ỨNG DỤNG QUẢN lý bán LINH KIỆN máy TÍNH CHO CÔNG TY HUỲNH GIA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.28 MB, 61 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - CƠNG NGHỆ TP. HỒ CHÍ MINH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI THỰC TẬP:
ỨNG DỤNG QUẢN LÝ BÁN LINH KIỆN MÁY
TÍNH CHO CƠNG TY HUỲNH GIA
Giảng viên hướng dẫn: ThS.
Sinh viên thực hiện:
Lớp:
Khoa: Kỹ thuật – Công nghệ
Chuyên ngành: Cơng nghệ phần mềm
TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2019
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ, rộng khắp của công nghệ
thông tin, máy vi tính trên phạm vi tồn cầu nhanh chóng ăn sâu và giữ vai trò chủ đạo
trong các ngành kinh tế, quân sự, giáo dục… Việc ứng dụng Tin Học vào các lĩnh vực
quản lý hết sức cần thiết trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả cao nhất, ngày càng
được quan tâm và sử dụng hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn về mọi mặt. Sự lớn mạnh
của máy vi tính đã giúp đỡ cho con người rất nhiều trong công việc đặc biệt là trong
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học… Thông qua máy vi tính con người có thể xử lý
những cơng việc rất phức tạp mà con người rất khó khăn để thực hiện được và không
thể thực hiện được. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và kỹ thuật
lập trình, các cơng ty lớn, tới các doanh nghiệp bán hàng sỉ và lẻ đều tìm mọi biện pháp
pháp để xây dựng hồn thiện hệ thống cơng nghệ thơng tin của mình nhằm tin học hóa
các hoạt động của đơn vị mình, mức độ hồn thiện tùy thuộc vào q trình phân tích và
thiết kế hệ thống.
Hiện nay linh kiện máy tính trên thị trường và các thiết bị điện tử là rất nhiều,
cùng với rất nhiều chủng loại và nguồn gốc xuất xứ, với niềm đam mê tìm hiểu những
vấn đề liên quan đến chuyên ngành học tập Cơng nghệ thơng tin của mình, chúng em
đã quyết định chọn đề tài quản lý bán hàng: linh kiện máy tính. Với kiến thức thực tế
và qua q trình tìm hiểu thực trạng của hệ thống bán hàng tại công ty Huỳnh Gia
chúng em đã thu được một số kết quả.
Vì thời gian cịn hạn chế, khối lượng kiến thức cịn hạng hẹp, chương trình cịn
được phát triển thêm trong q trình nghiên cứu nên khơng tránh khỏi những thiếu sót
trong q trình thực hiện. Rất mong được sự ủng hộ góp ý của q thầy cơ và các bạn.
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới các thầy cô giáo
trong trường Cao Đẳng Kinh Tế Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh nói chung và các
thầy cơ giáo trong khoa Cơng Nghệ Thơng Tin nói riêng đã tận tình giảng dạy, truyền
đạt cho chúng em những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian qua.
Đặc biệt nhóm em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, thầy đã tận tình giúp đỡ, trực tiếp
chỉ bảo, hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình học và làm đồ án. Trong thời gian
làm việc với thầy, chúng em không ngừng tiếp thu thêm nhiều kiến thức bổ ích mà cịn
học tập được tinh thần làm việc, thái độ nghiêm túc và tính tỉ mỉ của thầy. Đó lã những
điều rất cần thiết ở một người sinh viên như chúng em cần phải học hỏi, noi theo.
Sau cùng nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động
viên, đóng góp ý kiến và giúp đỡ chúng em trong q trình học tập, nghiên cứu và hồn
thồn thành đồ án tốt nghiệp.
Chúng em xin chân thành cám ơn !
LỜI CAM ĐOAN
Nhóm em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của nhóm em. Những kết quả và các
số liệu trong đồ án báo cáo thực tập tốt nghiệp này đều được thực hiện tại trường
HIAST, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác.
TP.Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2019
Sinh viên thực hiện
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KT-CN TP.HCM
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
------------------------
CƠNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
-----------------------------------------------
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH CHO
CƠNG TY HUỲNH GIA
Sinh viên:
Chun ngành: Cơng nghệ phần mềm
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Điểm: (Bằng chữ và bằng số):
TP.HCM, ngày
tháng
năm 20
Giáo viên
(Ký và ghi rõ họ tên)
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KT-CN TP.HCM
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
------------------------
CƠNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
-----------------------------------------------
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH CHO
CƠNG TY HUỲNH GIA
Sinh viên:
Chuyên ngành: Công nghệ phần mềm
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Điểm: (Bằng chữ và bằng số):
TP.HCM, ngày
tháng
năm 20
Giáo viên
(Ký và ghi rõ họ tên)
MỤC LỤC
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1.Giới thiệu chung
Công ty TNHH điện tử tin học Huỳnh Gia là công ty có sự góp vốn của các thành
viên trong cơng ty. Thành lập tháng 6 năm 2017, hoạt động chủ yếu kinh doanh thiết bị
điện tử tin học, xây dựng và lắp đặt máy tính laptop.
Cơng ty có trụ sở chính tại số 224/2 khu phố Thạnh Lợi, phường An Thạnh, TX
Thuận An, Bình Dương.
• Website: www.laptopbinhduong.vn
• Email:
• SĐT: 0984 270 270
Trước sự phát triển ồ ạt của nền kinh tế mở. Nhiều ngành công nghiệp mới ra đời.
Việc đảm bảo cho mọi người có được chiếc máy tính làm việc ưng ý là một vấn đề rất
quan trọng. Là một công ty chuyên lắp đặt và cung cấp máy tính, laptop tại Việt Nam,
Huỳnh Gia cung cấp các giải pháp cũng như sản phẩm và dịch vụ phục vụ cho những
ai có nhu cầu mua hoặc bán máy tính, laptop.
Hiện tại, cơng ty cung cấp đa dạng và đủ loại các dịng máy tính của các hãng như
Apple, LG, Dell, HP, Asus, Lenovo,…
8
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
1.2.Cơ cấu tổ chức
1.2.1.Cơ cấu nhân sự
- Giám đốc: Huỳnh Việt Thắng
- Phó giám đốc kinh doanh: Nguyễn Hữu Thảo
- Phó giám đốc kĩ thuật: Ơng Nguyễn Hồng Khanh
- Trưởng phịng hành chính: Bà Phạm Ngọc Diễn
1.2.2.Cơ cấu phịng ban
BAN
GIÁM ĐỐC
PHÓ
GIÁM ĐỐC
KINH
DOANH
9
PHÓ
GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
PHỊNG
HÀNH
CHÍNH
PHỊNG
KINH
DOANH
PHỊNG
TÀI
CHÍNH
PHỊNG
KỸ
THUẬT
Hình 1.1. Cơ Cấu phịng ban
a. Ban giám đốc:
Bao gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc (phó giám đốc kinh doanh và phó
giám đốc kỹ thuật) thực hiện các chức năng sau:
- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của công
ty, lập kế hoạch kinh doanh trong từng chu kì, thời kì hoạt động.
- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới.
- Trực tiếp xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của cơng ty về tổ
chức nhân sự, lương tài chính kế tốn.
10
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
Bên cạnh đó các phó giám đốc là những người trực tiếp giúp giám đốc điều
hành công ty và được giám đốc phân công trách nhiệm trong một số lĩnh vực cụ thể:
- Phó giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của
cơng ty. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc thì phó giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho
cấp dưới quyền đồng thời thu thập, tổng hợp thơng tin để ban giám đốc có thể
dựa vào tình hình lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới.
- Phó giám đốc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về kỹ thuật của công ty, là người
trực tiếp lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm rồi báo cáo lên ban giám đốc
và từ đó ban giám đốc sẽ đưa ra các quyết định kinh doanh trong tương lai.
b. Phịng hành chính:
Bao gồm: Trưởng phịng và 2 nhân viên hành chính thực hiện các chức năng
sau:
- Quản lí tình hình nhân sự của cơng ty, tuyển lao động và trực tiếp nhận hồ
sơ xin việc của các ứng viên trong tình hình cơng ty thiếu nhân lực.
- Sắp xếp lịch công tác và đề ra các kế hoạch đào tạo cho các nhân viên để để
có thể sử dụng được những cơng nghệ mới.
- Quản lí văn thư, trực tiếp nhận các cơng văn chính sách từ bên ngoài rồi báo
cáo lên ban giám đốc và cũng từ đây gửi phản hồi tới các nơi dưới sự chỉ đạo
của giám đốc.
- Tính lương, thưởng, cơng tác phí cho nhân viên.
11
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
Tất cả các hoạt động của phịng hành chính sẽ được trưởng phòng trực tiếp báo
cáo lên ban giám đốc rồi từ đó nhận các nhiệm vụ, kế hoạch trong tương lai từ cấp trên.
c. Phòng kinh doanh
Bao gồm: Trưởng phịng kinh doanh, phó phịng kinh doanh và 4 nhân viên
kinh doanh thực hiện các chức năng sau:
-
Khai thác thị trường: phịng kinh doanh ngồi việc phát triển thị trường trong nước, họ
cịn cần tìm hiểu thị trường nước ngồi để có thể mở rộng phạm vi kinh doanh. Tìm
những mặt hàng mà trong nước đang cần, hay có thể giới thiệu những sản phẩm của
công ty ra các nước trên thế giới.
-
Bán hàng: Bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụ giới thiệu
những tính năng của sản phẩm đến khách hàng giúp họ có thể đưa ra được những lựa
chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu khách hàng cần.
-
Dự án: do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh, trưởng phòng là người trực
tiếp tiếp nhận rồi giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới, họ có trách nhiệm tìm hiểu về dự
án mà cơng ty sẽ tham gia từ đó lập kế hoạch để có thể giành được những lợi thế trong
việc kí kết hợp đồng.
-
Xuất nhập khẩu: phịng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp làm giấy tờ xuất nhập khảu
cho các lô hàng mà công ty nhập về nước hay xuất ra nước ngoài theo cam kết hợp
đồng đã kí với khách hàng.
Tất cả các hoạt động của phịng kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinh doanh
trực tiếp báo cáo lên ban giám đốc rồi từ đó nhận các chỉ thị để lập các kế hoạch kinh
doanh cho phòng trong thời gian tới.
12
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
d. Phịng tài chính:
Bao gồm: Trưởng phịng tài chính kiêm kế tốn trưởng, thủ quỹ và 1 nhân viên
có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc, tổng hợp
tình hình hoạt động tài chính theo từng chu kỳ kinh doanh giúp cho ban giám đốc có
thể đưa ra được những sách lược trong thời gian tới.
e. Phòng kỹ thuật:
Bao gồm: Trưởng phòng kỹ thuật, phó phịng kỹ thuật và 6 nhân viên thực hiện
các chức năng sau:
-Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào thị
trường Việt Nam.
-Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã ký với
khách hàng: Lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kỹ thuật có liên quan
đến thiết bị bàn giao, bảo hành.
1.3.Tình hình hoạt động kinh doanh
1.3.1.Kinh nghiệm hoạt động
Cơng ty Huỳnh Gia bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp máy tính,
laptop cho người tiêu dùng từ năm 2017 cho tới nay. Các máy do Huỳnh Gia cung cấp
đều được nhập khẩu từ những nước có cơng nghệ phát triển như Nhật Bản, Mỹ, Hàn
Quốc,... Bên cạnh đó, Cơng ty cịn chú trọng phát triển một số mặt hàng khác như: điện
thoại di động, phụ kiện điện thoại,… Khơng những thế Huỳnh Gia cịn đi sâu vào cung
cấp các loại linh kiện khó tìm và khó thay thế dành cho máy tính, laptop.
13
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
Các đối tác tiềm năng của Huỳnh Gia là các doanh nghiệp sản xuất, gia công
linh kiện điện thoại di động, máy tính. Ln đảm bảo chất lượng sản phẩm ln ở mức
hồn thiện và tốt nhất.
Nhưng do doanh nghiệp mới thành lập đang trong quá trình thiết lập quan hệ
và thâm nhập thị trường nên số lượng khách hàng chưa nhiều, doanh thu thấp. Vì giá
thành của một chiếc máy tính cịn cao nên khả năng chi trả cho các thiết bị máy tính
của mọi người chưa nhiều.
1.3.2.Một số sản phẩm của cơng ty:
a) Máy tính xách tay/ Laptop MacBook 12" MNYL2ZP/A (Vàng đồng)
- Màn hình: 12" ( 2304 x 1440 ) , không
cảm ứng
- RAM: 8GB
- Đồ họa: Intel HD Graphics 615
- Lưu trữ: 512GB SSD
- Hệ điều hành: macOS
- Pin: Pin liền , khối lượng: 1.3 kg
Hình 1.2. Laptop Mac
b) Máy tính xách tay/ Laptop Acer Aspire A515-53G-564C
(NX.H82SV.001) (i5-8265U)
14
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
- CPU: Intel Core i5-8265U ( 1.6 GHz 3.9 GHz / 6MB / 4 nhân, 8 luồng )
- Màn hình: 15.6" ( 1920 x 1080 ) , không
cảm ứng
- RAM: 1 x 4GB Onboard DDR4
- Đồ họa: Intel UHD Graphics 620
/ NVIDIA GeForce MX130 2GB
GDDR5
Hình 1.3. Laptop Acer
- Lưu trữ: 1TB HDD 5400RPM
- Hệ điều hành: Free DOS
- Pin: 3 cell 61 Wh Pin liền , khối lượng: 2.1 kg
c)Máy tính xách tay/ Laptop HP Pavilion 14-ce1014TU (5JN05PA) (i38145U)
- CPU: Intel Core i3-8145U ( 2.1 GHz 3.9 GHz / 4MB / 2 nhân, 4 luồng )
- Màn hình: 14" IPS ( 1920 x 1080 ) ,
không cảm ứng
- RAM: 1 x 4GB DDR4 2666MHz
- Đồ họa: Intel UHD Graphics 620
- Lưu trữ: 500GB HDD 5400RPM
- Hệ điều hành: Windows 10 Home SL 64bit
- Pin: 3 cell 41 Wh Pin liền , khối lượng: 1.6 kg
15
Hình 1.4. Laptop HP
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
d)Máy tính xách tay/ Laptop Dell Vostro 3568-VTI321072 (I3-7020U)
(Đen)
- CPU: Intel Core i3-7020U ( 2.3 GHz /
3MB / 2 nhân, 4 luồng )
- Màn hình: 15.6" ( 1366 x 768 ) ,
không cảm ứng
- RAM: 1 x 4GB DDR4 2400MHz
- Đồ họa: Intel HD Graphics 620
- Lưu trữ: 1TB HDD 5400RPM
Hình 1.5. Laptop Dell
- Hệ điều hành: Free DOS
- Pin: 4 cell 40 Wh Pin rời , khối lượng: 2.2 kg
1.4.Doanh số kinh doanh trong những năm qua
Doanh số: 2017: 300tr
Doanh số: 2018: 750tr
1.5.Các cơng việc của nhóm thực tập tốt nghiệp tại công ty
Tuần lễ
Nội dung thực tập
1
- Tham dự buổi nói chuyện với quản lý về sơ yếu lý lịch, kiến
thức và kinh nghiệm
- Tham quan và tìm hiểu thông tin về công ty
16
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
- Làm quen với môi trường làm việc
- Nghiên cứu tài liệu về công ty và viết báo cáo về công ty
- Tiếp cận công việc thực tập
2
- Tham gia, lắng nghe, học hỏi, đóng góp ý kiến trong các buổi
họp xây dựng phần mềm
- Hồn thành các cơng việc được giao
- Chọn đề tài tốt nghiệp: ứng dụng quản lý bán hàng linh kiện
máy tính cho cơng ty Huỳnh Gia
- Nhóm bắt đầu phân chia cơng việc
3
- Thực hiện xác định yêu cầu bài toán đề tài
- Khảo sát hiện trạng: tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi
trường hoạt động của hệ thống
- Phân tích hệ thống
- Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu
4
- Thiết kế giao diện hoạt động hiệu quả và tiện dụng
- Chọn công cụ và ngơn ngữ lập trình
5
- Cài đặt các chức năng cơ bản: thêm, xóa, sửa,...
6
17
- Cài đặt các chức năng chính tìm kiếm, thống kê, in ấn, báo cáo,
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
…
- Nghiên cứu đưa vào chức năng quét mã QR
7
- Tiếp tục công việc của tuần 6
- Sửa lỗi và hồn tất ứng dụng
8
- Kiểm tra, chạy thử và tìm hiểu cách thức triển khai phần mềm
cho khách hàng
- Bàn giao phần mềm
9
- Tổng kết, viết báo cáo, chuẩn bị nội dung thuyết trình
- Hồn tất báo cáo
10
- Kết thúc q trình thực tập tốt nghiệp tại cơng ty Huỳnh Gia
Bảng 1.1. Bảng các công việc thực tập tại công ty
18
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1.Xác định yêu cầu
Khi có yêu cầu nhập thiết bị: nhân viên tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các
thông tin chi tiết về thiết bị và gửi đến cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ gửi đơn chào hàng chi tiết các thiết bị bao gồm các thông tin
như: tên, loại thiết bị, số lượng, nguồn gốc…Qua đơn chào hàng của nhà cung cấp thì
cửa hàng sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho nhà cung cấp, để đáp ứng nhu cầu
nhập thiết bị của cửa hàng nhà cung cấp sẽ chuyển thiết bị cho cửa hàng theo hợp đồng
mua, bán hàng hóa và biên lai bàn giao thiết bị ( kiêm hóa đơn thanh tốn tiền thiết
bị ).
Trước khi nhập hàng vào kho thì cửa hàng sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị chưa
theo biên bản bàn giao thiết bị mà nhà cung cấp gửi đến, đồng thời cửa hàng sẽ ghi các
thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho. Nếu thiết bị nào không đạt yêu cầu thì cửa
hàng sẽ trả lại nhà cung cấp, và yêu cầu nhà cung cấp cấp lại những thiết bi như hợp
đồng đã thỏa thuận.
Khi khách có nhu cầu mua thiết bị, khách hàng xem thơng tin hàng hóa, tìm kiếm
hàng cần mua. Nếu khách hàng chọn được thiết bị cần mua thì cửa hàng sẽ kiểm tra
trong kho, nếu trong kho cịn hàng thì nhân viên sẽ viết phiếu bán hàng. Sau đó cửa
hàng sẽ tiến hành bàn giao thiết bị cho khách và gửi đến khách hàng hóa đơn thanh
19
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
toán, phiếu bảo hành và các giấy tờ liên quan , có kèm theo các khuyến mại (nếu có).
Khi khách đã thanh tốn tiền thiết bị thì cửa hàng sẽ lập biên lai thu tiền cho khách
đồng thời sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ thu và sổ kho.
Để tiện cho việc quản lý hệ thống sẽ lưu trữ và quản lý thông tin về nhà cung cấp
và thơng tin khách hàng. Có thể sửa hoặc xóa khi cần thiết.
Sau một khoảng thời gian nhất định nhân viên các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin
mua, bán, và các thơng tin khác.
2.2.Tổng quan về hệ thống cũ
Mục đích khảo sát hiện trạng:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên mơn, mơi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng
yêu cầu công việc đặt ra.
2.3.Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
- Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà cửa hàng đang làm việc.
- Các quy tắc quản lý của cửa hàng.
2.3.1.Quản lý thiết bị
Cửa hàng sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt. Khi nhập thiết bị nhân viên cửa
hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị,
tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành
giá tiền, mã nhân viên.
Khi xuất hàng nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin:
mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo hành, thành
20
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng
và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại.
Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xóa thơng tin về thiết bị đều được tiến hành
trên giấy tờ.
2.3.2.Quản lý nhân viên
Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên (Quản lý trong hồ sơ
nhân viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ
riêng.
2.3.3.Tìm kiếm thơng tin
Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và
xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập…
Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu.
Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ.
2.3.4.Tình hình bán thiết bị
Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để
khách hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những
phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa và phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị
của cửa hàng theo từng ngày, tháng, quý.
2.4.Đánh giá hệ thống cũ
Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý thiết bị của cửa
-
hàng máy tính có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của
-
quy trình quản lý thì cơng việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu.
Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu
sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết
-
bị hiện đại….
Nhược điểm:
Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống
đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính
vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho cơng tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho
nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp.
21
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
-
Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều
khó khăn. Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại
bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần.
- Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp.
2.5.Yêu cầu đối với hệ thống mới
Dựa trên quy trình làm việc của cửa hàng bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm
nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng
cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm chính
là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị
trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý cửa hàng
Huỳnh Gia.
Các yêu cầu của người dùng:
- Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử
dụng.
- Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm theo các bản
in phiếu xuất, nhập.
- Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong q trình nhập có sai sót.
- Khi người sử dụng có nhu cầu xem thơng tin thì có thể xem bằng chương trình
tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng.
- Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng hiện
có, đã hết, cịn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất
theo tháng, quý, năm.
Chiến lược khảo sát:
- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các
phần mềm download từ mạng.
- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ.
- Phỏng vấn trực tiếp chủ cửa hàng.
- Đặt vị trí vào vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ
những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện.
Chương trình có các chức năng chính:
- Quản lý thiết bị.
- Quản lý nhân viên.
22
- Tra cứu.
- Thống kê in ấn.
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1.Sơ đồ phân cấp chức năng
Quản lý bán thiết bị
của cửa hàng máy tính
Quản lý
thiết bị
Quản lý
nhân viên
Tra cứu
Nhập
Quản lý
hồ sơ
Tra theo
mã thiết
Xuất
Trả lương
Tra theo
tên thiết
Sửa
Tra theo
mã nhà
cung cấp
Xóa
23
Tra theo
tên nhà
cung cấp
Thống kê
in ấn
Thống kê,
in phiếu
nhập
In bảng
báo giá
Xuất
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng
3.2.Xác định các tác nhân và Use Case
Dựa vào yêu cầu của bài toán quản lý bán hàng ta thấy các chức năng chính của
hệ thống quản lý bán hàng được thực hiện bởi khách hàng và nhân viên. Như vậy
chúng ta có hai tác nhân là nhân viên và khách hàng. Trong đó khách hàng có liên quan
đến chức năng tra cứu tìm hàng. Cịn nhân viên có chức năng quản lý hàng bán, quản
lý hàng nhập, quản lý khách hàng, báo cáo thống kê…
3.2.1.Biểu đồ use case tổng quát
Khái quát chức năng chính của hệ thống. Các chức năng này có tính tổng qt
dễ dàng nhìn thấy được trên quan điểm của các tác nhân. Dựa vào yêu cầu của bài tốn
ta có use case tổng qt như sau:
24
Ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty Huỳnh Gia
Hình 3.2. Biểu đồ use case tổng quát
3.2.2.Use case quản lý khách hàng
Tác nhân: Nhân viên.
Điều kiện: Phải đăng nhập vào hệ thống.
Mô tả: Nhân viên sau khi đăng nhập được. Tìm khách hàng theo mã hoặc tên
rồi sau đó có thể tùy chọn các chức năng tương ứng như nhập thơng tin khách hàng,
xóa thơng tin khách hàng, sửa thông tin khách hàng.
25
