xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng nguyễn danh

ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH







NGUYỄN ANH THƯ








Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Long Xuyên, 05 – 2009
ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH






KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Thư
Lớp: DH6KT1 Mã số sinh viên: DKT052232
Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG
Long Xuyên, 05 – 2009


CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐẠI HỌC AN GIANG


Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG

Người chấm, nhận xét 1:

Người chấm, nhận xét 2:

Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn
Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm…….
1

TÓM TẮT
Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh
nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với
chu trình chi phí xây lắp, từ đó đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa ra một số

giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí cho doanh
nghiệp.
Nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức.
Nghiên cứu sơ bộ định tính thực hiện bằng phương pháp thảo luận tay đôi và quan
sát các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập dữ liệu sơ cấp.
Nghiên cứu chính thức định tính thu thập các dữ liệu thứ cấp thông qua quan sát và
thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách và bảng câu hỏi liên quan đến các khoản mục chi
phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử
dụng máy thi công, chi phí chung. Các tài liệu sau khi thu thập được xử lý bằng phương
pháp tổng hợp.
2

MỤC LỤC
TÓM TẮT 1
MỤC LỤC 2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5
DANH MỤC BẢNG 5
DANH MỤC SƠ ĐỒ 5
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN 6
1.1. Cơ sở hình thành đề tài 6
1.2. Mục tiêu 6
1.3. Nội dung nghiên cứu 6
1.4. Phạm vi nghiên cứu 7
1.5. Phương pháp nghiên cứu 7
1.6. Ý nghĩa 7
CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 9
2.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 9
2.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 9
2.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10
2.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng 11

2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 11
2.3.1. Khái niệm 11
2.3.2. Phân loại 12
2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 12
2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp 13
2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 13
2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất 13
2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13
2.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp 14
2.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công 14
3

2.4.1.5. Đối với chi phí chung 14
2.4.2. Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 14
2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệ thống nội bộ chu trình chi
phí xây lắp 15
2.4.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 16
2.4.4.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính 16
2.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp 16
2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS) 16
2.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát 16
Tóm tắt 18
CHƯƠNG 3. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19
3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 19
3.2. Cơ cấu tổ chức 19
3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị 20
3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 21
Tóm tắt 22
CHƯƠNG 4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI

PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG
NGUYỄN DANH 23
4.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp 23
4.1.1. Quy chế kiểm soát chung 24
4.1.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 25
4.1.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 26
4.1.4. Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 29
4.1.5. Các thủ tục kiểm soát chi phí chung 31
4.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 32
4.2.1. Hoạt động kiểm soát chung 32
4.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng 33
4.3. Nhận xét về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí
xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 34
4

4.3.1. Ưu điểm 34
4.3.2. Hạn chế 34
4.4. Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai 35
4.4.1. Định hướng phát triển của doanh nghiệp 35
4.4.2. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 36
4.5. Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 36
4.5.1. Thuận lợi 36
4.5.2. Khó khăn 36
Tóm tắt 37
CHƯƠNG 5. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH 38
5.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp 38
5.1.1. Quy chế kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp 38
5.1.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 40

5.1.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42
5.1.4. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43
5.1.5. Kiểm soát chi phí chung 44
5.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 46
5.2.1. Hoạt động kiểm soát chung 46
5.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng 47
Tóm tắt 47
KẾT LUẬN 48
PHỤ LỤC 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO 55


5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CPC : chi phí chung
CPNCTT : chi phí nhân công trực tiếp
CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi công
DN : doanh nghiệp
HTKS : hệ thống kiểm soát
HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội bộ
NVL : nguyên vật liệu
TK : tài khoản
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21
Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ 24
Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng
máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê 29

Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn
CPSDMTC cho đội thi công 30
Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị 38
Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT 40
Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42
Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43
Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung 44
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính 12
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 20
Sơ đồ 4.1: Quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 27
6

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN
WX
1.1. Cơ sở hình thành đề tài
Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục tiêu là
lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng được mở rộng,
đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy, ngoài việc doanh
nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên
cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu.
Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem đến cho doanh
nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách, báo
cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc
nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên nhưng lại
gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình
kinh doanh của công ty; cuối cùng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn chặn việc
tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

Đối với một doanh nghiệp nhỏ như doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh
thì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh
của doanh nghiệp không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng
ngành xây lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia
làm nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện
thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo dài,
phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng giai
đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với doanh nghiệp,
vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ đó doanh
nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên thương trường. Bên cạnh đó,
thủ tục và chất lượng của hệ thống kiểm soát chi phí còn thể hiện được văn hóa của
doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong việc chống lãng phí và thất
thoát tài sản.
Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh thêm
các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu, đánh giá và
đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”.
1.2. Mục tiêu
Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh
nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh đối với chu trình chi phí xây lắp.
1.3. Nội dung nghiên cứu
- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
7

- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội
bộ trong chu trình chi phí xây lắp.
- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu

trình chi phí xây lắp.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng
Nguyễn Danh.
- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với chu trình chi
phí xây lắp.
- Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu
chính thức.
Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính. Trong
bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: báo cáo
tài chính 3 năm 2006, 2007 và 2008; sổ cái các tài khoản liên quan; điều lệ hoạt động
của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh nghiệp bằng dàn bài
phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp. Bước một được thực hiện
là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện bảng câu hỏi về hệ
thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp phục vụ cho
nghiên cứu chính thức. Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì phương pháp tổng hợp được sử
dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được.
Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng về
hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó,
người nghiên cứu đưa ra nhận xét về HTKSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề
nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình trên. Phương pháp
nghiên cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức. Dữ
liệu thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự
toán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; hệ thống chứng từ liên
quan đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu sơ
cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4 nhân viên
văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật theo bảng câu hỏi

dạng đóng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệu được áp
dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được.
1.6. Ý nghĩa
Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ đối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí
nói riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu hiệu
8

của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tìm những phương pháp
riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
WX





Chương 2 trình bày những nội dung sau:
Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đặc điểm của sản phẩm xây dựng.
Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp.
2.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO
1
định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý,
hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp

một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Định nghĩa được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động
kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể
thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục
tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Bởi vì chính con người
định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội
bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…do
những con người của doanh nghiệp đặt ra.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là
các mục tiêu sẽ đạt được. Vì hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những rủi ro tiềm tàng.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể
đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trong việc
đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích

1
COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính. Báo
cáo COSO là kết quả của một dự án được thực hiện qua 7 giai đoạn: thu thập các tài liệu từ trước đến nay
về kiểm soát nội bộ; phỏng vấn; gửi bảng câu hỏi; tổ chức hội thảo; dự thảo báo cáo; kiểm nghiệm thực
tế; sửa đổi và hoàn thiện Dự thảo.
9

10

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
- Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và

đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp.
- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc chấp
hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín…
Ö Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
2.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
2

Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm
soát
Tạo ra sắc thái chung của một
tổ chức, chi phối đến ý thức
kiểm soát của mọi người
trong tổ chức, là nền tảng cho
mọi bộ phận khác của kiểm
soát nội bộ.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành.
- Cơ cấu tổ chức.

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách về nhân sự.
Đánh
giá rủi
ro
Đơn vị phải nhận biết và đối
phó với các rủi ro bằng cách
thiết lập mục tiêu của tổ chức
và hình thành cơ chế để nhận
dạng, phân tích và đánh giá
các rủi ro có liên quan.
- Xác định mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro.
- Phân tích và đánh giá rủi ro.
Hoạt
Các chính sách và các thủ tục
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

2
Nguồn: Đoàn Văn Hoạt. 2007. “Hệ thống kiểm soát nội bộ” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng
chủ biên). Kiểm toán. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội.


11

động
kiểm
soát
để giúp đảm bảo là những chỉ
thị của nhà quản lý được thực

hiện và có các hành động cần
thiết đối phó với rủi ro nhằm
đạt được các mục tiêu của
đơn vị.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc
thực hiện.
Thông
tin và
truyền
thông
Hệ thống thông tin được thiết
lập để mọi thành viên trong
đơn vị có khả năng nắm bắt
và trao đổi thông tin cần thiết
cho việc điều hành, quản trị
và kiểm soát các hoạt động.
- Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống
thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng
thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông
tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động
hiệu quả.
Giám
sát
Toàn bộ quy trình hoạt động
phải được giám sát và điều
chỉnh khi cần thiết. Hệ thống

phải có khả năng phản ứng
năng động được thay đổi theo
yêu cầu của môi trường bên
trong và bên ngoài.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.
2.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc điểm riêng
biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng đển công tác quản
lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:
- Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực, dự
toán và phương pháp thi công khác nhau.
- Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong
kỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết.
- Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và quá
trình thi công, bàn giao rất khắt khe.
- Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng.
2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp
2.3.1. Khái niệm
Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hóa
phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp và chi phí
sản xuất khác.
2.3.2. Phân loại
Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán xây
lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp
áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ
bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp
trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực tiếp
đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận
hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý
quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp.
2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp
- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với
báo cáo tài chính
Bảng Cân đối kế toán:
- Hàng tồn kho
- Chi phí sản xuất dở dang
- Lợi nhuận chưa phân phối
- Thuế và các khoản phải nộp
nhà nước



Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh:
- Giá vốn hàng bán
- Lợi nhuận gộp
- Lợi nhuận thuần
- Tổng lợi nhuận trước thuế
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
phải nộp
- Lợi nhuận sau thuế

Chi phí sản xuất sản
phẩm xây lắp:
- Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công
trực tiếp
- Chi phí sử dụng máy
thi công
-
Chi phí chung
12

13

- Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin
về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới,
hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp.
- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập
mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…
2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp
2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp
2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất
- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối
lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử
dụng…
- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình
phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải phá bỏ làm lại,
cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…
- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình đổ
bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m

3
cát
nhưng chỉ sử dụng 1m
3
cát. Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt
cửa đi, cửa sổ…
2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:
+ Mua hàng không đúng nhu cầu.
+ Mua giá cao.
+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận
khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số liệu ghi trong nhật
ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…
…
- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:
+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu
cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm.
+ Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường.
+ Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử
dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu
xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu
khác.
…
14

2.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
+ Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị
trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp
sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân.
+ Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của

công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân.
+ Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương
cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp
thời.
+ Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương như ghi nhận
không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công.
2.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
+ Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi
người có trách nhiệm.
+ Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.
+ Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công.
…
2.4.1.5. Đối với chi phí chung:
+ Công cụ, dụng cụ bị thất thoát.
+ Cách phân bổ chi phí không đồng nhất giữa các công trình, hạng mục.
…
2.4.2. Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm vụ ghi
chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa nhân viên kiểm
kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhà cung cấp…
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát
chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế
toán tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất kho,
hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân hàng, bảng kê
phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư, bảng dự
toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…
15

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản
khoản phải trả (331)…
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ
chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi phí xây
lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài
khoản phải trả công nhân viên (334)…
+ Chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê
máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổ
CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng tính
khấu hao máy móc thi công…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái
tài khoản NVL (152)…
+ Chi phí chung:
Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê công cụ
xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền, séc,
giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC,
sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…
- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định thực
tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân viên cần sử dụng máy
móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho công việc gì, sử
dụng trong thời gian bao lâu…
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư phải
được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ phận) quản

lý vật tư. Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao cho cá nhân độc lập với nhân viên
thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm công…
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực
tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các công trình, hạng mục
công trình…
2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp
- Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân.
16

- Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên độc lập, thanh tra thuế.
2.4.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
2.4.4.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng
đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
2.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp
- Thiếu dấu vết kiểm toán.
- Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ.
- Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ.
- Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy.
- Tăng cường giám sát.
2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)
- Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý

thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó.
- Rủi ro hệ thống thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ
thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hệ thống hoặc rủi ro do
dữ liệu đầu vào.
2.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi
trường tin học.
+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý toàn hệ
thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra…
+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia các
công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…
+ Kiểm soát việc thâm nhập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt vật lý): hạn chế
tiếp cận máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo…
17


+ Kiểm soát việc truy cập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt luận lý): phân
quyền cho người sử dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo
quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…
+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số
kiểm tra…
+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản
trị
3
, tài liệu vận hành
4
và tài liệu ứng dụng
5
.

+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần
mềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…
+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng hệ thống máy tính thay thế,
các dụng cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…
+ Khôi phục hệ thống sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…
- Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao
gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm soát do
con người thực hiện.
+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các
chứng từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu…
+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có liên
kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…
+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ
các bản in nháp…


3
Bao gồm tất cả tài liệu mô tả các hệ thống ứng trong hệ thống thông tin kế toán. Các tài liệu này trình
bày việc nhập liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi của mỗi hệ thống ứng dụng.
4
Bao gồm các yêu cầu về cấu hình phần cứng, danh sách và mô tả các tập tin chương trình, tập tin dữ
liệu, các lưu ý về những nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình, và các hướng dẫn khắc phục những thiệt hại
khi có sự cố.
5
Bao gồm tất cả các thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu, các thủ tục và quyền truy cập hệ thống,
và các tài liệu được tạo ra trong quá trình phát triển hệ thống.
18

Tóm tắt
Chương 2 trình bày về cơ sở lý luận và xây dựng mô hình nghiên cứu về xây dựng hệ

thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây
dựng Nguyễn Danh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có 5 bộ phận: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Chi phí xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Đối với mỗi loại
chi phí có những rủi ro khác nhau nên cần có những thủ tục kiểm soát phù hợp cho từng
khoản mục chi phí. Nhưng nhìn chung có 5 loại thủ tục chủ yếu là: phân chia trách
nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất,
kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện.
Đối với doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính và các phần mềm để lập kế hoạch
sản xuất, lập báo cáo tài chính thì phải có các thủ tục thích hợp cho việc kiểm soát riêng
đối với hệ thống thông tin trên máy tính và các phần mềm.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
WX





Chương 3 chủ yếu trình bày những nội dung:
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển.
Cơ cấu tổ chức.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiêp.
Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008.
3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Doanh nghiệp được thành lập từ năm 1997 với số vốn ban đầu là 185.000.000đ,
có trụ sở đặt tại 138/39 Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Bình, Tp Long Xuyên, An Giang.
Qua 12 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 1.923.000.000đ. Chủ

doanh nghiệp là ông Nguyễn Văn Danh.
Từ khi thành lập đến nay doanh nghiệp đã qua 1 lần đổi tên, từ năm 1997 đến
2002 doanh nghiệp có tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Văn Danh” và từ
năm 2002 đến nay doanh nghiệp đổi tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn
Danh”.
Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng,
xây dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung
nhôm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối
quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinh
nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanh
nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khuyết
điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp.
3.2. Cơ cấu tổ chức
- Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm
trong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm
tra việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có liên
quan. Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ doanh
nghiệp bằng báo cáo tài chính. Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên tiến hành kê
khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan
19

thuế. Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được hỗ trợ bằng phần mềm
kế toán acsoft.
- Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình,
bảng dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ thuật,

kỹ thuật.
- Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản
lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và
tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
- Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp



: quan hệ điều hành trực tiếp
: quan hệ điều hành gián tiếp
Nhân viên
kỹ thuật
Đội trưởng
đội xây lắp
Các đội
xây lắp
Thủ quỹ
Nhân viên
kế toán
Chủ doanh
nghiệp
3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Kỳ kế toán: năm.
Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
20