Tài liệu Kinh nghiệm lựa chọn Egency tổ chức Event ppt

Kinh nghiệm lựa chọn Egency tổ chức Event

Khi tổ chức một event, đặc biệt là những event lớn thì bạn luôn muốn chọn cho
mình một Egency đáng tin cậy để có thể tổ chức một cách thành công và tiết kiệm.
Chúng tôi xin cung cấp cho các bạn một số thông tin về các bước lựa chọn nhà
Egency thích hợp, giúp các bạn có được những lựa chọn chính xác.
1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event
Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được
ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự
kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn,
mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay
là để kích thích bán hàng , không ai hiểu rõ hơn bạn - cho nên bạn cần phải truyền
đạt chính xác mục đích của Event đến những Agency tham gia thầu.
Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không
muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói chung chung
"Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện
này". Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà Agency đề xuất
đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là đơn vị mời bidding,
mong muốn một Event sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang
trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng "ông
nói gà, bà hiểu vịt", làm cho công ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày
công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn
của bạn.
2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu
Thông thường các công ty tổ chức sự kiện đều có các bản Event Briefing của riêng
mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ dự

thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên một
nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể
nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.
Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng
tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng
tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua event, ý
tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ
bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách
3. Đặt deadline hợp lý
Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp
trên nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal, báo giá
trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự
thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: "Khách hàng mà đòi hỏi proposal gấp
thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho đủ quy trình đấu thầu
thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình trước đó rồi".
Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là
ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong
vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn.
Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách
Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency. Họ
nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi
sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là Agency bắt đầu
đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà
bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế hoạch của mình, bạn
choáng váng thấy rằng chẳng khác gì "dùng dao bầu mổ muỗi", đành từ chối gấp,
và Agency giận tím mặt ra về.
Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự liệu
được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ

có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới, hãy chia sẻ thẳng
thắn với Agency cho họ "liệu cơm gắp mắm" ngay từ đầu và trình lên cho bạn một
phương án khả thi nhất.
Đừng ngần ngại nói rõ giới hạn ngân sách của bạn để có một phương án khả thi
nhất
5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân
Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn
tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều
Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi.
Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách
hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công
ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương
với tổ chức biểu diễn.
Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các
Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc
kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài
nguyên không cần thiết.
6. Đánh giá năng lực của Agency
Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một buổi
thuyết trình không hề là việc dễ dàng.
Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này
không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức
nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện
trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy
sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự
kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.
Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event tương tự.
Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về
event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những Event đó và không
mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một Event

nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về
agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức event cho bạn.
Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao mức
giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá
cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém.
Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh
nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên proposal hoặc báo giá. Một báo
giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản
ánh năng lực và kinh nghiệm của agency đó.