PHE DUYET DU TOAN CNTT-PHAN MEM DIEN TU_2

UBND TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số:

/QĐ-SGDĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bà Rịa Vũng Tàu, ngày

tháng 03 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH
Về việc phê duyệt dự tốn gói thầu: Triển khai phần mềm văn phòng điện
tử tại Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo
GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BÀ RIẠ - VŨNG TÀU
Căn cứ Quyết định số 54/QĐ-UBND ngày 12 tháng 01 năm 2010 của UBND
tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu;
Căn cứ Quyết định số 55/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2010 của
UBND Tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu về việc giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế- xã
hội và dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2010;
Căn cứ vào dự tốn chi tiết kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin năm 2011;
Xét đề nghị của ơng Trưởng phịng Kế hoạch -Tài chính Sở GD&ĐT,
QUYẾT ĐỊNH :
Điều 1. Phê duyệt dự tốn gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử tại
Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo như sau :
- Tên gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử tại Văn phòng Sở Giáo
dục và Đào tạo
- Chủ Đầu tư : Sở Giáo dục và Đào Tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu
- Địa điểm : Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh BR-VT

- Dự toán : 270.000.000 đồng (Bằng chữ : Hai trăm bảy mươi triệu đồng chẵn)
( Toàn bộ nội dung chi tiết đều thể hiện trong thuyết minh dự toán chi tiết)
- Nguồn vốn : Nguồn công nghệ thông tin của Tỉnh năm 2011
Điều 2. Các ơng ( bà) Chánh Văn phịng , trưởng phịng Kế hoạch -Tài chính
và các ơng (bà) có tên trong Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận:

-Như điều 2 (để thực hiện);
-Lưu : VT, KHTC .

GIÁM ĐỐC


DỰ TỐN CHI TIẾT KINH PHÍ ỨNG DỤNG CNTT NĂM 2011
Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử tại văn phòng Sở Giáo dục và Đào
tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011
I. Tổng hợp dự toán:
Đơn vị tính: đồng

Kế hoạch
phân bổ
vốn

Dự tốn kinh phí
STT
I
II
III
IV
V

VI

Nội dung
Tổng dự
Vốn NSNN
tốn
266.977.48 266.977.48
0
0
0
0

Vốn
khác

Chi phí mua
phần mềm
Chi phí thiết
bị
Chi phí quản
3.022.520
3.022.520
lý
Chi phí tư vấn
0
0
Chi phí khác
0
có liên quan
Chi phí dự

0
0
phịng
Tổng cộng 270.000.000 270.000.000

Ghi chú

Năm 2011
0

266.977.48 Có dịch vụ
0
Hỗ trợ KT
0 Đã có

0

3.022.520
0
0

0
0

0

0

0 270.000.000 đ

(Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng)

II. Chi tiết dự tốn: (Có đính kèm thuyết minh dự án)
Đơn vị tính: đồng

STT

I
1

2
II

Nội dung
Chi phí
mua phần
mềm:
Phần mềm
Eoffice
EOFADV61
Hỗ trợ kỹ
thuật 01
năm đầu
EOFSUP61
Chi phí
thiết bị

Số
Đơn giá
lượng

Dự tốn kinh phí
Tổng dự
Vốn NSNN
tốn
266.977.480 266.977.480

61

3.773.00
0

230.153.00
0

230.153.00
0

61

603.680

36.824.480

36.824.480

0

0

0

Vốn
khác
0

0

Ghi chú


III
1

2
3
IV
V
VI

Chi phí
quản lý
Chủ tịch hội
đồng (1
người x 4
ngày)
Ủy viên, thư
ký (5 người
x 4 ngày)
Giấy, photo

tài liệu…
Chi phí tư
vấn
Chi phí
khác có liên
quan
Chi phí dự
phịng
Tổng cộng

3.022.520

3.022.520

0

4

150.000

600.000

600.000

0

20

100.000

2.000.000

2.000.000

0

422.520

422.520

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

270.000.000 270.000.000

đ

(Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng)

NGƯỜI LẬP

GIÁM ĐỐC


THUYẾT MINH DỰ ÁN ĐẦU TƯ
PHẦN I : GIỚI THIỆU DỰ ÁN
1. Tên Gói thầu: Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử tại văn
phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011.
2. Mục tiêu đầu tư dự án: Triển khai phần mềm eoffice – văn phòng điện tử để
thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận,
giải quyết công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữ thông tin tại Sở GD&ĐT để nâng cao

chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành, quản lý giáo dục.
3. Các căn cứ pháp lý :
Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy
mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa;
Luật Cơng nghệ thơng tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2006;
Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về
việc phê duyệt Chiến lược phát triển CNTT và TT Việt Nam đến năm 2010 và định
hướng đến năm 2020;
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Quyết định số 4412/QĐ-UBND ngày 30/11/2007 của UBND tỉnh về việc phê
duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển CNTT và TT tỉnh BR-VT đến năm 2010 và định
hướng đến năm 2020;
Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ về
quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Thông tư số 21/2010/TT-BTTTT ngày 08 tháng 9 năm 2010 về việc Quy định
về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử
dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước nhưng không yêu cầu phải lập dự án của Bộ
Thông tin truyền thông.
Công văn số 519/STTTT-KHTC ngày 08 tháng 11 năm 2010 của Sở Thông tin,
truyền thông tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc lập dự toán ứng dụng công nghệ thông
tin đào tạo và khen thưởng .
4. Tổng mức đầu tư: 270.000.000 đồng
(Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng)
5. Thời gian thực hiện dự án: Năm 2011
6. Chủ đầu tư : Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
7. Cơ quan chủ quản đầu tư : Sở Thông tin, Truyền thông.

PHẦN II:
SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ DỰ ÁN

1. Mục tiêu đầu tư dự án.
1.1 Mục tiêu chung:
1.1.1 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các
hình thức tiếp nhận, giải quyết công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữ
thông tin tại Sở Giáo dục và Đào tạo để nâng cao chất lượng và hiệu
quả của công tác điều hành của lãnh đạo sở, các hoạt động tác nghiệp
của cán bộ công nhân viên trong sở và các đơn vị trưc thuộc.
1.1.2 Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử để cung cấp thông tin
phục vụ yêu cầu của lãnh đạo sở, lãnh đạo đơn vị và cán bộ chun
mơn một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
1.1.3 Xây dựng cơng cụ quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, phục vụ cho
công tác sắp xếp, bố trí, thơng báo lịch làm việc.
1.1.4 Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp và thông tin cho
trang Web của sở.
1.1.5 Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin nội bộ cơ quan, giữa lãnh đạo
với các đơn vị, chuyên viên…
1.1.6 Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT, tạo thói quen làm việc trong môi
trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi trong các
quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên
viên trong sở góp phần thực hiện cải cách hành chính.

1.2

Mục tiêu cụ thể:

1.2.1
1.2.2

1.2.3

1.2.4

1.2.5

Xây dựng hệ thống thông báo trong sở, giúp lãnh đạo sở có thể
gửi các thơng báo cho tồn bộ nhân viên, các phịng ban trong cơ quan
nhanh chóng, kịp thời.
Xây dựng hệ thống email cá nhân, giúp cán bộ trong cơ quan có
thể trao đổi thơng tin với nhau cũng như trao đổi thông tin với các đối
tác khác ngồi cơ quan.
Xây dựng hệ thống thơng báo tự động (Popup lên màn hình, gửi
tin nhắn ra di động…), chủ động thông báo cho người sử dụng khi có
thơng tin mới (Cơng văn, email, giao việc…), giúp cán bộ chuyên
viên trong sở có thể nắm bắt ngay được thông tin mới mà không phải
định kỳ vào kiểm tra.
Giúp người sử dụng lên lịch làm việc (lịch cá nhân, lịch làm việc
của lãnh đạo…), tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra cơng việc
đó thơng qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ
thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp
nhận phản hồi từ các công việc đó.
Xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin giúp cán bộ, chun viên
trong sở có thể trao đổi thơng tin trực tiếp với nhau qua hội thoại gõ
text, gửi tài liệu, chia sẻ file, báo cáo công việc, gửi tin nhắn.


1.2.6

Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo có thể kiểm duyệt

nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi đưa lên website
nội bộ hay đưa ra công cộng.
1.2.7
Xây dựng hệ thống trình duyệt công văn giấy tờ, tạo lập các hồ
sơ công việc giúp việc xử lý, khởi tạo cơng văn được nhanh chóng và
chủ động.
1.2.8
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp,
các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý
thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng
máy tính, nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công
việc tại Sở Giáo dục và Đào tạo, nâng cao chất lượng và hiệu quả của
công tác điều hành của lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo, các hoạt
động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong Sở Giáo dục và Đào
tạo.
1.2.9
Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục
tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về
văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản
lý và cán bộ chun mơn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
1.2.10
Xây dựng hệ thống tìm kiếm, thống kê, in ấn, báo cáo tình hình
xử lý công việc, văn bản giúp lãnh đạo, chuyên viên trong Sở nhanh
chóng nắm bắt được tình hình xử lý công văn, công việc trong thẩm
quyền của mình.
1.2.11
Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến giúp lấy được ý kiến của tất
cả nhân viên về một vấn đề nào đó nhanh chóng nhất.
1.2.12
Xây dựng hệ thống quản lý, đăng ký phòng họp, xe ôtô…giúp

điều phối dễ dàng hơn.
1.2.13
Nâng cao hiệu quả ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo
tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử
dụng thơng tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử
lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong
Sở Giáo dục và Đào tạo, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
1.2.14
Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, các diễn đàn thảo luận, chia sẻ
thông tin rộng rãi nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cực
trong việc phát triển văn hóa cơ quan. Mọi người sẽ giao tiếp với
nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý
chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
1.2.15
Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ
khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối là người dùng có thể tham gia vào
hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi
cơng tác nước ngồi.
1.2.16
Cung cấp công cụ định nghĩa luồng công việc, giúp Sở Giáo dục
và Đào tạo có thể tự định nghĩa các quy trình xử lý công việc, quy
trình giải quyết văn bản giấy tờ mà không cần can thiệp vào mã nguồn
phần mềm một cách đơn giản.


1.2.17

Xây dựng hệ thống SSO (Single Sign On), mỗi người chỉ cần một
tài khoản và mật khẩu là có thể sử dụng tất cả các ứng dụng của hệ
thống.

1.2.18
Xây dựng hệ thống có tính mở cao, tn theo các chuẩn quốc tế
để có thể tích hợp với các hệ thống khác(LDAP, Active Directory…)...

2. Khảo sát và phân tích hiện trạng: (kiến trúc, hạ tầng kỹ thuật…)
2.1
Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức của Sở Giáo dục và Đào tạo gồm:
BAN GIÁM ĐỐC

Văn
Phịng
Sở

Phịng Thanh
TCCB

tra Sở

Phịng Phịng
KH-

TC

KT&
KĐC

Phịng
GD
Trung

học

Phịng
GD
Tiểu
học

Phịng Phịng Cơng
GD
MN

GDTX đồn
-HN

ngành

L

2.2

Hiện trạng quy trình tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ :

Việc quản lý thông tin và hệ thống được thực hiện tại văn phòng Sở Giáo
dục và Đào tạo được giao cho bộ phận công nghệ thông tin. Các phần việc như
cập nhật dữ liệu, sao lưu dự phòng, kiểm soát người dùng, tài nguyên dùng
chung,…

2.3

Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật của các phòng ban thuộc hệ thống

đầu tư:

2.3.1 Trang thiết bị tại Văn phòng Sở :

STT

Tên và cấu hình thiết bị

Năm đưa
vào sử
dụng

1

Web Server IBM Xseries 235 Intel
CPU Xeon ™ 2.8GHz, RAM 1GB, 3
x HDD 73,3GB RAID5.

2002

2
3

Web điểm Server IBM Xseries 226
Intel CPU Xeon ™ 3.0GHz, RAM
512MB, 3 x HDD 73,3GB RAID5.
Proxy Server IBM Xseries 205 PIV
2.66 Ghz, RAM 256, HDD 40 GB

Số hiệu

SL ĐVT

IBM 235

1 Bộ

IBM 226

1 Bộ

IBM 205

1 Bộ

2006
2002


4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Server T&H Xeon 2.8GHz, RAM
1GB, HDD 80GB. Văn thư lưu trử
Server IBM X3650M2, RAM 2x1GB,
HDD 5x 73GB. Dùng cho EOFFICE
Router Leased Line
Switch Intel Express 4605 Standalone
Switch LANTECH FE - 1600R
Switch Sysco Catalyst 2950 Series (1)
Switch Sysco Catalyst 2950 Series (2)
FireBox (UB tỉnh)
Modem ADSL Zoom (Bưu điện gắn)
Hệ thống cấp điện AC
Máy lạnh Toshiba
Switch Sysco 1841
Converter (Viettel cho mựợn)
Hệ thống kết nối mạng nội bộ
Máy PC dùng cho cán bộ
Máy laptop

Máy photocopy
Máy quét Scan A3
Máy in A3, A4
Máy chiếu
Đường truyền Ingternet Leased line
128Kbps /4Mbps
Đường truyền Internet ADSL Fiber
8Mbps

2002
2010
2002
2002
2006
2002
2002
2007
2005
2010
2002
2008
2008
2001
2005-2010
2005-2010
2004-2009
2004-2010
2003-2010
2007-2010
2008

2009

T&H
2.8GHz

1 Bộ

IBM X3650
Leased Line
S 4650
Lantech
1600R
Sysco 2950
Sysco 2950
Fire
Zoom
TK
Toshiba
S1841
ConverterVT
Nhiều TH
Nhiều TH
Nhiều TH
Canon
Nhiều TH
Nhiều TH

1 Bộ
1 Bộ
1 Bộ

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
53
6
8
4
24
3

Cái
Cái
Cái
Bộ
Cái
Bộ
Bộ
Cái
Bộ
HT
Bộ
Cái
Cái

Cái
Cái
Bộ

Viettel

1 Line

VNPT

1 Line

2.3.2 Hệ thống mạng hiện có :
Loại mạng
Mạng cục bộ (LAN)
kết nối internet, hệ
thống host web

2.4

Nơi
Số Số máy
cài server trạm
đặt
kết nối
Tại Sở 05
59

HĐH/ phần
mềm truyền

thông
Win2000, Win
2003 Server

Ghi chú

Hiện trạng cơ sở dữ liệu liên quan đến nội dung đầu tư:

- Các hệ điều hành (máy chủ và máy đơn) đang sử dụng: Win2003
Server, Win XP SP2 …
- Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu :
• SQL Server 7.0

2.5

Hiện trạng các ứng dụng:
Ngôn ngữ lập

Ghi chú


Tên phần mềm ứng dụng
Phần mềm web chính
Phần mềm Web điểm
Phần mềm web diễn đàn
Phần mềm văn thư lưu trử (tỉnh cài)
Windows serrver 2003 (tỉnh cấp)

2.6

trình
My SQL Server,
PHP
SQL server 2000,
ASP
SQL server 2000,
ASP
VB, SQL server
2000
C++

Hiện trạng nhân lực:

- Hiện tại cán bộ, công chức đã sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

hành chánh nhà nước tại các đơn vị. Tất cả các chuyên viên, cán bộ làm việc tại các
đơn vị đã được đào tạo và sử dụng thành thạo máy tính.

3. Sự cần thiết đầu tư:
3.1
Hiện trạng quy trình nghiệp vụ quản lý cơng văn.
Hiện tại cơ quan đang có rất nhiều quy trình xử lý công văn, xử lý công việc
khác nhau, mỗi loại công văn lại có các thơng số khác nhau, cùng loại cơng văn
nhưng ở từng cấp, phịng ban khác nhau có quy trình xử lý khác nhau. Và việc
lưu chuyển công văn được thực hiện hồn tồn thủ cơng bằng tay.

3.2

Một số khó khăn và bất cập của hệ thống hiện hành

3.2.1 Việc trao đổi thông tin trong hệ thống mạng vẫn cịn hạn chế, chưa có
cơng cụ giúp trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng.
3.2.2 Thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thơng tin cịn lâu, chưa có tiêu
chí thống nhất trong việc tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản.
3.2.3 Việc khai thác hồ sơ, tài liệu, báo cáo tiến công việc chủ yếu được thực
hiện thủ cơng.
3.2.4 Chưa có hệ thống thơng báo tự động giúp cán bộ cơ quan có thể nắm bắt
kịp thời khi có thơng tin mới.
3.2.5 Chưa có hệ thống nhắc nhở cơng việc đến hạn xử lý.
3.2.6 Chưa có hệ thống thông báo nội bộ trong cơ quan các thông báo trong cơ
quan vẫn phải dán trên các bản tin, chưa phân loại được các loại thông
báo khác nhau.
3.2.7 Chưa có hệ thống giao việc và nhắc việc tự động qua mạng.
3.2.8 Việc tra cứu tìm kiếm dữ liệu tốn nhiều thời gian, thông tin thu thập
được không đầy đủ.
3.2.9 Việc quản lý một khối lượng lớn hồ sơ về các đối tượng được gặp nhiều
khó khăn do việc quản lý vẫn chủ yếu bằng thủ cơng, do đó việc giải
quyết nhiều khi bị chậm trễ.
3.2.10Có nhiều quy trình xử lý công văn khác nhau (Quy trình công văn đi,
công văn đến, tờ trình…), cần phải xây dựng công cụ tự định nghĩa,


thêm bớt luồng công văn, hồ sơ công việc đáp ứng nhu cầu thay đổi quy
trình của cơ quan trong tương lai được dễ dàng.
3.2.11 Việc kiểm soát quá trình thực hiện, giải quyết vụ việc cịn gặp nhiều
khó khăn.
3.2.12Việc photo và chuyển công văn tận tay tốn nhiều giấy tờ và thời gian.

3.3

Nhu cầu xây dựng hệ thống thư điện tử, trao đổi thông tin,
điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ văn bản và hồ sơ công việc.

Xuất phát từ những khó khăn và bất cập trong việc thực hiện công việc, trao
đổi thông tin, xử lý văn bản cũng như căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Sở Giáo
dục và Đào tạo và căn cứ những đặc thù riêng của Sở Giáo dục và Đào tạo, việc
Sở Giáo dục và Đào tạo có nhu cầu triển khai dự án đầu tư trang thiết bị và hệ
thống phần mềm thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, xử lý văn
bản giấy tờ là rất đúng đắn và cần thiết.

4. Các điều kiện khó khăn và thuận lợi:
4.1 Thuận lợi : Được sự quan tâm của UBND Tỉnh; Sở Thông tin, Truyền
thông, từ năm 2001 đến nay hệ thống mạng LAN,WAN của Sở Giáo dục và
Đào tạo Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu đã được trang bị và hoạt động ngày càng
hồn thiện.
4.2 Khó khăn: Một số cán bộ có lớn tuổi hơi khó khăn trong việc tiếp cận phần
mêm mới.


PHẦN III:
QUY MÔ ĐẦU TƯ

1. Các hạng mục đầu tư :
1.1 Hạ tầng kỹ thuật: Sở GD&ĐT đã đầu tư Server IBM X3650M2, RAM
2x1GB, HDD 5x 73GB và sẵn có hệ thống mạng LAN để vận hành
Eoffice.

1.2

Phần mềm sử dụng eOffice:

1.2.1 Mơ hình chức năng hệ thống
Qua việc phân tích hiện trạng hệ thống hiện tại, các khó khăn bất cập đang
gặp phải, nhu cầu xử lý công việc của Sở GD&ĐT, giải pháp đề xuất triển khai
hệ thống phần mềm thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và xử
lý văn bản, hồ sơ công việc cho Sở Giáo dục và Đào tạo như sau:
Hệ thống bao gồm 2 phần: Phần cơ bản và phần Xử lý luồng cơng văn:
• Phần cơ bản: Bao gồm những tiện ích cơ bản nhất của mạng máy tính, giúp
người sử dụng làm quen với hệ thống, sử dụng thành thạo các tính năng cơ
bản, phục vụ cho các cơng việc chung. Tạo một môi trường làm việc mới
trên hệ thống mạng, cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, hệ
thống thông báo, báo cáo, hệ thống thông báo tự động, lập lịch làm việc, giao
việc, nhắc việc. Đây cũng là một tiền đề quan trọng để triển khai phần Xử lý
luồng cơng văn hiệu quả.
• Phần Xử lý luồng cơng văn: Mục đích là đưa vào hệ thống một ứng dụng
tác nghiệp đặc thù, chuyên sâu của cơ quan, đó là cơng tác xử lý văn bản,
sau khi người dùng đã làm quen được với môi trường làm việc trên mạng.
Mọi chức năng ứng dụng trong phần Xử lý luồng công văn sẽ được đưa vào
một cách phù hợp mà người dùng đã quen sử dụng phần cơ bản có thể sử
dụng ngay được.


1.2.1.1
Quản lý lịch làm việc, giao việc, nhắc việc:
• Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc đột
xuất để hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó. Hệ thống
cũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định
thời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những cơng việc
này.
• Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân

viên và tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các cơng việc đó.
• Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đã
thực hiện theo ngày, tháng, năm...
1.2.1.2
Quản lý các thông báo chung:
• Tạo lập, xố bỏ các hịm thư thơng báo chung cho tồn cơ quan, từng phịng
ban hay cho từng nhóm.
• Phân quyền đọc, gửi, xóa,… cho các hịm thư dùng chung theo từng đối tượng
truy cập hệ thống.
• Gửi thông báo, báo cáo, nội qui, kết luận giao ban, lịch làm việc của lãnh đạo…
đến cán bộ thông qua các hịm thư đã tạo lập, giúp những thơng tin này đến
được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.
• Lưu trữ các thơng báo, nội qui…giúp có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
• Quản trị có thể tự tạo thêm các mục tin, phân quyền... theo nhu cầu của Sở Giáo
dục và Đào tạo.


1.2.1.3
Duyệt bài viết cho các trang web:
• Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức, nó được sử dụng để
duyệt các bài viết trước khi đưa lên Website của Sở Giáo dục và Đào tạo.
1.2.1.4
Quản lý gửi nhận email:
• Hệ thống phầm mềm cung cấp thư điện tử cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên
trong Sở Giáo dục và Đào tạo. Khả năng tích hợp giữa hệ thống email và hệ
thống trao đổi thông tin nội bộ, xử lý công văn giấy tờ giúp khả năng xử lý công
việc hiệu quả hơn.
1.2.1.5
Chia sẻ file, quản lý sổ địa chỉ:
• Hệ thống cho phép người dùng gửi tài liệu trực tiếp cho nhau, điều này cịn giúp

các máy tính trong hệ thống tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu theo
cách share ổ đĩa thơng thường.
• Hệ thống có cơng cụ quản lý sổ địa chỉ, cho phép thêm, sửa, xóa… vào sổ địa
chỉ, có thể import từ sổ địa chỉ của các chương trình phổ biến khác như
Microsoft Outlook, Outlook express,…
1.2.1.6
Chating:
• Ngồi việc trao đổi thơng tin bằng email, hệ thống cịn cung cấp khả năng trao
đổi trực tiếp với nhau bằng cách gửi các tin nhắn dạng text, các cuộc hội thoại
theo nhóm.
1.2.1.7
Trưng cầu ý kiến:
• Thơng qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả
nhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu. Thơng qua tính năng
này, lãnh đạo trong có thể lấy ý kiến của mọi người trong cơ quan và đưa ra
quyết định một cách nhanh chóng.
1.2.1.8
Hệ thống notify (popup):
• Chủ động thơng báo cho cho người sử dụng biết khi có thơng tin quan trọng qua
popup lên màn hình, gửi tin ra di động người dùng khơng phải tự “check” xem
có thư hay cơng văn mới cần giải quyết hay khơng.
• Cung cấp cơng cụ định nghĩa “thông tin quan trọng” giúp chỉ chủ động thông
báo những thông tin dạng này, tránh tình trạng “ngập lụt” thơng tin.
• Có thể thơng báo sự kiện quan trọng qua điện thoại di động nếu phát hiện người
sử dụng khơng ngồi trước máy tính.
1.2.1.9
Quản lý cơng văn đến:
• Gõ cơng văn trực tiếp.
• Nhập cơng văn đến qua máy scanner (có khả năng tích hợp tính năng qt nhận
dạng văn bản).

• Nhập cơng văn đến qua mạng (email, fax,..)
• Cấp số đến cho cơng văn đến: khi công văn đến văn thư sẽ lưu vào sổ công văn
đến, đánh số đến cho công văn, phần mềm hỗ trợ 2 cơ chế đánh số tự động hoặc
văn thư cấp số cho cơng văn.
• Ln chuyển, xử lý cơng văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối công
văn, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị,
các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc
chuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết.


• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp
các ý kiến khi được trả lời.
• Cập nhật thơng tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các
đơn vị và chuyên viên giải quyết.
1.2.1.10
Quản lý công văn đi:
• Tạo lập dự thảo cơng văn đi: chun viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính
soạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
• Ln chuyển dự thảo cơng văn đi: chun viên soạn thảo công văn gửi công
văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc
cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để
vào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược
trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.
• Cập nhật thơng tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên
quan có thể cập nhật các thơng tin, ý kiến về dự thảo công văn, lưu bút lục các ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.
• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp
các ý kiến khi được trả lời.
• Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo (lưu vết văn

bản): mỗi lần sửa đổi dự thảo công văn, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản
khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.
• Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn
đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn và lưu vào sổ công
văn đi, hỗ trợ 2 cơ chế đánh số tự động hoặc văn thư cấp số cho cơng văn.
• Phát hành cơng văn đi qua mạng: Có thể gửi các cơng văn đến các đơn vị khác
thông qua email, nếu đơn vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống này thì có
thể chuyển trực tiếp cơng văn qua hệ thống.
• Xố bổ các phiên bản, lấy lại phiên bản cũ.
• ….
1.2.1.11
Quản lý cơng văn nội bộ:
Trong quá trình xử lý văn bản, nảy sinh các nhu cầu phục vụ công việc hệ thống
phải đáp ứng được những nhu cầu này:
Lập phiếu giao việc, tờ trình, các văn bản gửi nội bộ trong cơ quan…
• Lập tờ trình.
• Lập phiếu xin ý kiến
• Lập phiếu giao việc
• Soạn thảo các văn bản nội bộ trong cơ quan
• Quản lý giao việc, tờ trình….
• ….
1.2.1.12
Quản lý hồ sơ cơng việc:
• Tạo lập hồ sơ cơng việc: Khi giải quyết cơng việc các chun viên có nhu cầu
lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc


giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công
việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.

• Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công
việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết cơng việc, chun viên có thể đóng
hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.
• Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các cơng văn, tài liệu liên
quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ cơng việc.
• Các hồ sơ cơng việc có thể được phân quyền xem tài liệu trong hồ sơ, thêm tài
liệu vào hồ sơ, xóa tài liệu, xóa hồ sơ,… theo từng đối tượng truy cập trong hệ
thống.
• Quản trị được phép tạo các hồ sơ công việc cho tồn hệ thống, người dùng có
thể tạo các hồ sơ cá nhân của mình và chia sẻ quyền xem hồ sơ cho người khác.
1.2.1.13
Công cụ định nghĩa luồng công việc:
Xử lý công văn, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo
cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý cơng văn
riêng, mỗi loại cơng văn cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗ
trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho cơ quan có thể tự định nghĩa
luồng cơng việc riêng của mình theo nhiều cấp, đệ quy, có thể dễ dàng thay đổi quy
trình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:
• Tạo lập, xố bỏ hay thay đổi các luồng công văn đi, đến của cơ quan.
• Có thể tạo lập nhiều loại cơng văn, mỗi loại có thể có nhiều quy trình lưu
chuyển cơng văn và cho phép lựa chọn sử dụng quy trình nào trong các quy
trình đó.
• Có thể định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ của những người tham gia xử lý cơng
văn tại mỗi nút.
• Tn theo chuẩn WfMC.
Ví dụ sau đây là luồng công văn được thiết kế bởi công cụ này:



1.2.1.14

Tích hợp cổng thơng tin:
Trong q trình xử lý cơng việc, hệ thống đã tạo được kho dữ liệu về văn bản, hồ
sơ cơng việc. Qua đó hệ thống có thể tích hợp với cổng thơng tin của Sở Giáo dục và
Đào tạocho phép cán bộ nhân viên trong Sở theo dõi được tiến độ, kết quả công việc
và các thông tin điều hành xử lý công việc khác theo quyền hạn của mình:


• Công việc quá hạn, tồn đọng
• Công việc đã hồn thành
• Thống kê văn bản đã xử lý
• Theo dõi hồ sơ cơng việc
• …
1.2.1.15
Lưu trữ, khai thác thơng tin:
• Lưu trữ cơng văn đến, cơng văn đi, giấy mời họp của Sở Giáo dục và Đào tạo…
hình thành kho dữ liệu điện tử cho Sở Giáo dục và Đào tạo.
• Tra cứu cơng văn đến, cơng văn đi, hồ sơ cơng việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu
cơng văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất cơng
việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi, theo phòng ban xử
lý, người ký, lĩnh vực xử lý, thể loại, mức độ khẩn, theo hình thức gửi nhận,
theo nơi nhận hồ sơ, theo nơi ban hành…
• Tìm kiếm cơng văn theo nội dung tồn văn (Full Text).
• Lập báo cáo tổng hợp thống kê cơng văn đến, cơng văn đi.
• Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.
• In ấn sổ cơng văn đến đi theo các tiêu chuẩn tuỳ chọn của người sử dụng.
• Cung cấp công cụ xem công văn được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp
tới đâu….
1.2.1.16
Kết nối giữa các hệ thống phần mềm:
• Hệ thống phần mềm cho phép kết nối, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống với

nhau thơng qua việc kết nối giữa các Server.
• Các mơ hình kết nối giữu các phịng ban chức năng, giữa các công ty, trung tâm
với nhau và với Sở Giáo dục và Đào tạo có thể hoạt động đồng bộ và đệ quy
nhiều cấp.
1.2.1.17
Quản trị hệ thống:
• Quản lý uỷ quyền: Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cung cấp chức
năng ủy quyền giúp việc phân công, chỉ đạo và giám sát việc xử lý văn bản tài
liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo ở các cấp độ trách nhiệm khác nhau, Lãnh đạo
Sở Giáo dục và Đào tạo, Chánh văn phòng, các trưởng phịng, ban khi cần có
thể uỷ quyền cho những người dưới quyền, thay mặt mình chịu trách nhiệm giải
quyết công việc.
• Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng. Có thể kết hợp với các hệ
thống xác thực sẵn có theo chuẩn LDAP như Active Directory…
• Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.
• Lập báo cáo vận hành hệ thống.
• Hệ thống có các cơng cụ tự động đồng bộ hóa dữ liệu giữa client và Server.
• Hệ thống cung cấp cơng cụ sao lưu dữ liệu an toàn, khắc phục các sự cố và
phục hồi dữ liệu một cách nhanh chóng.
• Hệ thống cho phép chuyển đổi dữ liệu của chương trình từ các phiên bản trước
hoặc có thể xây dựng các modul tùy biến cho phép chuyển đổi các dữ liệu của
hệ thống cũ sang, đảm bảo có thể khai thác thơng tin từ các hệ thống hiện tại.


1.2.1.18
Quản lý các đối tượng tham gia sử dụng hệ thống:
• Cơng cụ quản lý người dùng cho phép thêm, sửa, xố… người dùng
• Cho phép thêm, sửa, xố… các chức vụ trong cơ quan, không giới hạn số lượng
chức vụ cụ thể trong cơ quan.
1.2.1.19

Tin học hoá các quy trình xử lý cơng văn:
• Cơng cụ định nghĩa luồng công việc cho phép cơ quan tự thiết lập các chu trình
lưu chuyển công văn đến, công văn đi, quy trình giao việc…
• Cơng cụ quản lý hồ sơ văn bản cho phép cơ quan tự thiết lập các hồ sơ cơ quan,
hồ sơ cá nhân, phân quyền cho các đối tượng truy cập, chia sẻ tài liệu trong các
hồ sơ giữa những người sử dụng…
• Cơng cụ tìm kiếm văn bản cho phép người sử dụng có thể tìm lại các thông tin
được lưu trữ trong hệ thống theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách nhanh
chóng và chính xác.
• Cơng cụ thống kê, báo cáo cho phép bộ phận văn phịng có thể tạo lập các thống
kê báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó có thể in sổ cơng văn theo các
tiêu chí đó.
• Việc sử dụng phần mềm diễn ra một cách đơn giản, tự nhiên nhất, khơng địi hỏi
người dùng phải có trình độ cao về CNTT. Hệ thống luôn chủ động mang thông
tin đến cho mọi người, giúp cho mọi người nhận được thông tin kịp thời nhất.
1.2.2
Giải pháp công nghệ.
Hệ thống được xây dựng trên mơ hình nhiều cấp có thể tập trung trên một server
hoặc có thể phân tán trên nhiều server khi mỗi đơn vị có nhu cầu quản lý riêng hoặc
bảo mật cơ sở dữ liệu cho từng đơn vị, các server này sẽ được kết nối với nhau tạo
thành một mạng xử lý. Đảm bảo khả năng kết nối với các hệ thống khác như Email,
SMS, Active Directory, LDAP... Về sử dụng hệ thống đảm bảo phân tách giữa dữ liệu
và giao diện, mỗi đối tượng truy cập khác nhau tuỳ thuộc vào quyền sử dụng trong hệ
thống mà có các giao diện sử dụng khác nhau.
1.2.2.1 Kiến trúc chung

Hệ thống được xây dựng dựa trên kiến trúc client/server.


Chúng tôi lựa chọn công nghệ thư điện tử IMAP, công nghệ trao đổi thông tin,

Web-based, và hệ thống cơ sở dữ liệu MS SQL Server:
• Hệ thống CSDL MS SQL Server được chọn để lưu trữ dữ liệu, giúp cho
việc sao lưu, khai thác dữ liệu, kết xuất báo cáo rất đễ dàng thuận tiện.
• Hệ thống phần mềm giúp trao đổi thơng tin trên mạng nhanh chóng và
chủ động.
• Hệ thống thư điện tử dựa trên cơng nghệ IMAP được chọn để vận thành
tầng trên vì nó rất thích hợp cho các thao tác văn phịng do có những ưu
điểm lớn như : lưu thông nhanh, tiện lợi, dữ liệu tuân thủ theo chuẩn
chung (RFC822), giúp dễ dàng trao đổi giữa các hệ thống thơng tin.
• Hệ thống thư điện tử dựa trên giao thức IMAP được sử dụng rất rộng rãi
trong tất cả các tập đồn/cơng ty/tổ chức lớn trên thế giới.
• Tồn bộ thư được lưu trữ trên trên server, giúp việc quản lý/sao lưu thống
nhất, đồng thời người sử dụng có thể truy xuất đến hộp thư của mình từ
bất kỳ đâu qua một phần mềm IMAP Client
• Các server thư điện tử IMAP được phát triển từ lâu và hỗ trợ rất tốt tất cả
các tính năng tiên tiến về bảo mật cũng như cơng nghệ danh bạ điện tử
LDAP.
• Với việc chọn IMAP làm công nghệ cơ sở của hệ thống, và xây dựng các
module của hệ thống xoay quanh, liên kết chặt chẽ với hệ thống cơ sở
này, giúp cho người sử dụng có được một hệ thống “Văn phịng điện tử”
tất cả trong một, thân thiện, dễ dàng sử dụng.
1.2.2.2 Các giải pháp cơng nghệ cho các module chính của hệ thống
1.2.2.2.1
Module cấu hình và quản trị hệ thống :
• Cho phép người quản trị cấu hình hệ thống, quản lý người dùng, phân
quyền theo nhóm người dùng... tồn bộ cấu hình hệ thống đều được lưu
vào CSDL.
• Hỗ trợ cả hai hệ CSDL Access và MS SQL

1.2.2.2.2
Module thư điện tử :
• Hệ thống hỗ trợ việc giao tiếp với tất cả các server IMAP/SMTP như:
Mail Deamon, MS Exchange (trên Windows), QMail, Nescape (Unix,
Linux) ...
• Hỗ trợ chuẩn format thư điện tử MIME – RFC822, RFC821 (SMTP),
RFC 2060 (IMAP).
• Module này cịn được tích hợp thêm nhiều tính năng tiện lợi khác cho
người dùng như notify mail, auto complete, sổ địa chỉ.
1.2.2.2.3
Module hội thoại trực tuyến:
• Hỗ trợ đầy đủ các tính năng của một chat client chuyên nghiệp: format dữ
liệu HTML, icon động. Web cam, voice chat.
• Sử dụng chuẩn nén dữ liệu đa phương tiện MP4 (một trong các công
nghệ nén dữ liệu tốt nhất hiện nay) để truyền dữ liệu hình ảnh và âm
thanh qua mạng giúp tiết kiệm băng thơng của hệ thống.
• Hỗ trợ cả hai mô hình Point – to –Point và Client-Server trong giao tiếp.
1.2.2.2.4
Module xử lý luồng cơng văn:
• Nội dung của công văn được hiển thị dưới dạng HTML/DHTML/XML.
• Giúp lưu tồn bộ cơng văn (nội dung HTML, hình ảnh, tài liệu đính kèm)
cùng với tất cả các thao tác đã được thực hiện trên mỗi công văn : ý kiến
chỉ đạo, ý kiến phản hồi, xin ý kiến… một cách chi tiết và chính xác.
• Kiến trúc thống nhất này giúp cho người sử dụng dễ dàng thao tác xử lý
công văn mà hầu như không phải thay đổi thói quen sử dụng email của
mình.
• Cung cấp các dịch vụ xử lý luồng công văn cho hệ thống.
• Cơng cụ để thực hiện việc thiết kế luồng cơng văn :
• Module xử lý cơng văn được thiết kế tuân theo chuẩn WfMC
(Workflow Management Coalition):

• Format dữ liệu lưu trữ tuân theo chuẩn XML
• Hỗ trợ thiết kế các luồng con cũng như việc lưu chuyển công văn
giữa các luồng (sub-process và chained-process). Nhờ kiến trúc
này mà hệ thống có thể phân quyền xử lý luồng cơng văn cho từng
đơn vị. Đây là tính năng tiên tiến, chưa được các phần mềm quản
lý luồng công văn khác ở Việt Nam hỗ trợ.


1.2.2.2.5
Module khai thác thơng tin cơng văn:
• Sử dụng cơng nghệ web-application, .Net, Crystal Report để khai thác
các thông tin và đưa ra các báo cáo chi tiết.
1.2.2.2.6
Module Scanner :
• Giúp tích hợp tính năng quét các tài liệu văn bản vào hệ thống.
• Hệ thống cũng hỗ trợ cho phép các chương trình nhận dạng văn bản có
thể plug-in vào hệ thống.
• Hệ thống hỗ trợ tất cả các Scanner tuân theo chuẩn TWAIN.
1.2.2.2.7
Module chia sẻ file:
• Sử dụng cơng nghệ socket để truyền file trong hệ thống,
• Sử dụng cơng nghệ COM/ IE Shell programming để tích hợp vào
Explorer.
1.2.2.2.8
Module Keyboard:
•Cung cấp bộ gõ tiếng Việt riêng.
•Sử dụng cơng nghệ System Hook.
• Hỗ trợ đầy đủ Unicode/TCVN/VNI giúp hệ thống hoạt động hồn tồn
độc lập, khơng cần chạy các bộ gõ tiếng Việt khác.
• Nhờ có module xử lý tiếng Việt riêng mà hệ thống khắc phục được tình

trạng loạn font hiện nay khiến các máy trong cùng một hệ thống phần
mềm khơng thể nói chuyện được với nhau.
1.2.2.2.9
Danh bạ điện tử:
•Một ưu điểm lớn của hệ thống đó là khả năng tích hợp với các dịch vụ thư
mục như Microsoft Active Directory, openLDAP nhờ tuân thủ theo tiêu
chuẩn LDAP.
•Việc xác thực thơng tin tài khoản của người dùng có thể thơng qua máy chủ
dịch vụ thư mục (LDAP server)
1.2.2.3 Mơ hình mạng và dịch vụ
Hệ thống sẽ được xây dựng trên mô hình 3 lớp, nhờ kiến trúc nhiều tầng của
hệ mạng, các module phần mềm của hệ thống có thể cài đặt trên một hoặc nhiều
máy riêng biệt (web server, application server, database server, LDAP
server, ...)


1.2.2.4 Kiến trúc quản lý luồng văn bản
1.2.2.4.1 Mơ hình chung

1.2.2.4.2 Lớp thể hiện
Chạy trên máy trạm, cho phép người sử dụng trực tiếp tương tác với hệ
thống
1.2.2.4.3 Lớp ứng dụng
Tập hợp tất cá các chức năng của hệ thống: thao tác với thư điện tử, hội
thoại trực tuyến, xử lý luồng công văn, chia sẻ file, quản lý công việc ...
Các ứng dụng ở đây sẽ sử dụng các dịch vụ được cung cấp của của lớp dịch
vụ để thực hiện các công việc, đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng gửi tới.
1.2.2.4.4 Lớp dịch vụ
Bao gồm tất cả các dịch vụ của hệ thống cung cấp các chức năng cho lớp
ứng dụng kể trên.

1.2.2.4.5 CSDL
CSDL là nơi lưu trữ thực sự các dữ liệu văn bản, tài liệu điện tử, cũng như
các dữ liệu phục vụ công việc khác. Các dịch vụ hệ thống truy cập trực tiếp đến
CSDL để thực hiện các thao tác định sẵn mỗi khi nhận được yêu cầu thực hiện
chức năng từ ứng dụng.
Nhằm tăng tính sẵn sàng của hệ thống cũng như giúp tiết kiệm băng thông
của hệ thống, (do đa số các thao tác của hệ thống là trên các CSDL cục bộ)
chúng tôi đề nghị sử dụng mô hình CSDL sau:
• Các server CSDL sẽ được cài đặt ở mỗi địa phương.
• Thực hiện replicate giữa các server CSDL nhằm tạo ra một bản thống
nhất của các CSDL ở các địa phương.


1.2.3 Theo Bảng báo giá của Trung tâm an ninh mạng Bkis. So sánh về măc
tính năng của 03 sản phầm : eoffice lite, eoffice professional, eoffice advanced thì tính
năng của sản phẩm eoffice advanced đáp ứng tốt được nhu cầu ứng dụng của Sở.
Hiện trạng Sở Giáo dục và Đào tạo có 56 CBCC sử dụng máy vi tính để
làm việc và sẽ tuyển thêm. Theo số lượng thì số licenses eoffice cần mua là 61
licenses tại Văn phòng Sở.
Số licenses

Mã sản phẩm

Giá thành (VND)

61

EOFADV61

230.153.000

(Bằng chữ: Hai trăm ba mươi triệu một trăm năm mươi ba ngàn đồng)
Chi phí hỗ t rợ kỹ thuật cho 01 năm đầu:
Số licenses

Mã sản phẩm

Giá thành (VND)

61

EOFSUP61

36.824.480

(Bằng chữ: Ba mươi sáu triệu tám trăm hai mươi bốn ngàn bốn trăm tám mươi đồng)
1.2.4 Đào tạo nhân lực hệ thống:
- Theo kế hoạch chung của Sở Thông tin, Truyền thông
1.2.5 Nghiệm thu, thanh lý:
Nội dung công
Ngày
STT
việc
LV
I
Nghiệm thu cơ sở
1
2

Chủ tịch hội đồng

Ủy viên, thư ký

4
4

Số
lượng
1
5

Đơn
giá
150.00
0
100.00
0

Thành
tiền
Ghi chú
2.600.000 Theo TTLT
số 44 /
600.000 2007/TTLT2.000.00 BTC0 BKHCN


II

Chi khác
Pho to, văn phòng
phẩm…

Tổng cộng (I+II)

422.520
422.520
3.022.520

(Bằng chữ: Ba triệu không trăm hai mươi hai ngàn năm trăm hai mươi đồng)