Thực tế hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại văn phòng hà nội thuộc khối văn phòng tổng công ty cà phê việt nam

Lời mở đầu:
Sự tồn taị và phát triển của các doanh nghiƯp trong nỊn kinh tÕ thÞ trêng phơ
thc rÊt nhiều yếu tố nh môi trờng kinh doanh, trình độ quản lý của các doanh
nghiệp đặc biệt là trình độ quản lý tài chính. Một trong những nhân tố góp phần
nâng cao hiệu qủa quản lý tài chính trong doanh nghiệp là việc tổ chức hạch
toán tốt các nghiệp vụ thanh toán. Vấn đề đặt ra ở đây là hạch toán các nghiệp
vụ thanh toán nh thế nào để đảm bảo khả năng tài chính cho doanh nghiệp ,
đảm bảo doanh nghiệp luôn tự chủ về tài chính, tránh bị chiếm dụng vốn, ứ
động vốn , dẫn đến mất khả năng thanh toán ; việc thanh toán kịp thời, đầy ®đ
cho ngêi lao ®éng sÏ lµ ®éng lùc kÝch thÝch họ làm việc, nâng cao năng suất lao
động. Hạch toán tốt các nghiệp vụ thanh toán còn có ý nghĩa góp phần đảm bảo
thông tin kịp thời chính xác cho nhà quản lý , giúp họ đa ra các quyết điịnh một
cách nhanh nhất, hịêu quả nhất tránh đợc những bất trắc , rủi ro.
Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề, từ những kinh nghiệm ít ỏi sau kết
quả nghiên cứu và tìm hiểu thực tế ở Tổng công ty Cà phê Việt Nam cùng với
sự giúp đỡ tận tình đầy trách nhiêm của thầy giáo-thạc sĩ Phạm Đức Cờng và
các cô chú đang công tác tại Tổng công ty em đà chọn đề tài : Thực tế hạch
toán các nghiệp vụ thanh toán tại Văn phòng Hà Nội thuộc khối Văn
phòng Tổng công ty Cà phê Việt Nam
Bài viết này có ba phần:
Phần1: Cơ sở lý luận của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.
Phần 2: Tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Tổng công ty Cà
phê Việt Nam
Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hạch toán các nghiệp
vụ thanh toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam .
Vì trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian có hạn nên bài viết không
tránh khỏi những thiêú sót, em rất mong sự giúp đớ của các thầy cô giaó trong
khoa, các cô chú ở Tổng công ty và các bạn để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên
cíu này. Em chân thành cảm ơn sự hớng dẫn nhiệt tình đầy trách nhiệm của

thày giáo- thạc sĩ Phạm Đức Cờng và các cô chú ở VINACAFE đà giúp đỡ em
hoàn thành bài báo cáo này.

Phần I: Cơ sở lý luận của việc hạch to¸n c¸c
nghiƯp vơ thanh to¸n
i - NhiƯm vơ kÕ to¸n thanh toán:
1- Các nghiệp vụ thanh toán:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thờng xuyên phát sinh các
nghiệp vụ thanh toán phản ánh mối quan hệ đơn vị với công nhân viên,với ngân
sách, với ngời bán với ngời mua,... Thông qua quan hệ thanh toán có thể đánh
giá đợc tình hình tài chính và chất lợng hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Dới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thờng phân cácquan hệ
thanh toán thành các nhóm sau:
1.1-

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: Đây là
mốiquan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật t, hàng hoá, lao vụ
dịch vụ. Thuộc nhóm này bao gồm các khoản thanh toánvới ngời bán
vật t, tài sản, hàng hoá; thanh toán với ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ;
thanh toán với ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận sửa chữa lớn,

1.2- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: mối quan hệ này
phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ,
dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng (ngời mua) chấp nhận mua (chấp nhận
thanh toán) khối lợng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc khách hàng
đặt trớc tiền hàng cho doanh nghiƯp sÏ ph¸t sinh quan hƯ thanh to¸n này. Nh
vậy, thuộc quan hệ thanh toán này bao gồm quan hƯ thanh to¸n víi ngêi mua,
quan hƯ thanh to¸n với ngời đặt hàng.
1.3- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách : Trong quá trình
sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phảI thực hiện nghĩa vụ của mình víi Ng©n

sách Nhà nớc về thuế và các khoản khác. Các khoản thanh toán với ngân sách
thuộc quan hệ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên thờng bao
gồm thanh toán về thuế tiêu thụ( thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất
khẩu ), thanh toán về thu trên vốn ( với các doanh nghiệp sử dụng vốn do ngân
sách cấp), thanh toán về thuế nhập khẩu( nếu có nhập khẩu về vật t, hàng
hoá),thanh toán về thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (nÕu doanh nghiÖp kinh doanh
cã lÃI), thanh toán các loạI thuế khác ( thuế môn bàI, thuế trớc bạ,), thanh
toán các khoản phí, lệ phí
1.4- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh:
Đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các
doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh.
Thuộc loạI quan hệ này bao gồm các quan hệ liên quan đến việc góp vốn hay
nhận vốn , thu hồi vốnm hoặc trả vốn, quan hệ về phân chia kết quả,
1.5- Các quan hệ thanh toán nội bộ (bao gồm cả thanh toán với công nhân
viên):
Quan hệ thanh toán nội bộ là mối quan hệ phát sinh trong nội bộ doanh
nghiệp. Thuộc loạI quan hệ náy bao gồm quan hệ thanh toán nôị bộ già doanh
nghiệp với công nhân viên chức(thanh toán long, thứởng, trợ cấp, phụ cấp, tạm
ứng, bồi thờng vật chất,..) ,và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiƯp víi doanh
nghiƯp chÝnh hay gi÷a doanh nghiƯp víi các thành viên trực thuộc với nhau( về
cácmkhoản phân phối vốn, các khoản nhận hộ, giữ hộ về thanh toán nội bộ,..).
1.6-Các quan hệ thanh toán khác: NgoàI các mối quan hệ trên, trong quá trình
hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan hệ khác nh
quan hệ thanh toán với ngân hàng và các chủ tín dơng kh¸c vỊ thanh to¸n
tiỊn vay, quan hƯ thanh to¸n các khoản thế chấp ký cợc ký quỹ, quan hệ thanh
toán các khoản phảI thu, phảI trả khác,2- Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ
thanh toán :
- Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh

doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ, theo thời gian thanh toán đợc.


- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của
phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả.
- Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình
chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn
và quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ ,
tránh dây da công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh
nghiệp.
Nguyên tắc hạch toán:
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán
triệt các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời.
Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch mua, bán thờng xuyên, có số d nợ
lớn thì phải định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từ ng khoản
nợ phát sinh, số đà tham gia thanh toán, số còn phải thanh toán , có xác nhận
bằng văn bản.
Đối với các khoản nợ phải trả ,phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về
nguyên tệ và quy ®ỉi theo “®ång nhµ níc ViƯt Nam “ , ci kỳ phải điều chỉnh
số d theo tủ gia thực tế.
Cần phân loại các khoản nợ phải thu , phải trả theo hời gianthanh toán, theo
đối tợng, nhất là những đối tợng có vấn đềđể có kế hoạch và biện pháp thanh
toán phù hợp.
Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên nợ ,có của một số tài khoản
thanh toán nh tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để
lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
II- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:
1-Chứng từ:

bao gồm: hoá đơn bán hàng của ngời bán, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo
nợ của ngân hàng,...


2-Tài khoản sử dụng: TK111,112,131,133,136,139,141,331,333,336,138,
338,334,311,315,341,342,335...
3-Sổ sách:
Tuỳ theo hình thức sổ mà doanh nghiệp chọn, nếu doanh nghiệp chọn hình
thức chứng từ - ghi sổ thì bao gồm các sổ sau:
* Sỉ chi tiÕt:
- sỉ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi bán
- Sổ chi tiết vật t, sản phẩm ,hàng hoá.
- Sỉ chi tiÕt tiỊn vay, tiỊn gưi, sỉ chi tiÕt thanh to¸n néi bé, sỉ chi tiÕt thanh
to¸n víi NS,...
* Sổ tổng hợp:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái.
4- Quy trình ghi sổ:
Chứng từ
gốc

Bkê Chứng từ
gốc

Sổ đăng ký
CTGS

Chứng từ - ghi
sổ

Bảng cân
đối SPS

Sổ cái

Sổ chi tiết

Bảng tổng
hợp chi tiÕt


5- Phơng pháp hạch toán:
5.1-Hạch toán với ngời bán:
TK111,112,311,...

TK 331

TK111,112,...

Thanh toán, ứng trớc
tiền cho NB
TK

511,721
Thanh toán bằng hh, xử
Nợ vắng chủ

TK152,15,156

TK211,152,156

mua chịu vt, hàng hoá,
TS
TK133

Giảm giá, trả lạI
TK133

VAT đầu vào
TK621,627,

VAT của hàng giảm
Giá, trả lạI
TK336

các khoản mua chịu
tính vào chi phí
TK136,

Nhờ thanh toán hộ

thanh toán hộ

5.2-Hạch toán với ngời mua:
TK511,711,721
Doanh thu bán hàng, thu
Nhập HĐTC,HĐBT

TK131

TK112,

thu tiền(kể cả ứng
trớc)

TK3331

TK531,532,3331
VAT đàu ra

Doanh thu hàng giảm
giá, trả lạI


TK111,112

TK642

Chi hộ, trả hộ, trả lạI tiền

Nợ khó đòi đà xử lý

thừa cho khách
TK121,221
Bán cổ phiếu, tráI phiếu

5.3- Hạch toán thanh toán nội
5.3.1- Hạch toán phải thu nội bộ:
TK111,211,152,

TK136

Cấp vốn, KP cho đơn vị

TK111,112, 152
thanh

toán

nội bộ

cấp dới, chi hộ
TK411
Cáp cho đơn vị cấp dới bằng
KP đợc cấp từ NS , bổ sung
vốn từ LN củ các ĐV cấp dới
TK

131,511,711,



Nhờ thu hộ
TK421,431,414,
Các quỹ phải thu đơn vị
cấp dới
5.3.2- Hạch toán phải trả nội bộ:
TK111,152

TK336
thanh toán số thu

Nộp các quỹ lên cấp

hộ,
trên

TK414,415,431,421
các quỹ
phải PP cho

pnộp cấp trên,
cấp dới

TK111,112,
Thu hộ


TK331,532,531,
Nhờ chi hộ

5.4.Hạch toán thanh toán với công nhân viên
TK111,

TK334

Thanh toán lơng cho

TK 622,627,641

lơngvà các khoản trích theo

CNV

Lơng phaỉ trả CNV

TK338,141,138

TK 3383,4312

Các khoản khấu trừ

BHXH,thởng phảI trả

Vào lơng của CNV

5.5-

CNV

Hạch toán thanh toán với ngân sách:

TK111,112

TK 333

Nộp thuếbằng tiền

TK511,711,721,3387
thuế tính trên dthu
hoạt động

TK131

TK642

Nộp NS bằng khoản nợ

thuế tính vào chi

KH

phí KD

TK311

TK151,156,211

Vay ngắn hạn nộp các
khoản nợ Nhà nớc

Thuế NK và trớc
bạ
TK421,334
Thuế lợi tức và
Thuế thu nhập

5.6 Hạch toán thanh toán khác :
ã Hạch toán tiền vay:
- khi nghiệp vụ vay ph¸t sinh:

Nợ TK111,331,211,...
Có TK311, 342
- hạch toán số lÃi vay phải trả:
nợ TK 811
có TK335, 111,..
- Khi thanh tóan tiền vay
Nợ TK311,341,..
Có TK 111,112,..

Phần II:

Tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh

toán tại Tổng công ty cà phê Việt Nam.

I- Các đặc điểm chung về Tổng công ty cà phê Việt Nam:
1- Lịch sử hình thành và phát triển:


1.1-Tổng công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc có đủ t cách
pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam, đợc thành lập ngày 19/08/1995 theo Quyết
định số 251/Ttg ngày 29/04/1995 của Thủ tớng chính phủ trên cơ sở Liên hiệp
các xí nghiệp cà phê Việt Nam.
* Tên giao dịch Quốc tế của Tổng công ty là:
Vietnam national coffee corporation (viết tắt là VINACAFE)
Trụ sở: số 5-Ông ích Khiêm- Hà Nội
Tel:84.04.8438172
Fax:84,04.842560
Số đăng ký kinh doanh: 110039

Tổng công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp có quy mô lớn, bao gồm
64 đơn vị thành viên, trong đó có 62 đơn vị sản xuất kinh doanh và 2 đơn vị
hành chính sự nghiệp, phân bố theo chiều dài của đất nớc.Các đơn vị hạch toán
độc lập, các đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị hành chÝnh sù nghiƯp cã quan
hƯ mËt thiÕt víi nhau vỊ lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, sản xuất, kinh
doanh, xất nhập khẩu,...nhằm tăng cờng, tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá
và hợp tác hoá sản xuất để thực hiện nhiệm vụ Nhà nớc giao, nâng cao khả năng
và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên, đáp ứng nhu cầu của nền
kinh tế.
* Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của tổng công ty cà phê Việt Nam:
- Chức năng:
+ Quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của Nhà nớc theo quy định của pháp luật.
+ Tổng công ty có chức năng xuất khẩu cà phê và các mặt hàng khác theo
mục tiêu, chiến lợc đà đề ra.
Ngoài ra Tổng công ty cà phê Việt Nam còn thực hiện chức năng khác nh tổ
chức thực hiện các dịch vụ phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong và ngoài níc.
- NhiƯm vơ:
+ Thùc hiƯn nhiƯm vơ s¶n xt, kinh doanh cà phê theo quy hoạch và kế hoạch
phát triển đầu t, tạo nguồn vốn đầu t, cung ứng vật t, thiÕt bÞ, trång trät, chÕ


biến, tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nớc,xuất nhập khẩu,liên doanh, liên kết
với các tổ chức trong và ngoài nớc, phù hợp với chính sách và pháp luật của Nhà
nớc.
+ Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nớc cấp,
bao gồm
cả phần vốn đầu t của doanh nghiệp khác. Nhận và sử dụngcó hiệu quả tài
nguyên, đất đai và các nguồn lực do nhà nớc giao để thực hiên nhiệm vụ kinh
doanh và các nhiệm vụ khác đợc giao.
+ Tổ chức công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, công tác đào

tạo, bồi dỡngcán bộ và công nhân phục vụ cho kinh doanh theo ngành nghề đÃ
đăng ký.
*Sản xuất kinh doanh :
Trong những năm gần đây tổng công ty Cà phê Việt nam đóng vai trò quan
trọng quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của nghành cà phê nói riêng
và nền kinh tế việt nam nói chung .Đáp ứng đợc phần nào nhu cầu tiêu dùng
trong nớc và trên thế giới, tạo điều kiện cho hàng vạn lao động có việc làm tăng
thu nhập , tận dụng hàng vạn ha đất bỏ trống .Vị trí và uy tín của nghành cà phê
nớc ta ngày càng đợc củng cố và nâng cao .
Để thấy đợc sự phát triển của Tổng công ty trong những năm gần đây ta có
bảng kết quả kinh doanh của Tổng công ty trong những năm 1998,1999,2000
nh sau:
ĐVT:1000đ
Chỉ tiêu
1- Tổng thu nhập +
Doanh thu
2- Tổng chi phí
3- Lợi nhuận

Năm 1998
1.945.000.000

Năm 1999
2.108.000.000

Năm 2000
2.320.000.000

1.893.000.000
52.930.000

2.147.000.000
-39.000.000

2.440.000.000
-120.000.000


3- Tổng vốn KD

1.630.350.000

2.480.341.835

2.435.200.000

- Vốn cố định

809.670.000

938.743.215

- Vốn lu động

820.680.000

1.541.598.620

4- Nộp ngân sách

65.500.000

5-Tổng số lao động

25.000

22.000

22.000

- Gián tiếp

4.206

4.220

4.220

-Trực tiếp

20.794

17.780

17.784

6- Thu nhập bình

800.000

750.000

550.000

943.642.000
1.481.558.000

80.700.000

90.000.000

quân đầu ngời

Ngành nghề kinh doanh của tổng công ty cà phê Việt nam nh sau :
- Khối sản xuất : sản xuất sản phẩm công nông nghiệp phục vụ cho xuất khẩu,
sản xuất vật liệu xây dựng , xây dựng các công trình thuỷ lợi đờng xá v.v...
- Khèi lu th«ng xuÊt nhËp khÈu : thu mua vËn chuyển cà phê, các hàng nông,
lâm, thuỷ, hải sản khác phục vụ xuất khẩu ; nhập khẩu các mặt hàng phục sản
xuất (phân bón ,....), phục vụ tiêu dùng( xe máy)
-Khối dịch vụ : cung cấp dịch vụ cho công t¸c khai hoang trång míi ,...
2- Tỉ chøc bé m¸y quản lý ở Tổng công ty cà phê Việt Nam :
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Tổng công ty cà phê Việt Nam thể hiện
qua sơ đồ sau:

Hội đồng quản trị


Tổng Giám Đốc

Phó tổng giám

đốc XDCB

VP tổnghợp
Công ty

Ban kế
hoạch đầu t

Ban kiểm soát

Phó Tổng giám
đốc tài chính

Phó Tổng
giám đốc điều
hành SXKD

Ban tổ chức
thanh tra

Ban TCKT

Ban xuất nhập
khẩu

Các đơn vị
thành viên

Hội đồng quản trị : có 5 thành viên do thủ tớng chính phủ bổ nhiệm là các
thành viên chuyên trách ,trong đó có chủ tịch HĐQT, một phó chủ tịch, một

thành viên kiêm trởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm tổng giám đốc, một
thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán, quản trị kinh doanh và
pháp luật . HĐQT chiụ trách nhiệm về sự phát triển của tổng công ty ,thực hiện
nhiệm vụ nhà nớc giao, đa ra những quyết định về sản xuất kinh doanh, phê
duyệt các phơng án hoạt động do Tổng Giám Đốc đệ trình.
Ban kiểm soát : do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện việc kiểm tra, giám
sát , TGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động. Ban kiểm


soát có năm thành viên trong đó trởng ban kiểm soát là thành viên hội đồng
quản trị .
Ban tổng giám đốc: có một TGĐ và 3 phó tổng giám đốc.TGĐ chịu trách
nhiệm trớc HĐQT, thủ tớng chính phủ và pháp luật về điều hành hoạt động của
tổng công ty .TGĐ đợc trợ giúp bởi ba phó tổng giám đốc và ban tham mu.
- Ba phó TGĐ phụ trách ba lĩnh vực : sản xuất kinh doanh xây dựng co bản ,
tài chính .
- Ban tham mu gồm :
+Văn phòng tổng hợp : chuyên về tổng hợp tình hình chung ở tỉng c«ng ty .
ban tỉ chøc thanh tra : tiÕn hành sắp xếp bố trí tổ chức bộ máy hoạt động sản
xuất kinh doanh .Xây dựng quy chế về quản lí nội bộ.
+ Ban tài chính kế toán: Quản lý nguồn tài chính kế toán và quản lý thu, chi
tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh. Xây
dựng cơ sở hạch toán kinh tế về giá cả, tỷ giá XNK và các định mức trong sản
xuất kinh doanh.
+ Ban xuất nhập khẩu: Điều hành công tác kinh doanh XNK. Tìm kiếm ,khai
thác và mở rộng thị trờng XNK, phụ trách về các quan hệ quốc tế, khai thác khả
năng đầu t từ nớc ngoài.
+ Ban kế hoạch đầu t: Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các dự án
đầu t, thu mua cà phê để kinh doanh xuất khẩu, tập hợp về tình hình sản xuất
cây cà phê cũng nh một số cây công nghiệp khác.

+ Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại công ty có 64 thành viên trong đó có 62 đơn
vị sản xuất kinh doanh (sxkd) và 2 đơn vị sự nghiệp.
3-

Tổ chức hạch toán kế toán tạ văn phòng Hà Nội thuộc khối văn phòng

TCT cà phê Việt nam.
3.1- Tổ chức bộ máy kế toán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty là hình thức tập trung phân
tán. Theo hình thức này Tổng công ty lập ban tài chính- kế toán tại văn phòng
tổng công ty là đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị thành viên và các chi
nhánh đều có tổ chức kế toán riêng là các đơn vị phụ thuộc , có nghià là những


đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng thì giám đốc, kế toán trởng của đơn
vị đó phải chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và Tổng công ty, còn Tổng công ty chỉ
quản lý chung (không phải chịu trách nhiệm); đối với những đơn vị hạch toán
phụ thuộc Tổng công ty phải chịu một phần trách nhiệm trớc nhà nớc, báo cáo
của các đơn vị này không có tính pháp lý.
Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty Cà phê Việt nam đợc thể hiện qua sơ
đồ sau:

Ban tài chính kế
toán

(Kế toán trởng)

Phó ban tài chính
kế toán

Kế toán
tổng hợp

Kế toán chi
tiết

Thũ quỹ

- Kế toán trởng kiêm trởng ban tài chính kế toán: Quản lý điều hành công tác
tài chính kế toán của tổng công ty và phòng kế toán.Tham mu giúp lÃnh đạo
của tổng công ty giải quyết các nguồn tài chính, cân đối thu chi, tìm nguồn tài


trợ, vay vốn ngân hàng, ... để tiến hành các hoạt động sxkd , quản lý các loại
vốn ,tài sản của tổng công ty theo đúng chính sách chế độ. KiĨm tra, gi¸m s¸t
c¸c tỉ chøc, xÐt dut b¸o c¸o tài chính cho các đơn vị thành viên trớc khi gửi
lên cho các cơ quan chủ quản, ngân hàng thống kê,...
Phó ban tài chính - kế toán phụ trách các đơn vị thành viên: Phụ trách công
tác tài chính của ban tài chính kế toán, các đơn vị thành viên (có cả XDCB) .
Theo dõi công tác tài chính và kiĨm tra néi bé (nhËn, kiĨm tra, xÐt dut c¸c
b¸o cáo tài chính ). Phối hợp giúp kế toán tổng hợp trong chuyên môn.Tổng hợp
báo cáo quyết toán phần vốn SXKD toàn tổng công ty.
Bộ phận kế toán tổng hợp có 2 ngời :
+ Kế toán tổng hợp của văn phòng và phụ trách chi nhánh: Nhận chứng từ
của các phần hành kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán, kế toán tiền lơng, bảo
hiểm và phụ trách phần kế toán còn lại nh kế toán vốn bằng tiền ,TSCĐ , kÕ
to¸n chi phÝ. LËp c¸c chøng tõ ghi sỉ, từ chứng từ gốc vào các sổ chi tiết, lập
bảng kê chi tiết của phần hành mình phụ trách.
Hạch toán quỹ tiền mặt, lập các phiếu chi, thu tiền mặt, theo dõi các khoản thu
,trả do tổng công ty cho các đơn vị thành viên vay ngắn hạn phục vụ sản xuất, lu

thông, đầu t.Tiến hành làm thủ tục cho vay, tính toán lÃi cho vay thu đợc.
Bộ phận này theo dõi cả phần công nợ, có nhiệm vụ đối chiếu ,thanh toán công
nợ phải thu và phải trả trong và ngoài tổng công ty(TCT). Theo dõi các khoản
tạm ứng, làm thủ tục tạm ứng và thanh 5 toán tạm ứng. Thanh toán nội bộ các
khoản đơn vị thành viên nép q tËp trung cđa TCT. KÕ to¸n ngn vèn các
quỹ của văn phòng. Tổng hợp chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh của văn
phòng TCT.
+ Kế toán tổng hợp phụ trách các đơn vị thành viên và XDCB: Phụ trách
thống kê số liệu tổng hợp các đơn vị thành viên , thu nhận kiểm tra và cùng với
phó ban tài chính kế toán tổ chức xét duyệt các báo coá tài chính do các đơn vị
thành viên gửi lên. Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính chung toàn TCT phần
SXKD trứ các đơn vị HCSN .


Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi ở các tài khoản mở tại các ngân hàng,
theo dõi các khoản thu chi từ tiền gửi, vay ngân hàng và thanh toán qua ngân
hàng .
Kế toán thanh toán : phụ trách các phần hành công việc thanh toán với ngời
mua ,ngời bán .Phối hợp với ban xuất khẩu theo dõi hàng xuất khẩu, theo dõi
việc thực hiện các hợp đồng xuát khẩu kể cả uỷ thác .
Kế toán tiền lơng, bảo hiểm của văn phòng TCT và phụ trách các đơn vị
HCSN. Hàng tháng nhận bảng chấm công từ các phòng ban tiến hành tình lơng ,BHXH cho từng đối tợng ở văn phòng TCT lập bảng thanh toán tiền lơng
chuyển cho kế toán tổng hợp để lập các cứng từ ghi sổ và ghi vào các chi phí
sản xuất kinh doanh .
Thủ quỹ chịu trách nhiệm nhập ,xuất tiền mặt ,ngoại tệ tại quỹ theo các phiếu
thu chi phí đà đợc kế toán tổng hợp văn phòng lập; quản lí tiền tại quỹ.
Nh vậy tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty Cà phê Việt Nam đợc thể
hiện qua sơ đồ sau:

Trởng ban tàI chính kế toán Kế toán
trởng

Phó ban tài chính kế toán

Kế toán ngân
hàng

Trởng phòng kế
toán bộ phận phụ
thuộc các (chi
nhánh)

Kế toán tổng hợp theo dõi các
chi nhánh các đơn vị SXKD,
đơn vị hcsn, kế toán tiền lơng,văn phòng, kế toán tổng

Trởng phòng kế toán
các đơn vị trực thuộc
(đơn vị sxkd)

Kế toán thanh
toán

Trởng phòng kế toán các đơn vÞ
sù nghiƯp


3.2.tổ chức hệ thống chứng từ kế toán :
các loại chứng từ đợc sử dụng ở TCT cà phê Việt Nam là :

*chứng từ về lao động tiền lơng : bảng chấm công ,bảng thanh toán tiền lơng,
bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán thởng.
*Chứng từ về HTK: phiếu nhập kho, phiÕu xt kho, phiÕu xt kho kiªm vËn
chun néi bộ , thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.
*chứng từ về bán hàng:Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá
đơn giám định hàng XNK, hoá đơn GTGT.
*chứng từ về tiền tệ: Phiếu chi, phiếu th, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán
tạm ứng, biên lai thu tiền.
*chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý
TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ SCL hoàn thành, biên bản đánh giá lại
TSCĐ.
3.3.Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán:
các loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán đợc sử dụng bao gồm
Loại 1:
Nhóm11: TK111, 112, 113 chi tiÕt tõng lo¹i VND (1111, 1121, 1131) , ngoại
tệ( thờng là USD) TK11112, 1122, 1132.
Nhóm 12: TK 121
Nhóm 13: TK131(chi tiÕt KH), 133,136(1,8), 138
Nhãm 14: TK 141,142,144
Nhãm 15: TK 151,153, 156(1561), 157.
Nhãm 16: YK 161,162.
Lo¹i 2:
Nhãm 21: TK211( chi tiÕt theo Q§ cđa BTC)
Nhãm 22: TK221,228
Nhãm 24: TK241(1,2,3)


Loại 3:
Nhóm 31: Tk311,315.
Nhóm 33: Tk331(chi tiết từng đối tợng), 333(chi tiết theo QĐ của BTC),

TK334,335,336,338
Nhóm 34: Tk341,342
LoạI 4:
Nhóm 41(1..6)
TK421,431,441,451,461,466.
LoạI 5: TK5111, 531,532.
LoạI 6: Tk632, 641,642( chi tiết theo QĐ của BTC)
LoạI 7: TK711,721.
LoạI 8: TK811,821.
LoạI 9: Tk 911
- Các tk ngoàI bảng CĐKT: Tk 008,009,007,
3.4.Tổ chức hình thức sổ kế toán:
Văn phòng Hà Nội chọn hình thức chứng từ ghi sổ để tổ chức hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh. Theo hình thức này, quy trình ghi sổ phải ®ỵc thùc hiƯn
nh sau :

Chøng tõ gèc

Sỉ chi tiÕt

CT- GS

Sỉ cái

Báo cáo chi
tiết

Bảng CĐSPS

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Đối chiếu

Tại văn phòng Hà Nội thuộc khối văn phòng TCT cà phê Việt Nam sử dụng
hình thức CT-GS đợc thực hiện bằng kế toán máy; niên độ kế toán bắt đầu từ
1/1 năm báo cáo ,kết thúc 31/12 năm báo cáo; đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi
chép kế toán là đồng Việt Nam ; phơng pháp kế toán tài sản cố định : đánh giá
theo nguyên giá và giá trị còn lại , phơng pháp tính khấu hao theo khung thời
gian sử dụng TSCĐ thực tế đăng kí theo quyết định 1062 của Bộ Tài chính.
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo giá thực tế bình quân gia quyền và xác
định trị giá HTK cuối kì theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Tính toán khoản dự phòng ,tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng đợc thực
hiện theo thông t số 64 TC/ĐN ngày 15/9/1997 của Bộ tài chính.
3.5 Tổ chức báo cáo kế toán:
a) Các báo cáo tài chính đợc lập ở tổng công ty cà phê Việt Nam là báo cáo
kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và thuyết minh báo cáo tài chính. (đợc
lập theo mẫu quy định).
b) Các báo cáo quản trị :
các báo cáo quản trị tại TCT cà phê Việt Nam không có mẫu quy định cụ thể,
nó đợc lập theo yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp nh báo cáo về tình hình xuất
nhập khẩu cà phê trong một thời gian (Ví dụ năm 2000) và phơng hớng ,nhiệm
vụ trong thời gian tới, baó cáo về tình hình sxkd, những thuận lợi và những khó
khăn; báo cáo thực hiện kế hoạch dự toán;....
3.6- Hạch toán các phần hành:
Tại tổng công ty cà phê thực hiện hạch toán các phần hành sau:

3.6.1. Hạch toán phần hành vốn bằng tiền, vốn ODA:


a. Các nghiệp vụ làm tăng tiền:
Nợ TK 111,(112,113)
Có TK 121,131,136,138,141
Cã Tk 211, 331,131,141, 5111, 3331,
Cã TK 411,451,711,721
Cã TK 112,113, (111)
b. Các nghiệp vụ làm giảm tiền:
Nợ TK 131, 133,141,136,138
Nợ TK 153,156,
Nỵ TK 211,241,221
Nỵ TK 311,315,331,333,336,338,3344
Nỵ TK 4312,632,641,642,811,821
Nỵ TK 112,113,(111)
Cã TK 111,(112,113)
3.6.2. Hạch toán vốn ODA:
Văn phòng TCT đợc coi nh là đơn vị trung gian trong việc chuyển giao vốn
này cho các đơn vị thành viên. Vì vậy việc hạch toán vốn này qua TK341,136;
cụ thể nh sau:
Khi nghiệp vụ vay vốn phát sinh:
Nợ TK 136
Có TK 341
Khi có nghiệp vụ trả, tuỳ theo tình hình cụ thể mà hạch toán nh các khoản
thanh toán khác.
3.6.2. Hạch toán hàng hoá, vật t (cả phần thanh toán, thuế)
Phần hành này theo dõi việc mua bán hàng hoá cả trong và ngoài nớc, các
nghiệp vụ mua bán phát sinh đều đợc hạch toán qua tài khoản công nợ (kể cả
thanh toán néi bé)

3.6.3. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
Thực hiện tính và thanh toán tiền lơng, nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho đơn vị
cấp trên.Cụ thể theo sơ đồ sau:
TK 111,141

TK3344

TK642

Thanh toán tiền lơng,

Trích lơng và các khoản

Tạm ứng cho CNV

theo lơng

TK338

TK4312

Các khoản khấu trừ

thởng phải trả CNV

Lơng của CNV
3.6.4. Hach toán tài sản cố định.
Việc hạch toán TSCĐ cũng đợc thực hiện theo quty trình trên và phơng pháp

hạch toán nh sau:


TK 112 , 341,331,

TK 211

Mua sắm TSCĐ

TK821,2141

Nhợng bán, thanh lý

TK411

TK136

Nhận TSCĐ đợc cấp

Điều chuyển nội bộ

TK241
XDCB hoàn thành

TK1381
TS thiếu chờ xử lý

TK338
TS thừa chơ xử lý

3.6.5. Hạch toán xây dựng cơ bản.
Quy trình hạch toán XDCB cũng giống nh hạch toán các phần khác, phơng
pháp hạch toán nh sau:
TK 112,334,331,
Chi phí XDCB phát sinh

TK 241(1,2,3)

TK1368,211

công trình hoàn thành

bàn giao
TK411

Tk,142,642,335


Nhận công trình XDCB dở

công trình SC hoàn thành

dang thuộc vốn NS cấp

3.6.6. Hạch toán tổng hợp báo cáo quyết toán :
Cuối năm căn cứ vào các báo cáo tàI chính của các đơn vị thành viên(bao gồm
cả đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc), bộ phận tổng hợp báo
cáo quyết toán thực hiện tổng hợp các chỉ tiêu để lập báo cáo quyết toán chung
cho toàn TCT và phân tích các chỉ tiêu tàI chính và nộp lên cấp trên.
ii- Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại văn phòng

Hà Nội thuộc khối văn phòng Tổng công ty cà phê Việt Nam:

1- Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng:
Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh từ 01/01/năm báo cáo đến 31/12/ năm báo
cáo, cuối năm mới xác định số d.