KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

BÙI QUANG XUÂN
GIẢNG VIÊN CHÍNH HỌC VIỆN CHÍNH
TRỊ - HÀNH CHÍNH
WWW: KHAILOCDUONG.COM
DT 0919254998
KỸ THUẬT
SOẠN THẢO VĂN
BẢN QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH
K THU T SO N TH O V N B NỸ Ậ Ạ Ả Ă Ả
là tổng thể những quy tắc và
phương pháp được sử dụng trong
hoạt động xây dựng và ban hành
văn bản
YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN

Văn bản phải có tính hợp pháp

Văn bản phải tó tính khoa học

Văn bản phải có tính khả thi
YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
là tập hợp các yếu tố cấu thành
hình thức bên ngoài của văn bản
bao gồm các thành phần chung áp
dụng đối với các loại văn bản và
các thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể
CÁC YẾU THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN VÀ
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
là tổng thể những quy tắc và

phương pháp được sử dụng trong
hoạt động xây dựng và ban hành
văn bản
CHÍNH PHỦ
SỐ: 75/2001/NĐ-CP
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUỐC HIỆU VÀ TIÊU NGỮ

Quốc hiệu được trình bày ở nửa bên phải trang giấy,
gồm hai dòng,

dòng trên viết bằng chữ in hoa (cỡ 13, kiểu đậm);

dòng dưới bằng chữ thường (cỡ 13, kiểu đậm), có
gạch cách nối giữa 3 từ;

phía dưới có gạch ngang.
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN
•
Phần này được trình bày ở góc trái
văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.
•
Trong văn bản quy phạm pháp luật
phần này chỉ ghi tên cơ quan ban
hành văn bản mà không ghi tên cơ
quan cấp trên.
•
Điều đó thể hiện sự độc lập của cơ
quan khi ban hành văn bản.

SỐ VÀ KÝ HIỆU

Phần này được đặt dưới tên cơ
quan ban hành văn bản, giúp cho
việc vào sổ, phân loại, sắp xếp
vào hồ sơ, lưu trữ, viện dẫn, tra
tìm văn bản được dễ dàng;

Nắm được số lượng văn bản mà
cơ quan đã làm ra trong một năm.

Số, được đánh liên tục cho các văn bản quy phạm
pháp luật do mỗi cơ quan ban hành trong một
năm.

Trong văn bản quy phạm pháp luật, tiếp theo phần
số, trước phần kí hiệu, là năm ban hành văn bản.

Năm ban hành văn bản được ghi đầy đủ cả bốn
chữ số.

Phần năm ban hành văn bản phân cách các phần
khác bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ: Số 75/2001/
SỐ VÀ KÝ HIỆU

Kí hiệu được trình sau năm ban hành văn bản,
gồm hai phần: chữ viết tắt của tên loại văn bản
và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.


Hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch
ngang.


Ví dụ: Số: 75/2001/NĐ - CP (2001- năm ban
hành văn bản, NĐ - Nghị định, CP - Chính
phủ).
SỐ VÀ KÝ HIỆU
ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM

Địa điểm ban hành văn bản thường được
xác lập bằng cách ghi tên tỉnh, nơi ban
hành ra văn bản quy phạm pháp luật.

Địa điểm ghi trước, thời gian ghi sau, hai
nội dung này cách nhau bởi dấu phẩy (,).

Địa điểm, thời gian ban hành văn bản có
thể được bố trí ở những vị trí khác nhau:
(Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM
- Dưới quốc hiệu, hơi lệch về bên
phải, được dùng với nghị định,
quyết định, Chỉ thị,
- Cuối văn bản, trước phần chữ kí,
được dùng cho luật, pháp lệnh,
(Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
TÊN LOẠI & TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN
Hiện nay, trong thực tiễn đang tồn tại một

số cách thức xác lập tên văn bản quy phạm
pháp luật sau đây:
-
Tên văn bản gồm tên loại văn bản + của
+ tên cơ quan hoặc chức vụ người ban
hành văn bản .
-
Cách này được sử dụng cho nghị quyết,
nghị định, quy t đd nh.ế ị
(Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
TÊN LOẠI & TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN
-
Tên văn bản gồm tên loại văn bản +
tên loại việc văn bản giải quyết.
Cách này được sử dụng cho luật, pháp
lệnh.
- Tên văn bản là tên loại của văn bản,
được dùng cho Hiến pháp, thông tư,
chỉ thị.
(Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
(C 14, ki u th ng, đ m)ỡ ể ườ ậ
TRÍCH Y U V N B NẾ Ă Ả

Đây là phần khái quát chính xác nội
dung chính của văn bản.

Có tác dụng giúp người đọc nhanh
chóng nắm bắt được nội dung của văn
bản; thuận tiện cho việc vào sổ, lập hồ
sơ, tra tìm, viện dẫn văn bản.

(C 14, ki u th ng, đ m)ỡ ể ườ ậ
TRÍCH Y U V N B NẾ Ă Ả

Các văn bản quy phạm pháp luật đều có
phần trích yếu, được trình bày ngay sau tên
văn bản, trừ Hiến pháp, luật, pháp lệnh.

Tên và trích yếu của văn bản hợp thành
một thể thống nhất xác định rõ chủ đề của
văn bản.

Trích yếu văn bản cần ngắn gọn, cô đọng,
phản ánh chính xác chủ đề văn bản.
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

Văn bản quy phạm pháp luật phải
được người có thẩm quyền ký đúng
thể thức.

Nếu văn bản không có chữ ký hoặc
chữ ký là của người không có thẩm
quyền thì không được Nhà nước
công nhận.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Nếu văn bản được ban hành bởi cơ
quan hoạt động theo chế độ thủ
trưởng thì khi ký văn bản không

ghi thay mặt (TM. ), mà ghi rõ
chức vụ của người ký.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Nếu văn bản do cấp phó ký khi được
cấp trưởng uỷ quyền thì phải ghi KT.
(ký thay) cấp trưởng và chức vụ của
người được uỷ quyền. Người được uỷ
quyền không được uỷ quyền lại cho
người khác.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Trong mọi trường hợp, người có thẩm quyền ký
ban hành văn bản quy phạm pháp luật không
được uỷ quyền cho cấp dưới ký thừa lệnh (TL.)
các văn bản quy phạm pháp luật.
Nếu người đứng đầu cơ quan mới được giao
chức vụ là quyền trưởng thì khi ký ghi là
Q.Trưởng ,
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Người có thẩm quyền phải ký trực tiếp, không
được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc
bằng các vật liệu dễ phai mờ; phải viết rõ họ tên
người ký bằng chữ thường, cách chức vụ của
người ký 30mm.
Thông thường văn bản quy phạm pháp luật chỉ

có một chữ ký nhưng cũng có trường hợp có
nhiều chữ ký như đối với các văn bản liên tịch.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
DẤU CỦA CƠ QUAN
Sau khi văn bản quy phạm pháp luật đã được
người có thẩm quyền ký đúng thể thức, văn thư
phải đóng dấu vào văn bản.
Tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
Dấu đóng đúng chiều, rõ ràng, đúng mầu mực
quy định và trùm lên l/4 đến l/3 chữ ký về phía
bên trái.
Chữ ký và dấu bảo đảm tính hợp pháp của văn
bản quy phạm pháp luật.
NƠI NHẬN
Phần "Nơi nhận" được trình bày ở góc trái, cuối văn
bản, ngang phần chữ ký.
Người ký phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc
và theo đúng những quy định về nhiệm vụ, quyền hạn,
quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản.
Nơi gửi, số lượng gửi được ghi rõ trong phần nơi nhận,
có tác dụng giúp cho bộ phận văn thư biết phải nhân
văn bản thành bao nhiêu bản và gửi tới đâu, tạo điều
kiện cho việc thực hiện văn bản được nhanh chóng,
thuận lợi.
(Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)
NƠI NHẬN
Thông thường, văn bản quy phạm pháp luật được gửi
tới các nhóm đối tượng sau:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành
văn bản;

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tới việc
thực hiện văn bản, như phối hợp, tạo điều kiện, in ấn ;
- Các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát,
kiểm sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản;
- Bộ phận lưu văn bản.
Bố cục hình thức phổ biến của văn bản quy phạm pháp
luật được trình bày tại Phụ lục 9.
(Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)