Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử
Mã phách:………………………………….

Hà Nội – 2021


2
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………………... 4
2. Kết cấu bài tập lớn.........................................................................................4
NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy
và văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức ………………………………….……..5
1.1. Một số khái niệm cơ bản…………………………………………………..5
1.1.1. Văn bản…………………………………………………………..5
1.1.2. Văn bản điện tử…………………………………………………..5
1.1.3. Văn bản đi………………………………………………………..5
1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư……………………………………………..5
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư…..6
Chương 2: Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn

bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt
Nam………………………………………………….………………………..8
2.1. Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam…………………...8
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt
Nam…………………………………………………………………………...8
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu
chiến binh Việt Nam…………………………………………………………..8
2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện
tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam…………………..10
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy……………..10
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử…………..12
Chương 3: So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam.……………..14
3.1. So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử
tại cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……………………….14


3
3.1.1. Giống nhau…………………………………………………….14
3.1.2. Khác nhau……………………………………………………...14
3.2. Nhận xét chung…………………………………………………………15
3.3. Đề xuất, kiến nghị………………………………………………………15
KẾT LUẬN……………………………………………………….................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………….......18


4
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động

của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng
một cá nhân nào. Công tác văn thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo
đảm thơng tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu,
số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.
Đồng thời, làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ cịn góp phần bảo vệ những thơng
tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia...
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày
đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất
nước. Bên cạnh việc đổi mới các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc
lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi
giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi
cơng việc hàng ngày của cơ quan, Đảng, Nhà nước đã có rất nhiều văn bản quy
định về công tác công văn, giấy tờ. Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều
kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương
từng bước được hoàn thiện.
2. Kết cấu bài tập lớn
Ngoài phần mở đầu và kết luận bài tập lớn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản
giấy và văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức.
Phần 2: Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và
văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam
Phần 3: So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn
bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam.


5
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI
VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Văn bản
“Văn bản” là thông tin hành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký
hiệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng
thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
1.1.2. Văn bản điện tử
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định
dạng theo quy định.
1.1.3. Văn bản đi
“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những công việc liên quan đến việc soạn thảo
và ban hành văn bản, quản lí văn bản tài liệu khác hình hành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong hoạt
động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin. Trong đó,
nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thơng tin
bằng văn bản. Hoạt động quản lý của từng cơ quan cũng như q trình giải
quyết các cơng việc hằng ngày đều phải dựa vào văn bản.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn
vị nói riêng. Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có những thơng tin cần
thiết, thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau


6
Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng

cơng tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ. Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức
Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động, cơ quan cần phải tổ chức tốt
việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ càng hồn chỉnh, văn bản
càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu càng được tăng bấy nhiêu. Đồng
thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan
Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất cơng việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có
hệ thống qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước
ta hiện nay
Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những
thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia
Vai trị của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội
thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng
cao và bức thiết. Vì thế cơng tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hóa


7

các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay cơng tác văn thư
triển khai như tồn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản,
ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản
trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế xã hội.


8
CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI VĂN
BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM
2.1. Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh
Việt Nam
Hội Cựu chiến binh Việt Nam là một đồn thể chính trị - xã hội, thành
viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, là một cơ sở chính trị của chính quyền
nhân dân, một tổ chức trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam
lãnh đạo, hoạt động theo đường lối, chủ trương của Đảng, Hiến pháp, pháp luật
của Nhà nước và Điều lệ của Hội.
Ngày 3-02-1990 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã có quyết định số 100QĐ/TW về việc thành lập Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
Ngày 24/02/1990 Hội đồng Bộ trưởng số: 528-NC cho phép thành lập
Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
Ngày 14/4/1990 Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ra quyết
định số: 51-QĐ/MTTQ về quyết định công nhận Hội Cựu chiến binh Việt Nam
là thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
Mục đích của Hội là tập hợp, đoàn kết, tổ chức, động viên các thế hệ Cựu
chiến binh giữ gìn và phát huy bản chất, truyền thống "Bộ đội Cụ Hồ", tích cực
tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ thành quả cách mạng, xây dựng
và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ quyền, lợi ích
chính đáng và hợp pháp của Cựu chiến binh, chăm lo giúp đỡ nhau trong cuộc

sống, gắn bó tình bạn chiến đấu.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu
chiến binh Việt Nam


9
2.1.2.1. Chức năng
Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam có chức năng đại
diện ý chí, nguyện vọng và quyền lợi chính đáng, hợp pháp của Cựu chiến binh.
Hội làm tham mưu giúp cấp uỷ Đảng và làm nịng cốt tập hợp, đồn kết, vận
động Cựu chiến binh thực hiện các nhiệm vụ chính trị - xã hội của cách mạng,
của Hội; tham gia giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, đại biểu dân cử
và cán bộ viên chức Nhà nước.
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Cơ quan Trung ương Hội cựu chiến binh Việt Nam có nhiệm vụ tập hợp,
động viên quân nhân đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự tại ngũ tiếp tục phát huy
truyển thống “Bộ đội Cụ Hồ, tham gia tổ chức Câu lạc bộ, Ban liên lạc Cựu
quân nhân, các phong trào cách mạng cơ sở giúp rèn luyện, giữ gìn phẩm chất,
đạo đức cách mạng, nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ hiểu biết đường lối,
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, kiến thức về kinh tế, văn hóa,
khoa học kỹ thuật, thực hiện tốt nghĩa vụ công dân. Cơ quan cịn có nhiệm vụ
tổ chức chăm lo, giúp đỡ Cựu chiến binh nâng cao đời sống vật chất, tinh thần,
phát triển kinh tế gia đình, xóa đói giảm nghèo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của Cựu chiến binh.
Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh có quyền tham gia xây dựng
và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, đấu tranh chống mọi
âm mưu, hoạt động chống phá hoại của các thế lực thù địch, chống các quan
điểm sai trái với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực
hiện các quy định của pháp luật về dân chủ ở cơ sở, đấu tranh chống quan liêu,
tham nhũng, lãng phí, tệ nạn xã hội; giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước,

của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật. Cơ quan Trung ương Hội
tham gia phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, kiến nghị với
cơ quan Nhà nước, chính quyền địa phương về xây dựng và tổ chức thực hiện
chính sách, pháp luật có liên quan đến Cựu chiến binh, Hội Cựu chiến binh Việt
Nam.


10
2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam
Theo thẩm quyền, Trung ương Hội được quyền ban hành các loại văn
bản: Điều lệ Hội, Nghị quyết, Chương trình, quy chế, Lời kêu gọi, Thông báo,
Thông cáo, Quyết định, quy định, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, kế hoạch, Cơng
văn... trong đó cơng văn chiếm số lượng lớn nhất. Hàng năm, Văn phòng Trung
ương Hội đã tiếp nhận, xử lý trên 10.000 văn bản đến, làm thủ tục ban hành
trên 1.500 văn bản đi đúng quy định.
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy
Quy trình quản lý văn bản đi được quy định rõ trong “Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản” của Trung ương Hội
Cựu chiến binh Việt Nam. Trình tự thủ tục được tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Phân công soạn thảo
Thủ trưởng các cơ quan Trung ương Hội có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo
việc soạn thảo văn bản trong cơ quan theo quy trình, quy định. Căn cứ vào tính
chất nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan giao cho tổ chức, cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản
Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo xác định nội dung văn bản theo
vấn đề cần giải quyết và hình thức văn bản phù hợp với nội dung định độ mật,
độ khẩn của văn bản (nếu thấy cần thiết). Chuẩn bị thu thập tư liệu, thông tin
tiến hành soạn thảo (xin ý kiến đóng góp đối với những văn bản quan trọng).

Văn bản có liên quan đến cơ quan chức năng nào cần tham khảo xin ý kiến của
các cơ quan đó để đảm bảo nội dung chun mơn văn bản soạn thảo và ban
hành. Nội dung văn bản phải rõ ràng đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
quy định.


11
Bước 3: Duyệt bản thảo
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Việc
sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định. Khi trình duyệt bản thảo phải kèm theo những tài liệu có liên quan
(nếu có).
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Sau khi bản thảo được người có thẩm quyền sửa chữa, phải trình bày đúng
thể thức và kỹ thuật. Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo
phải hỏi lại xin ý kiến người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo sau đó mới
đánh máy tiếp. Chỉ được nhân bản đúng số lượng yêu cầu. Không được cắt dán
chữ ký để nhân bản văn bản đồng thời giữ gìn bí mật nội dung, đánh máy nhân
bản đúng thời gian và số lượng yêu cầu.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành và trình ký.
Người được giao soạn thảo văn bản phải đọc sốt kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và trình ký.
Bước 6: Đăng ký văn bản đi và hoàn thiện văn bản
Văn bản sau khi kiểm tra đã đảm bảo về nội dung và hình thức, văn thư sẽ
đăng ký dữ liệu vào máy và ghi số ký hiệu văn bản. Sau khi có chữ ký của
người có thẩm quyền, văn thư sẽ đóng dấu vào văn bản, tùy từng loại văn bản
mà văn thư ghi số ký hiệu riêng và đóng dấu riêng.
Bước 7: Chuyển giao văn bản và theo dõi chuyển giao.
Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo giữ bí mật nội dung. Trong trường
hợp cơng văn khẩn, cán bộ văn thư phải trực tiếp chuyển đi còn văn bản thì

thơng thường được chuyển qua đường bưu điện.
Về quản lý văn bản đi: Văn bản đi của Trung ương Hội được quản. lý đúng
quy định. Đối với công văn "Đi": Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn
bản, đăng ký vào sổ cơng văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ


12
lục kèm theo (nếu có), gửi cơng văn theo địa chỉ đăng ký. Ngoài một bản lưu
tại bộ phận văn thư, cơ quan soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công
việc. Công văn "Đi" được chuyển kịp thời trong ngày.
Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công
văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối
cùng của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi"
được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhà
nước đã ban hành.
Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn bản do
bộ phận văn thư trực tiếp thực hiện. Đối với cấp Hội, cơ quan, đơn vị ở xa gửi
theo đường bưu điện. Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được
tuân thủ theo đúng quy định là khơng được Fax hay gửi qua mạng. Ngồi số
đăng ký cơng văn đi thơng thường cịn có các loại sổ nghiệp vụ khác theo quy
định.
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử
Trong quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử, văn bản đi
được nhập phần mềm quản lý văn bản. Đến nay, công tác quản lý văn bản bằng
phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứng cho việc phục
vụ tra tìm văn bản được kịp thời.
Đối với văn bản đi thực hiện trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, bộ phận
văn thư cơ quan khi nhận được dự thảo văn bản điện tử chuyển đến trên phần
mềm đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị duyệt nội dung, có trách nhiệm thực

hiện theo thứ tự các bước sau đây:
Bước 1: Cấp số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trên phần mềm
Bước 2: Điền đúng số và ngày tháng năm được cấp vào văn bản điện
tử và chuyển văn bản điện tử sang định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên


13
Bước 3: Chuyên cho lãnh đạo đã duyệt nội dung để thực hiện ký số
cá nhân
Bước 4: Thực hiện ký số của Cơ quan lên văn bản điện tử đã được ký
số của lãnh đạo và tiến hành phát hành văn bản đến cơ quan nhận.
Đối với văn bản đi thực hiện trao đổi đưới dạng hỗn hợp (gửi cả văn bản
giấy và văn bản điện tử), văn thư cơ quan khi nhận được văn bản giấy đã được
lãnh đạo có thẩm quyền ký tên, có trách nhiệm thực hiện theo thứ tự các bước
sau đây:
Bước 1: Cấp số và ngày, tháng, năm của văn bản trên phần mềm
Bước 2: Ghi đúng số và ngày tháng năm được cấp, làm thủ tục đóng dấu,
nhân bản văn bản giấy và lưu trữ bản gốc theo quy định về văn thư lưu trữ
Bước 3: Chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử bằng hình thức quét
(scan), thực hiện ký số của cơ quan lên văn bản điện tử, đính kèm và thực hiện
chuyển văn bản đến cơ quan nhận bằng chức năng liên thông của phần mềm.


14
CHƯƠNG 3.
SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI GIỮA VĂN BẢN
GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI
CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM
3.1. So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử tại cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

3.1.1. Giống nhau
Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử
nhìn chung đều giống nhau ở các điểm như đảm bảo thể thức, cấp số, đăng ký
văn bản, phát hành văn bản, lưu văn bản, lập hồ sơ, kiểm tra việc gửi nhận và
khai thác, sử dụng tài liệu tại văn thư. Nói tóm lại, các bước trong cả 2 quy trình
đều phải có và giống nhau.
3.1.2. Khác nhau
Văn bản điện tử ra đời đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. So với quy trình quản lý văn bản
giấy, tất cả các bước trong quy trình quản lý văn bản điện tử đều làm qua mạng
máy tính từ soạn thảo, cho số, đăng ký, phát hành, lưu hồ sơ. Điểm khác biệt
lớn nhất chính là ký ban hành văn bản. Văn bản giấy được ký trực tiếp bằng bút
mực và đóng dấu trực tiếp, trong khi đó văn bản điện tử là ký số và chứng thực
điện tử. Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý
cho phép bảo đảm an tồn thơng tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối
tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính tồn vẹn
của dữ liệu.
Văn bản điện tử cũng khắc phục được một số những hạn chế của
văn bản giấy, đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, giảm bớt những công
đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan. Để phát hành văn bản
giấy cần phải in văn bản và làm bì gửi thơng qua bưu điện, chuyển trực tiếp,
cịn đối với văn bản điện tử thì phát hành qua mạng máy tính, chỉ cần có kết
nối mạng Internet thì mọi cơ quan, tổ chức có thể truyền thơng tin, tài liệu cho


15
nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng
của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các
thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễ dàng
và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện,

tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu điện tử cũng giảm thiểu phần lớn
không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Lưu văn bản giấy thì phải in, ký,
đóng dấu để lưu từng hồ sơ giấy nhưng văn bản điện tử thì khơng cần in mà lập
hồ sơ lưu trực tiếp trên mạng, cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phịng
phẩm cho việc in ấn, photocopy,…
3.2. Nhận xét chung
Nhìn chung, cơng tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Cựu
chiến binh Việt Nam được thực hiện khá tốt, cán bộ văn thư lưu trữ được đào
tạo cơ bản, đáp ứng yêu cầu của cơ quan Trung ương Hội.
Tuy nhiên, công tác văn thư tại Văn phòng Trung ương Hội Cựu chiến
binh vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục. Do tính đặc thù của Hội Cựu chiến
binh, cán bộ chủ chốt tại đây đa số đều lớn tuổi, có kinh nghiệm cơng tác nhưng
sức ì lớn, có tâm lý ngại thay đổi khi tiếp cận quy trình mới, ứng dụng cơng
nghệ thơng tin còn hạn chế, chưa sử dụng thành thạo các thao tác trên máy tính,
khai thác triệt để các tính năng, cơng dụng hữu ích của trang thiết bị phục vụ
cho việc giải quyết cơng việc của mình.
3.3. Đề xuất, kiến nghị
Muốn phát huy được vai trị của cơng tác văn thư lưu trữ, cơ quan cần
quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
trong các hoạt động quản lý.
Trước tiên, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác Văn
Thư – Lưu trữ. Chú trọng việc nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công
tác này. Cùng với xem xét các chế độ thỏa đáng nhằm khuyến khích động viên
đội ngũ làm Văn thư - Lưu trữ ở cơ quan. Đội ngũ cán bộ làm công tác chuyên


16
môn đã được đào tạo nhưng chưa nhạy bén trong công việc cũng như chưa nắm
bắt được thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy khắc phục tình trạng này Cơ

quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam nên tăng cường hơn nữa việc
đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ cán
bộ, giúp cán bộ có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong cơng
việc.
Cơ quan Trung ương Hội cũng cần chú ý đến việc hiện đại hóa công tác
văn thư lưu trữ. Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư lưu trữ đang đề
cập đến đây khơng chỉ thực hiện cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi
các thiết bị, ví dụ như máy tính, máy photocopy,… khả năng tin học của cán
bộ cơ quan.


17
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung. Quan tâm làm tốt cơng tác
văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức được
thông suốt, nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước
và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Như vậy,
mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí
và vai trị của cơng tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ ở Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam đã
góp phần quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của Hội. Bên cạnh
những kết quả đã đạt được, vẫn cần có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với
tình hình hiện nay. Việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trở thành một
nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan. Cơ quan Trung ương Hội cần xây dựng hoàn
chỉnh và hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ

nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng, cũng như đổi mới nghiên cứu lý luận
về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự
phát triển kinh tế của đất nước đang thời kỳ đổi mới mạnh mẽ.


18
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Vân Anh (2019), Quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử tại VP
HĐND & UBND huyện Sapa, tỉnh Lào Cai, Khóa luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
2. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm
2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công
tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện
tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ
bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 về cơng tác văn thư.
4. Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12
tháng 7 năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước.
5. Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
6. Trương Thị Thủy (2019), Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Cơ
quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Đề tài nghiên cứu khoa
học, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.