QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 6: QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN

QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHƯƠNG 6:
QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ
TÀI CHÍNH DỰ ÁN

1


QUẢN TRỊ DỰ ÁN
NỘI DUNG
-

VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN
CÁC LOẠI CHI PHÍ TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN
NỘI DUNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN
CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN
KIỂM SỐT VÀ ĐÁNH GIÁ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN

2


QUẢN TRỊ DỰ ÁN
6.1. Vấn đề chung về quản trị chi phí và
tài chính dự án
- Khái niệm
- Đặc điểm
- Ý nghĩa và vai trò

3

6.1. Vấn đề chung về quản trị chi phí và tài chính dự án

KHÁI NIỆM
• Chi phí là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được
một hoặc những mục tiêu cụ thể.
• Quản trị chi phí dự án bao gồm việc thu thập số liệu, hạch toán
chi phí và quản trị chi phí, và bao gồm cả việc lấy những thơng
tin từ báo cáo tài chính áp dụng vào dự án ở những mức độ
giải trình nhất định để duy trì việc quản trị tiền bạc một cách
rõ ràng cho dự án.

4


6.1. Vấn đề chung về quản trị chi phí và tài chính dự án

ĐẶC ĐIỂM
• Ước tính chi phí chính xác là một kỹ năng quan trọng và cần
thiết mà bất cứ một chuyên gia quản trị dự án nào cũng cần
phải có.
• Ngun nhân khiến cho dự án bị vượt chi phí là bởi vì dự án
thường có tính mới, đặc biệt là dự án có những cơng nghệ mới,
hay quy trình kinh doanh mới.
• Trong việc quản trị chi phí, ước tính chi phí hồn tồn có thể
gặp phải những sai lầm như:
 Dùng các ước tính khơng phù hợp
 Thơng tin ước tính khơng phù hợp

5

6.1. Vấn đề chung về quản trị chi phí và tài chính dự án

Ý NGHĨA VÀ VAI TRỊ
• Quản lý chi phí dự án tốt khơng chỉ giúp cho dự án thành công
trong phạm vi ngân sách cho phép mà còn giúp doanh nghiệp
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ngược lại, quản lý chi phí
khơng tốt sẽ dẫn đến lãng phí, thất thốt nguồn tài ngun của
tổ chức.
• Muốn quản trị chi phí dự án hiệu quả thì việc ước tính chi phí
cũng như lập ngân sách cho dự án phải sát với con số thực tế,
hạn chế được việc vượt q ngân sách.
• Đối với nhóm thực hiện dự án, quản lý chi phí và ngân sách dự
án sẽ ảnh hưởng đến tâm lý và động lực làm việc trong công
việc.

6


QUẢN TRỊ DỰ ÁN
6.2. CÁC LOẠI CHI PHÍ TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN
-

Chi phí lao động
Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nhà thầu phụ
Chi phí văn phịng và các trang thiết bị
Chi phí cơng tác
Chi phí trực tiếp và gián tiếp
Chi phí lặp lại và khơng lặp lại

Chi phí cố định và biến đổi
Chi phí thơng thường và ngồi kế hoạch

7


6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án
• Chi phí lao động (labour cost)
Là những chi phí liên quan đến việc thuê và trả tiền công cho những
người tham gia dự án.
• Chi phí ngun vật liệu (material cost)
Là những chi phí cho các trang thiết bị, nguyên vật liệu cần thiết để
thực hiện và hoàn thành dự án.
• Chi phí nhà thầu phụ (subcontractors)
Khi dự án sử dụng nhà thầu phụ để làm một phần công việc của dự án
thì bắt buộc phải tính đến những chi phí dành cho nhà thầu phụ vào ước
tính chi phí cho dự án và phản ánh vào trong ngân sách
• Chi phí văn phịng và các trang thiết bị (Equipment and facilities)
Các dự án có thể thực hiện ở một địa điểm xa so với công ty mẹ, sẽ
cần đưa các chi phí cho th văn phịng, trang thiết bị vào chi phí dự án.
• Chi phí cơng tác (travel cost)
Những chi phí về đi lại, ăn uống trong quá trình cơng tác để thực hiện
dự án sẽ được tính vào chi phí của dự án
8


6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án

CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP
• Chi phí trực tiếp: là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp

đến việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ của dự án như chi phí lao
động trực tiếp và chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
• Chi phí gián tiếp: là những khoản chi phí chung (overhead) và
chi phí quản lý, bán hàng chung (selling and general
administration), các chi phí này là những chi phí hoạt động
khơng phải là hệ quả trực tiếp của bất cứ dự án, dịch vụ hay
sản phẩm cụ thể nào của doanh nghiệp.
 Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả chi phí nguyên vật liệu
gián tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp, khấu hao nhà xưởng và
máy móc, bảo hiểm, thuế và bảo dưỡng thiết bị sản xuất.
 Chi phí bán hàng và quản lý chung như chi phí quảng cáo, vận
chuyển, tiền lương cho nhân viên bán hàng và nhân viên hành
chính…
9


6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án

CHI PHÍ LẶP LẠI VÀ CHI PHÍ KHƠNG LẶP LẠI
• Chi phí lặp lại (recurring costs): là những chi phí ở giai đoạn
thực hiện dự án như chi phí nhân sự, ngun vật liệu, logistics,
chi phí bán hàng...
• Chi phí khơng lặp lại (non-recurring costs): là những chi phí
xảy ra một lần, liên quan đến một số khoản mua sắm hoặc chi
tiêu đặc biệt cho dự án và thường là vào giai đoạn đầu hoặc
giai đoạn kết thúc của dự án như chi phí marketing khảo sát thị
trường trước khi thực hiện dự án, chi phí đào tạo nhân sự thực
hiện dự án, chi phí dành cho dịch vụ giúp nhân viên tìm cơng
việc mới khi dự án kết thúc...

10


6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án

CHI PHÍ CỐ ĐỊNH VÀ CHI PHÍ BIẾN ĐỔI
• Chi phí cố định (fixed costs): là chi phí khơng thay đổi dù cho
sử dụng nhiều hay ít loại nguồn lực phát sinh chi phí này cho
dự án.
• Chi phí biến đổi (variable costs): là những chi phí gia tăng
hoặc giảm đi phụ thuộc vào việc sử dụng nhiều hay ít loại
nguồn lực phát sinh chi phí này, có nghĩa là chi phí này sẽ tỷ lệ
thuận với mức độ sử dụng nguồn lực.

11


6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án
CHI PHÍ THƠNG THƯỜNG VÀ CHI PHÍ NGỒI KẾ HOẠCH

• Chi phí thơng thường (normal costs): là những chi phí cho các
cơng việc của dự án để hồn thành dự án, là những chi phí
được hoạch định theo kế hoạch và được chấp thuận bởi các
bên liên quan ngày từ khi bắt đầu dự án.
• Chi phí ngồi kế hoạch (expedicted costs): là những chi phí
khơng được lên kế hoạch, xảy ra khi thực hiện các bước đẩy
nhanh việc hoàn thành dự án.

12

6.2. Các loại chi phí trong quản trị dự án

Bảng 6.1: Phân loại chi phí

Chi phí
Lao động
trực tiếp
Tài sản cố
định
Chi phí ngồi
kế hoạch
Ngun vật
liệu

Mức độ
Loại
thường
Sự thay đổi
Theo kế hoạch
xun
Trực Gián Lặp Một Cố Biến Thơng Ngồi kế
tiếp
tiếp lại lần định đổi thường hoạch

x
x

x
x

x

x
x

x

x
x

x

x

x
x
x

x
x

x

13


QUẢN TRỊ DỰ ÁN
6.3. NỘI DUNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ
TÀI CHÍNH DỰ ÁN

- Ước tính chi phí
- Các cách dự toán ngân sách

14


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án
• Có 3 khâu trong q trình quản trị chi phí như sau:
1. Ước tính chi phí
2. Xác định ngân sách
3. Kiểm sốt chi phí
Hình 6.1: Q trình quản trị chi phí của dự án

15


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

ƯỚC TÍNH CHI PHÍ
• Ngun tắc ước tính chi phí:





Các u cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể khơng?
Các u cầu chức năng có hỗ trợ các u cầu nghiệp vụ khơng?
Các u cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không?
Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang sử
dụng kỹ thuật ước lượng phù hợp

 Ước tính sẽ được dùng để đánh giá dự án hay quản lý dự án khơng?
 Ước tính phải được trình bày bằng đơn vị đo lường phù hợp
 Ước lượng của dự án có đủ các thành phần

• Các phương pháp ước tính chi phí:





Ước tính gần đúng
Ước tính so sánh
Ước tính khả thi
Ước tính chính thức
16


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

ƯỚC TÍNH CHI PHÍ
1. Ước tính gần đúng (ballpark estimate):
Đây là phương pháp ước tính được sử dụng khi các thơng tin
ước tính khan hiếm hoặc thời gian ước tính khơng nhiều, thường là
việc ước tính ở thời điểm ban đầu của dự án.
Các công ty thường sử dụng phương pháp này như một ước
tính sơ bộ về nhu cầu nguồn lực hoặc để xác định giá chào thầu
cạnh tranh cho một dự án.
2. Ước tính so sánh (comparative estimate)
Là ước tính dựa trên những giả thiết rằng đối với những dự án
giống nhau thì dữ liệu lịch sử có thể sử dụng như là khung để tham

chiếu cho những ước tính hiện tại.

17


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

ƯỚC TÍNH CHI PHÍ
3. Ước tính khả thi (feasibility estimate):
Ước tính dựa trên những con số thực tế, hoặc số liệu được đưa
ra sau khi đã hồn thiện cơng việc phác thảo dự án sơ bộ. Tiếp theo
việc xây dựng các phạm vi ban đầu này, có thể có những yêu cầu
báo giá từ nhà cung cấp hoặc thầu phụ với mức độ tin cậy cao hơn,
đặc biệt khi nó tham gia vào một số quy trình lập kế hoạch chung
để bắt đầu xác định đường cơ sở của dự án (project baseline)
Thường được sử dụng cho những dự án xây dựng.
4. Ước tính chính thức (definitive estimate)
Ước tính được sử dụng khi đã có phác họa chi tiết về các công
việc của dự án, ở mức mà phạm vi và các khả năng (capabilities)
của dự án đã có thể hiểu được khá rõ ràng.
18


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

CÁC CÁCH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1. Xác định ngân sách theo phương pháp từ trên xuống (top-down
estimates hay analogous estimates)
2. Xác định ngân sách theo phương pháp từ dưới lên (bottom-up
estimates)

3. Xác định ngân sách dựa trên công việc (activity-based costing
– ABC)
4. Xác định ngân sách theo thời gian thực hiện dự án (timephased budget)

19


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

CÁC CÁCH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
 Xác định ngân sách dựa trên công việc (activity-based costing –
ABC)
 Được xem như kỹ thuật xác định ngân sách mang mức độ chính xác
cao
 Việc đầu tiên là phải phân bổ chi phí cho các hoạt động. Sau đó dựa
trên việc sử dụng nguồn lực của từng án mới tính chi phí của các dự
án
 Do đó, pp ABC dựa trên quan điểm cho rằng các dự án sử dụng các
công việc và công việc được thực hiện nhờ sử dụng các nguồn lực.
 Xác định ngân sách dựa trên công việc bao gồm 4 bước:
1. Xác định các công việc sử dụng nguồn lực và phân bổ chi phí cho chúng
2. Xác định các loại chi phí liên quan đến hoạt động. Các nguồn lực về nhân
sự và nguyên liệu là những chi phí chính.
3. Tính tốn tỷ lệ chi phí trên một đơn vị hoặc một giao dịch
4. Phân bổ chi phí cho dự án bằng các lấy tỷ lệ chi phí/đơn vị nhân với số đơn
vị nguồn lực dùng cho dự án
20


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

CÁC CÁCH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
Bảng 6.3: Xác định ngân sách dựa trên công việc của Dự án nội thất AEON
Hạng mục chi phí
Chi phí quản lý
Chi phí khác
Nguyên vật liệu
Gạch 600x600
. Taicera
. Đồng Tâm
. Bach Mã
. Kid
. Thạch bàn
. Viet ceramic
. Gạch mosaic
. Gạch F1
Keo dán gạch
Xốp 20kg/m3
dày 60
Gỗ
. Tự nhiên
. PVC
. MFC
Sơn gỗ
Thanh gỗ ốp
tường
Da
Acrylic
Phụ kiện
Tổng chi phí

Đơn vị
nguồn lực
tháng

Số
lượng
5

Đơn giá
(VND)
500.000.000

95
160
137
5

200.000
268.000
312.000
220.000

m2

70
120
15.000
1.869

750.000
600.000
5.500
72.289

m3
tấm
tấm

2
450
120

15.000.000
330.000
450.000

m2

48

1.215.000

m
tấm
set

150
20

150.000
500.000

Tổng tiền
(VND)
2.500.000.000
390.781.562

700.000.000
19.000.000
42.880.000
42.744.000
1.100.000
40.000.000
52.500.000
72.000.000
82.500.000
135.130.120
30.000.000
148.500.000
54.000.000
100.000.000
58.320.000
22.500.000
10.000.000
50.000.000
4.551.955.682

21

6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

CÁC CÁCH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
 Xác định theo thời gian thực hiện dự án (time-phased budget)
 Việc xác định ngân sách dự án không chỉ dừng lại ở con số
tổng ngân sách mà còn phải bao gồm cả phân bổ chi phí cho
các cơng việc theo thời gian.
 Ngân sách được xác định chi tiết theo thời gian sẽ cung cấp
cho nhà quản trị một đường chi phí cơ sở về để đo lường kết
quả thực hiện dự án cũng như có những yêu cầu về vốn cho
dự án khi cần thiết

22


6.3. Nội dung quản trị chi phí và tài chính dự án

CÁC CÁCH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
Bảng 6.4: Ngân sách theo giai đoạn thực hiện của dự án A (ĐVTL triệu đồng)
WBS
1.
Chi
phí
quản lý dự án
1.1.
Giám
đốc
1.2.
Thàn

h viên
1.3.
Thầu
phụ
2. Phần cứng
2.1.
Thiết
bị cầm tay
2.2.
Máy
chủ
3. Phần mềm
1.1.
Phí
bản quyền
1.2.
Phát
triển phần mềm
4. Kiểm tra
5. Đào tạo và
hỗ trợ
3.1.
Phí
đào tạo
3.2.
Phí đi
lại
3.3.
Thàn
h viên dự án

6. Phí dự trữ
Tổng chi phí

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

160

160

160

160

160

160

160

160

160

160

160

160

1920

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

2880

126

126

126

126

126

126

126

126

126

126

126

1386

600

600

1200

160

160

320

200

200

400

1200

1600

2540

2540

1800

1000

11880

120

160

240

300

300

260

1380

1200

400

1726

1846

200
3446

200
4466

600
3966

12

Tổng

1000

1000

168

168

48

48

48

48

48

48

288

600
3274

1200
3034

800
2542

800
1374

600
1174

70.8
644,8

5070.8
27892.8

23


QUẢN TRỊ DỰ ÁN
6.4. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ
CHI PHÍ DỰ ÁN
- Xây dựng dự phòng về ngân sách
- Quản lý giá trị thu được
- Quản trị dự án trong danh mục dự án

24


6.4. Các phương pháp quản trị chi phí dự án

XÂY DỰNG DỰ PHỊNG VỀ NGÂN SÁCH
• Dự phịng về ngân sách (budget contingencies) là sự phân bổ
thêm vốn để trang trải cho sự bất trắc và nâng cao khả năng dự
án được hoàn thành trong phạm vi thời gian cho phép.
• Dự phịng của dự án khơng được bao gồm trong q trình xác
định chi phí theo hoạt động của dự án.
• Ưu điểm:
 Đưa ra ngân sách dự phịng, dự án cho phép xử lý những
tác động tiêu cực về cả thời gian và chi phí
 Cho phép tồn tại ngân quỹ dự phòng cho dự án là bước đầu
tiên của việc chấp nhận có sự gia tăng ngân sách.
 Việc sử dụng quỹ/chi phí dự phịng đưa ra một cảnh báo
sớm khả năng thấu chi về ngân sách.
25