Đồ án: Tổ chức giao nhận nhập khẩu ô tô bằng đường biển tại công ty cổ phần thiết bị và dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam

--------

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP
Đề tài: TỔ CHỨC GIAO NHẬN NHẬP KHẨU Ô TÔ BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT
LOTUS VIỆT NAM


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
HĨA XUẤT NHẬP KHẨU...............................................................................................3
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa...............................................................3
1.1.1.

Giao nhận hàng hóa và dịch vụ giao nhận..................................................3

1.1.2.

Vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận..............4

1.2. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển................................................6
1.2.1.

Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
6

1.2.2.

Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng

biển

8

1.3. Trình tự và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.....................................11
1.3.1.

Trình tự giao nhận hàng xuất khẩu............................................................11

1.3.2.

Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu...........................................................14

1.3.3.

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.......................17

1.3.4.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển......................22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ
KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM....................................................................................27
2.1. Giới thiệu Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam..........27
2.1.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp..................................................................27
2.1.2. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty.........................................27
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh và nhiệm vụ của doanh nghiệp.................................28


2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý và nhân sự của Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật

Lotus Việt Nam............................................................................................................30
2.2.1. Cơ cấu tổ chức................................................................................................30
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban....................................................30
2.3. Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ
thuật Lotus Việt Nam...................................................................................................32
2.3.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.....................................................32
2.3.2. Phân tích thị trường nhập khẩu ô tô của công ty.............................................34
2.4. Đánh giá quy trình giao nhận ơ tơ nhập khẩu bằng đường biển Công ty Cổ phần Thiết bị
và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam...........................................................................36
2.4.1. Ưu điểm..........................................................................................................36
2.4.2. Nhược điểm....................................................................................................37
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN GIAO NHẬN Ô TÔ NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS
VIỆT NAM......................................................................................................................38
3.1. Cơ sở pháp lý tổ chức phương án nhận hàng.........................................................38
3.2. Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần
Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam...............................................................39
3.2.1. Căn cứ xây dựng phương án...........................................................................39
3.2.2. Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu.............................................40
3.2.3. Tổ chức nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập khẩu.................................................41
3.3. Tổng hợp chi phí...................................................................................................65
3.3.1. Tạm ứng các loại chi phí................................................................................65
3.2.2. Báo giá chi phí tại cơng ty Lotus....................................................................69
3.3. Đánh giá hiệu quả phương án................................................................................70


3.3.1. Hiệu quả về mặt kinh tế..................................................................................70
3.3.2. Hiệu quả về mặt xã hội...................................................................................70
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..........................................................................................72
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................1

DANH MỤC KÝ HIỆU CHỮ VIẾT TẮT
FCL: Hàng nguyên container
LCL: Hàng lẻ
MTO: Người kinh doanh vận tải đa phương thức
XNK: Xuất nhập khẩu
B/L: Vận đơn
C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
NOR: Thơng báo sẵn sàng của tàu.
L/C: Thư tín dụng
FCL/FCL: Phương pháp nhận nguyên, giao nguyên
LCL/LCL: Phương pháp nhận lẻ, giao lẻ
CFS: Kho thu gom, chia tách hàng lẻ
ICD (Container Inland Depot): Cảng cạn/ cảng nội địa
ROROC: Bản kết toán nhận hàng với tàu
COR: Giấy chứng nhận hàng hư hỏng
CSC: Phiếu thiếu hàng
D/O: Lệnh giao hàng
ETD: Thời gian tàu chạy
HĐQT: Hội đồng quản trị
FWD: Người giao nhận
GST: Thuế hàng hóa và dịch vụ


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 2.1. Mơ hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Lotus TSE., JSC
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình giao nhận ơ tơ nhập khẩu bằng đường biển tại công ty

Bảng 3.1. Kế hoạch giao nhận ơ tơ nhập khẩu cho cơng ty Ơ tơ Toyota Việt Nam
Bảng 3.2. Chi phí làm hàng tại cảng
Bảng 3.3. Chi phí cấp dầu
Bảng 3.4. Chi phí lương lái xe (gồm 1 lái xe và khơng có phụ xe)
Bảng 3.5. Cước phí đường bộ
Bảng 3.6. Bảng chi phí tạm ứng của công ty Lotus
Bảng 3.7. Bảng báo giá chi phí cho khách hàng của cơng ty Lotus
Bảng 3.8. Lợi nhuận


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 3.1. Commercial Invoice
Hình 3.2. Packing list
Hình 3.3. Bill of lading
Hình 3.4. Certificate of Origin
Hình 3.5. Arrival Notice
Hình 3.6. Giao diện tạo hồ sơ đăng kiểm trên VNSW
Hình 3.7. Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an tồn kỹ thuật và Bảo vệ mơi trường xe cơ giới
nhập khẩu
Hình 3.8. Giao diện “Chọn doanh nghiệp khai báo” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Hình 3.9. Giao diện “Thơng tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Hình 3.10. Giao diện “Thơng tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Hình 3.11. Giao diện “Thơng tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Hình 3.12. Giao diện “Thông tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Hình 3.13. Giao diện “Danh sách hàng” trên phần mềm ECUSS VNACCS


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi học tập trên trường đến nay, em luôn nhận được rất nhiều sự
quan tâm và giúp đỡ từ Thầy cô trong trường. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến quý

Thầy cô khoa Kinh tế vận tải – trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải lời cảm ơn chân
thành nhất. Thầy cô đã dùng kiến thức quý báu của mình truyền đạt lại cho sinh viên chúng em
một cách tận tình và tâm huyết. Đặc biệt em xin cảm ơn Giảng viên hướng dẫn, cô Nguyễn Thị
Thu Hương đã tận tình hướng dẫn, đóng góp những nhận xét quý báu cho báo cáo của em, để
từ đó em có thể hồn thành báo cáo hồn thiện và chỉn chu nhất!
Bài báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện trong khoảng thời gian 3 tháng. Do còn
bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi những sai sót trong q trình thực hiện, em rất mong nhận được
những ý kiến, đóng góp từ q Thầy cơ để kiến thức nghiệp vụ trong ngành của em dần hoàn
thiện hơn.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Công Ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ
kỹ thuật Lotus Việt Nam đã giúp em có cơ hội được học tập, làm việc và trao đổi một số kiến
thức nghiệp vụ thực tế tại Công ty.
Lời cuối, em xin chúc Ban Giám hiệu, Quý thầy cô, Ban Giám đốc và các anh/chị trong
Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam thật nhiều sức khỏe và thành
công!
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động kinh doanh buôn bán đang diễn ra sôi nổi trên phạm vi tồn thế giới.
Do đó, xuất nhập khẩu thể hiện sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nền kinh tế trong thời kỳ
hội nhập và phát triển. Đặc biệt trong tình hình hiện nay, xu hướng liên kết thương mại
toàn cầu tác động chặt chẽ tới nền kinh tế quốc gia và kinh tế thế giới.
Với lợi thế có bờ biển dài, các cảng đang được Nhà nước và Doanh nghiệp đầu tư
và xây dựng tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển nước ta diễn ra
sơi nổi. Bên cạnh đó, chi phí vận tải biển có giá cả hợp lý hơn rất nhiều so với các
phương thức vận tải bằng đường hàng không là một trong những lý do xuất nhập khẩu
bằng đường biển luôn là phương án ưu tiên được các doanh nghiệp lựa chọn.
Để đảm bảo cho hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra một cách thuận lợi, thì

một cơng ty logistics cần có quy trình cụ thể, rõ ràng. Nhận thấy tầm quan trọng của một
quy trình nhập khẩu hàng hóa, nên sau q trình thực tập tại Cơng ty cổ phần Thiết bị và
Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức giao nhận nhập khẩu
ô tô bằng đường biển tại Công ty cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt
Nam” cho bài báo cáo tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam.
- Quy trình nghiệp vụ giao nhận ơ tơ nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ
phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam.
- Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của quy trình nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập
khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường
biển tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam.

1


-

Phạm vi nghiên cứu: Trong phạm vi của một doanh nghiệp thực hiện dịch vụ giao

nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển và chỉ mô tả theo một lô hàng thực tế đã được thực
hiện tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu trực tiếp: Trực tiếp quan sát, tìm hiểu về cách thức hoạt
động kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty trong thời gian thực tập tại đơn vị. Tham
gia thảo luận và đặt câu hỏi cho Trưởng phòng trong các buổi họp về các kiến thức
nghiệp vụ chuyên nghiệp.

- Phương pháp nghiên cứu gián tiếp:
+ Giáo trình học thuật được lưu hành tại thư viện trường Đại học Công nghệ Giao thơng
vận tải, giáo trình mơn học từ các giảng viên.
+ Báo cáo tài chính, tình hình kinh doanh của cơng ty tại phịng Hành chính.
+ Một số tài liệu tham khảo uy tín trên mạng Internet.
5. Bố cục của báo cáo
Nội dung của báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về tổ chức quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chương II: Thực trạng giao nhận Công ty Cổ phần Thiết bị Và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus
Việt Nam
Chương III: Xây dựng phương án tổ chức giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty Cổ phần Thiết bị Và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam

2


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU
1.1.

Khái qt chung về giao nhận hàng hóa

1.1.1. Giao nhận hàng hóa và dịch vụ giao nhận
1.1.1.1.

Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế và dịch vụ giao nhận

Giao nhận hàng hóa quốc tế là thực hiện những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan
đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi
nhận hàng ở hai quốc gia khác nhau.

Theo “Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA về Dịch vụ giao
nhận”: dịch vụ giao nhận là bất cứ các loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom
hàng, lưu kho, bốc xếp đóng gói hay phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn
hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,
thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật thương mại năm 1997 của Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là
hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa, nhận hàng từ người
gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ, các dịch vụ khác có
liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc
người giao nhận khác.
1.1.1.2.

Đặc điểm hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Đặc điểm nổi bật trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là người
mua và người bán ở các nước khác nhau. Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người
bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ người bán sang người
mua. Hàng hóa được vận chuyển đến tay người mua cần phải trải qua các công việc khác
nhau liên quan đến quá trình chuyên chở, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên phương tiện
vận chuyển, chuyển tải, dỡ hàng ra khỏi phương tiện, và giao cho người nhận.

3


Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thực chất là tổ chức q trình chun chở
hàng hóa từ nước này sang nước khác, và giải quyết tất cả các thủ tục liên quan đến q
trình chun chở đó.
1.1.2. Vai trị, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
1.1.2.1.
-

Vai trò của người giao nhận

Khi người giao nhận là đại lý: Nhận ủy thác của người chuyên chở hoặc chủ hàng

để thực hiện các công việc khác nhau như vận chuyển, giao hàng, nhận hàng, lập chứng
từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho, … Dựa theo hợp đồng mua bán, thì người giao nhận là
một đại lý của người chuyên chở hoặc người giao hàng.
Khi người giao nhận là người gom hàng: Tập hợp những lô hàng LCL thành
những lô hàng FCL, đặc biệt được thuê trong vận tải đường biển và đường sắt.
Khi người giao nhận là người chuyên chở: Ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và
chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Nếu người giao nhận trực
tiếp chuyên chở thì là người chuyên chở thực tế, nếu người giao nhận thuê bên khác
chuyên chở thì được gọi là người thầu chuyên chở.
Khi người giao nhận là môi giới hải quan: Thay mặt chủ hàng chuẩn bị các chứng
từ cần thiết và khai báo hải quan cho lô hàng được ủy thác. Lúc này người giao nhận thay
mặt cho chủ hàng, người xuất khẩu, người nhập khẩu khai báo hải quan, làm thủ tục hải
quan.
Khi người giao nhận là người kinh doanh vận tải đa phương thức: Cung cấp dịch
vụ vận tải từ cửa tới cửa bằng nhiều phương thức, thì khi đó người giao nhận đã đóng vai
trị kinh doanh vận tải đa phương thức MTO. Khi đó, người giao nhận phải chịu trách
nhiệm đối với hàng hóa từ điểm đầu tới điểm cuối.
1.1.2.2.

Quyền hạn, nghĩa vụ của người giao nhận

Theo quy định Điều 167, Luật Thương mại Việt Nam quy định:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.

4


- Trong q trình thực hiện hợp đồng, nên có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng
thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho
khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng phải
thông báo cho khách hàng biết để xin được chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa
thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
1.1.2.3.

Trách nhiệm của người giao nhận

* Khi Người giao nhận là đại lý: sẽ phải chịu trách nhiệm về những sơ suất, lỗi
lầm và thiếu sót như:
- Giao hàng khơng đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Chờ hàng sai sót đến nơi quy định.
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hồn lại thuế.
- Giao hàng mà khơng thu tiền từ người nhận hàng.
- Chịu trách nhiệm về những thiệt hại gây ra cho người thứ ba trong hoạt động của mình.
Nhưng khơng chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại do người thứ ba gây ra.
* Khi người giao nhận là người chuyên chở:
- Chịu trách nhiệm cung cấp những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm về những thiệt hại do người thứ ba gây ra – là người thuê để thực hiện
hợp đồng với khách hàng.
Điều 170, Luật Thương mại Việt Nam giới hạn trách nhiệm của người giao nhận:

5


- Trong mọi trường hợp không vượt quá giá trị hàng hóa, trừ khi các bên có thỏa thuận
khác trong hợp đồng.
- Không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc mất mát, hư hỏng hoặc
chậm giao hàng khơng phải lỗi do mình gây ra.
- Tiền bồi thường được tính trên cơ sở giá trị hàng hóa ghi trên hóa đơn và các khoản tiền
khác có chứng từ hợp lệ.
- Người làm dịch vụ giao nhận không phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau
đây:
+ Không nhận được thơng báo khiếu nại trong vịng 14 ngày làm việc, kể từ ngày
giao hàng
+ Không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc tòa
án trong thời gian 9 tháng, kể từ ngày giao hàng
Điều 169, Luật Thương mại Việt Nam quy định người giao nhận không chịu trách
nhiệm trong những trường hợp sau:
- Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh, đình cơng.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
1.2.

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển

1.2.1. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1.1.

Cơ sở pháp lý

Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phải dựa trên cơ sở
pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, pháp luật Việt Nam:

6


-

Các công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán, ...
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải, các

loại hợp đồng và thư tín dụng mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu.
Ví dụ:
+ Bộ luật hàng hải 1990;
+ Luật thương mại 1997;
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP;
+ Quyết định của Bộ trưởng Bộ GTVT: quyết định số 2106 (23/08/1997) liên quan
đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam.
1.2.1.2.

Nguyên tắc giao nhận

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hóa tại các cảng biển là do cảng tiến hành dựa trên cơ sở hợp đồng
giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với cảng.
- Đối với những hàng hóa khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ
hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (qui định
mới từ 1991). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết

toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh tốn
các chi phí liên quan khác.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng thực hiện. Trường hợp chủ hàng
muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và trả các lệ phí, chi phí
liên quan cho cảng.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với taufm cảng nhận hàng bằng
phương thức nào thì phải giao bằng phương thức đó.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi cảng.
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình những
chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục
trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.

7


1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại
cảng biển
1.2.2.1. Nhiệm vụ của cảng
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Có 2 loại
hợp đồng:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản
hàng hóa
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo
vệ quyền lợi của chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất
nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.

- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong q trình giao
nhận vận chuyển xếp dỡ.
- Hàng hóa lưu kho, lưu bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì càng phải bồi thường nếu có
biên bản hợp lệ và nếu cảng khơng chứng minh được là cảng khơng có lỗi.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong bao nếu bao kiện, dấu xi vẫn
nguyên
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ
(dấn đến nhầm lẫn, mất mát)

8


1.2.2.2. Nhiệm vụ của chủ hàng
- Chủ hàng/ Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị
nhận ủy thác giao nhận tiến hành.
- Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực
tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
- Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Cung cấp cho cảng những thơng tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng đến cảng giao nhận hàng hóa.
* Đối với hàng xuất khẩu, gồm các chứng từ sau:
+ Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý tàu
biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung
cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
* Đối với hàng nhập khẩu, gồm các chứng từ sau:
+ Lược khai hàng hóa

+ Sơ đồ xếp hàng
+ Chi tiết hầm tàu
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các chứng
từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại với các bên
có liên quan và thanh tốn chi phí cho cảng.
1.2.2.3. Nhiệm vụ của Forwarder
- Khách hàng nhỏ, lẻ không dễ tiếp cận với các hãng tàu, hãng vận tải lớn vì vậy bên
trung gian là freight forwarder sẽ giúp họ kết nối.
9


- Các freight forwarder sẽ giúp tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, hãng vận tải phù
hợp với tuyến đường tốt nhất, và cũng ghép nhiều chuyến hàng cùng giao tới cùng địa
điểm, như thế chi phí sẽ tối ưu nhất cho chủ hàng.
- Ngồi ra, các cơng ty về dịch vụ freight forwarder còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ phụ
trợ khác để tăng thêm doanh thu cho công ty như:
+ Làm thủ tục thơng quan, hồn tất hồ sơ thông quan, nộp thuế xuất nhập khẩu,
tiết kiệm chi phí đi lại, quy trình, thời gian thơng quan cho chủ hàng.
+ Các vấn đề liên qua về chứng từ, vận đơn (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O),
giấy phép xuất nhập khẩu.
+ Quản lý hàng tồn kho, logistics và chuỗi cung ứng.
1.2.2.4. Nhiệm vụ của Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối
với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu,
thuế nhập khẩu.
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian
lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng

biển.
1.3. Trình tự và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.3.1. Trình tự giao nhận hàng xuất khẩu
1.3.1.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu
cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.
a. Giao hàng xuất khẩu cho cảng:

10


- Giao Danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List) và đăng ký với phịng điều độ để bố trí
kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp
đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
b. Giao hàng xuất khẩu cho tàu:
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR)
của tàu.
+ Giao cho cảng Danh mục hàng hố xuất khẩu để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. Trên
cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan,
Stowage plan) trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu
+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng, ấn định
số máng xếp hàng, bố trí xe và cơng nhân và người áp tải (nếu cần).
+ Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm.

Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình
giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm
đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi

11


cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm
đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).
+ Khi giao nhận một lơ hoặc tồn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's
Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On board Bill of
Lading). Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally
Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký
xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán
+ Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng
từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh tốn, xuất trình cho ngân hàng để thanh
tốn tiền hàng.
+ Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hoá đơn thương mại,
Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận
trọng lượng, số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần.
- Thanh tốn các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản,
lưu kho.
- Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
1.3.1.2. Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Ðây là các hàng hoá xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho
riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước
giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết
hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng).

Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác
nhận của ba bên.

12


1.3.1.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
* Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL):
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking
Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục
hàng xuất khẩu (Cargo List).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và
giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm
tra và giám sát việc đóng hàng vào container.
- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều
chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (Container Yard)
quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng
chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt.
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
* Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL):
- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ
những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ
hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở
hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS) hoặc ICD.
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hoá và giám sát việc đóng hàng
vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong,

13


kẹp chì container, chủ hàng hồn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu
thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh tốn.
1.3.2. Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu
1.3.2.1. Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
* Cảng nhận hàng từ tàu
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng:
+ Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest);
+ Sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, điều độ
cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
- Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu
ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản
để hai bên cùng ký. Nếu tàu khơng chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập
biên bản mới tiến hành dỡ hàng
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về
kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và
phân loại hàng hố cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet.
- Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số
lượng, loại hàng, số B/L.
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng
hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet.

14


- Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều

ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo
Manifest) và B/L.
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng
(COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao
thiếu.
* Cảng giao hàng cho chủ hàng
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu
của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận
đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai;
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận
này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng;
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan. Bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
+ Giấy phép nhập khẩu
+ Hóa đơn thương mại (Invoice)
+ Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
+ Giấy chứng nhận chất lượng hoặc kiểm dịch (nếu có)
+ Lệnh giao hàng
15


Hải quan kiểm tra chứng từ, kiểm tra hàng hóa và tính thuế thì chủ hàng ký nhận
vào giấy thơng báo thuế (có thể nộp thuế trong vịng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn
thành thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi
cảng và chở hàng về kho riêng.

1.3.2.2. Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
- Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng:
+ Vận đơn đường biển (B/L);
+ Lệnh giao hàng(D/O).
- Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lên hố đơn cước phí
bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để
nhận hàng.
- Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác
nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với
tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên.
1.3.2.3. Ðối với hàng nhập bằng container.
* Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy
giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hố (chủ hàng có thể đề
nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ
container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt);

16


- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng
cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
* Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
- Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của
người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như
trên.
1.3.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Là khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa và là khâu quyết định đến lợi
ích cơng ty. Nhân viên sale tiến hành đàm phán với khách hàng và ký kết hợp đồng ngoại
thương cho việc xuất khẩu lô hàng. Hai bên thỏa thuận về những nội dung cần thiết,
chẳng hạn như:
- Thông tin hàng hóa
- Giá cả, thanh tốn
17