Tham

A. Tình hình sử dụng L/C tại các ngân hàng ở Việt Nam:
Hiện nay, tại các ngân hàng ở Việt Nam chủ yếu thực hiện 3 phương thức thanh
toán quốc tế là nhờ thu, tín dụng chứng từ và chuyển tiền. Tuy nhiên, phương thức
thanh tốn bằng thư tín dụng vẫn được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam ưa
chuộng hơn dù quy trình phức tạp hơn so với 2 phương thức là nhờ thu và chuyển tiền,
nhờ độ an tồn cao mà phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng mang lại. Bởi thư tín
dụng là cơng cụ giúp người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu thực hiện nghiêm
chỉnh hợp đồng đã ký kết thông qua việc quy định rõ trong thư tín dụng các điều kiện
về hàng hố, thời hạn giao hàng, chứng từ xuất trình để thanh toán. Người nhập khẩu
sẽ thực hiện kiểm soát thông qua việc yêu cầu người xuất khẩu phải xuất trình các
chứng từ về chất lượng/số lượng hàng hố do một cơ quan kiểm định độc lập phát
hành. Ngân hàng sẽ thực hiện việc kiểm tra các chứng từ này đảm bảo nội dung của
chúng phù hợp với thông lệ quốc tế và luật pháp của mỗi nước.
Hiện nay, khi sử dụng phương thức thanh toán này, khách hàng nhập khẩu còn
được ngân hàng tư vấn để lựa chọn các điều khoản thanh tốn có lợi cho mình. Ngồi
ra, trong trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C, khách hàng nhập khẩu đã được
ngân hàng cấp cho một khoản tín dụng. Đây là một trong những ưu việt mà chỉ có
được khi áp dụng phương thức tín dụng chứng từ. Ngay từ khi phát hành L/C, ngân
hàng phát hành đã tạo ra một cam kết thanh toán với người hưởng dựa trên uy tín của
mình. Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch lần đầu tiên hoặc những giao
dịch mà giữa người mua và người bán chưa có sự tin tưởng lẫn nhau, cam kết thanh
tốn của ngân hàng phát hành sẽ củng cố thêm cho khả năng thanh tốn của người
mua, tạo lịng tin cho người bán.
Do ngân hàng chỉ làm việc trên cơ sở chứng từ, người xuất khẩu có được một
đảm bảo chắc chắn trong trường hợp họ xuất trình được bộ chứng từ hoàn hảo, nghĩa
là họ đã thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình thì họ sẽ được thanh tốn. Ngân hàng phát
hành phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình khi chứng từ xuất trình phù hợp
ngay cả trong trường hợp người mua gặp rủi ro và có dấu hiệu khơng thanh tốn được.
Hơn hẳn các phương thức thanh toán khác như chuyển tiền (sau khi nhận hàng), ghi
sổ, nhờ thu việc thanh tốn hồn tồn phụ thuộc vào thiện chí của người mua thì ở
phương thức này, người xuất khẩu đã có được một đảm bảo từ phía ngân hàng. Khi sử

dụng phương thức thanh toán này, người xuất khẩu có thể được ngân hàng tài trợ bằng


cách xin chiết khấu bộ chứng từ (đối với L/C trả ngay) hoặc bán trước hạn các hối
phiếu đã được chấp nhận (đối với L/C trả chậm), do đó có thể nhanh chóng thu hồi
vốn đầu tư tái sản xuất. Ngoài ra, khi sử dụng phương thức này, người xuất khẩu cịn
có thể tránh rủi ro về quản lý ngoại hối của nước người nhập khẩu, vì khi L/C đã được
mở thì người nhập khẩu đã phải có giấy phép chuyển ngoại tệ của cơ quan quản lý
ngoại hối. Đối với các phương thức thanh toán chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tại thời
điểm thanh toán nếu nước người nhập khẩu có sự thay đổi về quản lý ngoại hối liên
quan đến loại ngoại tệ hai bên đã thoả thuận thanh tốn thì rủi ro này sẽ hồn tồn
thuộc về phía người xuất khẩu.

B. Thực trạng quy trình thanh tốn bằng L/C tại ngân hàng Eximbank
1. Quy trình thanh tốn nhập khẩu L/C:
1.1. Trình tự thực hiện nghiệp vụ phát hành L/C:
Bước 1: Nhận hồ sơ Mở L/C/ Tu chỉnh L/C: Thanh tốn viên được phân cơng:
- Ký quỹ đủ trị giá L/C và có hạn mức ưu tiên
+ Nhận hồ sơ của doanh nghiệp trực tiếp tại P.TTNK
+ Vào hồ sơ theo dõi: ghi rõ ngày, giờ, loại hồ sơ nhận, tên doanh nghiệp; chuyển
ngay cho thanh toán viên phụ trách kí nhận và xử lý kịp thời.
- Ký quỹ không đủ trị giá L/C:
+ Nhận hồ sơ từ P.TDDN SGD/CN
+ Vào sổ thực hiện như điểm 2 của ký quỹ đủ.
* Phân công trách nhiệm quản lý hồ sơ:
Đối với doanh nghiệp đã có giao dịch nghiệp vụ với bộ phận TTNK SGD/ CN từ
trước: thanh toán viên phụ trách doanh nghiệp trực tiếp ký nhận tại bộ phận nhận hồ
sơ.
Đối với doanh nghiệp mới giao dịch lần đầu với bộ phận TTNK SGD/CN: GĐ
SGD/CN/Cấp được ủy quyền sẽ phân công trực tiếp cho TTV.

* Hồ sơ yêu cầu mở L/C:
a. Hồ sơ nhận trực tiếp từ khách hàng:
- 01 bản chính Giấy đề nghị mở thư tín dụng của doanh nghiệp (theo mẫu
Eximbank)
- 01 bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ khác tương đương
(có đủ 02 chữ kí của người mua và người bán)


- 01 bản sao Chứng thư bảo hiểm (đối với L/C mở có giá trị khơng bao gồm Bảo
hiểm và không ký quỹ đủ)
- 01 bản sao giấy Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu)
- 01 bản sao giấy Chứng nhận mã số thuế (đối với DN giao dịch lần đầu)
- 01 Giấy giới thiệu người giao dịch với Eximbank của DN (đối với khách hàng
giao dịch lần đầu)
- Giấy phép nhập khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành cấp
(đối với hàng nhập khẩu có điều kiện) hoặc văn bản khác tương đương (thay đổi phù
hợp theo quy định thực tế của Chính phủ)
b. Nhận hồ sơ từ bộ phận TDDN:
- 01 bản chính Giấy đề nghị mở thư tín dụng của doanh nghiệp (theo mẫu
Eximbank)
- 01 bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ khác tương đương
(có đủ 02 chữ kí của người mua và người bán)
- 01 bản chính Đề nghị mở L/C của bộ phận TDDN hoặc bản photo tờ trình của
bộ phận TDDN có phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo đúng quy định của
Eximbank.
- 01 Giấy giới thiệu người giao dịch với Eximbank của DN (đối với khách hàng
giao dịch lần đầu)
Bước 2: Kiểm tra nội dung L/C trước khi phát hành
Thanh tốn viên:
- Kiểm tra chữ kí hữu quyền trên giấy đề nghị mở L/C (Kể cả chữ ký của Kế tốn

trưởng nếu giấy đề nghị mở L/C có chữ ký của Kế toán trưởng)
- Kiểm tra chi tiết nội dung L/C: nếu có điểm khơng rõ ràng, các điều kiện/chỉ thị
có mâu thuẫn hoặc bất lợi cho người mua/Eximbank; hàng hóa/điều kiện thanh tốn
khơng phù hợp với Hợp đồng xuất trình, TTV phải xin ý kiến cấp trên và thơng báo để
DN chỉnh sửa (nếu cần thiết) trước khi phát hành L/C ra nước ngoài.
Bước 3: Thực hiện mở L/C
* Thanh toán viên:
- Sau khi kiểm tra nội dung chi tiết của L/C, nhập dữ liệu vào máy và hạch tốn:
+ Ghi nợ: TK DN mở L/C / Ghi có: TK thủ tục phí/điện phí
/ Ghi có: TK kĩ quỹ (nếu L/C có u cầu kí quỹ)


theo hướng dẫn của chương trình Korebank
+ Số tham chiếu L/C gồm 16 ký tự: XXXX CCC EIB XX XXXX
XXXX: mã số SGD/CN
CCC: loại nghiệp vụ (ILS: LC trả ngay, ILU: LC trả chậm, ISB: LC dự phòng)
EIB: viết tắt của Eximbank
XX: 02 số cuối của năm phát sinh nghiệp vụ
XXXX: số thứ tự của LC mở (tính theo loại LC và theo năm)
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện/ giấy đề nghị mở L/C và các phiếu hạch tốn
đến KSV kiểm tra lại và trình GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền duyệt hồ sơ và chuyển
điện.
* Kiểm soát viên:
Kiểm tra lại toàn bộ nội dung đề nghị mở L/C, tính pháp lý của hồ sơ, các chứng
từ liên quan, loại hàng hóa nhập khẩu (yêu cầu bổ sung-nếu cần); nguồn tiền để ký
quỹ, thu phí…tùy theo tính chất L/C mở.
Kiểm tra trên máy các dữ liệu thanh toán viên đã nhập; ký kiểm soát trên giấy tờ
đề nghị mở L/C, điện mở L/C và giấy báo gửi doanh nghiệp.
Chuyển toàn bộ hồ sơ mở L/C cho GĐ SGD/CN/ Cấp được ủy quyền duyệt.
* GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền: duyệt hồ sơ trên máy và chuyển điện ra

nước ngoài.
Bước 4. Giao bản gốc điện mở L/C cho doanh nghiệp; Lưu hồ sơ theo dõi và xử
lý tiếp theo quy trình khi phát sinh
* Thanh toán viên:
- Giao bản gốc L/C in trên giấy Logo Eximbank (có chữ ký của GĐ
SGD/CN/Cấp được ủy quyền) cho DN; ký nhận trên bản L/C lưu của EIB có ghi rõ
ngày nhận và tên đầy đủ của người nhận.
Lưu vào bìa hồ sơ L/C tồn bộ chứng từ liên quan theo thứ tự:
(1) Đề nghị/Tờ trình của bộ phận TDDN/Bản theo dõi Hạn mức ưu tiên của DN
(2) Giấy đề nghị mở L/C của DN (đã được ký duyệt mở L/C của Eximbank)
(3) Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ tương đương
(4) Bản chuyển điện L/C
(4) Bản gốc Bút toán Nội bảng (theo chương trình Korebank)
- Bút tốn Ngoại bảng lưu Nhật ký chứng từ của P.Kế toán tổng hợp


- Ghi đầy đủ chi tiết lên bìa L/C (như đã in sẵn) để tiện theo dõi hồ sơ
Bước 5. Phát hành L/C xác nhận (nếu có yêu cầu của người mở L/C)
* Ngân hàng xác nhận được doanh nghiệp chỉ định
Ngoài các bước phải thực hiện như khi phát hành L/C không xác nhận nêu trên,
trước khi phát hành L/C không xác nhận cần thêm các chi tiết sau:
- Hối phiếu ký phát cho Ngân hàng xác nhận
- Nêu rõ phí xác nhận do người mở L/C hay người thụ hưởng L/C chịu, điều này
phải được doanh nghiệp xác định trong Giấy đề nghị mở L/C
- Nêu “Xin vui lòng xem xét để thêm sự xác nhận vào L/C của chúng tôi trước
khi thông báo đến người thụ hưởng”
- Giới hạn việc xuất trình chứng từ phải được làm tại Ngân hàng xác nhận L/C
- Theo thông lệ quốc tế, khi mở L/C xác nhận thì đồng thời phải ủy quyền cho
Ngân hàng xác nhận thực hiện thanh toán khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù
hợp với điều kiện L/C mở. Do vậy, khi mở L/C xác nhận thì phải cho phép Ngân hàng

xác nhận địi tiền bằng điện (hối phiếu kí phát cho ngân hàng xác nhận thay vì cho
ngân hàng phát hành) trừ trường hợp một số NHNN cấp hạn mức xác nhận cho
Eximbank đồng ý cho L/C được phép đòi tiền bằng chứng từ (như American Express
Bank, Wachovia,…). Điều khoản thanh toán của L/C cho phép địi tiền bằng điện như
sau: “Chúng tơi sẽ thực hiện thanh tốn trong vịng “xx” ngày làm việc của NH (“xx
banking days” phù hợp theo UCP được áp dụng trong L/C) sau khi nhận được điện địi
tiền có xác thực của Quý ngân hàng có xác nhận bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp theo
điều kiện L/C”
- Sau khi nhận được điện đòi tiền từ ngân hàng xác nhận, TTV kiểm tra điện (loại
điện SWIFT đã được mã hóa tự động:MT754/MT799) hoặc chuyển cho phịng QHQT
để kiểm test (nếu điện địi tiền khơng được mã hóa tự động ) để xác thực.
- TTV gửi điện đòi tiền của NHNN và thơng báo ngày đến hạn thanh tốn cho
DN biết để chuẩn bị tiền thanh toán. Nếu L/C do bộ phận TDDN duyệt mở thì phải gửi
bản sao điện địi tiền cho bộ phận TDDN biết để có kế hoạch theo dõi tiến độ nộp tiền
của DN và quản lý hàng hóa (khi cần thiết)
Ghi chú: trường hợp DN u cầu L/C mở khơng cho phép địi tiền bằng điện,
TTV vẫn thực hiện mở L/C theo yêu cầu của khách hàng nhưng lưu ý để DN biết có
thể NHNN sẽ từ chối xác nhận L/C


* NH xác nhận không được chỉ định trước
- TTV trình GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền để được chỉ thị thực hiện tiếp
- NH xác nhận sẽ được chọn trên cơ sở những ngân hàng đại lý đã cấp hạn mức
xác nhận cho Eximbank theo thứ tự ưu tiên: có mức phí thấp nhất, điều kiện xác nhận
thống nhất (khơng bắt buộc địi tiền bằng điện), có chia sẻ phí.
* Phí xác nhận do người mở L/C chịu:
Khi nhận được điện u cầu thanh tốn phí xác nhận của ngân hàng xác nhận,
TTV kiểm tra các chi tiết nêu trên điện phải phù hợp với L/C mơ. Lưu ý, điện địi tiền
phải là điện được xác thực. Sau đó, TTV sẽ làm thơng báo trình GĐ SGD/CN/Cấp
được ủy quyền ký gởi doanh nghiệp và thực hiện thanh toán cho NH xác nhận theo chỉ

thị trên điện đòi tiền.
* Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ 100% giá trị L/C tại NHNN theo chỉ thị
của NH xác nhận
TTV fax điện NH xác nhận đến DN để xin ý kiến xử lý (ý kiến trả lời của DN
phải bằng văn bản)
Khi nhận được ý kiến đồng ý của DN (xác nhận trên điện/văn bản được ký bởi
chữ ký hữu quyền của DN) và kiểm tra đủ tiền ký quỹ, TTV làm điện chuyển tiền theo
đúng chỉ thị của NH xác nhận để ký quỹ đủ, và yêu cầu NH xác nhận (nếu ký quỹ tại
NH xác nhận ) hoặc NH giữ tiền ký quỹ (nếu ký quỹ tại NH không phải là NH xác
nhận L/C) phải trả lãi cho số tiền ký quỹ. Tiền lãi được tính từ ngày chuyển tiền đến
ngày thực hiện thanh toán L/C (nếu như bộ chứng từ địi tiền hồn tồn phù hợp) hoặc
đến ngày NH xác nhận hoàn trả lại tiền ký quỹ (nếu L/C không được sử dụng)
1.2. Tu chỉnh L/C
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
* Bộ phận nhận hồ sơ mở L/C/tu chỉnh L/C
Hồ sơ được nhận trực tiếp từ khách hàng hoặc nhận từ phịng/bộ phận TDDN
(giống như quy trình nhận hồ sơ mở L/C)
* chứng từ yêu cầu xuất trình
Văn bản đề nghị tu chỉnh L/C phải có chữ ký hữu quyền của DN và ý kiến của bộ
phận TDDN (nếu L/C do bộ phận TDDN xét mở). Phí tu chỉnh do người mở L/C hay
người thụ hưởng chịu phải ghi rõ trên văn bản đề nghị tu chỉnh của DN.


Văn bản thỏa thuận giữa người mở L/C và người thụ hưởng đối với tu chỉnh tên
người thụ hưởng, phụ kiện HĐ ngoại đối với với tu chỉnh tăng/giảm trị giá/thay đổi
hàng hóa nhập khẩu.
Bước 2. Kiểm tra và thực hiện tu chỉnh
* Thanh toán viên:
- Kiểm tra các yêu cầu tu chỉnh của DN, xem xét có mâu thuẫn với L/C mở
khơng, có bất lợi cho phía Việt Nam khơng, có phù hợp với các quy tắc của Phịng

Thương mại quốc tế khơng. Nếu có những khoản khơng hợp lý phải xin ý kiến từ
LĐP/GĐ SGD/CN
- Tu chỉnh tăng trị giá:
+ Kiểm tra nguồn tiền DN phải kỹ quỹ thêm theo đề nghị của bộ phận TDDN
(nếu có), ký quỹ theo hạn mức hoặc ký quỹ 100%
+ Xuất trình chứng thư bảo hiểm bổ sung cho phần trị giá tăng (Trường hợp trị
giá L/C mở không bao gồm bảo hiểm)
- Sử dụng SWIFT làm điện tu chỉnh gửi NH thơng báo L/C
- Phí tu chỉnh do người bán chịu: trong điện tu chỉnh L/C phải ghi rõ “Phí tu
chỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán”
- Cập nhật nội dung tu chỉnh vào Korebank, thu điện phí, thủ tục phí, thu kỹ quỹ
(nếu có) và Nhập ngoại bảng (đối với trường hợp tu chỉnh tăng trị giá) theo tài liệu
hướng dẫn sử dụng chương trình Korebank.
- Chuyển tồn bộ hồ sơ cùng các phiếu hạch tốn cho KSV kiểm tra lại.
* Kiểm soát viên:
- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung đề nghị tu chỉnh L/C và nguồn tiền sử dụng để tu
chỉnh L/C.
- Kiểm tra trên máy các dữ liệu TTV đã nhập, ký kiểm soát trên đơn điện và giấy
báo của đơn vị (nếu có)
- Trình hồ sơ cho GĐ SGD hoặc người được ủy quyền duyệt và chuyển điện.
* GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền: kiểm tra, duyệt chuyển điện và hồ sơ trên
máy.
Bước 3. Giao tu chỉnh cho DN và lưu hồ sơ
Thanh toán viên:


- Giao bản gốc tu chỉnh L/C in trên giấy Logo (có chữ ký của GĐ SGD/CN/
Người được ủy quyền) cho khách hàng có ký nhận, ghi rõ ngày nhận, tên họ người
nhận.
- Lưu giấy đề nghị tu chỉnh của Công ty(bản gốc) + bản điện sau khi đã chuyển +

các phiếu hạch tốn vào bìa hồ sơ L/C + ghi bìa các chi tiết tu chỉnh để theo dõi.
3. Nhận và xử lý bộ chứng từ đòi tiền
Bước 1. Tiếp nhận chứng từ
TTV được phân công tiếp nhận chứng từ do phịng Hành chính giao, vào sổ
chứng từ đến: ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ và số thứ tự của chứng từ (số thứ tự của
Phịng hành chính đã ghi)
Nếu chưng từ gửi nhầm cho Eximbank, TTV tiếp nhận chứng từ chịu trách nhiệm
hồn trả lại phịng hành chính (nếu bộ chứng từ ghi địa chỉ NH nhận không phải là
Eximbank) hoặc làm điện thông báo cho NH gửi chứng từ để xin chỉ thị xử lý (nếu địa
chỉ NH nhận đúng là Eximbank nhưng chứng từ đi kèm thể hiện là của NH khác).
TTV ký nhận chứng từ trong ngày và xử lý đúng thời gian quy định.
Bước 2. Thực hiện kiểm tra chứng từ
Thanh toán viên:
- Đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C
- Nhập máy ngay trong ngày để theo dõi bộ chứng từ nhận
- Thời gian kiểm tra chứng từ tối đa 02 ngày làm việc của NH kể từ ngày nhận
(hoặc theo thời gian quy định cụ thể - nếu có), ghi chi tiết các bất hợp lệ (nếu có) vào
“Phiếu kiểm chứng từ nhập khẩu”
- Chứng từ phải qua 2 tay kiểm (TTV-KSV hoặc TTV-LĐP tùy theo quy định
thực tế tại SGD/CN)
a) Chứng từ hợp lệ
* Trường hợp chưa ký hậu B/L/AWB hoặc chưa phát hành thư bảo đảm nhận
hàng trước
- Sau khi KSV/LĐP kiểm lần 2 và xác nhận chứng từ hợp lệ, TTV gửi thông báo
chứng từ hợp lệ và ngày thanh toán để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền thanh tốn
đồng thời thơng báo cho bộ phận TDDN (nếu L/C do bộ phận TDDN bảo lãnh mở)
- Khi doanh nghiệp đã có đủ tiền hoặc có đề nghị của bộ phận TDDN, TTV làm
thủ tục kí hậu B/L/AWB và trả chứng từ cho khách hàng

- Thu ký quỹ (nếu trích từ tài khoản “Tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ”) hoặc
“Giữ VNĐ tương đương” trên tài khoản Tiền gửi của Doanh nghiệp báo phòng KDTT
bán ngoại tệ.
- Đối với các DN có hạn mức ưu tiên, nếu trước ngày thanh toán 01 ngày làm
việc mà DN vẫn chưa có đủ tiền, TTV phải thơng báo cho cán bộ TDDN quản lý DN
để chuẩn bị thủ tục cho vay đồng thời theo dõi việc giải ngân để đảm bảo thanh toán
đúng hạn.
- Điện báo chấp nhận thanh toán hối phiếu vào ngày đáo hạn (nếu là L/C trả
chậm) hoặc thực hiện thanh toán vào ngày đã thông báo cho DN (nếu là L/C trả ngay)
* Trường hợp đã ký hậu B/L/AWB hoặc đã phát hành Thư bảo đảm nhận hàng
- TTV sau khi kiểm chứng từ làm thơng báo hợp lệ, ngày thanh tốn trình GĐ
SGD/CN/Người được ủy quyền kí gửi doanh nghiệp
- Làm điện chấp nhận hối phiếu gửi ngân hàng nước ngoài (đối với L/C trả chậm)
hoặc thực hiện thanh toán vào ngày đã thông báo cho doanh nghiệp (đối với L/C trả
ngay)
b. Nếu bộ chứng từ có bất hợp lệ
* Trường hợp chưa ký hậu B/L/ AWB hoặc chưa phát hành Thư bảo đảm nhận
hàng trước
- Chứng từ phải qua 2 tay kiểm
- Sau khi KSV/LĐP/Người được ủy quyền kiểm lần 2 và xác nhận các bất hợp lệ,
TTV làm thông báo bất hợp lệ trình KSV/LĐP/Người được ủy quyền ký gửi doanh
nghiệp trong thời gian tối đa 02 ngày làm việc kể từ khi nhận chứng từ
- Đối với L/C trả chậm: TTV gửi thông báo bất hợp lệ cho DN và gửi bản sao
thông báo cho P.TDDN – SGD/CN (nếu hồ sơ mở L/C do P.TDDN bảo lãnh) để trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt (theo cấp thẩm quyền phê duyệt hồ sơ mở L/C) sau khi
nhận được ý kiến của DN (trừ trường hợp DN ký quỹ đủ khi nhận chứng từ)
- Điện báo bất hợp lệ cho NH nước ngồi ngay sau khi thơng báo bất hợp lệ cho
doanh nghiệp
♦ Nếu DN đồng ý chấp nhận bất hợp lệ
- TTV kiểm tra nguồn tiền thanh toán, làm thủ tục kí hậu B/L/ AWB (nếu có) và

giao chứng từ cho khách hàng.


- Điện chấp nhận hối phiếu – xác nhận ngày đáo hạn gửi DN đòi tiền (đối với
L/C trả chậm)/thanh tốn (đối với L/C trả ngay) trong vịng XX ngày làm việc của
ngân hàng kể từ ngày nhận chứng từ (theo điều kiện của L/C) hoặc ngay sau ngày DN
chấp nhận bất hợp lệ nếu ngày chấp nhận trễ hơn thời gian quy định nêu trên.
♦ DN từ chối chấp nhận bất hợp lệ
- Điện báo NH nước ngoài ý kiến của người mua (không chấp nhận chờ thương
lượng với người bán/hoặc hoàn trả chứng từ cho ngân hàng nước ngoài)
- Nếu doanh nghiệp yêu cầu chờ thương lượng với người bán: TTV theo dõi nhắc
khách hàng cho biết ý kiến để trả lời NH nước ngoài. Sau 2 tuần kể từ ngày nhận được
công văn từ chối bất hợp lệ của DN mà vẫn chưa có ý kiến quyết định, TTV trình
KSV/LĐP/Người được ủy quyền để xin ý kiến xử lý.
- Nếu DN yêu cầu gửi trả chứng từ cho NH nước ngoài: TTV gửi trả qua đường
bưu điện (phương thức Bưu điện do DN đề nghị cụ thể trên văn bản), lưu hồ sơ 01 bản
sao các chứng từ: thư ngân hàng, Invoice, B/L, AWB (Lưu ý trên cơng văn từ chối
phải ghi rõ điều kiện hồn trả và chi phí phát sinh do người mở L/C phải chịu)
- Nhập dữ liệu vào chương trình Korebank
- Hạch tốn: xuất ngoại bảng trị giá bộ chứng từ hoàn trả. Ghi bìa L/C để theo
dõi/xếp hồ sơ
* Trường hợp đã ký hậu B/L/AWB hoặc đã phát hành thư bảo đảm
- TTV gởi thông báo bất hợp lệ liên quan đến chứng từ Bảo hiểm, C/O (nếu có)
và ngày thanh tốn cho DN
- Thực hiện thanh toán vào ngày đã nêu trên thơng báo (Nếu khơng có đề nghị gì
khác từ phía DN trước ngày thanh tốn và được Eximbank đồng ý)
- Nhập dữ liệu theo chương trình Korebank
- Hạch tốn: theo hướng dẫn của chương trình Korebank
- Ghi bìa L/C và tất toán hồ sơ thanh toán
* Trường hợp đã thanh tốn trên cơ sở điện địi tiền xác nhận chứng từ hợp lệ

hoặc điện thơng báo chứng từ có bất hợp lệ nhưng chưa ký hậu B/L/AWB hoặc chưa
phát hành Thư bảo đảm
- Khi nhận được chứng từ, kiểm tra có bất hợp lệ hoặc có thêm bất hợp lệ, TTV
làm thơng báo trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền ký gửi cho DN


- Nếu DN chấp nhận bất hợp lệ, TTV giao chứng từ cho DN và thực hiện thanh
toán theo điều kiện L/C mở
- Nếu DN từ chối bất hợp lệ, phải trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền.
Bước 3. Giao chứng từ cho DN/Hoàn trả chứng từ cho NH nước ngoài
* Giao chứng từ cho DN chỉ khi DN có đủ tiền thanh tốn bộ chứng từ và các chi
phí có liên quan (nếu có)
- Đề nghị DN ký nhận chứng từ ở mặt sau thư NH nước ngoài và ghi rõ:
“ Đã nhận đầy đủ chứng từ do người bán/NH nước ngồi gửi
Ngày nhận….
Ký nhận….(Họ, tên)”
- Tất cả các cơng văn chấp nhận thanh tốn của DN phải có chữ ký hữu quyền
(đã đăng kí tại Eximbank), TTV chịu trách nhiệm kiểm chữ kí.
* Hồn trả chứng từ cho NH nước ngoài theo yêu cầu của Người mua, TTV phải
ghi rõ tên và địa chỉ của NH nước ngoài lên bì thư, vào sổ chuyển P.Hành chính để
gửi Bưu điện theo phương thức mà DN yêu cầu trên công văn đề nghị hồn trả (Lưu ý
chi tiết: các khoản phí phải trả). KSV kiểm tra lại hồ sơ trước khi hoàn trả.
* Chứng từ lưu hồ sơ:
- Giao chứng từ cho DN: thư NHNN bản chính, tất cả các hối phiếu, 01 bản copy
Invoice, 01 bản copy vận đơn.
- Hoàn trả cho NH nước ngoài: thư NH nước ngoài, hối phiếu, vận đơn, Invoice
mỗi thứ 01 bản photocopy.
4. Gia hạn thanh toán đối với hối phiếu trả chậm
- DN tự thương lượng với người bán xin gia hạn ngày đáo hạn thanh toán
- Trên cơ sở đề nghị của DN đã được đã được P.TDDN trình GĐ SGD/CN duyệt

đồng ý, TTV sẽ điện báo NH nước ngoài. Chỉ sau khi nhận được điện có xác thực của
NH nước ngồi xác nhận đồng ý thì việc gia hạn thanh tốn mới được xem là được
chấp nhận. Do đó, đề nghị gia hạn thanh toán của DN phải được chuyển cho bộ phận
TTNK SGD/CN trước ngày đáo hạn của Hối phiếu ít nhất là 7 ngày làm việc của Ngân
hàng (đề phòng trường hợp việc gia hạn khơng được NH nước ngồi đồng ý hoặc
khơng trả lời, việc thanh tốn sẽ phải được thực hiện đúng vào ngày đáo hạn đã chấp
nhận để không bị phát sinh lãi trả chậm)


- TTV thu thêm phí bảo lãnh tính trên thời gian gia hạn theo biểu phí dịch vụ tại
thời điểm gia hạn.
5. Thanh toán L/C
a) Chứng từ hợp lệ hoặc có điện địi tiền xác nhận chứng từ hợp lệ:
Thanh toán viên:
- L/C trả ngay: theo điều kiện mở L/C
Sau khi kiểm tra hồ sơ đầy đủ, TTV sẽ nhập dữ liệu vào máy để làm bút tốn thu
điện phí, thủ tục phí và hạch tốn số tiền thanh tốn theo tài liệu hướng dẫn sử dụng
chương trình Korebank
Hạch tốn
Tài khoản nội bảng: Nợ: TK tiền gửi của DN/TK ký quỹ: trị giá thanh tốn cho
NHNN
Có: TK TT phí/Bưu điện phí: các khoản phí và bưu điện phí
(bao gồm khoản phí thu của người bán)
Tài khoản ngoại bảng: xuất ngoại bảng trị giá bộ chứng từ thanh toán
- L/C trả chậm: thanh toán vào ngày đáo hạn của Hối phiếu đã chấp nhận
+ Làm điện thơng báo thanh tốn cho Ngân hàng địi tiền và điện ra lệnh thanh
tốn theo chỉ thị trên thư ngân hàng.
+ Cập nhật dữ liệu trên máy và hạch toán theo hướng dẫn của chương trình
Korebank. Cách hạch tốn vào tương tự như thanh tốn L/C trả ngay. Xuất tài khoản
ngoại bảng (trị giá đã chấp nhận hối phiếu): trị giá Hối phiếu đã thanh tốn.

Chuyển tồn bộ hồ sơ + điện thanh tốn + các phiếu chuyển khoản, giấy báo cho
KSV trước khi trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền ký duyệt.
b. Chứng từ có bất hợp lệ và người mua đồng ý thanh toán.
Thanh toán viên:
- Sau khi kiểm tra hồ sơ, TTV sẽ nhập dữ liệu vào máy; hạch tốn thu điện phí,
thủ tục phí và chuyển tiền thanh tốn theo tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình
Korebank. Cách hạch tốn tương tự như nêu ở phần trên.
- Làm P/A: chọn loại điện thích hợp (MT799, MT732, MT999) thơng báo thanh
tốn cho NH đòi tiền. Cụ thể:


+ MT799/MT999: trong trường hợp chưa báo bất hợp lệ cho NH nước ngồi
trước ngày thanh tốn, TTV lập điện báo bất hợp lệ và P/A chung (nên hạn chế trường
hợp này, nên báo bất hợp lệ cho NH xuất trình chứng từ trước)
+ MT732: trong trường hợp đã báo bất hợp lệ cho NH nước ngồi trước ngày
thanh tốn.
- Làm P/O (MT202) ra lệnh thanh toán theo chỉ thị thanh tốn nêu trên thư NH
địi tiền.
- Hạch tốn tương tự như nêu trên
- Chuyển toàn bộ hồ sơ + điện thanh toán + các phiếu chuyển khoản, giấy báo
cho KSV trước khi trình GĐ SGD/CN/người được ủy quyền ký duyệt
6. Hủy L/C
a. Đối với L/C hết hiệu lực không sử dụng
* Thanh toán viên:
Khi L/C hết hiệu lực (10 ngày sau ngày hiệu lực quy định trên L/C), TTV hạch
toán tất toán hồ sơ:
- Xuất TK ngoại bảng trị giá L/C khơng sử dụng, ghi bìa L/C
- Hồn trả ký quỹ (nếu có) – do LĐP duyệt trên máy
- Thu thủ tục phí và điện phí tu chỉnh (nếu có – bao gồm trường hợp phí tu chỉnh
do người bán chịu) do người bán khơng thu được từ phía người bán

- Chuyển KSV kiểm tra lại.
* Kiểm soát viên:
Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ (đảm bảo về pháp lý), ký xác nhận trên bìa
b. Đối với L/C cịn hiệu lực sử dụng
♦ Đơn vị đề nghị hủy L/C (có sự chấp nhận của người bán)
* Bộ phận tiếp nhận hồ sơ
- Đề nghị hủy được nhận trực tiếp từ khách hàng (đối với trường hợp ký quỹ đủ
và doanh nghiệp có hạn mức ưu tiên) hoặc nhận từ P.TDDN (đối với trường hợp DN
không ký quỹ đủ trị giá L/C)
- TTV nhận hồ sơ ghi sổ nhận: ghi rõ ngày, giờ nhận
- TTV quản DN sẽ ký nhận từ sổ để xử lý tiếp theo quy trình nghiệp vụ.
* Các chứng từ yêu cầu xuất trình


- Văn bản yêu cầu hủy L/C của DN có chữ ký hữu quyền (có ý kiến của P.TDDN
nếu L/C do P.TDDN xét duyệt). Văn bản của DN phải ghi rõ phí hủy L/C do người
mua chịu kể cả phí của NH nước ngồi (nếu có)
- Bản thỏa thuận đồng ý hủy có chữ ký của người mua và người bán.
* Thực hiện hủy L/C
- Thanh toán viên:
+ Làm điện gửi NHTB L/C
+ Xuất ngoại bảng trị giá hủy và hồn trả kỹ quỹ (nếu có)
+ Chuyển tồn bộ hồ sơ cùng các phiếu hạch toán cho KSV kiểm tra lại.
- Kiểm sốt viên:
+ Kiểm tra lại tồn bộ nội dung đề nghị hủy L/C và nguồn tiền để thu phí hủy
L/C
+ Kiểm tra trên máy các dữ liệu TTV đã nhập, ký kiểm soát trên điện và giấy báo
của đơn vj (nếu có)
+ Trình hồ sơ cho GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền duyệt
- GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền:

+ Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi duyệt điện và hồ sơ trên máy.
♦ Ngân hàng thông báo yêu cầu hủy L/C
* Thanh tốn viên:
- Phải thơng báo ngay cho DN và yêu cầu DN có ý kiến bằng văn bản
- Khi nhận được ý kiến đồng ý hủy từ phía DN, thực hiện việc hủy L/C và hạch
tốn như trường hợp trên.
* Lưu ý:
- L/C phải được các bên tham gia thống nhất hủy.
- Eximbank không chấp nhận hủy L/C trong trường hợp đã phát hành Thư bảo
đảm nhận hàng theo yêu cầu của DN trước đó.


Sơ đồ tổng quan quy trình thực hiện nghiệp vụ L/C
Mở L/C
Tu chỉnh L/C (nếu có)
Thu ký quỹ
Yêu cầu
hủy L/C

Nhận & kiểm
chứng từ

Hủy L/C
Hợp lệ/chấp
nhận/từ hối bất
hợp lệ

Hoàn trả chứng từ

Hợp lệ/chấp nhận

Trả ngay

Thanh tốn L/C

Trả
ngay/trả
chậm

Trả chậm

Chấpthanh
nhận tốn
hối phiếu
(nếu có)
Lưu hồ sơ Gia hạn
Thanh toán
L/C


2. Quy trình thanh tốn xuất khẩu L/C:
Bước 1. Tiếp nhận L/C /Tu chỉnh L/C và các tin điện của Phịng thanh tốn xuất
khẩu.
a. Lãnh đạo phịng hoặc người được phân công:
- Hằng ngày, theo thời gian của phiên điện đến, trực tiếp tra cứu và duyệt việc
nhận điện SWIFT trên mạng chương trình
- Nhận L/C/Tu chỉnh L/C từ tổ Telecom/Phòng QHQT (đối với L/C/Tu chỉnh L/C
gửi bằng telex) hoặc phịng Hành chính (đối với L/C/Tu chỉnh L/C gửi bằng thư)
- Giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý.
b. Bộ phận thông báo L/C/Tu chỉnh L/C:
- Vào sổ nhận điện/thư đến

- Kiểm tra xem L/C/Tu chỉnh L/C đã được xác thực chưa. Nếu chưa được xác
thực thì chuyển các điện/thư cần xác thực đến P.QHQT để được xác thực.
- Vơ bìa hồ sơ L/C (điền đầy đủ các chi tiết theo mẫu có sẵn)
- Kiểm tra chi tiết trên L/C/Tu chỉnh L/C để lựa chọn hình thức thơng báo thích
hợp:


+ L/C phải có dẫn chiếu UCP500. Đối với L/C mở bằng Swift MT700 hoặc
thông báo bằng Swift MT710, hoặc chuyển nhượng bằng MT720 dù khơng có dẫn
chiếu UCP500 vẫn được hiểu là tuân thủ UCP500 trừ khi có quy định khác.
+ Tên và địa chỉ người thụ hưởng
+ Các chỉ dẫn về thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi hay
qua ngân hàng thông báo khác)
+Loại L/C (L/C xác nhận, tuần hồn, chuyển nhượng,..)
+Có bị chập, sai sót, mâu thuẫn, khơng rõ ràng khơng? Nếu có, lưu ý đơn vị để
làm việc với người mua về việc tu chỉnh L/C nếu cần thiết (đối với các sai sót về nội
dung L/C) hoặc yêu cầu Ngân hàng nước ngoài lập lại (nếu bị chập)
- Nhập chi tiết của hồ sơ L/C/Tu chỉnh L/C vào phần “Tiếp nhận L/C/Tu chỉnh
L/C” của chương trình Korebank.
Bước 2. Thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C
a. Thông báo trực tiếp đến khách hàng
Bộ phận thông báo L/C:
- Nhập thông tin thông báo L/C/Tu chỉnh L/C vào màn hình “Thơng báo – L/C
Advice”
- Nhập thơng tin các phí thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C liên quan
- In như thơng báo theo mẫu thích hợp. Thư thơng báo in thành hai bản: một bản
có tiêu đề EIB đính kèm bản gốc L/C/Tu chỉnh L/C giao cho khách hàng, một bản đính
kèm bản sao L/C/Tu chỉnh L/C lưu tại phòng.
- Chuyển KSV: kiểm tra nội dung L/C/tu chỉnh L/C và thư thông báo, chi tiết
nhập thông tin khách hàng đúng theo người thụ hưởng trên L/C, sau đó trình lãnh đạo

phịng ký thư thơng báo và L/C gốc.
- Điện thoại mời khách hàng đến Eximbank nhận L/C/Tu chỉnh L/C (có ghi lại
ngày, giờ, tên người đã liên hệ). Trường hợp L/C yêu cầu thông báo cho người thụ
hưởng qua Ngân hàng khác thì thực hiện theo yêu cầu.
- Sau khi đã thơng báo qua điện thoại, sau đó nhắc lại (mỗi ngày một lần), trong
vòng 3 ngày làm việc từ ngày Eximbank nhận được L/C/Tu chỉnh L/C, nếu khách
hàng không đến Eximbank nhận, bộ phận thông báo L/C phải gửi thư nhắc khách hàng
đến nhận. Trong những trường hợp thời hạn giao hàng, thời hạn hiệu lực sắp hết (trong


vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được L/C/Tu chỉnh L/C) thì TTV phải điện thoại lưu ý
khách hàng và/hoặc gửi thư yêu cầu khách hàng ra nhận gấp.
- Khi giao L/C/Tu chỉnh L/C người giao dịch của công ty (có giấy giới thiệu hợp
lệ) phải yêu cầu khách hàng kí nhận và ghi rõ ngày giờ nhận.
- Hạch tốn thu phí thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C và các phí liên quan (nếu có)
- In bút tốn liên quan, chuyển KSV là Lãnh đạo phòng kiểm tra và ký bút toán.
- Đối với các L/C/Tu chỉnh L/C nhận từ ngân hàng thông báo thứ nhất
(Eximbank là ngân hàng thông báo thứ hai): sau khi thực hiện bút toán hạch toán trả
phí và các “Lệnh chi” trả phí cho Ngân hàng thơng báo (có phê duyệt), TTV vào sổ
giao Lệnh chi cho Phịng kế tốn giao dịch ký nhận chuyển đi. Đối với các khoản phí
thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C đã thanh toán cho Ngân hàng VCB, phải theo dõi VCB
gửi “Giấy báo phí đã thu/Collected Charge Advice” (có xác nhận VAT) và khi nhận
được chứng từ này của VCB thì TTV bộ phận thông báo phải vào sổ giao cho Phịng
kế tốn tổng hợp ký nhận. Đối với các khoản phí thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C đã thanh
tốn cho Ngân hàng thơng báo khác VCB, khi nhận được hóa đơn VAT của Ngân hàng
thơng báo gửi thì vào sổ giao cho khách hàng có liên quan.
- Nếu khách hàng từ chối nhận L/C/Tu chỉnh L/C (bằng văn bản chính thức),
điện thơng báo ngay cho Ngân hàng nước ngồi.
b. Thơng báo qua Ngân hàng thơng báo khác
Có thể thơng báo bằng thư, Swift hoặc Telex

Ngân hàng thông báo thứ hai là Ngân hàng được Ngân hàng phát hành chỉ định
trên L/C. Trong trường hợp L/C không chỉ định Ngân hàng thông báo, TTV trình Lãnh
đạo phịng để chọn Ngân hàng thơng báo cùng địa bàn với người hưởng lợi hoặc người
hưởng có tài khoản để thơng báo.
Bộ phận thơng báo L/C:
- Nhập thông tin thông báo L/C/Tu chỉnh L/C vào màn hình “Thơng báo”
- Nhập thơng tin các phí thơng báo L/C/Tu chỉnh L/C liên quan:
+ Thông báo bằng thư: In thư thơng báo theo mẫu thích hợp. Thư thơng báo làm
thành hai bản: một bản có tiêu đề EIB đính kèm bản gốc L/C/Tu chỉnh L/C gửi bằng
thư bảo đảm/EMS/trao tay cho Ngân hàng thông báo được quy định trong L/C, một
bản đính kèm bản sao L/C/Tu chỉnh L/C lưu tại phòng.


+ Thông báo bằng Swift: dùng MT710, MT711 hoặc MT799 tùy từng trường hợp
cụ thể.
+ Thông báo bằng Telex phải có test (do phịng QHQT cung cấp)
Khi thơng báo bằng telex hoặc Swift MT, phải chuyển nguyên văn nội dung nhận
được đồng thời nêu rõ VN Eximbank thông báo L/C/Tu chỉnh L/C mà khơng chịu
trách nhiệm gì.
- Theo dõi và nhắc ngân hàng thơng báo thứ hai trả trả phí thơng báo và các phí
có liên quan (nếu có). Sau 15 ngày kể từ ngày gửi thư thông báo kèm L/C mà Ngân
hàng thơng báo thứ hai chưa thanh tốn thì bộ phận thơng báo L/C phải làm thư nhắc
và trình lãnh đạo phịng.
- Hạch tốn phí thơng báo do Ngân hàng thơng báo thứ hai thanh tốn và phát
hành hóa đơn dịch vụ cho người thụ hưởng L/C liên quan.
- In bút toán liên quan, chuyển KSV và lãnh đạo phịng kiểm tra và ký bút tốn.
c. Thơng báo kèm xác nhận:
Đối với các L/C Ngân hàng phát hành yêu cầu VN Eximbank thông báo kèm xác
nhận.
Bộ phận thông báo L/C:

- Kiểm tra uy tín của ngân hàng phát hành thơng qua bảng “ Danh sách ngân
hàng có quan hệ đại lý với Eximbank tại các thị trường quan trọng trên thế giới được
tín nhiệm” do P.QHQT cung cấp.
- Kiểm tra các điều kiện, điều khoản L/C, khả năng thực hiện L/C
- Tham khảo ý kiến của KSV và đề xuất xác nhận có ký quỹ hay khơng ký quỹ
hoặc khơng xác nhận. Trên cơ sở đề xuất đó, phụ trách phịng xem xét lại và trình
Tổng Giám đốc quyết định, trước khi thông báo cho khách hàng và ngân hàng phát
hành.
(1)

Nếu không đồng ý xác nhận: thông báo ngay cho ngân hàng phát hành, nội

dung thông báo ghi rõ: “Chúng tôi không đồng ý xác nhận L/C này. Chúng tôi đã
thông báo cho người thụ hưởng không kèm theo sự xác nhận”. Đồng thời, lập thông
báo không kèm sự xác nhận gửi khách hàng.
(2)

hàng.

Nếu đồng ý xác nhận miễn ký quỹ: lập thông báo kèm xác nhận gửi khách


(3)

Nếu đồng ý xác nhận có ký quỹ: Lập thơng báo không kèm xác nhận gửi

khách hàng và ghi thêm “L/C này chỉ được xác nhận khi chúng tôi nhận được tiền ký
quỹ từ ngân hàng phát hành”. Đồng thời thông báo ngay cho ngân hàng phát hành số
tiền yêu cầu ký quỹ và chỉ định ngân hàng giữ tài khoản để chuyển tiền ký quỹ
Trường hợp ngân hàng phát hành chấp nhận ký quỹ như yêu cầu, lập thông báo

bổ sung việc xác nhận cho ngân hàng.
Trường hợp ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ và từ bỏ yêu cầu xác
nhận, lập thông báo bổ sung khẳng định việc không xác nhận cho khách hàng.
Trường hợp ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ nhưng vẫn yêu cầu
VN Eximbank xác nhận, phải báo cáo Lãnh đạo phịng để trình TGĐ quyết định.
* Trong các trường hợp VN Eximbank đồng ý xác nhận đều phải có ý kiến chấp
thuận của khách hàng thì mới thực hiện.
Bước 3. Thu phí thơng báo, phí xác nhận và hạch tốn
a. Phí thơng báo L/C, tu chỉnh L/C, phí xác nhận do khách hàng chịu
Bộ phận thông báo L/C:
- Nhập thông tin về xác nhận L/C (như thông tin khách hàng, thời hạn xác nhận
L/C, số tiền xác nhận…) vào màn hình “Xác nhận L/C” của chương trình Korebank.
- Thơng báo trực tiếp cho khách hàng: việc thu phí phải được thực hiện trước khi
giao thông báo (kể cả thông báo sơ bộ)
- Thông báo qua Ngân hàng thông báo khác: thu phí trực tiếp Ngân hàng thơng
báo đó và ghi rõ mức phí phải thu trên thư thơng báo.
- Thu phí xác nhận theo biểu phí dịch vụ hiện hành của VN Eximbank.
b. Phí thơng báo L/C, tu chỉnh L/C, phí xác nhận do người mở L/C chịu:
Bộ phận thơng báo L/C:
- Nhập thông tin về tu chỉnh xác nhận L/C vào màn hình “Tu chỉnh xác nhận
L/C” của chương trình Korebank.
- Lập ngay điện/thư địi ngân hàng phát hành theo biểu phí áp dụng cho các ngân
hàng đại lý hiện hành.
- Khi nhận được điện thanh tốn phí từ Ngân hàng phát hành, hạch tốn nội bảng
thu phí nghiệp vụ và điện phí (nếu có) của Eximbank số tiền phí Ngân hàng phát hành
trả.
c. Hạch tốn số tiền ký quỹ của Ngân hàng xác nhận:


Bộ phận thông báo L/C:

Khi nhận được tiền ký quỹ từ Ngân hàng xác nhận, hạch toán số tiền ký quỹ vào
tài khoản ký quỹ thích hợp (trường hợp thơng báo kèm xác nhận có yêu cầu Ngân
hàng phát hành ký quỹ)
d. Theo dõi các khoản phí đã địi
Bộ phận thơng báo L/C:
Theo dõi các khoản phí đã địi phải báo cáo cho lãnh đạo phịng về những khoản
phí nước ngồi/phí khách hàng trong nước chưa thanh tốn để có biện pháp xử lý.
Bước 4. Thông báo sơ bộ L/C
- Bộ phận thông báo L/C:
Khi nhận được điện L/C hoặc tu chỉnh L/C ghi “các chi tiết đầy đủ gửi sau” hoặc
câu có nội dung tương tự, bộ phận thơng báo L/C lập thông báo sơ bộ gửi khách hàng,
xử lý tương tự như khi tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C nêu trên. Tuy nhiên,
trên thư thông báo sơ bộ đến khách hàng, phải ghi rõ “ Đây chỉ là thơng báo sơ bộ,
chưa có hiệu lực thi hành”.
- Theo dõi cho đến khi nhận được L/C, tu chỉnh chính thức, thực hiện việc kiểm
tra và thơng báo như quy định đối với L/C/tu chỉnh L/C nêu trên.
- Sau 7 ngày làm việc mà không nhận được L/C hoặc tu chỉnh chính thức, phải
tra sốt với Ngân hàng phát hành
Bước 5. Tiếp nhận bộ chứng từ
Bộ phận tiếp nhận chứng từ:
- Nhận bộ chứng từ do khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các tu chỉnh L/C
liên quan (nếu có) có xác nhận mã/chữ ký đúng.
- Kiểm tra đủ loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kê trên “Giấy xuất
trình chứng từ hàng xuất theo phương thức tín dụng chứng từ” trước khi ký nhận
chứng từ. Phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên “Giấy xuất trình chứng từ hàng
xuất theo phương thức tín dụng chứng từ”
- Tìm hồ sơ L/C tương ứng
- Đối với những Bộ chứng từ xuất trình lần đầu theo L/C do ngân hàng khác
thơng báo: vơ bìa L/C này và điền đầy đủ các chi tiết trên bìa.
- Vào sổ nhận chứng từ

- Chuyển chứng từ cho lãnh đạo phòng để phân chứng từ cho TTV xử lý.


Bước 6. Xử lý bộ chứng từ
a. Kiểm tra và yêu cầu khách hàng chỉnh sửa chứng từ (nếu có)
Thanh toán viên:
- Kiểm tra đủ và ghi liệt kê số lượng chứng từ vào “Phiếu kiểm chứng từ”
- Trường hợp L/C do NH khác thông báo, phải kiểm tra chữ ký hữu quyền của
Ngân hàng thông báo và nhập thông tin L/C vào màn hình “Tiếp nhận L/C), sau đó ghi
số tham chiếu của Eximbank trên bìa L/C
- Ký xác nhận (vào mặt sau của L/C gốc) trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất
trình. Ghi số tiền sử dụng trên bìa hồ sơ L/C và kiểm tra số dư của L/C đủ khơng
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo điều kiện quy định của L/C và tu chỉnh
L/C liên quan (nếu có) và UCP500, kiểm tra các chi tiết trên “Giấy đề nghị chiết khấu
chứng từ hàng xuất theo L/C xuất” (nếu có) theo quy chế của Eximbank.
- Sau khi kiểm tra, ghi ý kiến của mình trên “Phiếu kiểm chứng từ”, ngày giờ
kiểm tra xong, ký tên và chuyển KSV kiểm tra lại bộ chứng từ và giấy đề nghị chiết
khấu trên. Sau khi đã kiểm tra bộ chứng từ, KSV ghi rõ ý kiến của mình, ngày giờ
kiểm tra xong, ký tên và chuyển trả lại TTV. Nếu KSV không đồng nhất ý kiến với
TTV về tình trạng của bộ chứng từ thì trình LĐP quyết định (LĐP có thể trình P.TGĐ
phụ trách để xin ý kiến). Phê duyệt của LĐP hoặc P.TGĐ phụ trách trên Phiếu kiểm
chứng từ là cơ sở sau cùng để xử lý bộ chứng từ liên quan.
- Nếu bộ chứng từ có sai sót, TTV phải thơng báo ngay cho khách hàng
+ Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu khách hàng sửa chữa hoặc thay thế
+ Giao lại cho khách hàng (có ký nhận của khách hàng) những chứng từ cần sửa
chữa hoặc thay thế
+ Trường hợp bộ chứng từ có sai sót/bất hợp lệ không thể sửa chữa được: TTV
yêu cầu khách hàng ký xác nhận trên Giấy chấp nhận bất hợp lệ bộ chứng từ
+ Trường hợp khách hàng không đồng ý với ý kiến của Eximbank về những sai
sót đã nêu, TTV báo cáo lại phụ trách Phòng để xử lý. Tùy trường hợp cụ thể, khách

hàng có thể ký cơng văn xác nhận chịu trách nhiệm về những sai sót trên chứng từ
+ Khi khách hàng bổ sung, sửa chữa lại chứng từ, yêu cầu khách hàng ký xác
nhận ngày giờ hoàn tất sửa chữa chứng từ trên “Phiếu kiểm chứng từ”
b. Nhập hồ sơ, chiết khấu chứng từ và thu phí
Thanh tốn viên:


- Đối với hồ sơ chứng từ không chiết khấu:
+ Nhập các chi tiết cần thiết của bộ chứng từ vào máy – phần “Xuất trình chứng
từ - Collection L/C” của chương trình Korebank
+ Hạch tốn bút tốn thu thủ tục phí thương lượng và các phí liên quan (nếu có)
- Đối với bộ chứng từ khách hàng có Giấy đề nghị chiết khấu:
+ TTV thực hiện thủ tục trình chiết khấu chứng từ hàng xuất theo quy chế chiết
khấu và thực hiện hướng dẫn thực hiện quy chế của EIB
+ Sau khi hồ sơ chiết khấu đã được phê duyệt, TTV nhập các chi tiết cần thiết
của bộ chứng từ vào máy - phần “Xuất trình chứng từ - Nego L/C” của chương trình
Korebank
+ Hạch tốn bút tốn chiết khấu chứng từ, thu thủ tục phí thương lượng, lãi chiết
khấu và các chi phí liên quan (nếu có)
- Trường hợp bộ chứng từ không chiết khấu đã nhập chương trình Korebank phần
“Xuất trình chứng từ - Collection L/C” mà khách hàng sau đó yêu cầu chiết khẩu:
+ Sau khi hồ sơ đã được phê duyệt chiết khấu, TTV sẽ thực hiện đóng hồ sơ
“Collection L/C” bằng cách vào màn hình “Collection Multi Search”, chọn “To Nego”,
đánh dấu vào ơ “Move to Nego or Cancelled”, ghi chú lý do chuyển vào Remarks” và
OK giao dịch để chuyển cho Lãnh đạo phịng duyệt.
+ Sử dụng màn hình “G/L” để hạch tốn xuất ngoại bảng “chứng từ hàng xuất
bằng L/C gửi nước ngồi địi tiền” trị giá bộ chứng từ
+ Nhập hồ sơ giao dịch chiết khấu “Nego L/C” như trên.
c. In thư gửi chứng từ và thực hiện thủ tục đòi tiền
* Chứng từ phù hợp

- Nếu LC quy định đòi tiền bằng điện: TTV lập điện đòi tiền (sử dụng Telex/
SWIFT MT 754 nếu đòi tiền ngân hanhgf phát hành, MT 742 nếu địi tiền Ngân hàng
bồi hồn được chỉ định) đồng thời lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành nêu
rõ là đã đòi tiền bằng Telex/ SWIFT ngày...).
- Nếu LC quy định đòi tiền Ngân hàng phát hành bằng thư: TTV lập thư gửi
chứng từ kèm chỉ thị chuyển tiến để đòi tiền ngân hàng phát hành.
- Nếu LC quy định đòi tiền Ngân hàng bồi hoàn và thư gửi chứng từ cho Ngân
hàng phát hành (trong đó ghi rõ là đã địi tiền Ngân hàng bồi hồn và đính kèm thư địi
tiền đó).


* Chứng từ không phù hợp
- Nếu LC quy định địi tiền Ngân hàng phát hành bằng điện: khơng gửi điện mà
chỉ lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm khơng phù hợp kèm chỉ thị thanh tốn.
- Nếu LC quy định địi tiền Ngân hàng bồi hồn bằng điện: khơng điện địi tiền
Ngân hàng bồi hồn mà chỉ lập thư gửi chứng từ cho Ngân hàng phát hành kèm chỉ thị
chuyển tiền. Nếu Ngân hàng phát hành chấp nhận chứng từ nhưng khơng thực hiện
việc thanh tốn mà ủy quyền cho EXIMBANK địi tiền Ngân hàng bồi hồn. TTV sẽ
điện địi tiền Ngân hàng bồi hồn, nói rõ là đòi tiền theo sự chấp thuận của Ngân hàng
mở LC bằng ...ngày...).
- Nếu LC cho phép thương lượng tại bất cứ Ngân hàng nào hoặc giới hạn
thương lượng tại EXIMBANK và cho phép đòi tiền bằng điện: với sự đồng ý của
người thụ hưởng, gửi điện cho Ngân hàng phát hành xin phép thương lượng chứng từ
với các điểm bất lệ. Khi nhận được điện xác thực cho phép thương lượng của Ngân
hàng phát hành, TTV soạn điện đòi tiền và gửi chứng từ theo quy định của LC.
- Nếu LC quy định đòi tiền Ngân hàng phát hành bằng thư: Lập thư gửi chứng
từ có nêu các điểm không phù hợp và chỉ thị chuyển tiền.
- Trường hợp LC quy định địi tiền Ngân hàng bồi hồn mà chỉ lập thư gửi
chứng từ có kèm chỉ thị chuyển tiền cho Ngân hàng phát hành. Nếu ngân hàng phát
hành chấp nhận chứng từ nhưng không thực hiện việc thanh tốn mà ủy quyền cho

EXIMBANK địi tiền Ngân hàng bồi hồn, TTV sẽ lập thư địi tiền Ngân hàng bịi
hồn.
Lưu ý: hối phiếu được gửi theo quy định của LC
Sau khi nhập hồ sơ và thực hiện soạn thư/ điện địi tiền, TTV chuyển tồn bộ hồ
sơ cho KSV kiểm tra lại, ký kiểm sốt và trình lãnh đạo phịng ký phê duyệt.
d. Gửi chứng từ đòi tiền và theo dõi tiền về
- Gửi chứng từ đòi tiền: TTV phải kiểm tra và chuyển KSV kiểm lại trước khi
dán bao thư gửi Bộ chứng từ (có photocopy lại 1 bộ chứng từ để lưu hồ sơ) cho Bộ
phận văn thư / P.HP (có ký nhận) để địi tiền NHNN qua bưu điện thư, thư bảo đảm
hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh (tùy điều kiện LC).
- Ngay ngày làm việc hôm sau ngày gửi bộ chứng từ, TTV phải lấy biên lai liên
quan để kiểm tra đã gửi chứng từ đúng địa chỉ và lưu hồ sơ.


- TTV phải theo dõi hồ sơ chờ thanh toán và nhắc NHNN thanh tốn BCT do
mình xử lý.
* Đối với LC trả ngay
Trừ phi LC có quy định khác, nếu quá 5 ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền
(trường hợp đòi tiền bằng điện) hoặc đối với Bộ chứng từ đòi tiền bằng thư chuyển
phát nhanh (courier express) thì nếu quá 7 ngày làm việc kể từ ngày NHNN nhận được
bộ chứng từ (ngày NHNN nhận được BCT được xác định qua dịch vụ chuyển phát
nhanh báo lại) hoặc quá 20 ngày kể từ ngày gửi chứng từ bằng thư đảm bảo mà không
nhận được sơ bảo trả tiền hoặc báo có, TTV phải điện nhắc NHNN trả tiền đối với Bộ
chứng từ phù hợp, chấp nhận thanh tốn hoặc thơng báo về tình trạng chứng từ đối với
Bộ chứng từ không phù hợp.
* Đối với LC trả chậm
TTV phải theo dõi và yêu cầu NHNN thông báo việc chấp nhận thanh toán Bộ
chứng từ của người mua và xác nhận ngày đáo hạn, nếu chưa nhận được thanh toán từ
NHNN, TTV phải làm điện nhắc.
- TTV phải báo cáo phụ trách Phòng các khoản NHNN thanh tốn chậm, thơng

báo cho khách hàng biết và điện địi lãi phạt Ngân hàng nước ngồi:
+ Cách tính lãi: số tiền đòi tiền NHNN X số ngày chậm trả X lãi suất phạt : 360
ngày.
+ Lãi phạt: Bằng 150% của lãi suất Sibor 3 tháng tại thời điểm
+ Thời gian tính lãi: (số ngày chậm trả ) là số ngày kể từ ngày NHNN pahỉ
thanh toán (LC trả ngay: 7 nagỳ làm việc sau ngày NHNN nhận được BCT hoặc 5
ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền hoặc theo thời hạn thanh toán cụ thể của LC;
LC trả chậm: ngày đáo hạn quy đinh trong LC) đến ngày EIB nhận được tiền thanh
toán.
Bước 7. Trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toán:
- TTV phải kiểm tra lý do từ chối của NHNN, thông báo bằng văn bản cho
khách hàng về việc tư chối thanh toán để khách hàng định đoạt chứng từ. Đồng thời
điện nagy cho NHNN phản đối nếu việc từ chối không xác đáng.
- Sau 7 ngày kể từ ngày EIB điện phản đối mà khôg nhận được thông tin hoặc
tiếp tục bị NHNN từ chối, TTV phải thông báo bằng văn bản ngay cho khách hàng và
yêu cầu khách hàng cho chỉ thị giải quyết đồng thời vẫn tiếp tục gửi điện, thư đấu
tranh với NHNN.