Tài liệu luận văn: Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123 pot

1




LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: “Một số giải pháp nâng cao
khả năng thắng thầu của
Công ty xây dựng 123.”














2


LỜI MỞ ĐẦU

Một quy luật khắc nghiệt nhất của thị trường đó là cạnh tranh, mà đấu
thầu là một hình thức tổ chức cạnh tranh. Theo đó bất kì một doanh nghiệp
nào tham gia vào lĩnh vực xây dựng nếu không tiếp cận kịp với guồng quay
của nó thì sẽ bị đánh bật ra khỏi thị trường xây dựng vốn đang rất sôi động
Thị trường xây dựng ở Việt Nam, quy chế đấu thầu ngày càng hoàn thiện điều
này buộc các doanh nghiệp xây dựng muốn tồn tại hay đồng nghĩa với việc
giành thắng lợi trong đấu thầu, thì phải tự hoàn thiện mình. Cụ thể các doanh
nghiệp xây dựng phải đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản: tiêu chuẩn kỹ thuật, chất
lượng; tiêu chuẩn về kinh nghiệm; tiêu chuẩn về tài chính, giá cả; tiêu chuẩn
về tiến độ thi công. Bởi vậy, nhà thầu nào có khả năng bảo đảm toàn diện các
tiêu chuẩn trên, khả năng trúng thầu của nhà thầu đó sẽ cao hơn các nhà thầu
khác. Là một công ty thuộc Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1,
công ty xây dựng 123 mới được thành lập, cũng hoạt động chủ yếu trong lĩnh
vực xây lắp nên hiện đang phải đối đầu với rất nhiều thách thức khi mà các
đối thủ cạnh tranh đều là những ông lớn trong lĩnh vực xây dựng, có kinh
nghiệm lâu năm. Làm thế nào để nâng cao khả năng thắng thầu trên thị trường
xây lắp là bài toán mà từng ngày, từng giờ ban lãnh đạo của Công ty đang tìm
lời giải đáp.Từ tính cấp thiết và hữu dụng của vấn đề, với mong muốn là góp
phần rất nhỏ vào việc tìm ra những giải pháp nhằm tăng cường khả năng
thắng thầu của Công ty xây trên thị trường xây lắp trong thời gian tới, em
quyết định lựa chọn đề tài cho chuyên đề của mình là:"Một số giải pháp
nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123


3
Dựa vào phương pháp nghiên cứu trên bố cục của chuyên đề thực tập,
bao gồm 2 chương
Chương I: Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty trong giai đoạn
2006-2008
Chương II :Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công

ty


4
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU
CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2006-2008


1.1 Tổng quan về công ty xây dựng 123.
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty xây dựng 123 thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 1 ( cienco1). Vì vậy xin giới thiệu sơ qua về Tổng công ty (TCT) xây
dựng công trình giao thông 1.
Tiền thân của TCT xây dựng công trình giao thông 1 là : Ban xây dựng
công trình giao thông miền Tây. Được thành lập vào ngày 3/8/1964 và trở
thành “ Liên hiệp xí nghiệp giao thông khu vực 1” vào năm 1972. Để đáp ứng
nhu cầu ngày càng lớn mạnh của ngành giao thông nói riêng và của toàn nền
kinh tế nói chung, căn cứ theo quyết định số 4895 QS/TCCB-LS cho phép
thành lập TCT xây dựng công trình giao thông 1. Trải qua các thời kì xây
dựng, bảo vệ, tái thiết đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của TCT là xây dựng mới,
cải tạo, nâng cấp các công trình giao thông như: Cầu, đường, bến cảng…phục
vụ nhu cầu kinh tế dân sinh và quốc phòng.
Trước yêu cầu hội nhập của đất nước, tăng cường thu hút đầu tư nước
ngoài, vấn đề về cơ sơ hạ tầng của kĩ thuật trong đó mạng lưới giao thông
đóng vài trò rất quan trọng để phát triển kinh tế. Nắm bắt được tình hình đó,
năm 2004 TCT xây dựng công trình giao thông 1 đã ra quyết định thành lập
Công ty xây dựng 123,căn cứ theo quyêt định số 0747 QĐ/ HĐQT ngày
15/6/2004 của hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về
việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 1.

Công ty xây dựng 123 là đơn vị hạch toán độc lập vào TCT xây dựng
công trình giao thông 1, công tác kế toán thống kê chấp hành theo đúng Luật


5
kế toán do Quốc hội ban hành ngày 17 tháng 3 năm 2003, các hệ thống quản
lý tài chính tuân thủ theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính, Ngân hàng
và các quy định khác của TCT ( theo mẫu biểu của TCT và công ty quy
định). Công ty được chủ động về tài chính trong kinh doanh. Công ty có
nhiệm vụ thực hiện các công trình do TCT giao phó, và có quyền tự tìm kiếm
các công trình khác để thực hiện.
Tuy mới thành lập được 5 năm nhưng công ty xây dựng 123 luôn cố
gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ mà TCT giao phó như: xây dựng gói thầu
Cầu Giẽ - Ninh Bình, nút giao thông Láng – Hòa Lạc, đường dẫn cầu Phù
Đổng… và đã tìm kiếm những công trình cho công ty mình như: Gói 10 quốc
lộ 279-Tuyên Quang, gói 7 quốc lộ 27 - Ninh Thuận, Sài Gòn – Trung Lương,
cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu…
 Địa chỉ của công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng 123
- Trụ sở chính của công ty: Tầng 13-Tòa nhà Cienco 1- 623 La thành,
Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 04.7724.986
- Fax: 04.7724.986
- Email : cc123 –
- Giám đốc: Nguyễn Ngọc Hòa

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
 Chức năng chính của công ty là:
 Xây dựng các công trình chuyên ngành giao thông vận tải như:
Đường ô tô, cầu đường bộ, cảng sông, cảng biển…

 Xây dựng các công trình chiếu sáng công cộng, cây xanh công
viên, vỉa hè đô thị,


6
 Xây dựng các công trình kênh mương, đê, kè, cống thủy lợi …
 Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
 Sửa chữa phương tiện, thiết bị thi công và gia công dầm cầu
thép…
 Cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu.
 Nạo vét, san lấp mặt bằng
 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty.
 Khác với các mặt khác được bày bán trên thị trường, sản phẩm
của công ty là sản phẩm đơn chiếc, được làm theo đơn đặt hàng, vì vậy thị
trường của nó là các sở giao thông, và tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân có
nhu cầu.
 vì công ty chủ yếu là xây dựng các công trình giao thông, nên
địa điểm sản xuất phân tán. Do đó lực lượng của công ty luôn lưu đông, phân
tán, làm việc ngoài trời, chịu sự phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên…
 Do sản xuất xây dựng phân tán do đó làm cho việc tổ chức thi
công gặp nhiều khó khăn và phức tạp cho việc kiểm tra. Lãnh đạo, bố trí sửa
chữa máy móc và thiết bị trong quá trình thi công.
 Do chịu ảnh hưởng rất lớn vào thời tiết nên làm cho công ty
không thể lường trước được hết những khó khăn có thể xảy ra, từ đó làm giảm
hiệu quả lao động, và làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng đến
tiến độ thi công và giá thành.
 Phạm vi, quy mô hoạt động của công ty.
Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 1, có địa bàn hoạt động rỗng rãi, phân tán trên nhiều vùng miền
trên khắp đất nước, từ Bắc – Trung – Nam.

Tuy mới thành lập được 5 năm, nếu so sánh với các công ty xây dựng
khác thì công ty xây dựng 123 vẫn còn non trẻ, thời gian hoạt động chưa dài ,


7
tuy nhiên bằng sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo, nhân viên công ty đã nỗ
lực tham gia xây dựng và hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng cao nhiều
công trình như: Km215+340, Km 216+000 phía Hà Nam, nút giao thông Đại
Xuyên phía Hà Tây…
1.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty xây dựng 123
Cơ cấu của công ty được tổ chức theo phòng nghiệp vụ, đội công trình,
hoặc công trình trực thuộc công ty
Căn cứ Quyết định số 0747 QĐ/HĐQT ngày 15/6/2004 của Hội đồng
quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây
dựng 123 trực thuộc TCT xây dựng công trình giao thông 1.
Căn cứ quyết định số 0066 HĐQT – TCT ngày 26/8/2004 của Hội đồng
quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc ban hành Quy chế Tổ
chức và hoạt động Công ty xây dựng 123 như sau:
 Giám đốc công ty.
 Các phó giám đốc.
 05 phòng nghiệp vụ:
+ Phòng tổ chức hành chính.
+ Phòng kinh tế kế
+ Phòng kỹ thuật thi công
+ Phòng vật tư thiết bị
+ Phòng Tài chính kế toán.
 Các đội công trình: Định biên cán bộ, nhân viên trong các phòng
nghiệp cụ sẽ căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng để xây
dựng cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch
hàng năm.

8
SƠ ĐỒ 1.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY














1.2. Năng lực của công ty.
1.2.1. Năng lực máy móc thiết bị thi công của công ty.
Máy móc thiết bị là bộ phận chủ yếu và quan trọng trong danh mục tài
sản cố định của doanh nghiệp. Nó là nhân tố quan trọng góp phần vào tăng
khả năng cạnh tranh cũng như khả năng thắng thầu của nhà thầu bởi nó là một
phần chi phí để tính giá dự thầu. Khi tham gia đấu thầu, năng lực máy móc
thiết bị tác động vào chất lượng và tiến độ công trình. Để đánh giá về năng
lực máy móc thiết bị chủ đầu tư có thể nhìn nhận ở những khía cạnh như:
- Số lượng, công suất máy móc thiết bị
- Tính hiện đại: được thể hiện ở các thông tin như hãng sản xuất, năm
sản xuất, công suât,giá trị còn lại của thiết bị
Giám đốc

Các phó giám đốc
Phòng kinh
tế kế hoạch
Phòng kỹ
thuật thi
công
Phòng vật tư
thiết bị
Phòng tài
chính kế
toán
Đội
công
trình
1
Đội
công
trình
24

Đội
công
trình
21

Đội
công
trình
12

Đội
công
trình
4

Đội
công
trình
2

Đội
công
trình
3

Đội
công
trình
8
Đội
công
trình
23
Đội
công
trình
5

Đội
công

trình
9

Đội
công
trình
16
Đội
công
trình
20

Phòng tổ
chức hành
chính


9
- Tính đồng bộ: Máy móc thiết bị phải phù hợp với biện pháp thi công,
phù hợp với từng công việc…
- Tính hiệu quả: Đây chính là trình độ sử dụng, khả năng vận hành máy
móc thiết bị.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, công ty xây dựng 123 luôn quan
tâm chú ý đến đầu tư để mua sắm, nâng cấp và đổi mới máy móc thiết bị để
phục vụ thi công công trình. Để chứng minh cho điều này ta xem xét năng
lực máy móc thiết bị của công ty thông qua bảng kê tóm tắt sau.
BẢNG1.1 : KÊ KHAI MÁY MÓC THIẾT BỊ

TT Tên thiết bị Số
lượng

Công
suất
Tính năng Nước
sản xuất
A MÁY LÀM ĐẤT

I Máy ủi
03
1 Máy ủi T 130 01 130CV ủi Nga
2 Máy ủi Mitsubishi D3 54CV ủi Nhật
3 Máy ủi Kamatsu D60A 110CV ủi Nhật
II Máy xúc

1 Máy xúc lật WA 200 01 1.65m3 Xúc Nhật
2 Máy xúc đào Solar 130 01 0.8-
1.2m3
Đào HQ
III Máy san

1 Máy san Komatsu 01 115CV San gạt Nhật
2 Máy san Mítubishi 01 110CV San gạt Nhật
IV Máy lu

1 Lu bánh sắt SaKai 8T 01 8T Đầm nén Nhật


10
2 Lu rung bánh sắt 10T 01 10T Đầm nén TQ
3 Lu rung YZ 14 02 14T Đầm nén TQ
B Máy làm đá

I Máy nén khí
02 660m3/h Thổi bụi TQ
II Các máy khác

1 Máy cắt bê tông 01 Căt BT Nhật
2 Máy chèn đường sắt 01 TQ
3 Máy cắt thảm 01 Cắt BTN VN
4 Máy cắt thảm MD2 01 Cắt BTN VN
C Máy xây dựng

I Thiết bị thi công nền móng cầu
01
II Thiết bị thi công Bê tông

1 Máy trộn bê tông 750L 01 750L Trộn BT Nga
2 Máy trộn bê tông 250L 01 250L Trộn BT TQ
3 Máy trộn bê tông 01 750L Trộn BT TQ
III Thiết bị thi công mặt đường

1 Máy rải Vogele 01 100T/h Rải VL Đức
2 Máy rải Mitsubishi 01 100T/h Rải VL Nhật
3 Máy rải sơn 01 Sơn đường
4 Trạm trộn asphalt 80T/h 01 80T/h Trộn BTN VN
5 Thiết bị đun nhựa đường 01 Đun nhựa VN
6 Máy tưới nhựa 01 190CV Tưới nhựa VN
7 Máy nấu sơn dẻo nhiệt 01 Nấu sơn VN
D Máy chuyển ngang

I Oto ben

1 Ô tô KPAZ 29L-8215 01 180CV Vận chuyển Nga


11
VL
2 Ô tô KPAZ 29L-8223 01 180CV Vận chuyển
VL
Nga
3 Ô tô KPAZ 29L-8224 01 180CV Vận chuyển
VL
Nga
4 Ô tô KPAZ 29K-8550 01 190CV Vận chuyển
VL
Nga
5 Ô tô KaMaz 29M-8712 01 190CV Vận chuyển
VL
Nga
6 Ô tô KaMaz 29M-8713 01 190CV Vận chuyển
VL
Nga
7 Ô tô KaMaz 29U-4460 01 190CV Vận chuyển
VL
Nga
II Các phương tiện vận chuyển
khác

1 Xe kia 29U-4943 01 TQ
2 ô tô téc 29U-1351 01 7m3 Tưới nước TQ
3 Đầu kéo Kamaz 9M-6884 01 Nga

E Máy vận chuyển cao

I Cẩu bánh lốp

1 Cần cẩu kpaz 29H-5552 02 180CV Cẩu
cấu kiện
Nga
2 Cẩu bánh xích 01 40T Cẩu lắp rầm


F Máy phát điện

1 Máy phát điện 250KW 01 50KW Phát điện Tiệp
2 Máy phát điện 250KW 01 200KW Phát điện Pháp


12
3 Cân điện tử 01 80T Cân BTN Nhật
G Các máy khác

I Đầm cọc

1 Đầm cọc MT 72PU 02 1,5KW Đầm nén Nhật
2 Đầm cọc Tacom 01 1,5KW Đầm nén Nhật
II Máy bơm nước
02 400m3/h Bơm nước Nhật
III Máy kinh vĩ, thủy bình

1 Máy toàn đạc DTM 80 01 Đo đạc Thụy sĩ
2 Máy kinh vĩ 01 Đo đạc Nhật

3 Máy thủy chuẩn 01 Đo đạc Nhật
( nguồn: Phòng Vật tư thiết bị )
Nhìn vào bảng kê khai trên ta nhận thấy, máy móc thiết bị của công ty
tương đối nhiều và đa dạng về chủng loại phục vụ cho việc thi công, có khả
năng tham gia các công trình xây dựng một cách liên tục, độc lập. Mặt khác,
các máy móc này hầu như đều được từ những hãng có uy tín như: Nhật, Nga,
Hàn Quốc, Thụy sỹ… nên có thể yên tâm về chất lượng, độ an toàn. Nhìn
chung năng lực máy móc thiết bị có thể được coi là điểm mạnh của công ty
xây dựng 123.
1.2.2 Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là nguồn lực con người và là một trong những nguồn
lực quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp và toàn xã hội. Chính con
người tạo ra các máy móc thiết bị và chính con người sẽ vận hành, điều khiển
chúng.Mới được thành lập, nhưng nhận thức được điều này, công ty đã xây
dựng môi trường làm việc thuận lợi, phát huy được năng lực với nhiều cơ hội
thăng tiến nhằm hội tụ được đội ngũ cán bộ công nhân dày dạn kinh nghiệm,
có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh,


13
hơn nữa lại có tình cảm gắn bó với nghề, với công ty. Phòng Tổ chức hành
chính thống kê nguồn nhân lực công ty như sau:
BẢNG 1.2 : THỐNG KÊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY

STT Chức danh Tổng số
I Trên đại học 3
II Đại học- cao đẳng 59
1 Ký sư xây dựng 2
2 Kỹ sư thủy lợi 1
3 Kỹ sư xây dựng ngầm 1

4 Kỹ sư mỏ địa chất 2
5 Kỹ sư đo đạc, chắc địa 2
6 Kỹ sư máy xây dựng 2
8 Kỹ sư điện 2
9 Kỹ sư cơ khí 3
10 Kỹ sư địa chính 3
11 Kỹ sư lâm nghiệp 2
12 Kỹ sư kinh tế xây dựng 3
13 Kỹ sư kinh tế năng lượng 2
14 Kỹ sư viễn thông 2
15 Cử nhân quản lý kinh doanh 3
16 Kỹ sư silicat 2
17 Cử nhân quản trị kinh doanh 2
18 Cử nhân luật 1
19 Kỹ sư đô thị 2
20 Kỹ sư cấp thoát nước 3


14
21 Kỹ sư kinh tế giao thông 2
22 Cử nhân tài chính kế toán 2
23 Cử nhân ngoại ngữ 3
24 Cử nhân kinh tế 2
25 Kỹ sư điện tử viến thông 2
26 Kỹ sư bảo hộ lao động 2
27 Cử nhân chính trị 1
28 Kỹ sư cầu đường 4
29 Kỹ sư công nghệ thông tin 2
30 Kỹ sư nhiệt lạnh 1
IV Công nhân kỹ thuật trực tiếp sản xuất 130

( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính )
Từ bảng nguồn nhân lực của công ta thấy, công ty có đội ngũ lao động
rồi rào,đông đảo. Tuy nhiên số lượng cán bộ chuyên môn có trình độ từ đại
học trở lên không cao lắm khoảng 33%, đây chỉ là so sánh tương đối với tổng
đội ngũ lao động của công ty, còn nếu xét về số lượng thì với con sô 62 lao
động trên đại học thì cũng không phải là thấp. Khi đánh gía nguồn nhân lực
của các công ty tham gia dự thầu thì chủ đầu tư quan tâm chủ yếu đến khía
cạnh như: Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ quản lý cấp trung gian,cán bộ
quản lý cấp cơ sở. Vì vậy trong hồ sơ dự thầu công ty có lập riêng danh sách
cán bộ chủ chốt điều hành thi công tại công trường, và danh sách công nhân
thi công để tiện cho chủ đầu tư đánh giá xem nguồn nhân lực đó có phù hợp
với dự án ( gói thầu ) đang tham gia không? Ví dụ trong gói thầu số 7: Xây
dựng đoạn KM 227+250-KM 236+500 có bảng dự kiến danh sách công nhân
thi công như sau:

BẢNG 1.3: DANH SÁCH DỰ KIẾN CÔNG NHÂN THI CÔNG


15

STT Loại công nhân Số người Bậc thợ
1 Thợ nề bê tông 28 3/7
2 Thợ nề bê tông 22 4/7-5/7
3 Thợ cơ khí 04 3/7-5/7
4 Thợ điện 02 3/7-5/7
5 Thợ sắt 08 3/7
6 Thợ sắt 12 4/7-5/7
7 Thợ đường 20 2/7
8 Thợ đường 15 3/7
9 Thợ đường 15 4/7-5/7

10 Thợ đường 04 7/7
STT Công nhân lái máy Số người Bậc thợ
1 Lái ô tô 08 3/7
2 Lái ô tô 10 4/7-5/7
3 Lái lu 07 3/7
4 Lái lu 05 4/7-5/7
5 Thợ vận hành trạm trộn 03
02
3/7
4/7-5/7
6 Lái máy ủi 02 3/7
7 Lái máy ủi 02 4/7-5/7
8 Lái máy đào 02 3/7
9 Lái máy đào 01 4/7-5/7
10 Lái máy san 02 3/7-5/7
11 Lái máy xúc lật 01 3/7
12 Lái máy rải 02 4/7


16
13 Lái cầu 40T 01 3/7
14 Lái cầu tự hành 02 3/7
15 Công nhân vận hành các loại
máy khác
06
03
3/7
4/7-5/7
( nguồn: HSDT gói thầu số 7: xây dựng đoạn km227+250-km236+500)
1.2.3 Năng lực tài chính của công ty.

Năng lực tài chính là một trong những thông tin quan trọng mà chủ đầu
tư quan tâm. Nó thể hiện công ty có đủ khả năng để hoàn thành công trình
đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng hay không? Năng lực tài chính đóng vai
trò giống như một chất dầu bôi trơn cho các hoạt động được diễn ra một cách
xuôn xẻ.
Theo phòng tài chính thì cơ cấu nguồn vốn của công ty như sau:

BẢNG 1.4 : CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA CÔNG TY
( Đơn vị : triệu đồng )
STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1
Tổng nguồn vốn đầu tư 21,365 21,511 20,105

Tốc độ tăng liên hoàn 1.0068 0.9346
2
Vốn tín dụng thương mại 14,738 15,214 14,862

Tốc độ tăng liên hoàn 1.0322 0.9768
3
Vốn tự có 6,627 6,297 5,243

Tốc độ tăng liên hoàn 0.9502 0.8326
( Nguồn : Phòng tài chính kế toán )
Nhìn vào bảng cơ cấu vốn thấy , tổng nguồn vốn của công ty có khoảng
21 tỷ , đối với một công ty mới thành lập thì đó cũng là bước khởi đầu khả
quan, tuy nhiên do đặc thù cuả ngành xây dựng là đòi hỏi vốn lớn vì khi bàn
giao công trình mới được thanh quyết toán, chính vì vậy mà công ty có khối


17

lượng vốn tin dụng thương mại lớn. Điều này bên cạnh tính ưu điểm về khả
năng chiếm dụng vốn thì đây là một cơ cấu vốn nguy hiểm vì khi đến hạn
phải trả mà công ty chưa có đủ khả năng trả nợ thì sẽ dẫn đến nguy cơ phá
sản…
1.3 Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty xây dựng 123.
1.3.1 Cơ cấu các phòng ban tham gia công tác dự thầu.
Đối với công ty thì quá trình tham dự thầu có sự tham gia phối hợp
nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty. Công việc được phân chia một
cách cụ thể cho từng phòng chức năng. Có 4 phòng chính tham gia vào công
tác dự thầu:
 Phòng Kinh tế - Kế hoạch:
Đây là phòng có vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác đấu thầu
của công ty. Là phòng tổng hợp các tài liệu từ các phòng khác gửi để tiến
hành lập Hồ Sơ Dự thầu.
Nhiệm vụ chính của phòng KTKH đó là:
• Tổng hợp các thông tin về các dự án tổ chức đấu thầu.
• Đi nghiên cứu, khảo sát hiện trường thi công.
• Chuẩn bị các thủ tục pháp lý cần có trong Hồ sơ dự thầu như:
- Đơn dự thầu
- Kê khai nhân sự chủ chốt điều hành thi công tại hiện trường
- Kê khai kinh nghiệm của công ty như: Các công trình tương

tự đã thực hiện ( gồm hợp đồng thực hiện, biên bản, chứng chỉ hoành thành
công trình ), các công trình đang thực hiện trong những năm gần nhất.
• Dựa trên biện pháp thi công của phòng Kỹ thuật đưa ra giá dự thầu
• Hoàn thiện Hồ sơ dự thầu, photo, đóng gói, nộp Hồ sơ dự thầu.
 Phòng kỹ thuật thi công.
• Xây dựng sơ đồ tổ chức hiện trường.

18
• Xây dựng biện pháp thi công của dự án ( gói thầu ) đáp ứng nhu cầu
của Hồ sơ mời thầu.
• Số lượng công nhân thi công dự án ( gói thầu )
• Lập danh sách máy móc cân huy động cho gói thầu
 Phòng tổ Tài chính – Kế toán.
• Lập bảng cân đối kế toán.
• Bảo lãnh dự thầu
• Thư cung cấp tín dụng ( nhằm chứng minh dòng tiền huy động để
thực hiện dự án )
 Phòng Vật tư, thiết bị
• Căn cứ theo danh sách máy móc cần huy động cho dự án ( gói thầu )
mà phòng kỹ thuật đã đưa, phòng vật tư có trách nhiệm kê khai tên máy,
chủng loại, hóa đơn, giấp phép kiểm định nhằm chứng minh những máy
móc đó đúng là thuộc sở hữu của công ty.
• Kê khai các nguyên vật liệu cần thiết.
 Phòng Tổ chức hành chính.
• Cung cấp quyết định thành lập công ty
• Giấy phép kinh doanh và một số giấy tờ có liên quan khác.
1.3.2 Quy trình tham dự thầu của công ty.


19
SƠ ĐỒ 1.2 : QUY TRÌNH THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY

Không tham gia

Tham gia

Tham gia















Trượt thầu



Trúng thầu

Thu thập thông tin
Ra quy
ết định tham
dự thầu
Gửi thư từ chối
(nếu nhận được thư mời thầu )
Mua và nghiên cứu

HSMT
Lập HSDT
Trình duyệt, đóng
gói , nộp HSDT
Tham dự mở thầu
Lưu hồ sơ, phân tích tìm
nguyên nhân, rút kinh
nghi
ệm

Thương thảo,
ký kết hợp đồng
Hậu đấu thầu

20
1.3.3 Mô tả quy trình.
1.3.3.1 Thu thập thông tin
Đây là bước đầu tiên và giữ vai trò quan trọng vì chỉ khi nào có được
thông tin về công trình đấu thầu thì mới có thể thực hiện được các bước tiếp
theo. Nôi dung tổ chức thu thập thông tin về đấu thầu của chủ đầu tư thì có rất
nhiều nội dung nhưng khi thu thập tin phải xác định được chi tiết và cụ thể
như:
- Quy mô gói thầu
- Loại gói thầu
- Nguồn vốn thực hiện
- Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu
Công việc này do các cán bộ công nhân viên của công ty thu thập hoặc
do TCT thông báo. Các thông tin về yêu cầu đấu thầu của khách hàng đều
được chuyển đến phòng Kinh tế- kế hoạch.Các cán bộ phụ trách đấu thầu
phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ ghi các thông tin này lại và báo cáo trưởng
phòng. Trong bước công việc đầu tiên này thì công ty thường tìm kiếm dựa
vào các nguồn chủ yếu sau.
• Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên
các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, vô tuyến, website
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước,
các cấp chính quyền để có những thông tin về Kế hoạch đầu tư của Bộ, Ban
ngành, các cơ quan Nhà nước.
• Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư đã có hợp tác lâu dài nhờ đó
có khả năng nhận được thư mời thầu khi họ có đầu tư mới.
1.3.3.2 Ra quyết định tham dự thầu.
Sau khi có thông tin về các dự án hay các gói thầu thì Giám đốc công ty
và các trưởng phòng chức năng sẽ tổ chức họp, xem xét để ra quyết định có

21
tham dự hay không tham dự thầu dự án ( hay gói thầu ) nào.Hai vấn đề chính
cần được xem xét đó là:
• Tìm hiểu thông tin về chủ đầu tư tổ chức đấu thầu, dự án ( gói thầu )
• Tiến hành phân tích năng lực của công ty xem có phù hợp không và
xem xét tính khả thi khi thực hiện dự án ( gói thầu ).
Kết quả xem xét sẽ được Giám đốc được giám đốc hoặc trưởng phòng
Kinh tế - Kế hoạch sẽ quyết định:
• Nếu xét thấy dự án đó không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công
ty hoặc công ty không đủ năng lực để thực hiện, nếu cần thì trưởng phòng
Kinh tế - Kế hoạch sẽ gửi thông báo từ chối tham dự thầu ( trong trường hợp
nhận được thư mời thầu của khách hàng ).
• Nếu công ty có đủ năng lực thực hiện đấu thầu và thi công dự án ( gói
thầu ) đó thì giám đốc quyết định tiến hành mua hồ sơ mời thầu ( HSMT )
hoặc đăng ký tham gia đấu thầu đến chủ đầu tư

1.3.3.3 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư.
Sau khi quyết định tham dự thầu thì công ty sẽ mua Hồ sơ mời thầu từ
chủ đầu tư với mức giá do chủ đầu tư đưa ra, thông thường là từ 500.000đ đến
1000000đ. Các cán bộ của phòng Kinh tế - Kế hoạch tham gia lập Hồ sơ dự
thầu sẽ căn cứ vào Hồ sơ mời thầu để xác định rõ các thông tin như: nguồn
gốc dự án, quy mô dự án, địa điểm thực hiện, thời gian đấu thầu, bảng tiên
lượng, vật liệu …xem khả năng và năng lực của công ty đáp ứng đến đâu
trong những thông tin mà chủ đầu tư đưa ra trong Hồ sơ mời thầu, thời điểm
bên mời thầu đóng mở thầu để có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho công tác
khảo sát hiện trường và lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng đạt tiêu chuẩn quy
định của chủ đầu tư.Công tác khảo sát hiện trường của công ty là khảo sát về
các điều kiện thi công, điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án ảnh hưởng

22
trực tiếp đến chi phí, giá thành. vì vậy công tác này rất quan trọng, bởi nó tác
động đến giá dự thầu và là căn cứ để lập các biện pháp quản lý kinh tế, tổ
chức thi công, tổ chức hiện trường.
1.3.3.4 Lập Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu được ví như bài thi của các nhà thầu nộp cho giám khảo
là chủ đầu tư. Nó là nhân tố quyết định đến khả năng nhà thầu có trúng thầu
dự án ( gói thầu ) đó hay không.Vì vậy, Lập Hồ sơ dự thầu là khâu quan trọng
nhất, mất nhiều thời gian và công sức nhất. Việc lập Hồ sơ dự thầu được giao
cho phòng Kinh tế - Kế hoạch của công ty trên cơ sở có sự giúp đỡ, phối hợp
của các phòng ban khác.
Nội dung cụ thể của Hồ sơ dự thầu sẽ được lập theo yêu cầu của Hồ sơ
mời thầu của bên mời thầu mà công ty đã mua. Công tác lập Hồ sơ dự thầu
bao gồm các nội dung sau:
• Lập các thông tin chung giới thiệu về nhà thầu: Tài liệu này bào gồm
hồ sơ tư cách pháp nhân của công ty, giới thiệu về năng lực tài chính, máy
móc thiết bị, nhân lực, kèm theo những thành tích cũng như kinh nghiệm của
công ty. Để qua đó chủ đầu tư có cái nhìn tổng quát về công ty.
• Căn cứ vào vào bản thiết kế kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu
tiến hành bóc tách để đưa ra khối lượng từng hạng mục công trình.
• Lập biện pháp thi công, và tiến độ thực hiện công trình.
• Trên cơ sở bảng tiên lượng, công ty tiến hành lập bảng giá
dự thầu bao gồm: Đơn giá dự thầu cho từng công việc, đơn giá cho
từng hạng mục công trình, và cuối cùng là tính giá dự thầu.
• Lập các hồ sơ khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu như
bảo lãnh dự thầu, các tài liệu có liên quan đến nguyên vật liệu…
o Hồ sơ dự thầu được lập xong sẽ được tiến hành rà soát lại nhằm
phát hiện những sai xót.

23
1.3.3.4 Trình duyệt, hoàn thiện, phôtô, đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu sau khi được hoàn tất sẽ được trình lên Giám đốc công
ty để duyệt, chủ yếu là duyệt giá bỏ thẩu để quyết định giảm bao nhiêu %
trong thư giảm giá để tránh trường hợp thông tin giá dự thầu bị lộ ra ngoài và
để khả năng trúng thầu là lớn nhất.
Sau khi đã được phòng Kinh tê – Kế hoạch rà soát, chỉnh sửa, được
lãnh đạo duyệt, thì cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ tiến hành hoàn thiện
lần cuối trước khi cho photo, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
khi Hồ sơ dự thầu đã hoàn chỉnh, công ty tiến hành nộp cho bên mời thầu:
- Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch mang hồ sơ
đến nộp theo đúng địa điểm và thời gian ghi trong Hồ sơ mời thầu.
- Gửi qua đường bưu điện: Việc gửi qua đường bưu điện được áp dụng
trong trường hợp Hồ sơ mời thầu cho phép, và nơi gửi ở xa so với công ty.
Phải gửi theo phương thức chuyển phát nhanh, có bảo đảm.
Do việc lập Hồ sơ dự thầu đóng vai trò rất quan trọng nên công việc
này đã được công ty phân công nhiệm cụ rõ ràng như bảng sau:

BẢNG 1.5 : PHÂN CÔNG NHIỆN CỤ TRONG LẬP HSDT


STT


NỘ DUNG CÔNG VIỆC

BỘ PHẬN
THỰC HIỆN

BỘ PHẬN
PHỐI HỢP
I Phần I: Lập giá dự thầu

1 Đơn dự thầu Phòng KTKH
2 Các phụ lục kèm theo Phòng KTKH Phòng Kỹ Thuật
T3 Bả ng tổng hợp giá dự thầu Phòng KTKH Các đội xây lắp
4 Bảo lãnh giá dự thầu Phòng TC-KT


24
II Phần II: Biện pháp thi công

1 Thuyết minh biện pháp Phòng KTKH Phòng Kỹ thuật
2 Tiến độ thi công Phòng KTKH Phòng Kỹ thuật
3 Các bản vẽ minh họa Phòng Kỹ Thuật Phòng KTKH
4 Tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng Kỹ Thuật
III Phần III: Thông tin chung

1 Hồ sơ pháp nhân Phòng KTKH Phòng Hành
Chính
2 Giới thiệu công ty Phòng KTKH Phòng TCHC
3 Năng lực tài chính Phòng KTKH Phòng TC-KT
4 Năng lực thiết bị Phòng KTKH Phòng VT-TB
5 Nguồn nhân lực Phòng KTKH
6 Các thông tin khác Phòng KTKH
IV Các công việc khác

1 Nộp lệ phí dự thầu Phòng TC-KT Phòng KTKH

2 Khảo sát hiện trường Phòng KTKH
3 Khảo sát khu vực thi công Phòng KTKH
V Các công việc kết thúc

1 Duyệt Hồ sơ Giám đốc
2 Nộp Hồ sơ Phòng KTKH
3 Lưu Hồ sơ Phòng KTKH
( Nguồn: phòng Kinh tế - k
ế hoạch )
1.3.3.5 Tham dự mở thầu.
Sau khi nộp Hồ sơ dự thầu, phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách nhiệm
theo dõi chặt chẽ quá trình chấm thầu để khi chủ đầu tư yêu cầu làm rõ những
vấn đề còn vướng mắc trong Hồ sơ dự thầu thì sẵn sàng giải đáp. Đến thời


25
điểm mở thầu, Giám đốc công ty và trưởng phòng Kinh tế - Kế hoạch tham
dự hội nghị mở thầu.
1.3.3.6 Thương thảo và ký hợp đồng.
Khi bên mời thầu thông báo kết quả trúng thầu thì có hai trường hợp
xảy ra:
- Nếu không trúng thầu thì phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách
nhiệm lưu lại hồ sơ, phân tích để tìm ra nghuyên nhân, rút kinh nghiệm cho
các dự án ( gói thầu ) sau mà công ty sẽ tham gia.
- Nếu trúng thầu : Sau khi nhận thông báo trúng thầu thì phòng
Kinh tế - Kế hoạch sẽ tiến hành liên hệ với bên mời thầu để thỏa thuận thời
gian, địa điểm cụ thể để ký kết hợp đồng nhằm xác định mối quan hệ ràng
buộc với chủ đầu tư. Bêm cạnh đó công ty cũng sẽ chuẩn bị bảo lãnh hợp
đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư để đảm bảo sẽ thực hiện hợp đồng.
1.3.3.7 Hậu đấu thầu.

Sau khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, công ty tiến hành bắt tay vào
công việc thi công, quản lý chất lượng, chi phí và tiến độ thi công… nhằm
đảm bảo cho công trình hoàn thành đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật như
theo yêu cầu, với chi phí hợp lý.
Sau khi công trình được xây dựng xong, tiến hành nghiệm thu, bàn giao
công trình và thanh quyết toán.
1.3.3 Nội dung cơ bản trong Hồ sơ dự thầu của công ty.
Hồ sơ dự thầu xây lắp của công ty rất đa dạng, trình tự và nội dung của
nó phụ thuộc chủ yếu vào yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Nhưng nói chung Hồ
sơ dự thầu của công ty thường bao gồm có 3 phần chính sau:
• Nội dung hành chính pháp lý
• Nội dung kỹ thuật
• Nội dung tài chính.