Những tác động của văn hoá đối với hoạt động văn phòng

Số 03/2005

NGHIÊN CÚU - TRAO ĐỔI

NHỮNG TÁC ĐỘNG CỦA VĂN. HỐ ĐỔI VỚI
HOẠT DONG VAN PHỊNG

\

J an hố cùng với sự đa dạng của
mình đã thâm nhập vào mọi mặt

hoạt động của con người. Những
hoạt động có ý thức của con người chính là
cơ sở, điều kiện vật chất quan trọng nảy sinh
văn hố. Nói một cách khác, ở đâu hiện diện
hoạt động của con người là ở đó có sự xuất
hiện của văn hố. Hoạt động có ý thức của
con người đã biến văn hố trở thành một
phần khơng thể thiếu trong “từng bước đi, cử
chỉ” của con người. Như vậy, ngẫu nhiên văn
hố có những đóng góp và ảnh hưởng trở lại
nhất định đối với các hoạt động của con
người. Ngày nay, con người đã nhìn nhận và
coi trọng một cách xác đáng sự đồng góp của
văn hố đối với những thành tựu mà lồi
người đạt được.

Trong cơng sở, với những mối quan hệ đa
chiều của con người, văn phịng cũng chính
là một trong những mơi trường quan trọng

nảy sinh văn hố. Xét trong phạm vi văn

phịng và hoạt động văn phịng, văn hố có

những tác động khơng nhỏ. Những yêu cầu
ngày càng cao của tổ chức chính là một sức
ép quan trọng đối với hoạt động văn phịng,
sự hiện đại hố văn phịng. Sự thực là những

nỗ lực trong việc ứng dụng khoa học kỹ thuật
vào văn phịng chỉ đem lại hiệu quả thực sự
khi có sự tham gia đắc lực của con người. Đó

đồng thời cũng là lý do để người ta nghĩ đến

sự đóng góp của văn hố trong tiến trình hiện
đại hố văn phịng. Văn hoá trở thành một
trong những yếu tố cần coi trọng đối với các
nhà quản trị trong nỗ lực xây dựng một mơ
hình mới của hoạt động văn phịng. Trong

bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích tác

động của văn hoá đối với hoạt động văn

* ThS. Trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn
74

Cam Anh Tuấn"

phòng.

Văn hố dù ở đâu, khi nào, cũng ln

hướng tới cái đúng, cái tốt và cái đẹp, vì vậy,

những tác động của nó cũng ln hướng tổ
chức tới những mục tiêu cao cả. Những tác
động này cần được xem xét một cách khoa
học và có hệ thống, bởi văn hố, ngồi tính
tích cực của nó, trong những trường hợp nhất

định, cũng có thể gây ra khơng it phién todi

cho các nhà quản trị.
Những tác dộng của văn hoá đốt với
hoạt động văn phịng.

Thứ nhất: Văn hố là một yếu tố gốp
phần vào sự ổn định trong hoạt động văn
phòng. Thật vậy, sự hình thành văn hố trong

một mơi trường làm việc nhất định, kể cả

trong hoạt động văn phòng là một quá trình
lâu đài. Quá trình này diễn ra liên tục với sự

tham gia đắc lực của tất cả các thành viên.
Kết quả của q trình này là một mơi trường

làm việc văn hố được định hình một cách

tương đối rõ nét. Ban đầu, khi hình thành,
mơi trường này vẫn cịn những xáo trộn nhất
định, nhưng càng về sau, môi trường văn hoá
càng trở nên ổn định hơn. Sự ổn định của văn
hố tạo nên sự ổn định trong mơi trường mà
nó được sản sinh ra. Biểu hiện của sự ổn định
này là những nể nếp, thói quen làm việc,
cách ứng xử... của các nhân viên không dễ bị
mất đi, dù bắt gặp bất cứ sự thay đổi nào về
chức năng, nhiệm vụ hay luân chuyển nhân
sự... Điều này góp phần duy trì hiệu quả
cơng việc của các nhân viên trong mọi hoàn
cảnh khác nhau.

Tuy nhiên, sự ổn định của văn hố có thể

trở thành một lực cản đáng kể trước những

nỗ lực đổi mới, cải tiến hay cách tân của các

nhà quản trị. Hoạt động văn phịng nói riêng
và hoạt động

của các cơ quan

nói chung

khơng thể lúc nào cũng bất biến, đặc biệt

Số 03/2005

_Nghién citu - Trao đổi
trước những biến động hiện nay. Khi mơi
_ trường xung quanh có sự biến đổi, điều này

nhất thiết sẽ kéo theo sự thay đổi của môi

trường làm việc. Lúc này, những tư tưởng đổi
mới chắc chắn sẽ gặp một trở ngạt lớn, đó là
những thói quen, nề nếp đã được chấp nhận

từ rất lâu. Văn hố bên cạnh những ưu điểm

cịn mang tính “bảo thủ, trì trệ”. Điều này

làm chậm sự phát triển của một cơ quan, tổ
chức hay văn phịng.

Tác

động

này

cũng

gián

tiếp gây ra

những khó khăn nhất định trong việc đa dạng

đội ngũ cán bộ. Điều này được thể hiện rõ
nét thông qua việc chấp nhận những thành
viên mới của tổ chức. Nhiều nhân viên mới
có kinh nghiệm, có năng lực muốn tham gia
vào tổ chức nhưng đều khơng thành cơng do

lực cản từ phía phong cách làm việc hay cách
ứng xử - một nét văn hố cơ bản và riêng biệt

của tổ chức. Họ khơng

thể hồ nhập với

chức này với văn hố của tổ chức khác. Và
vơ hình chung, nó tạo nên sự hãnh diện, niềm

tự hào cho các nhân viên về tổ chức - một
yếu tố gắn kết cá nhân với tổ chức.

Một yếu tố tác động khác phát sinh khi
văn hoá tạo nên sự khác biệt lớn giữa các cơ
quan, tổ chức hay các đơn vị trong cùng một

cơ quan. Đó là văn hố tạo ra những khoảng
cách nhất định trong những cơng việc cần

huy động sự phối kết hợp công tác của nhiều
đơn vị hay tổ chức. Trong phạm vi một cơ
quan, có những cơng việc cần huy động nhân
lực và nguồn lực của nhiều đơn vị tổ chức.

Tuy nhiên, cách thức làm việc khác biệt, hay
nói cách khác, văn hố làm việc khác biệt, đã

ngăn cản sự phối hợp công tác giữa các don
vị. Nếu có sự hợp tác thì kết quả ít khi thành
cơng một cách trọn ven.

Thứ ba: Văn hố giúp các nhân viên ln

những phong cách làm việc vốn đã tồn tại lâu

phấn đấu vì một mục tiêu chung. Hoạt động
văn phịng với chức năng duy trì sự vận động

văn

Mục tiêu này phải được nhận thức đúng đắn
và đuy trì bởi các nhân viên văn phịng. Các
nhà quản trị không cần phải lo lắng nhiều về

đời của tổ chức. Con đường hội nhập với cơ
quan mới không thành công. Đây là một điều
đáng tiếc đối với nhiều cơ quan, tổ chức hay
phịng.

Thậm

chí, trong cùng

một

cơ

quan, sự ln chuyển cán bộ từ phòng ban
này sang phòng ban khác cũng pặp trở ngại

đáng kể. Yếu tố văn hố khó chấp nhận

những “kẻ ngoại lai”.
Thứ hai: Văn hoá tạo nên bản sắc riêng
cho hoạt động văn phịng nói riêng và của cả
tổ chức nói chung. Văn hố cịn được ví như
bộ gene của tổ chức. Thật vậy, văn hoá được
xây dựng dựa trên những nét đặc thù của các
môi trường làm việc. Vì vậy, những mơi
trường làm việc khác nhau sẽ hình thành nên
những nét van hoá khác nhau. Xét trong

phạm vi một văn phịng cũng vậy, mỗi phịng

ban lại có phong cách làm việc khác nhau,

thói quen ứng xử giữa các thành viên khác
nhau... Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như
chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban khác

nhau; quan niệm của người lãnh đạo; sử dụng

những nhân viên có tính cách khác nhau...
Tồn tại sự khác biệt giữa văn phòng này với
van phòng khác là một sự thật hiển nhiên.
Điều này tạo sự khác biệt giữa văn hoá của tổ

một cách ổn định cho cơ quan hay tổ chức.

việc duy trì mục tiêu này, bởi văn hố đã
làm giúp họ. Văn hố, suy cho cùng, ln
hướng tới cái chân - thiện - mỹ. Một trong

cái đích cuối cùng mà văn hố hướng tới, đó
là đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cách
thức đạt được mục tiêu, tức cách thức làm
việc như thế nào, văn hoá cũng là một kênh

truyền tải. Như vậy, ngay từ khi gia nhập vào

cơ quan, các nhân viên mới đã phải tìm hiểu

và thâm nhập vào những giá trị văn hoá của

tổ chức. Đồng thời, họ cũng phải tìm hiểu về
mục tiêu của tổ chức. Văn hố chính là con
đường ngắn nhất để truyền đạt mục tiêu hay
giá trị của tổ chức tới các nhân viên.
Bài học kinh nghiệm cho các nhà quản
(rị văn phịng.

Trên đây, chúng

tơi đã nêu ra một số

những ảnh hưởng tích cực của văn hố, cũng
như những phiền tối nhất định mà văn hố:

có thể gây ra đối với hoạt động văn phòng.

Một câu hỏi đật ra thường trực đối với các

nhà quản trị là làm sao để có thể xây dựng

75


Nghiên cứu - Trao đổi

Số 03/2005

một môi trường làm việc có văn hố, trên cơ

sở phát huy tối đa yếu tố tích cực của văn
hố và giảm đi những phiền toái nhất định
mà văn hoá đem lại. Dưới đây là một số kinh
nghiệm:

- Cách thức quản lý của nhà quản trị
chính là điểm khởi nguồn của văn hố.Văn
hố trong hoạt động văn phịng ít nhiều được

gay dung nên bởi những người lãnh đạo.

Chúng ta có thể lấy ví dụ như sau: cách quản

ly long léo hay chặt chẽ của nhà quản lý tác
động nhiều đến cách thức, nề nếp làm việc
của nhân viên; nếu quản lý chặt chẽ, nhân
viên sẽ làm việc một cách nghiêm túc và hiệu

quả; ngược lại, nếu sự quản lý nay long léo,
nhân viên sẽ tò ra bê trễ trong cơng việc. Vì
vậy, để xây dựng một mơi trường làm việc có
văn hố, nhà quản trị hơn ai hết phải là người
góp cơng xây dựng lớn nhất.

- Xây dựng những nội quy, quy chế làm

việc trong văn phịng hay cơng sở như là một

biểu hiện thành văn của văn hố. Đây là
những văn bản góp phần tạo nên những thói
quen, nề nếp làm việc cho các cán bộ, nhân
viên văn phòng — một trong những nét văn
hố trong văn phịng. Những nội quy, quy

chế là những chuẩn mực để các nhân viên

tuân theo
quy, quy
nhân viên

xây dựng

và
chế
là
nếp

thực
một
dấu
làm

hiện. Việc thực hiện
cách tự giác của cán
hiệu thành công của
việc có văn hố trong

nội
bộ,
việc
van

phịng. Sự đóng góp của cán bộ, nhân viên
vào bản nội quy, quy chế chung là một cách

thức để những văn bản này đi vào thực tế đời
sống văn phịng.

- Xây dựng mục tiêu phấn đấu “Vì một

mơi trường làm việc có văn hố” cho tồn bộ

cán bộ, nhân viên. Trước hết, các cán bộ,

nhân viên cần phải hiểu vai trị và những dấu
hiệu của văn hố trong hoạt động văn phịng.
Đây chính là bước đệm quan trọng nhằm

nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên.

Thực chất, những cán bộ, nhân viên luôn tồn
tại trong một mơi trường làm

việc có văn

hố, tuy nhiên, để nhận thức một cách rõ nét
thì khơng phải nhân viên nào cũng làm được.
76

Vì vậy, việc xây dựng

mục tiêu phấn đấu

chung kể trên, cũng như các mục tiêu cụ thể,
là một phương pháp khắc phục tình trạng
trên, đồng thời cũng là cách thức cung cấp
một nguồn động lực đáng kể cho những cố
pắng của nhân viên.
- Xây dựng một môi trường làm việc văn

hố phải có sự kế thừa của văn hố truyền
théng.

Day

là một

yếu tố mang

tính then

chốt. Văn hố truyền thống là thành quả
luỹ lâu đài của cả dân tộc. Những tập
những nét văn hoá này đã trở thành bộ
di truyền qua nhiều thế hệ, nó trở thành

tích
tục,
gene
biểu

tượnp mang tính đặc trưng của dân tộc Việt

Nam. Chúng ta không thể xây dựng thành

cơng một mơi trường làm việc có văn hố
lành mạnh nếu thiếu đi tính kế thừa từ văn

hố truyền thống. Điều này cũng chính là sự
quán triệt sâu sắc tinh thân của Đảng và Nhà

nước trong quá trình xây dựng một nền văn

hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.

Trên đây là một trong những bài học kinh
nghiệm trong việc xây dựng một mơi trường

văn phịng có văn hố. Tuy nhiên, để có thể

đạt đến mục tiêu cuối cùng, các nhà quản trị
cịn gặp phải những khó khăn, trở ngại nhất
định. Mặt khác, những cơng trình nghiên cứu
lý luận và thực tiên về sự ảnh hưởng của văn
hoá đối với hoại động cơng sở nói chung và

hoạt động văn phịng nói riêng ở nước ta vẫn
chưa nhiều. Như vậy có nghĩa là, các nhà
quản trị đang thiếu đi sự định hướng quan
trọng từ phía các nhà nghiên cưú. Chắc chắn,
điểu này sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới nỗ lực của

các nhà quản trị trong q trình “văn hố
hố” hoạt động vân phịng. Trong khi đó,
hoạt động văn phịng hàng ngày vẫn diễn ra
sơi động. Nó đã, đang và sẽ cịn chứng kiến

những tác động của văn hố tới hoạt động
của mình. Văn hố ln ln là một phần

quan trọng tronp đời sống văn phịng nói

riêng và đời sống cơng sở nói chung. Coi
trọng và hướng văn hố vào việc phục vụ cho

mục đích của tổ chức là một thơng điệp cho
các nhà quản trị, đồng thời cũng là thông
điệp của bài nghiên cứu này./.