Tài liệu Tổ chức - Quản lý sự kiện: Nghề cân não pdf

Tổ chức - Quản lý sự kiện: Nghề cân não



Nhắc đến tổ chức sự kiện, đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn
được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị.

Không ít các bạn trẻ được hòa mình vào những siêu phẩm của ngành sự kiện như
Heineken Countdown Party, Soundfest… và ước ao trở thành một thành viên của
Ban tổ chức. Tuy nhiên, để có được ánh hào quang rực rỡ, ít ai biết rằng dân
“event’ phải trải qua nhữ
ng cuộc cân não căng thẳng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế
hình ảnh, quản lý chi phí đến lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế.

Quản lý sự kiện là gì?
Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người
trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích
giúp thương hiệu “giao tiếp” với nhóm khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác
và ấn tượng nhất. Ng
ười làm công tác tổ chức hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự
kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa
mãn sự kỳ vọng của người tham dự…

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối
tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của s
ự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo,
lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic và các yếu tố kỹ thuật để
thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo
dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Tố chất của người làm sự kiện
Những tố chất cơ bản của dân sự kiện có thể kể đến là óc tổ chức tốt, năng động,
sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, cẩn thận đến từng chi tiết, có sức khỏe tốt và
đam mê cháy bỏng với nghề. Ngoài những tố
chất trên, muốn đạt được thành công,
người làm sự kiện cần có óc quan sát. Mọi chi tiết trong cuộc sống dù là nhỏ nhất
đều có thể trở thành tư liệu đáng quý cho một sự kiện trong tương lai và đôi khi lại
trở thành ý tưởng mấu chốt làm nên một chương trình mới lạ, độc đáo.

Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện còn phải tôi
luyện cho mình tinh thầ
n thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt ứng phó với mọi
sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “nuột nà”
từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường,
như một vũ công vẫn phải nhảy múa sao cho khán giả không thể nhận ra cô đang bị
đau chân vậy.

Tổ
chức/quản lý sự kiện: Nghề cân não
Để có được một sự kiện “chất”, người làm tổ chức sự kiện ngoài việc cần có những
yếu tố mang tính lý thuyết như sức khỏe, kỹ năng, kiến thức… còn rất cần một
“tinh thần thép” hay ngắn gọn là “cân não”. Vậy cân não ở những giai đoạn nào?

Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những
phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiệ
n phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và
khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên
trong đầu. Rất nhiều khi phải trăn trở với ý tưởng, mất ăn mất ngủ mà chưa chắc đã
ra được “đứa con tinh thần” như ý.

Người làm nghề phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những
sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với m
ột chút liều lĩnh dựa
trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả,
thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng
đột phá.

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Luôn bắt bộ não phải suy nghĩ theo
hướng làm cách nào để “quản lý” được khách hàng và kỳ vọng của họ. Rõ ràng,
đối tượng khách hàng của những dự án liên quan đến tổ
chức sự kiện cũng rất khác
biệt. Khách hàng là người đưa ra rất nhiều phát kiến, nhiều điều trong số đó giúp ta
nảy ra những ý tưởng thực hiện hiệu quả, nhưng không ít trong số đó lại khiến ta
phải đau đầu giải thích về sự bất hợp lý hoặc cân nhắc để làm vừa ý khách hàng.
Bạn biết rằng, ý tưởng là vô cùng trừu tượng và khó kiểm soát.

Để t
ổ chức một sự kiện thành công cần làm việc với rất nhiều bên liên quan và
nhiều nhà cung cấp khác nhau. Làm cách nào để quản lý “hàng tá” nhà cung cấp
một lúc mà vẫn phải đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng cho chương trình, thực sự
là một bài toán nan giải. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi
vận hành sự kiện, chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị
gián đoạn và
ảnh hưởng. Đó là lý do, vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải
lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không
bị rơi tình thế “tiến thoái lưỡng nan”.

Làn sao để khách biết đến sự kiện và tham gia?
Sẽ ra sao nếu bỏ một khoản tiền kha khá, cùng công sức - để tổ chức một sự kiện
mà có quá ít người tham gia? Bài toán về cost-effective… đau đầu không ít nhà tổ
chức sự kiện.

Các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những “cơn đau tim”
vậy. Tổ chức sự kiện nghĩa là có sự tham gia của nhiều ngườ
i và bất kỳ sự cố nào
cũng có “nguy cơ” ảnh hưởng đến nhiều người và bạn cũng hiểu hiệu ứng đám
đông có sức mạnh như thế nào? Dù cả ekip đã nỗ lực hết sức cho một sự kiện
nhưng vẫn không thể tránh khỏi một vài sự cố. Vậy cân não là để tìm ra hướng giải
quyết thỏa đáng nhất, tốt nhất. Để
có được hướng giải quyết hợp lý, bạn cần kinh
qua nhiều trải nghiệm khác nhau để rút ra bài học chứ không chỉ đơn thuần là cố
gắng suy nghĩ.

Thật khó để bạn trẻ có thể vừa trau dồi tri thức, vừa phải học cách vượt qua những
áp lực này. Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề
và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lự
c trau dồi, cập nhật bản thân. Vượt qua
những áp lực này, người làm sự kiện giành được vinh quang riêng mà ít nghề nào
có được, nó được ví như cảm giác chinh phục đỉnh Everest.