Bài giảng Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án - TS. Lưu Trường Văn

Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 1
KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
TRUNG TÂM CPA
Đại học Mở TP.HCM
Tài liệu lưu hành nội bộ
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 2
CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN
Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt
đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố
cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả,
thời gian thi công…v.v
Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu
khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau
Quá trình đàm phán bao gồm:
•
Trình bày lập trường của mỗi bên
•
Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia
•
Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục
tiêu và l
ợ
i ích
của bên
mình càng theo mục
tiêu và l
ợ
i ích
của bên kia
càng t

ố
t
(hiểu theo nghóa hẹp là nhượng bộ bên kia)  Điều này nói
dể nhưng khó làm!
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 3
CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN
• Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán
không phải là một tiến trình cạnh tranh
• Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bò
sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì
đó.
• Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên
phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung
• Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy
rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng
xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng
bộ là mất mát. Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 4
Các phương pháp ñàm phán
Cùng tìm kiếm lợi ích
chungUy hiếp bên kiaðề xuất kiến nghịCách làm
Trọng ñiểm ñặt ở lợi
ích chứ không ở lập
trường
Giữ vững lập
trường
Dễ thay ñổi lập trườngLập trường
Sự tín nhiệm không
liên quan ñến ñàm
phán

Không tín nhiệm
ñối tác
Tín nhiệm ñối tác
Mức ñộ tín
nhiệm
Phân tích công việc và
quan hệ ñể trao ñổi
nhượng bộ
Yêu cầu bên kia
nhượng bộ
Nhượng bộ ñể tăng
tiến quan hệ
Nhượng bộ
Giải quyết công việc
hiệu quả
Giành ñược thắng
lợi
ðạt ñược thỏa thuậnMục tiêu
Người cộng tácðịch thủBè bạnðối tác
ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn ñề
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 5
Các phương pháp ñàm phán
Khuất phục nguyên tắc
chứ không khuất
phục sức ép
Tăng sức ép khiến
bên kia khuất
phục hoặc ñổ
vỡ
Khuất phục trước sức

ép của
ñối tác
Kết quả
Căn cứ vào tiêu chuẩn
khách quan ñể ñạt
ñược
thỏa thuận
Thi ñua sức mạnh ý
chí giữa ñôi bên
Hết sức tránh tính
nóng nảy
Biểu hiện
Kiên trì tiêu chuẩn
khách
quan
Kiên trì giữ vững
lập trường
Kiên trì muốn ñạt
ñược thỏa
thuận
Kiên trì
Vạch ra nhiều phương
án
cho 2 bên lựa chọn
Tìm ra phương án
mà mình chấp
thuận
Tìm ra phương án ñối
tác có thể chấp
thuận

Phương án
Cả 2 bên cùng có lợi
Chịu thỏa thuận khi
ñạt ñược cái
muốn có
Nhượng bộ ñể ñạt
ñược thỏa thuận
ðiều kiện ñể
thỏa
thuận
ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn ñề
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 6
Ơng Lê Văn Minh: Tôi chỉ muốn nhận được đúng mức mà tôi có thể
được đền bù. Tôi biết rằng có ngôi nhà giống như của tôi, người ta ra
giá 300 triệu cộng với thuế trước bạ và chi phí khác giá lên đến 330
triệu.
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Những 330 triệu cơ à, thế là quá
nhiều.
Ơng Lê Văn Minh: Tôi không muốn đòi 330 triệu, hay 200 triệu hay 400
triệu mà chỉ là một khoản bồi thường xứng đáng thôi. Tôi phải được
đền bù số tiền đủ để mua được ngôi nhà như của tôi chứ, các ông có
nghó thế không?.
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Thôi được, tôi sẽ thanh toán cho ông
300 triệu. Đấy là mức cao nhất đấy.
Ơng Lê Văn Minh: Các ông cho số tiền như vậy là thế nào?
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Đấy là mức tiền cao nhất mà ông
được lãnh, lãnh hay không là tùy ông. Đó là quyết đònh của công ty.
Ơng Lê Văn Minh: Tôi cũng chẳng biết là 300 triệu là có hợp lý hay
không. Nhưng nếu ông không đưa ra các tiêu chuẩn khách quan để
giải thích tại sao tôi được lãnh số tiền đó, thì chắc tôi phải đưa vấn

đề này hỏi ở toà án. Tại sao chúng ta không xem xét lại vấn đề một
lần nữa rồi hãy thương lượng. Tám giờ sáng ngày thứ hai chúng ta lại
gặp nhau lần nữa, có tiện cho ông không?.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 7
Thứ hai, hai bên gặp nhau.
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Này ông Minh, chúng tôi có tờ quảng cáo
bán ngôi nhà giống như nhà của ông với giá 310 triệu đây.
Ơng Lê Văn Minh: Ngôi nhà đó có khoảng sân đằng trước như nhà tôi không?
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Không
Ơng Lê Văn Minh: Thế nếu có thêm sân như nhà tôi thì nhà của tôi tăng thêm
bao nhiêu?.
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Để tính xem nào, tăng thêm 15 triệu.
Ơng Lê Văn Minh: Như vậy, nếu lấy giá 310 triệu làm cơ sở thì nhà tôi sẽ có
giá là 325 triệu. Thế nhà đó cách đường lớn bao nhiêu?
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: cách 20m.
Ơng Lê Văn Minh: Thế nếu nhà tôi cách đường lớn chỉ 10m thì nhà tôi được
bao nhiêu nữa thưa ông?
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 10 triệu
Ơng Lê Văn Minh: Thế tất cả là bao nhiêu thưa ông?.
- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 335 triệu.
Và sau đó ông Lê Văn Minh ra về với số tiền là 335 triệu.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 8
CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN
•
Xác đònh các mục tiêu
•
Xác đònh cái gì có thể nhượng bộ
•
Ướ
c l

ượ
ng
các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng
buộc
•
Chuẩn bò một chương trình nghò sự sơ bộ cho cuộc đàm
phán
•
Xác đònh các giải pháp cho sự lựa chọn
Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà người
đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ
năng trong thực hành
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 9
CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN
Để đạt được một lợi thế chiến lược
trên đối tác trong mọi cuộc
đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:
•
Kiên đònh
với mục tiêu đã dự đònh
• Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được.
•
Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác
• Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi
của hoàn cảnh.
•
Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận
trong khi mà đối
tác đang đề phòng
•

Tiếp tục
“một sự công kích”
theo các hướng như nhau
hoặc trong
dạng thức giống nhau
nếu đã thất bại một lần
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 10
CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN
Kỹ thuật đàm phán
là những kỹ thuật mà giúp người đàm
phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những
nhượng bộ không mong đợi
Các nội dung chính:
•
Xác đònh các nội dung
•
Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia
•
Xây dựng một thiện chí
•
Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt
•
Tìm kiếm quyền lực cao hơn
•
Ngắt những phát biểu chệch hướng
•
Đảm bảo các cam kết
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 11
KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU
• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại

muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho
phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:
 Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán
giá cả.
 Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và
khéo léo đề nghò họ giảm giá. Bạn nên cố ý cho nhà thầu có
giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có
giá thấp hơn
 Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và
khéo léo đề nghò họ giảm giá.
 Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá
đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu
thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bò loại và nhà
thầu kia sẽ trúng thầu

Chúc bạn thành công
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 12
NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI
 Đưa ra đề nghò ban đầu
 Những lời hứa
 Những lời đe dọa
 Những lời khuyên
 Những lời cảnh báo
 Thưởng và phạt
 Những cam kết
 Các câu hỏi
 Các mệnh lệnh

Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 13
NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 “Chê bai”: Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác
 “
Gi
ả vờ rút lui”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá
cao
 “Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,
hoặc bạn lúng túng trong ra quyết đònh
 “Yêu cầu thêm”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta
đãđược thỏa mãn
 “Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt
nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.
 “Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta
gần đạt yêu cầu
 “Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên
là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 14
NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)
 Đưa ra đề nghò ban đầu: Thường các đề nghò này là rất
hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong
hiện tại
 “Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được
toàn bộ đối tác
 “Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu
cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng
 “Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bò phát hiện thì giả
vời không biết và nhận lỗi
 “Đánh trống lãng”: Sử dụng khi bò đối tác đưa ra đúng
yếu điểm của ta
 “Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề
mà chúng ta không tiện trả lời

Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 15
NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI
 Im lặng
 Nhìn chằm chằm vào mặt
 Tiếp xúc, va chạm
 “Ngôn ngữ cơ thể”
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 16
NHỮNG NGÔN NGỮ CỦA CƠ THỂ
1. Trong vòng m
ộ
t giây mà ch
ớ
p m
ắ
t liên t
ụ
c thì
ñ
ây là bi
ể
u hi
ệ
n
tinh th
ầ
n tho
ả
i mái, có h
ứ
ng thú v

ớ
i m
ọ
i s
ự
v
ậ
t, s
ự
vi
ệ
c, có khi l
ạ
i
ñượ
c hi
ể
u là c
ả
m giác khó ch
ị
u, s
ợ
s
ệ
t, không dám nhìn th
ẳ
ng
ñố
i

ph
ươ
ng; m
ở
to m
ắ
t nhìn bi
ể
u th
ị
s
ự
thích thú.
2. M
ắ
t nh
ấ
p nháy liên t
ụ
c, th
ườ
ng
ñượ
c hi
ể
u nh
ư
che gi
ấ
u m

ộ
t
hành
ñộ
ng nào
ñ
ó hay tính cách không thành th
ậ
t.
3. Con ng
ươ
i m
ắ
t bi
ế
n
ñổ
i ch
ứ
ng t
ỏ
r
ấ
t có ý chí
ñể
kh
ố
ng
ch
ế

m
ọ
i vi
ệ
c. Khi con ng
ườ
i
ở
vào tr
ạ
ng thái kh
ẳ
ng
ñị
nh, vui
m
ừ
ng, thích thú thì con ng
ươ
i m
ắ
t m
ở
to, ánh m
ắ
t có th
ầ
n; khi
ở
trong tr

ạ
ng thái ph
ủ ñị
nh,
ñ
au kh
ổ
, c
ă
m ghét thì con ng
ươ
i m
ắ
t
nh
ỏ
l
ạ
i, ánh m
ắ
t không
ñượ
c sáng. Th
ờ
i c
ổ
ngày x
ư
a, th
ươ

ng gia
Chu Ng
ọ
c r
ấ
t quan tâm t
ớ
i v
ấ
n
ñề
này, ông có th
ể
nhìn vào
con ng
ươ
i m
ắ
t c
ủ
a khách mà bi
ế
t
ñượ
c r
ằ
ng
ñố
i ph
ươ

ng có
thích hàng hoá hay không,
ñể
t
ừ ñ
ó
ñị
nh m
ứ
c giá c
ả
cao th
ấ
p.
Vì v
ậ
y mà có m
ộ
t s
ố
ng
ườ
i th
ườ
ng
ñ
eo m
ộ
t chi
ế

c kính
ñổ
i màu
ñể
che
ñ
i nh
ữ
ng khuy
ế
t
ñ
i
ể
m c
ủ
a mình.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 17
NHỮNG NGÔN NGỮ CỦA CƠ THỂ
4. Khoanh hai tay tr
ướ
c ng
ự
c, hai chân v
ắ
t chéo, bi
ể
u th
ị
không mu

ố
n nói chuy
ệ
n v
ớ
i ng
ườ
i khác; h
ơ
i ng
ẩ
ng
ñầ
u, tay
ñặ
t trên gh
ế
hay trên bàn, hai chân
ñể
ra tr
ướ
c, hai m
ắ
t
nhìn
ñố
i ph
ươ
ng
ñ

i
ề
u này bi
ể
u th
ị
c
ả
m giác thích thú
ñượ
c trò
chuy
ệ
n.
5. L
ư
ng th
ẳ
ng,
ñằ
ng tr
ướ
c và sau luôn
ở
tr
ạ
ng thái th
ẳ
ng,
ñ

i
ề
u này có ngh
ĩ
a là c
ả
m xúc c
ủ
a ng
ườ
i này r
ấ
t d
ồ
i dào, t
ự
tin,
n
ă
ng l
ự
c m
ạ
nh m
ẽ
. Ng
ượ
c l
ạ
i, hai vai trùng xu

ố
ng, bi
ể
u hi
ệ
n
c
ả
m xúc m
ệ
t m
ỏ
i, th
ấ
t v
ọ
ng, b
ị ñộ
ng, tiêu c
ự
c.
6. Khi hút thu
ố
c, th
ổ
i khói lên trên là bi
ể
u hi
ệ
n s

ự
tích c
ự
c, t
ự
tin,
ñầ
u ng
ẩ
ng cao. Khi khói thu
ố
c bay xu
ố
ng d
ướ
i,
ñ
ó là
bi
ể
u hi
ệ
n c
ủ
a thái
ñộ
tiêu c
ự
c, kém ý chí, có s
ự

hoài nghi lo
l
ắ
ng.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 18
NHÖÕNG NGÔN NGỮ CỦA CƠ THỂ
7. Hút thuốc không ngừng là biểu hiện nội tâm
mâu thuẫn, phức tạp hay nôn nóng bất an.
ðiều này chính là những biểu hiện không có ý
chí hay tâm lí bất an.
8. ðể thuốc cháy nhưng rất ít hút, là biểu hiện
cảm xúc hay suy nghĩ căng thẳng.
9. Chưa hút hết thuốc ñã vứt bỏ là biểu hiện
muốn kết thúc cuộc nói chuyện hoặc hạ quyết
tâm.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 19
ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT
o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác
o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống
o Quyết đònh làm thế nào để vượt qua những khó
khăn thực tế
o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán
và ảnh hưởng của văn hóa
o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả
nhất
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 20
Nguyên nhân gây ra bế tắc
• Chưa hiểu biết lẫn nhau
• Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau
• Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc

về quan ñiểm lập trường và sẽ không nhượng bộ
ngay cả ñể giữ cho một cuộc ñàm phán tồn tại.
• Vì một chiến thuật thận trọng trong ñàm phán ñể
bắt ép phía bên kia xem xét lại quan ñiểm của họ
và nhượng bộ
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 21
Xử lý bế tắc
• Quay trở lại những thông tin thu ñược và tạo sự hiểu
biết ñể tạo thêm những lựa chọn bổ sung
• Tìm ra phương án khác ñề cùng ñạt ñược mục ñích
• Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không ñạt
ñược một giải pháp nào cả
• Chuyển sang thảo luận một vấn ñề khác ít quan trọng
hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận
• Nhượng bộ một ñiểm nào ñó không quan trọng
• Tạo ra thời gian ngừng ñàm phán ñể suy nghĩ vấn ñề và
ñàm phán lại sau ñó. ðưa ra yêu cầu nếu cần những
thông tin bổ xung
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 22
Xử lý bế tắc
• Chuyển từ ñàm phán song phương sang ñàm phán ña
phương và thông báo cho ñối tác biết về việc này
• Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành
ñộng như là một người hòa giải, người dàn xếp hay
người trọng tài
• Bỏ bàn ñàm phán ñể bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi:
– Phía bên kia không mu
ố
n ký k
ế

t th
ỏ
a thu
ậ
n
– Bên kia mu
ố
n ký k
ế
t th
ỏ
a thu
ậ
n mà ta không ch
ấ
p nh
ậ
n n
ổ
i.
– Bên kia
ñư
a ra nh
ữ
ng th
ỏ
a thu
ậ
n mà ta không h
ề

d
ự
ki
ế
n
– Khi có nh
ữ
ng s
ố
li
ệ
u
ñượ
c cung c
ấ
p khi
ế
n cho vi
ệ
c
ñ
i
ñế
n
th
ỏ
a thu
ậ
n không còn có l
ợ

i v
ớ
i ta n
ữ
a
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 23
Bài tập: ðột phá thế găng
• Tình huống mua bán. Công ty cổ phần Bình Minh có kế hoạch
xây dựng ở ngoại ô một nhà máy dệt, chọn đòa điểm đất thuộc ấp
Mỹ Tho sở hữu. Công ty bằng lòng bỏ ra 800 triệu để mua quyền
sử dụng, mà ấp Mỹ Tho lại kiên trì đòi 900 triệu. Qua mấy vòng
đàm phán, giá công ty Bình Minh ra lên tới 820 triệu, còn giá ấp
Mỹ Tho chòu hạ xuống 880 triệu. Hai bên cũng lại không thể
nhượng bộ nữa, đàm phán sa vào thế găng. Ấp Mỹ Tho kiên trì
lập trường bảo vệ lợi ích cho nông dân, bởi vì nông dân lấy ruộng
đất làm gốc, mất đi quyền sử dụng mảnh đất canh tác, họ không
có quá nhiều lựa chọn, chỉ muốn bán nhiều tiền hơn một chút để
tổ chức một xưởng cơ khí, hay một cơ sở sản xuất gì đó để nông
dân có công ăn việc làm. Mà công ty Bình Minh đứng trên lập
trường của mình, nhượng bộ đến 820 triệu là cùng, họ muốn trong
chuyện mua bán đất, tiết kiệm được một ít tiền, dùng để tuyển mộ
thêm công nhân, mở rộng quy mô thương trường.
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 24
Bài tập: ðột phá thế găng
• Yêu cầu: Bạn hãy phân tích lập trường của
hai bên? Lợi ích của hai bên là gì? Bạn hãy
đưa ra phương án mà có thể làm cho hai bên
hài lòng để đột phá thế găng
Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 25
Xin cảm ơn!

Chúc các bạn, các anh chò đạt nhiều
thành quả tốt trong công tác !