SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Thứ tư, ngày 24 tháng 12 năm 2014

ƠN TẬP
Trình bày phần chữ ký trong trường hợp sau đây :
1. Giám đốc Bệnh viện A
GIÁM ĐỐC
(chức danh viết bằng chữ in hoa)

Nguyễn Văn A
(tên người ký viết bằng chữ thường)
2. Phó Hiệu trường trường Đại học B, cho biết Hiệu trưởng vừa về hưu.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHĨ HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn A
Khơng có hình thức : KT Q. HIỆU TRƯỞNG
3. Chánh văn phịng UBND quận ký công văn mời họp của UBND.
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHỊNG

Nguyễn Văn A
4. Trưởng phịng kinh doanh được ủy quyền của Giám đốc ký Báo cáo tổng
kết công tác năm.
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

Nguyễn Văn A

1

5. Chữ ký của Chủ tịch Hội đồng Thi đua – khen thưởng ký văn bản của Hội
đồng, cho biết văn bản phải thơng qua Hội đồng.
Có hai trường hợp :
- Phát hành trong nội bộ đơn vị, do Hội đồng thi đua – khen thưởng khơng
có dấu.
TM. HỘI ĐỒNG THI ĐUA – KHEN THƯỞNG
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A
- Phát hành ra bên ngồi có chức danh được đóng dấu:
TM. HỘI ĐỒNG THI ĐUA – KHEN THƯỞNG
CHỦ TỊCH

GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn A
6. Chữ ký Chủ tịch của UBND phường ký Thông báo về nghỉ tết dương lịch
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

7. Chữ ký của Chủ tịch UBND phường ký Quyết định quy phạm pháp luật :
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

2


8. Chữ ký của Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố ký quyết định quy

phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân.
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A
9. Chữ ký của Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố ký Nghị quyết bãi
miễn chức danh đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố.
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A
10. Theo các anh chị để một văn bản quản lý hành chính nhà nước có chất
lượng, văn bản phải như thế nào?
- 05 yêu cầu về nội dung soạn thảo văn bản (T.10 Tliệu)
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
I. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG :
VD :
- Cho về nhà lấy chống mới, không được ở với chồng cũ : cho ly hôn.
- Cho về nhà lấy chống mới không được, ở với chồng cũ : không cho ly hơn
1 Tính mục đích :
- Xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của van bản.
- Phản ảnh đúng đường lối, chủ trương nghị quyết của Đảng, nghị quyết của
Hội đồng nhân dân.
- Phù hợp với pháp luật hiện hành, cụ thể hóa cơ chế quản lý của quản lý nhà
nước.
- Phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên.
- Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
VD :
1. Thời giờ làm việc :
Ngày :
Sáng : từ 9 gi – 12 gi.

3


Chiều : từ 13 gi – 18 gi.
Tuần : Thứ 3 – chủ nhật.
Trả lời :
- dùng từ thời gian làm việc, khơng dùng từ thời giờ, chính xác hơn.
- gi : có thể hiểu là giây, do đó phải ghi đủ chữ là giờ, không viết tắt.
- thứ 3 – chủ nhật : có thể hiểu là chỉ làm việc có 2 ngày thứ 3 và chủ nhật.
Do đó, nên ghi là từ thứ 3 đến chủ nhật.
2. UBND phường ?
UBND quận cho xe ba máy chạy.
UBND thành phố cấm xe ba gác.
=> ”cùng một vấn đề, có nhiều văn bản quy định khác nhau thì căn cứ văn bản cao
nhất” nhưng trong thực tế UBND phường theo quy định của UBND quận vì đây là
cấp quản lý trực tiếp.
2 Tính khoa học :
- Có đủ lượng thơng tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
VD : Ngày mai, ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, vị cha già kính yêu
của dân tộc, người khai sinh ra nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa. Cơng ty tổ chức
hội thảo chủ đề “ Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” mời cán
bộ - công nhân viên tham dự.
+ Ngày mai : từ khơng chính xác.
+ Ngày sinh của Chủ tịch HCM : là ngày nào?
+ Thiếu ngày giờ, địa điểm họp.
+ Thiếu người chủ trì : đây là sức hấp dẫn để người nghe thích nghe.
- Các thơng tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm
bảo chính xác.
VD :
1. xe số lẻ đi ngày lẻ, xe số chẳn đi ngày chẳn : nhằm giảm bớt lượng xe lưu

thông trên đường, giảm ùn tắc giao thông nhưng đây lại là suy nghĩ theo cảm tính,
khơng khả thi.
2. Trồng hoa sứ : do mùi thơm của hoa sữa rất nồng ảnh hưởng đến người
dân sống chung quanh nên : người dân mới đổ nước sôi vào cây hoặc di chuyển đi
chỗ khác ở hoặc đề nghị chính quyền đốn cây,…
- Bảo đảm sự logic về nội dung.
VD :
1. cấm kết hôn giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi : chưa chặt chẽmà phải thêm
vào : cấm kết hôn giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi đã từng là cha, mẹ nuôi với con
nuôi.
2. cấm tiếp viên nữ ngồi với khách : điều này không cấm tiếp viên Nam;
cấm ngồi chứ không cấm đi, đứng hay nằm,…
4


- Sử dụng tốt ngơn ngữ hành chính – cơng vụ chuẩn mực.
VD :
1. Các phương tiện ra vào cơ quan phải có ý thức. Phải ghi là : Người điều
khiển các phương tiện ra vào cơ quan phải có ý thức.
2. Học viên khơng mặc quần bị lên lớp. Phải ghi là : Khi vào lớp học học
viên không được mặc quần Jean (quần bò là từ thổ ngữ).
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
VD : Trong chiến tranh, thương binh N.V.A bị 2 vết thương : 1 vết ở đầu gối
và 1 vết ở Củ Chi => khơng đảm bảo tính hệ thống.
- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao.
- Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ
thích hợp.
VD : Quy định về tín hiệu đèn giao thơng thống nhất trong nước cũng như
phù hợp với các quy ước quốc tế. Luật lệ giao thơng cũng vậy.
3 Tính đại chúng :

- Nội dung trung thực, rõ ràng, phù hợ trình độ người đọc, trình đơ dân trí,dễ
hiểu và dễ nhớ song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa
học của văn bản.
- Phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông dảo nhân dân lao động.
VD : Nghỉ 6 tháng sau khi sinh; Điều chỉnh lương hưu; Dự thảo đóng
BHXH cho người lao động thời vụ; Cấm đốt pháo,…
- Lời lẽ giản đơn, dễ hiểu.
VD : Đề nghị đưa con em từ 5 tuổi trở xuống đến trạm y tế phường để uống
thuốc ngừa bại liệt : Câu này thiếu thời gian để thực hiện; con của em chứ không
phải con của anh,..
4 Tính cơng quyền :
- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn
bản.
- Ban hành đúng thẩm quyền, nội dung hợp pháp.
5 Tính khả thi :
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
- Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều
kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.
- Nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản.

5


Thứ sáu, ngày 26 tháng 12 năm 2014

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN :
- Lãnh đạo giao cho cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo. Cũng có khi lãnh đạo
chủ trì soạn thảo;
- Cá nhân được phân cơng soạn thảo sẽ :

+ Xác định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn của văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Đề xuất việc xin ý kiến của các cơ quan có liên quan;
+ Trình duyệt bản thảo;
+ Đánh máy, nhân bản, ký ban hành.
III. SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT :
1. Khái niệm :
Nghị quyết là một hình thức văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản áp
dụng pháp luật (văn bản cá biệt) được sử dụng để ghi lại một cách chính xác những
kết luận và nghị quyết của hội nghị tập thể của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền hay các tổ chức và phải được thơng qua theo trình tự, thủ tục luật định hay
quy định của cấp trên. 2. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp :
2.1 Hình thức : Chấp hành thể thức của văn bản có tên loại.
2.2 Nội dung :
a. Phần mở đầu (phần căn cứ ra quyết định) : Tùy theo Nghị quyết có thể
được trình bày bằng 1 trong 3 cách.
b. Phần nội dung : Tùy tính chất vấn đề có 2 cách như sau :
- Cách 1 : Nếu vấn đề lớn, phức tạp thì viết thành từng mục, nêu ý nghĩa,
mục đích, nhiệm vụ, phương hướng hoặc nguyên tắc chung. Sau đó, nêu chủ
trương từng mặt cụ thể. Mỗi một mục thường có một tiêu đề riêng.
- Cách 2 : Nếu vấn đề khơng phức tạp thì nêu trực tiếp vào chủ trương cụ
thể từng vấn đề, không cần nêu ý nghĩa, mục đích, phương hướng hay nguyên tắc
chung.
c. Phần kết thúc : Nêu biện pháp tổ chức thực hiện.
IV. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH :
1. Khái niệm :

6

Là một hình thức văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản áp dụng pháp
luật (quyết định cá biệt) cơ quan Nhà nước, nhà chức trách có thẩm quyền ban
hành theo trình tự, thủ tục luật định hay quy định của cấp trên.
Được sử dụng để đề ra quy định (thực hiện) các vấn đề : chủ trương, chính
sách, chế độ, biện pháp quản lý (thực hiện), tổ chức bộ máy, nhân sự và các công
việc khác.
2. Yêu cầu của quyết định :
3. Hình thức : Chấp hành thể thức của văn bản có tên loại.
4. Nội dung :
Viết dự thảo cơ cấu nội dung của quyết định dưới thể văn điều khoản. Cơ
cấu này của quyết định gồm 2 phần :
- Phần mở đầu : là phần căn cứ pháp lý và thực tiễn.
- Phần nội dung : Tùy theo từng loại quyết định mà trình bày các điều khoản
khác nhau.
+ Đối với quyết định về nhân sự và về việc thành lập tổ chức mới thường có
3 điều hoặc 4 điều.
+ Đối với quyết định về quy định (điều chỉnh) nội dung công việc : Không
quy định số điều cần có.
V. SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH :
1. Khái niệm : Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan
với cấp trên, cấp dưới và với nhân dân.
2. Hình thức : Chấp hành các yếu tố của văn bản khơng có tên loại.
3. Nội dung :
3.1 Công văn mời họp :
- Phần mở đầu : Nói rõ lý do, mục đích của cuộc họp, hội nghị.
- Phần nội dung :
+ Thành phần tham dự.
+ Nội dung cuộc họp.
+ Thời gian.

+ Địa điểm.
+ Ghi chú.
- Phần kết thúc :
+ Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu dự họp.
+ Mong sự có mặt của các đại biểu.
3.2 Công văn đề nghị :
7


- Phần mở đầu :
+ Cách 1 : Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, căn cứ của lời đề nghị.
+ Cách 2 : Lý do, hoàn cảnh, thực trạng của tình hình dẫn đến việc phải đề
nghị, chất vấn, yêu cầu.
- Phần nội dung :
+ Nêu trực tiếp lời đề nghị.
+ Nêu biện pháp thực hiện (nếu cần).
+ Nêu thời hạn để trả lời (nếu cần).
- Phần kết thúc :
+ Thể hiện sự mong mỏi được quan nta6m xem xét.
+ Lời cám ơn.
3.3 Công văn trả lời :
- Phần mở đầu : Nhắc lại tên văn bản hỏi (tên văn bản, số, ký hiệu, ngày
tháng ban hành, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung văn bản).
- Phần nội dung :
+ Trả lời những vấn đề do công văn hỏi đặt ra.
+ Trả lời trực tiếp về từng vấn đề có căn cứ pháp luật.
+ Nêu vấn đề nào, phần nào chưa trả lời được phải giải thích rõ vì sao.
- Phần kết thúc : Thường bằng một câu mang tính xã giao lịch sự, thể hiện
sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi : Nếu có gì thắc mắc, đề nghị hỏi
lại chúng tơi sẵn sàng trả lời.

3.4 Công văn đôn đốc :
- Phần mở đầu : Nhắc lại tên văn bản giao nhiệm vụ.
- Phần nội dung :
+ Tóm tắt tình hình thực hiện nhiệm vụ.
+ Nêu những điểm chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt.
+ Nêu biện pháp để tiếp tục thực hiện nhiệm vụ.
+ Nêu thời hạn để báo cáo.
- Phần kết thúc : yêu cầu thực hiện.
3.5 Công văn chỉ đạo :
- Phần mở đầu :
+ Cách 1 : Nêu lý do đưa ra chỉ đạo.
+ Cách 2 : Nêu căn cứ.
8


- Phần nội dung :
+ Nêu mục đích, yêu cầu.
+ Nêu biện pháp.
- Phần kết thúc : yêu cầu thực hiện.
VI. SOẠN THẢO THƠNG BÁO :
1. Khái niệm :
Thơng báo là một loại văn bản hành chính thơng thường có nội dung truyền
đạt, phổ biến thông tin cho các đối tượng có liên quan được biết.
2. Hình thức :
Chấp hành đầy đủ các yêu tố của văn bản có tên loại.
3. Nội dung :
- Phần mở đầu :
+ Cách 1 : Giới thiệu thẳng nội dung thông báo.
VD : Chúng tôi xin thong báo đến qu1y cơ quan, đơn vị được biết :
+ Cách 2 : Nêu mục đích, ý nghĩa, lý do, căn cứ ra thông báo.

- Phần nội dung : Nêu các thông tin cần truyền đạt :
+ Thơng báo truyền đạt chủ trương, chính sách quyết định, chỉ thị : tóm tắt
nội dung cơ bản của văn bản.
+ Thông báo kết quả của hội nghị, cuộc họp : tóm tắt nội dung của hội nghị,
cuộc họp. Tóm tắt các quyết định của cuộc họp, hội nghị . Nêu các nghị quyết của
cuộc họp, hội nghị (nếu có).
+ Thông báo về nhiệm vụ được giao : Nêu nội dung nhiệm vụ, yêu cầu khi
thực hiện nhiệm vụ, biện pháp cần triển khai để thực hiện.
+ Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý : Nêu nội dung của hoạt
động quản lý. Lý do, thời gian tiến hành.
- Phần kết thúc : có thể có hoặc khơng.
VII. SOẠN THẢO BÁO CÁO :
1. Khái niệm :
Báo cáo là một loại văn bản hành chính thơng thường có nội dung trình bày
lại, kể lại một sự việc, một vấn đề đã xảy ra cho một đối tượng nhất định.
2. Hình thức :
Chấp hành đầy đủ các yếu tố của văn bản có tên loại.
3. Nội dung :
3.1 Báo cáo đột xuất :
9


- Trình bày diễn tiến cuả sự việc xảy ra.
- Nêu nguyên nhân, hậu quả.
- Biện pháp xử lý sau khi sự việc xảy ra.
- Kiến nghị xử lý giúp khắc phục sự cố.
3.2 Báo cáo tổng kết :
- Phần mở đầu :
+ Cách 1 : Nhắc lại các nhiệm vụ trọng tâm đã giao.
+ Nêu hồn cảnh cơng tác (đặc điểm, tình hình).

- Phần nội dung :
+ Kiểm điểm những việc đã làm được :
 Liệt kê những việc đã làm được.
 So sánh giữa thực hiện và kế hoạch.
 Ý nghĩa của những việc đã làm được.
+ Nêu những việc chưa làm được.
+ Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân.
+ Nêu gương điển hình tiên tiến.
- Phần kết thúc : Phương hướng thực hiện nhiệm vụ trong thời gian tới :
+ Mục tiêu cần đạt được.
+ Nhiệm vụ phải thực hiện.
+ Các kiến nghị, đề nghị lên cấp trên.

ÔN TẬP
Câu 1. Liệt kê mỗi loại văn bản sau đây hai văn bản mà cơ quan anh
(chị) sử dụng :
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Van bản hành chính cá biệt.
- Văn bản hành chính thông thường.
- Văn bản chuyên ngành.
Trả lời :
1. Nêu khái niệm của loại văn bản mà mình trả lời.
2. Khi trình bày một văn bản chúng ta phải trình bày đủ 5 yếu tố sau :
- Tên văn bản.
- Số, ký hiệu.
10


- Ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Cơ quan ban hành.

- Trích yếu nội dung.
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT : Nêu khái niệm.
- 10 loại văn bản quy phạm pháp luật :
1. Hiến pháp, luật.
2. Pháp lệnh.
3. Lệnh.
4. Nghị quyết.
5. Nghị quyết liên tịch.
6. Nghị định.
7. Thông tư.
8. Thông tư liên tịch.
9. Chỉ thị.
10. Quyết định.
- 13 cơ quan nhà nước được ban hành văn bản quy phạm pháp luật :
1. Quốc hội (Hiến pháp, Luật).
2. Ủy ban Thường vụ Quốc hội (Pháp lệnh).
3. Chính phủ (Nghị định).
4. Chủ tịch Nước (Lệnh).
5. Thủ tướng Chính phủ (Quyết định).
6. Bộ
7. Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ.
8. Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
9. Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.
10. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
11. Tổng Kiểm toán Nhà nước.
12. Hội đồng nhân dân.
13. UBND các cấp.
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT : nêu khái niệm.
- Quyết định về xử lý tệ nạn xã hội. Quyết định bổ nhiệm, nâng lương…
- Nghị quyết bãi nhiễm đại biểu Hội đồng nhân dân.

11


- Chỉ thị.
Khi làm bài có liệt kê hay cho VD ta làm tất cả các loại, không liệt kê hay
cho VD một loại.
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG : nêu khái niệm.
Các loại văn bản hành chính thơng thường xem T.3 tài liệu.
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN NGÀNH : nêu khái niệm.
- Ngành Giáo dục – đào tạo : Học bạ, Sổ báo bài, bảng điểm,…
- Ngành y tế : Sổ khám sức khỏe, phiếu xét nghiệm,…
- Ngành Tòa án : bản án, cáo trạng.
- Ngành hành chính : Giấy khai sinh, giấy kết hôn.
- Ngành xây dựng : sổ hồng, sổ đỏ, giấy phép xây dựng,…
Lưu ý : phần chữ ký khi trình bày chừa trống khơng ký, vì ký là phạm quy.
Đề sẽ ra :
- Quyết định
- Công văn đề nghị.
- Công văn trả lời.
- Thông báo.
- Báo cáo.
+ Trình bày về thể thức 1 điểm.
+ Nội dung 2 điểm gồm :
 Kết cấu theo tài liệu T.13, 14.
 Cách diễn đạt : câu, từ, lỗi chính tả.
I. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH :
- Hình thức xem T.5 Thông tư 01 mẫu 1.1.2.
- Nội dung xem T.12 tài liệu.
Khi soạn thảo quyết định ln có 2 phần :
1. Phần căn cứ gồm :

- Căn cứ pháp lý :
+Thẩm quyền của đơn vị có được quyết điều này hay không.
+ Các văn bản là cơ sở để ra quyết định.
- Căn cứ thực tế.
2. Phần nội dung của quyết định có ít nhất là 2 điều :
- Điều khoản chủ yếu liên quan đến nội dung quyết định bắt buộc phải có.
12


- Điều bắt buộc phải có nằm ở điều khoản cuối cùng là điều khoản thi hành.
Mẫu 1.1.2 trong tài liệu.
Đối với quyết định khen thưởng : sau khi khen phải có mức thưởng.
II. CƠNG VĂN TRẢ LỜI :
- Hình thức xem T.9 Thông tư 01 mẫu 1.5.
- Nội dung xem T.13 tài liệu.
- Phần mở đầu xem T.13 tài liệu.
- Phần nội dung xem T.13 tài liệu.
+ Hỏi gì trả lời nấy.
+ Trả lời trực tiếp.
+ Trả lời phụ thuộc vào tâm lý người đọc : những gì thuận lợi, có giải quyết
thì trả lời trược. Những vấn đề gì khơng thực hiện được hoặc chưa thực hiện thì trả
lời sau và giải thích rõ lý do vì sao.
- Phần kết thúc xem T.13 tài liệu.
VD : Nội dung công văn trả lời
Công ty cổ phần vật tư xăng dầu xin gửi đến Quý Công ty lời chào trân
trọng và lời cám ơn chân thành về sự hợp tác quý báu của Quý Công ty trong thời
gian qua.
Phúc đáp công văn số ….ngày…. của Quý Công ty về việc thanh toán tiền
mua nhiên liệu tại các Chi nhánh xăng dầu trong thời gian nghỉ tết Nguyên đán
năm 2014, Công ty chúng tơi có ý kiến như sau :

Hiện nay, các đội xe của Quý Công ty nhận nhiên liệu tại các Chi nhánh
xăng dầu với số lượng bình quân là 30.000 lít/ ngày tương ứng 600.000.000
đ/ngày. Với tình hình kinh doanh hiện gặp nhiều khó khăn, để hỗ trợ nhau và để
tăng cường sự hợp tác tốt đẹp giữa hai Cơng ty, đảm bảo hai Bên cùng có lợi, Công
ty chúng tôi đề nghị Quý Công ty ứng trườc 60% - 70% tiền mua nhiên liệu mà các
đội xe tại các Chi nhánh trong 09 ngày tết, tương ứng :
600.000.000 đ/ngày x 09 ngày x 70% = 3.780.000.000 đồng (Ba tỷ bảy trăm
tám mươi triệu đồng chẳn).
Số tiền còn lại sẽ được hai Bên đối chiếu, thanh toán sau tết.
Rất mong nhận được sự hợp tác và chia sẻ của Q Cơng ty.
Trân trọng kính chào./
II. CƠNG VĂN ĐỀ NGHỊ :
- Hình thức xem T.9 Thơng tư 01 mẫu 1.5.
- Nội dung xem T.13 tài liệu.
13


- Phần mở đầu :
+ Cách 1 : xem T.13 tài liệu mở đầu bằng từ “để, nhằm,..” cách này khơng
hay lắm.
+ Cách 2 : “khóc” như thế nào để người ta cho mình.
- Phần nội dung : nêu lời đề nghị : nếu xin tiền cụ thể là bao nhiêu, xin để
làm gì.
- Phần kết thúc : Mong được hỗ trợ, cám ơn.
* Công văn đề nghị mong muốn cơ quan nhận văn bản thỏa mãn đề nghị của
mình. Lời đề nghị thường nhẹ nhàng, dễ thực hiện, thường xảy ra, mang tính chất
thuyết phục.
* Tờ trình xin những vấn đề phức tạp, to lớn.
* Đơn thường là do cá nhân xin.
* Giấy đề nghị là xin trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

VD :
Hiện nay, trước Công ty chúng tơi có một cây cổ thụ đã lâu năm, cũ, có nguy
cơ bị đổ. Để đảm bảo tài sản của Cơng ty, tính mạng của nhân viên C6ng ty và
người đi đường cũng như vẻ mỹ quan đô thị.
Công ty chúng tôi đề nghị Công ty cây xanh cử cán bộ xem xét và xử lý cây
cổ thụ tại vị trí số .....đường....phường...., quận ..... Về kinh phí di dời Công ty
chúng tôi sẽ chịu.
Rất mong nhận được sự chấp thuận của Q Cơng ty.
Trân trọng kính chào./
III. THƠNG BÁO : xem T.14 tài liệu.
- Hạn chế sử dụng từ : căn cứ, thực hiện, để, nhằm,.. vì dễ bị câu q, câu
cụt.
- Thơng báo này có hiệu lực kể từ ngày ký  khơng đảm bảo tính cơng
quyền.
IV. BÁO CÁO ĐỘT XUẤT :
Báo cáo đột xuất khác báo cáo nhanh :
- Báo cáo đột xuất là báo cáo sự việc vừa xảy ra, sự cố bất ngờ. Báo cáo đột
xuất thường viết cho trường hợp : mất trộm, tai nạn lao động, cháy nhà, ngộ độc
thực phẩm,..
- Báo cáo nhanh là báo cáo sự việc đã có trong kế hoạch.
V. HÌNH THỨC CỦA CƠNG VĂN :

14


Tên cơ quan

Quốc hiệu
(không dùng gạch chân (underline) mà phải kẻ cách ra dùng line)

Số : ........./DA3 – TCKT

Tp.Hồ Chí Minh, ngày ...tháng..năm....

V/v (nếu 2 dịng ta canh giữa)
Kính gửi : .......(canh phải, không canh giữa tờ giấy)
Nội dung
Nơi nhận :

GIÁM ĐỐC

- Như trên.

(để khoảng trống)

- Lưu : VT, TCKT
Nguyễn Văn A
VI. HÌNH THỨC CỦA BÁO CÁO :
Tên cơ quan

Quốc hiệu
(không dùng gạch chân (underline) mà phải kẻ cách ra dùng line)

Số : ........./BC - TT
BÁO CÁO (chữ in hoa)
Về việc ................ (chữ in thường)
Nội dung
Nơi nhận :

GIÁM ĐỐC

- Như trên.

(để khoảng trống)

- Lưu : VT, TCKT
Nguyễn Văn A
Đề thi có các dạng sau :
Dạng 1 : phân tích. Ta viết các ý ra – giải thích – cho VD - kết luận.
Dạng 2 : Phân biệt :
- Văn bản QPL – Văn bản hành chính cá biệt – văn bản hành chính thơng
thường.
- Thừa lệnh – Thừa ủy quyền. Cách làm :
+ Nêu khái niệm.
+ Điểm giống nhau : đây là chữ ký thẩm quyền, đều là cấp dưới 1 cấp.
15


+ Điểm khác nhau : Thừa lệnh : nhiều người được ký, ổn định trong thời
gian dài ≠ Thừa ủy quyền : một người dược ký, trong một thời gian ngắn.
Dạng 3 : Liên hệ thực tế và cho giải pháp khắc phục.
Dạng 4 : Nhận định đúng, sau.
VD : Hồ sơ công việc kết thúc vào ngày 31.12.2014 sẽ được đưa vào kho
lưu trữ kể từ ngày 20.12.2015.
+ Nhận định : Sai
+ Giải thích : Luật định “ ……trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc”.
+ Sửa lại cho đúng ….đến ngày 20.12.2015.
Dạng 5 : Soạn văn bản cụ thể.
Dạng 6 : Bài tập tình huống

- Cho văn bản ghi số, ký hiệu, chữ ký…. Ta chỉ làm đúng u cầu, có thể đề
cho thơng tin thiếu và mình tự điền vào cho đủ và đúng.
- Đối với công văn chỉ ghi tên cơ quan soạn thảo, ban hành.
- xem câu 7 T.9 tài liệu
VD : Giám đốc Học viện muốn khen thưởng :
+ Căn cứ Luật Thi đua – khen thưởng;
+ Hội đồng thi đua họp lập Biên bản : Văn bản hành chính thơng thường.
+ Ban hành quyết định khen thưởng : Văn bản hành chính cá biệt.
+ Phịng kế tốn viết phiếu chi chi tiền thưởng : văn bản chuyên ngành
- Câu 3, 4, 6, 7 T.21 tài liệu : hình thức, nội dung : xin gì cho nấy.

16