tác quản trị hành chính văn phịng tại Cơng ty CP MISA.
Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý cơng tác, tổng
hợp, hành chính văn phịng của phịng Hành chính cơng ty MISA.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của
đề tài có cấu trúc 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đề tài
Chương 2: Thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân của quản trị hành
chính văn phịng tại Cơng ty CP MISA
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị
6
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỀ TÀI
1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp
làm việc và tiếp khách đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phịng là nơi làm
việc của các thủ trưởng có tầm cỡ cao. Là bộ máy tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung
hoặc lớn thì thành lập văn phòng.
Văn phòng còn được hiểu là các hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan. Văn
phòng là nơi thu thập, xử lý, bảo quản, lưu trữ và có trách nhiệm với các loại giấy tờ
trên. Nhắc đến văn phòng mọi người thường nghĩ đến công việc làm việc với giấy tờ,
những cơng việc liên quan đến vấn đề văn thư.
Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của các cơ quan, doanh nghiệp; là nơi
thu thập, xử lý thông tin, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần dảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
1.2. Khái niệm hành chính
-
Theo nghĩa rộng hành chính gắn liền với tính quyền lực của nhà nước và mang tính hỗ
-
trợ, phục vụ cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa hẹp hành chính là hoạt động chấp hành vầ điều hành trong quản lý hệ
thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu hệ thống.
1.3. Khái niệm hành chính văn phịng
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa
là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng
tin đạt hiệu quả cao nhất.
Cơng việc hành chính văn phịng hiện diện ở khắp mọi nơi. Tất cả các công việc
ai cũng phải làm công việc hành chính văn phịng. Mỗi người tùy theo chức năng
nhiệm vụ của mình đều phải xử lý cơng văn giấy tờ.
Vai trị của hành chính văn phịng là xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả
các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều
phải thực hiện trên giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bảng, do đó hành chính văn
phịng trở thành trung tâm thần kinh hoặc là bộ não quan trọng nhất cho một doanh
nghiệp.
7
Hành chính văn phịng cịn là dịch vụ hỗ trợ cho tất cả các bộ phận hoạt động có
hiệu quả.
Chức năng: tham mưu tổng hợp, trợ giúp điều hành và hậu cần.
Hình 1: Hành chính văn phịng
(Nguồn: Internet)
1.4. Khái niệm quản trị hành chính văn phịng
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hóa và kiểm sốt các hoạt động xử lý thơng tin. Quản trị hành chính văn phịng là lĩnh
vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị.
Vai trò của quản trị hành chính văn phịng:
Văn phịng là bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn
vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa
có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phịng
làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì cơng việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý
hành chính sẽ thơng suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức khoa học cơng tác văn
phịng sẽ có những lợi ích sau:
+
Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.
+
Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
+
Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị.
+
Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.
+
Tiết kiệm chi phí
Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng
làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và
8
tồn thể cơ quan. Do đó, quản trị hành chính văn phịng sẽ góp phần quan trọng để cơ
quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục
tiêu đã đề ra.
Hình 2: Quản trị hành chính văn phịng
(Nguồn: Internet)
Chức năng của quản trị hành chính văn phịng:
-
Hoạch định cơng việc hành chính: là q trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp,
cơng cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả
những mục tiêu đã để ra. Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị ảnh
hưởng đến các chức năng khác.
-
Tổ chức cơng việc hành chính văn phịng: là q trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu
hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thơng qua đó cho phép
thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ
gây ra những hậu quả đáng tiếc.
-
Lãnh đạo cơng việc hành chính văn phịng: là hoạt động tác động, thúc đẩy, hối thúc
nhân viên hoàn thành công được giao. Để lãnh đạo tốt trước hết người lãnh đạo này
này phải hồn thành cũng như có những tiêu chuẩn, phương pháp làm việc hiệu quả.
-
Kiểm sốt cơng việc hành chính: là phải nắm được tiến độ cơng việc của nhân viên.
Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc…; kiểm tra các
nghiệp vụ chun mơn của văn phịng thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế
hoạch đã đề ra hay không; xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá
năng lực của nhân viên.
9
-
Dịch vụ hành chính văn phịng: làm những cơng việc như sau: kế hoạch hành chính,
dịch vụ lễ tân, lưu giữ và bảo quản các sổ sách, chuyển phát thư hay các dịch vụ về
nhân sự,... dựa trên sự thỏa thuận về hợp đồng.
10
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG, ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU CỦA QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP MISA
2.1. Sơ lược về Cơng ty CP MISA
Hình 3: Logo của Cơng ty
(Nguồn: Cơng ty Cổ phần MISA)
-
-
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty Cổ phần
- Tên công ty: Công ty Cổ phần MISA
- Tên quốc tế: MISA Joint Stock Company
- Tên viết tắt: MISA JSC
- Ngày thành lập: 25/12/1994
Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9 – Tịa nhà TECHNOSOFT, phố Duy Tân, phường Dịch
-
Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
- Điện thoại: 028 54318318
- Fax: 043 7958088
- Email:
- Website: />- Mã số doanh nghiệp: 0101243150-005
Ngành nghề kinh doanh: Thông tin – Viễn thông, nghiên cứu, cung cấp phần mềm,
ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho cơ quan, nhà nước, doanh nghiệp.
2.2. Lịch sử hình thành và phát triển Cơng ty
11
Tên gọi "MISA" bắt nguồn từ "Management Information System for
Accounting" do giai đoạn đầu thành lập MISA sản xuất phần mềm kế tốn. Hiện nay,
Cơng ty CP MISA chun cung cấp các phần mềm quản lý cho cộng đồng doanh
nghiệp cũng như khối cơ quan nhà nước, cá nhân. Sau hơn 20 năm hình thành và phát
triển, cơng ty đã phấn đấu trở thành công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất phần mềm
tại Việt Nam.
MISA trải qua 4 giai đoạn :
Giai đoạn 1 (1994 – 1996): Xác lập chỗ đứng trên thương trường
Là bước đầu sáng lập MISA Group, tìm hiểu nghiên cứu và xác lập con đường đi
lâu dài cho MISA. Phần mềm đóng gói MISA phục vụ cho cơng tác kế tốn được
chứng minh là nền tảng cho sản phẩm và hướng phát triển sau này của công ty. Năm
1994, sản phẩm đầu tiên là phần mềm Misa 1.0 được đưa ra thị trường, 1 năm sau
MISA – SME 2.0 và RESTAP cũng được ra đời.
Giai đoạn 2 (1996 – 2001): Tận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu
Giai đoạn 1996 – 2001, mục tiêu là chiếm lĩnh thị trường trong nước và xây dựng
MISA thành một thương hiệu mạnh.
Các dòng sản phẩm được ra đời và được ứng dụng khắp các đơn vị kinh tế Nhà
Nước như: MISA Mimosa 4.0, MISA Mimosa 4.5, MISA Mimosa 5.0 và hàng loạt các
giải thưởng như: Huy chương bạc CNTT97, đơn vị phần mềm có doanh số cao tại
Computer World Expo’2000... Tận dụng cơ hôi, MISA triển khai phần mềm kế tốn
hành chính sự nghiệp trên phạm vi tồn quốc và trở thành phần mềm tác nghiệp đầu
tiên phổ biến tại Việt Nam.
Giai đoạn 3 (2001 – 2010): Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp
Tháng 4/ 2002 MISA chuyển đổi thành Công ty Cổ phần MISA, tên giao dịch là
MISA JSC. Để triển khai được mạng lưới phân phối trên tồn quốc, cơng ty đã thành
lập 4 văn phịng đại diện tại 4 khu vực là Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh và Bn
Ma Thuột. Giai đoạn này, MISA thành công với những sản phẩm mới như: MISA
Panda.NET 2006, MISA Bamboo.NET 2008 và MISA CRM.NET 2009 . . .
Giai đoạn 4 (2010 – đến nay): Xây dựng và đưa phần mềm vào sử dụng như một
dịch vụ
Năm 2010, MISA là một trong những công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam
xây dựng và triển khai các phần mềm như một dịch vụ (Software as a Service – SaaS),
12
xu hướng điện toán đám mây (Cloud Computing) như: SME.NET, AMIS.VN,
QLTS.VN, HOTICH.VN, QLTH.VN . . .
Hình 4: Cơng ty CP MISA
(Nguồn: />2.3. Bộ máy tổ chức của Công ty
2.3.1. Cơ cấu tổ chức
Một doanh nghiêp hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chức
chặt chẽ, phối hợpn hịp nhàng trong mọi hoạt động. Hiểu được điều này, MISA luôn
luôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty. Dưới đây là cơ cấu tổ chức
của công ty MISA
13
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
BAN KIỂM SỐT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN THƯ KÝ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
KHỐI SẢN XUẤT
TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Hình 5: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty
(Nguồn: Phịng Tổ chức MiSa, 2019)
2.3.2. Mơ tả trách nhiệm của các phịng ban
-
Đại hội đồng Cổ đơng: là Chủ tịch Lữ Thành Long có nhiệm quyết định sữa đổi, bổ
sung điều lệ, vạch ra chiến lược cho công ty, giám sát các hoạt động kinh doanh cũng
-
như giải quyết các hoạt động rủi ro.
Ban kiểm soát: gồm trưởng ban kiểm sốt bà Ngơ Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ giám
sốt, kiểm sốt các hoạt động cơng ty, quản lý điều hành và báo cáo lên Đại hội đồng
-
cổ đông.
Hội đồng quản trị: Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty. Đề ra các loại cổ phiếu có
thể phát hành và tổng số phiếu phát hành theo từng loại. Giải quyết các khiếu nại cũng
như quyết định lựa chọn đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan tới thủ tục pháp
lý...
14
-
Ban tổng giám đốc: có bà Đinh Thị Thúy làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa ra các
kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn và dài hạn cho công ty, giám sát chặt chẽ các
hoạt động và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị.
Văn phòng đại diện:
-
VP MISA HÀ NỘI: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc khu vực miền
-
Bắc từ Quảng Bình trở ra.
VP MISA ĐÀ NẴNG: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 6 tỉnh thành khu
-
vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam và Quãng Ngãi.
VP MISA BUÔN MA THUỘC: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 4 tỉnh
-
khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và Đăk Nơng.
VP MISA TP. HỒ CHÍ MINH: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng từ Bình
-
Định trở vào.
VP MISA CẦN THƠ: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 9 tỉnh thành khu
-
vực đồng bằng sông Cửu Long.
Trung tâm phát triển phần mềm: Thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các sản
-
phẩm phần mềm của công ty.
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng: Thực hiện chức năng chăm sóc khách hàng
sau bán hàng cũng như tư vấn khách hàng mua hàng.
Văn phòng tổng cơng ty:
-
Phịng quan hệ cộng đồng: Thực hiện chức năng thiết lập quan hệ đối tác, truyền
thông các chủ trương chính sách kinh doanh, nhà tài trợ cho các chương trình và duy
-
trì mối quan hệ với các cơ quan báo chí...
Phịng tài chính – kế tốn: Thực hiện chức năng quản lý, kiểm sốt tài chính. Tổng
hợp số liệu, báo cáo, phân tích hoạt động tài chính và đề nghị biện pháp điều chỉnh sai
-
lệch trong cơng ty.
Phịng hành chính tổ chức: Thực hiện chức năng tổ chức công tác văn thư lưu trữ,
-
quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý, đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị...
Phịng cơng nghệ thơng tin: Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực Công nghệ thông tin
của Công ty gồm hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm, giải pháp cơng nghệ thơng tin
nhằm tối ưu hóa, bảo mật và an toàn dữ liệu. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc
-
theo chức năng và quyền hạn được giao.
Ban ISO: Thực hiện chức năng đảm bảo chất lượng các phần mềm theo yêu cầu của
-
khách hàng trước khi được đưa vào sử dụng chính thức.
Ban quản lý sản phẩm và thị trường: Tư vấn và hỗ trợ công tác phát triển phần mềm
của trung tâm về các vấn đề nghiệp vụ.
15
2.4. Ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân của công tác tổ chức văn phịng của
Cơng ty CP MISA
2.4.1. Ưu điểm
a) Loại hình văn phịng
Văn phịng hiện đại là trung tâm hành chính của một doanh nghiệp được thiết kế
theo hướng hiện đại. Khơng gian, nội thất, trang trí mang đến sự mới mẻ tích hợp với
cơng nghệ, ánh sáng tạo nên một môi trường làm việc đa chức năng. Đồng thời thể
hiện tính nhận diện, tính thương hiệu một cách rõ ràng.
Văn phịng của Cơng ty CP MISA theo phong cách hiện đại với kiểu thiết kế mở
giúp tăng sự kết nối và tương tác giữa các thành viên. Không gian linh hoạt, đa dạng
khi được “cá nhân hóa” để phù hợp với nhu cầu mọi người. Nổi bật của văn phịng là
được trang bị đồ nội thất thơng minh nhằm tối ưu cơng năng. Ngồi ra cịn trang bị đầy
đủ công nghệ kỹ thuật, cơ sở vật chất hiện đại giúp tồn thể cán bộ nhân viên MISA có
mơi trường làm việc chuyên nghiệp với những điều kiện tối ưu nhất để nâng cao chất
lượng tối ưu năng suất.
Hình 6: Văn phòng hiện đại
-
( Nguồn internet )
b) Điều hành cơng việc hành chính văn phịng
Điều hành là q trình khởi động và duy trì hoạt động của doanh nghiệp theo các kế
hoạch đã đề ra, thực chất chức năng là tác động lên con người, là phát huy yếu tố con
người. Điều hành cơng việc hành chính là áp dụng những phương pháp, những cách
thức chỉ huy nhằm đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
16
- Công ty CP MISA đã sử dụng 03 phương thức điều hành cơng việc hành chính:
+ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: Là quá trình thiết lập những nguyên tắc
và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Cần phải tuân thủ các nguyên
tắc và thủ tục ban hành khi giải quyết công việc.
+ Điều hành bằng hệ thống văn bản: Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công
việc thông qua các văn bản chính thức và cụ thể.
+ Điều hành thơng qua ủy quyền và phân quyền: Dựa vào cơ cấu tổ chức để phân quyền
và trách nhiệm giải quyết công việc.
2.4.2. Khuyết điểm
a) Loại hình văn phịng
Ngồi những ưu điểm của văn phịng hiện đại thì kiểu văn phịng này cịn có một
số nhược điểm như sự ồn ào gây mất tập trung và căng thẳng. Ngồi ra, kiểu văn
phịng với khơng gian mở cịn là sự cản trở lớn khi thiếu không gian riêng tư, không
thể tập trung cao làm ảnh hưởng hiệu suất công việc.
-
b) Tổ chức hội họp, công tác
Thiếu kỹ năng tổ chức hội họp cũng như thực hiện việc trao đổi và truyền đạt những
thông tin cần thiết để điều hành cuộc họp. Tình trạng sai lệch về số liệu, thơng tin chưa
chính xác, rõ ràng. Chọn lọc nội dung là vấn đề quan trọng cần thiết để tránh lãng phí
thời gian, trao đổi trong cuộc họp hay lỗi kỹ thuật về máy chiếu, máy in,... thường
-
được tổ chức đột xuất và chưa có thơng báo rõ ràng cho các phịng ban.
Tổ chức chuyến cơng tác: Tham mưu, đề xuất và chỉ đạo các công tác hậu cần trong
-
công ty để bảo đảm sức khỏe, ăn, phịng chống dịch bệnh,... cho cán bộ cơng ty.
c) Cơng tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ chưa bố trí nhân viên đủ yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị
phục vụ cho cơng tác lưu trữ cịn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của
nguồn nhân lực. Tra cứu tài liệu thơng tin cịn khó khăn, ảnh hưởng đến cơng tác thống
-
kê, báo cáo...
Chưa triển khai lập hồ sơ cơng việc, gây khó khăn cho thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hệ thống.
d) Công tác lễ tân
-
Khách hàng chưa thực sự hài lịng với dịch vụ hỗ trợ của cơng tác lễ tân khi trình độ
của nhân viên tư vấn cịn yếu kém, chưa đáp ứng được yêu cầu hay giải đáp được thắc
mắc của khách hàng với những vấn đề phức tạp. Tác phong chậm, thời gian hỗ trợ kéo
dài
17
2.4.3. Nguyên nhân
-
2.4.3.1. Ưu điểm
Ưu điểm về loại văn phòng hiện đại: vì loại văn phịng này ổn định cả về mặt pháp lý
và mặt hình thức, tạo được hình ảnh ấn tượng với khách hàng khi có nét mới mẻ, thiết
kế văn phịng mở và khơng gian linh hoạt có thể tùy mục đích dùng theo ý muốn,
mang đến sự mới mẻ, độc lạ làm tăng sự tin tưởng với đối tác khách hàng, tạo mơi
trường làm việc hịa hợp chung.
- Ưu điểm về điều hành công việc:
+ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: tạo tính nề nếp, tạo tính khả năng vận
hành, thay đổi hoạt động nhanh chóng.
+ Điều hành bằng hệ thống văn bản: phạm vi rộng, cơ sở pháp lý, giải quyết sự cố tốt.
+ Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: linh hoạt cao, trách nhiệm cơng việc,
kiểm sốt phân quyền.
- Cơng tác lễ tân
+ Khách hàng hài lịng với dịch vụ hỗ trợ của công tác lễ tân khi có sự cam kết giải
quyết trong thời gian ngắn nhất. Nhân viên hỗ trợ có chuẩn bị tốt trước, có sự sát sao
trong vấn đề giải quyết.
+ Thái độ nhã nhặn, lịch sự được đánh giá cao ngồi ra cịn có sự đầu tư về tư trang thiết
-
bị phục vụ giúp thời gian được giảm thiểu đáng kể.
2.4.3.2. Khuyết điểm
Loại hình văn phịng hiện đại: áp dụng những văn hóa, phong cách theo hướng công
nghệ mới vào thiết kế văn phịng dẫn đến những ảnh hưởng trực tiếp là khơng có sự
riêng tư, n tĩnh trong mơi trường làm việc dẫn đến mất tập trung vào công việc và
gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất công việc, hiệu quả của công ty.
- Khuyết điểm về điều hành công việc:
+ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: khả năng giải quyết sự cố chưa tốt, dễ
rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ.
+ Điều hành bằng hệ thống văn bản: tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề về giấy gia tăng.
- Tổ chức hội họp, công tác: nhân viên như kỹ năng tổ chức hội họp cũng như xây dựng
kế hoạch công việc chưa hợp lý và thường được tổ chức đột xuất và chưa có thơng báo
-
rõ ràng cho các phịng ban.
Cơng tác văn thư, lưu trữ: Do khơng đủ người, nhân viên cịn trẻ, thiếu máy in, khơng
có nhiều kinh nghiệm thực tiễn và chư được đào tạo một cách bài bản.
- Công tác lễ tân:
+ Trình độ, kỹ năng của nhân viên tư vấn cịn yếu, nhân viên trẻ chưa có nhiều kinh
nghiệm dẫn đến khó khăn trong q trình hỗ trợ khách hàng.
+ Trang thiết bị phục vụ công việc hỗ trợ khách hàng còn hạn chế.
18
19
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. Loại văn phịng
Văn phịng Cơng ty Cổ phần Misa được thiết kế với loại văn phòng hiện đại. Tạo
cảm giác thoải mái cho nhân viên nhưng thêm vào đó cơng ty khơng qn tạo một
vách ngăn nhỏ để nhân viên có một khoảng khơng gian riêng cho mình tạo nên cảm
giác mới lạ. Trang thiết bị được ưu tiên sử dụng các loại hiện đại, bắt kịp xu hướng
thời đại như máy điều hịa, thang máy, máy chấm cơng,... Sử dụng màu sắc ơn hịa, tạo
nên cảm giác thoải mái cho nhân viên khi làm việc. Phong cảnh xung quanh công ty là
hàng cây xanh, nhìn xun qua tấm kính nhân viên có cảm giác hịa mình vào thiên
nhiên và mang lại một màu sắc vui vẻ, thoải mái hơn. Vốn dĩ Misa là công ty cung cấp
phần mềm cho các doanh nghiệp nên việc ứng dụng công nghệ hiện đại, công nghệ
thông tin và các phần mềm hỗ trợ quản lý thì được ứng dụng một cách tốt nhất và hồn
thiện nhất.
Hình 7: Văn phịng hiện đại có vách ngăn
(Nguồn: internet)
3.2. Tổ chức hội họp, công tác
-
a) Hội họp
Cần tuyên truyền cho đội ngũ nhân viên trong công ty về tầm quan trọng của các cuộc
họp, hội nghị. Do đó, cần đẩy mạnh tầm quan trọng của các cuộc họp là cơ hội để nắm
bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, kết quả và cơ hội để bày tỏ tâm tư, mong
muốn của cá nhân với lãnh đạo.
20
-
Củng cố, kiện toàn tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ số lượng, đảm bảo
về chất lượng. Tham mưu bổ sung và hoàn thiện Quy chế hội nghị, hội thảo. Tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên kỹ năng hoạt động cần thiết về phục vụ đại
-
hội, hội nghị
b) Chuyến công tác
Nên giao trách nhiệm cho nhân viên chuyên về hoạt động này để có thể có những kinh
-
nghiệm, kỹ năng, xây dựng lịch cơng việc quen thuộc đối với nhân viên.
Có thể tránh những thiếu sót trong q trình chuẩn bị và có những hạn mức kinh phí
đối với chuyến cơng tác của lãnh đạo.
3.3. Công tác văn thư, lưu trữ
-
Công tác văn thư là những công việc liên quan đến công văn giấy tờ; giải quyết các
công văn đến và đi; quản lý con dấu; chuyển giao công văn; lập hồ sơ, nộp lưu và lưu
-
trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ là những cơng việc có liên quan đến tổ chức quản lý, khai thác sử
dụng tài liệu – lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
- Để cơng tác văn thư – lưu trữ được hồn thiện hơn cần:
+ Xây dựng quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Quản lý công văn đến, đi bằng phần
mềm quản lý lưu trữ hiện đại.
+ Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục
vụ, cải thiện môi trường làm việc, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu quả cho công
tác văn thư được đáp ứng của quá trình hội nhập.
+ Hệ thống những file văn bản hợp lý, kiểm tra số văn bản và lưu trữ đúng quy định.
+ Trang bị đội ngũ nhân viên kiến thức cơ bản đến bổ trợ kiến thức về CNTT, hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000...
3.4. Cơng tác lễ tân
-
Giải pháp nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên, chú trọng
-
trong công tác tuyển dụng làm việc lâu dài.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, kế hoạch giả định tình huống để có phương án giải quyết
trước đó. Tổ chức bồi dưỡng các khóa nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên trong cơng
việc tìm hiểu nâng cao trình độ bản thân. Tổ chức buổi chia sẽ kinh nghiệm giữa các
-
cá nhân.
Đào tạo nhân viên biết sử dụng máy móc, trang thiết bị hiện đại. Cần xác định và kiểm
kê tiến hành mua máy móc, thiết bị để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh.
21
Hình 8: Nhân viên lễ tân
(Nguồn: internet)
22
KẾT LUẬN
Đề tài đã tập trung nghiên cứu “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn
phịng tại Cơng ty CP MISA”. Đề tài đã đi sâu tìm hiểu các lý thuyết về khái niệm,
vai trò, nhiệm vụ cũng như chức năng của văn phịng, hành chính, hành chính văn
phịng. Đồng thời thông qua nghiên cứu cũng làm rõ thêm tầm quan trọng, sự cần thiết
của cơng tác hành chính văn phòng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nghiên
cứu cũng chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác hành chính.
Trong chương 2, nghiên cứu đã khái quát chung về Công ty CP MISA về những
thông tin cơ bản, lịch sử hình thành và phát triển, sơ đồ tổ chức và trách nhiệm của
từng phòng ban. Đưa ra những ưu điểm về loại hình văn phịng công ty đang sử dụng,
hệ thống điều hành mà công ty áp dụng, bên cạnh đó cịn đi sâu phân tích thực trạng
mà cơng ty đang mắc trước đó như hạn chế về khơng gian làm việc của văn phịng
hiện đại, công tác lưu trữ chưa được nâng cao, tổ chức hội họp và công tác chưa được
chỉnh chu trong phần chuẩn bị do chưa có sự đầu tư vào nguồn nhân lực trẻ, chưa có
nhiều kinh nghiệm trong cơng việc, việc áp dụng công nghệ vào công tác lưu trữ hay
hành chính chưa được quan tâm nhiều, khai thác tối ưu.
Từ những thực trang của Công ty, nghiên cứu cũng đưa ra một số giải pháp giúp
giải quyết các hạn chế trong cơng tác hành chính tại cơng ty như, đào tạo đội ngũ nhân
viên, nâng cao các kiến thức cơ bản bổ trợ về CNTT để có thể hỗ trợ khách hàng, ứng
dụng công nghệ hiện đại, các phần mềm tiên tiến vào công tác lưu trữ để có những
phong cách làm việc mới, nhanh chóng, tiện lợi, gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm, tra
cứu thơng tin tài liệu văn bản một cách nhanh chóng và chính xác nhất... Nghiên cứu
cũng chỉ ra được công tác quan trọng và thiết thực là đẩy mạnh đào tạo nhân viên, lễ
tân, hậu cần có kỹ năng cũng thái độ làm việc chuyên nghiệp... Các giải pháp đề ra sẽ
góp phần nâng cao chất lượng trong công tác quản trị hành chính văn phịng tại Cơng
ty CP MISA nếu được thực hiện triệt để, đáp ứng kịp những yêu cầu trong xu thế hiện
nay, nâng cao vị thế của Công ty trong thời gian sắp tới.
23
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hồ Hoàng Long. Khái niệm chung về quản trị và quản trị hành chính văn phịng, ngày
19/03/2022, .
2. Lê Ánh. Quản trị hành chính văn phịng, ngày 20/03/2022, .
3. Nguyễn Nam Hồi. Khái niệm và vai trị của quản trị hành chính văn phịng, ngày
20/03/2022,
/>
phong-236532 .
4. Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Giáo trình quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống
kê
5. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB
Lao Động Xã hội, Hà Nội.
6. Nguyễn Văn Thọ (2011), Quản trị văn phịng, Phân tích chiến lược kinh doanh của
công ty cổ phần MISA. />7. Nguyễn Thanh Duy ( 2014), Tiểu luận tìm hiểu đánh giá phần mềm kế toán misa và so
sánh với phần mềm kế toán vietsun. />8. Phạm Mỹ Hạnh (2008). Quản trị Văn phòng, Học viện Cơng nghệ Bưu chính Viễn
Thơng, Hà Nội.
24
