Quản lý bán hàng tạp hóa PTTKHT

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Họ và tên học viên:
Lớp:

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Tên đề tài: Quản lý bán hàng tại cửa hàng tạp hóa

HÀ NỘI, 05/2022


HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Họ và tên học viên:
Lớp:

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Tên đề tài: Quản lý bán hàng tại cửa hàng tạp hóa
Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hồi Anh

HÀ NỘI, 05/2022

LỜI NĨI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, cơng nghệ thơng tin đang được phát triển mạnh mẽ,
nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc
sống. Nó trở thành cơng cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề như giao thông, quân sự, y
học… đặc biệt trong cơng tác quản lý nói chung và quản lý cửa hàng tạp hóa nói riêng.
Trước đây, khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các cơng việc quản lý cửa
hàng tạp hóa đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng
như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển cơng nghệ thơng tin mà máy tính đã được sử
dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học… giúp cho công việc được tốt hơn.
Việc sử dụng máy tính vào cơng tác quản lý cửa hàng tạp hóa là một yêu cầu cần thiết
nhằm xóa bỏ những phương pháp quản lý lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt. Vì
vậy, em đã xây dựng đề tài “Hệ thống quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa” với
mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót và mong
muốn có thể tìm ra một hệ thống mang tính ứng ứng dụng cao phục vụ cho công việc
quản lý kinh doanh và trong cuộc sống nói chung.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo Nguyễn Hồi Anh.
Cơ đã cho em nhiều kiến thức quan trọng và nhiều ý kiến đóng góp quý giá để em hoàn
thành đề tài này.
Tuy em đã hết sức cố gắng để có thể hồn thiện đề tài một cách tốt nhất, nhưng
do điều kiện thời gian cũng như kiến thức của em còn nhiều hạn chế, do còn chưa có
nhiều kinh nghiệm nên chắc chắn đề tài khơng tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp của cơ và những người quan tâm để đề tài được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT HỆ THỐNG.........................................................................1
1.1. Mô tả hệ thống....................................................................................................................1
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản.........................................................................................................1

1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ.......................................................................................1
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý...........................................................................3
1.1.4. Mẫu biểu......................................................................................................................4
1.2. Mơ hình hố hệ thống......................................................................................................13
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ..................................................................................13
1.2.2. Biểu đồ hoạt động.....................................................................................................14
CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.....................................................................19
2.1 Phân tích chức năng nhiệm vu.........................................................................................19
2.1.1 Mơ hình hóa chức năng nhiệm vụ............................................................................19
2.1.2. Mơ hình hóa nghiệp vụ.............................................................................................23
2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ.......................................................................................27
2.2. Phân tích dữ liệu nghiệp vu.............................................................................................29
2.2.1. Mơ hình dữ liệu ban đầu..........................................................................................29
2.2.2. Chuẩn hóa dữ liệu:...................................................................................................33
2.2.3. Đặc tả bảng dữ liệu...................................................................................................45
CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG.........................................................................51
3.1. Thiết kế tổng thể................................................................................................................51
3.1.1. Xác định tiến trình hệ thống....................................................................................51
3.1.2. Xác định kho dữ liệu hệ thống.................................................................................52
3.1.3. Vẽ DFD hệ thống.......................................................................................................55
3.2. Thiết kế kiểm soát.............................................................................................................60
3.2.1. Xác định nhóm người dùng.....................................................................................60
3.2.2. Phân định quyền hạn nhóm người dùng................................................................61
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu........................................................................................................63
3.3.1. Đánh giá nhu cầu bảo mật.......................................................................................63
3.3.2. Đánh giá nhu cầu cải thiện tính hiệu quả...............................................................64
3.3.3. Vẽ mơ hình dữ liệu....................................................................................................67
3.3.4. Đặc tả bảng dữ liệu...................................................................................................67
3.4. Thiết kế giao diện..............................................................................................................76
3.4.1. Thiết kế giao diện đơn chọn.....................................................................................76

3.4.2. Thiết kế giao diện nhập liệu danh mục...................................................................77
3.4.3.Thiết kế báo cáo đầu ra.............................................................................................89
ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN...................................................................93


TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................94


CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản

- Quản lý việc thanh toán hóa đơn của khách hàng,thanh tốn mua
hàng hóa từ nhà cung cấp .
- Quản lý việc nhập hàng hóa , gửi đơn đặt hàng và kiểm tra hàng hóa
từ nhà cung cấp
- Quản lý việc bán hàng cho khách hàng : quản lý các hóa đơn, các
yêu cầu của khách hàng đảm bảo chính xác, nhanh chóng, đảm bảo
quyền lợi của khách hàng.

1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
STT Tên bộ
Chức năng chính
phận
1
Bộ phận - Quản lý danh mục hàng hóa :
quản lý
nhập thêm hàng hóa loại mới
(thêm giá, khuyến mãi...)
- Quản lý về giá bán của các mặt

hàng: Cập nhật thông tin giá bán
của mặt hàng lên hệ thống
- Lên kế hoạch nhập hàng từ nhà
cung cấp: liên hệ, thỏa thuận,
đặt hàng nhà cung cấp;Ký kết
hợp đồng mua bán với nhà cung
cấp .
- Thống kê doanh thu của cửa

1

Mẫu biểu được
tạo
MB08,MB09,M
B10

Quy trình tham
gia
QT01, QT03,
QT04,


2

3

hàng từ các hóa đơn, đối chiếu
với thống kê trên phần mền máy
tính để kiểm tra các sai sót trong
q trình (nếu có)

- Quản lý nhập kho
Bộ phận - Thanh toán đơn hàng cho
bán hàng khách hàng sau khi khách hàng
đã chọn xong hàng cần mua bao
gồm các công việc :Tính giá tiền
, Báo giá với khách hàng , In
hóa đơn cho khách,
- Thanh tốn hóa đơn nhập hàng
của nhà cung cấp từ bộ phận
quản lý
- Bàn giao đơn hàng, hóa đơn ,
báo cáo doanh thu bán hàng
trong 1 ngày cho bộ phận quản
lý (hoặc khi bộ phận quản lý yêu
cầu)
Bộ phận - Tư vấn cho khách hàng lựa
tư vấn
chọn hàng hóa sao chi phù hợp
với nhu cầu của khách hàng
- Giới thiệu cho khách hàng về
các chương trình khuyến mại
của cửa hàng đồng thời giải
thích các thắc mắc của khách
hàng về hàng hóa
- Quản lý hàng hóa trên kệ bán
và trong kho: Sắp xếp hàng hóa
theo đúng vị trí đã được sắp xếp;
Kiểm tra NSX-HSD của sản
phẩm ;Kiểm kê kho và lập phiếu
yêu cầu nhập hàng lên bộ phận

quản lý
- Tiếp nhận và kiểm kê hàng từ
nhà cung cấp

2

MB02,MB01,M
B07,MB04,MB
05

QT01, QT02,
QT04

MB06 ,
MB03,MB05,M
B04

QT04,QT05,
QT02


1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
Bảng tổng hợp Quy trình xử lý
STT Mã Quy Tên Quy trình
trình
1
QT01
Thống kê doanh thu
2
QT02

Thanh tốn và Mua hàng
3
QT03
Quản lý danh mục hàng hóa
4
QT04
Mua và Nhập hàng hóa

Mẫu biểu sử dụng
MB02, MB08
MB01
MB09
MB10,MB04,MB05,MB07,
MB03,
MB06

5
QT05
Kiểm kê hàng hóa
Quy trình xử lý
Thống kê
- Sau một ngày , bộ phận bán hàng phải tổng hợp những hóa đơn bán(1)
doanh thu đã bán trong ngày hơm đó , ngồi ra có thể có thêm hóa đơn mua hàng từ
(QT01)
nhà cung cấp sau đó tính lượng tiền chi ra và thu lại , lập Báo cáo doanh
thu trong ngày(2)(MB02) nộp cho bộ phận quản lý
- Sau một tháng , bộ phận quản lý tổng hợp Báo cáo doanh thu trong
ngày(3) của bộ phận bán hàng đồng thời đối chiếu với thống kê trên
phần mềm máy tính để kiểm tra các sai sót (nếu có) để lập Thống kê
doanh thu hàng tháng(4)(MB08) .

Thanh toán - Khi khách hàng đến mua hàng, khách hàng có thể đi tham quan các
và Mua
gian hàng; sau đó khách hàng sẽ được bộ phận tư vấn tư vấn, giúp đỡ

3


hàng
(QT02)

Quản lý
danh mục
hàng hóa
(QT03)
Mua và
Nhập hàng
hóa(QT04)

mua hàng(5) sao cho phù hợp với ý muốn của khách hàng.
- Sau khi khách hàng đã lựa chọn xong hàng cần chọn khách hàng đến
vị trí thanh tốn của bộ phận bán hàng. Lúc đó bộ phận bán hàng sẽ
tiến hành quét giá tiền(6) của hàng hóa sau đó in hóa đơn thanh tốn(7)
(MB01) và giao cho khách hàng. Sau khi khách hàng trả tiền thì bộ
phận bán hàng nhận tiền và nhập số tiền khách đưa(8) vào máy và trả lại
tiền thừa (nếu có)(9)
- Khi bộ phận quản lý quyết định thay đổi giá bán , thêm khuyến mãi
cho một mặt hàng nào đó thì bộ phận quản lý sẽ cập nhật lại giá bán ,
khuyến mại của hàng hóa(10)(MB09)

- Khi bộ phận tư vấn kiểm kê kho hàng(11) gần hết hoặc hết thì sẽ tiến

hành lập, gửi phiếu yêu cầu nhập hàng hóa(12)(MB03) lên cho bộ phận
quản lý để mua đồ bao gồm các hàng hóa được yêu cầu , với các số
lượng yêu cầu tương ứng
- Bộ phận quản lý tiếp nhận yêu cầu(13) của bộ phận tư vấn đồng thời
yêu cầu nhà cung cấp báo giá(14)
- Căn cứ vào bảng báo giá , bộ phận quản lý chọn nhà cung cấp(15)
- Bộ phận quản lý lập và gửi đơn mua hàng(16)(MB10) tới nhà cung
cấp được lựa chọn
- Căn cứ vào đơn mua hàng nhà cung cấp thực hiện giao hàng cùng với
phiếu giao hàng và hóa đơn mua hàng
- Bộ phận tư vấn nhận hóa đơn mua hàng(17)(MB04) , tiếp nhận hàng
hóa(18)(MB05), kiểm tra hàng hóa(19) từ nhà cung cấp
- Bộ phận thanh tốn sẽ nhận hóa đơn mua hàng , thanh tốn hóa đơn
mua hàng(20) với nhà cung cấp lưu vào kho phiếu nhập kho(21)(MB07)
Kiểm kê
- Vào cuối mỗi tháng , bộ phận tư vấn sẽ tiến hành kiểm kê hàng
hàng hóa
hóa(22) trong kho và trên kệ sau đó gửi biên bản kiểm kê hàng hóa(23)
(QT05)
(MB06) cho bộ phận quản lý
- Bộ phận quản lý dựa vào thống kê hàng tồn trong kho và hàng trên kệ
để quyết định nhập thêm hàng(24)
1.1.4. Mẫu biểu
STT Mã Mẫu Tên Mẫu biểu
Quy trình sử Sử
biểu
dụng
dụng
thiết
kế

1
MB01
Hóa đơn thanh tốn
QT02
2
MB02
Báo cáo doanh thu ngày
QT01
3
MB03
Phiếu yêu cầu nhập hàng
QT04
4
MB04
Hóa đơn mua hàng
QT04
5
MB05
Phiếu giao nhận hàng
QT04
6
MB06
Bản kiểm kê hàng hóa
QT05
7
MB07
Phiếu nhập kho
QT04
*

4


8
9
10

MB08
MB09
MB10

Thống kê doanh thu tháng
Danh mục sản phẩm
Đơn đặt hàng

QT01
QT03
QT04

*

a. MB01 – Hóa đơn thanh tốn
Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hoàng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
HÓA ĐƠN THANH TỐN
Ngày
:……/………/………
Mã hóa đơn:………
Họ tên khách hàng(nếu có) :……………………...

Địa chỉ :....................................................................
Số điện thoại (nếu có)
:……………………..
STT

Tên hàng

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

TỔNG CỘNG
Khách trả :
Tiền thừa :
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ....................................................................
Xin chân thành cảm ơn quý khách! Hẹn gặp lại!

b. MB 02 – Báo cáo doanh thu ngày

5


Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hồng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
BÁO CÁO DOANH THU NGÀY
Từ ngày…./…/….. đến ngày…./…../……

STT

Thời gian

Mã hóa đơn

Thành tiền

TỔNG CỘNG
….,ngày……….tháng……năm…….
Người lập báo cáo

(Đã ký)

c. MB 03 – Phiếu yêu cầu nhập hàng

6


Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hồng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
PHIẾU YÊU CẦU NHẬP HÀNG
Ngày ….. tháng…… năm……..
Mã phiếu YCNH: …………………………………..
Người đề nghị :………………….…………
STT
Mã hàng
Tên hàng
SL dự kiến

Số lượng tồn
Gh
chú

7


Người đề nghị

(Đã ký)

d. MB 04 – Hóa đơn mua hàng

8


NHÀ CUNG CẤP………
Địa chỉ:………………….
SĐT: ……………………
HÓA ĐƠN MUA HÀNG
Ngày ….. tháng…… năm……..
Mã hóa đơn mua hàng: ………………………………………………………..
Mã đơn đặt hàng : ………………………………………………………..
Tên cửa hàng……………..…………………………………….…….
Địa chỉ:……………..…………… .Số điện thoại:……………………….
Hình thức thanh tốn: ……………………………………………..……..
STT

Tên hàng

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

TỔNG CỘNG
Bên bán

Bên mua

(Đã ký)
(Đã ký)

Người lập đơn

(Đã ký)

e. MB 05 – Phiếu giao nhận hàng

9


NHÀ CUNG CẤP………
Địa chỉ:………………….
SĐT: ……………………
PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG
Số...............................................
Ngày ..... tháng ..... năm 20.....
Mã hóa đơn mua hàng .......................

Người nhận: .......................................
Cửa hàng: ...........................................
Địa chỉ: ...............................................
STT
Tên hàng
Số lượng giao
Số lượng nhận

Tổng
ộng:

Người nhận

Người giao

(Đã ký)

(Đã ký)

f. MB 06 - Bản kiểm kê hàng hóa

10

Người lập phiếu

(Đã ký)


Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hồng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Số điện thoại: 0333733718
BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA
Ngày ….. tháng…… năm……..
Mã phiếu: …………………………………..
Người kiểm kê :………………….…………
STT
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng Ghi chú
(Thời hạn HSD của
hàng hóa trên kệ)

Người kiểm kê

(Đã ký)

g. MB 07 – Phiếu nhập kho

11


Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hồng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
PHIẾU NHẬP KHO
Số………………
Ngày…../…../…..
Họ tên người giao: ……………………………………
Nhà cung cấp:……………………………………… SĐT:……………
Địa chỉ: …………………………………………….................................

Ngày…. tháng…… năm……….
STT

Tên hàng

Người thanh toán

Mã
hàng

Giao

Số lượng
Nhận

Người giao

h. MB 08 – Thống kê doanh thu tháng

12

Ghi chú

Người kiểm kê


Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hồng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
THỐNG KÊ DOANH THU

Từ ngày…./…/….. đến ngày…./…../……
STT

Thời gian

Mã hóa đơn

Thành tiền

TỔNG CỘNG
….,ngày……….tháng……năm…….
Người lập báo cáo

(Đã ký)

i. MB09 – Danh mục sản phẩm
Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hoàng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
DANH MỤC SẢN PHẨM
Ngày
:……/………/………
STT
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá Ghi chú (Khuyến
mãi,...)

Người lập

13


(Đã ký)

j. MB10 – Đơn đặt hàng
Cửa hàng tạp hóa HN
Địa chỉ: Ngõ 234 Hoàng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0333733718
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày ….. tháng…… năm……..
Mã đơn đặt hàng : ………………………………………………………..
Tên nhà cung cấp……………..…………………………………….…….
Địa chỉ:……………..…………… .Số điện thoại:……………………….
Số lượng
STT
Tên hàng

Người lập đơn

(Đã ký)
1.2. Mơ hình hố hệ thống
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
Ký hiệu

14


Mơ hình

1.2.2. Biểu đồ hoạt động
Ký hiệu
Bắt đầu/ kết thúc

Cơng việc

Giấy tờ giao dịch

15


Điều kiện rẽ nhánh

Kho dữ liệu

Luồng công việc/ Luồng dữ liệu

1.2.2.1. Thống kê doanh thu (QT01)

16


1.2.2.2. Thanh toán và Mua hàng (QT02)

17


1.2.2.3. Quản lý danh mục hàng hóa (QT03)

1.2.2.4. Mua và nhập hàng hóa (QT04)

18


1.2.2.5. Kiểm kê hàng hóa (QT05)

19


CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1 Phân tích chức năng nhiệm vụ
2.1.1 Mơ hình hóa chức năng nhiệm vụ
2.1.1.1. Xác định các chức năng chi tiết
Quy trình gồm 5 bước, được thực hiện như sau:
Bước 1: Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quy trình xử lý
1.Tổng hợp những hóa đơn bán
2.Lập Báo cáo doanh thu trong ngày
3.Tổng hợp Báo cáo doanh thu trong ngày
4.Lập Thống kê doanh thu hàng tháng
5.Tư vấn, giúp đỡ mua hàng
6.Quét giá tiền
7.In hóa đơn thanh tốn
8.Nhập số tiền khách đưa
9.Trả lại tiền thừa(nếu có)
10.Cập nhật lại giá bán , khuyến mại của hàng hóa
11.Kiểm kê kho hàng
12.Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập hàng hóa
13.Tiếp nhận yêu cầu
14.Yêu cầu nhà cung cấp báo giá
15.Chọn nhà cung cấp

16.Lập và gửi đơn mua hàng
17.Nhận hóa đơn mua hàng
18.Tiếp nhận hàng hóa
19.Kiểm tra hàng hóa
20.Thanh tốn hóa đơn mua hàng
21.Lưu vào kho phiếu nhập kho
22.Kiểm kê hàng hóa
23.Gửi biên bản kiểm kê hàng hóa
24.Quyết định nhập thêm hàng
Bước 2: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ các chức
năng trùng lặp

STT

Các chức năng trùng lặp

20