xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách nguyễn văn cừ

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
LỜI NÓI ĐẦU 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT
VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ 5
1.1. Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách
Nguyễn Văn Cừ 5
1.1.1. Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT 5
1.1.2. Tổng quan về F-Soft 6
1.2. Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 11
1.2.1. Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa 11
1.2.2. Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 14
1.3. Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn
Cừ 21
1.3.1. Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới 21
1.3.2. Phương pháp nghiên cứu 21
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG 23
2.1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức 23
2.1.1. Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý 23
2.2. Hệ thống thông quản lý 25
2.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin 25
2.2.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 25
2.2.3. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin 27
2.2.4. Phương pháp phát triển hệ thống 28
2.2.5. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
2.3. Phân tích hệ thống thông tin 32
2.3.1. Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích 32
2.3.2. Phương pháp mã hóa dữ liệu 34
2.3.3. Công cụ mô hình hóa 36
2.4. Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý 39

2.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 39
2.4.2. Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa 40
2.5. Thiết kế vật lý ngoài 41
2.5.1. Thiết kế vật lý đầu ra 41
2.5.2. Thiết kế vật lý đầu vào 42
2.5.3. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa 42
2.6. Thiết kế vật lý trong 42
2.7. Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxPro 7.0 43
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN
LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI HIỆU SÁCH 45
3.1. Khảo sát hệ thống 45
3.1.1. Phương pháp thu thập thông tin 45
3.1.2. Yêu cầu của hệ thống thông tin mới 47
3.2. Phân tích hệ thống 48
3.2.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 48
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-1-
3.2.2. Sơ đồ chức năng (BFD) 52
3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 53
3.3. Thiết kế logic 58
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra 58
3.3.2. Các tệp cơ sở sở dữ liệu 61
3.3.3. Mối quan hệ giữa các tệp 65
3.4. Một số giải thuật 66
3.4.1. Giải thuật đăng nhập 66
3.4.2. Giải thuật cập nhật dữ liệu 67
3.4.3. Giải thuật Tìm kiếm 68
3.4.4. Giải thuật In báo cáo 69
3.5. Một số giao diện của chương trình 69
3.5.1. Một số form chính 69

3.5.2. Một số báo cáo 74
KẾT LUẬN 76
PHỤ LỤC 77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-2-
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc
áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ
đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam từ nhỏ đến lớn. Với các doanh
nghiệp thương mại, mà cụ thể hơn là các doanh nghiệp kinh doanh sách, cũng
không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó.
Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp sách đã bắt đầu tiến hành tin học hóa
toàn bộ, đây là công việc cần làm đầu tiên trước khi doanh nghiệp mở rộng
quy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử. Tuy
rằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được
áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng
không thể không làm ngơ trước xu thế này.
Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực
tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử
dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em
chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác
nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có cấu trúc gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT và hiệu sách
Nguyễn Văn Cừ
Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty cổ phần
phần mềm FPT (F-Soft) nơi tác giả thực tập và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ (là
địa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giải quyết).
Đồng thời, trong chương 1, tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩa của đề tào

và phương pháp sử dụng nghiên cứu.
Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-3-
Chương này gồm tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu
một hệ thống thông tin quản lý, đó chính là cơ sở cho việc thực hiện phân tích,
thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3. Các ví dụ cụ thể cũng sẽ
được lấy từ thực tế xây dựng hệ thống.
Chương 3: Phân tích thiết Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động
tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ.
Trong chương này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ
thống thông tin đã chọn.
Hà Nội, ngày 12 tháng 4 năm 2006
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-4-
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN
MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ
1.1. Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách
Nguyễn Văn Cừ
1.1.1. Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT
1.1.1.1. Những thông tin chung
FPT (tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT)
thành lập ngày 13/09/1988, trụ sở chính tại 89 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội.
FPT là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ
hàng đầu tại Việt Nam, với các lĩnh vực chính như: sản xuất các sản phẩm
phần mềm (đáp ứng nhu cầu nội địa và trong nước); phân phối các sản phẩm
công nghệ thông tin; lắp ráp máy vi tính; phân phối điện thoại di động,đào tạo
lập trình viên; truyền hình… Khách hàng của FPT bao gồm các văn phòng
lớn tại Việt Nam (văn phòng chính phủ, bộ công an, bộ tài chính, bộ quốc
phòng,…); các ngân hàng quốc doanh, ngân hàng thương mại, ngân hàng liên

doanh trong và ngoài nước (Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát
triển nông thôn, Eximbank, ACB, Public Bank (chi nhánh ở Lào và
Campuchia), Bank of Tokyo, Sumitomo Bank,…); Các công ty sản xuất và
dịch vụ (VietsoPetro, Vietnam Airlines, VDC ); Các công ty liên doanh nước
ngoài (Metropol Sofitel Hotel, BP, Coca-Cola…). Đối tác của FPT là các
công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới (IBM, HP, Microsoft,
Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung…). Về nhân sự, FPT là công ty
tập trung được đông đảo cán bộ làm tin học nhất Việt Nam với gần 3200 nhân
viên (tính đến hết năm 2004), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp ĐH.
FPT luôn phấn đấu trở thành công ty Công nghệ thông tin số một Việt Nam
với định hướng phát triển chủ đạo là cung cấp dịch vụ Hội tụ số.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-5-
1.1.1.2. Sơ đồ tổ chức:
Dưới đây là sơ đồ tổ chức của FPT
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ
FPT (Nguồn: )
Công ty bao gồm các trung tâm và các công ty chi nhánh ở cả ba miền, tại
Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh.
1.1.2. Tổng quan về F-Soft
Như đã trình bày ở trên (xem hình 1.1), Công ty Phần mềm FPT (F-Soft)
là một trong 6 công ty chi nhánh của FPT, được thành lập năm 1999 (đến năm
2004 mới chính thức là Công ty Cổ phần phần mềm FPT). Để có một cái nhìn
khái quát về F-Soft, tác giả xin trình bày một số vấn đề về chức năng kinh
doanh, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển và quy trình sản xuất phần mềm
của công ty.
1.1.1.3. Chức năng kinh doanh
 Duy trì và phát triển các ứng dụng
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-6-

 Gia công phần mềm
 Xây dựng các trung tâm phát triển phần mềm từ xa (OSDC)
1.1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Hình 1.2 cho thấy cơ cấu tổ chức của F-Soft. F-Soft được chia thành các
chi nhánh khác nhau theo vùng địa lý (Hà Nội – Headquarter, Đà Nẵng, thành
phố Hồ Chí Minh, Nhật Bản) và theo chức năng của từng bộ phận (Bộ phận kế
toán, Bộ phận nhân lực, bộ phận phát triển kinh doanh, bộ phận hỗ trợ khách
hàng…). Trong từng chi nhánh cũng có đầy đủ các bộ phận chuyên môn như
cơ quan quản lý chúng. Cách xây dựng một cấu trúc như vậy sẽ giúp phát huy
tối đa tiềm lực của công ty vì từng bộ phận cấp cơ sở sẽ thuộc quyền quản lý
của các bộ phận cấp trên.
Nhân viên F-Soft hoạt động trong sự quản lý của một nhóm (Group).
Hình 1.3 dưới đây cho thấy cơ cấu tổ chức của một nhóm (trung tâm kinh
doanh) trong F-Soft mà cụ thể là G5.
Mỗi trung tâm kinh doanh (mà ví dụ ở đây là trung tâm kinh doanh G5)
được lãnh đạo bởi một giám đốc (Bùi Thiện Cảnh). Giám đốc sẽ chỉ đạo các
đơn vị nhỏ hơn:
Các phòng sản xuất (D1 phụ trách thị trường Nhật Bản, D5 phụ trách thị
trường Pháp)
Phòng phụ trách tiếng Nhật JTC
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-7-
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của F-Soft (Nguồn: F-Soft Profile)
Các đơn vị đặc biệt: Đơn vị phụ trách Đoàn thanh niên Youth Union
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-8-
Nguyễn Bình Hiệp
Trần Hữu Đức
Lê Hải Nam
D1

Youth Union
JTC
G5
Đinh Thị Thúy Hồng
Phạm Kim Dung
Bùi Thiện Cảnh
D5
Lê Hà Đức
Trần Anh Tuấn
Division
Special Unit
BA Department
Hỡnh 1.3: C cu t chc mt trung tõm kinh doanh (trung tõm kinh doanh
G5)
1.1.1.5. Quỏ trỡnh phỏt trin v nhng thnh tu t c ca F-Soft
F-Soft tri qua mt quỏ trỡnh phỏt trin bn vng v ln mnh k t khi
thnh lp nm 1988 (khi cũn l mt b phn trong tng cụng ty m). Di õy
l mt vi im chớnh, khỏi quỏt v quỏ trỡnh phỏt trin ca F-Soft.
Nm S kin
198
8
Hot ng nh l mt b phn phn mm ca Cụng ty c phn phn mm
FPT
1999 Bt u nhn gia cụng phn mm ln u tiờn
200
0
Thnh lp Trung tõm phỏt trin phn mm t xa (Offshore Software
Development Center-OSDC) vi Harvey Nash Hoa K;
Bt u lm vic vi khỏch hng Nht Bn u tiờn, cụng ty NTT-IT
200

1 Nhn chng ch ISO 9001:2000
c IBM la chn l nh cung cp phn mm c lp
Bỏo cỏo chuyờn thc tp tt nghip Nguyn Mai Trang
-9-
200
2 Đạt được CMM mức 4
Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Nhật Bản
200
3
Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Hoa Kỳ, Hitachi Software,
Nisson, TIS
200
4 Thành lập công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft)
Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Hồ Chí Minh
Mở văn phòng tại Tokyo
Đạt được CMM mức 5
Bắt đầu làm việc với IBM Mỹ, MHTS, Hitachi Ltd.
200
5 Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Đà Nẵng
Thành lập OSDC cho công ty phần mềm Hitachi

Bắt đầu làm việc với Nomura Reasearch Institute, Toshiba Joho, HP Nhật
Bản
Thành lập công ty phần mềm FPT Nhật Bản tại Tokyo

Ứng dụng tiêu chuẩn 7799 của Anh cho hệ thống quản lý bảo mật thông
tin
Bảng 1.1: Những điểm mốc quan trọng trong quá trình phát triển của F-Soft
1.1.1.6. Khái quát quy trình sản xuất phần mềm
F-Soft tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước:

phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm. Đặc biệt,
quá trình này được sự hỗ trợ của các hệ thống tin học như DashBoard, Fsoft
Insight, DatetimeSheet và DMS. Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trong quá
trình sản xuất phần mềm.
 Giai đoạn phân tích yêu cầu: xác định rõ ràng yêu cầu của người sử
dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạt
được, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ không
thể vượt qua. Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao về
chuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy
mô của phần mềm.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-10-
 Giai đoạn thiết kế: Được thực hiện ngay sau khi quá trình xác định yêu
cầu kết thúc. Tài liệu từ quá trình trên được sử dụng ở giai đoạn này, mục đích
của giai đoạn thiết kế là xây dựng được đặc tả của các yêu cầu đối với phần
mềm, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết (thiết kế
dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, module hóa chương trình và
thiết kế các công cụ cài đặt chương trình).
 Giai đoạn lập trình: Giai đoạn này chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý
của giai đoạn thiết kế thành các module chương trình do các lập trình viên
đảm nhận. Quá trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tài liệu thiết kế đã
được tạo ra từ giai đoạn trước.
 Giai đoạn kiểm thử: Ngay từ giai đoạn lập trình, các lập trình viên cũng
đã thực hiện test các module xử lý gọi là unit test. Giai đoạn test tích hợp các
module nhằm mục đích chạy và kiểm thử cả chương trình, nó là một đánh giá
cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa. Mục đích của giai đoạn này là
nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế
và triển khai đúng với các yêu cầu đã đề ra.
 Giai đoạn triển khai phần mềm: Mục đích của giai đoạn này là giao lại
sản phẩm phần mềm cho khách hàng bao gồm những việc sau: thực hiện cài

đặt phần mềm, đào tạo về kỹ thuật cho người sử dụng.
1.2. Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ
1.2.1. Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa
1.1.1.7. Thông tin chung
 Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân sách Thành Nghĩa TP.HCM
 Ngày thành lập: 20 tháng 8 năm 1993.
 Địa chỉ trụ sở chính: 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM.
 Điện thoại: 084.8392516
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-11-
 Fax: 084.8392516
 Website: www.nhasachthanhnghia.com
 Chức năng kinh doanh: Phát hành sách báo - văn hoá phẩm, in bao bì,
mua bán quà lưu niệm, hàng may mặc. Chế biến thực phẩm (không chế biến
thực phẩm tươi sống). Mua bán kim khí điện máy, đồ gia dụng, văn phòng
phẩm, mỹ phẩm, băng đĩa trắng, băng đĩa có âm thanh, đĩa có hình (có nội
dung đựơc phép lưu hành)
1.1.1.8. Quy mô hoạt động, doanh số và sự phát triển
 Quy mô hoạt động: Đến nay, doanh nghiệp sách Thành Nghĩa có 14 chi
nhánh trên cả nước, với tổng số nhân viên lên tới gần 1600 nhân viên. Các chi
nhánh trực thuộc doanh nghiệp sách Thành Nghĩa bao gồm:
1. Nhà sách Thành Nghĩa 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM
2. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 1 235C Nguyễn Văn Cừ, Q.1, TP. HCM
3. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 2 601- 603 CMT8, Q.10, TP. HCM
4. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 3 551Xô Viết Nghệ Tĩnh, P26, Q. Bình Thạnh.
5. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 4 181-187 Hùng Vương, P9, Q6, TP. HCM
6. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 5 42 Nguyễn Huệ, P2, Cao Lãnh, Đồng Tháp.
7. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 6 1/6 Huỳnh Tấn Phát, Q. 7, TP. HCM
8. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 7 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội
9. Nhà sách Phan Đăng Lưu 126 Phan Đăng Lưu, Q. Phú Nhuận, TP. HCM

10. Nhà sách Nhà sách Thanh Niên 189 Cống Quỳnh, Q.1, TP. HCM
11. Nhà sách Trí Đức 09 Đồng Nai, P15, Q.10, TP. HCM
12. Nhà sách Nguyễn Tất Thành 09 Nguyễn Tất Thành, P12, Q.4, TP. HCM
13. Nhà sách Kỳ Đồng - Trần Quốc Thảo 161-163 Trần Quốc Thảo, Q.3, TP. HCM
14. Nhà sách Miền Đông
Bảng 1.2: Các chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa (Nguồn:
)
 Số lượng đầu sách phục vụ khách hàng (tính đến năm 2003) được mô tả
trong bảng sau
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-12-
STT TÊN NHÀ SÁCH
ĐẦU
TƯ
(Tỷ
đồng)
NĂM ĐƯỢC
KHAI THÁC
TỔNG ĐẦU SÁCH PHỤC
VỤ KHÁCH HÀNG
1 Thành Nghĩa 7,5 1993 10.000
2 Trí Đức 1,7 1996 15.000
3 Nguyễn Văn Cừ 1 6,0 1998 40.000
4 Thanh Niên 2,0 1998 30.000
5 Miền Đông 1.5 1999 30.000
6 Nguyễn Văn Cừ 4 4,5 2000 37.000
7 Phan Đăng Lưu 5,5 2000 37.000
8 Kỳ Đồng 1,2 2001 25.000
9 Nguyễn Tất Thành 1,8 2001 27.000
10 Nguyễn Văn Cừ 2 8,0 2002 37.000

11 Nguyễn Văn Cừ 3 7,0 2003 37.000
12 Nguyễn Văn Cừ 5 3,0 2003 35.000
Bảng 1.3: Số lượng đầu sách phục vụ của Thành Nghĩa từ 1993 đến 2003
(Nguồn: )
Bảng trên mới chỉ mô tả số lượng đầu sách mà hiệu sách đã cung cấp mà
chưa tính đến một số lượng lớn các loại mặt hàng khác doanh nghiệp bắt đầu
cung cấp từ năm 1999 như: hàng thực phẩm khô, đồ điện tử, văn phòng
phẩm…
 Quy mô của doanh nghiệp có thể được mô tả cụ thể hơn trong bảng sau:
ST
T
NĂM S. LƯỢNG
C. HÀNG
CBNV
(Người)
D TÍCH
KINH
DOANH
THU (Tỷ
NỘP NGÂN
SÁCH(Triệu
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-13-
DOANH
(m2)
đồng) đồng)
1 1993 1 5 20 O,6 30
2 1994 1 11 24 1,0 50
3 1995 1 17 60 2,0 100
4 1996 1 20 70 3,8 180

5 1997 2 52 470 8,0 400
6 1998 4 182 3.970 20,0 1.100
7 1999 5 225 4.570 50,0 2.500
8 2000 7 560 5.360 58,0 2.800
9 2001 9 720 7.180 70,0 3.500
10 2002 10 880 8.160 80 4.000
11 2003 12 1250 13.160 115,0 4.030
Bảng 1.4: Doanh thu và thuế nộp ngân sách nhà nước của Thành Nghĩa
(Nguồn: )
Từ năm 1993 với 01 cửa hàng duy nhất, cán bộ nhân viên là 5 người, diện
tích kinh doanh cũng như doanh thu còn nhỏ, đến năm 2003, doanh nghiệp đã
có 12 cửa hàng (hiện nay là 16) với số lượng nhân viên là 1250 người (năm
2003), doanh số tăng gấp nhiều lần. Với uy tín ngày càng tăng, trong tương
lai, doanh nghiệp sẽ mở thêm nhiều chi nhánh tại khắp các tỉnh thành trong cả
nước.
1.2.2. Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ
1.1.1.9. Những thông tin chung
 Tên đơn vị: Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ
 Ngày thành lập: 19/08/2004
 Địa chỉ: 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội
 Điện thoại: 047549098 – 047549099
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-14-
 Chức năng kinh doanh: Là một trong những chi nhánh của doanh
nghiệp sách Thành Nghĩa, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ ngòai việc cung cấp các
ấn phẩm sách báo, văn phòng phẩm… còn kinh doanh các loại sản phẩm khác
như thực phẩm khô, hàng dệt may, hàng điện tử,…
1.1.1.10. Quy mô của hiệu sách
Qua gần 2 năm chính thức đi vào hoạt động, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ
đã ngày càng phát triển cả về số lượng nhân viên, số lượng các đầu sách cung

cấp cũng như số lượng các sản phẩm khác. Tuy là một hiệu sách nhưng với
diện tích sử dụng lên tới gần 1000m2 và số lượng nhân viên hơn 70 người (kể
cả nhân viên làm theo ca), hiệu sách Nguyễn Văn Cừ có thể coi là một siêu thị
thu nhỏ với mặt hàng cung cấp chủ yếu là sách, số lượng đầu sách cung cấp
mỗi năm khoảng 65.000 loại.
Bảng 1.5 sau đây cho thấy số lượng các quầy hàng, số lượng mặt hàng
cung cấp từng của từng quầy hàng và số lượng nhân viên từng quầy.
STT Tên quầy hàng
Số lượng
mặt hàng
(loại)
Số lượng
nhân viên
(người)
1 Quầy sách 4.500 10
2 Quầy văn phòng phẩm 950 2
3 Quầy mỹ phẩm và trang sức 760 2
4 Quầy điện tử 145 3
5 Quầy băng đĩa 270 1
6 Quầy trang sức 113 4
7 Quầy nhu yếu phẩm 480 6
8 Quầy thực phẩm khô 280 5
9 Quầy hàng dệt may 90 2
10 Quầy hàng lưu niệm 350 4
Bảng 1.5: Số lượng mặt hàng và nhân viên từng quầy hàng tại hiệu sách
Nguyễn Văn Cừ
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-15-
1.1.1.11. Cơ cấu tổ chức của hiệu sách và chức năng của từng bộ phận
Hình 1.4 minh họa cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Giám

đốc là người có vị trí cao nhất, cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất tại
hiệu sách, va phải trực tiếp báo cáo với cấp trên (công ty mẹ doanh nghiệp
sách Thành Nghĩa). Bên dưới giám đốc có bộ phận giám sát, giúp việc. Hiệu
sách có 4 bộ phận chính trực tiếp tham gia vào hoạt động tác nghiệp hàng
ngày tại hiệu sách. Dưới đây là cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận.
 Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách. Giám đốc
sẽ phải báo cáo lại tình hình hoạt động hàng tháng hoặc tại thời điểm bất kì
(nếu cần thiết) cho công ty mẹ có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh. Giám đốc
cũng là người quyết định về nhân lực cũng như bất kì thay đổi lớn nào trong
hiệu sách.
 Bộ phận giám sát, giúp việc: Là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong việc
quản lý hiệu sách. Có trách nhiệm báo cáo với giám đốc hoạt động bán hàng
của từng quầy hàng cũng như từng bộ phận tác nghiệp. Bộ phận giám sát cũng
tham gia chấm công nhân viên và lập bảng lương hàng tháng. Ngoài ra, bộ
phận này cũng đảm nhiệm các công việc có tính chất hành chính.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-16-
Bộ phận giám
sát, giúp việc
Giám đốc
Bộ phận bán
hàng
Bộ phận nhập,
đặt hàng
Bộ phận kế
toán
Bộ phận bảo
vệ, trông xe
Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ
Hỡnh 1.4: C cu t chc ca hiu sỏch Nguyn Vn C

B phn bỏn hng: L b phn cú s lng nhõn viờn ụng o, tham
gia ch yu vo cỏc hot ng tỏc nghip ti hiu sỏch. B phn ny bao gm
cỏc nhõn viờn ph trỏch quy, cỏc nhõn viờn ng quy, v nhõn viờn thanh
toỏn.
o Nhõn viờn ph trỏch quy: L ngi a ra cỏc yờu cu nhp hng ca
quy mỡnh ph trỏch, ng thi chu trỏch nhim v quy hng ca mỡnh.
o Nhõn viờn ng quy: L nhõn viờn trc tip ng quy hng ngy,
giỳp khỏch hng mua hng, kim kờ li s hng húa trong quy sau mi
ngy v giỳp nhõn viờn ph trỏch quy trong vic yờu cu nhp cỏc loi hng
húa.
o Nhõn viờn thanh toỏn: Thanh toỏn khi khỏch hng cú yờu cu.
Bỏo cỏo chuyờn thc tp tt nghip Nguyn Mai Trang
-17-
 Bộ phận kế toán: Là bộ phận chịu trách nhiệm mọi công việc liên quan
đến sổ sách kế toán, việc tính toán doanh thu, chi phí; lên báo cáo thuế, báo
cáo giám đốc hàng tháng.
 Bộ phận nhập, đặt hàng: Là bộ phận nhận yêu cầu của nhân viên phụ
trách quầy hàng và trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng và nhập
hàng.
 Bộ phận bảo vệ, trông xe
1.1.1.12. Những vấn đề tồn tại và những ưu điểm của một hệ thống thông tin
mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ
Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong doanh nghiệp
sách Thành Nghĩa. Doanh nghiệp đã xây dựng một website riêng, nhưng chức
năng của nó chỉ để giới thiệu và quảng bá (chưa có thương mại trực tuyến).
Trang web này không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ. Ngoài ra, giữa
các chi nhánh chưa có hệ thống liên lạc chặt chẽ với nhau qua việc khai thác
những tiện ích của Internet. Về mặt sử dụng tin học trong hoạt động tác nghiệp
tại các chi nhánh của hiệu sách chưa toàn bộ và hiệu quả. Cụ thể sẽ được trình
bày dưới đây tình hình ứng dụng tin học trong hiệu sách Nguyễn Văn Cừ.

Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã áp dụng tin học vào hoạt động tác nghiệp
và quản lý hiệu sách. Phần mềm chủ yếu sử dụng hỗ trợ là Office, tuy có ưu
điểm là dễ tiến hành các bảng tính nhưng không tối ưu trong việc tự động hóa
và không thực sự trợ giúp người dùng một cách hiệu quả trong công việc tại
hiệu sách. Dưới đây là một số nhận xét về việc áp dụng tin học và những điểm
yếu của nó tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ.
Thứ nhất, chưa xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa theo mã. Điều này
gây bất lợi trong quá trình quản lý sản phẩm. Việc mã hóa sản phẩm là cần
thiết vì nó giúp quản lý từng loại hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Ví dụ ta có
thể biết được loại hàng nào bán chạy nhất để có thể nhập thêm hàng, loại hàng
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-18-
no khụng cú nhiu ngi mua gim s lng nhp. Vic mó húa sn phm
mt cỏch thng nht trong ton doanh nghip sỏch Thnh Ngha (tc l tt
c cỏc chi nhỏnh) cng giỳp ớch rt nhiu cho s m rng hot ng kinh
doanh ca cụng ty sau ny (ú chớnh l thng mi in t - õy l xu hng
tt yu). Vic qun lý theo mó cng s giỳp ớch rt nhiu trong quỏ trỡnh thanh
toỏn.
Phiếu thanh toán của hiệu
sách
HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ
36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI
(7549098-7549099)
PHIếU THANH TOáN
(04.36pm 12/03/2006)
Xà phòng 10.000
N ớc xả Downy 17.000
Sách-Cánh đồng bất tận 16. 500
Giấy memo hộp 9.000
Mít sấy 3.000

6 items
Tổng số 45.000
- xin kính chào quý khách -
HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ
36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI
(7549098-7549099)
PHIếU THANH TOáN
(04.36pm 12/03/2006)
VPP 10.000
My pham 17.000
Sach 16.500
VPP 9.000
Banh 3.000
6 items
Tong so 45.000
- xin kinh chao quy khach -
Phiếu t ơng đ ơng
Hỡnh 1.5: So sỏnh hai phiu thanh toỏn
Th hai, hot ng thanh toỏn c thc hin bi ba quy thanh toỏn, tuy
nhiờn, vic thanh toỏn t ra khụng chuyờn nghip khi trong húa n khụng lu
li c th tng loi hng húa khỏch hng mua. Hỡnh 1.5 sau õy l mụ t 2
phiu thanh toỏn: Phiu th nht l phiu ca hiu sỏch, phiu th hai l phiu
ỏng l ra nờn cú.
Bỏo cỏo chuyờn thc tp tt nghip Nguyn Mai Trang
-19-
Như hình 1.5 chỉ rõ, hai phiếu trên là rất khác nhau. Do không thực hiện
mã hóa, nhân viên thanh toán chỉ ấn vào các phím trên đó có ghi loại các hàng
hóa (ví dụ như văn phòng phẩm – VPP, sách – sach, bánh – banh,…). Điều
này dẫn đến hóa đơn thanh toán không rõ ràng, ví dụ như món hàng thứ nhất,
do nhân viên thanh toán gõ sai vào mục “VPP” nên “Xà phòng” đáng lẽ thuộc

loại hóa mỹ phẩm lại nằm trong nhóm VPP. Điều này lại cho thấy những lợi
ích rất lớn của việc mã hóa hệ thống hàng hóa trong nhà sách.
Thứ ba, quá trình hạch toán kế toán. Khi thanh toán, một hóa đơn đã được
lưu lại trên máy. Những hóa đơn này sẽ giúp cho việc hạch toán doanh thu.
Tuy nhiên, quá trình này không được tiến hành một cách tự động tại hiệu sách
mà hoàn toàn thủ công khi nhập các số liệu. Do việc thanh toán không được
tiến hành một cách hiệu quả, cho nên việc kết toán thu chi cũng như báo cáo
tồn kho phải tốn rất nhiều nhân lực.
Nếu được tin học hóa một cách toàn bộ thì công việc của kế toán viên sẽ
được giảm đi rất nhiều.
Thứ tư, quá trình đặt hàng. Nếu được tin học hóa toàn bộ, tức là xử lý
thông tin hoàn toàn trên máy, quá trình thanh toán, nhập hàng có sự liên kết
với nhau thì việc đặt hàng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Thứ năm, việc sử dụng các báo cáo giám đốc. Do chưa được tin học hóa
toàn bộ, nên giám đốc khi cần một báo cáo bất thường phải yêu cầu bộ phận
kế toán, bộ phận kế toán cũng không thể ngay lập tức đưa ra những báo cáo đó
mà phải mất thời gian để nhập số liệu và tính toán (những phép tính toán đó dù
là không khó và gần như tương tự nhau thì công việc này vẫn cần một khoảng
thời gian nhất định nào đó). Điều này cản trở tới yêu cầu sử dụng thông tin và
không tốt cho quá trình quản lý. Ngược lại, nếu một hệ thống thông tin phù
hợp được xây dựng, người quản lý có thể tự tạo ra các báo cáo một cách chính
xác và kịp thời.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-20-
Thứ sáu, với bộ phận giám sát, hỗ trợ quản lý. Một trong những nhiệm vụ
của bộ phận này là chấm công cho nhân viên. Quá trình này đã luôn diễn ra
một cách hết sức thủ công và nhiều khi không chính xác. Vì thế, một phiếu
chấm công điện tử là điều rất cần thiết.
Tất cả những nhược điểm trên của hệ thống hỗ trợ quản lý và tác nghiệp
trong hiệu sách chứng tỏ một yêu cầu phải xây dựng hệ thống tin học để một

mặt có thể giảm thiểu công việc của nhân viên, đảm bảo các thông tin một
cách chính xác, mặt khác, có thể hỗ trợ hiệu quả hơn cho quá trình ra quyết
định của những người quản lý.
1.3. Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách
Nguyễn Văn Cừ
1.3.1. Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới
Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho hiệu sách và đảm bảo tính hiệu
quả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình
trong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế.
Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu.
Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống
mới phù hợp với thực tiễn.
Sau đó là phân tích thiết kế. Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ
sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng. Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơn
giản, khoa học, thuận tiễn với người sử dụng.
Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình
bày rõ hơn trong chương 2 và chương 3.
1.3.2. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phương
pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-21-
Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏng
vấn được tác giả sử dụng nhiều. Việc phỏng vấn không mang tính chính thức,
dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý hiệu sách, nhân viên kế
toán, nhân viên đứng quầy,… đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệ
thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệ
thống sau này.
Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thông
tin về việc bán hàng của nhân viên hỗ trợ khách hàng.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Tài liệu
nghiên cứu không chỉ là các sản phẩm đầu ra của hệ thống cũ, những biểu mẫu
được sử dụng trong hiệu sách mà còn là các giáo trình về phân tích thiết kế hệ
thống thông tin và các giáo trình khác. Tài liệu cũng có thể là các phần mềm
có tính năng tương tự (Tuy nhiên, vì những lý do khách quan không phù hợp
với cơ sở đang nghiên cứu). Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng
thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-22-
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG
2.1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức
2.1.1. Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý
Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với
nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động.
Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một
định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là
nguyen liệu của hệ thống quản lý.
 Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng
truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất
chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn
ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi
là nội dung của thông tin đó.
Chñ thÓ ph¶n ¸nh
Th«ng tin
Chñ thÓ nhËn
ph¶n ¸nh
VËt mang tin
Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin
 Vai trò của thông tin trong tổ chức

Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng
quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm vụ trên của
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-23-
nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là
nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của
người quản lý.
Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra
quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10%
thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố
chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập,
xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách
quan. Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin.
Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng.
Thông tin tác động đến hệ thống như sau:
HÖ thèng th«ng
tin qu¶n lý
§èi t îng qu¶n
lý
Th«ng tin t¸c
nghiÖp
Th«ng tin tõ m«i
tr êng
Th«ng tin ra m«i
tr êng
Th«ng tin quyÕt
®Þnh
Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp
Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của

một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của
nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không
thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang
-24-
2.2. Hệ thống thông quản lý
2.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu
thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong
hình 2.3
Nguån
§Ých
Thu thËp
Ph©n ph¸t
Xö lý vµ l u
tr÷
Kho d÷ liÖu
Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin
Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa
dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ
liệu ra (outputs).
2.2.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy
theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó. Ví dụ,
một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu
ra là gì từ một đầu vào cụ thể. Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ
thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ
thống. Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang

-25-