Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM ĐÔNG BẮC

––––––––––––––––––––––––

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
NĂM HỌC 2020 - 2021

Tên sáng kiến:
Nhóm tác giả:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao đẳng Cơng nghệ
và Nơng Lâm Đơng Bắc
1. Nguyễn Thị Hồ Giang; Trưởng nhóm
2. Lê Th Hồ; Thành viên

Lạng Sơn, tháng 6 năm 2021

1


BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ
VÀ NÔNG LÂM ĐƠNG BẮC

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Lạng Sơn, ngày 20 tháng 6 năm 2021

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
NĂM HỌC 2020 - 2021
I. Thông tin chung
- Họ và tên người đăng ký: Nguyễn Thị Hoà Giang, Lê Thuý Hồ
- Đơn vị cơng tác: Phịng Tổ chức - Hành chính
- Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc
1. Cơ sở chính sách pháp luật của Nhà nước
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07.9.2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan,
Lưu trữ Lịch sử;
Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 03 tháng 5 năm 2020 của Chính phủ
Quy định về công tác văn thư.
2. Sự cần thiết thực hiện sáng kiến
Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc từ khi được
thành lập đến nay công tác văn thư, lưu trữ cơ bản đã lưu trữ đầy đủ được các
tài liệu của Trường, đảm bảo được việc tra cứu tài liệu phục vụ công tác của
Nhà trường trong những năm qua. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của
Nhà trường hiện nay đang thực hiện theo năm học chưa phát huy hết tác dụng
cho việc tra cứu tài liệu; tài liệu chưa được số hóa trong tồn phơng lưu trữ.
Nhằm thực hiện đổi mới công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Trường
ngày càng khoa học, hiệu quả. Việc xây dựng và ứng dụng sáng kiến Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao
đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc là việc làm cấp thiết của Nhà trường
hiện nay.

2

II. Nội dung
1. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ của Nhà trường khi chưa có
sáng kiến và mục tiêu của sáng kiến
* Thực trạng:
- Hàng năm việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Nhà trường theo năm, không
theo chủ đề;
- Việc tra cứu tài liệu mất nhiều thời gian;
- Chưa số hóa được tài liệu đặc biệt là những tài liệu quan trọng cần lưu
trữ lâu dài;
- Số cặp hồ sơ lưu trữ theo năm tại phịng văn thư ngày càng nhiều, khó
khăn trong cơng tác bảo quản;
- Nhà trường hiện nay chưa có kho lưu trữ nên không gian lưu trữ hồ sơ
chật hẹp gây khó khăn cho việc tra cứu.
* Mục tiêu:
- Tra cứu văn bản nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, bí mật, giảm chi
phí thời gian chờ đợi tra cứu;
- Hồ sơ, tài liệu của Trường được sắp xếp khoa học, tạo điều kiện tối ưu
cho công tác bảo quản, tra cứu;
- Tài liệu lưu trữ được số hóa, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu;
- Giảm chi kinh phí hàng năm phục vụ chi mua sắm văn phòng phẩm
(cặp lưu trữ) để lưu trữ tài liệu;
- Công tác văn thư, lưu trữ của Trường đảm bảo theo quy định hiện
hành của Nhà nước (Pháp lệnh về công tác văn thư, lưu trữ).
2. Nội dung chi tiết sáng kiến cải tiến
2.1. Tính mới của sáng kiến:
- Tài liệu lưu trữ của Trường được sắp xếp khoa học, theo chủ đề;
- Số hóa được tài liệu lưu trữ;
- Tài liệu lữu trữ được bảo quản được lâu dài, an toàn;
- Tra cứu nhanh chóng;
- Tiết kiệm chi phí kinh phí hàng năm của Nhà trường phục vụ mua

sắm văn phòng phẩm, chi phí mở rộng kho lưu trữ.
3


2.2. Phương pháp nghiên cứu
Để triển khai thực hiện sáng kiến nhóm tác giả đã sử dụng một số
phương pháp nghiên cứu như:
- Quan sát, phân tích tổng hợp và thống kê;
- Tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, xác định giá trị
tài liệu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác
tài liệu.
2.3. Phạm vi áp dụng sáng kiến
Tại kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Trường Cao đẳng Công nghệ và nông
lâm Đông Bắc và công tác lưu trữ tài liệu tại các đơn vị phòng, khoa, trung
tâm thuộc Trường.
2.4. Nội dung chi tiết
2.4.1. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo chủ đề
a. Phân loại tài liệu
Bước 1. Chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức
- Tổ chức - Hành chính
- Đào tạo
- Khảo thí kiểm định
- Cơng tác học sinh, sinh viên
Bước 2. Chia tài liệu theo chức năng
- Tổ chức - Hành chính: Cơng tác tổ chức; Cơng tác hành chính.
- Đào tạo: Đào tạo dài hạn; Đào tạo ngắn hạn
- Khảo thí kiểm định: Kiểm định chất lượng; Nghiên cứu khoa học;
- Công tác học sinh, sinh viên: Công tác giáo viên chủ nhiệm; Công tác
quản lý, giáo dục HSSV

Bước 3. Chia tài liệu theo nhiệm vụ, chủ đề
- Tổ chức - Hành chính
+ Cơng tác tổ chức: Tài liệu tổ chức bộ máy; Tổ chức cán bộ (Bổ
nhiệm, tuyển dụng, tiếp nhận; thôi việc, nghỉ hưu, nghỉ chế độ; luân chuyển,
điều động)
4


+ Cơng tác hành chính: Quy chế, quy định; Thi đua khen thưởng; Nâng
lương, chuyển ngạch....
- Đào tạo
+ Đào tạo dài hạn: Quyết định mở lớp; Công nhận tốt nghiệp
+ Đào tạo ngắn hạn: Bồi dưỡng GV
- Công tác Học sinh sinh viên
Công tác quản lý, giáo dục HSSV: Khen thưởng HSSV; Kỷ luật HSSV
Bước 4. Chia tài liệu theo năm
- Tổ chức - Hành chính
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy:
Từ năm 1970 - 2015;
Từ năm 2016 đến nay
+ Tài liệu về bổ nhiệm cán bộ:
Từ năm 2004 - 2014;
Từ năm 2015 - 2020
+ Tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận:
Từ năm 1994 - 2009;
Từ năm 2010 - 2020
+ Tài liệu về thi đua khen thưởng:
Từ năm 2006 - 2012;
Từ năm 2013 -2015;
Từ năm 2016 - 2018;

Từ năm 2019 - 2020
+ Tài liệu về kỷ luật: Từ năm 2007 - 2020
+ Tài liệu về nâng lương, chuyển ngạch:
Từ năm 2006 - 2008;
Từ năm 2009 - 2012;
Từ năm 2013 - 2015;
Từ năm 2016 - 2018;
Từ năm 2019 - 2020
5


+ Tài liệu về quy chế, quy định:
Từ năm 2006 - 2011;
Từ năm 2012 -2015;
Từ năm 2016 - 2018;
Từ năm 2019 - 2020
+ Tài liệu về luân chuyển, điều động cán bộ: Từ năm 2006 - 2020
+ Tài liệu về thôi việc, nghỉ chế độ, chuyển công tác: Từ năm 2006 2020
- Đào tạo
+ Quyết định mở lớp: Từ năm 2018 đến nay
+ Quyết định công nhận tốt nghiệp: Từ năm 2018 đến nay
+ Đào tạo bồi dưỡng GV: Từ năm 2018 đến nay
- Khảo thí kiểm định
+ Kiểm định chất lượng: Từ năm 2018 đến nay
+ Nghiên cứu khoa học: Từ năm 2018 đến nay
- Công tác học sinh, sinh viên
+ Công tác GVCN: Từ năm 2018 đến nay
+ Công tác quản lý, giáo dục HSSV: Từ năm 2018 đến nay
b. Lập hồ sơ
Sau khi kiểm tra lần cuối mỗi nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu của một hồ sơ

hay một đơn vị bảo quản thì tiến hành sắp xếp tài liệu bên trong hồ sơ.
c. Xác định giá trị tài liệu khi chỉnh lý
Trong quá trình lập hồ sơ và phân chia tài liệu cần tiến hành xác định
giá trị tài liệu để loại khỏi phông những tài liệu không thuộc phông hoặc hết
giá trị, trùng lặp, thừa và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đơn vị bảo
quản được lập.
d. Làm cơng cụ tra tìm
Lập mục lục hồ sơ cho toàn bộ tài liệu bên trong hồ sơ.

6


2.4.2. Số hóa hồ sơ, tài liệu bằng phương pháp scan
- Tổ chức - Hành chính
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy: Từ năm 1970 - 2015; Từ năm 2016 đến nay
+ Tài liệu về bổ nhiệm cán bộ: Từ năm 2004 - 2014; Từ năm 2015 - 2020
+ Tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận: Từ năm 1994 - 2009; Từ năm 2010 - 2020
+ Tài liệu về thi đua khen thưởng: Từ năm 2006 - 2012; Từ năm 2013
-2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020
+ Tài liệu về kỷ luật: Từ năm 2007 - 2020
+ Tài liệu về nâng lương, chuyển ngạch: Từ năm 2006 - 2008; Từ năm
2009 - 2012; Từ năm 2013 - 2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020
+ Tài liệu về quy chế, quy định: Từ năm 2006 - 2011; Từ năm 2012
-2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020
+ Tài liệu về luân chuyển, điều động cán bộ: Từ năm 2006 - 2020
+ Tài liệu về thôi việc, nghỉ chế độ, chuyển công tác: Từ năm 2006 - 2020
- Đào tạo
+ Quyết định mở lớp: Từ năm 2018 đến nay
+ Công nhận tốt nghiệp: Từ năm 2018 đến nay
+ Bồi dưỡng GV: Từ năm 2018 đến nay

- Khảo thí kiểm định
+ Kiểm định chất lượng: Từ năm 2018 đến nay
+ Nghiên cứu khoa học: Từ năm 2018 đến nay
- Công tác học sinh, sinh viên
+ Công tác GVCN: Từ năm 2018 đến nay
+ Khen thưởng HSSV: Từ năm 2018 đến nay
+ Kỷ luật HSSV: Từ năm 2018 đến nay
+ Hoạt động giáo dục HSSV: Từ năm 2018 đến nay
3. Kết quả đạt được
- Đã scan được 5.879 bản tài liệu đưa vào hồ sơ lưu trữ.
- Tài liệu được lưu trữ, bảo quản khoa học, lâu dài theo quy định;
- Số hóa được những tài liệu quan trọng cần lưu trữ (những bản gốc do
lưu trữ lâu năm đã bị hư hỏng...);
7


- Giảm không gian lưu trữ tài liệu tại kho hàng năm;
- Tra cứu hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, cung cấp thơng tin kịp thời, chính
xác nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành
và công tác kiểm định chất lượng trong Nhà trường.
4. Khả năng tiếp tục duy trì, phát triển mở rộng
Sáng kiến nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu được ứng
dụng hiệu quả, lâu dài tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông
Bắc và phát triển tại các đơn vị phòng/khoa/trung tâm thuộc Trường.

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
SÁNG KIẾN ĐƯỢC ỨNG DỤNG

NGƯỜI BÁO CÁO

Văn Phú Liệu

Nguyễn Thị Hòa Giang

8