Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Bán Hàng và Mua Hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

TÌM HIỂU QUY TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ MUA HÀNG TẠI CƠNG TY
Đơn vị thực tập:
Cơng ty TNHH Dịch Vụ Văn Phịng Số Một

Giảng viên hướng dẫn:
ThS. Vũ Thúy Hằng
Sinh viên thực hiện:
K164111573
Nguyễn Quốc Thắng

TPHCM, tháng 6 năm 2020


LỜI CẢM ƠN
Báo cáo thực tập không chỉ là một yêu cầu bắt buộc mà còn là một bước đệm ý nghĩa,
giúp sinh viên áp dụng được những kiến thức trong q trình học tập vào trong mơi
trường làm việc thực tế. Thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Văn Phòng Số
Một là khoảng thời gian quý báu để tôi tiếp xúc và làm quen với môi trường làm việc văn
phịng, đồng thời tích luỹ được cho tơi nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể ứng dụng cho
cơng việc sau này.
Để có thể hồn tất được báo cáo, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tất cả thầy cô
giảng viên trường Đại học Kinh Tế - Luật nói chung và các thầy cơ của Khoa Hệ Thống
Thơng Tin nói riêng đã dìu dắt, truyền đạt kiến thức cho tôi trong 4 năm học vừa qua. Tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS. Vũ Thúy Hằng – giảng viên hướng dẫn của tôi

không chỉ trong báo cáo thực tập mà còn cả trong mơn đồ án ngành và nhiều mơn trước
đó, cảm ơn cơ đã dành thời gian để tận tình hỗ trợ, hướng dẫn, chỉnh sửa cho tơi trong
q trình làm báo cáo.
Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Số Một và các thành viên của công ty đã nhiệt
tình hướng dẫn cách làm việc trong suốt quá trình thực tập. Tôi xin gửi lời cảm ơn đặc
biệt đến chị Nguyễn Minh Tri đã tạo điều kiện thuận lợi cho tơi được thực tập tại cơng ty
và tận tình hướng dẫn, giải đáp thắc mắc để tơi có thể hồn thành báo cáo này.
Trong q trình làm báo cáo, dù đã cố gắng, nhưng chắc chắn không tránh khỏi những sai
sót. Tơi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng người đọc.

Trân trọng,
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Quốc Thắng.


PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP
Họ tên sinh viên: Nguyễn Quốc Thắng - K164111573.
Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH Dịch Vụ Văn Phòng Số Một.
Địa chỉ cơ quan: 69/19 Nơ Trang Long, phường 11, quận Bình Thạnh, TPHCM.
Điện thoại cơ quan: 02 835 119 714.
Họ và tên người đại diện cơ quan: Ms. Nguyễn Minh Tri.
Chức vụ: Giám đốc

Điện thoại: 0908500725.

Thời gian thực tập tại cơ quan: Từ ngày 26/05/2020 đến ngày 31/07/2020.
* Đề nghị quý cơ quan đánh giá bằng cách đánh dấu X vào cột xếp loại các nội dung
đánh giá trong bảng sau.
Ghi chú: Loại A: 2đ; Loại B: 1,5đ; Loại C: 1đ; Loại D: 0.5đ.
Nội dung đánh giá

Xếp loại
A

1. Tinh thần kỷ luật, thái độ
1.1 Thực hiện nội quy của cơ quan
1.2 Chấp hành giờ giấc làm việc
1.3 Thái độ giao tiếp với đồng nghiệp, cộng sự
1.4 Ý thức bảo vệ tài sản
1.5 Tích cực trong cơng việc
2. Kỹ năng chun mơn, nghiệp vụ
2.1 Đáp ứng yêu cầu công việc
2.2 Tinh thần học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn
2.3 Có sáng kiến, năng động trong cơng việc
3. Kết quả thực tập
3.1 Có sản phẩm ứng dụng thực tế đem lại lợi ích cho Cơ quan
3.2 Mức độ hoàn thành nhiệm vụ thực tập

B

C

D


PHIẾU NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................

.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
TPHCM, ngày 31 tháng 7 năm 2020
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
(Ký, ghi rõ tên, đóng dấu)


PHIẾU ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Quốc Thắng – K164111573.
Họ và tên GVHD: ThS. Vũ Thúy Hằng.
STT

Tiêu chí

Tiêu chí cụ thể

Điểm

Ghi chú

Trình bày (5%)
1

Hình thức báo cáo
(20%)

Kết cấu báo cáo
(10%)
Văn phong (5%)
Kỹ năng phân tích
(5%)

2

Nội dung báo cáo
(45%)

Mục tiêu (10%)
Chuyên môn (30%)

3

Thái độ của sinh viên
(15%)

4

Doanh nghiệp đánh
giá (20%)
TỔNG ĐIỂM

TPHCM, ngày 31 tháng 07 năm 2020

Giảng viên hướng dẫn
(Ký, ghi rõ họ tên)


PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
TPHCM, ngày 31 tháng 07 năm 2020
Giảng viên hướng dẫn
(Ký, ghi rõ họ tên)


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ........................................................................................................ 1
1.1. Giới thiệu đề tài .................................................................................................................. 1
1.1.1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................... 1
1.1.2. Mục tiêu đề tài.............................................................................................................. 1

1.1.3. Đối tượng và phạm vi báo cáo .................................................................................... 1
1.1.4. Ý nghĩa báo cáo ............................................................................................................ 1
1.1.5. Cấu trúc đề tài.............................................................................................................. 2
1.2. Giới thiệu công ty ............................................................................................................... 2
1.2.1. Thông tin chung ........................................................................................................... 2
1.2.2. Sản phẩm dịch vụ của công ty .................................................................................... 3
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................................. 5
CHƯƠNG 2: LƯỢC ĐỒ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG ................................. 8
2.1. Quy trình bán hàng ............................................................................................................ 8
2.2. Quy trình mua hàng ........................................................................................................ 11
CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN BÁN VÀ MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ............................ 14
3.1. Giới thiệu về phần mềm của cơng ty .............................................................................. 14
3.2. Thực hiện quy trình bán hàng ........................................................................................ 16
3.3. Thực hiện quy trình mua hàng ....................................................................................... 24
3.4. Kết luận ............................................................................................................................. 28
CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ TỔNG KẾT ............................................................................. 30
4.1. Ưu điểm và những điểm cần cải tiến .............................................................................. 30
4.2. Những kinh nghiệm, thuận lợi và hạn chế trong thời gian thực tập. .......................... 35
4.3. Tổng kết............................................................................................................................. 37
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................................... 38
PHỤ LỤC..................................................................................................................................... 39
I. Thực hiện tạo mã khách hàng một khách hàng hoặc nhà cung cấp mới ....................... 39
II. Các nghiệp vụ khác tại công ty ......................................................................................... 42
III. Nhật ký thực tập ............................................................................................................... 46


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Chương 1
Hình 1.1. Trang web của cơng ty .............................................................................................. 3
Hình 1.2. Danh mục các loại giấy ........................................................................................... 4

Hình 1.3. Danh mục các loại mực in ........................................................................................ 4
Hình 1.4. Mua hàng tại trang web của công ty ........................................................................ 5
Hình 1.5. Các phịng ban trong cơng ty.................................................................................... 6
Chương 2
Hình 2.1. Lược đồ quy trình bán hàng tại cơng ty.................................................................... 8
Hình 2.2. Phiếu giao hàng tiêu chuẩn .................................................................................... 10
Hình 2.3. Lược đồ quy trình mua hàng tại cơng ty ................................................................. 12
Chương 3
Hình 3.1. Giao diện đăng nhập phần mềm ............................................................................. 14
Hình 3.2. Giao diện chính của phần mềm .............................................................................. 14
Hình 3.3. Mục quản lý kho..................................................................................................... 15
Hình 3.4. Mục lập các loại báo cáo........................................................................................ 15
Hình 3.5. Bảng báo giá chung tất cả mặt hàng của cơng ty................................................... 16
Hình 3.6. Một số ghi chú cuối bảng báo giá .......................................................................... 17
Hình 3.7. Bảng báo giá theo các sản phẩm được yêu cầu của một khách hàng .................... 18
Hình 3.8. Tạo phiếu xuất hàng bán ........................................................................................ 18
Hình 3.9. Phiếu xuất hàng bán mới tạo gần đây nhất ............................................................ 19
Hình 3.10. Phiếu giao hàng được tạo mới.............................................................................. 19
Hình 3.11. Nhập thơng tin doanh nghiệp và thơng tin người nhận hàng ............................... 20
Hình 3.12. Phần mềm gợi ý các loại hàng liên quan đến mã đã nhập .................................. 21
Hình 3.13. Hồn thành nhập thơng tin đơn hàng ................................................................... 22
Hình 3.14. Lưu và tiến hành in phiếu ..................................................................................... 22
Hình 3.15. Bảng xem trước của phiếu giao hàng .................................................................. 23
Hình 3.16. Tạo phiếu mua hàng ............................................................................................. 24
Hình 3.17. Tạo phiếu mua hàng mới ...................................................................................... 25
Hình 3.18. Phiếu mua hàng được tạo mới .............................................................................. 25
Hình 3.19. Nhập thơng tin cơng ty cần mua hàng .................................................................. 26
Hình 3.20. Lưu và tiến hành in phiếu mua hàng .................................................................... 27
Hình 3.21. In phiếu mua hàng. ............................................................................................... 27
Hình 3.22. Mã khách hàng và mã hàng hoặc từ gợi ý phải chính xác để phần mềm gợi ý .... 28

Hình 3.23. Danh mục xuất bán cần một chức năng hiển thị theo tùy chỉnh.......................... 29


Chương 4
Hình 4.1. Các trường hợp thường gặp trong quá trình giao hàng ......................................... 30
Hình 4.2. Quy trình bán hàng được tinh gọn.......................................................................... 31
Hình 4.3. Màn hình mặc định của phần mềm hiển thị hàng hóa khi nhập từ gợi ý ............... 32
Hình 4. 4. Màn hình danh mục hàng hóa đề xuất cải tiến ...................................................... 33
Hình 4.5. Màn hình mặc định danh sách phiếu xuất bán ....................................................... 34
Hình 4.6. Màn hình “danh sách xuất bán” đề xuất................................................................ 34
Hình 4.7. Tìm kiếm theo ngày ................................................................................................. 35
Hình 4. 8. Tìm kiếm theo ngày và theo tên khách hàng .......................................................... 35

Phụ lục
PL 1. Chức năng tạo mới thông tin khách hàng và nhà cung cấp.......................................... 39
PL 2. Tùy chọn tạo thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp mới ....................................... 40
PL 3. Form tạo một khách hàng mới ...................................................................................... 41
PL 4. Form tạo một nhà cung cấp mới ................................................................................... 41
PL 5. Thực hiện tạo báo cáo doanh số ................................................................................... 42
PL 6. Màn hình tạo báo cáo ................................................................................................... 42
PL 7. Xem báo cáo trước khi in .............................................................................................. 43
PL 8. Bảng báo cáo doanh số khách hàng ............................................................................. 44
PL 9. Giá bán giấy A4 lần gần nhất đối với cơng ty Sài Gịn Food ....................................... 45
PL 10. Giá bán giấy A4 lần gần nhất đối với công ty Xuyên Việt .......................................... 45


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1. Giới thiệu đề tài
1.1.1. Lý do chọn đề tài
Bán hàng và mua hàng là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công ty làm về

cung cấp hàng hóa. Cơng ty có quy trình hoạt động mua hàng tốt sẽ giúp cho hoạt
động kinh doanh diễn ra hiệu quả, đáp ứng, duy trì được lượng hàng hóa trong kho ổn
định và tìm được nhà cung cấp phù hợp. Cũng như vậy, cơng ty có một quy trình bán
hàng tốt sẽ giúp cho cơng ty tiếp cận được nhiều hơn các khách hàng tiềm năng cũng
như tối ưu hóa được lợi nhuận và các trình tự trong quá trình bán được diễn ra nhịp
nhàng. Việc bán hàng và mua hàng được diễn ra thường xuyên trong một cơng ty
cung cấp hàng hóa.
Thời gian thực tập tại cơng ty là cơ hội để tơi có thể tiếp cận, phân tích, hiểu rõ quy
trình bán hàng và mua hàng của một cơng ty chun cung cấp về văn phịng phẩm.
Hai nghiệp vụ này là hai nghiệp vụ quan trọng của hầu hết các công ty nên cũng là dịp
để tơi có những trải nghiệm, đạt được những kiến thức, cũng như hiểu rõ hơn về các
nghiệp vụ thực tế trong một công ty.
1.1.2. Mục tiêu đề tài
Nắm rõ quy trình bán hàng và mua hàng của cơng ty. Sản phẩm của đề tài sẽ là bản
mô tả các bước thực hiện quy trình mua hàng và bán hàng của cơng ty để giúp tơi có
thêm kinh nghiệm thực hành nghiệp vụ trong môi trường doanh nghiệp thật.
1.1.3. Đối tượng và phạm vi báo cáo
Đối tượng của báo cáo: hướng đến 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng, được thực hiện
qua phần mềm của công ty.
Phạm vi: nghiệp vụ bán hàng và mua hàng tại công ty.
1.1.4. Ý nghĩa báo cáo
Có cái nhìn tổng quan về thực hành nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

1


Trải nghiệm, làm quen với các kỹ năng thực hành nghiệp vụ trong môi trường doanh
nghiệp.
1.1.5. Cấu trúc đề tài
Cấu trúc đề tài gồm có 4 chương :

Chương 1: Tổng quan
Trình bày về lý do chọn đề tài, mục tiêu đề tài, đối tượng, phạm vi báo cáo, ý nghĩa
nghiên cứu và cấu trúc đề tài và giới thiệu về cơng ty.
Chương 2: Lược đồ quy trình bán hàng và mua hàng
Trình bày bằng lược đồ quá trình bán hàng và mua hàng tại công ty.
Chương 3: Thực hiện quy trình bán hàng và mua hàng trên phần mềm.
Mơ tả quá trình thực hiện quy trình bán hàng và mua hàng trên phần mềm và rút ra
kết luận.
Chương 4: Đánh giá và tổng kết
Đề xuất phát triển, cải thiện và kết luận lại những điều đã đạt được trong kỳ thực tập.
1.2. Giới thiệu công ty
1.2.1. Thông tin chung
Tên công ty: CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ VĂN PHỊNG SỐ MỘT.
Mã số thuế: 03 04 18 48 56(chi cục thuế quận Bình Thạnh).
Ngày hoạt động: 02/06/2006.
Hình thức pháp lý: Cơng ty TNHH một thành viên.
Địa chỉ: 69/19 Nơ Trang Long, phường 11, quận Bình Thạnh, TPHCM.
Số điện thoại cơng ty: 028.3511. 9714 – 028.3511.9708
Website:
Giám đốc: Ms. Nguyễn Minh Tri

Số điện thoại: 0908.500.725

2


1.2.2. Sản phẩm dịch vụ của công ty
Sản phẩm dịch vụ chính: cung cấp văn phịng phẩm, đồ dùng, thiết bị văn phịng cho
các tổ chức nhà nước, cơng ty, ngân hàng, doanh nghiệp…
Một số dịch vụ khác: nạp mực máy in, thiết kế chuyên dụng, in ấn(không hoạt động tại

trụ sở), nhu yếu phẩm, cung cấp hoa quả nhập khẩu từ nước ngồi, q tặng.

Hình 1.1. Trang web của công ty

3


Hình 1.2. Danh mục các loại giấy

Hình 1.3. Danh mục các loại mực in

4


Hình 1.4. Mua hàng tại trang web của cơng ty

Một số thế mạnh của cơng ty:
-

Giấy in văn phịng A3, A4(Double A, IK Plus, Idea, Paper One, Excel,…);

-

Bìa lá, bìa còng,…;

-

Con dấu theo yêu cầu;

-

Nhu yếu phẩm ;

-

Nạp mực máy in;

-

Hoa quả nhập khẩu;

-

Sản phẩm, hàng hóa cao cấp(rượu, đồ điện tử);

-

Sản phẩm in ấn theo yêu cầu(lịch, cốc, in trên các chất liệu);

-

…

1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong công ty được phân cấp như sau:

5


Hình 1.5. Các phịng ban trong cơng ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và bộ phận:
+)Giám đốc: Điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, ra các quyết định kinh
doanh, đồng thời quản lý tất cả các phòng ban và bộ phận.
+)Bộ phận điều phối: Điều phối các hoạt động giao nhận tại công ty như: vận chuyển
hàng, sắp xếp lộ trình, gởi hóa đơn, ưu tiên thứ tự các đơn hàng, giải chi…
+)Phịng kế tốn: Ghi nhận các hoạt động thu chi của các nghiệp vụ phát sinh, xuất hóa
đơn, nhận hóa đơn, thanh tốn tiền hàng, lập báo cáo tài chính, kiểm tra phiếu giao
hàng, chứng từ,…
+)Phòng kinh doanh:
-

Đối ngoại: Tiếp cận các khách hàng tiềm năng, tìm kiếm các khách hàng, các cơ hội
kinh doanh mới.

-

Tiếp nhận và xử lý: Xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng trên website, đặt hàng qua
email hoặc khách hàng điện thoại trực tiếp đến công ty đặt hàng. Điều chỉnh các thay
đổi trong đơn hàng. Thực hiện việc báo giá cho khách hàng khi được yêu cầu. Soạn
phiếu giao hàng, mua hàng.
6


+) Kho: Tiếp nhận phiếu giao hàng từ phòng kinh doanh để thực hiện soạn hàng. Tìm
kiếm các nguồn hàng giá rẻ. Mua hàng và vật tư.
+)Bộ phận giao nhận: Thực hiện việc vận chuyển hàng đã được đóng gói. Giao, nhận
hóa đơn, tiền hàng.
1.2.4. Vị trí thực tập
Phịng ban: Phịng kinh doanh. Vị trí: Nhân viên kinh doanh.

Cơng việc: Thực hiện nghiệp vụ bán hàng, lập bảng báo giá, báo giá, chào hàng, kiểm
tra các báo cáo, chứng từ và một số công việc tổng hợp khác.

7


CHƯƠNG 2: LƯỢC ĐỒ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG
2.1. Quy trình bán hàng
Quy trình bán sản phẩm, dịch vụ cơng ty cho khách hàng có thể được tóm tắt trong lược
đồ như sau đây:

Hình 2.1. Lược đồ quy trình bán hàng tại cơng ty

8


Thường trước khi khách đặt hàng tại công ty, sẽ có một đội ngũ trong phịng ban kinh
doanh(đối ngoại) sẽ tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng, chào bán cho họ
những sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Thông thường sẽ cần chuẩn bị một số thứ
như:
-

Thơng tin sản phẩm dịch vụ chào bán(cần tìm hiểu trước khách hàng để có thể tập
trung vào nhu cầu khách hàng thay vì chỉ xốy vào các sản phẩm của mình, hoặc
chuẩn bị đầy đủ các thơng tin để có thể kịp thời đáp ứng cho khách hàng khi đã
nhận ra nhu cầu của khách hàng trong buổi hẹn);

-

Lợi ích mà khách hàng nhận được;

-

Bảng báo giá, card visit…;

-

Lên danh sách khách hàng tiềm năng có thể tiếp cận, khách hàng tiềm năng có thể
tìm kiếm thơng qua internet, thực tế, bạn bè hoặc người thân. Do tình hình sau
dịch bệnh khiến cho việc kinh doanh của nhiều doanh nghiệp trở nên khó khăn nên
cơng ty ln chủ động tìm kiếm, tạo dựng liên tục nguồn khách hàng mới;

-

Liên hệ khách hàng thông qua email, hoặc điện thoại, u cầu họ một cuộc hẹn để
trình bày thơng tin và chào hàng sản phẩm dịch vụ của cơng ty.

Có trường hợp các công ty, doanh nghiệp,… thông qua sự giới thiệu của các bên đã mua
hàng của công ty mà chủ động gọi điện, liên hệ qua mail để u cầu cung cấp văn phịng
phẩm cho cơng ty của họ.
Khách gửi yêu cầu mua hàng: Các công ty, doanh nghiệp gửi những sản phẩm, dịch vụ
cần mua về cho bộ phận kinh doanh. Những khách hàng thân thiết đã đặt hàng nhiều lần
sẽ thường gọi điện để trao đổi nhanh và đặt hàng. Các khách hàng mới hoặc ít thân thiết
thường sẽ yêu cầu gửi bảng báo giá để họ kiểm tra và đặt hàng sau.
Khách gửi yêu cầu báo giá: Các doanh nghiệp muốn khảo sát về giá trước khi quyết
định mua sẽ yêu cầu gửi bảng báo giá. Bảng báo giá thường sẽ theo yêu cầu của bên
doanh nghiệp, có lúc họ cần bảng báo giá đầy đủ, có lúc họ chỉ cần được báo giá một số
mặt hàng u cầu. Thơng thường các doanh nghiệp có chuỗi chi nhánh, nhập hàng theo
quý sẽ yêu cầu bộ phận kinh doanh gửi báo giá để họ so sánh giá của quý trước so với
9

quý hiện tại và thắc mắc về sự thay đổi giá nếu có. Nếu khách hàng khơng đồng ý về giá
thì có thể giới thiệu khách hàng về sản phẩm dịch vụ khác.
Khách đặt hàng: Nếu khách hàng đồng ý với giá bên bộ phận kinh doanh đã báo thì bộ
phận kinh doanh sẽ liệt kê các sản phẩm, số lượng và chốt đơn hàng với khách hàng.
Phòng kinh doanh sẽ in ba phiếu giao hàng(một cho khách ký, một cho bộ phận điều phối
và một cho kho). Nếu có những yêu cầu từ khách hàng trong quá trình nhận hàng thì bộ
phận kho sẽ ghi chú vào trong phiếu giao hàng của bộ phận điều phối, ví dụ như: hàng
giao gấp, thu tiền khi nhận hàng, giao hàng vào buổi chiều,….

Hình 2.2. Phiếu giao hàng tiêu chuẩn

10


Kho soạn hàng: Bộ phận kho sẽ tiếp nhận phiếu giao hàng từ bộ phận kinh doanh(đơi
khi là từ phịng kế toán) để chuẩn bị soạn hàng. Nhân viên kho soạn hàng cho từng phiếu
giao hàng của bộ phận kinh doanh chuyển qua. Đơi khi có những đơn hàng mà khách
hàng yêu cầu gấp sẽ được ưu tiên soạn trước. Nhân viên kho thực hiện ghi chú cho từng
đơn hàng đã và tập kết hàng ở khu vực xuất hàng của công ty.
Giao hàng: Sau khi bộ phận kho đã tập kết hàng. Bộ phận điều phối sắp xếp các đơn
hàng theo thứ tự ưu tiên(về thời gian giao, khoảng cách xa hay gần, tiện đường) để bộ
phận giao nhận vận chuyển hàng.
Hàng có đạt yêu cầu?: Nếu hàng đạt yêu cầu thì bên khách hàng sẽ nhận và ký vào
phiếu giao hàng.
Khách nhận hàng: Ở đây có rất nhiều trường hợp phát sinh như: hàng bị thiếu, hàng bị
sai, khách hàng không cần một số sản phẩm nữa, khách muốn đổi hàng. Tùy theo từng
trường hợp khác nhau mà bộ phận kinh doanh sẽ linh hoạt để điều chỉnh phiếu giao hàng
hoặc tạo phiếu giao hàng mới, hoặc đánh dấu trên phiếu giao hàng để bổ sung sau).

Xuất hóa đơn: Thông thường đối với các doanh nghiệp, công ty sẽ xuất hóa đơn theo
tháng. Bộ phận kế tốn tiến hành xuất hóa đơn thanh tốn nếu có u cầu từ khách hàng
hoặc xuất định kỳ cho khách hàng. Có 2 loại hóa đơn là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Giá trị thanh tốn trên hóa đơn cộng thêm 10% giá trị đơn hàng.
Khách thanh tốn: Cơng ty gửi cho khách hàng hóa đơn. Khách hàng tiến hành thanh
tốn cơng nợ như trên hóa đơn cơng ty đã gửi. Khách hàng thanh tốn thơng qua phương
thức chuyển khoản vào tài khoản của công ty hoặc bộ phận giao nhận của công ty sẽ qua
bên trụ sở của khách hàng để thu tiền. Các trường hợp bán lẻ, các khách hàng khơng u
cầu xuất hóa đơn thì khơng cần xuất hóa đơn đỏ và thu tiền như trên phiếu giao hàng.
2.2. Quy trình mua hàng
Thơng thường quy trình mua hàng của công ty thường được thực hiện khi lượng hàng
trong kho bị thiếu hụt hoặc cần nhập về kho các sản phẩm mới từ nhà cung cấp(NCC).
Quy trình mua hàng cho cơng ty có thể được biểu diễn như sơ đồ như sau đây:
11


Hình 2.3. Lược đồ quy trình mua hàng tại cơng ty

Thơng thường, các phịng ban của cơng ty nếu muốn mua các sản phẩm, dịch vụ văn
phòng sẽ lập yêu cầu để mua hàng và trình cho người quản lý ký duyệt để mua phục vụ
cho công việc. Công ty tôi đang thực tập là công ty chuyên cung cấp các sản phẩm, dịch
vụ văn phòng nên nếu cần cho quá trình làm việc thì xuất từ kho ra để sử dụng mà không
12


phải thơng qua quy trình mua hàng. Vì vậy, quy trình này chỉ thường được áp dụng cho
kho của cơng ty khi thiếu hàng và yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng để nhập vào kho
để phục vụ cho việc cung cấp đến khách hàng.
Yêu cầu mua hàng: Khi kho thiếu hàng, trưởng kho sẽ yêu cầu phòng kinh doanh lập
phiếu mua những doanh mục hàng cần thiết để cung ứng cho kho hàng hoặc trưởng kho

sẽ liên hệ với bên cung cấp(thường là những nhà cung cấp quen thuộc) để yêu cầu cung
cấp hàng.
Yêu cầu nhà cung cấp báo giá: Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá hàng
(thơng số kỹ thuật, quy cách).Thường thì những mặt hàng mới, hoặc những mặt hàng ít
khi mua, công ty sẽ yêu cầu họ báo giá để chọn ra nhà cung cấp giá tốt nhất. Những nhà
cung cấp đã cung hàng lâu năm cho công ty sẽ không cần báo giá.
Đồng ý với giá bán: Nếu đồng ý với giá, trưởng kho sẽ báo cho phòng kinh doanh để
chốt danh mục cần mua, số lượng, đơn giá.
Hợp đồng/đơn mua hàng: Đối với các đơn hàng lớn, cung cấp lâu dài, cần phải có hợp
đồng mua hàng. Nhưng thường công ty sẽ lập các đơn hàng để đặt mua, đồng thời thông
báo cho nhà cung cấp thời gian giao hàng.
Nhận hàng: Bộ phận kho đứng ra nhận hàng.
Hàng đạt yêu cầu?: Nếu bộ phận kho thấy hàng đã đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng,
thì ký phiếu nhận hàng. Cịn nếu thấy chưa đúng về số lượng có thể nói nhà cung cấp bổ
sung, hoặc nếu hàng bị lỗi thì có thể trả lại hàng.
Nhập kho: Bên kho chịu trách nhiệm chuyển hàng vào kho và cập nhật số lượng tồn trên
phần mềm.
Nhận hóa đơn và thanh tốn: Kế tốn cơng ty nhận hóa đơn và thanh tốn công nợ cho
nhà cung cấp.

13


CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN BÁN VÀ MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM
3.1. Giới thiệu về phần mềm của công ty
Phần mềm của cơng ty có giao diện bằng tiếng Việt và khá dễ sử dụng.
Trước khi sử dụng phần mềm, cần đăng nhập vào hệ thống.

Hình 3.1. Giao diện đăng nhập phần mềm

Sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ chuyển vào giao diện chính

Hình 3.2. Giao diện chính của phần mềm

14


Có nhiều mục phân loại để dành cho từng phịng ban khác nhau. Ví dụ như phịng ban kinh
doanh sẽ chủ yếu sử dụng mục “Bán Hàng”, “Mua Hàng”, trong khi bộ phận kho thường sử
dụng danh mục “Kho” để quản lý kho, bộ phận điều phối thường dùng danh mục “Ngân
Quỹ” để thu-chi, ứng tiền và tính lương, phịng kế tốn thường sử dụng danh mục “Cơng
Nợ” để theo dõi số liệu cơng nợ và lập báo cáo.

Hình 3.3. Mục quản lý kho

Hình 3.4. Mục lập các loại báo cáo

15


3.2. Thực hiện quy trình bán hàng
Sau khi tiếp cận và thuyết phục được các khách hàng mua hàng của cơng ty, phịng kinh
doanh sẽ nhận được các đơn đặt từ các doanh nghiệp.
Đối với các khách hàng mới của công ty, họ thường yêu cầu bảng báo giá đầy đủ tất cả
các mặt hàng mà công ty cung cấp. Đôi khi tùy theo mức chiết khấu họ yêu cầu mà
phịng kinh doanh sẽ điều chỉnh giá.

Hình 3.5. Bảng báo giá chung tất cả mặt hàng của công ty

Giá được báo của hàng hóa trên bảng báo giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với

các khách hàng khơng u cầu xuất hóa đơn, giá trị hàng hóa sẽ tương đương với bảng
báo giá sản phẩm. Các đối tượng khơng xuất hóa đơn đỏ thường là khách lẻ và các cửa
hàng nhỏ. Đối với các doanh nghiệp, công ty sẽ xuất hóa đơn đỏ(thường 1 lần trên tháng)
và sẽ thanh tốn tiền khi xuất hóa đơn. Giá trị thanh tốn trên hóa đơn sẽ cơng thêm 10%
tổng giá trị hàng hóa.

16