KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO
1
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA.........................................4
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa.............................................................5
1.1.1. Khái niệm giao nhận........................................................................................5
1.1.2. Vai trò của người giao nhận.............................................................................5
1.1.3. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận...........................7
1.2. Giao nhận hàng hóa XNK tại cảng biển..............................................................9
1.2.1.Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK.....................................9
1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK..................11
1.3. Trình tự giao hàng xuất khẩu.............................................................................13
1.3.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng.......................................13
1.3.2. Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho bãi..................................................15
1.3.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container..............................................15
1.4.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.............................................16
1.4.1. Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán..............................................................16
1.4.2. Xin giấy phép xuất khẩu.................................................................................17
1.4.3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu...............................................................................17
1.4.4. Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu........................................................17
1.4.5. Thủ tục Hải Quan...........................................................................................19
1.4.6.Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu..................................................20
1.4.7. Thơng Báo Giao Hàng, Lập Bộ Chứng Từ Thanh Tốn.............................20
1.4.8. Trình chứng từ thanh tốn tại ngân hàng thương lượng............................21
1.4.9. Giải quyết khiếu nại (nếu có).........................................................................21
CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO.............................................................22
1. Khát quát về công ty...............................................................................................22
2. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty:....................................................................24
3.Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cơng ty......................31
CHƯƠNG III: TỔ CHỨC CÔNG TÁC GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG MAY
MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KTO LOGISTICS.....................................................44
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty..........................................44
2
3.2. Xây dựng phương án tổ chức công tác giao nhận hàng may mặc xuất
khẩu của công ty.........................................................................................................45
3.2.1. Căn cứ xây dựng quy trình.............................................................................45
3.2.2. Quy trình tổ chức cơng tác giao nhận cho mặt hàng may mặc của công ........
ty Cổ phần giao nhận KTO......................................................................................52
KẾT LUẬN.....................................................................................................................73
Lời mở đầu
Tại Việt Nam giao nhận hàng hố xuất nhạp khẩu nó khơng cịn là một lĩnh vực mới
mẻ, tuy nhiên nhìn chung ở Việt Nam thì nó chưa phổ biết và chỉ đang phát
triển.Trong tương lai đây là một lĩnh vực kinh doanh sinh lợi cao và có sức hấp dẫn
mạnh mẽ,nó có nhiều tiềm năng phát triển vì chúng ta có khả nhiều cảng biển thuận
lợi cho phát triển thành nơi trung chuyển hàng hố như các cảng ở Hải Phịng.
Giao nhận hàng hố cịn là một khâu tác động đến q trình lưu chuyển hàng hố
mua bán ngoại thương,gắn kết nhiều lĩnh vực khác trong q trình sản xuất - lưu
thơng hàng hố.Nó cần được tách riêng ra trong lĩnh vực sản xuất và trở thành một
ngành dịch vụ hỗ trợ cho sản xuất.Nó rất quan trọng bởi đảm bảo tính đúng thời gian
và vận chuyển an tồn,khơng làm mất hay hư hỏng hàng hoá,đảm bảo đến đúng tay
người nhận.
Ngày nay trong xu thế hội nhập thì việc đẩy mạnh hoạt động XNK là một trong
những nhiệm vụ quan trọng của đất nước, kéo theo đó là việc mở rộng và tăng nhanh
tốc độ phát triển của việc giao nhận là một điều tất yếu.Do đó,việc giao nhận vận
tải,đặc biệt là giao nhận bằng đường biển nó khơng thể thiếu được trong hoạt động
kinh tế.Nó được cho là hệ thống huyết mạch của hoạt động kinh tế.Chính vì điều này
mà ngày càng có nhiều cơng ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc giao nhận hàng hố XNK và thực tiễn tại
cơng ty Cơng ty cổ phần giao nhận KTO,em đã quyết định chọn đề tài:
“TỔ CHỨC GIAO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO”
3
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa
1.1.1. Khái niệm giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước
khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua. Trong trường hợp đó,
người giao nhận (Forwarder: Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng
và thực hiện các thủ tục liên hệ đến việc vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được
định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,
bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có
liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo
hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo điều 163
của luật thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì dịch vụ giao nhận
hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng
hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ
tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo
sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác.
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có
liên quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người
giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và
thuê dịch vụ của người thứ ba khác.
4
1.1.2. Vai trò của người giao nhận
Vai trò truyền thống của người giao nhận trong Thương mại quốc tế
(người giao nhận với vai trị là đại lý, mơi giới). Khởi đầu người giao nhận chỉ làm
đại lý thực hiện một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu uỷ thác, thay mặt cho
họ như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, lo liệu vận tải nội địa, làm
thủ tục thanh toán tiền hàng…
Sau này do sự mở rộng của Thương mại quốc tế và sự phát triển của các
phương thức vận tải phạm vi dịch vụ giao nhận đã được mở rộng thêm. Ngày
nay, người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc th tàu mà cịn
cung cấp dịch vụ trọn gói về tồn bộ q trình vận tải và phân phối hàng hố.
Khi mới ra đời, vai trị truyền thống của người giao nhận chỉ thể hiện ở trong
nước. Hầu hết các hoạt động của người giao nhận đều chỉ diễn ra trong đất
nước họ. Tại đó người giao nhận tham gia vào các hoạt động xuất nhập khẩu
bằng một việc hồn tất thủ tục hải quan cho hàng hố vào nước nhập khẩu với
vai trị là một mơi giới hải quan. Mặt khác, người giao nhận hoàn tất thủ tục hải
quan cho hàng hoá xuất khẩu và dành chỗ cho hàng trong vận tảI quốc tế hoặc
lưu cước với hãng tàu ( trường hợp chuyển chỗ bằng đường biển) với chi phí
cho người xuất khẩu hoặc nhập khẩu chịu tuỳ thuộc vào đIều kiện thương mại
được chọn trong hợp đồng mua bán. Tại một số nước như pháp, mỹ hoạt đọng
của người dao nhận yêu cầu phải có giấy phép làm môi giới hải quan. Trước
đây người dao nhận không đảm nhận tránh nhiệm của người chuyên chở, anh
ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở hoặc là
một chung gian môi giới.
Khi người giao nhận đóng vai trị đại lý, nhiệm vụ của anh ta chủ yếu là do
khách hàng qui định. Những nhiệm vụ này thường được quy định trong luật
tập tục về đại lý hoặc lật dân sự về uỷ quyền tuy nhiên, những quy định này
khơng cịn nhấn mạnh vào vấn đề dao nhận nữa và đIều kiện hoàn cảnh cũng
khác nhau.
5
Quyền hạn của người của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý theo đIều
kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận có
quyền :
+ Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng
những phương tiện và tuyến đường vận tải thơng thường. + Cần giữ
hàng hố để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng
nợ.
Mặc dù người dao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình,
những quyền này khơng thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận
hiện đại ngày nay. Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao dịch
theo những đIều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh
tiêu chẩu của các hiệp hội giao nhận quốc gia .
Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý. Theo điều kiện kinh
doanh tiêu chuẩn quy ước trung của FIATA, người dao nhận phải: +
Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý
nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng.
+ Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn
của khách hàng.
Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý. Là đại lý người giao
nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm
cơng cho mình.
1.1.3. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
a. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và
nghĩa vụ sau đây:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
6
- Trong q trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng
phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không
thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thơng
báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp
đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
b. Trách nhiệm của người giao nhận - Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
- Giao nhận không đúng chỉ dẫn.
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrongdestination).
- Giao hàng không phải là người nhận.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
- Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc khơng hồn thuế.
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên,
người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba
như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là
đã lựa chọn cẩn thận.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn”
(Standard Trading Conditions) của mình.
- Khi là người chuyên chở (Principal)
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trị là một nhà thầu
độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách
hàng yêu cầu.
7
Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên
chở, của người giao nhận khác... mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải
như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của
các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng
khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là
tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trị là người chun chở khơng phải trong trường
hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính
mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát
hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách
nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier).
Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng
gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm
như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng
phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay
ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chun chở khi đóng vai trị là
người chun chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường khơng áp
dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương
mại quốc tế ban hành.
Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư
hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu khơng phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh hoặc đình cơng.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
- Ngồi ra, người giao nhận khơng chịu trách nhiệm về mất khoảng lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà khơng phải
do lỗi của mình.
8
1.2. Giao nhận hàng hóa XNK tại cảng biển
1.2.1.Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK
1.2.1.1 Cơ sở pháp lý
Trong quá trình giao nhận vận tải đường biển, quãng đường rất xa, việc
bảo vệ hàng hóa an tồn, tránh tổn thất rất quan trọng vì thế việc xác nhận rõ
quyền và nghĩa vụ giữa các bên là vô cùng quan trọng. Điều này được quy định rõ
trong:
- Các công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa như Cơng ước
Vienne 1980 về bn bán quốc tế.
- Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận
vận tải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ
hàngXNK.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
+ Bộ luật hàng hải1990
+ Luật thương mại1997
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
+ Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải; quyết định số 2106 (23/8/1997)
liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt
Nam…
1.2.1.2 Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa
XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành
trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với
cảng.
- Đối với những hàng hóa khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì có
thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực
tiếp với người vận tải (tàu) (quy định mới từ năm 1991). Trong trường
hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực
9
tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm thốt dỡ,
thanh tốn các chi phí có liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thựchiện.
- Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải
thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng
bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi,
cảng.
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất
trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải
nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng
hóa ghi trên chứng từ.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp
làm.
1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK
1.2.2.1 Nhiệm vụ ở cảng
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với
chủ hàng. Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận.
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo
quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được
ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần
thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác
của chủ hàng xuất nhập khẩu.
10
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực
cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên
trong q trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
- Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải
bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng khơng chứng minh được là cảng
khơng có lỗi.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn
nguyên vẹn.
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc
không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát).
1.2.2.2. Nhiệm vụ của các chủ chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng quacảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa khơng qua
cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường
hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với
cảng.
- Cung cấp cho cảng những thơng tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng
hóa:
- Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho tồn tàu, do
đại lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập,
được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.10 - Đối với hàng nhập
khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa.
+ Sơ đồ xếp hàng.
11
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các
chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa
tiêu.
- Theo dõi q trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh. Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở
khiếu nại các bên có liên quan và thanh tốn các chi phí cho cảng.
1.2.2.3. Nhiệm vụ Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát
kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu. Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu,
về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý
hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép
hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển.
1.3. Trình tự giao hàng xuất khẩu
1.3.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng
Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp
trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng
cho tàu.
1.3.1.1. Giao hàng XK cho cảng
- Giao danh mục hàng hố XK (CargoList) và đăng ký với phịng điều độ để
- Bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để
- ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
1.3.1.2. Giao hàng XK cho tàu
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu.
12
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn
sàng (NOR) của tàu.
+ Giao cho cảng Danh mục hàng hoá XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ
Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hố sẽ lên Sơ đồ xếp
hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng,
ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và cơng nhân và người áp tải (nếu
cần).
+ Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm.
Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong
quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng
giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo
hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng
(Final Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu
kiểm đếm (TallySheet).
+ Khi giao nhận một lô hoặc tồn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó
(Mate's Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay
On board Bill of Lading). Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã
xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General
Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lậpB/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
+ Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy
các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh tốn, xuất trình
cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.
+ Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hoá đơn
thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu
đóng gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng.
13
Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá
nếu cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận
chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
1.3.2. Đối với hàng xuất khẩu khơng lưu kho bãi
Ðây là các hàng hố XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng
của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các
bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với
cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba
(cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và
ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên.
1.3.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
1.3.3.1. Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full containerload
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu
(Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký
cùng với Danh mục hàng XK (CargoList).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng
mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có)
đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.- Sau khi đóng xong,
nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container.
Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY:
Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy
định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu
xếp hàng) và lấy Mate'sReceipt.
14
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate'sReceipt để đổi lấy vận đơn.
1.3.3.2. Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than containerload
- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp
cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note
được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm
giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người
chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station)
hoặc ICD.
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hố và giám sát việc
đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau
khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hồn thành nốt thủ tục
để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
1.4.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
1.4.1. Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán
Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu.
Người bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh tốn,
đồng thời người xuất khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh tốn mới an tâm
sản xuất.
13Với những phương thức thanh toán khác nhau (thanh toán T/T, thanh tốn
D/P, nhờ thu…) sẽ có những việc cụ thể khác nhau, nhưng vẫn thể hiện tiền
đã có để trà.
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà Xuất Khẩu sau khi ký hợp đồng
ngoại thương, cần tiến hành các bước sau:
Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thỏa thuận của Hợp Đồng.
15
Kiểm tra L/C và thực hiện tu chỉnh L/C (nếu cần) .Sau khi kiểm tra xong thấy
phù hợp mới giao hàng cịn nếu khơng phù hợp phải báo cho người mua và ngân
hàng của người mua để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới giao hàng.
1.4.2. Xin giấy phép xuất khẩu
Theo điều 33, luật thương mại của Việt Nam:”Thương nhân chỉ được hoạt
động thương mại với nước ngoài nếu có đủ các điều kiện do chính phủ qui
định sau khi đã đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền:. Và
quyền kinh doanh xuất nhập khẩu được qui định cụ thể ở điều 3, chương 2 của
Nghị định 57/CP ngày 31/07/1998:”Thương nhân được phép kinh doanh xuất
nhập khẩu, trừ những mặt hàng cắm xuất, cấm nhập và những mặt hàng xuất
nhập khẩu có điều kiện ”
Đối với các mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch hoặc quản lý bằng giấy phép, doanh
nghiệp phải Xin giấy phép Xuất Khẩu trước.
1.4.3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Hàng hóa Xuất Khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng,
cần lưu ý rằng buôn bán quốc tế rất cần giữ uy tín và đây là một yếu tố quan
trọng trong việc thu hút đối tác. Doanh nghiệp phải tự sức mình đánh giá
năng lực và ký hợp đồng giao hàng đúng hạn. Chất lượng sản phẩm phải đúng
theo yêu cầu hợp đồng qui định. Giao hàng đúng chất lượng và đúng thời gian
là hai yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn làm ăn lâu dài với các cơng ty
nước ngồi.
1.4.4. Th tàu hoặc báo người mua th tàu
Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định người bán phải thuê phương tiện để
chuyên chở hàng hoá đến địa điểm đích (nếu điều kiện giao hàng của hợp
đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người
xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải.
16
Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập khẩu phải
thuê phương tiện chuyên chở về nước (nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS,
FOB). Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà người xuất khẩu lựa chọn các phương thức thuê
tàu như sau:
Phương thức thuê tàu chợ (liner):
Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter): Phương thức thuê tàu
định hạn (Time charter):
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá
về phẩm chất, số lượng , trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động thực
vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh (tức kiểm
dịch)
Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người
mua , việc giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc
lập, ví dụ như: Vinacontrol, cơng ty giám định Sài Gịn(SIC)…
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Tùy theo điều kiện thương mại trong mua bán quốc tế, hợp đồng sẽ qui định
người bán phải mua bảo hiểm hay không, điều khoản này cịn ghi rõ mua bảo
hiểm của cơng ty nào, mua trị giá nào, thời gian mua…
Người xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồng để liên hệ công ty bảo hiểm, xin
mua bảo hiểm, nhận lại các giấy chứng nhận hoặc hợp đồng bảo hiểm để
thanh toán sau này.
Trong trường hợp khơng có nghĩa vụ mua bảo hiểm, nhưng rủi ro trong suốt
chặng đường đi mình phải chịu, người xuất khẩu cũng phải mua bảo hiểm để
bảo vệ cho chính cơng ty mình.
Hợp đồng bảo hiểm chun chở hàng hoá xuất nhập khẩu là một hợp
đồng hội đủ các tính chất sau:
Là 1 hợp đồng bồi thường (contract of indemnity) vì khi có tổn thất xảy ra,
người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường cho người được bảo hiểm. Là 1
hợp đồng của lòng trung thực (contract of good faith) vì người mua bảo hiểm
phải khai báo trung thực khơng có ý đồ xấu làm hại người bảo hiểm, ngược
lại người bảo hiểm có nhiệm vụ đảm bảo bồi thường đúng mức.
17
Lưu ý dù có mua bảo hiểm trước, nhưng sau khi giao hàng xuống tàu thì bảo
hiểm mới có hiệu lực.
1.4.5. Thủ tục Hải Quan
Bước 1: bao gồm các công việc sau:
- Người khai báo tự kê khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo mẫu
của Hải Quan.
- Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, biểu giá tính
thuế của Bộ Tài Chánh, của Tổng Cục Hải Quan để tự áp dụng mã
số tính thuế cho hàng hố của mình.
- Tự tính thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu và VAT cho hàng hoá.
Bước 2: bao gồm các công việc chủ yếu sau:
- Hải Quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kê khai hàng hoá xuất nhập
khẩu, kiểm tra hồ sơ và đóng dấu tờ khai để xác định thời điểm tính
thuế cho hàng hố
- Dựa trên kết quả tính thuế của người tự khai được ghi trên tờ khai,
hải quan sẽ ra thông báo thuế. Có 2 trường hợp xảy ra:
* Trường hợp người tự khai đã tính đúng thuế cho hàng hố của mình, hải
quan sau khi kiểm tra sẽ cho ra thông báo thuế đúng với nội dung tự khai đó.*
Trường hợp người tự khai báo tính thuế khơng đúng và hải quan sau khi kiểm
tra thấy số tiền thuế cần phải nộp cú th tng hoăc gim so vi s tin ó được
tính trên tờ khai. Lúc đó, hải quan sẽ ra thêm quyết định về thuế, kèm theo
thông báo thuế, trên quyết định đó ghi số tiền tăng hoặc giảm mà người khai
báo phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Riêng trường hợp thuế tăng phải nộp
thêm thì doanh nghiệp sẽ cịn bị phạt vi phạm như đã nói ở trên. Bước 3: Kiểm
hoá theo phân luồng hàng. Ở bước này, nhân viên hải quan thực hiện kiểm
hoá và giám sát giải phóng hàng.
Bước 4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp thuế sau khi hải quan đã thực
hiện kiểm tra khai báo hải quan của doanh nghiệp và đã thực hiện xử lý vi
phạm (nếu có).
18
1.4.6.Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu
Hàng xuất khẩu nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, do đó chủ hàng
hoặc người xuất khẩu thường phải làm những công việc sau:
Lập bảng kê hàng chuyên chở gồm các nội dung chủ yếu như:
consignee, mark, B/L number, description of cargoes. Number of packages,
gross weight, measurement, name port of destination…Trên cơ sở đó khi lưu
cước hãng tàu lập S/O( shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu (cargo plan
or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gởi hàng, để tính các chi phí liên
quan. Thơng thường Cargo plan không trực tiếp giao cho chủ hàng nhưng chủ
hàng vẫn có quyền yêu cầu xem Cargo plan để biết được hàng hố của mình đã
được sắp xếp đúng u cầu chưa, nếu chưa thì có quyền u cầu thay đổi.
Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu khi thuê tàu chợ.
Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do cơng nhân
cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu (mục đích của việc giám sát
q trình bốc hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng
thực giao và giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao
nhận )
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấp “Biên lai thuyền phó”
(Mate’s receipt) xác nhận hàng đã nhận xong.
Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch.
• Nếu gửi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký
hợp đồng vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn.
• Nếu gửi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt
(nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt
(nếu hàng là nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt.
1.4.7. Thông Báo Giao Hàng, Lập Bộ Chứng Từ Thanh Tốn
Sau khi giao hàng xong, ngày hơm sau người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận
tải. Đồng thời lập C/O và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng. Nhanh
chóng lập bộ chứng từ thanh tốn trình ngân hàng để đòi tiền. Yêu cầu của bộ
19
chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội
dung và hình thức (nếu thanh tốn bằng L/C, cịn nếu thanh tốn bằng các
phương thức khác thì theo yêu cầu trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân
hàng).
1.4.8. Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng
Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau: Tất
cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về:
số bảng, mô tả hàng hoá, thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày
cấp…
Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải
ký hậu vào đơn trước khi chuyển giao cho ngân hàng.
Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà xuất
khẩu phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gởi, trên cơ sở được sự
chấp nhận của người mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập bộ chứng từ thanh
toán cần 2 bộ như sau:
Một bộ hồn tồn phù hợp với L/C để thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng
từ. Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ tahnh toán theo D/A, D/P, hoặc
T/T…
Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh
tốn hoặc chiết khấu.
1.4.9. Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên 2 bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần
giải quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài. Nếu
không được mới cần sự giúp đỡ hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài
kinh tế hoặc giai quyết ở tòa án như trong hợp đồng đã qui định.
Người bán khiếu nại: khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền
khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo như
hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, các thư từ giao dịch… Người
mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại: khi nhận được đơn khiếu nại của
20
người mua và các cơ quan hữu quan khác, thì người bán cần phải nghiêm túc
nghiên cứu hồ sơ, nhanh chóng tìm phương thức giải quyết 1 cách thoả đáng.
Tóm lại qui trình thực hiện gồm 9 bước sau:
1 Kiểm tra tiền thanh toán
2 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần thiết).
3 Chuẩn bị hàng hóa.
4 Thuê tàu mua bảo hiểm
5 Làm thủ tục Hải quan
6 Giám định hàng hóa, xuất hàng
7 Lấy bill, xin C/O, thông báo khách hàng
8 Trình chứng từ thanh tốn
9 Giải quyết khiếu nại ( nếu có )
CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO
PHẦN 1: GIỚI THIỆU CƠNG TY
1. Khát qt về cơng ty
Cơng ty cổ phần giao nhận KTO (KTO Logistics JSC)
Địa chỉ trụ sở chính:Tầng 21,Capital Tower,109 Trần Hưng Đạo,phường Cửa
Nam,quận Hồn Kiếm,Hà Nội, Việt Nam.
Là một Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải Quốc tế hàng hóa
xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không. Là một trong những đơn vị
hàng đầu về giao nhận vận tải tại Việt nam, chúng tôi luôn ý thức được rằng khách
hàng ln ln giữ vai trị trung tâm trong dịch vụ của chúng tôi, và luôn cam kết
mang tới khách hàng những dịch vụ tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất, an toàn, hiệu quả
21
nhất với nhiều tiện ích và dịch vụ gia tăng để thỏa mãn nhu cầu vận chuyển, giao
nhận hàng hóa của Quý khách hàng.
Hiện KTO Logistics là thành viên của:
– Hiệp hội giao nhận vận tải Quốc tế (FIATA)
– Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam (VIFFAS)
– Hiệp hội Đại lý và Môi giới hàng hải Việt Nam (VISABA)
Cùng với hệ thống Chi nhánh ở Việt Nam như: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Đà
Nẵng, Quy Nhơn, Vũng tàu và Quảng Ninh. Chúng tôi tạo dựng được một hệ thống
riêng trong lĩnh vực vận tải và giao nhận nhanh tại hầu hết các quốc gia trên thế giới,
đặc biệt là khu vực Châu Á Thái Bình Dương. Bên cạnh đó là đội ngũ nhận sự trẻ,
năng động, chuyên nghiệp và am hiểu sâu sắc nghề nghiệp đã tạo nên thương hiệu
riêng của Công ty trong Hiệp hội giao nhận Việt Nam, được khách hàng và đối tác
đánh giá cao.
Để đáp ứng được sự đa dạng về nhu cầu vận chuyển hàng hóa XNK của Quý khách
hàng, KTO Logistics JSC khơng ngừng lỗ lực để hồn thiện hơn, cung cấp tới khách
hàng nhiều dịch vụ gia tăng hơn. Các dịch vụ cơng ty có thể cung cấp tới Q khách
hàng gồm:
– Dịch vụ Chuyển Phát Nhanh quốc tế đi tới hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thơ trên
tồn thế giới.
– Vận chuyển Hàng không (AIR) đến các Cảng hàng không trên thế giới.
– Vận chuyển hàng nguyên Container (FCL) Nội địa và Quốc tế
– Vận hàng Lẻ (LCL) từ Việt Nam đi các Cảng trên thế giới
22
– Dịch vụ chuyên chở, đóng gói, khai báo Hải Quan
– Dịch vụ lưu kho bãi
– Dịch vụ môi giới thuê tàu và Đại lý hàng hải
–…
2. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty:
a. Vài nét chung về cơ cấu:
Cơ cấu bộ máy:
-Công ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu công ty là giám
đốc. +Giám đốc là người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty,
chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của
công ty. Với chế độ này, công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời.
+Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công việc
của giám đốc khi giám đốc vắng mặt.
+Các cán bộ chuyên môn của chi nhánh phải có trình độ về chun mơn nghiệp vụ
tương ứng với từng chức doanh công tác được giao và phải biết ít nhất một môn
ngoại ngữ (thông dụng là tiếng Anh).
b. Bộ máy quản lý của Công ty:
*Sơ đồ bộ máy quản lý:
23
Gi ám Đ ốc
Phó Gi ám Đ ốc
P. Sale v à
Marketing
P. Giao Nh ận
Xu ất Nh ập
Kh ẩu
P. T ài
chính KT
P. Nhân sự
* Quan hệ giữa các bộ phận quản lý - Quan hệ trực tuyến
gồm :
+ Quan hệ giữa giám đốc với các phòng sales và marketing,, phòng tài chính kế
tốn,phịng xuất nhập khẩu,phịng nhân sự
+ Mối quan hệ giữa ban giám đốc với các phòng, ban chức năng, trong đó giám đốc
là người điều hành tất cả.
-Quan hệ phối hợp :
+ Giữa các phịng ban đều có quan hệ phối hợp với nhau, giúp đỡ và hỗ trợ nhau
trong kinh doanh.
+ Giữa giám đốc và phó giám đốc cũng kết hợp với nhau theo mối quan hệ phối hợp
để chỉ đạo hoạt động của công ty.
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
- Giám đốc :
- Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị
quyết, quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của đại hội cổ đông, điều lệ
cơng ty và tn thủ pháp luật.
- Bảo tồn và phát triển vốn thực hiện theo phương án kinh doanh đã được hội đồng
quản trị phê duyệt và thông qua đại hội cổ đông.
24
- Xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. Quyết định giá mua, bán nguyên liệu, sản phẩm, dịch vụ (trừ những sản phẩm, dịch
vụ do nhà nước quy định).
- Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến
khích, mở rộng sản xuất.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV dưới
quyền.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
- Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của công
ty khi được hội đồng quản trị ủy quyền bằng văn bản.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ cơng
nhân viên.
-Phó giám đốc: được phân cơng một số cơng việc cụ thể, hồn thành những cơng
việc mà giám đốc giao cho, và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những việc phân
cơng đó
- Là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý công ty, nhân sự phụ trách trực
tiếp chỉ đạo hoạt động của công ty làm tham mưu cho giám đốc
- Khi giám đốc đi vắng thì ủy nhiệm cho phó giám đốc điều hành cơng ty.
-Phòng Giao Nhận –Xuất nhập khẩu
- Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng
tàu.
- Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng
- Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa
- Phịng tài chính kế tốn: là bộ phận tổ chức công tác quản lý về tài chính của cơng
ty, thực hiện chức năng và các chế độ kế tốn, báo cáo với cơng ty về tình hình tài
chính và kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty. Kế tốn trưởng tham mưu cho
giám đốc phương án sản xuất kinh doanh về mặt tài chính.
- Phịng sales và marketing: là bộ phận kinh doanh trực tiếp của công ty tham gia
mọi hoạt động liên quan đến phần việc kinh doanh của cơng ty. Tìm hiểu và khai
thác hàng, theo dõi và lên kế hoạch, lập phương án kinh doanh và chịu trách nhiệm
trước công việc được phân công.
25