Đề tài khoa học và công nghệ cấp cơ sở nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO TỔNG KẾT
ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CẤP CƠ SỞ
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN TP ĐÀ NẴNG

Mã số: T2016-07-12

Chủ nhiệm đề tài: CN. Vũ Thị Tuyết Mai
Thành viên:
CN. Nguyễn Thị Thu
Ngân

ĐÀ NẴNG – 12/


DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU

TT

1

Họ và tên

Nguyễn Thị Thu Ngân

Đơn vị công tác và

lĩnh vực chuyên môn
Bộ mơn Kế tốn – Tin học - Khoa
HTTTKT – Trường CĐ CNTT


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN........................................................ 4
1.1. Một số khái niệm cơ bản..................................................................................... 4
1.2. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT................................ 5
1.2.1. Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp................................................. 5
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT..........7
1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng
dụng CNTT.......................................................................................................... 11
1.3. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT theo phần
hành kế toán............................................................................................................. 13
1.4. Các mức độ ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn hiện nay tại các doanh
nghiệp vừa và nhỏ....................................................................................................13
1.4.1. Phần mềm ứng dụng excel..........................................................................13
1.4.2. Phần mềm kế toán.......................................................................................15
1.4.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning).....16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG
CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ.....................19
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG..............................................................19
2.1. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn tại các DN vừa và nhỏ
trên địa bàn TP Đà Nẵng..........................................................................................19
2.1.1. Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn......21
2.1.2. Cơng tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn.....23
2.1.3. Công tác đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán theo phần

hành kế toán.........................................................................................................28
2.2. Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các
DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng................................................................30
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG....................................33
3.1. Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel trong cơng tác kế tốn................33
3.2. Ứng dụng phần mềm kế tốn trong cơng tác kế tốn........................................35
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU...............................................37


DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1

Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn

Hình 1.2

Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp

Hình 1.3

Quy trình xử lý thơng tin kế tốn trong điều kiện tin học hóa

Hình 1.4

Hình ảnh minh họa ERP


DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1

Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 2.2

Hình thức sở hữu của doanh nghiệp

Bảng 2.3

Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp

Bảng 2.4

Mức độ ứng dụng CNTT giữa các phần mềm kế toán

Bảng 2.5

Kết quả đánh giá chung giữa các mức độ ứng dụng

Bảng 2.6

Kết quả đánh giá công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán giữa
các mức độ ứng dụng

Bảng 2.8

Kết quả đánh giá công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán giữa
các mức độ ứng dụng

Bảng 2.9

Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán

Bảng 2.10

Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán
ở các phần mềm

Bảng 2.11

Bảng tham chiếu nguồn gốc các nhân tố

Bảng 2.12

Kết quả thống kê mô tả các nhân tố ảnh hưởng hay khơng đến việc
ứng dụng phần mềm kế tốn tại các doanh nghiệp


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
CNTT

Giải thích
Cơng nghệ thơng tin

DN

Doanh nghiệp

TP

Thành phố

ERP

Enterprise Resource Planning

KT

Kế tốn


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG CĐ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THƠNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1. Thơng tin chung:
- Tên đề tài: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác
kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
- Mã số: T2016-07-12
- Chủ nhiệm: CN. Vũ Thị Tuyết Mai
- Thành viên tham gia: CN. Nguyễn Thị Thu Ngân
- Cơ quan chủ trì: Trường CĐ Cơng nghệ Thơng tin
- Thời gian thực hiện: 01/01/2016-31/12/2016
2. Mục tiêu:
- Tổng hợp lý thuyết về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng công

nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
- Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả ứng dụng công nghệ thơng tin ở các doanh nghiệp
3. Tính mới và sáng tạo:
Phần nội dung câu hỏi về Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng được xây
dựng dựa trên nghiên cứu trước về “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin
vào tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp xây dựng có quy mơ vừa và nhỏ trên
địa bàn TP Đà Nẵng” của ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuân, năm 2014. Tuy nhiên
so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu của tác giả có một số điểm mới sau:
Thứ nhất, nghiên cứu được thực hiện cho đối tượng mở rộng hơn: tất cả các
doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ,
xây lắp. Còn nghiên cứu trước chỉ thực hiện cho đối tượng là các doanh nghiệp xây lắp
Thứ hai, nghiên cứu đã nhóm các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thành 3 mức độ: phần mềm Excel, phần


mềm khác, phần mềm ERP. Đồng thời so sánh sự khác biệt về đánh giá thực trạng của
các doanh nghiệp khi ứng dụng ở các mức độ này. Trong khi nghiên cứu trước lại chỉ
đánh giá thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm cả phần mềm Excel, phần mềm
khác và phần mềm ERP
Thứ ba, nghiên cứu đã đưa thêm phần khảo sát về mức độ ứng dụng (sử dụng)
nhiều hay ít giữa các phần hành kế tốn khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác kế tốn. Trong khi nghiên cứu trước khơng đề cập đến vấn đề này
Thứ tư, nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến
việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố
Đà Nẵng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. Và phần này thì

nghiên cứu trước chưa tìm hiểu
Thứ năm, nghiên cứu đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa
bàn TP Đà Nẵng đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm khác
,bởi đây là những đối tượng chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo
sát. Trong khi nghiên cứu trước đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế
tốn trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp sử dụng phần
mềm nói chung.
4. Tóm tắt kết quả nghiên cứu:
- Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng
nghệ thơng tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn
thơng qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi
sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế
toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP. Đồng
thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán
tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel
- Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm
Excel và phần mềm kế toán


5. Tên sản phẩm:
+ 01 bài báo: “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”
+ 01 bài báo cáo tổng hợp về đề tài nghiên cứu
+ 01 file dữ liệu được phân tích bằng phần mềm SPSS16.
6. Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng:
Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các
mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế tốn, phần mềm ERP. Thơng qua kết
quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn.
Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa học và thực tế khảo sát. Vì
vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học
trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn cho sinh viên Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế.
Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016
Cơ quan chủ trì

Chủ nhiệm đề tài

Vũ Thị Tuyết Mai


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong lĩnh vực kinh tế nói
chung và kế tốn nói riêng ngày càng trở nên phổ biến, như là một xu hướng tất yếu
của thời kỳ kinh tế hội nhập. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành CNTT đã giúp
con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác,
việc ứng dụng CNTT đã giúp các doanh nghiệp (DN) đơn giản hóa hệ thống cơng việc
và các thủ tục trong cơng tác kế tốn.
Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp là việc xác định những cơng việc,
những nội dung mà kế tốn cần phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận,
phịng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu
cầu của doanh nghiệp. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT tại
các doanh nghiệp được xây dựng một cách khoa học, hợp lý và ứng dụng các cơng
nghệ hiện đại tồn diện sẽ đáp ứng được các nhiệm vụ nêu trên và là nhu cầu cấp bách

đối với quản lý doanh nghiệp theo định hướng quản trị chất lượng tồn diện.
Tuy vậy, vẫn cịn một số DN chưa ứng dụng CNTT hoặc chỉ ứng dụng CNTT một
phần trong việc tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị và cũng không phải bất kỳ doanh
nghiệp nào cũng phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế
tốn. Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nhằm tìm ra
giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng đó là cần thiết. Do đó, chúng tơi đã thực
hiện đề tài “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế
toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” nhằm tìm
hiểu kỹ hơn về vấn đề này.
2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu nhằm các mục đích:
- Tổng hợp lý thuyết về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin.
- Tổng hợp các mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1


- Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn
thơng qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi
sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy
kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán và phần mềm
ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần
mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel.
- Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác

kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện đối với các doanh nghiệp vừa
và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện dựa trên hai phương pháp nghiên cứu định tính và
nghiên cứu định lượng
- Nghiên cứu định tính được thực hiện nhằm mục tiêu tìm hiểu, so sánh thực
trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các mức
độ phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP
- Nghiên cứu định lượng được thực hiện qua các giai đoạn: thiết kế câu hỏi nghiên
cứu và thu thập thông tin từ mẫu quan sát. Thông tin thu thập được sẽ được xử lý bằng
phần mềm SPSS 16.0 cho ra số liệu để đánh giá đối tượng nghiên cứu.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các
mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP. Thơng qua
kết quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn.
Nghiên cứu cũng tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng
dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel.


Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa hoc và thực tế khảo sát. Vì
vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học
trong lĩnh vực ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn cho sinh viên
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế.
6. Cấu trúc bài báo cáo tổng kết
Phần mở đầu: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
- Chương 1: Tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
CNTT

Chương này tập trung tìm hiểu về lý thuyết liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cũng như các mức độ ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.
- Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa
và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng
Chương này tập trung thực hiện nghiên cứu thông qua việc phân tích, so sánh, bình
luận dựa trên kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác
kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. Cụ thể, tác giả đã
thực hiện việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ
kế tốn, cơng tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, đánh giá tổ chức nhân sự và bộ
máy kế toán, đánh giá mức độ sử dụng các phần hành kế tốn trong điều kiện ứng
dụng cơng nghệ thơng tin. Đồng thời, tác giả cũng tìm hiểu thực trạng các nhân tố ảnh
hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp sử dụng phần
mềm Excel.
- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong
công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng
Chương này đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế
toán
Kết luận và đề xuất hướng nghiên cứu


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
1.1. Một số khái niệm cơ bản
Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn
hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Thông tin cung cấp có
thể ở dạng thơng tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thơng tin chi tiết (báo cáo kế tốn
quản trị). Những thơng tin này được các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối
tượng bên ngoài sử dụng để ra các quyết định liên quan đến đầu tư, cho vay, kiểm soát

và sử dụng hiệu quả các tài sản trong doanh nghiệp.
Hệ thống thơng tin kế tốn là bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý
trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế
toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình
huy động và sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
trong từng thời kỳ nhất định.
Hệ thống thơng tin kế tốn có chức năng: thơng tin và kiểm tra.

Phần cứng

Phần mềm

Con người

Dữ liệu kế tốn

Cơ sở dữ liệu

Thơng tin kế tốn

Các quy trình, thủ tục

Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn
- Dữ liệu kế toán: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh
nghiệp như mua vật tư, hang hóa, bán hang, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương
cho cơng nhân…
- Quy trình xử lý: là một quy trình hồn chỉnh gồm các giai đoạn cụ thể có sự
tham gia của con người (cán bộ, nhân viên kế toán) và sự hỗ trợ của các phương tiện

phù hợp (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…) từ việc thu thập thông tin về
cơ sở dữ liệu kế tốn đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo
cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, phương
pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp
tổng hợp cân đối kế tốn.
- Thơng tin kế tốn: là các báo cáo kế toán phục vụ cho các cấp quản lý trong
doanh nghiệp và các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp.
1.2. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT
1.2.1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp
mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thơng tin có thể khác nhau
nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như Hình 1.2
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ghi nhận

Chứng từ kế toán

Các sổ chi tiết

Nhật ký

Xử lý

Các bảng tổng hợp
chi tiết

SỔ CÁI

Bảng cân đối tài

khoản

Báo cáo

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

KẾ TỐN TỔNG HỢP

KẾ TỐN CHI TIẾT

Hình 1.2: Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp


Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp trải qua 3 giai đoạn: ghi nhận, xử
lý, báo cáo và gồm có hai phần hành đó là: Kế tốn tổng hợp và Kế toán chi tiết.
- Ghi nhận: là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế tốn, thực hiện chức năng thu
thập dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: các giao dịch xảy ra giữa doanh nghiệp với các
chủ thể bên ngoài như ngân hàng, người mua, người bán, cá nhân, tổ chức khác; các
giao dịch xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, tạm ứng lương cho
nhân viên…Các dữ liệu này được thể hiện trên chứng từ kế toán và là đầu vào của hệ
thống thơng tin kế tốn.
- Xử lý: là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Kế toán thực hiện việc xử lý
các dữ liệu trên chứng từ thu thập được. Cụ thể, kế toán thực hiện việc ghi vào sổ nhật
ký theo dõi nghiệp vụ theo trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối
tượng tổng hợp để ghi vào sổ cái. Để theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết của
từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi đồng thời trên các sổ chi tiết.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu tổng hợp thông qua việc lập Bảng cân
đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết thơng
qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng.

- Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế tốn với đầu ra là các
báo cáo kế toán phục vụ nhu cầu thơng tin cho người sử dụng. Kế tốn phải lập các
báo tài chính hằng năm, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngồi báo cáo tái
chính, Kế tốn cịn lập các Báo cáo kế tốn quản trị để phục vụ thơng tin cho nhà quản
lý như: báo cáo về tiền, tình hình cơng nợ của từng khách hàng…
- Kế tốn tổng hợp: là việc sử dụng các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo
dõi về tình hình và sự biến động của các đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế dạng
tổng hợp.
- Kế toán chi tiết: là việc sử dụng các tài khoản chi tiết để phản ánh và theo dõi về
tình hình và sự biến động của từng đối tượng cụ thể
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế: Mua lơ hàng hóa A nhập kho đã trả bằng tiền gửi ngân
hàng ACB. Lô hàng trị giá 50.000.000đ, thuế VAT 10%
Kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết


Ghi nhận

Chứng từ kế toán: Phiếu nhập kho và giấy báo nợ của ngân hàng
ACB
Nợ TK 156: 50.000.000đ

Nợ TK 156A: 50.000.000đ

Nợ TK 133: 5.000.000đ

Nợ TK 133 : 5.000.000đ

Có TK 112: 55.000.000đ
Xử lý

- Phản ánh vào sổ Nhật ký
- Phản ánh vào sổ cái các tài
khoản 156, 133, 112
- Lên bảng cân đối tài khoản:
Tổng số dư nợ bằng tổng số

Có TK 112ACB: 55.000.000đ
- Phản ánh vào các sổ chi tiết
156A, 112ACB.
- Lên bảng tổng hợp chi tiết
của các tài khoản 156, 112
rồi đối chiếu với sổ cái

dư có.
Báo cáo

-

Lên báo cáo tài chính dựa trên số liệu của các tài khoản
tổng hợp. Ví dụ: 112, 133, 156

1.2.2. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT
Hệ thống thơng tin kế tốn trong mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có đầu vào,
quy trình thủ tục xử lý và đầu ra. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào cơng tác kế
tốn tại doanh nghiệp, các dữ liệu đầu vào, các quy trình thủ tục xử lý cũng như các
thơng tin kết xuất đầu ra có những điểm khác biệt so với hạch tốn thủ cơng. Tuy có
thể tổ chức theo nhiều cách khác nhau, hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện sử

dụng phần mềm đều có những đặc điểm chung được khái quát ở sơ đồ sau:


KHỞI TẠO

CƠ SỞ DỮ LIỆU
KẾ TOÁN

SỔ SÁCH KẾ TOÁN

DỮ LIỆU TỒN CUỐI KỲ TRƯỚC
QUY TRÌNH XỬ
LÝ LUÂN
CHUYỂN DỮ
LIỆU VÀ CUNG
CẤP THƠNG TIN

BÁO CÁO KẾ TỐN

DỮ LIỆU PHÁT SINH TRONG KỲ

ĐIỀU CHỈNH CUỐI KỲ

SAO LƯU VÀ KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU CHO KỲ SAU
PHẦN MỀM KẾ
TỐN

XỬ LÝ
ĐẦU VÀO

ĐẦU RA

Hình 1.3: Quy trình xử lý thơng tin kế tốn trong điều kiện tin học hóa
Cơng đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
a. Dữ liệu khởi tạo ban đầu:
-

Xác định và khai báo các thông số của hệ thống

+ Các thông tin chung của doanh nghiệp
 Cơ quan chủ quản
 Tên đơn vị hạch toán
 Địa chỉ
 Mã số thuế
 Điện thoại/ Fax
 Số tài khoản ngân hàng
 …
+ Các phương pháp hạch toán
 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
 Phương pháp khấu hao TSCĐ
 Phương pháp ính giá thành sản phẩm
 Hình thức sổ kế tốn
 …


- Xây dựng và khai báo các bộ mã: là việc rất quan trọng có ảnh hưởng đến cơng
tác cập nhật và xử lý dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng phần mềm kế toán
trong doanh nghiệp. Các bộ mã được sử dụng chủ yếu gồm:
 Bộ mã tài khoản
 Bộ mã vật tư

 Bộ mã tài sản cố định
 Bộ mã khách hàng, nhà cung cấp
 Bộ mã tài sản cố định
 Bộ mã nhân viên
 Bộ mã ngoại tệ
 Bộ mã bộ phận, đơn vị trực thuộc
 Bộ mã chứng từ
 Bộ mã nghiệp vụ
Trong các bộ mã trên, bộ mã tài khoản là bộ mã được sử dụng để quản lý, hạch
tốn và cung cấp thơng tin về tất cả các đối tượng tổng hợp của kế tốn. Các bộ mã
cịn lại được thiết kế để quản lý, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết cho các đối tượng
chi tiết phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý từng loại.
- Khai báo số dư ban đầu: là xác định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán tất cả
các số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng


Số dư của tất cả các tài khoản tổng hợp



Số dư của tài khoản công nợ



Số dư của tài khoản vật tư, hàng hóa, thành phẩm,…về mặt giá trị và số

lượng
- Phân quyền sử dụng:
Thực hiện cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa cần phải có sự phân chia
trách nhiệm, quyền hạn và phối kết hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành

kế toán khác nhau; nhằm phát huy tối đa vị trí, vai trị trong việc thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác, khơng trùng lắp, khơng chồng
chéo. Vì vậy cần phải có sự phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán


b. Dữ liệu phát sinh trong kỳ
- Dữ liệu tồn cuối kỳ trước: Số liệu tồn ở cuối kỳ trước của tất cả các đối tượng
tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang được xem là dữ liệu đầu vào của kỳ
hạch toán sau. Nếu phần mềm bắt đầu đưa vào sử dụng thì bắt buộc nhân viên kế toán
phải nhập dữ liệu tồn cuối kỳ trước vào.
- Dữ liệu phát sinh: là các nghiệp vụ phát sinh như thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân
hàng, theo dõi và quản lý cơng nợ, tạm ứng, thanh tốn hoặc phát sinh từ các bộ phận
kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lý vật tư, nhân lực… Các nghiệp vụ kinh tế được
ghi nhận trên chứng từ và chuyển về phịng kế tốn. Kế tốn viên sau khi nhận được
chứng từ thì phân loại và tiến hành nhập dữ liệu trên các giao diện của phần mềm.
-

Các bút toán chỉnh cuối kỳ
 Các bút tốn phân bổ (chi phí sản xuất chung, chi phí mua hàng…)
 Hạch tốn khấu hao TSCĐ
 Lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
 Các bút tốn về trích lập dự phịng
 Các bút tốn về thuế
 Các bút tốn điều chỉnh sau khi kiểm kê
 Các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
Công đoạn 2: Xử lý
Tùy vào từng phần mềm mà việc thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán cũng như quy trình

xử lý, luân chuyển và cung cấp thông tin sẽ khác nhau. Tuy nhiên, trong công đoạn
này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng tin tài chính
kế tốn dựa trên thơng tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm
căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này, sau khi ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký
(đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thơng tin
cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời


ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính tốn, lưu giữ kết quả cân đối của
từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Đầu ra của hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
gồm: sổ kế toán, báo cáo kế tốn, thơng tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu
cầu của người sử dụng và các dữ liệu sao lưu, kết chuyển cho kỳ hạch toán sau
- Sổ kế toán: phần mềm kế toán cho phép in ra các sổ kế toán tương tự như trong
hạch tốn thủ cơng. Tùy theo hình thức ghi sổ mà có các loại sổ sau:
+ Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế
toán chi tiết.
+ Nhật ký - Sổ cái: Nhật ký - Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ,
thẻ kế toán chi tiết.
+ Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết.
- Báo cáo kế toán: gồm các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết. Tất cả các phần
mềm đều cho phép kết xuất và in ra Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài
chính)
- Thơng tin chi tiết về các đối tượng kế toán: các phần mềm kế toán đều cho phép
in ra các sổ chi tiết và các báo cáo chi tiết và cung cấp các thông tin nghiệp vụ phục vụ

công tác quản lý và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
- Sao lưu và kết chyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm tự động
sao lưu và kết chuyển dữ liệu kế toán cho kỳ sau
1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng
dụng CNTT
a. Về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ KT khi ứng dụng CNTT phải đảm bảo:
Thứ nhất, phải đảm bảo tính khoa học trong việc quản lý đối tượng kế toán: cho
phép xây dựng và khai báo các bộ mã: mã chứng từ; các bộ mã tài khoản, mã vật tư,