Quản lý văn bản điện tử tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: LƯU TRỮ HỌC

Giảng viên hướng dẫn

: THS. TẠ THỊ LIỄU

Sinh viên thực hiện

: LƯU THỊ LINH

Mã số sinh viên

: 1605LTHA028

Khóa

: 2016 – 2020

Lớp

: 1605LTHA

Hà Nội, 2020


LỜI CẢM ƠN
Đối với mỗi sinh viên, được làm Khóa luận tốt nghiệp là điều vơ cùng vinh
dự, địi hỏi sự cố gắng và nỗ lực rất lớn của bản thân, quan trọng hơn cả là sự chỉ
bảo của các thầy cô ở trường, khoa và thầy cô hướng dẫn.
Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán
bộ thư viện và quý thầy cô trong khoa Văn thư–Lưu trữ đã truyền đạt những kiến
thức chuyên ngành, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tư liệu trong q trình hồn
thành đề tài. Đặc biệt làThS. Tạ Thị Liễu – Giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ là
người đã giúp tôi định hướng đề tài và hướng dẫn, chỉ bảo giúp đỡ tận tình để tơi
có thể hồn thành tốt đề tài của mình.
Đồng thời, tơi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ cơng
chức, viên chức tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã tạo điều
kiện giúp đỡ, cung cấp số liệu trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan để tơi
có thể hồn thiện đề tài của mình.
Tuy nhiên, với kiến thức và kinh nghiệm thực tế của cá nhân cịn nhiều hạn
chế. Do vậy đề tài này khơng tránh khỏi những thiếu sót, tơi rất mong nhận được
sự góp ý, chỉ bảo chân thành của các thầy cơ giáo để tơi có thể rút kinh nghiệm và
hồn thành tốt hơn đề tài của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của cá nhân và được sự
hướng dẫn khoa học của ThS.Tạ Thị Liễu. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực và chưa cơng bố dưới bất kỳ hình thức nào trước
đây. Những số liệu trong bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh
giá được chính tác giả thu thập từ việc khảo sát, thống kê, phân loại,... Ngoài ra,

một số nhận xét, đánh giá, quan điểm khác trong đề tài đều có nguồn trích dẫn và
chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí,
các cơng trình nghiên cứu đã được cơng bố.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm
về nội dung đề tài của mình.
Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2020


MỤC LỤC
BẲNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT...............................................................................1
A/ PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài. ............................................................................................ 2
2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................... 3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 4
5. Phương pháp nghiên cứu. .............................................................................. 4
6. Lịch sử nghiên cứu. ......................................................................................... 4
7. Đóng góp mới của đề tài. ................................................................................ 6
8. Bố cục của đề tài. ............................................................................................. 6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ......7
1.1.Cơ sở lý luận .................................................................................................... 7
1.1.1. Văn bản điện tử ............................................................................................. 7
1.1.2. Chữ ký điện tử ............................................................................................... 8
1.1.3. Quản lý văn bản điện tử ................................................................................ 8
1.1.4. Lập hồ sơ điện tử........................................................................................... 9
1.1.5. Đặc điểm của văn bản điện tử ...................................................................... 9
1.1.6. Yêu cầu quản lý văn bản điện tử ................................................................. 10
1.2.Cơ sở pháp lý về quản lý văn bản điện tử................................................... 14
1.3.Cơ sở thực tiễn về quản lý văn bản điện tử tại Viện hàn lâm KH&CN
Việt Nam............................................................................................................... 20

1.3.1. Tổng quan về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam................ 20
1.3.2. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản điện tử ................................................... 25


Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VIỆN
HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM...............................27


2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn
lâm KH & CN Việt Nam. .................................................................................... 27
2.2. Tổ chức văn thư của Viện Hàn lâm KH & CN Việt Nam ........................ 27
2.2.1 Căn cứ tổ chức bộ phận thức hiện công tác văn thư lưu trữ ...................... 28
2.2.2 Bố trí nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ............................................... 28
2.3. Cơ sở hạ tầng ................................................................................................ 31
2.4. Cơ sở hệ thống thông tin.............................................................................. 31
2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử tại Viện hàn lâm KH&CN Việt Nam34
2.3.1 Sọan thảo và phát hành văn bản điện tử đi ................................................ 34
2.3.2 Quản lý văn bản điện tử đi .......................................................................... 43
2.3.3 Tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử đến .......................................................... 48
2.3.4 Quản lý văn bản điện tử đến ....................................................................... 50
2.3.5 Lập hồ sơ điện tử......................................................................................... 52
2.4 Đánh giá, nhận xét về quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn lâm KH &
CN Việt Nam ........................................................................................................ 54
2.4.1 Ưu điểm ....................................................................................................... 54
2.4.2 Một số tồn tại .............................................................................................. 55
2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến tồn tại. ..................................................................... 56


Tiểu kết chương 2 .......................................................................................... 56

Chương 3: GIẢI PHÁP NĂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT
NAM .....................................................................................................................58
3.1. Về quản lý ..................................................................................................... 58
3.1.1. Ban hành văn bản quy định hướng dẫn về quản lý văn bản điện tử. ......... 58
3.1.2. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ việc quản lý văn bản điện tử. ................ 61
3.1.3. Hướng dẫn, bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử. ................... 61
3.2. Giải pháp xây dựng, nâng cao hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện
tử...........................................................................................................................62


3.2.1. Nguyên tắc xây dựng nâng cấp hệ thống phần mềm. ................................. 62
3.2.2. Yêu cầu nâng cấp chức năng hệ thống đối với việc thực hiện nghiệp vụ. .. 64
3.2.3. Yêu cầu nâng cấp về quản trị hệ thống ....................................................... 68


Tiểu kết chương 3 .......................................................................................... 69

TỔNG KẾT..........................................................................................................70
PHỤ LỤC.............................................................................................................71
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................96


BẲNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

CNTT

Công nghệ thông tin

2

HS

Hồ sơ

3

KH & CN

Khoa học và Công nghệ

4

VAST

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

1

A/ PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Chúng ta đang sống trong thời đại 4.0, theo đó là sự phát triển vượt bậc của
khoa học công nghệ. Thành tựu mà khoa học công nghệ đạt được đã ảnh hưởng
sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, ở mọi quốc gia.
Trên thực tế, khơng có một cơ quan, một cơng ty hay một xí nghiệp nào
hiện nay lại hoạt động mà thiếu đi những chiếc máy tính, không kết nối internet,
không giao dịch qua hộp thư điện tử,… Công nghệ điện tử đã len lỏi vào các lĩnh
vực cuộc sống xã hội và phát triển mạnh mẽ như vũ bão. Thông tin điện tử đã trở
thành nguồn tài nguyên quý giá, phục vụ cho hoạt động quản lý và nhu cầu của
đời sống xã hội.
Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào hoạt động cũng đều sản sinh ra văn bản tài
liệu. Có nghĩa là văn bản trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức. Sự phát triển của khoa học công nghệ dẫn đến sự ra đời
của văn bản điện tử, làm cho hoạt động quản lý và cơng tác hành chính trở nên
nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Cũng giống như văn bản giấy, văn bản
điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động
quản lý Nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh
doanh… Tuy nhiên so với văn bản giấy, thì văn bản điện tử có nhiều những ưu
thế vượt trội hơn. Trong môi trường điện tử, văn bản được chuyển giao một cách
nhanh chóng nhờ vào internet. Chỉ trong vài giây chúng ta đã có thể chuyển
được văn bản, tài liệu đến bất cứ nơi nào mà không cần phải rời khỏi bàn làm
việc và màn hình máy tính. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện
tử đồng nghĩa với yêu cầu kịp thời, làm giảm những chi phí đáng kể, tiết kiệm
thời gian và tăng hiệu quả lao động. Nhờ vậy, sự kết nối giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân cũng được tăng lên. Trong cùng một hệ thống, nhiều thành viên

2

đều có thể tham gia vào q trình xử lý, giải quyết văn bản cùng lúc. Làm tăng
tính thống nhất và sự thơng suốt trong q trình giải quyết cơng việc.
Ở nước ta hiện nay trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của mình, các cơ quan hành chính Nhà nước cũng sản sinh ra văn bản điện
tử. Có thể nói, văn bản điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, và
sẽ ngày càng phát triển và trở thành xu hướng chính trong tương lai. Sự ra đời
này đã làm thay đổi hồn tồn diện mạo của hoạt động hành chính và đang dần
trở nên không thể thay thế trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên đây cũng vừa là
cơ hội và vừa là thách thức đối với cơ quan, tổ chức Nhà nước và những người
làm cơng tác hành chính Nhà nước, Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, cần phải
được đầu tư nghiên cứu.
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (sau đây gọi là Viện hàn
lâm) là cơ quan đi đầu trong nghiên cứu ứng dụng KHCN. Cũng như những cơ
quan tổ chức khác, trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình Viện
Hàn lâm đã sản sinh ra số lượng lớn văn bản điện tử. Đây cũng là một trong
những cơ quan đầu tiên xây dựng hệ thống văn bản điện tử bài bản và thống
nhất. Đồng thời, sau khi trải qua quá trình thực tập tại Viện Hàn lâm, nhận thấy
vấn đề về văn bản điện tử tại đây có nhiều ưu điểm vượt trội. Vì vậy tơi chọn đề
tài “ Quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt
Nam” là đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử.
- Nghiên cứu đánh giá về thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam
- Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tử
tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
3

- Nghiên cứu lý luận về quản lý văn bản điện tử hiện nay
- Tiến hành khảo sát, thống kê,phân tích và đưa ra nhận xét về quản lý văn
bản điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng của đề tài nghiên cứu: Văn bản điện tử
- Phạm vi nghiên cứu: Nội bộ Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt
Nam
Vì điều kiện khách quan khác nhau, đồng thời do tiến độ thời gian cùng với
lượng kiến thức còn hạn chế nên bài luận cịn nhiều thiếu sót và khơng thể
nghiên cứu sâu hơn.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình nghiên cứu tôi vận dụng các phương pháp, thủ pháp sau:
- Phương pháp luận: Trình bày cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử;
- Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu:
+ Thu thập, xử lý các thơng tin có liên quan đến đề tài nghiên cứu;
+ Tìm hiểu qua các sách, báo, tạp chí, các hội thảo liên quan đến quản lý
văn bản điện tử.
- Phương pháp khảo sát:
+ Tìm hiểu thực trạng của vấn đề quản lý văn bản điện tử tại Viện hàn lâm
KH&CN Việt Nam;
+ Quan sát, khảo sát, điều tra thống kê số liệu về quản lý văn bản điện tử.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp kinh nghiệm: tổng hợp kinh nghiệm
từ những đề tài đi trước, tài liệu tham khảo.
6. Lịch sử nghiên cứu.

4

Trên thế giới, việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử đã được phổ biến từ
rất sớm. Khi máy tính điện tử ra đời, yêu cầu về ứng dụng máy tính điện tử trong
quản lý ngày càng được chú trọng. Có nhiều nhà nghiên cứu quốc tế đã đặc biệt
quan tâm đến cơng tác này. Có thể kể tới Nga đã xuất bản cuốn giáo trình khoa
học nghiệp vụ Tài liệu điện tử trong quản lý năm 2005 của M.V.Larin.
O.Iruwsskốp. Cơng trình đặt ra cơ sở lý luận cho sử dụng tài liệu điện tử trong
công tác quản lý.
Tại Việt Nam, có thể kể đến các cơng trình về tài liệu điện tử như đề tài
nghiên cứu khoa học Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý tài liệu điện tử
năm 2010 do Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm đề tài, Quản lý tài liệu điện tử
hình thành trong hoạt động của cơ quan- thực trạng và giải pháp của tác giả Lê
Tuấn Hùng. Ngoài ra có thể kể đến các bài viết đăng trên tạp trí như bài viết
quản lý tài liệu điện tử, những vấn đề thực tế và quy định mới trên tạp trí văn thư
lưu trữ tháng 03 năm 2013. Tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử một vài
cách tiếp cận trên thế giới - Tạp trí Văn thư Lưu trữ tháng 05 năm 2017. Bài viết
big data và vai trò quản lý tài liệu điện tử trong bối cảnh cách mạng cơng nghệ
4.0 - Tạp trí Văn thư Lưu trữ tháng 6 năm 2018.
Bên cạnh đó là các cơng trình, các bài viêt trong phạm vi hẹp hơn cho từng
ngành, từng cơ quan cụ thể như: Quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ
điều hành và xử lý công việc trong môi trương mạng tại Trường đại học Nội vụ
Hà Nội(2018) do tác giả Trần Việt Hà là chủ nhiệm. Đề tài Nghiên cứu khoa học
sinh viên Nguyễn Thị Huệ - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn: “Quản
lý và sử dụng văn bản điện tử đi tại Tổng cục Hải quan” (2014)
Những bài viết, cơng trình nghiên cứu trên đã đề cập đến vấn đề lý luận và
thực tiến sử dụng và quản lý văn bản điện tử hiện nay. Tuy nhiên, trước sự bùng
nổ của công nghệ thông tin, cũng như yêu cầu mới của thời đại, vấn đề này chưa

5

được đi sâu khai thác. Các đề tài trên mới chỉ dừng ở mức độ khái quát, chưa đầy
đủ, phạm vi còn hạn chế, chưa đáp ứng với thực tế từng cơ quan tổ chức.
Vấn đề quản lý và sử dụng văn bản điện tử tại Viện hàn lâm KH&CN Việt
Nam đã được quan tâm từ lâu, song do có nhiều thay đổi trong quản lý, điều
hành. Cho đến nay chưa có cơng trình nghiên cứu nào nghiên cứu phát triển quản
lý văn bản điện tử tại Viện hàn lâm KH&CN Việt Nam.
7. Đóng góp mới của đề tài.
Về lý luận: Đề tài góp phần làm rõ bản chất, ý nghĩa, tác dụng của quản lý
văn bản điện tử
Về thực tiễn: Đề tài có giá trị thực tiễn trong việc quản lý văn bản điện tử
tại Viện hàn lâm KH&CN Việt Nam .
8. Bố cục của đề tài.
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài
được cấu tạo bởi 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý văn bản điện tử.
Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ Việt Nam.
Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử tại
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1.1.

Cơ sở lý luận

1.1.1. Văn bản điện tử

Văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được
thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu. Nhìn dưới góc độ quản lý, văn bản vừa
nguyên liệu, vừa là công cụ, là thành phần cấu tạo nên thành mạch thông tin của
một cơ quan, tổ chức. Do vậy, bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, dù hoạt động
theo thể chế, mơ hình quản lý nào cũng đều sản sinh ra văn bản để phục vụ hoạt
động quản lý của mình.
Khi CNTT phát triển và được đưa vào ứng dụng trong hoạt động quản lý đã
hình thành thêm một loại văn bản mới - văn bản điện tử. Thuật ngữ này đang
được sử dụng rất phổ biến hiện nay, tuy nhiên lại chưa được giải thích ở cuốn từ
điển nào ở Việt Nam, chỉ được đưa ra ở một số văn bản quy phạm pháp luật. Tại
Khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP giải thích: Văn bản điện tử là văn
bản được thể hiện dưới dạng thơng điệp dữ liệu. Để giải thích về Thông điệp Dữ
liệu, tạiĐiều 4, Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006 của Chính phủ về
thương mại điện tử giải thích thông điệp dữ liệu như sau: Thông điệp dữ liệu là
thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện
điện tử. Thông điệp dữ liệu quy định tại Chương II Luật giao dịch điện tử năm
2005 như: Hình thức thể hiện thơng điệp dữ liệu; giá trị pháp lý của thông điệp
dữ liệu; thơng điệp dữ liệu có giá trị cao như văn bản; thơng điệp dữ liệu có giá
trị như bản gốc nếu đáp ứng được các điều kiện về nội dung và hình thức; thơng
điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang
học, điện tử hoặc công nghệ điện tử. Theo cách giải thích này thì tất cả các thông

7


tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
đều được coi là văn bản điện tử.
Theo Khoản 4 Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nghị định về công
tác văn thư đưa ra: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu

được tạo lập hoặc được số hóa từ các văn bản giấy và trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật, định dạng văn bản theo quy định”.
Theo đó, có thể hiểu văn bản điện tử đi là văn bản dưới dạng thông điệp dữ
liệu do cơ quan soạn thảo, ban hành gửi đến các cơ quan đơn vị khác nhằm giải
quyết công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình. Văn bản điện tử
đến là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được các cơ quan đơn vị khác gửi
đến cơ quan đơn vị của mình.
1.1.2. Chữ ký điện tử
Một yếu tố trong giao dịch các văn bản điện tử là việc chứng thực xác nhận
tính nguyên bản, giá trị văn bản và danh tính người gửi bằng việc sử dụng chứng
thư điện tử và chữ ký điện tử.
Theo Điều 4 của Luật giao dịch điện tử Chứng thư điện tử là thông điệp dữ
liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác
nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính được thiết lập để hoạt động
độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác
nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu. Nói
cách khác, chữ ký điện tử là một chương trình phần mềm chứa dữ liệu gắn với
bản gốc để chứng thực tác giả của văn bản, giúp người nhận kiểm tra tính tồn
vẹn, tính xác thực của nội dung văn bản gốc.
Chữ ký điện tử dùng phổ biến trong các giao dịch là chữ ký số.
1.1.3. Quản lý văn bản điện tử

8


Văn bản là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cơ quan, tổ chức,
nên phải quản lý chặt chẽ. Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp khoa
học, các nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo
an tồn văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức và lưu

giữ văn bản, đưa ra khai thác và sử dụng khi có nhu cầu.
Theo Khoản 4, Điều 3 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01
năm 2019 Thơng tư quy định quy trình trao đổi, xử lý tài liệu điện tử trong công
tác Văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong
quá trình xử lý và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức định nghĩa:
“Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản,
HS điện tử trong suốt vòng đời của văn bản, Hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo
lập,chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản, Hồ sơ
điện tử”
1.1.4. Lập hồ sơ điện tử
Lập Hồ sơ việc tập hợp, sắp xếp tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc,
phương pháp nhất định.Cũng như văn bản, tài liệu giấy, văn bản điện tử cũng
cần được lập hồ sơ.
Theo Điều 2, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết
một số điều của Luật Lưu trữ định nghĩa: “Lập HS điện tử là việc áp dụng công
nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”
Như đối với văn bản giấy, người trực tiếp theo dõi và giải quyết cơng việc
có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử.
1.1.5. Đặc điểm của văn bản điện tử

9


Văn bản điện tử được hình thành từ việc ứng dụng CNTT, nên có những
điểm rất khác so với tài liệu truyền thống, tài liệu giấy. Cụ thể văn bản điện tử có
những đặc điểm sau:
 Văn bản điện tử có vật mang tin khơng ổn định, do ghi trên máy tính.
 Văn bản điện tử được ban hành, xử lý , lưu giữ và sử dụng ở giai đoạn

hiện hành trong môi trường thông tin của hệ thống chu chuyển văn bản điện tử.
 Mỗi văn bản điện tử khi được đưa vào hệ thống chu chuyển đều đi kèm
với thẻ đăng ký ( Thẻ điện tử) có chứa đựng thông tin về văn bản.
 Văn bản điện tử từ thời điểm tạo lập đến khi kết thúc một vịng đời khơng
tách rời CSDL. Điều này cho phép đảm bảo mọi quá trình quản lý văn bản điện
tử, trong đó có cả việc đưa chúng vào hệ thống chu chuyển, đảm bảo tiếp cận
văn bản, duy trì trạng thái của văn bản và kiểm sốt q trình sử dụng;
 Không thể nhận biết một cách trực tiếp văn bản điện tử nếu tách rời
phương tiện điện tử;
 Khái niệm bản gốc, bản sao khó có thể phân định đối với văn bản điện tử.
Bởi lẽ khi tồn tại trong hệ thống chu chuyển của văn bản điện tử có thể có rất
nhiều bản sao tồn tại dưới dạng file, ghi trên đĩa CD,DVD hoặc dưới vật mang
tin khác, có thể có văn bản giấy có nội dung giống với văn bản điện tử;
 Văn bản điện tử có 2 dạng: tạo lập mới văn bản điện tử hoặc dạng số hóa
(Scan).
1.1.6. Yêu cầu quản lý văn bản điện tử
Quản lý và sử dụng văn bản điện tử là nội dung quan trọng trong cải cách
hành chính. Khơng chỉ ở các nước trên thế giới, mà việc ứng dụng văn bản điện
tử đã được sử dụng rộng rãi trên đất nước ta. Như vậy, yêu cầu đặt ra của việc
quản lý và sử dụng văn bản điện tử là rất cần thiết và quan trọng.
Việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử cần phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
10


 Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ
thống. Số của một văn bản đi, đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi,
đến của cơ quan, tổ chức. Xác nhận văn bản đi, đến được gửi đến đúng địa chỉ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. Bảo đảm
văn bản được chuyển giao tồn vẹn, an tồn trong mơi trường mạng. Thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và Phụ lục số I hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
bản sao văn bản của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020
của Chính phủ về cơng tác văn thư.
 Đối với bên tiếp nhận văn bản đến kiểm tra chữ ký số theo quy định sử
dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số
41/TT-BTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông. Thông tin trong tài liệu điện tử phải chính xác, kịp thời, đầy đủ và
bảo đảm bí mật, an tồn thơng tin.
 Tn thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản phù
hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008. Việc lựa
chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải đảm bảo gửi, nhận, xử lý và
lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho
phép thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của
văn bản điện tử được chuyển đổi.
 Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch
điên tử , đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập dữ liệu, truy cập
thông tin, an tồn thơng tin và dữ liệu đặc tả nhằm đảm bảo kết nối thơng suốt,
đồng bộ, an tồn, và khả năng cia sẻ thơng tin nhanh chóng, thuận tiện.

11


 Tại các cơ quan, tổ chức, việc quản lý văn bản giấy được thực hiện theo
quy định của nhà nước và quy tắc cụ thể về thao tác nghiệp vụ. Đối với văn bản
điện tử, việc quản lý văn bản được thực hiện dưới dạng số, qua mạng tin học và
các nghiệp vụ quản lý văn bản trên phần mềm có thể được thực hiện tự động.
Cũng như văn bản giấy, văn bản điện tử cũng được kiểm soát ngay từ khi hình

thành do các cá nhân, đơn vị soạn thảo, chu chuyển trong quá trình xử lý, lập hồ
sơ điện tử.
 Cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng khi thực
hiện cần chủ động, tăng cường áp dụng chữ ký số để xác thực và gửi qua mạng
các tài liệu, văn bản hành chính nhằm bảo đảm tính xác thực, tồn vẹn của nội
dung và giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Văn bản điện tử trao đổi nếu đã được
xác thực bằng chữ ký số thì khơng phải gửi kèm văn bản giấy, trừ trường hợp có
quy định bắt buộc của pháp luật hoặc quy định khác của cấp có thẩm quyền.
 Theo Quyết định 1819/QĐ-TTg năm 2015 phê duyệt Chương trình quốc
gia về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai
đoạn 2016 - 2020 do Thủ tướng Chính phủ ban hành, có 100% văn bản khơng
mật trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Chính phủ dưới dạng
điện tử (bao gồm cả các văn bản trình song song cùng văn bản giấy). 80% văn
bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng điện tử (bao gồm cả các văn
bản gửi song song cùng văn bản giấy).Vì vậy, cần triển khai ứng dụng cơng nghệ
thơng tin hiệu quả, tồn diện tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông theo
hướng: Bảo đảm khả năng kết nối giữa các hệ thống thông tin tại bộ phận một
cửa với cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan nhà
nước, tạo điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho người dân và doanh
nghiệp qua mạng Internet; bảo đảm tính liên thông giữa các đơn vị trong quy

12


trình xử lý thủ tục; bảo đảm tin học hóa tối đa các hoạt động trong quy trình thủ
tục hành chính.
 Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử
trên toàn quốc. Bảo đảm tận dụng triệt để hạ tầng kỹ thuật được trang bị để trao
đổi các văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước. Xây dựng các hệ thống thông

tin thiết yếu cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân và
doanh nghiệp tại các địa phương, đặc biệt là các hệ thống thông tin về dân cư, tài
nguyên và môi trường. Căn cứ nhu cầu quản lý thực tế, xây dựng các hệ thống
thông tin quy mô quốc gia trên cơ sở kết nối, tổng hợp thông tin từ địa phương
các cấp.
 Đối với việc trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức,
doanh nghiệp, cá nhân. Cần chủ động sử dụng hệ thống thư điện tử, hệ thống
thông tin chuyên ngành để gửi nhận văn bản, hồ sơ giao dịch với tổ chức, doanh
nghiệp. Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà
nước cần thường xuyên đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng
hợp, thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý, dự thảo văn bản cần xin ý kiến thuộc
thẩm quyền quản lý nhà nước và các thông tin khác.
 Tăng cường sự tham gia của người dân và doanh nghiệp trong hoạt động
của cơ quan nhà nước bằng cách nâng cao hiệu quả kênh tiếp nhận ý kiến góp ý
của người dân trên mơi trường mạng, tổ chức đối thoại trực tuyến, chuyên mục
hỏi đáp trực tuyến về hoạt động của các cơ quan nhà nước.
 Để tục đẩy mạnh triển khai hiệu quả, đồng bộ việc sử dụng văn bản điện
tử trong cơ quan nhà nước, cần triển khai kết nối các loại mạng với đường truyền
internet nhanh, ổn định. Để tiện trao đổi thơng tin nhanh chóng, tránh hỏng hóc,
trục trặc và giải quyết công việc thuận tiện hơn. Cần đảm bảo tính bảo mật cao,
vì tồn bộ văn bản, dữ liệu đều được ghi và lưu trên máy tính, mạng điện tử. Nếu
không chú ý về vấn đề bảo mật, kẻ gian có thể sẽ đột nhập, ăn cắp tất cả các dữ
13


liệu. Làm dị dỉ mọi thơng tin sẽ gây tổn thất, thiệt hại rất nghiêm trọng cho khối
các cơ quan, doanh nghiệp và giảm tiến độ trao đổi thông tin, công việc.
1.2.

Cơ sở pháp lý về quản lý văn bản điện tử

Việc quản lý văn bản điện tử được tiến hành trên cơ sở của hành lang pháp

lý của Nhà nước và Pháp luật.
Trước yêu cầu thực tế của sự phát triển, năm 2005 Quốc hội thông qua Luật
giao dịch điện tử. Luật này quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực
khác do pháp luật quy định. Luật đề cập đến: thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử,
giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, an ninh an tồn bảo mật trong giao dịch điện
tử,… Tiếp đó là Luật cơng nghệ thơng tin được ban hành và có hiệu lực từ năm
2007 đã đề ra các quy định và hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông
tin của cơ quan, tổ chức cá nhân. Đây là hành lang pháp lý cho hoạt động giao
dịch điện tử và là cơ sở để xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam. Cụ thể hóa
Luật, hàng loạt các văn bản do Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ và các cơ quan
khác đưa ra hướng dẫn sử dụng và quản lý văn bản điện tử.
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về Ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tại điều 8 về “tăng cường sử dụng
văn bản điện tử” quy định:
- Người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản
điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi
thông tin.
- Các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết cơng việc cho người
dân, tổ chức từng bước được chuẩn hoá theo quy định tại Điều 19 Nghị định này
và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

14


- Trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan
nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thơng tin của Chính phủ để thực hiện

việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan,
tổ chức khác thông qua môi trường mạng.
- Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội
bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc của
mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an tồn thơng tin theo quy
định.
- Thường xun tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ
năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc.
- Cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường
liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục
vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức
nhằm hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi
cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.
Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 – 2020. Trong đó đề ra mục tiêu
về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ cơ quan nhà nước là:
- Hệ thống quản lý thông tin tổng thể, tiến tới xây dựng cơ quan điện tử,
bảo đảm kết nối liên thông dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện
và cấp xã.
- Các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ, đá ứng nhu
cầu công tác đặc thù tại mỗi cơ quan.
- Các hệ thống ứng dụng công nghệ thống thông tin khác trong công tác nội
bộ theo hướng hiệu quả, mở rộng, kết nối.
Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương
trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 nêu rõ các nội
15


dung hiện đại hố hành chính: Đẩy mạnh ứng dụng CNTT - truyền thông trong
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản,

tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện
dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống
thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt
động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà
nước được thực hiện trên mơi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng
dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực
tuyến trên mạng ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và
doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau; ứng dụng
công nghệ thơng tin - truyền thơng trong quy trình xử lý cơng việc của từng cơ
quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và
trong giao dịch với tổ chức, cá nhân.
Cũng năm 2011, Luật lưu trữ được Quốc hội thơng qua và có hiệu lực vào
năm 2012. Trong đó quy định rõ về khái niệm, giá trị của tài liệu điện tử.
Năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP nghị định
Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Tiếp đó, ngày 1/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW
tiếp tục khẳng định sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng đối với công tác ứng
dụng, phát triển cơng nghệ thơng tin, khẳng định vị trí, vai trị của công nghệ
thông tin trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc thời kỳ mới. Những định
hướng, tư tưởng, giải pháp lớn trong Nghị quyết là tiền đề quan trọng để công
nghệ thông tin Việt Nam phát triển mạnh mẽ, sâu rộng hơn, đề ra những định
hướng lớn cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin nước ta trong khoảng 10
- 20 năm tới. Công nghệ thông tin phải được ứng dụng rộng rãi và trở thành một
ngành kinh tế có tác động lan tỏa trong phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc
phòng, an ninh, góp phần nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh quốc
16


gia, chất lượng cuộc sống, chỉ số phát triển con người Việt Nam và nâng cao khả
năng phòng thủ quốc gia trong chiến tranh mạng. Đến năm 2030, đưa năng lực

nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ cơng
nghệ thơng tin đạt trình độ tiên tiến thế giới; Việt Nam trở thành quốc gia mạnh
về công nghệ thông tin và bằng công nghệ thông tin. Đồng thời, thực hiện các
giải pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin, nâng cao năng lực quản lý các
mạng viễn thơng, truyền hình Internet.
Ngày 15/04/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết 26/NQ-CP về Chương
trình hành động nhằm cụ thể hóa việc thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày
1/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam
về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển
bền vững và hội nhập quốc tế. Với 8 nhiệm vụ trọng tâm nhằm đạt được mục
tiêu Nghị quyết 36-NQ/TW đề ra gồm:
- Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với
ứng dụng, phát triển cơng nghệ thơng tin;
- Xây dựng, hồn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng, phát triển
công nghệ thông tin;
- Xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện đại; Ứng
dụng cơng nghệ thơng tin rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao;
- Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin, kinh tế tri thức;
- Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy
mạnh nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quốc phịng, an ninh; bảo
đảm an tồn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thơng,
truyền hình, Internet;
- Tăng cường hợp tác quốc tế.

17


Ngồi ra để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng về phát triển ứng
dụng công, nghệ thông tin; Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban

hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong các cơ quan Nhà nước hết sức cụ thể, thiết thực, như: Nghị
định số 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thực số; việc
quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số
43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định vể việc cung cấp thông
tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin
điện tử của cơ quan Nhà nước; Nghị quyết số 36a/NQ- CP ngày 14/10/2015 của
Chính phủ về Chính phủ điện tử; Luật An tồn thơng tin 2015.
Năm 2016, Bộ trưởng Bộ Thơng tin truyền thông ban hành Thông
tư 10/2016/TT-BTTTT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh
và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều
hành. Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia này quy định các yêu cầu kỹ thuật về:
- Cấu trúc mã định danh các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện
tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và Điều hành;
- Định dạng dữ liệu của gói tin được trao đổi giữa hệ thống quản lý văn bản
và Điều hành và hệ thống trung gian phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn
bản và Điều hành.
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia này không quy định các yêu cầu kỹ thuật
trong việc trao đổi các văn bản mật trên môi trường mạng.
Ngày 19 tháng 02 năm 2017, Bộ Thông tin truyền thông ban hành thông tư
số 41/2017/TT-BTTTT Quy định sử dụng chữ ý số cho văn bản điện tử trong cơ
quan Nhà nước. Thông tư này quy định về ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản
điện tử; yêu cầu kỹ thuật và chức năng của phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra
chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

18


Năm 2018, Chính Phủ ban hành Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27
tháng 09 năm 2018 Nghị định Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử

về chữ ý số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Nghị định này quy định chi tiết về
chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng
thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Nghị định áp dụng đối với cơ quan, tổ
chức quản lý, cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; cơ quan, tổ chức, cá nhân
sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong giao
dịch điện tử.
Ngày 12/02/1019 Bộ nội vụ ban hành thông tư số 01/TT-BNV về quy trình
trao đổi, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của
hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ,
xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư gồm: quản lý văn bản đi, đến, lập và
lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, chức năng cơ bản của hệ thống quản lý Tài
liệu điện tử.
Cùng với đó cục văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành văn bản số
139/VTLTNN-TTTH hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
rong môi trường mạng. Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là
cơ quan, tổ chức). Nhằm thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, tổ chức.
Mới đây, ngày 05 tháng 03 năm 2020, Chính Phủ ban hành Nghị định số
30/NĐ-CP về Cơng tác văn thư. Văn bản có hiệu lực từ tháng 06/2020. Trong đó
Nghị định chỉ rõ các khái niệm về Văn bản điện tử, Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử, tại Điều 5 của Nghị định quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử.
19