KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI
HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

Hà Nội, 2021


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI
HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

Hà Nội, 2021


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài tiểu luận này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp
đỡ từ các thầy cô, bạn bè và các anh chị trong cơ quan Ủy ban nhân dân huyện
Cẩm Khê. Với tất cả sự kính trọng của mình cho phép tơi được bày tỏ lịng biết ơn
sâu sắc tới cơ Lâm Thu Hằng là giảng viên bộ môn đã giảng dạy và truyền đạt

những nội dung quan trọng để tơi có thể hiểu và hoàn thành bài tiểu luận này.
Qua đây cũng xin cám ơn sự giúp đỡ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
Cẩm Khê đã cung cấp tài liệu quý báu cho tơi hồn thành bài tiểu luận của mình.
Do thời gian có hạn và chưa nhiều kinh nghiệm nên bài tiểu luận khơng
tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tơi rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo,
đóng góp và bổ sung của các thầy cơ giáo để bài tiểu luận được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn.
Cẩm Khê, ngày 19 tháng 12 năm 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi trong thời gian qua về đề tài:
“ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban nhân
dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ”.
Những thông tin nghiên cứu được nêu trong bài tiểu luận này do tôi thu
thập, sưu tầm và tham khảo các nguồn tài liệu. Tơi xin chịu hồn tồn trách
nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng tin sử dụng trong bài tiểu luận này.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2

Tên viết tắt
HĐND
UBND

Nghĩa đầy đủ
Hội đồng nhân dân

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Trong thời kì cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, việc tổ chức hội họp

là vấn đề quan trọng và có tính cấp thiết bởi hội họp giúp nhà quản lý xác định
được công việc đã đạt được và chưa đạt được, xác định những điểm mạnh, điểm
yếu trong công việc của cơ quan, từ đó đưa ra giải pháp giải quyết hiệu quả, tối ưu
nhất. Tổ chức hội họp tạo sự gắn kết giữa các cán bộ, nhân viên tại các phịng, các
bộ phận với nhau để có thể thực hiện các công việc chung của cơ quan, làm tăng
hiệu quả trong công việc.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hội họp trong điều hành
hoạt động cơ quan và thực trạng chất lượng tổ chức hội họp hiện nay tôi đã
quyết định lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc
họp tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” cho bài tiểu luận
của mình.
2.

Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu thực trạng công tác tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê,

phân tích, đánh giá các ngun nhân, khó khăn và các nhân tố ảnh hưởng đến công
tác tổ chức hội họp của cơ quan. Từ đó đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm

nâng cao chất lượng tổ chức hội họp cho UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban nhân

dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.
Phạm vi nghiên cứu: Không gian: UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
Thời gian: 2019-2020.
4.
-

Nguồn tài liệu tham khảo
Hoàng Thị Thu Hà (Chủ nhiệm) (2021), Báo cáo Nghiên cứu khoa học về đề
tài: Nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân Quận Tây
Hồ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

7


-

Lê Thị Kim Anh (2016), Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc
họp tại uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội;

-

ThS. Phạm Thị Mai Anh (2020), Một số đề xuất nhằm tổ chức các cuộc
họp hiệu quả, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà

5.

Nội.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay, có rất nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài hội họp tại UBND tuy

nhiên tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa có đề tài nào đi sâu vào cơng tác tổ
chức các cuộc hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê. Do vậy, tôi lựa chọn đề tài này
để làm rõ và đi sâu hơn vào vấn đề công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm
Khê, tỉnh Phú Thọ.
6.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập những tài liệu, những kiến thức liên
quan trong bài giảng, sách giáo trình, tài liệu, thơng tin trên internet, các bài luận
văn, bài viết liên quan, chép lại các thông tin quan trọng phục vụ nghiên cứu đề tài.
- Phương pháp thống kê: thu thập số liệu, chỉnh lý, phân tích, tổng hợp số liệu.
- Phương pháp tổng hợp: Trên cơ sở những ghi chép những vấn đề chính, từ đó
tổng hợp lại và phân tích để có được một bài tiểu luận hoàn chỉnh
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tơi sử dụng trong suốt
q trình làm đề tài
7.

Bố cục đề tài

Ngoài các phần Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu, Phần kết luận, Danh
mục tài liệu tham khảo và Phụ lục. Bố cục bài tiểu luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban nhân dân
huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban
nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
8


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tổ chức
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện ngơn ngữ học dưới góc độ động từ thì
“Tổ chức” được hiểu:
-

Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung

-

nhất định.
Làm cho thành có trật tự, nề nếp.
Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được

-

hiệu quả tốt nhất.
Làm công tác tổ chức cơ quan và tổ chức cán bộ.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ chức

là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao
phó mỗi nhóm người cho một người quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát
nó, và việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu tổ chức”.
Tóm lại, tổ chức là q trình sắp xếp, bố trí cơng việc thành những nhiệm vụ
cụ thể cho các bộ phận, đơn vị thực hiện, tức là những người hoặc nhóm người nào
sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được
phối hợp với nhau như thế nào, nhằm hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung
của cơ quan, đơn vị.
1.1.2. Khái niệm hội họp
Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của
mọi cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ
chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm thời gian cụ thể để
thực hiện công việc như: Truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, hoặc tìm
các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần
hoặc đều quan tâm.
Theo điều 3, Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
9


2006 của Thủ tướng Chính phủ thì “Họp là một hình thức hoạt động quản lý
nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan
hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt
động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ
quan mình theo quy định của pháp luật”
Theo Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An: “Họp là sự tập
hợp của một số người, để giải quyết các vấn đề, từ đó đưa ra những hành động
cần phải thực hiện”.
Như vậy có thể định nghĩa hội họp như sau: Hội họp là một trong những

nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ
chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một số vấn đề thuộc thẩm
quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó Thủ trưởng
cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động các công việc thuộc
chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Tổ chức hội họp
Từ khái niệm hội họp và tổ chức có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội họp
như sau:
Tổ chức hội họp là sắp xếp, phân cơng, bố trí phối hợp của nhiều người,
tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề
thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thơng qua đó Thủ trưởng cơ quan
trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động các công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
1.2. Nguyên tắc tổ chức hội họp
Để hoạt động quản lý điều hành hiệu quả cần đảm bảo các nguyên tắc
trong tổ chức hội họp như sau:
- Đảm bảo giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được
phân công; Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền
của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền của mình lên
cấp trên hoặc vượt quyền hạn của mình.
- Chỉ tiến hành hội họp khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
10


điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các
nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra quyết
định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; Đề cao và thực
hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập

trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
- Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa qui trình thủ tục
tiến hành, được bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết
kiệm, không phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; Kết hợp các
cuộc họp với nhau trong việc tổ chức hội họp một cách hợp lý.
- Cuộc họp phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần
giải quyết; Phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng
loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước
1.3. Các loại hình hội họp
Có rất nhiều cuộc họp diễn ra tại cơ quan với nhiều mục đích, thành
phần tham gia và cách thức thực hiện khác nhau, vì vậy nếu lựa chọn được
cách thức thực hiện cuộc họp phù hợp, khoa học sẽ giúp cơ quan bước đầu
thành công trong công tác tổ chức hội họp. Căn cứ theo quyết định số
45/2018/QĐ-TTg Quyết định của Thủ tướng chính phủ quy định về chế độ họp
trong quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có
các loại cuộc họp sau:
-

Họp tham mưu – tư vấn
Họp giải quyết công việc
Họp chuyên môn
Họp giao ban
Họp điều phối
Họp tập huấn, triển khai
Họp sơ kết, tổng kết
Họp chuyên đề.

11

1.4. Hình thức hội họp
1.4.1. Họp trực tiếp
“Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có
mặt tại cùng một địa điểm, một phịng họp để tổ chức cuộc họp”. (Quyết định
số 45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về
chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống
hành chính nhà nước”. Hình thức này được sử dụng phổ biến nhất tại các cơ
quan hành chính Nhà nước.
Hình thức này được sử dụng rộng rãi vì khơng địi hỏi nhiều về phương
tiện kỹ thuật, khơng tốn nhiều về các chi phí về đầu tư các trang thiết bị hiện đại,
tạo sự gặp mặt trực tiếp, giúp việc thảo luận, giải đáp các ý kiến được dễ dàng. Tuy
nhiên nhược điểm của hình thức này là các đại biểu tham dự họp phản tốn nhiều
thời gian di chuyển giữa các địa điểm, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở.
1.4.2. Họp trực tuyến
“Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các
phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu
chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở
vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể
nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phịng họp”. (Quyết định số
45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế
độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành
chính nhà nước”.
Hiện nay cơng nghệ phát triển, hình thức này càng được sử dụng nhiều
hơn. Lợi ích mà nó mang lại là tiết kiệm về thời gian và tiền bạc, thuận tiện
trao đổi cơng việc. Tuy nhiên, vẫn có một số bất cập như phải tốn một khoản
chi phí cho việc sử dụng phần mềm và internet, việc họp đôi khi có thể dãn
đoạn do chất lượng đường truyền, gây ảnh hưởng tới chất lượng nghe, hiểu
giữa các thành viên và chất lượng cơng việc.
1.5. Quy trình tổ chức cuộc họp

1.5.1. Trước cuộc họp
12


Chuẩn bị là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bại của
một buổi họp. Nếu sự chuẩn bị càng kỹ càng, cụ thể và chu đáo thì hiển nhiên
cuộc họp sẽ diễn ra hiệu quả.
 Xác định được mục đích, yêu cầu của cuộc họp.
Trước khi tiến hành bất cứ một cuộc họp nào thì cũng cần phải xác định
rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp. Đây chính là một trong những nguyên tắc
tổ chức cuộc họp.
Mỗi loại cuộc họp sẽ có một mục đích khác nhau: Trao đổi thơng tin,
tổng kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải quyết công việc, thông tin, triển khai,
thơng báo, trình bày, phản ánh, đề xuất những vấn đề,… Tùy vào mục đích của
cuộc họp để tổ chức cuộc họp, mục đích ln phải được xác định rõ ràng ngay
từ ban đầu để cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất.
Yêu cầu của cuộc họp: Mỗi một cuộc họp sẽ có những yêu cầu khác
nhau phù hợp với mục đích của cuộc họp, tuy nhiên, thơng thường cuộc họp
phải đảm bảo các yêu cầu sau: Đảm bảo chất lượng, tiết kiệm, giải quyết dứt
điểm vấn đề, tránh lãng phí thời gian trong cuộc họp. Các báo cáo được trình
bày trong cuộc họp phải đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, tập trung đề xuất biện
pháp xử lý.


Lập kế hoạch tổ chức.
Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp thì tiếp theo chính là

xây dựng kế hoạch tổ chức.
Kế hoạch tổ chức là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn
đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức cuộc họp. Kế hoạch tổ chức có vai trị

quan trọng trong quy trình tổ chức hội họp. Nhờ có kế hoạch tổ chức mà các
phịng, các ban trong cơ quan có trách nhiệm hồn thành tốt công việc được
phân công, đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đặt ra, góp phần tạo nên sự thành
công của hội nghị.
Bản kế hoạch hội họp cần đảm bảo những thành phần sau:
+ Tên cuộc họp: Thể hiện trong câu từ ngắn gọn, đúng văn phong hành chính
nhưng phải nói lên được tính chất của cuộc hội họp.
13


+ Mục đích, yêu cầu: Phải xác định được rõ, cụ thể mục đích yêu cầu khi tổ
chức hội họp là gì.
+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự: Tùy theo tính chất, quy mơ cuộc
hội họp và thành phần tham dự mà lựa chọn địa điểm tổ chức họp, thời gian tổ
chức hợp lý và có sự chuẩn bị thời gian dự phịng.
+ Nội dung những cơng việc thực hiện: Thường là bố cục của cuộc hội họp, tùy
theo quy mơ, tính chất và mục đích của cuộc họp. Thông thường nội dung của
cuộc hội họp gồm những nội dung sau:
+ Báo cáo thông quan phương hướng; Khen thưởng cá nhân, tập thể (nếu có);
Tham luận, đóng góp ý kiến của Đại biểu; Tham luận thông qua ý kiến
khách mời; Biểu quyết chỉ tiêu thông qua nghị quyết.
 Chuẩn bị cuộc họp
-

Chuẩn bị thời gian và địa điểm:
Chuẩn bị thời gian: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, căn cứ vào

nội dung của cuộc họp để lựa chọn thời gian họp sao cho hợp lý. Thông thường
nếu là cuộc họp thảo luận về các vấn đề trong tuần thì nên được diễn ra vào thứ
hai, nếu là cuộc họp quan trọng kéo dài từ 2-3 ngày thì lựa chọn vào ngày giữa

tuần. Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp thường trong khoảng 7h30-11h30.
Chuẩn bị địa điểm: Căn cứ vào quy mô và số lượng thành phần tham dự
để lựa chọn địa điểm tổ chức hội họp cho phù hợp. Nếu là cuộc họp quy mơ
nhỏ, nội bộ cơ quan thì lựa chọn phịng họp, nếu là cuộc họp quy mô lớn, thành
phần tham dự nhiều thì lựa chọn hội trường để tổ chức.
-

Chuẩn bị nội dung cuộc họp:
Là việc xác định các vấn đề cần đưa ra thảo luận trong cuộc họp, nội

dung được sắp xếp theo trình tự khoa học đảm bảo phù hợp với lịch trình thời
gian diễn ra cuộc họp
-

Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời:
Lập danh sách đại biểu: Dựa trên cơ cấu thành phần tham dự cuộc họp

ghi trong kế hoạch tổ chức, thì ta lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở
từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mời cho phù hợp.
14


Soạn thảo giấy mời: Tùy thuộc vào từng vị trí của đại biểu, tính chất của
mối quan hệ mà ta chọn hình thức giấy mời phù hợp. Giấy mời gửi cho đại biểu
cần đảm bảo các yêu cầu sau: Thể thức văn bản; Sự trang trọng; các thơng tin
cần có (như tên cơ quan; đơn vị cá nhân mời; tên cuộc họp; họ tên chức vụ
được mời; thời gian, địa điểm diễn ra cuộc hop; các yêu cầu hoặc đề xuất đối
với đại biểu khi tham gia cuộc họp; hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn,..)
-

Chuẩn bị kinh phí:
Dự trù các khoản kinh phí phát sinh trong cuộc họp như nước uống, hoa,

in ấn băng rôn, khẩu hiệu,…
-

Xây dựng chương trình nghị sự:
Trên cơ sở mục đích và bố cục nội dung được xây dựng tại kế hoạch tổ

chức, thì tại chương trình nghị sự sẽ trình bày lịch trình các cơng việc sẽ được
tiến hành tại cuộc họp một cách chi tiết, rõ ràng, giúp bộ phận điều hành cũng
như các thành viên tham dự cuộc họp có cái nhìn tổng qt về trình tự cũng
như các cơng việc sẽ diễn ra. Vì vậy chương trình nghị sự cần phải đảm bảo
những yêu cầu sau:
+ Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
+ Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm sốt diễn biến cuộc họp.
+ Chương trình nghị sự cơ bản phải trình bày được những thơng tin sau:
Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự); Nội dung vấn đề; Thời gian thực hiện
từng vấn đề.
-

Xây dựng bảng phân công nhiệm vụ:
Thông quan bảng phân công nhiệm vụ các thành viên nhận thức rõ

nhiệm vụ của mình, khơng gây chồng chéo cơng việc, từ đó thực hiện cơng
việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Qua bảng phân công nhiệm vụ lãnh đạo
sẽ nắm bắt được công việc đang diễn ra như thế nào, ai là người phụ trách và
dễ dàng kiểm tra, đôn đốc và giám sát tình hình cơng việc.
-

Chuẩn bị tài liệu phục vụ cho cuộc họp:
Trước khi cuộc họp diễn ra, các cơ quan, đơn vị nào có liên quan phải

chuẩn bị các văn bản, báo cáo phục vụ cho cuộc họp đó. Mỗi loại cuộc họp có
15


mục đích, nội dung và quy mơ khác nhau nhưng cơ bản sẽ gồm những loại
chính cần chuẩn bị như: Tài liệu phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp (dành
cho ban tổ chức); Tài liệu cung cấp cho chủ tọa (người điều hành cuộc họp);
Tài liệu cung cấp cho các đối tượng tham gia cuộc họp; Tài liệu cung cấp cho
các bộ phận truyền thông. Việc chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp càng chi tiết đầy
đủ sẽ góp phần xây dựng vào thành cơng của cuộc họp, tiết kiệm thời gian cho
người tham gia cuộc họp.
-

Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp:
Chuẩn bị phòng họp, đảm bảo đầy đủ bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, khẩu

hiệu, cờ hoa, loa đài, nước uống…và các phương tiện khác.
1.5.2. Tiến hành cuộc họp
- Đón tiếp đại biểu:
Tùy theo tính chất, tầm vóc và quy mơ của từng đại biểu mà có thể áp
dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu. Q trình đón
đại biểu đảm bảo trang trọng, đúng thể thức.
-

Điểm danh đại biểu và phát tài liệu:
Là việc xác định số lượng đại biểu chính thức đến tham dự cuộc

họp. Có nhiều hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu cụ thể như:
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi
+ Thẻ đại biểu
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại bàn lễ tân
+ Phiếu đăng ký có mặt
+ Điểm danh bằng hình thức gọi điện thoại trước khi cuộc họp diễn ra.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho xác định được số lượng đại biểu chính
thức đến tham dự cuộc họp, dựa vào đó để xác định thành phần cũng như liên
quan đến nội dung cuộc họp. Song song với việc tiếp đón đại biểu cần phát tài
liệu cuộc họp cho đại biểu nếu có.
-

Khai mạc, kiểm sốt và điều hành cuộc họp:

+ Giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình: Trước khi chủ tọa cuộc họp đọc
diễn văn khai mạc cuộc họp, đại diện ban tổ chức tiến hành giới thiệu đại biểu
16


và thơng qua chương trình cuộc họp. Khi giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy
đủ, chính xác, cần chú ý đến thứ tự giới thiệu. Tuyệt đối tránh giới thiệu sai tên,
sai chức danh và học hàm của đại biểu, sau khi giới thiệu đại biểu thì tiến hành
chương trình, thống nhất và phương thức làm việc.
+ Đọc diễn văn khai mạc: Sau khi giới thiệu đại biểu và chương trình cuộc
họp, chủ tọa cuộc họp tiến hành đọc diễn văn khai mạc cuộc họp. Diễn văn
khai mạc cần ngắn gọn, xúc tích, đúng mục đích, cuối bài diễn văn có lời chúc
mừng và chúc thành cơng.
+ Trình bày báo cáo và tham luận: Nội dung của các bài báo cáo được trình bày
ngắn gọn, súc tích, nêu được các nội dung chính, tránh trường hợp nói dài, lan
man, tốn nhiều thời gian. Nên trình bày những báo cáo chính, sau đó đến các

báo cáo tham luận bổ sung, trong một số trường hợp, các bài báo cáo tham luận
phải được gửi cho bộ phận tổ chức trước khi diễn ra cuộc họp để duyệt nội
dung, chỉnh sửa kịp thời nếu cịn sai sót.
+ Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra: Việc tiến hành cuộc họp chủ yếu
để bàn luận về vấn đề nào đó, tìm cách giải quyết, rất có thể trong cuộc họp sẽ
có nhiều ý kiến trái chiều, vì vậy cần sự điều hành linh hoạt, khéo léo của
người điều hành là chủ tọa cuộc họp, chắt lọc được những thông tin hữu ích từ
đó đưa ra được nhiều giải pháp hay.
+ Giữa các bài báo cáo hoặc tham luận có thể giải lao hoặc ăn nhẹ.
-

Ghi biên bản:
Trong các cuộc họp, biên bản họp phản ánh diễn tiến trong buổi họp. Thư ký

cuộc họp phải hỏi ý kiến của chủ tọa cuộc họp về hình thức ghi biên bản. Biên bản
phải đúng kỹ thuật về thể thức hiện hành, phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, trung
thực các nội dung của buổi họp. Các nội dung trong biên bản phải có trọng tâm,
trọng điểm. Do đó thư ký cuộc họp phải có khả năng ghi nhớ, ghi chép và chắt lọc
thông tin, các kiến nghị và giải pháp được đưa ra trong buổi họp để đưa vào biên
bản.
-

Bế mạc:
Khi cuộc họp kết thúc, chủ tọa cuộc họp phát biểu bế mạc cuộc họp. ghi
17


nhận những ý kiến đóng góp, đưa ra kế hoạch hành động và gửi lời cảm ơn đến
mọi người vì sự có mặt và tham gia đóng góp ý kiến.
1.5.3. Kết thúc cuộc họp

Sau khi kết thúc hội họp thường có những cơng việc như sau:
-

Hồn thiện các văn bản
Thơng báo kết quả cuộc họp: Sau khi cuộc họp kết thúc, chậm nhất là
sau 5 ngày làm việc, cơ quan đơn vị nào được giao nhiệm vụ ra thơng

-

báo thì phải thực hiện nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Thanh, quyết tốn các chi phí cho cuộc họp
Triển khai nội dung đã được thơng qua, xây dựng chương trình hành

-

động, tổng kết, rút kinh nghiệm cho việc tổ chức họp.
Lập hồ sơ cuộc họp, đối với những cuộc họp lớn, quan trọng cần lập hồ
sơ. Hồ sơ này bao gồm:

+ Thư mời, thư triệu tập.
+ Danh sách đại biểu, những người mời tham dự, chương trình nghị sự.
+ Diễn văn khai mạc.
+ Các báo cáo tham luận, lời phát biểu
+ Nghị quyết cuộc họp (nếu có).
+ Biên bản cuộc họp.
+ Diễn văn bế mạc
1.6. Ý nghĩa của tổ chức hội họp
Trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước họp là một trong
những nội dung quan trọng và mang tính thường xun, một cách thức giải
quyết cơng việc, thơng qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước trực

tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức một cuộc họp là một công việc rất cần thiết và ln gắn bó mật
thiết với các hoạt động thực tiễn của cơ quan hành chính Nhà nước. Trong q
trình triển khai chương trình, nhiệm vụ cơng tác của cơ quan, bộ ngành, đơn vị,
địa phương thì việc tổ chức các cuộc họp là cần thiết, không thể thiếu.
18


Họp là để trao đổi thông tin: Thông qua cuộc họp các thành viên trong
tập thể có thể trao đổi thơng tin cần thiết với nhau, vừa nhanh chóng và hiệu
quả.
Họp là để cung cấp thông tin. Tổ chức cuộc họp cũng là để cung cấp
thông tin đến các thành viên trong tập thể, đặc biệt là những người có trách
nhiệm đối với thông tin được cung cấp, thường là các cuộc họp như quán triệt
nghị quyết của Đảng.
Họp thu thập thông tin: Khi cần thu thập thông tin một cách đầy đủ và
chính xác, Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước cần tiến hành cuộc họp để
có thể tiếp nhận thơng tin nhanh chóng và trực tiếp từ các thành viên của tập
thể cơ quan, từ những thành viên phụ trách những lĩnh vực khác nhau hay
những cá nhân phụ trách, được giao thu thập thông tin. Đây là hoạt động rất
cần thiết trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước bởi một cá nhân khó có
thể nắm bắt, thu thập thơng tin đầy đủ, chính xác và toàn diện từ nhiều ngành,
nhiều lĩnh vực khác nhau của tồn xã hội, của địa phương mình quản lý.
Họp để tham khảo ý kiến: Đối với những vấn đề có nhiều cách giải
quyết, có nhiều ý kiến trái chiều nhau thì cần phải tổ chức cuộc họp để tham
khảo ý kiến lãnh đạo, ý kiến các chuyên gia, người có kinh nghiệm để có thể
cân nhắc kỹ càng, chính xác trước khi ra quyết định.
Họp để lấy ý kiến: Đối với những vấn đề có nhiều ý kiến trái chiều nhau

nếu muốn ra một quyết định để giải quyết đảm bảo dân chủ buộc phải tổ chức
cuộc họp để lấy ý kiến đảm bảo sự thống nhất hoặc đa số.
Họp để giải quyết công việc, chủ yếu là phân cơng trách nhiệm giải quyết
cơng việc nhanh chóng và trực tiếp.
Họp để quyết định vấn đề, là để đưa ra quyết định cuối cùng, quyết định
ra sao và như thế nào với vấn đề đã và được đặt ra cần có một kết luận cuối
cùng và dứt khốt, tránh bàn cãi, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau, nảy
sinh ra nhiều quan điểm khác nhau.
Họp để triển khai công việc.
Họp để kiểm sát và giám sát công việc được giao.
19


Họp để đo lường kết quả so với yêu cầu đã đặt ra trước đó, để điều chỉnh
cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
Tóm lại, họp là cần thiết và không thể thiếu, mục tiêu của các cuộc họp
mang ý nghĩa tích cực. Đối với cơ quan hành chính Nhà nước, các cuộc họp
được xem là một công cụ hữu hiệu để chỉ đạo và điều hành công việc. Trong
cơng tác quản lý hành chính nhà nước, họp là phương thức làm việc của nền
hành chính, là biện pháp trong quản lý hành chính Nhà nước; Họp phát huy
một cách hiệu quả sức mạnh tập thể, chỉ có họp mới giải quyết một vấn đề, tạo
được sự đồng thuận cao trong giải quyết cơng việc.
Tiểu kết:
Hội họp đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong cơng tác tổ chức và
điều hành của cơ quan. Trong Chương 1 tôi đã trình bày những khái niệm và
những nội dung cơ bản liên quan đến công tác tổ chức hội họp. Đây là cơ sở
lý luận quan trọng giúp tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức
các cuộc hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê ở Chương 2.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI

HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ
20


2.1. Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
2.1.1.

Vị trí địa lý

Phú Thọ là tỉnh trung du miền núi phía Bắc Việt Nam, có vị trí trung tâm
vùng, là cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, trên trục hành lang kinh tế Hải Phịng
- Hà Nội - Cơn Minh (Trung Quốc), là cầu nối vùng Tây Bắc với thủ đô Hà Nội và
các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ. Phú Thọ tiếp giáp với thành phố Hà Nội theo hướng
Tây Nam và tỉnh Vĩnh Phúc theo hướng Đông Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài
50km, cách cửa khẩu Lào Cai và cửa khẩu Thanh Thuỷ - Hà Giang hơn 200km,
cách cảng Hải Phòng 170 km và cảng Cái Lân 200 km, là nơi hợp lưu của 3 con
sông lớn: Sông Hồng, sơng Đà và sơng Lơ.
Phú Thọ có diện tích đất tự nhiên 3.532 km2, trong đó diện tích đất nơng
nghiệp là 97.610 ha, đất rừng là 195.000 ha với 64.064 ha rừng tự nhiên, đất mặt
nước nuôi trồng thuỷ sản là 10.000 ha, các loại đất khác là 19.299 ha. Dân số tỉnh
Phú Thọ khoảng 1,4 triệu người, có 21 dân tộc anh em cùng sinh sống. Số người
trong độ tuổi lao động khoảng 800.000 người (60% dân số) trong đó lực lượng lao
động trẻ chiếm 65%, lao động qua đào tạo trên 33,5%.
Đơn vị hành chính: Tỉnh Phú Thọ có 13 huyện, thành, thị gồm:
- Thành phố Việt trì
- Thị xã Phú Thọ
- Các huyện : Thanh Sơn,Tân Sơn,Yên Lập, Cẩm Khê, Tam Nơng, Thanh
Thuỷ, Hạ Hồ, Thanh Ba, Đoan Hùng, Lâm Thao, Phù Ninh.
Trong các huyện, huyện Cẩm Khê là huyện đã có từ lâu đời.Với tổng diện
tích tự nhiên là 23.425ha, chiều dài của huyện là 45km, chiều rộng trung bình 4km,

Cẩm Khê tiếp giáp với huyện Thanh Ba về phía đơng với danh giới là dịng sông
Thao quanh năm nước đỏ phù sa; giáp huyện Yên Lập về phía Tây, ranh giới là dãy
núi vịng cung thuộc dãy Hoàng Liên Sơn chạy dọc từ Tây Bắc xuống Đơng Nam;
phía Nam giáp huyện Tam Nơng, ranh giới là dịng sơng Bứa chảy từ Tây sang
Đơng đổ ra sơng Thao; phía Bắc tiếp giáp với huyện Hạ Hịa, ranh giới là ngòi
Giành - một chi lưu nhỏ của dịng sơng Thao.Với tổng dân số 128.879 người hiện
nay, Cẩm Khê là một trong những huyện có số dân đơng nhất tỉnh Phú Thọ. Là
21


huyện thuần nông với trên 80% dân số sống bằng nghề sản xuất nông nghiệp, song
với sự quyết tâm cao của các cấp ủy đảng, chính quyền, sự nỗ lực không ngừng
của mọi tầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện, trong những năm qua, nền kinh tế
của Cẩm Khê vẫn duy trì được mức tăng trưởng khá (mỗi năm trên 10%) đời sống
nhân dân từng bước được nâng cao. Diện mạo nơng thơn ngày càng khởi sắc.
2.1.2.

Lịch sử hình thành

Huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ được thành lập năm 1947. Năm 1979 đổi
tên thành huyện Sông Thao ( thuộc tỉnh Vĩnh Phú cũ ) và đến năm 1996 lại quay
trở về với tên cũ là huyện Cẩm Khê.
Cẩm khê có 30 xã và 01 thị trấn, số dân là 127.000 người, có 22 xã có
người theo đạo Thiên chúa giáo, trong đó có 05 xã theo Đạo.
Chi bộ Đảng Đọi đèn ( Hiền Đa – Cát Trù) thuộc huyện Cẩm Khê là Chi
bộ Đảng đầu tiên của Tỉnh Phú Thọ.
Trải qua hai cuộc trường kỳ kháng chiến chống giặc ngoại xâm và xây dựng,
phát triển kinh tế - xã hội, năm 2007 nhân kỷ niệm 50 năm thành lập Đảng bộ
huyện, huyện Cẩm Khê đã được Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hung lực
lượng vũ trang nhân dân.

2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Khê
2.2.1.

Chức năng

UBND huyện Cẩm Khê là cơ quan hành chính Nhà nước. Là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân huyện Cẩm Khê có chức năng:
- Quản lý tập trung, thống nhất theo pháp luật các hoạt động trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội ở địa phương nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của
công dân và tổ chức xã hội của mình.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định của
pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
- Xây dựng phát triển kinh tế trên địa bàn huyện, tạo điều kiện phát triển trên mọi
lĩnh vực phù hợp với yêu cầu, khả năng của từng cá nhân, tổ chức trong khuôn khổ
pháp luật của tổ chức.
- Đề cao phối hợp công tác trao đổi thông tin trong giải quyết công việc.
22


- Xây dựng kết cấu hạ tầng, cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển
kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng trên địa bàn huyện.
2.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
huyện thơng qua để trình UBND cấp tỉnh Phú Thọ phê duyệt; kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó.
- Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo UBND tỉnh và Sở
Tài chính tỉnh Phú Thọ.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn
xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã,
thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Khê
23


Chủ tịch UBND
Ơng Cù Xn Ân
Phó Chủ tịch UBND
Ơng Nguyễn Chí Lợi

Phó Chủ tịch UBND
Ơng Nguyễn Tân Sơn

Phịng Nội vụ

Phịng
Kinh tế - Hạ tầng

Phòng Tư pháp

Văn phòng
HĐND & UBND

Phòng Y tế

Phịng

Văn hóa - Thơng tin

Phịng
Tài chính - kế hoạch

Thanh tra huyện

Phịng
Giáo dục - Đào tạo

Phịng
Tài ngun & Mơi trường

Phịng
Nơng nghiệp & PTNT

Phịng
Lao động - Thương binh, xã hội

2.4. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phịng
2.4.1. Vị trí và chức năng của Văn phịng HĐND & UBND huyện Cẩm
24


Khê
Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê là cơ quan chuyên mơn trực
thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc cho
UBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND. Văn phòng
HĐND&UBND huyện Cẩm Khê chịu sự chỉ đạo toàn diện của UBND huyện về tổ
chức, biên chế và công tác, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra
chun mơn nghiệp vụ của Văn phịng HĐND&UBND và Đồn đại biểu Quốc hội
tỉnh và Văn phịng HĐND&UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng,
có tài sản riêng để giao dịch.
2.4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn HĐND&UBND huyện Cẩm Khê
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, giúp Thường trực HĐND &
UBND huyện tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Phối hợp với các ban của HĐND để giúp Thường trực HĐND chuẩn bị các
báo cáo về các hoạt động của HĐND; chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổ
chức soạn thảo các văn bản do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND giao.
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND&UBND cấp xã, thị trấn
trong việc chuẩn bị các văn bản đó để HĐND, Thường trực HĐND&UBND huyện
xem xét, quyết định.
- Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện cùng cấp và UBND cấp dưới, trình UBND huyện quyết định hoặc để
UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thơng tin được thường
xun, kịp thời, chính xác phục vụ công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trực
HĐND&UBND, các ban của HĐND thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ
quan Nhà nước cấp trên theo quy định.
25