thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại công ty xây dựng công trình giao thông 820

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

NGUYỄN THỊ LIÊN HƯƠNG
NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH MỘT
SỐ CHỈTIÊU CỦA BỘ ĐÔI PITTTONG-XILANH
TRONG ÁP KẾ PITTONG CHUẨN
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH CƠ KHÍ CHÍNH XÁC VÀ QUANG HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.NGUYỄN THỊ NGỌC LÂN
HÀ NỘI, THÁNG 11/2009
2
LỜI NÓI ĐẦU
3
1. Sự cần thiết của Đề tài nghiên cứu
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất
công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Mọi
doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên
đã có sự chủ động đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và
phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của đơn vị. Do đặc thù của ngành
xây dựng cơ bản là những công trình xây dựng, hạng mục công trình, vật kiến
trúc… có quy mô lớn, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài nên việc hạch
toán chi phí sản xuất xây lắp đòi hỏi phải được tập hợp và phân loại chi phí theo
từng khoản mục chi phí trong giới hạn của mỗi đối tượng kế toán chi phí. Bên
cạnh đó, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết cũng như lợi ích
của hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nước
trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng công trình giao thông 8 - Bộ Giao thông Vận
tải được thành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày 03/6/1993 của

Bộ Giao thông Vận tải. Đến nay sau gần 14 năm hoạt động, Công ty xây dựng
công trình giao thông 820 đang hoạt động khá hiệu quả và đạt doanh thu trên 66
tỷ đồng năm 2008. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh với sức ép cạnh tranh
ngày càng gia tăng, thì giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là một
trong những giải pháp quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Dựa trên vai trò, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ, và yêu
cầu thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, học viên chọn Đề
tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí
sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820” làm Luận văn
4
Thạc sỹ Kinh tế chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh
doanh.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của Đề tài là mô tả và phân tích thực trạng hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng
công trình giao thông 820. Trên cơ sở đó, học viên đánh giá và đề xuất các giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát
chi phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820.
3. Nội dung của Đề tài
Tên Chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây
dựng công trình giao thông 820”.
Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Chuyên đề gồm có 2 chương:
Chương I: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phí
sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820
Chương II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng
công trình giao thông 820
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ với việc

tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp. Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là
tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820.
5. Phương pháp nghiên cứu
5
Phương pháp nghiên cứu của Đề tài là dựa trên cơ sở lý luận của phép duy
vật biện chứng; phương pháp tổng hợp, phân tích, diễn giải.
Bằng việc nghiên cứu, tham khảo tài liệu, tập hợp các nội dung cơ bản của
vấn đề nghiên cứu, mô tả thực trạng của hệ thống và phân tích tổng hợp từ đó
đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho đối tượng nghiên cứu.
Các phân tích do Đề tài đưa ra được dựa trên những nghiên cứu lý luận,
tổng hợp các tài liệu tham khảo trong và ngoài nước.
6. Đóng góp của Chuyên đề
Chuyên đề đã làm rõ các vấn đề về tổ chức và hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng
công trình giao thông 820; và đưa ra các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn
thiện hệ thống kiếm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất
xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820.
6
CHƯƠNG I
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG
TRÌNH GIAO THÔNG 820
1.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG
820 CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nước
trực thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình 8 - Bộ Giao thông vận tải, được
thành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày 03 tháng 6 năm 1993 của
Bộ Giao thông vận tải. Nhiệm vụ chính của Công ty là:
- Xây dựng các công trình giao thông, các công trình thuỷ lợi;

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;
- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể tóm tắt theo các giai
đoạn sau:
Công ty xây dựng công trình giao thông 820 tiền thân là Xí nghiệp gạch
Silicat được Bộ Giao thông vận tải quyết định thành lập năm 1970. Nhiệm vụ
chính của Xí nghiệp là sản xuất gạch Silicat và cấu kiện bê tông phục vụ cho
ngành Giao thông vận tải.
Năm 1982 Xí nghiệp sát nhập vào Liên hiệp quản lý đường bộ II với tên
gọi là Xí nghiệp 422. Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là chuyên sản xuất ống
cống, phụ kiện cống phục vụ các công trình giao thông.
Căn cứ vào quyết định số 510/QĐ/TCCB-LĐ ngày 27 tháng 3 năm 1993
của Bộ Giao thông vận tải tách chuyển sang Tổng Công ty xây dựng công trình
7
giao thông 8 lấy tên là Công ty xây dựng công trình giao thông 820, có trụ sở
chính tại Thanh Châu - Phủ Lý - Hà Nam.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 108616 ngày 27 tháng 3 năm 1993
của Trọng tài kinh tế tỉnh Nam Hà và giấy phép hành nghề số 49 ngày 04 tháng 3
năm 1998 của Bộ Xây dựng thì Công ty xây dựng công trình giao thông 820
được phép hành nghề xây dựng các công trình giao thông trên quy mô toàn quốc
và quốc tế.
Trải qua nhiều năm tồn tại trong cơ chế quản lý hành chính bao cấp, đến
nay tổng sản lượng và doanh thu của Công ty hàng năm không ngừng tăng lên và
từng bước khẳng định vị thế của mình trong ngành Giao thông vận tải.
8
Bảng 1.1: Một số công trình, hạng mục công trình xây lắp do Công ty
xây dựng công trình giao thông 820 thi công năm 2008
Đơn vị tính: đồng việt nam
STT Tên công trình Giá thành toàn bộ sản
phẩm xây lắp

1 Gói thầu số 19 - Quốc lộ 6 598.073.952
2 Dự án P2 - CP5 - Quốc lộ 5 304.451.021
3 Dự án cầu Vĩnh Tuy 4.160.868.676
4 Dự án TL56 - Cầu Hạnh Lâm 1.576.605.401
5 Gói thầu số 4 - Dự án đường cao tốc Cầu
Giẽ - Ninh Bình
2.311.170.624
6 Tuyến tránh Tân An 759.529.270
7 Bê tông thương phẩm R1 972.723.983
8 Dự án xây dựng đường cao tốc Sài Gòn -
Trung Lương
52.233.742.533
9 Dự án 1A - 2 2.080.574.752
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 của
Công ty xây dựng công trình giao thông 820)
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cũng là quá trình phát triển,
hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, về nhân sự, các quy định trong Công ty… gắn liền
với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quá trình đó,
Công ty đã nhiều lần thay đổi, bổ sung các quy định, chính sách quản lý, rà soát
lại các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đáp ứng yêu cầu phát
triển của Công ty trong từng giai đoạn. Với môi trường cạnh tranh gay gắt hiện
nay, vấn đề quản lý ngày càng yêu cầu cao hơn, nảy sinh nhiều vấn đề khó khăn,
phức tạp trong sự phát triển của Công ty, các quy chế kiểm soát đã không theo
kịp sự phát triển của Công ty làm xuất hiện những bất cập gây ảnh hưởng đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, việc nghiên cứu các biện
9
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát
chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là cần
thiết trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày nay.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị

1.1.2.1 Về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Để tăng cường hiệu quả quản lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
doanh của đơn vị, bộ máy quản lý của Công ty xây dựng công trình giao thông
820 được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng:
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức quản lý Công ty xây dựng công trình giao
thông 820
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ tham mưu giúp việc
Quan hệ kiểm tra, giám sát
10
Ban Giám đốc
Phòng Kinh tế
kế hoạch
Phòng Tài
chính - Kế toán
Phòng Tổ chức
hành chính
Phòng Vật tư
Đội cầu
2
Đội cầu
7
Công trường
820 - R1
Đội Công
trình 4
Xưởng bê
tông
Trong bộ máy quản lý có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rõ ràng trách
nhiệm giữa các thành viên trong Ban Giám đốc, giữa lãnh đạo các phòng, các đội

trong Công ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện
nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể:
Đứng đầu bộ máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ về
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có một phó
giám đốc chuyên trách về kỹ thuật. Ngoài ra, Phó Giám đốc còn tham mưu cho
Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, cùng Giám đốc đi sâu chỉ đạo hoạt
động của Phòng kinh tế kế hoạch.
Phòng Tổ chức hành chính là phòng giúp Giám đốc Công ty cùng với các
phòng khác trong công ty phối hợp các hoạt động của Công ty, quản lý bộ phận
hành chính, thực hiện quản lý nhân sự, triển khai các công tác thi đua khen
thưởng, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo các điều kiện làm
việc để bộ máy Công ty vận hành có hiệu quả phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty. Mặt khác, Phòng Tổ chức hành chính cũng thực hiện chức
năng tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, kế hoạch tuyển
dụng nhân sự, đào tạo cán bộ, bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí, nâng bậc lương cho toàn
thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hành
chính còn có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc thanh tra, kiểm tra nhằm tăng cường
pháp chế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốc trong
việc quản lý tài chính theo quy định và theo pháp luật của nhà nước.
Phòng Kinh tế kế hoạch là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạt
động kinh doanh của công ty từ khâu lập kế hoạch đến tổ chức theo dõi thực hiện
kế hoạch. Tiến hành công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tìm kiếm nguồn
hàng. Đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước.
11
Phòng Vật tư là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác quản lý
thống nhất và chỉ đạo công tác điều hành vật tư trong toàn công ty theo đúng quy
định của Nhà nước và của công ty.
Như vậy, mỗi bộ phận trong bộ máy của Công ty có chức năng, nhiệm vụ
riêng nhưng lại có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Cách tổ chức này bảo đảm

mệnh lệnh của Ban Giám đốc được thực hiện đúng, kịp thời, phát huy được năng
lực của cán bộ giúp việc tại các phòng chức năng, mang lại hiệu quả trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đề ra
của Công ty.
1.1.2.2 Về đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với bộ máy quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của Công ty
được tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả. Theo đó, công tác kế toán của Công ty được tập
trung tại Phòng Tài chính - Kế toán. Còn ở các đội sản xuất không có bộ phận kế
toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán đội. Những nhân viên này có
nhiệm vụ tập hợp chứng từ thu chi của đội, định kỳ hàng tháng gửi về phòng Tài
chính - Kế toán để xử lý.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công trình giao thông 820
được mô tả trong sơ đồ sau:
12
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công trình
giao thông 820

Phòng Tài chính - Kế toán được bố trí 5 nhân viên và được giao các nhiệm
vụ sau:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉ
đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty. Chịu trách
nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động của Phòng Tài chính - Kế toán; đồng
thời tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề tài chính kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Định kỳ hàng quý, năm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ
tập hợp các bảng kê từ các nhân viên kế toán khác để tập hợp chi phí tính giá
thành, từ các bản nghiệm thu thanh toán để tính doanh thu, lập các báo cáo tài
chính cuối kỳ.
13
Kế toán trưởng
Kế toán

tổng hợp
Kế toán công
nợ, kế toán
TSCĐ, theo dõi
kế toán đội
Kế toán
ngân hàng,
thủ quỹ
Kế toán các đội công trình
Kế toán thanh
toán, kế toán
tiền lương
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương: Theo dõi và hạch toán các
khoản thu chi, tính lương cho bộ phận văn phòng, kiểm tra bảng lương của các
đội gửi về, tính các khoản phải trích nộp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
kinh phí công đoàn.
- Kế toán công nợ kiêm kế toán tài sản cố định, theo dõi kế toán đội sản
xuất: Theo dõi, hạch toán chứng từ của các đội sản xuất gửi về. Theo dõi các
khoản công nợ với khách hàng, các đội sản xuất. Theo dõi sự biến động tăng,
giảm của tài sản, trích khấu hao và sửa chữa lớn của tài sản cố định. Tập hợp
chứng từ từ các đội sản xuất, xử lý và lập báo cáo thu chi của các đội để chuyển
cho kế toán tổng hợp.
- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản, cất giữ quỹ, vào
cuối mỗi ngày gửi báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán tổng hợp. Theo dõi các
nghiệp vụ liên quan đến vay và trả nợ ngân hàng, các nghiệp vụ liên quan đến
tiền gửi ngân hàng.
Việc sử dụng, luân chuyển chứng từ trong Công ty được quy định hết sức
nghiêm ngặt. Công ty sử dụng các loại chứng từ, các báo cáo tài chính theo quy
định, hướng dẫn của Bộ Tài chính. Về trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ
trong nội bộ Công ty do Kế toán trưởng quy định trên cơ sở phù hợp với các quy

định của Bộ Tài chính và căn cứ theo tình hình thực tế của Công ty. Trình tự
luân chuyển chứng từ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty
Lập chứng từ
kế toán và phản
ánh các nghiệp
vụ kinh tế vào
chứng từ

Kiểm
tra
chứng
từ

Ghi sổ kế toán
và định khoản
các nghiệp vụ
kế toán phát
sinh

Quản lý và lưu
trữ chứng từ
theo quy định
của Bộ Tài
chính
14
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quy định
của Bộ Tài chính và được mở chi tiết cho từng đối tượng quản lý.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên cơ sở kế toán máy
(xem Sơ đồ 2.4)

Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán theo Hình thức Nhật ký chung áp dụng tại
Công ty
Ghi hằng ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)
Đối chiếu, kiểm tra
Đặc điểm của Hình thức Nhật ký chung là hàng ngày các nhân viên kế
toán căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra, phân loại và nhập dữ liệu vào máy
15
Chứng từ
gốc
Sổ nhật ký
chung
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ chi tiếtSổ quỹ
Sổ cái
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế
toán
tính. Tất cả các dữ liệu của chứng từ gốc được nhập vào máy tính sẽ được máy
tính tự động điều chuyển và đưa vào các phần hành có liên quan.
Công ty áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ Tài chính ban hành cho hệ thống báo cáo tài chính của Công ty, nhằm
tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty. Ngoài các báo cáo tài chính chung theo quy định của
Nhà nước, Công ty còn quy định thêm một số mẫu báo cáo hàng tháng, quý, năm
cho từng phần hành công việc: Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo hợp
đồng, Bảng tổng hợp chi phí phát sinh theo vụ việc, Bảng kê chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp (có thể phân theo từng vụ việc cụ thể, có thể phân theo từng
đội/công trình)…
1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN
XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO
THÔNG 820
1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát của Công ty bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong
và bên ngoài Công ty có tính môi trường tác động đến việc xây dựng, vận hành,
xử lý dữ liệu của các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
Đặc thù quản lý: hiện nay người có quyền điều hành cao nhất tại Công ty
xây dựng công trình giao thông 820 là Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm
trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Giám đốc đã trải qua nhiều vị trí công tác khác nhau nên mọi hoạt động ở Công
ty ông đều am hiểu. Ông hiểu rất rõ những khó khăn mà Công ty gặp phải trong
từng giai đoạn và ý thức được sự cần thiết phải có sự thay đổi. Ông rất coi trọng
nhân tố con người và xác định đây là nhân tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp
16
đến chất lượng công tác quản lý cũng như công tác chuyên môn, quyết định đến
sự phát triển và bền vững của Công ty. Với nhiều năm kinh nghiệm trên cương
vị cán bộ quản lý, ông nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm
soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp. Một trong những
vấn đề ông luôn trăn trở là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất xây lắp được vận hành thông suốt và có hiệu quả tại Công ty. Ban Giám đốc
Công ty luôn có trách nhiệm với công việc, đặt ra các yêu cầu để phấn đấu đạt
được mục tiêu, khuyến khích các cá nhân sáng tạo và chủ động trong công việc;
luôn có thái độ nghiêm túc, tuân thủ các quy định của tổ chức.
Về cơ cấu tổ chức: Mục tiêu của cơ cấu tổ chức của Công ty là gọn nhẹ,
quy định, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty,
nhưng phải đạt được mục tiêu theo định hướng tổng thể của Công ty. Do vậy,
Ban Giám đốc Công ty đã thực hiện cơ cấu tổ chức theo chức năng nhằm phát

huy tối đa sự chuyên môn hóa trong công việc, cho phép các cán bộ công nhân
viên tập trung vào chuyên môn của mình hơn, đồng thời có thể tuyển dụng được
các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng phòng ban chức năng trong
Công ty nhằm hạn chế sự lãng phí về nhân lực. Bên cạnh đó, việc triển khai thi
công các công trình, hạng mục công trình đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa
các bộ phận trong Công ty, tuy nhiên vấn đề này vẫn còn tồn tại nhiều bất cập.
Đây đó vẫn còn biểu hiện của tính ỷ lại, bị động trong công việc, thiếu trách
nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc có liên quan đến nhiều phòng
ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ Công ty.
Về chính sách nhân sự: Trong những năm qua Ban Giám đốc Công ty rất
quan tâm và coi trọng công tác nhân sự trong Công ty, đánh giá cao vai trò của
người lao động, đặt người lao động là trung tâm trong các hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty. Mục tiêu của Công ty đặt ra là xây dựng một đội ngũ
17
cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc,
đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng. Công ty đã ban hành Quy chế tuyển
dụng lao động để ngay từ giai đoạn đầu xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên
có năng lực, có trình độ, đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ, có tư cách đạo đức
và phẩm chất tốt. Từ đó đưa ra các chính sách quản lý nhân sự, đảm bảo về số
lượng và chất lượng về tiêu chuẩn chuyên môn, tay nghề kỹ thuật góp phần vào
sự phát triển chung của Công ty.
Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hành chính của Công ty có nhiệm vụ theo
dõi, quản lý thường xuyên tình hình về nhân sự trong Công ty như: theo dõi biến
động về cán bộ công nhân viên, có hồ sơ chính sách quản lý cán bộ công nhân
viên trong toàn Công ty nhằm đưa ra những đánh giá tổng thể giúp cho Ban
Giám đốc trong việc điều động, bố trí, thuyên chuyển cán bộ vào những vị trí
công tác phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cá nhân. Biểu dương những
cá nhân có thành tích lao động xuất sắc, có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tăng năng
suất lao động trong Công ty. Tuy nhiên, Công ty cũng có các hình thức kỷ luật
đối với cá nhân vi phạm quy định của Công ty, có hành vi gian lận trong công

tác…
Để đảm bảo tính công bằng, dân chủ, công khai và động viên cán bộ công
nhân viên trong Công ty, nhằm nâng cao tính chủ động, sáng tạo và tinh thần
trách nhiệm của cán bộ công nhân viên đối với Công ty, khuyến khích khả năng
lao động và đáp ứng kết quả lao động của từng cán bộ công nhân viên trong
Công ty, Ban Giám đốc Công ty đã ban hành Quy chế phân phối tiền lương, thực
hiện chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty tùy theo từng bộ
phận, đơn vị trong Công ty.
Những chính sách nhân sự tại Công ty đã tạo cho cán bộ công nhân viên
của Công ty yên tâm công tác, tạo động lực phấn đấu, cống hiến năng lực cho sự
18
phát triển chung của Công ty, khuyến khích cán bộ công nhân viên không ngừng
học hỏi, nâng cao tay nghề, trình độ. Đồng thời tạo mức thu nhập ổn định cho
cán bộ công nhân viên tại Công ty. Do vậy, ý thức trách nhiệm của cán bộ công
nhân viên của Công ty được nâng cao, tăng tính trung thực, ý thức tự giác, ý thức
bảo vệ tài sản của Công ty.
Công tác kế hoạch: Ban Giám đốc Công ty rất coi trọng công tác lập kế
hoạch, dự toán và lập phương án sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh đạt được của năm trước và mục tiêu, nhiệm vụ trong
thời gian tới, các phòng ban, đơn vị trong Công ty sẽ xây dựng kế hoạch công tác
của đơn vị mình, phòng Kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng hợp và xây dựng bản
đăng ký kế hoạch chung cho toàn Công ty và các yêu cầu nhằm thực hiện được
các mục tiêu đó, trình Ban Giám đốc phê duyệt. Sau khi Bản đăng ký kế hoạch
được phê duyệt, sẽ có thông báo về việc phân bổ kế hoạch. Hàng tuần, Giám đốc
tổ chức họp giao ban đối với cán bộ công nhân viên của Công ty để tổng hợp về
kế hoạch tuần, những việc đã thực hiện được, thực hiện đến đâu và những gì còn
chưa hoàn thành. Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm và tiếp tục lập kế hoạch cho
tuần tiếp theo. Hàng tháng, các phòng ban làm báo cáo tổng hợp về tình hình
thực hiện kế hoạch của đơn vị mình. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm Công ty
đều xây dựng kế hoạch về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:

kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính,
kế hoạch đầu tư, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ…
1.2.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kiểm soát nội
bộ. Thông qua việc ghi chép, xử lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ
thống kế toán vừa cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định quản lý, vừa có
tác dụng kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, Ban Giám đốc
19
rất coi trọng và không ngừng hoàn thiện hệ thống kế toán của Công ty. Đây cũng
là một trong những biện pháp nhằm củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ trong
Công ty.
Việc thực hiện hạch toán và quản lý chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty
được tuân thủ theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Chi phí sản xuất xây
lắp được chia thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,
chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá trị thực tế của nguyên liệu,
vật liệu chính, phụ hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành
thực thể sản phẩm xây lắp và giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng
xây lắp (không kể vật liệu cho máy móc thi công và hoạt động sản xuất chung).
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản
xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu sử dụng trong hoạt
động sản xuất xây lắp lại đa dạng về chủng loại và có sự biến động liên tục về
giá. Đồng thời, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêng
cho từng hạng mục công trình. Do vậy, việc kiểm soát, theo dõi, quản lý và hạch
toán một cách chính xác là khá khó khăn và phức tạp.
Chi phí nhân công trực tiếp: gồm toàn bộ tiền lương, tiền công và các
khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương trả cho nhân công trực tiếp xây lắp. Chi
phí nhân công trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêng cho từng hạng mục công
trình theo hợp đồng giao khoán và bảng chấm công.
Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi công

nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy. Máy móc thi công là loại máy trực
tiếp phục vụ xây lắp công trình. Chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phí
thường xuyên và chi phí tạm thời.
20
- Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi công gồm: lương chính,
phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công. Chi phí nguyên liệu, vật
liệu, công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua
ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm máy…) và các chi phí khác bằng tiền.
- Chi phí tạm thời cho hoạt động của máy thi công gồm: chi phí sửa chữa
lớn máy thi công (đại tu, trung tu…), chi phí công trình tạm thời cho máy thi
công (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy…). Chi phí tạm thời của máy thi công có
thể phát sinh trước (khi đó sẽ được hạch toán vào tài khoản 142, 242) sau đó
phân bổ dần vào tài khoản 632; hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi
phí sử dụng máy thi công trong kỳ (do có liên quan đến việc sử dụng thực tế máy
móc thi công trong kỳ). Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện trích trước chi phí
và hạch toán trên tài khoản 335.
Chi phí sản xuất chung: là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất và chi
phí sản xuất phát sinh tại các đội sản xuất. Chi phí quản lý phục vụ sản xuất
được tập hợp chung và phân bổ theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong
tháng. Chi phí sản xuất chung của từng đội xây dựng được tập hợp riêng cho
từng đội và từng hạng mục công trình.
Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế
toán về cơ bản được Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Về hệ thống chứng từ: kế toán lập chứng từ gốc qua phê duyệt của thủ
trưởng đơn vị theo phân cấp; kiểm tra chứng từ kế toán về tính đầy đủ của các
yếu tố trên chứng từ, tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin và nội dung
trên chứng từ, phân loại sắp xếp, nhập dữ liệu và ghi sổ kế toán, lưu trữ và bảo
quản chứng từ kế toán theo quy định. Thông qua quá trình xử lý, lập, luân
chuyển, kiểm tra va quản lý chứng từ có thể ngăn chặn những hành vi kinh tế trái

21
nguyên tắc, quy định như chi tiền mặt, nhập - xuất nguyên vật liệu không đúng
trình tự, thủ tục, không hợp lý, không đúng quy định.
Các chứng từ gốc tại Công ty bao gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán công tác phí hoặc tiếp khách kèm theo các
chứng từ, giấy tờ liên quan.
- Tờ trình về mua sắm tài sản kèm theo Hóa đơn mua hàng.
- Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng,
hóa đơn mua hàng.
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Bảng lương, các khoản phụ cấp và ăn trưa.
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu kèm theo Hóa đơn mua hàng nếu có.
- Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu.
- Các phiếu thu, chi tiền mặt.
- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng.
- Các chứng từ khác (nếu có).
Về hệ thống sổ kế toán: sổ kế toán của Công ty được áp dụng theo hình
thức “Nhật ký chung”. Theo hình thức này kế toán mở những sổ sau: Sổ Nhật ký
chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, sổ quỹ tiền mặt, sổ
tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố
định, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng và sổ chi tiết các tài khoản.
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán, báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo
cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh. Để kiểm tra các số dư trên tài khoản của
bảng cân đối kế toán, cần có sự đối chiếu số liệu giữa các báo cáo quản trị nội
bộ, tiền mặt yêu cầu phải có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
22
yêu cầu phải có biên bản đối chiếu số dư với ngân hàng, công nợ yêu cầu phải có
phân tích chi tiết tài khoản và biên bản đối chiếu công nợ.
Về hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh: Hệ thống báo cáo chi

phí sản xuất kinh doanh của Công ty được lập theo định kỳ tháng, quý, năm
gồm: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc, báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh theo vụ việc. Tuy nhiên Công ty chưa chú trọng đến việc lập các báo
cáo phân tích về chi phí sản xuất xây lắp nhằm so sánh, đánh giá chi phí sản xuất
xây lắp với các định mức về chi phí của Công ty, từ đó có sự điều chỉnh định
mức chi phí và đề ra các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất.
1.2.3 Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty được thực hiện dựa
trên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất
kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi bộ phận, đơn vị trong Công ty
được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và từng thành viên trong mỗi bộ phận
lại được phân công những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp. Phòng Tài chính - Kế toán
đã lựa chọn được người phù hợp với công việc quản lý tài chính kế toán theo các
tiêu chí lựa chọn do Ban Giám đốc đưa ra. Các công việc kế toán khác nhau yêu
cầu các trình độ chuyên môn, kỹ thuật khác nhau. Việc phân công công việc kế
toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của từng công việc, tạo sự chuyên môn
hóa trong công việc. Do đó, hiệu quả của công tác kế toán được nâng cao, tránh
sai sót nhầm lẫn trong quá trình thực hiện, xử lý công việc, đồng thời tạo sự kiểm
tra chéo giữa các cá nhân, nhanh chóng khắc phục hiện tượng sai sót xảy ra nếu
có.
Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này được Ban Giám đốc đặc
biệt coi trọng và có những quy định cụ thể về trách nhiệm trong các nghiệp vụ
23
kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí. Cá nhân đã thực hiện việc bảo quản tài
sản thì không được thực hiện công việc của người kế toán; cá nhân là người bảo
quản tài sản thì không được làm nhiệm vụ có quyền phê chuẩn trong các nghiệp
vụ có liên quan; cá nhân là người thực hiện ghi sổ thì không giữ việc điều hành
tại bộ phận đó. Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, nguyên vật liệu
và kế toán vật tư chỉ phụ trách kiểm tra, đối chiếu, hạch toán chứng từ, kiểm kê

nguyên vật liệu và đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế tại kho. Theo quy
định của Công ty, giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ
cũng có sự cách ly trách nhiệm.
Về nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: tại Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự
phê chuẩn hợp lý. Tuy nhiên việc ủy quyền còn rất hạn chế. Mọi vấn đề đều do
Giám đốc phê duyệt, không có quy định những vấn đề có thể ủy quyền cho Phó
Giám đốc, chỉ khi Giám đốc đi vắng mới viết giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc
giải quyết. Điều này đã gây nên sự quá tải trong công việc của Giám đốc và làm
giảm hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
chi phí đều phải có sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn
chung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chính sách về các hoạt động cụ
thể có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí như: Bảng định mức chi phí
nguyên vật liệu, các quy định về chi phí hành chính, bảng khoán đơn giá tiền
lương… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụ
thể phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất xây lắp của Công ty như phê chuẩn
các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật
liệu…
1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành
Dưới góc độ quản lý về chi phí sản xuất xây lắp, kiểm soát nội bộ tại Công
ty về chi phí sản xuất xây lắp trên các khoản mục: chi phí như kiểm soát nội bộ
24
chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp,
kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công và kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất chung.
1.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm
xây lắp của Công ty. Vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt khoản mục chi phí
nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất sản
phẩm và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Theo đó, đặt ra yêu
cầu về tổ chức, quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu tại Công ty gồm:

Thứ nhất, quản lý nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, giá trị. Quản lý
nguyên vật liệu theo từng chủng loại, theo từng đối tượng sử dụng, từng hạng
mục công trình.
Thứ hai, tổ chức việc tập hợp, ghi chép và hạch toán việc nhập, xuất kho
nguyên vật liệu. Tổ chức việc theo dõi lập hồ sơ chứng từ, xử lý, luân chuyển và
lưu hồ sơ, lập báo cáo định kỳ theo dõi nguyên vật liệu. Kiểm tra việc hạch toán
chi phí nguyên vật liệu và phương pháp tính giá nhập, giá xuất kho, giá trị hàng
tồn kho một cách thống nhất, phù hợp với các quy định nhằm bảo đảm việc tính
và hạch toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, đầy đủ.
Thứ ba, kiểm soát việc lập các báo cáo theo dõi nguyên vật liệu định kỳ
nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, Ban
Giám đốc và phục vụ việc xây dựng kế hoạch công tác, điều chỉnh kế hoạch phù
hợp với tình hình thực tế.
Do vậy, kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu của Công ty gồm:
Một là, kiểm soát nội bộ về thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu:
Trước hết, định kỳ bộ phận kho sẽ có báo cáo về việc sử dụng nguyên vật
liệu và số lượng, chủng loại nguyên vật liệu còn tồn kho. Phòng Vật tư sẽ căn cứ
25