quản lý công nghệ tại sở tài nguyên và môi trường

Luận văn
Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường
Trang 1
Trang 2
Trang 3
PHẦN MỞ ĐẦU
Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học
trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộ
môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà
trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc.
Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà
trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,…
Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là một
kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực sau
này.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và
Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tế
hơn.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và
Môi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn bản đi,
đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác,
tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đã học tại
trường, lớp. Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác hơn so với những gì
mà em đã từng học.
Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong công
việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách sắp xếp bố
trí thời gian làm việc hiệu quả.

Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua. Kết quả
này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên.
Trang 4
Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng
đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinh
viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức nhiều hơn trong cuộc
sống với thực tại và công việc tương lai. Trong kỳ thực tập lần này em đã học hỏi được
rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việc
sau này.
2. Thời gian thực tập.
Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ
Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 tháng 6
năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là khoảng thời gian
thực sự có ý nghĩa đối với em.
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6.
Buổi sáng: 07
h
đến 11
h
Buổi chiều: 13
h
đến 17
h
Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ.
Trang 5
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh

Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà
Vinh
Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160
1.2. Chức năng và nhiệm vụ
1.2.1. Chức năng
Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài
nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ
chức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài nguyên và
Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi
trường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường, tổ
chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường
của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm:
- Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về
tài nguyên và môi trường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh;
- Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm của
cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Trang 6
- Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp, quản
lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa
phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng
cơ sở dữ liệu thành phần về tài nguyên và môi trường tại địa phương, hệ thống cơ sở

dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai,
cơ sở dữ liệu thông tin địa lý….
- Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương và
phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tài
nguyên và Môi trường và của cấp tỉnh;
- Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi
phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài
nguyên và môi trường của địa phương.
- Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở Tài
nguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin
trong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý các
hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên ngành.
- Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Tài
nguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động của cổng
thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp
dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi
trường.
- Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệu
điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùng
kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu để sử
dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹ
thuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành,
các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định;
- Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tư
liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên
và Môi trường.
Trang 7
- Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng, thành lập
các tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài
liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường, bản đồ thông tin kinh tế

xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên đề khác…
- Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên
ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệ
thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng sử dụng theo
kế hoạch và chương trình được duyệt.
- Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án về
công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của
Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức có
liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở
dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương.
- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn cấp tỉnh.
- Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản
thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi trường
và quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức
1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm:
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và 01 Phó
Giám đốc và 21 viên chức và người lao động.
1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
- Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông;
- Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông;
Trang 8
- Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông.
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Trang 9
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
P.PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ
P. DỮ LIỆU VÀ LƯU
TRỮ
P.HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP
CHƯƠNG II
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc
Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên
mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc
sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai với
công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn phòng sạch sẽ gọn
ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm
mỹ nơi mình làm việc.
Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng
say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong thời gian thực tập em
luôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và thoáng mát khi bước
vào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất.
2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc văn
phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến nên những thiết bị
văn phòng cũng không ngừng đổi mới. Điều đó đã giúp cho việc thực hiện công việc
được nhanh chóng hơn.
2.2.1. Sử dụng máy vi tính
Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng phát

triển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên tiến không
thể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, và mang lại lợi ích không nhỏ đối với
cơ quan, doanh nghiệp đó.
Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại nào.
Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, máy vi
tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các
loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài phần mền Open
Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ cho
công tác soạn thảo văn bản.
Trang 10
Ngoài ra, máy tính của Trung tâm còn được sử dụng để truy cập Internet để tìm
kiếm thông tin, dùng để nhận các văn bản từ trong và ngoài cơ quan chuyển đến email.
Họ được trang bị mỗi người một máy vi tính. Hằng ngày, em thường quan sát
cách làm việc trên máy vi tính của các anh (chị) và em cũng được các anh (chị) giao
công việc làm trên máy vi tính như: đánh máy, soạn thảo văn bản, lưu văn bản, vẽ bản
đồ,….
Hình 2.1, Máy vi tính
2.2.2. Sử dụng máy photocopy
Văn phòng làm việc của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và
Môi trường được lắp đặt một máy photo. Thiết bị máy photo này hoạt động rất thường
xuyên. Hằng ngày có rất nhiều công việc mà em cần phải photo. Công việc photo cũng
là nhiệm vụ mà em thường được giao. Ngày đầu tiên mới vào thực tập tiếp xúc với
thiết bị này em còn rất bỡ ngỡ vì sự mới lạ về cách sử dụng nhưng được sự hướng dẫn
nhiệt tình của các anh (chị) rồi em cũng dần quen sử dụng và thực hiện thành thạo hơn.
Máy photo là thiết bị mà em được tiếp xúc thường xuyên trong suốt quá trình
thực tập. Em đã được các anh (chị) tận tình hướng dẫn sử dụng máy sao cho thật chính
xác. Các anh (chị) đã hướng dẫn em cách sử dụng máy, cách ứng phó với những tình
huống máy bị kẹt giấy, cách nhận biết máy hết mực hay hết giấy.
Những tài liệu mà em được photo nhiều nhất: thông báo, báo cáo, tài liệu tập

huấn, tài liệu hội nghị và các văn bản thông thường khác.
Cách sử dụng máy photo: đầu tiên khởi động máy, chờ cho máy chạy khoảng 5
phút, khi nút Start đã sáng đèn xanh là máy đã sẵn sàng. Cho tài liệu cần photo vào
ngăn chụp tài liệu, sau đó chọn khổ giấy A3,A4, tiếp theo là điều chỉnh độ mực đậm
Trang 11
nhạt. Chọn độ mực nhạt ấn (Light), độ mực chuẩn để có thể thấy rõ những con dấu
(Auto) hay độ mực đậm để photo các loại bìa (Dark), chỉnh lại giấy và chọn số lượng
cần photo bằng cách ấn dãi số trên máy và ấn nút Start để bắt đầu photo.
Một số thuận lợi và khó khăn
Là một thiết bị tiên tiến, hiện đại nhưng đôi khi sử dụng chúng ta cần phải chú
ý và cân nhắc kỹ. Sử dụng nhanh chóng, chính xác, khi thực hiện nhiều màu mực vẫn
tốt không mờ nhạt như nhiều loại máy photo khác mà em đã sử dụng. Photo là công
việc thường xuyên mà ngày nào em cũng đều thực hiện. Mỗi ngày em thực hiện rất
nhiều lần, photo chủ yếu là những văn bản và cùng nhiều loại tài liệu khác.Có lần em
photo ít chỉ một vài bản nhưng nhiều khi số lượng photo lên đến vài chục bản hoặc
hàng trăm cuốn tài liệu tập huấn. Số lượng nhiều lại phức tạp đôi lúc cũng làm em bối
rối trong quá trình sắp xếp, nhất là khi photo tài liệu, văn bản cùng các hoá đơn thanh
toán thu, chi chuyên về kế toán, tài liệu tập huấn cần phải sắp xếp theo trật tự phù hợp,
nhất định.
Đầu tiên trước khi photo chúng ta phải đặt giấy ngay thẳng thì sản phẩm photo
của chúng ta mới được hoàn chỉnh và trong đẹp mắt hơn và tiếp theo chúng ta cần để ý
đến màn hình của máy và chọn đúng khổ giấy mà mình chọn photo. Hơn nữa để không
mất nhiều thời gian chúng ta cần chú ý xem máy có còn giấy hay không và đặt giấy
vào nếu đã hết hoặc không đủ.
Công việc photo một mặt thì rất dễ dàng nhưng không đơn giản đối với photo
hai mặt. Máy photo gồm có 3 khay giấy, 2 khay giấy trong và 1 khay giấy ngoài. Khi
photo hai mặt, mặt giấy đầu tiên sử dụng khay giấy trong và tiếp theo mặt thứ hai sử
dụng khay giấy ngoài. Ở mặt thứ hai khi photo nên chú ý đến màn hình máy photo,
nên đặt giấy chính xác để máy có thể nhận biết được. Nếu không máy sẽ sử dụng khay
giấy trong mà photo một mặt như bình thường. Khi photo hai mặt máy cũng thường

hay kẹt giấy, nếu giấy quá mỏng sẽ dẫn đến kẹt giấy. Và chúng ta phải cuốn giấy cho
ngay thẳng nếu giấy bị cong hoặc dảnh để máy dễ nhận biết. Khi photo 2 mặt đối với
em hơi khó khăn vì máy photo ở nơi em không thể photo được 2 mặt mỗi lần photo 2
mặt phải kéo khay giấy ra để photo mặt 2 rất mất thời gian.
Do công việc được thực hiện rất nhiều lần trong ngày nên em xử lý được trong
trường hợp máy bị kẹt giấy.Và cũng cần phải chú ý khi máy hết giấy, khi hết giấy
Trang 12
trong khay máy tự động báo lên màn hình, khi photo mực mờ phải biết chỉnh mức độ
mực lại.
Hình 2.2, Máy photocopy
2.2.3. Sử dụng máy Scan
Do hoạt động lưu văn bản, chuyển giao công việc đến Ban lãnh đạo cùng các
công chức Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường điều thực
hiện trên máy vi tính, vì thế mà hoạt động của máy scan không thể thiếu. Trước đây
văn phòng cũng chỉ có một máy scan nhưng do tính chất của công việc rất cần thiết,
đòi hỏi sự nhanh nhạy nên được lắp đặt thêm một máy khác hiện đại và nhanh gọn
hơn. Scan văn bản cũng là vấn đề quan trọng đáng quan tâm đối với một nhân viên văn
phòng hiện đại. Khi thực hiện chương trình M.Office (văn phòng điện tử) dùng để lưu
và chuyển giao văn bản thì công việc scan văn bản được thực hiện đầu tiên. Ngày đầu
mới vào thực tập em chỉ được quan sát nhưng sau đó em được sự hướng dẫn của các
chị để sử dụng thiết bị này. Một hai ngày sau đó em cũng được thực hành trên máy để
thực hiện công việc này. Máy scan và máy vi tính có mối quan hệ mật thiết với nhau
hổ trợ cho nhau.
Văn phòng có hai loại máy scan, mỗi máy có mỗi cách thực hiện khác nhau nên
khi scan cần phân biệt rõ ràng. Một máy chúng ta thực hiện lưu trước khi scan và một
máy scan xong rồi mới lưu. Để đảm bảo tốt công việc và không mất nhiều thời gian
chúng ta nên chú ý đến thao tác lưu không nên bỏ quên. Khi scan văn bản chúng ta nên
lưu văn bản theo số, ký hiệu và trích yếu nội dung văn bản để thuận lợi cho việc tìm
kiếm. Ngoài ra chúng ta cần chú ý đến cách đặt giấy, đặt giấy ngay thẳng, đúng chiều
nếu scan cả hai mặt và đặc biệt đối với các bảng thống kê, bảng tổng hợp,…có nhiều

số liệu chúng ta cần phải đặt giấy cho đúng chiều hướng với nhau để khi thể hiện lên
Trang 13
máy vi tính có thể dễ đọc, trông đẹp mắt và làm hài lòng lãnh đạo. Cũng giống như
chúng ta thực hiện lưu và chuyển giao văn bản bằng phương pháp thủ công, chúng ta
cũng cần phải giữ gìn văn bản ngay thẳng, sạch sẽ để có thể làm hài lòng cấp lãnh đạo.
Hình 2.3, Máy Scan
2.2.4. Sử dụng máy điện thoại
Điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta
và là một công cụ mang lại hiệu quả cao trong công việc, dùng để liên lạc, trao đổi
thông tin,…gián tiếp qua lại với nhau giữa các đồng nghiệp hoặc giữa các cấp lãnh
đạo. Khi tiếng chuông điện thoại vang lên chúng ta nên nhấc máy nhẹ nhàng và bắt
đầu bằng: “dạ! Trung tâm Công nghệ Thông tin xin nghe ạ !”.Một câu đơn giản nhưng
rất đầy đủ nhầm truyền đạt cho người nghe xác định rõ hơn về tên cơ quan, đơn vị mà
họ muốn tìm. Em cũng thường thấy các Chị hay nói “dạ nghe ạ !” khi biết đối tượng
gọi đến là nội bộ cơ quan mình. Tiếng nói nhẹ nhàng, ngắn gọn nhưng thân thiện, dễ
nghe. Văn phòng Hành chính – Tổng hợp gồm hai máy điện thoại và một thiết bị hiển
thị số. Thiết bị này rất tiện dụng và hữu ích. Khi có cuộc điện thoại gọi đến chúng ta
có thể nhận biết ai gọi đến, có thể đón được họ cần gặp ai và chức vụ của họ như thế
nào để có thể ứng xử phù hợp. Hai máy điện thoại này có thể chuyển cuộc gọi qua lại
với nhau rất nhanh chóng và thuận tiện cho công việc. Khi giao tiếp điện thoại âm
giọng nên vừa đủ nghe. Không quá lớn để gây khó chịu cho người nghe, cũng không
quá nhỏ để không được nắm bắt thông tin rõ và khi đó sẽ không đạt hiệu quả trong
giao tiếp điện thoại. Đây cũng chính là nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại mà mỗi
nhân viên văn phòng cần nắm rõ.
Trang 14
Điện thoại cũng là một trong những công cụ quan trọng nơi văn phòng làm việc.
Điện thoại được sử dụng để giao tiếp với khách hàng, với cơ quan đơn vị khác, với
lãnh đạo hay với các phòng ban với nhau.
Khi nói chuyện điện thoại thì có người cho rằng nói chuyện điện thoại thì có gì
phải học. Điều đó là một quan niệm sai lệch, vì sử dụng điện thoại cũng cần rất nhiều

kỹ năng, mới có thể giao tiếp được. Qua thực tế quan sát trong chuyến thực tập và qua
những điều em được học, em đã đúc kết được những kinh nghiệm khi giao tiếp qua
điện thoại như sau:
- Khi điện thoại reo không nên để chuông điện thoại reo quá lâu, tốt nhất là nên
nhất điện thoại ngay sau tiếng chuông thứ nhất.
- Khi nhấc điện thoại lên, lịch sự giới thiệu tên cơ quan hay tên của mình.
- Khi nói chuyện điện thoại không nên nói quá to hay quá nhỏ, chỉ nên nói vừa
đủ nghe là được.
- Khi chuyển điện thoại thì nên đặt úp xuống tránh đặt ngửa điện thoại lên.
- Trong phòng có người đang giao tiếp điện thoại thì nên giữ im lặng.
- Tránh gác máy quá nặng tay.
- Khi giao tiếp qua điện thoại thì tay nên mang theo viết và một mảnh giấy để
ghi lại những thông tin cần thiết.
Hình 2.4, Nghe điện thoại
2.2.5. Sử dụng máy Fax
Trang 15
Máy fax là một công cụ quan trọng trong văn phòng. Máy fax có tác dụng là
chuyển một văn bản trực tiếp đến một nơi khác nhanh chóng và chính xác. Máy được
sử dụng khi cần chuyển một văn bản khẩn cấp hoặc đến một cơ quan ở xa.
Cách sử dụng máy fax: đầu tiên đặt văn bản cần chuyển vào khe kéo giấy, sau
đó ấn số fax của cơ quan cần chuyển đến. Sau nhấn số fax của cơ quan cần gửi, nhấn
nút Start khi đó máy sẽ tự động rút giấy và quét để gửi văn bản đến cơ quan muốn
chuyển. Nếu muốn dừng việc gửi văn bản thì chỉ cần nhất nút Stop thì máy sẽ tự động
dừng việc chuyển văn bản.
Hình 2.5, Máy fax
Máy fax là công cụ được sử dụng rộng rãi ở tất cả các cơ quan, doanh nghiệp…
Cách sử dụng loại thiết bị này cũng đơn giản không nhiều phức tạp. Trước khi nhập
số, địa chỉ fax chúng ta đặt giấy vào khay giấy cho ngay ngắn rồi mới bắt đầu fax.
Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì chúng ta phải gọi điện
thoại đến nên fax để người nhận.

Nhằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quả
công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở
Tài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình phần mềm M.Office (văn phòng
điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản. Hằng ngày ở cơ quan có rất nhiều văn bản đến,
đa dạng theo từng loại. Nhưng cũng không ích các văn bản phát hành.
2.2.6. Sử dụng máy in
Trang 16
Trong một văn phòng làm việc thì máy in là một thiết bị quan trọng, hỗ trợ rất
nhiều cho công tác văn phòng. Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin các máy in điều
được “ Sharing” để có thể được dùng in chung.
Máy khi đã cài đặt thì có thể in được bằng lệnh Print và có thể in được bằng 3
cách là: nhấp vào menu file chọ Print hoặc sử dụng tổ hộp phím Ctrl + P, hoặc nhấn
vào biểu tượng máy in trên thanh Standard.
Nhập số trang văn bản cần in vào khung Pages, sau đó nhấp OK thì văn bản sẽ
tự động chạy ra từ máy in. Nên xem văn bản trước khi in bằng lệnh Print Preview, để
xem văn bản có còn có lỗi không, nếu có thì chỉnh sửa ngay lập tức.
Ngoài ra em còn được hướng dẫn cách in văn bản bằng hai mặt. Cách thực hiện
như sau:
Đầu tiên mở văn bản cần in lên, sau đó chọn menu file chọn Print hoặc nhất
cùng lúc tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại in lên. Sau đó tại khung Print nhấp
mũi tên sổ xuống và chọn Odd papes để in những trang lẻ trước.
Hình 2.6, In trang giấy lẽ
Trang 17
Sau khi đã in trang lẻ, ta đặt những trang vừa in vào máy nhưng đặt mặt chưa in
vào và mở hộp thoại Print lên. Tại khung Print ta chọn Even papes để in những trang
chẵn.
Hình 2.7, In trang giấy chẵn
Hình 2.8, Máy in
Trang 18
2.3. Công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ, là một trong
những công việc thường xuyên và rất quan trọng đối với một người văn thư. Đây là
một phương tiện hưu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng trong các cơ quan
nhà nước, các đơn vị đoàn thể, các tổ chức Kinh tế - Xã hội. Công tác này đòi hỏi
người văn thư cần phải có tính kiên nhẫn và có một sự tập chung cao, để thực hiện
công việc thật chính xác.
2.3.1. Soạn thảo văn bản
Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà
nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã
trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các
nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất. Bản thân em đã quan sát và nhận thấy rằng đa số
sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng không nắm vững (thậm chí chưa
biết) các qui tắc này soạn thảo văn bản.
Có câu hỏi “soạn thảo văn bản dễ hay khó”, đối với em là sinh viên ngành quản
trị văn phòng đã được thầy (cô) hướng dẫn qua môn “soạn thảo văn bản” em còn chưa
khẳng định được là mình có thể soạn thảo văn bản được.
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường là một cơ quan
hành chính nhà nước, nên soạn thảo văn bản là một công việc rất cơ bản và thường
xuyên. Việc soản thảo văn bản cũng cần tuân thủ theo các quy định của nhà nước.
Soạn thảo văn bản phải đảm bảo 2 yếu tố là: đúng về nội dung và thể thức trình
bày theo thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ ban hành về thể thức trình bày và soạn thảo
văn bản.
Là một sinh viên thực tập, em cũng không được giao công việc soạn thảo nhiều.
Em chỉ thực hiện soạn thảo những loại thư mời dự họp, biên bản, tờ trình và học hỏi
cách soạn thảo những văn bản khác khi các anh (chị) thực hiện soạn thảo như: báo cáo,
thông báo, quyết định,….
Công cụ hỗ trợ giúp em soạn thảo văn bản là máy vi tính và chương trình soạn
thảo Open Office, Microsoft Word 2003.
Trang 19
Tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường các máy vi

tính điều được cài đặt chương trình Open Office, Microsoft Word 2003, với các tính
năng soạn thảo khá đầy đủ.
Khi soạn thảo văn bản cần đảm bảo về hình thức, nội dung, văn phong hành
chính, dứt khoát và luôn đảm bảo về tính pháp lý.
Khi văn bản đã soạn thảo hoàn tất, đảm bảo về tính thể thức và nội dung thì văn
bản sẽ được trình lãnh đạo xem xét và ký tên.
Tóm lại, văn bản là một công cụ đắt lực và hiệu quả để ghi lại, truyền đạt những
thông tin và mệnh lệnh của các cấp. Không riêng chỉ ở Trung tâm Công nghệ Thông
tin mà còn là công cụ quan trọng của các cơ quan nhà nước và các đơn vị khác. Đảm
bảo sự chỉ đạo, kiểm tra, điều hành các hoạt động quản lý nhà nước. Thể hiện sức
mạnh, ý chí và quyền lực nhà nước trên các lĩnh vực.
2.3.2. Lưu văn bản đến và văn bản đi bằng phần mềm M.Office
Công tác lưu trữ công văn đi và công văn đến một cách có hệ thống và phải
tuân thủ theo quy trình vận chuyển trên M.Office của sở Tài nguyên và Môi trường.
Trong chương trình này ngoài lưu văn bản chúng ta còn có thể chuyển nội dung của
các văn bản này đến cấp lãnh đạo giải quyết và phân phối công việc giữa các phòng
ban khác. Chúng ta cũng phải phân loại và đặt tên theo từng thư mục cụ thể. Mỗi thư
mục là một loại công văn đến. Phòng Hành chính - Tổng hợp gồm có những mục công
văn đến: Uỷ ban Nhân dân, Bộ - Chính phủ, Tỉnh Uỷ, Tổng hợp, Chi bộ, Công đoàn,
Quân sự, Doanh nghiệp, công văn đến Mật,…Khi lưu thao tác chỉ thực hiện trên
những đường dẫn đơn giản, nhưng khi thực hiện chuyển giao công việc đến lãnh đạo
thì rất phức tạp và dễ lẫn lộn.
Chương trình M.Office. Hệ thống văn phòng di động! Là hệ thống tác nghiệp
văn phòng trực tuyến. M.Office theo dõi công việc, quản lý hồ sơ, công văn hiệu quả
nhất.
Theo thứ tự từ Bảng 1 đến Bảng 5 là toàn bộ quá trình thực hiện lưu trữ văn bản
đến và văn bản đi trên phần mềm M.Office:
Trang 20
Bảng 1 thể hiện hệ thống xác thực người dùng. Ta chọn đường dẫn đi đến phần
chứa dữ liệu và sau đó là mật khẩu xác thực người dùng. Sau khi xác thực xong

chương trình sẽ đi đến bảng quản lý công việc là Bảng 2.
Ở bảng 2 ta chọn mục “Tạo mới công việc” sẽ chuyển sang Bảng 3. Muốn lưu
vào văn bản đến.
Ở Bảng 3 ta chọn mục “công văn đến” và tiếp đến là Bảng 4, bảng quản lý công
văn đến.
Để thực hiện lưu chúng ta điền đầy đủ thông tin cần thiết vào Bảng 4. Sau khi
thông tin đã đầy đủ phần mềm tự cập nhật và cho số vào văn bản theo thứ tự nhất định.
Khi có được số văn bản trên máy ta ghi số văn bản này vào văn bản gốc trên giấy để
tiếp tục cho việc thực hiện lưu bằng phương pháp thủ công vào sơ mi còng.
Đối với lưu văn bản đi, chúng ta cũng thực hiện tương tự các bước lưu công
văn đến. Ở bảng 3 ta chọn mục “công văn đi” đến Bảng 5 chúng ta điền đầy đủ thông
tin cần thiết. M.Office tự cập nhật và cho vào số thứ tự phù hợp. Khi văn bản đã có số
chúng ta mới có thể phát hành và lưu bằng phương pháp thủ công.
Thuận lợi
- Sử dụng nhanh chóng, không mất nhiều thời gian, công sức.
- Không tốn nhiều chi phí (giấy, viết,…).
- Sử dụng mọi lúc mọi nơi, khi lãnh đạo đi công tác trong và ngoài nước.
- Thực hiện được nhiều công việc như: theo dõi công việc, quản lý hồ sơ, công
văn, chuyển giao công việc cần xử lý.
Khó khăn
- Không thực hiện được công việc khi mất điện hoặc không có Internet.
- Sử dụng đi kèm với thiết bị khác như máy scan.
2.3.3. Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường luôn thực
hiện theo quy định chung của công tác văn thư:
- Phân loại thư.
Trang 21
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.
- Trình chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản đến.

2.3.3.1. Phân loại thư
Khi thư đến công việc đầu tiên chúng ta phân loại thư. Xem cụ thể địa chỉ
ngoài bì thư gửi đến ai, tên phòng ban cụ thể mà phân loại nếu gửi đích danh cụ thể thì
chúng ta không được bóc bì mà phải chuyển theo địa chỉ như trong thư. Và nếu là thư
gửi chung đến Trung tâm Công nghệ Thông tin thì thư này thuộc thẩm quyền của văn
thư và chúng ta có thể bốc bì và thực hiện công việc.
Để thuận lợi cho lưu trữ và thi hành công việc thì nhiệm vụ không kém phần
quan trọng sau khi bốc bì là chúng ta phải đóng dấu đến và ghi ngày, tháng, năm đến
vào văn bản. Đây cũng là nguyên tắc cơ bản, quan trọng nhất không thể thiếu mà bắt
buộc chúng ta phải tuân thủ thực hiện.
2.3.3.2. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ nhiều nguồn bất kỳ, điều phải được tập trung đăng ký tại
văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận. Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý
văn bản được chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng khi cần thiết.
Văn bản đến phải được đóng dấu, ghi vào sổ công văn.
Đóng dấu văn bản đến
Đóng dấu đến là một nguyên tắc cơ bản khi tiếp nhận văn bản đến và sau
đó là ghi ngày tháng đến của văn bản. Đóng dấu đến thường chúng ta nên đóng phía
bên tay trái, dưới phần số, ký hiệu của văn bản. Khi đóng dấu đến chúng ta nên đặc
biệt chú ý là phải đóng dấu ngay ngắn, trước khi đóng vào văn bản nên canh chỉnh con
dấu ngay thẳng và cùng chiều với văn bản, không được đóng dấu ngược vào văn bản.
Màu mực phải đảm bảo rõ ràng, không quá nhạt hoặc lem màu. Công việc đóng dấu
em thực hiện hằng ngày, mỗi ngày có rất nhiều văn bản cần phải đóng như: công văn
đến, tờ trình, giấy mời, giấy đi đường.
Trang 22
CÔNG VĂN ĐẾN
Tên đơn vị:
Số:
Ngày, tháng, năm:
Đăng ký vào sổ

Đăng ký vào sổ là một công việc quan trọng. Việc đăng ký có tác dụng tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra theo dõi số lượng văn bản đến trong ngày
và khi cần thiết có thể tìm lại nhanh chóng.
Sổ đăng ký văn bản đến của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài
nguyên và Môi trường được tổ chức hợp lý.
Sau khi văn bản đã được đóng dấu đến, scan và lưu vào phần mềm
M.Office rồi chuyển giao công việc đến cấp lãnh đạo thì việc tiếp theo chúng ta phải
làm là lưu văn bản một lần nữa bằng phương pháp thủ công vào sơ mi còng. Công việc
này nhằm mục đích lưu giữ để thuận tiện cho việc tìm kiếm cho công việc có liên quan
sau này. Khi có việc cần chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm và photocopy lại để thực
hiện công việc. Nguyên tắc khi lưu văn bản vào sơ mi còng là phải lưu chính bản góc
của văn bản. Trước tiên chúng ta bấm lổ văn bản và cho vào bìa sơ mi còng theo số
thứ tự quy định.
Tuỳ theo mỗi cơ quan, số lượng văn bản theo từng loại đến ích hay nhiều
mà chúng ta phân loại cho vào sơ mi còng. Ở văn phòng Trung tâm Công nghệ Thông
tin các văn bản đến được chia theo từng loại như sau: công văn đến các bộ chính phủ,
công văn đến chi bộ, công văn đến quân sự, công văn đến công đoàn, công văn đến
Tỉnh uỷ, công văn đến Ủy ban Nhân dân tỉnh, công văn đến tổng hợp. Mỗi loại công
văn được lưu giữ trong một sơ mi còng riêng và theo từng năm cụ thể. Nếu số lượng
của công văn nào trong một năm đến ít thì có thể lưu thêm vào năm tiếp theo.
Ví dụ: công văn đến 2012 (số luợng công văn đến nhiều), công văn đến
công đoàn năm 2011-2012 (số lượng công văn đến ít).
Trong một số trường hợp, khi văn bản đến tuy không ghi cụ thể tên phòng
ban, nhưng trong nội dung văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của một phòng ban nào đó
thì sau khi bóc bì thư chúng ta cũng phải thực hiện thao tác lưu trữ nhưng không lưu
vào phầm mềm trên máy vi tính và cũng không lưu vào sơ mi còng mà lưu vào quyển
sổ riêng. Mỗi phòng được lưu vào từng sổ riêng biệt.
Trang 23
MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TRANG BÌA

Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3 kích
thước 420mm x 297mm, nội dung như sau:
(*): là số đăng ký văn bản đến cơ quan đơn vị cuối cùng trong năm 2012.
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh
là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh,
hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không ít, trên 2000 văn bản.
+ Sổ đăng ký văn bản đến: đăng ký tất cả văn bản;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Ví dụ: công văn đến phòng kế hoạch thẩm định, phòng công nghệ thông tin,
phòng bưu chính viễn thông, thanh tra sở, Ủy ban Nhân dân, Sau khi lưu vào sổ và
ký nhận của người nhận thì chúng ta chuyển văn bản đến phòng ban để họ xử lý.
Sổ lưu trữ của từng phòng được thực hiện theo mẫu như sau và khi thực hiện
phải điền đầy đủ những thông tin và ký nhận vào theo mẫu sổ này:
Trang 24
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH
TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2012

Từ ngày: 01/01/2012 đến 31/12/2012
Từ số: 01 đến số………………… (*)
Quyển số: 01
Mẫu sổ đăng ký công văn đến của Trung tâm Công nghệ Thông tin
Số
đến
Ngày
đến
Nơi phát
hành văn bản
Số, ký

hiệu
Ngày
tháng
Tên loại, nội
dung
văn bản
Người
nhận
văn bản
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Ghi chú:
- (1) số công văn: số thứ tự của văn bản đến
- (2) ngày đến: ngày nhận được văn bản và đăng ký
- (3) nơi phát hành văn bản: cơ quan phát hành văn bản
- (4) số, ký hiệu văn bản: số và ký hiệu văn bản
- (5) ngày tháng: ngày tháng ghi trên văn bản
- (6) tên loại, nội dung văn bản: thể loại và trích yếu nội dung văn bản
- (7) người nhận văn bản: tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
- (8) ký nhận: người trực tiếp nhận văn bản ký nhận sau khi đã nhận văn bản
- (9) ghi chú: ghi chép những điều cần thiết
2.3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi trình ký văn bản vào sổ công văn đến, người văn thư trình văn bản
đến cho lãnh đạo văn phòng. Lãnh đạo văn phòng xem xét và có ý kiến đề xuất ghi
vào phiếu đề xuất xử lý công văn và trình lên lãnh đạo.
Sau khi lãnh đạo đã xem xét và đưa ra ý kiến giải quyết công văn, thì công
văn được photo thành một hoặc nhiều bản và gửi đến những người có trách nhiệm thực

hiện. Bản chính của công văn được lưu vào văn thư.
2.3.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện và giải quyết
văn bản.
Trang 25