Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý. sự vận dụng trong doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn thay đổi. Có thể nói thay
đổi chính là quy luật của cuộc sống. Trong vũ trụ, có lẽ không có gì khác hơn
là vật chất đang vận động và thay đổi liên tục cả về chất và lượng trong không
gian và thời gian vô tận.
Thế giới nói chung và các tổ chức nói riêng đã, đang và sẽ còn phải trải
qua những sự thay đổi cơ bản, nhanh chóng, quyết liệt, mang tính cách mạng
hơn bất kỳ điều gì chúng ta có thể nghĩ tới. Từ sự thành công nghệ nhân bản
vô tính, công nghệ nano cho đến sự áp dụng phổ biến mạng vi tính và công
nghệ thông tin trong cuộc sống. Từ xu thế hội nhập, toàn cầu hoá trong kinh
doanh đến những biến động không lường như: Sự xuất hiện đồng tiền chung
Châu Âu, sự hình thành chủ nghĩa khủng bố, sự mất giá của đồng đôla, tình
hình khí hậu trên trái đất đang chịu nhiều bất ổn…
Tất cả những điều kể trên không có gì khác hơn ngoài sự thay đổi.
Không một doanh nghiệp, một tổ chức nào có thể đứng yên mà không cần
thay đổi. Sự tự mãn dã không còn chỗ trong một thế giới hiện đại, bởi lẽ cách
thức làm việc của ngày hôm qua chỉ còn thích hợp cho con người của ngày
hôm qua mà thôi. Vì thế, quản trị sự thay đổi trở thành một vấn đề cần thiết,
có ý nghĩa, mà cao hơn là một nghệ thuật đối với các nhà quản trị.
Đề tài:"Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật
quản lý. Sự vận dụng trong doanh nghiệp" do vậy, không chỉ đơn thuần
mang tính lý luận mà còn giải quyết một vấn đề hoàn toàn mới mẻ, mang tính
thời đại và giúp cho các nhà quản trị có thể vận dụng linh hoạt, đảm bảo sự
phát triển cũng như định hướng cho tương lai của từng tổ chức.
1 1
I. QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH THAY ĐỔI ĐƯỢC HIỂU NHƯ MỘT NGHỆ THUẬT
QUẢN LÝ.
1. Quản trị quá trình thay đổi là gì?
Thay đổi là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình phát triển.
Nó thường mang tới cả những hy vọng, cơ hội mới và những thách thức cho
các nhà quản trị, các doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, sự thay đổi có

những đặc điểm vô cùng khó khăn nắm bắt. Do vậy, cần phải hiểu bản chất
của sự thay đổi, xem xét những vấn đề mà thay đổi gây ra một cách khách
quan, tích cực nhất. Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự
thay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực,
đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại.
Theo em, quản trị quá trình thay đổi là một quá trình gồm 3 giai đoạn
cơ bản sau:
* Giai đoạn thứ nhất: nhận diện sự thay đổi.
Sự thay đổi của một tổ chức, một doanh nghiệp là do các yếu tố tác
động từ môi trường bên ngoài và từ chính trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp.
Do thời lượng bài có hạn, ở đây, em chỉ xin đề cập tới những yếu tố cơ bản
thuộc môi trường bên ngoài mà những yếu tố này thường tác động mạnh mẽ
đến tổ chức và đòi hỏi tổ chức cần có sự thay đổi.
- Yếu tố xã hội và pháp luật: những yếu tố xã hội có thể tác động đến tổ
chức một cách thoáng qua hay lâu dài, trực tiếp hay gián tiếp. Có thể dễ dàng
nhận ra xã hội mà cụ thể là con người trong xã hội luôn có tác động đến bất
kỳ tổ chức nào. Lấy ví dụ ngành kinh doanh giày dép, các nhà sản xuất, kinh
doanh phải luôn ứng phó với sự thay đổi về thị hiếu của người tiêu dùng. Hay
như các yếu tố về môi trường cũng đang là vấn đề được quan tâm hàng đầu
của các tổ chức vì người tiêu dùng ngày càng đòi hỏi hàng hoá, dịch vụ mà họ
sử dụng không được gây tổn hại cho môi trường trong điều kiện môi trường
tự nhiên hiện đang bị tổn hại nặng nề.
2 2
Hệ thống pháp luật, chính sách của Nhà nước cũng có tác động đến
phương thức hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong nền kinh tế. Đặc biệt
ở nước ta, những thay đổi, hoàn thiện về pháp luật, chính sách đã mang lại
những thay đổi nói chung là tích cực như: thu hút đầu tư nước ngoài, chính
sách ưu đãi cho các doanh nghiệp mới, đẩy mạnh tiến trình cổ phần hoá
doanh nghiệp nhà nước…
- Yếu tố kinh tế: đa phần các tổ chức, doanh nghiệp đều phải chịu nhiều

áp lực về kinh tế bởi một thực tế là tổ chức hay doanh nghiệp chỉ có thể tiếp
tục tồn tại và phát triển nếu hoạt đông có lãi hoặc ít ra là không bị thua lỗ.
Những áp lực kinh tế có thể buộc một tổ chức phải có sự thay đổi đến từ bên
ngoài và cả xuất phát từ bên trong tổ chức đó. Một số áp lực cơ bản như:
+ Sức ép từ các công ty tài chính: Đó là các công ty có thể cho tổ chức
vay tiền để hoạt động nhưng luôn yêu cầu phải hoàn nợ và trả lãi đúng hạn.
+ Áp lực cạnh tranh: Một tổ chức, doanh nghiệp luôn phải cố gắng tìm
cách thay đổi, hoàn thiện hàng hoá, dịch vụ của mình để chúng trở nên hấp
dẫn hơn nhằm duy trì hay gia tăng thị phần, lợi nhuận.
+ Sức ép của các cổ đông, người góp vốn: Họ là những người luôn đòi
hỏi mức lợi nhuận và cổ tức cao hơn.
+ Áp lực từ chính cán bộ, nhân viên, công nhân trong tổ chức: họ luôn
muốn được tăng lương, giảm giờ làm, có điều kiện làm tốt hơn…
- Yếu tố khoa học và công nghệ: khoa học và công nghệ là lĩnh vực có
những thay đổi nhanh chóng, thường xuyên và đôi khi mang tính cách mạng
trong cuộc sống của chúng ta. Sự thay đổi đến chóng mặt của công nghệ đòi
hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu, đổi mới công nghệ để
giữ vững vị trí cũng như duy trì ưu thế dẫn đầu của mình trên thị trường.
Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học, công nghệ có ảnh hưởng
trực tiếp tới cơ cấu quản lý, chức năng nhiệm vụ cũng như các mối quan hệ
giữa các cấp bậc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp với sự có mặt của
mạng máy tính toàn cầu và hệ thống viễn thông, thông tin hiện đại. Tuy nhiên,
3 3
nó cũng mang lại một số bất cập như: giảm số lượng lao động, sự xáo trộn về
cơ cấu lao động, nhu cầu về lao động chất lượng cao, linh hoạt ngày càng gia
tăng.
Một điểm cần phải lưu ý là cho dù khoa học công nghệ có phát triển
đến đâu đi chăng nữa thì nó cũng xuất phát từ nhu cầu của con người, phục
vụ cho con người, do con người tạo ra và gắn liền với yếu tố con người.
* Giai đoạn thứ hai: hoạch định sự thay đổi.

Tiến trình hoạch định gồm những bước cơ bản như sau:
- Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch thực hiện thay đổi.
Để cho bước này có hiệu quả, các nhà quản trị cần trả lời được các câu
hỏi như: lý do phải thay đổi là gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Các mục tiêu
của việc thay đổi do ban lãnh đạo đặt ra là gì? Cần điều chỉnh các mục tiêu
như thế nào cho phù hợp với thực tế? Những bộ phận, phòng ban nào liên
quan đến kế hoạch thay đổi? Có những hạn chế gì? Thời gian dự tính là bao
lâu? Có nguồn lực nào hỗ trợ thực hiện kế hoạch? Công việc thường lệ sẽ bị
ảnh hưởng như thế nào?
- Xác định những điểm cần xem xét khi lên kế hoạch thay đổi.
Khi đã quyết định những điểm cần đạt được, các nhà quản trị cần lập
danh sách những khía cạnh cần xem xét cũng như ảnh hưởng của nó đối với
các quyết định.
Để bước này đạt hiệu quả cao, các nhà quản trị cần cân nhắc các điểm
như: những thay đổi trong cách làm việc của mình, của nhóm và tổ chức; Các
nhu cầu về đào tạo; Những thay đổi trong cách trao đổi thông tin; Một cơ cấu
tổ chức có thể hỗ trợ cho những thay đổi; Cá nhân, tổ chức sẽ bị ảnh hưởng
gì, thế nào? Những phản ứng, lực lượng chống lại sự thay đổi; Ước tính chi
phí cho sự thay đổi; Thời điểm thông báo sự thay đổi.
- Lập danh sách các việc cần thực hiện.
4 4
Các nhà quản trị nên làm một bản danh sách những hành động cụ thể sẽ
được tiến hành dựa trên sự cân nhắc các bước nêu trên và nên tham khảo ý
kiến các nhân viên trong tổ chức.
* Giai đoạn thứ ba: kế hoạch hành động.
Khi đã có trong tay câu trả lời của hai giai đoạn trên, các nhà quản trị
cần bắt tay vào kế hoạch hành động, không nên trì hoãn. Để đảm bảo tính khả
thi, trong một kế hoạch hành động chỉ nên có một mục tiêu cần đạt được (mục
tiêu phải cụ thể, có thể đạt được, có tính phù hợp, có thời hạn hợp lý) và
không quá ba vấn đề cần giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong khi thực hiện và khi thực hiện xong kế hoạch hành động, các nhà quản
trị nên đánh giá, so sánh xem kết quả đạt được có đạt kết quả như mong muốn
đề ra hay không. Công việc này giúp các nhà quản trị tích luỹ được kinh
nghiệm để thực hiện thành công các kế hoạch hành động thay đổi trong tương
lai.
2. Tại sao quản trị quá trình thay đổi lại được xem như một nghệ
thuật quản lý?
Sự thay đổi là một quá trình mà không ai có thể điều khiển được. Bản
thân sự thay đổi chứa đựng trong nó những đặc điểm vô cùng phức tạp. Chính
vì thế, hiều được, nhận diện được sự thay đổi đã là khó, để quản trị được quá
trình thay đổi lại càng khó hơn nhiều. Làm thế nào để quản trị quá trình thay
đổi được hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trong
thời đại hiện nay chính là một nghệ thuật quản lý.
Thứ nhất, phải khẳng định rằng quản trị quá trình thay đổi là một nghệ
thuật quản lý bởi lẽ không phải ai cũng có thể làm, thực hiện được. Trong một
tổ chức, tuy rằng mỗi thành viên từ những nhân viên, công nhân bình thường
cho đến những lãnh đạo cấp cao đều có những ảnh hưởng, tác động đến quá
trình thay đổi của tổ chức, nhưng những người có tác động cũng như chịu
trách nhiệm chủ chốt, ảnh hưởng lớn nhất, trực tiếp nhất đến việc quản trị quá
trình thay đổi của tổ chức đó lại chính là những nhà lãnh đạo, quản trị cấp
5 5