Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án

Đại học Mở TP.HCM
Lớp MBA 10

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tài liệu lưu hành nội bộ
Giảng viên: Lưu Trường Văn
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

1


CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN
Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt
đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố
cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả,
thời gian thực hiện hợp đồng, …v.v
Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu
khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau
Quá trình đàm phán bao gồm:
• Trình bày lập trường của mỗi bên
• Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia
• Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục tiêu và lợi ích của bên
mình càng theo mục tiêu và lợi ích của bên kia càng tốt
(hiểu theo nghóa hẹp là nhượng bộ bên kia)
Điều này nói
dể nhưng khó làm!
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

2

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN
• Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán
không phải là một tiến trình cạnh tranh
• Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bị
sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì
đó.
• Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên
phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung
• Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy
rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng
xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng
bộ là mất mát. Nhượng bộ là vì lợi ích của hai beân.
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

3


CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN
• Xác định các mục tiêu
• Xác định cái gì có thể nhượng bộ
• Ước lượng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng
buộc
• Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm
phán
• Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn
Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà người
đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ
năng trong thực hành

Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

4


CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN
Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc
đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:
• Kiên định với mục tiêu đã dự định

• Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được.
• Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác
• Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi
của hoàn cảnh.
• Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối
tác đang đề phòng
• Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong
dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần

Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

5


CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN
Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm
phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những
nhượng bộ không mong đợi
Các nội dung chính:
• Xác định các nội dung

• Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia
• Xây dựng một thiện chí
• Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt
• Tìm kiếm quyền lực cao hơn
• Ngắt những phát biểu chệch hướng
• Đảm bảo các cam kết
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

6


KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU

• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại
muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho
phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:
Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán
giá cả.
Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và
khéo léo đề nghị họ giảm giá. Bạn nên cố ý cho nhà thầu có
giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có
giá thấp hơn
Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và
khéo léo đề nghị họ giảm giá.
Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá
đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu
thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà
thầu kia sẽ trúng thầu

Chúc bạn thành công

Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

7


NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI
Đưa ra đề nghị ban đầu
Những lời hứa
Những lời đe dọa
Những lời khuyên
Những lời cảnh báo
Thưởng và phạt
Những cam kết
Các câu hỏi
Các mệnh lệnh
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

8


NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)
“Chê bai”: Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác
“Giả vờ rút lui”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá
cao
“Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,
hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định
“Yêu cầu thêm”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta
đãđược thỏa mãn
“Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt

nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.
“Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta
gần đạt yêu cầu
“Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên
là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

9


NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)
Đưa ra đề nghị ban đầu: Thường các đề nghị này là rất
hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong
hiện tại
“Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được
toàn bộ đối tác
“Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu
cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng
“Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả
vời không biết và nhận lỗi
“Đánh trống lãng”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng
yếu điểm của ta
“Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề
mà chúng ta không tiện trả lời
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

10


NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI

Im lặng
Nhìn chằm chằm vào mặt
Tiếp xúc, va chạm
“Ngôn ngữ cơ thể”

Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

11


ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT
o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác
o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống
o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó
khăn thực tế
o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán
và ảnh hưởng của văn hóa
o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả
nhất
Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn

12