Công tác văn thư trong ban hành và soạn thảo văn bản

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
HƢỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH. MỘT SỐ LỖI PHÁT
SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BIỆN PHÁP
KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Công tác văn thƣ

Hà Nội – 2021


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ...........................................................................................1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................1
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................2
4. Kết cấu của đề tài ..........................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG .....................................................................................................2
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN .................................................................................3
1.1. Công tác văn thƣ ........................................................................................3
1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................3
1.1.2. Nội dung của cơng tác văn thư .............................................................3
1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ..............................................3
1.2.1. Hệ thống khái niệm ...............................................................................3
1.2.2. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ...........................4
1.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ............................................5

Tiểu kết ...............................................................................................................5
CHƢƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH. ĐÁNH
GIÁ VÀ HƢỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH
VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN. .....................5
2.1. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn
phòng UBND huyện Can Lộc ...........................................................................6
2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ..............................6


2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ...................6
2.1.3. Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Can Lộc .................................6
2.1.3.1. Vị trí, chức năng .............................................................................6
2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc,
tỉnh Hà Tĩnh. ...............................................................................................7
2.1.4. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng
UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh .............................................................7
2.2. Nhận xét và hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về
quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn. ..........9
2.2.1. Nhận xét về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
huyện Can Lộc.................................................................................................9
2.2.2. Hướng dẫn về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
huyện Can Lộc theo mẫu chuẩn. ...................................................................11
Tiểu kết .............................................................................................................15
CHƢƠNG III. MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN
THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC
VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC. ........................................................................15
3.1. Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
của UBND huyện Can Lộc .............................................................................15
3.2. Biện pháp để khắc phục một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn

thảo văn thảo ...................................................................................................17
3.2.1. Đối với lãnh đạo của UBND huyện Can Lộc......................................17
3.2.2. Đối với viên chức được giao soạn thảo văn bản.................................18
3.2.3. Đối với các cá nhân khác trong UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
.......................................................................................................................19


Tiểu kết .............................................................................................................19
KẾT LUẬN ...............................................................................................................20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND

Ủy ban nhân dân

ST&BHVB

Soạn thảo và ban hành văn bản

HĐND

Hội đồng nhân dân


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, có thể nói rằng nghiệp vụ cơng tác văn thƣ đã
có những bƣớc phát triển phong phú đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính
của nƣớc ta.
Ngày nay thì bất kỳ một doanh nghiệp hay một cơ quan nào muốn hoạt động hiệu
quả thì nghiệp vụ cơng tác văn thƣ của cơ quan đó cũng phải tốt. Chính vì vậy, cơng
tác văn thƣ đã trở thành một yếu tố không thể thiếu ở mọi lĩnh vực trong xã hội, nó
đóng vai trị rất quan trọng trong cơ quan nhà nƣớc, các doanh nghiệp. Đặc biệt, quy
trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản cũng đóng một vai trị đặc biệt quan
trọng trong cơng tác văn thƣ của mỗi cơ quan, tổ chức. Nhờ có quy trình soạn thảo
văn bản và ban hành văn bản đƣợc làm 1 cách chuyên nghiệp mà nhiều cơ quan đã
hoạt động bộ máy của mình rất hiệu quả. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành
văn bản đƣợc vận hành một cách chuyên nghiệp đã trở thành cánh tay đắc lực cho
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, nó giúp cho họ biết đƣợc tình hình hoạt động của cơ
quan mình, số văn bản mà cơ quan mình soạn ra, nó có những ƣu điểm và hạn chế
trong q trình soạn thảo văn bản, từ đó đƣa ra những giải pháp thích hợp giúp cho
cơ quan mình hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, hiện nay một số cơ quan, doanh nghiệp thực hiện quy trình soạn
thảo văn bản và ban hành văn bản chƣa đƣợc tốt, còn bộc lộ một số điểm hạn chế và
chƣa làm đƣợc. Cán bộ, công chức trong cơ quan chƣa hiểu rõ đƣợc hết tầm quan
trọng cũng nhƣ nghiệp vụ chƣa tốt, còn giải quyết vấn đề một cách qua loa, chƣa
chun nghiệp. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Hƣớng dẫn quy trình soạn thảo
văn bản và ban hành văn bản cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh. Một số
lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và biện pháp khắc phục” để
làm đề tài nghiên cứu cho Bài tập lớn kết thúc học phần này.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu

1


- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.

- Thực trạng về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND huyện
Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh. Đánh giá và hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà
Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn.
- Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Can Lộc
và biện pháp khắc phục.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND huyện Can Lộc,
tỉnh Hà Tĩnh.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Văn phòng của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
- Thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình soạn thảo văn bản tại Văn
phịng của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh từ tháng 1 đến ngày 17 tháng 11
năm 2021.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài
gồm 3 chƣơng:
Chƣơng I: Cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Chƣơng II: Thực trạng về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
tại UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh. Nhận xét và hƣớng dẫn cho UBND huyện
Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo
mẫu chuẩn.
Chƣơng III: Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản của UBND huyện Can Lộc và biện pháp khắc phục.

2


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Cơng tác văn thƣ
1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nƣớc, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang
Nhân dân (dƣới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
Theo PGS. NGƢT. Vƣơng Đình Quyền, Cơng tác văn thƣ là khái niệm dùng
để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. (1)
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thƣ là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Soạn thảo, ký ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của tổ chức
- Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1. Hệ thống khái niệm
- Soạn thảo văn bản: Là quá trình ngƣời soạn thảo soạn ra các văn bản về hành
chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành nhằm phục vụ cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
3


- Ban hành văn bản: Là hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền, các tổ
chức xã hội khi đƣợc nhà nƣớc trao quyền thực hiện theo trình tự đã đƣợc quy định
chặt chẽ thể hiện các bƣớc, từng công việc phải làm để đƣa ra các văn bản, từ đề
xuất sáng kiến lập pháp, lập chƣơng trình xây dựng văn bản đến soạn thảo dự án

văn bản và trình cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến hoặc thông
qua dự án văn bản. (2)
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bƣớc đƣợc sắp xếp khoa
học mà cơ quan quản lý nhà nƣớc nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng
và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại
văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tƣơng ứng. (3)
1.2.2. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
- Yêu cầu về thẩm quyền
+ Thẩm quyền về hình thức: Ví dụ Ủy ban nhân dân có thẩm quyền ban hành quyết
định; Quốc Hội có thẩm quyền ban hành Hiến pháp, cịn các cơ quan khác thì
khơng.
+ Thẩm quyền về nội dung : Tùy theo quyền hạn của các cơ quan mà nội dung khi
soạn thảo của mỗi cơ quan sẽ khác nhau.
- Yêu cầu về nội dung
+ Tính mục đích: Văn bản ban hành ra để làm gì, có cần thiết hay khơng?
+ Tính khoa học: Văn bản soạn thảo phải có đủ thơng tin quy phạm và thơng tin
thực tế, thơng tin đƣợc xử lý chính xác: sự kiện, số liệu, đúng thực tế.
+ Tính hợp pháp: Văn bản ban hành ra không đƣợc trái với chủ trƣơng của Đảng,
pháp luật của Nhà nƣớc
+ Tính khả thi: Văn bản đó soạn thảo ra có thể thực hiện đƣợc
- Yêu cầu về hình thức: Tùy theo thể loại văn bản mà khi soạn thảo văn bản chúng
ta phải tn thủ theo hình thức của loại văn bản đó.

4


1.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình
lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng

xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Bởi vậy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
là vô cùng quan trọng.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau: (4)
Bƣớc 1: Soạn thảo văn bản
Bƣớc 2: Duyệt bản thảo văn bản
Bƣớc 3: Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành
Bƣớc 4: Ký ban hành văn bản.
Tiểu kết
Chƣơng này em đã tìm hiểu về cơ sở lý luận của công tác văn thƣ (khái
niệm, nội dung), quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (hệ thống khái niệm, yêu
cầu và quy trình soạn thảo). Đây là những cơ sở để làm tiền đề cho việc tìm hiểu
thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện
Can Lộc tỉnh Hà Tĩnh. Từ đó đánh giá và hƣớng dẫn lại cho văn phịng về quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn ở chƣơng II.
Qua chƣơng này, chúng ta có thể thấy đƣợc quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản nó vơ cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt quy
trình trên thì sẽ đem lại đƣợc sự hoạt động hiệu quả cho cơ quan
CHƢƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH. ĐÁNH
GIÁ VÀ HƢỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH VỀ
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN.

5


2.1. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng
UBND huyện Can Lộc
2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc thuộc địa bàn huyện Can Lộc – tỉnh Hà
Tĩnh.

Địa chỉ: Thị trấn Nghèn, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
Điện thoại: 0904.221.754
Nhắc đến huyện Thiên Lộc - Can Lộc (nay là huyện Can Lộc) là nói đến mảnh đất
giàu truyền thống lịch sử và văn hóa, gắn với cội nguồn di sản văn hóa đa dạng với
nhiều di tích có giá trị.
Huyện Can Lộc là mảnh đất địa linh nhân kiệt với những ngƣời con ƣu tú đã làm
rạng rỡ truyền thống quê hƣơng. Đó là các Anh hùng dân tộc Đặng Tất - Đặng
Dung, Tể tƣớng Nguyễn Văn Giai, Ngự sử Bùi Cầm Hổ… Qua nhiều thời kỳ lịch
sử mảnh đất này đã sản sinh nhiều dịng họ, gia đình có đóng góp lớn cho dân tộc,
cho cách mạng.
Tiếp bƣớc truyền thống cha ông, Đảng bộ và nhân dân huyện Can Lộc đang chuyển
dịch mạnh mẽ cơ cấu kinh tế, tích cực phát triển thƣơng mại, dịch vụ. Can Lộc sớm
trở thành địa phƣơng đi đầu trong nhiều phòng trào của tỉnh Hà Tĩnh và cả nƣớc
nhƣ xóa nhà tranh tre dột nát và cán đích nơng thơn mới.
Trong năm 2019, Can Lộc đã giành nhiều kết quả trên lĩnh vực kinh tế, xã
hội, đảm bảo an ninh - trật tự đã tạo ra thế và lực mới góp phần quan trọng cho mục
tiêu đƣa Hà Tĩnh sớm trở thành tỉnh nông thôn mới năm 2025. (5)
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ( phụ lục)
2.1.3. Tổng quan về Văn phịng UBND huyện Can Lộc
2.1.3.1. Vị trí, chức năng

6


Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc là cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện Can lộc có chức năng tham mƣu tổng hợp cho Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân; tham mƣu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động

của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc, tỉnh Hà
Tĩnh.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có 01 Chánh Văn phịng,
khơng q 02 Phó Chánh văn phịng, các cơng chức chun môn và lao động hợp
đồng theo quy định của pháp luật.
Chánh Văn phòng chịu trách trƣớc Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và trƣớc pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đƣợc
giao và tồn bộ hoạt động của Văn phịng.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng và trƣớc pháp luật về nhiệm vụ
đƣợc phân cơng.
Biên chế: Biên chế của Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
do Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện
đƣợc UBND tỉnh giao hàng năm.
2.1.4. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND
huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh (6)
- Các loại văn bản Văn phòng UBND huyện Can Lộc ban hành
Các hình thức văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng
UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh thuộc loại “văn bản hành chính” cụ thể là
quyết định, thơng báo, kế hoạch, chƣơng trình, báo cáo, tờ trình, công điện, công
7


văn, biên bản, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi
đƣờng,....
Theo kết quả thu thập đƣợc thì từ đầu tháng 1 đến ngày 17 tháng 11 năm
2021 UBND huyện Can Lộc đã ban hành đƣợc 8902 văn bản, trong đó:
+ Quyết định: 2784 văn bản
+ Công văn: 4020 văn bản

+ Báo cáo: 207 văn bản
+ Giấy mời: 93 văn bản
+ Tờ trình: 56 văn bản
+ Thông báo: 34 văn bản
+ Văn bản khác: 1708 văn bản
Qua số liệu thống kê trên ta thấy Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà
Tĩnh ban hành nhiều loại văn bản khác nhau và số lƣợng các văn bản khá lớn.
Trong đó loại văn bản đƣợc ban hành nhiều nhất là Công văn và Quyết định, loại
văn bản ban hành ít nhất là cơng điện và chỉ thị.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm
bảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và đƣợc sử dụng trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể
thức theo quy định của Nhà nƣớc (Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
Cơng tác văn thƣ) nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy định thì văn bản sẽ
khơng có tính chính xác và hiệu lực pháp lý.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phịng UBND huyện Can Lộc,
tỉnh Hà Tĩnh
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND huyện Can
Lộc đƣợc thực hiện nhƣ sau:
8


Bƣớc 1: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản
theo quy định
Căn cứ vào mục đích của văn bản và thơng tin đã thu thập đƣợc để soạn thảo
văn bản. Soạn thảo xong phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định
hiện hành, kiểm tra mục đích đạt đƣợc của văn bản.
Bƣớc 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do ngƣời có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Bƣớc 3: Hồn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành
Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của Chánh Văn phòng (nếu có) và trình lên
ký chính thức;
Cán bộ văn thƣ chuyên trách của Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà
Tĩnh kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm cho văn bản;
Nhân bản theo số lƣợng quy định;
Đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác (dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ
khẩn,...);
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản;
Lƣu văn bản đi.
2.2. Nhận xét và hƣớng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy
trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn.
2.2.1. Nhận xét về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Can
Lộc
- Ƣu điểm:
Trong những năm gần đây, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn
phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh luôn đƣợc lãnh đạo quan tâm, chỉ đạo
và đạt đƣợc một số hiệu quả cao.

9


+ Cán bộ văn thƣ là những cán bộ có trình độ chun mơn cao, phẩm chất đạo đức
tốt, vì vậy về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng đƣợc đảm bảo thực hiện
đầy đủ, chính xác, đảm bảo đƣợc các yêu cầu của cấp trên đề ra. Khi soạn thảo văn
bản và ban hành văn bản, cán bộ văn thƣ đều đã tƣơng đối kiểm tra đầy đủ thể thức
để tránh sai sót trƣớc khi trình lên Chánh Văn phòng. Trƣớc khi ban hành văn bản,
cán bộ văn thƣ tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc kiểm soát chặt chẽ về thể thức
nên chất lƣợng văn bản khi ban hành khá tốt.
+ Cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc đã nắm vững đƣợc các

yêu cầu cụ thể của từng văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực
chuyên môn của mình và hiểu rõ đƣợc vai trị của nghiệp vụ này.
+ Nội dung văn bản ban hành đƣợc đảm bảo phù hợp với các yêu cầu công việc đặt
ra, văn phong phù hợp và bố cục đƣợc trình bày rõ ràng.
+ Việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng đã phục vụ đầy đủ cho nhƣ cầu soạn
thảo và ban hành văn bản: Các trang thiết bị nhƣ máy in, máy photocopy, điện
thoại, internet,...đƣợc bố trí đầy đủ, đảm bảo việc cung cấp, trao đổi thông tin cũng
nhƣ phục vụ tốt cho công tác soạn thảo văn bản. Các trang thiết bị văn phịng đƣợc
bố trí hợp lý, đảm bảo cơng việc đƣợc thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Có sự kiểm
tra, bảo quản, sửa chữa nhằm khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất.
- Hạn chế:
+ Nhận thức của một số cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị về vai trị của
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản còn chƣa cao.
Các văn bản do Văn phòng ban hành đa phần đƣợc đảm bảo về mặt nội dung
văn bản nhƣng lại không đảm bảo đƣợc về mặt hình thức do các cá nhân khi soạn
thảo chƣa chú trọng hết về phần thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Một số quy chế khi ban hành không quy định cụ thể, dẫn đến việc phối hợp cơng
việc chƣa cao giữa các phịng ban trong UBND

10


Quy chế phối hợp, hỗ trợ hoạt động giữa các phịng ban, đơn vị, cá nhân
trong q trình làm việc cịn mập mờ, chƣa đặt ra ranh giới cơng việc rõ ràng nên
dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, công việc làm cho một số công việc không
đƣợc tiến hành nhanh chóng, kịp tiến độ. Từ đó làm giảm hiệu quả của cơng việc.
2.2.2. Hướng dẫn về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Can Lộc theo mẫu chuẩn.
Nhìn chung về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Can Lộc cũng đã có nhiều ƣu điểm, những cái mà bên văn phòng UBND huyện đã

làm đƣợc. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình soạn thảo văn bản cũng phải nên cụ
thể hơn, để tránh cho cán bộ văn thƣ tránh những sai sót đáng tiếc trong q trình
soạn thảo, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả của công việc. Dƣới đây sẽ là quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản mà cơ quan có thể áp dụng, quy trình gồm 4 bƣớc nhƣ
sau:
Bƣớc 1: Soạn thảo văn bản (4)
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời có thẩm quyền giao cho
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Cán bộ văn thƣ soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại,
nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng
tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho
ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến
lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản.

11


Bƣớc 2: Duyệt bản thảo văn bản
Ở bƣớc này, cán bộ văn thƣ cơ quan xin định hƣớng của các đối tƣợng liên
quan trực tiếp về ý tƣởng nội dung của văn bản ( có thể là Chánh văn phịng);
Nghiên cứu các văn bản liên quan trực tiếp và văn bản có liên quan của ngành ( Ví
dụ muốn soạn thảo 1 văn bản “Quyết định về việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời
để phòng, chống dịch Covid-19 tại xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” thì
có thể nghiên cứu “Cơng văn của Ban Chỉ đạo phòng chống dịch Covid-19 tỉnh Hà

Tĩnh về việc thực hiện cách ly y tế vùng có dịch Covid-19” đƣợc ban hành trƣớc đó
để nghiên cứu.
Soạn dự thảo văn bản: Tùy theo thể loại văn bản, mà sẽ có bố cục và nội
dung các phần khác nhau. Ví dụ lên bố cục cho văn bản “Quyết định về việc điều
chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19 tại xã Xuân Lộc, huyện
Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” của Ban chỉ đạo phịng, chống dịch Covid-19 Huyện thì cán
bộ văn thƣ cần phải phác thảo thành các phần nhƣ:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ;
+ Tên cơ quan ban hành văn bản (ở đây là Ban chỉ đạo phòng, chống dịch Covid-19
Huyện), cơ quan chủ quản (UBND huyện Can Lộc);
+ Phần số, ký hiệu ( nếu là Quyết định thì sẽ văn bản đó sẽ đƣợc trình bày nhƣ sau:
Số: /QĐ-BCĐ), trong đó QĐ là viết tắt của loại văn bản “Quyết định” , BCĐ là
viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản “Ban chỉ đạo phòng, chống dịch Covid-19
Huyện”;
+ Địa danh, ngày, tháng, năm;
Do cơ quan ban hành là huyện nên Địa danh của văn bản sẽ là Can Lộc, ngày tháng
năm 2021.
+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản
QUYẾT ĐỊNH

12


Về việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng, chống dịch Covid-19
tại xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
+ Trích các căn cứ có liên quan đến văn bản soạn thảo
+ Nội dung của Quyết định: điều 1: thể hiện chủ đề của quyết định; điều 2: hiệu lực
thực hiện của quyết định; điều 3: Tổ chức thực hiện.
+ Nơi nhận: Các cơ quan, đơn vị, cá nhân đƣợc nhận văn bản sẽ đƣợc ghi vào phần
này.

+ Cá nhân, cơ quan có thẩm quyền ký và đóng dấu
Bƣớc 3: Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành
Ngƣời đứng đầu đơn vị soạn thảo ( cán bộ văn thƣ của văn phòng UBND
huyện Can Lộc) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ
chức và trƣớc pháp luật về nội dung văn bản.
Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Cán bộ văn thƣ theo dõi phụ lục I
của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thƣ để áp dụng các thể thức chuẩn
cho văn bản của cơ quan mình đối với văn bản hành chính.
Bƣớc 4: Ký ban hành văn bản
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực
đƣợc phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của ngƣời đứng
đầu. Trƣờng hợp cấp phó đƣợc giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký nhƣ cấp
phó ký thay cấp trƣởng.
*Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản
của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức đƣợc thay mặt

13


tập thể, ký thay ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của
ngƣời đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.
Trong trƣờng hợp đặc biệt, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền
cho ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa
ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải đƣợc
thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung đƣợc ủy quyền. Ngƣời đƣợc
ký thừa ủy quyền khổng đƣợc ủy quyền lại cho ngƣời khác ký. Văn bản ký thừa ủy

quyền đƣợc thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy
quyền.
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao ngƣời đứng đầu đơn vị thuộc
cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Ngƣời đƣợc ký thừa lệnh đƣợc
giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải đƣợc quy định cụ thể
trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức.
Ngƣời ký văn bản phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về văn bản do mình
ký ban hành. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp
luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng
dùng các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, ngƣời có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình
ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Cơng
tác văn thƣ.
Ví dụ: Về soạn thảo quyết định: “Về việc điều chỉnh cách ly y tế tạm thời để phòng,
chống dịch Covid-19 tại xã Xuân Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh” thì cá nhân có
thẩm quyền ký và đóng dấu ở đây là Chủ tịch UBND huyện Can Lộc: Ông Đặng
Trần Phong.

14


CHỦ TỊCH UBND HUYỆN
(Ký và đóng dấu)
Đặng Trần Phong
Tiểu kết
Chƣơng này đã nêu ra đƣợc thực trạng của quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản, nhận xét và hƣớng dẫn UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn.
Mỗi thực trạng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đều có những

ƣu điểm và hạn chế nhất định, ngồi ra trong quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản của cơ quan mình, UBND huyện Can Lộc còn gặp một số lỗi và cần đƣợc khắc
phục nhanh chóng, điều này sẽ đƣợc làm rõ ở chƣơng III.
CHƢƠNG III. MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN
THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC
VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC.
3.1. Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND huyện Can Lộc
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nó có vai trị đặc biệt quan trọng
đối với mỗi cơ quan nói chung và Văn phịng UBND huyện Can Lộc nói riêng.
Nhƣng trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan mình thì cũng khơng thể
tránh khỏi những sai sót, những lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo của mình.
Thứ nhất, trong quy trình soạn thảo văn bản (ở bƣớc 3: Kiểm tra văn bản trƣớc khi
ký ban hành) thì cán bộ văn thƣ cơ quan thƣờng không kiểm tra kỹ ở bƣớc này nên
thƣờng để lại một số lỗi nhƣ:
*Về trình bày thể thức của văn bản
- Đối với trình bày phần số, ký hiệu văn bản

15


+ Đối với phần số: Thƣờng quên dấu hai chấm (:) sau từ “Số”
+ Ký hiệu của văn bản nhất là đối với Cơng văn thì cơ quan thƣờng viết có thêm
chữ “CV” vào trong phần ký hiệu của văn bản.
Hình 3.1. Lỗi về viết ký hiệu tên loại của văn bản

Khắc phục nhƣ sau: Từ “Số” trình bày cỡ chữ 13, sau “Số” có dấu hai chấm (:); đối
với phần ký hiệu, nếu là cơng văn thì chỗ ký hiệu sẽ đƣợc ghi là: tên viết tắt của cơ
quan ban hành văn bản và tên viết tắt của đơn vị soạn thảo, giữa cơ quan ban hành
văn bản và đơn vị soạn thảo có dấu gạch nối.

Cụ thể: Số: 206/UBND-VP.
- Đối với trình bày nơi nhận
Ở ơ số 9b thì cơ quan đã trình bày thiếu phần lƣu văn bản ở cơ quan nào, sau mỗi cơ
quan nhận sẽ có dấu chấm phẩy (;)
Hình 3.2. Lỗi về trình bày nơi nhận

Sửa lại:
Nơi nhận:
- Nhƣ kính gửi;

16


- Thƣờng trực Tỉnh ủy (b/c);
- Trƣởng, phó đồn cơng tác của Tỉnh ủy (b/c);
- Ban Thƣờng vụ Huyện ủy;
- Văn phòng Huyện ủy;
- Lƣu: VT.
Thứ hai, việc xử lý các thông tin ( ở bản dự thảo) phục vụ cho q trình soạn thảo
văn bản cịn gặp sai sót, từ đó dẫn đến tình trạng phải đính chính lại nội dung văn
bản đó hai lần.
Thứ ba, quy trình ST&BHVB còn chƣa đƣợc quy định cụ thể, dẫn đến quá trình
thực hiện cơng tác này chƣa theo trình tự nhất định.
Công tác ST&BHVB tuy đã đạt đƣợc nhiều kết quả và có sự thay đổi theo
hƣớng tích cực nhƣng Văn phịng UBND huyện Can Lộc vẫn chƣa có văn bản nào
quy định cụ thể về quy trình xây dựng và ban hành văn bản khiến các cá nhân khi
tiến hành thực hiện cơng tác này khơng có cơ sở để căn cứ thực hiện, quy trình thực
hiện khơng đƣợc chặt chẽ, một số khâu nhƣ lập đề cƣơng không đƣợc thực hiện.
Thứ tư, chƣa có sự theo dõi chặt chẽ việc chuyển phát văn bản đi tại văn thƣ cơ
quan

Văn bản sau khi đƣợc hoàn tất các thủ tục phát hành, văn thƣ cơ quan tiến
hành chuyển phát văn bản tới các cơ quan, đơn vị, cá nhân để đƣợc giải quyết kịp
thời. Tuy nhiên văn thƣ cơ quan lại khơng theo dõi q trình chuyển phát văn bản đi
một cách chặt chẽ, khiến cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản không mang
lại hiệu quả cao.
3.2. Biện pháp để khắc phục một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn
thảo
3.2.1. Đối với lãnh đạo của UBND huyện Can Lộc
Để tiếp tục hoàn thiện hơn nữa, Ban lãnh đạo cơ quan cần:
17


Thứ nhất, nâng cao nhận thức về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn
bản, ƣu tiên đầu tƣ cho công tác này. Các cấp lãnh đạo cần trang bị đầy đủ kiến thức
về công tác văn thƣ nói chung cũng nhƣ quy trình về soạn thảo và ban hành văn bản
nói riêng để hiểu đƣợc vai trò to lớn của văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, qua đó nhận thức đúng đắn, điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả công
tác, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Can Lộc.
Thứ hai, quan tâm, quán triệt công tác tuyển dụng nhân sự đúng ngƣời, đúng việc,
có trình độ năng lực và có thái độ đúng mực.
Thứ ba, đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hoạt động
soạn thảo và ban hành văn bản.
3.2.2. Đối với viên chức được giao soạn thảo văn bản
Viên chức đƣợc giao soạn thảo và ban hành văn bản là ngƣời trực tiếp tạo ra kết
quả của văn bản kể cả hình thức và nội dung, do vậy muốn công tác này đạt hiệu
quả cao, ngƣời viên chức cần:
Thứ nhất, nhận thức đƣợc vai trị của mình trong việc soạn thảo và ban hành văn
bản.
Thứ hai, trƣớc khi trình lên cho Chánh Văn phịng duyệt và ký thì văn thƣ cơ quan
cần kiểm tra thật kỹ văn bản về cả nội dung (phụ thuộc vào yếu tố thực tế và loại

văn bản soạn thảo), về thể thức (chú ý về số, ký hiệu của văn bản, nơi nhận văn bản,
trích yếu nội dung của văn bản,...) để đảm bảo khơng có sai sót gì trƣớc khi trình
cho Chánh Văn phịng.
Thứ ba, ln rèn luyện, trau dồi, học hỏi thêm từ đồng nghiệp, tham gia các khóa
học, các buổi tọa đàm để nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản của bản
thân.
Thứ tư, xây dựng mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp trong cơ quan, phối hợp
chặt chẽ với các đơn vị, phòng ban có liên quan để hồn thành tốt cơng việc của
mình hơn.
18


Thứ năm, luôn biết kiểm điểm bản thân, lắng nghe ý kiến góp ý của cấp trên, đồng
nghiệp để phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế trong quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản.
3.2.3. Đối với các cá nhân khác trong UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
Mặc dù không trực tiếp tham gia vào soạn thảo và ban hành văn bản nhƣng
nếu công chức, viên chức làm việc trong UBND hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ
đƣợc giao; ln góp ý và lắng nghe ý kiến của cán bộ văn thƣ để hiểu rõ về quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. Từ đó, có thể giúp cho cán bộ văn
thƣ chun trách có những bƣớc tiến trong cơng việc của mình hơn.
Tiểu kết
Bất kể cơ quan hay tổ chức nào, dù làm việc ở lĩnh vực nào hay nữa thì đều
gặp những lỗi trong q trình thực hiện cơng việc của mình. Chính vì vậy cần phải
có các giải pháp để khắc phục và nâng cao hiệu quả trong quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản.
Trong chƣơng này, em đã chỉ ra một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh và
đƣa ra những biện pháp để khắc phục những lỗi phát sinh trên. Các biện pháp trên
đều có mối liên hệ với nhau và cần phải thực hiện đồng bộ, kịp thời tất cả các biện

pháp đó để giúp cho quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng
UBND huyện Can Lộc ngày càng đƣợc hoàn thiện và đạt hiệu quả tốt hơn.

19


KẾT LUẬN
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là một cơng việc hết sức quan trọng
trong q trình hoạt động của bất kỳ cơ quan nào. Hoạt động này luôn đƣợc nhà
nƣớc quan tâm và chú trọng thể hiện qua việc ban hành các văn bản quy định về thể
thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn bản,...
Trong những năm gần đây, nhờ sự chú trọng và quan tâm của các cơ quan đầu
ngành cũng nhƣ các cá nhân, phòng ban trong từng cơ quan nên quy trình về soạn
thảo và ban hành văn bản cũng đã có những thay đổi tích cực nhƣ giảm thiểu các lỗi
sai về thể thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn bản đa phần chính
xác, khơng có sự chồng chéo,...Chính những cố gắng đó đã giúp cho hoạt động của
cơ quan đƣợc đảm bảo và ngày càng hiệu quả trong quy trình soạn thảo của mình.
Và mong với những đóng góp ở trên, cá nhân em rất mong UBND huyện Can Lộc,
tỉnh Hà Tĩnh sẽ ngày càng củng cố hoạt động của cơ quan mình, đặc biệt quy trình
về soạn thảo và ban hành văn bản sẽ ngày càng đƣợc hoàn thiện và khả thi hơn.

20