BẰNG VÍ DỤ THỰC TIỄN HÃY LÀM RÕ NỘI DUNG VÀ CÁCH VẬN DỤNG NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
BẰNG VÍ DỤ THỰC TIỄN HÃY LÀM RÕ NỘI DUNG
VÀ CÁCH VẬN DỤNG NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN
VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Mã phách:………………………………….


Hà Nội – 2021

MỤC LỤC


PHẦN NỘI DUNG
1 .TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN LỤC NGẠN TỈNH BẮC
GIANG
1.1. Vị trí địa lý
Lục Ngạn là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, nằm trên trục đường
Quốc lộ 31, có địa giới hành chính như sau:
- Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng và huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn;
- Phía Tây và Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang;
- Phía Đơng giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang.
Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng
diện tích tự nhiên là 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chính được chia thành 2
vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã và 1 thị trấn, vùng cao gồm 12 xã.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.2.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân
dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự
chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

3


-Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; quyết tốn
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban
nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
-Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của
Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định
của pháp luật;
-Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

1.2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi
và đất đai
-Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thơng qua các chương trình
khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
-Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
-Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
-Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
-Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
1.2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
-Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

4


-Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
-Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
1.2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

-Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
-Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thơng và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
1.2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
-Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
-Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong
hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
-Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin và thể
dục thể thao
-Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
-Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ

5


đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
-Quản lý các cơng trình cơng cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng

cảnh do địa phương quản lý;
-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh
1.2.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
-Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
-Tổ chức thực hiện bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
-Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
-Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phịng tồn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
-Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
-Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, dựng
lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

6


-Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
-Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Nghị định số 14/2008NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ .
Quyết định số 21/2009/QĐ-UBND ngày 31/2/2008 của UBND tỉnh Bắc Giang
về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. Hiện nay,
UBND huyện Lục Ngạn có 13 phịng và 09 đơn vị sự nghiệp.
13 phịng chun mơn là :
1. Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn
2. Phòng Nội vụ huyện
3. Phòng Lao động –TB và xã hội huyện
4. Phịng Tài chính – Kế hoạch
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo
6. Phòng Văn hố – Thơng tin
7. Phịng Tư pháp
8. Thanh tra huyện
9. Phịng Y tế
10. Phịng Tài ngun và Mơi trường
11. Phịng Kinh tế
12. Phịng Quản lý đơ thị
13. Phịng Dân tộc
09 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :
1. Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện,
2. Ban Bồi thường GPMB,
3. Trung tâm Văn hóa,
4. Hội chữ thập đỏ,
5. Trung tâm Thể dục thể thao,
6. Đài phát thanh,
7. Trung tâm dạy nghề,

8. Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình huyện,
09. Thanh tra xây dựng huyện
2. CÁC NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.

7


-Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm
bản gốc bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
Nguyên tắc là những quy định , phép tắc làm cơ sở để xem xét , đánh giá
hoặc thực hiện một cơng việc nào đó trong thực tế . Nói cách khác , muốn thực
hiện cơng việc một cách khoa học , đạt được hiệu quả cao chúng ta cần tuân theo
những nguyên tắc nhất định . Xác định giá trị tài liệu cần được thực hiện một
cách khoa học , chính xác và hiệu quả nên cũng cần tuân theo những nguyên tắc
nhất định . Theo lý luận và thực tiễn của lưu trữ học, công tác xác định giá trị tài
liệu cần tuân theo ba nguyên tắc sau :
2.1.Nguyên tắc chính trị
Bất cứ một tài liệu nào khi sản sinh ra cũng mang những dấu ấn thể hiện
thái độ chính trị của cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra nó . Tính chính trị còn
thể hiện rõ trong nội dung của tài liệu, trong mục đích của việc ban hành tài liệu.
Vì vậy, khi xác định giá trị của bất cứ quốc gia nào, cơ quan, tổ chức hay
cá nhân nào người ta cũng cần tuân theo nguyên tắc chính trị
Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định giá trị tài liệu
cán bộ hưu trữ cần đúng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm của giai cấp thống
trị. Ở Việt Nam, xác định giá trị tài liệu cần đúng trên quan điểm lập trường của
nhân dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam. Từ đó, cán bộ lưu

trữ cần lựa chọn những tài liệu mà xét thấy có lợi Đảng, Nhà nước và nhân dân.
Khi xác định giá trị tài liệu Phong Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đúng trên lập
trường, từ tưởng quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam, chúng ta cần :
- Lựa chọn những tài liệu có lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia
và cho Đảng để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
- Đảng ta quan niệm tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài
sản quốc gia. Điều đó được ghi nhận trong Pháp lệnh Lưu trữ 2001 và những văn

8


bản khác của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ, nguồn sử
liệu để nghiên cứu và tái hiện lại lịch sử dân tộc, là kênh thông tin quan trọng để
truyền đạt những thông điệp lịch sử cho thế hệ sau một cách chân thực nhất. Vì
vậy, việc xác định gia trị tài liệu cần đứng trên quan điểm bảo vệ nguồn di sản
văn hóa thiêng liêng của dân tộc, của quốc gia và của đảng, không lấy việc loại
bỏ những tài liệu hết giá trị ra khỏi phịng là mục đích chủ yếu và hàng đầu .
- Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khác nhau, dưới chế
độ chính trị khác nhau song có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của
Đảng và Nhà nước cũng cần được lựa chọn và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong
các lưu trữ lịch sử. Những tài liệu đó sẽ góp phần giúp thế hệ sau nhìn nhận về
lịch sử dân tộc một cách xác thực và toàn diện .
2.2. Nguyên tắc lịch sử
Bất cứ một tài liệu nào bản thân nó cũng chứa đựng những dấu ấn của thời
kỳ lịch sử sản sinh ra nó qua những yếu tố nội dung hoặc hình thức tài liệu. Nhìn
vào những tài liệu được khắc trên các bản gỗ thị bằng chữ Hán chúng ta có thể
khẳng định rằng đó là tài liệu sản sinh trong thời đại Phong kiến ở Việt Nam, nên
có giá trị đặc biệt. Vì vậy , khi xác định giá trị tài liệu cần phải tuân theo nguyên
tắc lịch sử.
2.3.Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Toàn diện tổng hợp tác là cái nhìn tổng qt các khía cạnh từ trong ra
ngồi để có những đánh giá xác thực về một sự vật, hiện tượng . Xét về tài liệu
lưu trữ, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao qt và khách
quan về cả nội dung, hình thức và điều kiện sản sinh tài liệu Bởi lẽ, nội dung và
hình thức của tài liệu khơng chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định và xét trên
từng khía cạnh cụ thể nó sẽ có những lợi ích khác nhau.
Áp dụng ngun tắc này khi xác định giá trị tài liệu để đảm bảo một cách
chính xác chúng ta cần đặt tài liệu trong mối liên hệ toàn diện tổng hợp.

9


Ý nghĩa của tài liệu không chỉ chứa đựng và thể hiện ở ý nghĩa nội dung
thông tin trong tài liệu mà cịn thể hiện ở hình thức, thể thúc và vật liệu, kỹ thuật
chế tác tài liệu.
3. CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Theo nghĩa thông thường, phương pháp là cách thức tiến hành công việc
để đạt hiệu quả cao. Để xác định giá trị tài liệu được chính xác cần tuân theo bốn
phương pháp sau đây:
3.1 Phương pháp phân tích chức năng
Mỗi cơ quan trong bộ máy nhà nước đều được xác định chức năng, nhiệm
vụ cụ thế và trong quá trình hoạt động phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ đó.
Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
ln ln có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Vì
vậy, khi xác định giá trị tài liệu, cán bộ hưu trữ cần căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ của Cơ quan để lựa chọn tài liệu .
3.2. Phương pháp hệ thống
Mỗi một ngành một lĩnh vực đều được tổ chức, hoạt động và chịu sự quản
lý của một hệ thống nhất định. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan trong
cùng một hệ thống thường sản sinh ra những loại tài liệu giống nhau hoặc tương

tự như nhau khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến tính thống nhất của tài liệu
trong một hệ thống các cơ quan, các ngành, các địa phương có liên quan nhằm
đảm bảo đánh giá chính xác giá trị của tài liệu Đồng thời cần chú ý đến khả năng
phân chia thứ bậc giữa các cơ quan trong cùng hệ thống và áp dụng phương pháp
phân tích chức năng để xác định chính xác giá trị tài liệu .
Áp dụng phương pháp hệ thống sẽ giúp ta loại bớt được những tài liệu
trùng thừa trong các cơ quan có cùng hệ thống, tối ưu hoá thành phần phong lưu
trữ quốc gia Việt Nam .

10


3.3.Phương pháp thông tin
Giá trị của tài liệu được đánh giá bằng giá trị thông tin chứa đựng trong
tài liệu đó. Thơng tin trong tài liệu phản ảnh xác thực sự vật , hiện tượng trong
thực tế sẽ đảm bảo tính chân thực của tài liệu. Nói cách khác độ chân thực của
tài liệu thể hiện ở mức độ chân thực của thông tin phản ánh sự vật, hiện tượng
trong tài liệu đó
Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những tài liệu có thơng tin đầy
đủ, chân thực đối với các sự vật, hiện tượng mà nội dung tài liệu đề cập. Những
tài liệu có thơng tin trùng lặp cần phải được xem xét kỹ lưỡng và lựa chọn một
cách cẩn thận sao cho khối tài liệu giữ lại ít nhất mà chứa đựng lượng thơng tin
đầy đủ và chính xác nhất. Độ chân thực của thông tin chứa đựng trong tài liệu và
độ chân thực của tài liệu được kiểm chứng bằng việc đối chiếu những thông tin
trong tài liệu với thực tế sự vật, hiện tượng hoặc có thể dựa vào những tài liệu có
liên quan khác .
3.4. Phương pháp sử liệu học
Sử liệu học là môn khoa học nghiên cứu về sử liệu Tài liệu lưu trữ là
nguồn sử liệu đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử. Vì vậy , lưu trữ học và sử liệu
học có mối quan hệ mật thiết với nhau .

Phương pháp sử liệu có nghĩa là áp dụng các phương pháp của sự liệu
học để đánh giá giá trị của tài liệu Sử liệu học coi tài liệu lưu trữ như một nguồn
sử liệu và cần xác định xem tài hiệu đó là chân thực hay giả mạo.
Tài liệu lưu trữ càng có tính chân thực cao, càng phản ánh chính xác thực
tế sự vật , hiện tượng càng được đánh giá giá trị tài liệu ở mức độ cao và định
thời hạn bảo quản càng cao. Để xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học
dựa vào việc phân tích chính bản thân sử liệu đó như Vật liệu chế tác tài liệu,
văn phong ngôn ngữ tài liệu, tác giả tài liệu, người kỷ ... Dựa vào chất liệu làm
ra tài liệu người ta có thể xác định xem tài liệu đó có được sản sinh ra vào thời
điểm lịch sử đó khơng dựa vào ngơn ngữ văn phong có thể xác định được tác giả

11


tài liệu , dựa vào cơ quan sản sinh tài liệu hay người kỷ ( đối với tài liệu quản lý
nhà nước ) cũng có thể xác định thời gian cụ thể của tài liệu trong phạm vi hẹp.
Từ đó chúng ta sẽ xác định được mức độ chính, gốc của tài liệu lưu trữ .
Đây là một phương pháp rất xác thực và hiệu quả trong việc xác định
những tài liệu cũ của đất nước ta. Do điều kiện chiến tranh liên miên, một số tài
liệu còn khuyết những yếu tố về thể thức cần được làm sáng tỏ để đánh giá chính
xác giá trị của tài liệu .
Trong một số trường hợp nội dung thông tin trong tài liệu có những yếu tố
khơng đúng với thực tế sự vật, hiện tượng mà tài liệu bị khuyết tác giả nếu áp
dụng phương pháp sử liệu học sẽ giúp chúng ta tìm ra những yếu tố cịn thiếu và
truy cứu trách nhiệm kịp thời . Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này phải đảm
bảo yêu cầu thận trọng để tránh những trường hợp cố tình giả mạo tài liệu hoặc
những việc làm sai trái bằng việc xoá các chứng cứ là tài liệu lưu trữ. Mỗi
phương pháp có vai trị, vị trí nhất định và phù hợp với từng phịng , từng loại
hình tài liệu cụ thể, Vì vậy, để xác định chính xác giá trị của tài liệu cần vận
dụng linh hoạt những phương pháp đó.

4. CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Theo nghĩa thông thường , tiêu chuẩn là những tiêu chí được quy định
dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá các sự vật, hiện tượng. Để đánh giá giá trị
tài liệu một cách chính xác cần vận dụng một số tiêu chuẩn sau:
4.1.Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
Nội dung tài liệu là tồn bộ thơng tin về những vấn đề, sự việc hay con
người được đề cập trong tài liệu. Mỗi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các quan, tổ chức đều biểu thị một nội dung nhất định để phục vụ mục
đích của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm ra tài liệu. Nói cách khác, mục đích ban
hành văn bản của các cơ quan, tổ chức bao giờ cũng được thể hiện trong nội
dung văn bản. Nội dung chính là linh hồn của tài liệu và giá trị của tài liệu chủ
yếu được quy định bởi nội dung tài liệu.

12


Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu trong một phông lưu
trữ cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng,
nhiệm vụ và các mặt hoạt động chính của đơn vị hình thành phơng. Đồng thời
cũng đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng két q trình hoạt động của
đơn vị hình thành phơng qua từng thời kỳ lịch sử .
Khi xác định giá trị tài liệu Phong Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần chú ý
đến những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp các mặt hoạt động của một
quốc gia trong suốt quá trình lịch sử, cụ thể là :
- Tài liệu có nội dung phản ảnh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng
Cộng sản Việt Nam .
- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước
của dân tộc .
- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng và phát triển các ngành .
- Tài liệu về xây dựng và phát triển của các địa phương

4.2.Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả tài liệu là cơ quan , tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu Tác giả
của tài liệu thường được ghi dấu ngay trên hình thức của tài liệu .
Trong một phông lưu trữ , tài liệu được hình thành từ các nguồn khác
nhau , gồm : tài liệu của cấp trên gửi xuống cấp dưới ghi lên các cơ quan ngang
cấp ; cơ quan, tổ chức ngoài hệ thống và các cá nhân ... gửi đến và tài liệu do
chính cơ quan, đơn vị hình thành phơng sản sinh ra . Nói cách khác, tài liệu của
một phông lưu trữ do nhiều tác giả sản sinh ra Vận dụng tiêu chuẩn này khi lựa
chọn những tài liệu cần nộp lưu vào các hưu trữ chúng ta cần xem xét đến tác giả
của tài liệu .
Đối với phơng hưu trữ cơ quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao
là những tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ chủ yếu của cơ quan đó. Những tài liệu do các nguồn khác gửi đến không
phải tài liệu nào cũng có giá trị như nhau mà chúng được đánh giá khác nhau

13


một phần dựa vào mối quan hệ giữa tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phơng.
Thơng thường tài liệu của các cơ quan cấp trên ghi xuống để chỉ đạo hoạt động
của cơ quan thường là những tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn
những tài liệu cũng do cấp trên gửi xuống nhưng khơng có nội dung liên quan
trực tiếp đến chức năng , nhiệm vụ chính của cơ quan hình thành phơng .
Đối với tài liệu do cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên có nhiều nội
dung khác nhau song cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung báo cáo cơng
tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do cơ quan hình thành phơng giao.
Những báo cáo này cũng liên quan đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ
của đơn vị hình thành phơng ở cấp độ, phạm vi cụ thế .
Đối với tài liệu của các nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải

quyết các công việc cụ thể và nằm trong hồ sơ công việc do cơ quan có tránh
nhiệm giải quyết thủ tài liệu được đánh giá giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc,
không đánh giá tách rời riêng lẻ ở cấp độ tăng tài liệu .
Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu được xác
định dựa vào vai trị, vị trí và những đóng góp của cá nhân đó đối với sự phát
triển của quốc gia, dân tộc hay một ngành, một lĩnh vực nhất định. Những cá
nhân lịch sử, tiêu biểu thị tài liệu đều được bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các
trung tâm lưu trữ quốc gia .
4.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng
Cơ quan, đơn vị hình thành phơng là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà
trong q trình hoạt động của nó phơng tài liệu được hình thành.
Trong thực tế, chúng ta cần phân biệt cơ quan, đơn vị hình thành phơng
với tác giả tài liệu Tác giả tài liệu là cơ quan làm ra tài liệu cịn đơn vị hình
thành phơng là nơi bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. Đối với một phong
lưu trữ chỉ có một đơn vị hình thành cịn tài liệu trong phơng có nhiều tác giả
khác nhau .

14


Tuy nhiên, tác giả tài liệu có thể là cơ quan, đơn vị hình thành phơng cũng
có thể khơng phải là cơ quan, đơn vị hình thành phơng. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ
quan, đơn vị hình thành phơng được xây dựng trên cơ sở dựa vào phương pháp
phân tích chức năng. Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan, đơn vị hình thành
phơng trong bộ máy nhà nước và xã hội có vai trị quan trọng trong việc xác định
giá trị tài liệu của phong lưu trữ do cơ quan, đơn vị đó hình thành nên Vận dụng
tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
chúng ta cần đánh giá cao những phong tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành
phơng có vị trí quan trọng hàng đầu trong bộ máy lãnh đạo Đảng và bộ máy
quản lý nhà nước. Tài liệu của những cơ quan đó sản sinh ra luôn là nguồn bổ

sung quan trọng của phong lưu trữ quốc gia Việt Nam .
Đối với những phong tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phong khơng
có vai trị, vị trí quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần chú ý đến
việc lựa chọn những tài liệu chủ yếu liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử của
cơ quan đơn vị hình thành phơng. Từ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình
thành phong chúng ta có thể lập mục những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ quốc gia . Danh mục này là một loại công cụ trong thu thập, bổ và xác
định giá trị tài liệu .
4.4.Tiêu chuẩn sự trùng lặp thơng tin trong tài liệu
Trong q trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ xuất hiện những
tài liệu có thơng tin trùng lặp. Điều đó địi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có
sự lựa chọn thận trọng và khoa học
Sự trùng lặp thông tin trong phong lưu trữ cơ quan là do việc sao in văn
bản, trích sao văn bản hoặc do sự tổng hợp thông tin trong nhiều tài liệu .
4.5. Chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
Thời gian và địa điểm của tài liệu là hai yếu tố quan trọng được sử dụng
làm căn cứ xác minh độ chân thực của tài liệu.

15


4.5.1.Về thời gian tài liệu
Thời gian của tài liệu bao gồm thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian
của sự vật, hiện tượng được đề cập đến trong nội dung tài liệu. Trong nhiều
trường hợp, thời gian sản sinh ra tài liệu trùng với thời gian được nhắc tới trong
nội dung tài liệu như: các văn bản quản lý nhà nước, văn bản ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể, cấp bách hoặc những công việc khơng cần hạn định
thời gian ... Cũng có những tài liệu hai khoảng thời gian này tương đối cách xa
nhau như, các tập hồi ký , các bản tường trình về một sự vật, hiện tượng đã xảy
ra, biên bản ghi ghi chép về hiện trường, nơi xảy ra vụ việc .

Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho rằng những tài liệu càng có
thời gian gần với cơng việc, sự kiện xảy ra trong thực tế thì càng mang tính xác
thực hơn và được đánh giá cao hơn.
4.5.2.Về địa điểm tài liệu
Địa điểm tài liệu cũng là yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị
tài liệu Địa điểm tài liệu cũng có thể là địa danh lập ra tài liệu hoặc địa danh
được nhắc tới trong nội dung tài liệu . Trong trường hợp địa danh là nơi lập ra tài
liệu trùng với địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu thì tài liệu đó sẽ
được đánh giá cao hơn đối với những tài liệu khác .
Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần chú ý
đến những tài liệu được sản sinh tại những địa danh có ý nghĩa quan trọng về
kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước. Đối với những tài liệu có giá trị lịch sử
cần đánh giá cao đối với các tài liệu sản sinh tại các địa danh trực tiếp xảy ra các
cuộc kháng chiến của dân tộc, mặc dù những tài liệu này cịn có một số thiếu sót
về vấn đề thể thúc .
Đối với tài liệu thời kỳ hiện đại cần đánh giá cao những tài liệu có địa
điểm sản sinh hoặc phản ánh những sự kiện xảy ra tại thủ đơ và những trung tâm
chính trị, kinh tế, văn hóa lớn của đất nước như tại các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương .

16


Đối với lưu trữ tình, cần đánh giá cao những tài liệu sản sinh hoặc phản
ánh những sự kiện xảy ra tại trung tâm chính trị kinh tế, văn hóa của tỉnh và
những khu phát triển kinh tế , văn hóa trọng điểm của tỉnh. Như vậy, vận dụng
tiêu chuẩn này địi hỏi cán bộ làm cơng tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ
quốc gia cần nắm vững những kiến thức cơ bản về lịch sử dân tộc và biết đến lợi
ích lâu dài của đất nước để khơng làm mất mát những tài liệu có giá trị
4.6.Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phong lưu trữ

Phơng lưu trữ là khối tài liệu hồn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh phản
ánh q trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan hoặc một cá nhân. Như
vậy , đã là một phong lưu trữ thì khối tài liệu đó phải phản ánh đầy đủ hoặc
tương đối đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình
thành phơng
Theo tiêu chuẩn này, trong quá trình xác định giá trị tài liệu nếu gặp
những phơng mà tài liệu của chúng vì nhiều lý do bị mất mát, thất lạc nhiều,
khối tài liệu có giá trị cịn ít thì chúng ta cũng cần giữ thêm những tài liệu ít giá
trị để bảo quản trong phịng. Những tài liệu đó sẽ góp phần bổ sung và giúp cho
việc nghiên cứu thêm về những hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phơng.
Đối với nước ta thì việc vận dụng tiêu chuẩn này rất có ý nghĩa bởi lẽ, trong thực
tế do chiến tranh thiên tai, điều kiện khí hậu và ý thức gìn giữ tài liệu của cán bộ,
nhân dân ở một số nơi chưa tốt nên các phơng tài liệu cũ cịn giữ được rất ít tài
liệu có giá trị. Trong điều kiện cho phép, có thể sưu tầm những tài liệu có liên
quan để bổ sung hồn chỉnh phong lưu trữ bằng việc sao im tài liệu tại các phòng
của đơn vị chủ quản cấp trên hoặc phông lưu trữ của cấp dưới. Theo tiêu chuẩn
này, trong trường hợp tài liệu cịn lại của phơng có rất ít những tài liệu có ý nghĩa
chủ yếu thì khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cũng cần giữ lại những tài liệu có
ý nghĩa thứ yếu cho đến khi tìm được những tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung
vào phông lưu trữ .

17


4.7.Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt thể thúc văn bản
và nội dung văn bản về thể thức văn bản, một văn bản có hiệu lực pháp lý khi nó
đảm bảo đủ các yếu tố về thể thúc do cơ quan nhà nước quy định cần phải có
trong một văn bản như: quốc hiệu, tác giả văn bản, địa danh và thời gian ban
hành văn bản , tên loại và nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký của người có thẩm

quyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản.
Về nguyên tắc, khi xác định giá trị và lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo
quản trong lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu
phải có đủ các yếu tố thuộc thể thức văn bản. Tuy nhiên, trong thực tế khi áp
dụng tiêu chuẩn này cần được xem xét vận dụng trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ
thể. Bởi lẽ có những tài liệu thơng tin có giá trị cao, song do điều kiện khách
quan nên không đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản .
Vận dụng tiêu chuẩn này khi định thời hạn bảo quản tài liệu cần chú ý đến
thời gian có hiệu lực của tài liệu . Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn hơn hoặc
bằng thời gian có hiệu lực pháp lý của tài liệu . Sau khoảng thời gian có hiệu
hiệu lực pháp lý, tài liệu có được giữ lại nữa hay không phụ thuộc vào ý nghĩa
lịch sử của tài liệu và được xác định giá trị bằng việc vận dụng những tiêu chuẩn
khác.
4.8 Tiêu chuẩn tinh trạng vật lý của tài liệu
Tình trạng vật lý của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét bởi các
yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu Tình trạng vật lý
của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu
sau này. Trong thực tế rất nhiều tài liệu trong phòng hưu trữ quốc gia do điều
kiện tác động của các yếu tố tự nhiên đã bị hư hỏng . Khi phát hiện những tài
liệu quý hiếm bị hư hỏng chúng ta cần có những biện pháp tu bổ, phục chế để
cấp cứu chúng. Song không phải tài liệu nào cũng tu bổ và phục chế được. Vì
vậy, áp dụng tiêu chuẩn này có nghĩa là đối với những tài liệu mặc dù rất quý

18


hiếm song tình trạng vật lý q kém, khơng thể phục chế được thì chúng ta cũng
cần loại bỏ. Bởi lẽ đù có giữ những tài liệu này trong khơng người ta cũng không
thể khai thác, sử dụng được mà nó sẽ có nguy cơ làm hư hỏng những tài liệu
khác. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy tác dụng khi nó được khai thác, sử

dụng để phục vụ những nhu cầu xã hội.
4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu
Giá trị tài liệu trong nhiều trường hợp không những thể hiện ở nội dung
tài liệu mà cịn thể hiện ở các yếu tố như ngơn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài
liệu Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác của tài liệu chúng ta có thể nghiên
cứu về sử liệu học, văn bản học và nhận biết được thời kỳ lịch sử sản sinh tài
liệu
5. VÍ DỤ THỰC TIỄN: PHƠNG LƯU TRỮ UỶ BAN HÀNH CHÍNH
HUYỆN LỤC NGẠN ( GIAI ĐOẠN 1948-1962)
5.1. Vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:
5.1.1. Nguyên tắc chính trị
-Đây là tài liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, phục vụ cho hoạt
động quản lí 1 tỉnh ở nước ta. Cịn thể hiện quan điểm chính trị mà đại diện là
Đảng Cộng sản Việt Nam.
-Đây cịn là tài liệu có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của
Đảng, được lựa chọn và bảo quản lâu dài.
5.1.2. Vận dụng nguyên tắc lịch sử
Đây là thời kỳ lực lượng cách mạng giành được chính quyền và thành lập
Ủy ban cách mạng lâm thời. Sau cuộc bầu cử HĐND huyện ngày 05/7/1946, Ủy
ban kháng chiến hành chính huyện Lục Ngạn (gọi tắt là UBKCHC huyện Lục
Ngạn) được thành lập, đồng thời Phông UBKCHC huyện cũng được hình thành
(gọi tắt là Phơng Lục Ngạn I).

19


5.1.3.Ngun tắc tồn diện và tổng hợp
Phơng Lục Ngạn I kéo dài 16 năm trên tất cả các lĩnh vực. Vì thế khơng
thể đánh giá giá trị tài liệu của hồ sơ lên tồn phơng. Mà phải có cái nhìn tổng
quát về nhiều khía cạnh huyện Lục Ngạn II hay Phơng thời kì trước đó.

Lưu ý đến hình thức, thể thức, vật liệu và kĩ thuật chế tác TL để còn làm
sáng tỏ đến các PLT khác.
5.2. Vận dụng phương pháp xác định giá trị tài liệu
5.2.1. Phương pháp phân tích chức năng
Ủy ban kháng chiến hành chính huyện Lục Ngạn có chức năng lãnh đạo
quân đội, nhân dân kháng chiến, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế
sau chiến tranh, tiêu phổ kháng chiến, sơ tán nhân dân ra vùng tự do, công tác
cứu tế, giảm tơ thuế, ủng hộ chính quyền cách mạng ni qn đánh giặc, mua
sắm vũ khí phương tiện phục vụ chiến đấu...
5.2.2. Phương pháp hệ thống.
Phông Lục Ngạn I được tổ chức, hoạt động theo 1 hệ thống nhất định,
khơng có sự trùng thừa giữa các lĩnh vực với nhau. Đảm bảo tối ưu hố thành
phần trong PLT.
5.2.3. Phương pháp thơng tin
Thông tin trong Phông phản ánh công tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBKCHC
trong việc ổn định chính trị tư tưởng và cuộc sống của nhân dân, khắc phục hậu
quả sau chiến tranh, khôi phục phát triển kinh tế, xã hội như khai hoang, lập ấp,
đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, cải cách ruộng đất, phát triển văn hóa,
giáo dục, y tế, giao thơng, xây dựng hợp tác xã nông nghiệp, thực hiện thắng lợi
các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của tỉnh.
5.2.4. Phương pháp sử liệu học
Áp dụng phương pháp này để tìm ra nguồn sử liệu, các tài liệu có ý nghĩa
quan trọng phục vụ cho mục đích nghiên cứu cũng như đánh giá giá trị của tài
liệu, qua việc phân tích chính bản thân của Phông Lục Ngạn I như: vật liệu làm

20


bằng giấy hay gỗ,những người kí các cơng văn hiệp ước liên quan đến cuộc
kháng chiến,…

5.3.Vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
5.3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
Phông Bắc Giang I phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan UBKCHC
huyện Lục Ngạn, sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh về quân sự, đánh địch trong lòng
địch, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, tiêu phổ
kháng chiến, sơ tán nhân dân ra vùng tự do, công tác cứu tế, giảm tơ thuế, ủng
hộ chính quyền cách mạng ni qn đánh giặc, mua sắm vũ khí phương tiện
phục vụ chiến đấu...
5.3.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả tài liệu là Ủy ban kháng chiến hành chính huyện Lục Ngạn ….
Hoặc còn là tài liệu từ Tỉnh gửi xuống để chỉ đạo cuộc kháng chiến hay tài liệu
của cấp dưới gửi lên để báo cáo, tham mưu,….
5.3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng
Nơi bảo quản hiện hành của phông Lục Ngạn I là Chi cục Văn thư-Lưu
trữ tỉnh Bắc Giang
5.3.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu
Phông Lục Ngạn I đã được thu thập và chỉnh lí hồn chỉnh đưa vào phục
vụ khai thác nên khơng có tài liệu bị trùng lặp
5.3.5. Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
5.3.5.1. Về thời gian
Bao gồm tất cả các tài liệu từ năm 1948 đến 1962 không phân biệt vật liệu
ghi tin, chất liệu và phương pháp ghi tin
5.3.5.2. . Về địa điểm hình thành tài liệu
Trong huyện Lục Ngạn

21


5.3.6. Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phơng lưu
trữ

Vì hình thành trong q trình kháng chiến cũng như trải qua khoảng thời
rất dài.Rồi phương pháp bảo quản tài liệu lúc trước chưa được tốt nên khơng thể
cịn ngun vẹn 100% giá trị của tài liệu
5.3.7. Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
Đây là sản sinh trong quá trình kháng chiến vì vậy cần cần nâng thời hạn
bảo quản để đưa vào lưu trữ lịch sử
5.3.8. Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
Đa số tài liệu được ghi trên giấy và bị hư hỏng nhẹ
5.3.9. Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu
Ngôn ngữ trong phông được thể hiện bằng chữ quốc ngữ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp.
2. Dương Văn Khảm, Phương pháp lựa chọn và tiêu huỷ tài liệu ở các cơ
quan, Nxb Chính trị quốc gia.

22