Tài liệu Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá doc

Đề tài
Phân tích thiết kế hệ thống
quản lý học sinh tại trường
THCS Đoàn Xá

MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU 2
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 4
1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 5
1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 5
1.2.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R) 6
1.2.4. Mô hình quan hệ: 7
1.2.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 7
1.2.6. Thiết kế tổng thể 9
1.2.7. Thiết kế giao diện 10
1.2.8. Thiết kế kiểm soát 10
1.2.9. Thiết kế tệp (file) 10
1.2.10. Thiết kế chương trình 11
1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access 15
1.4.2. Các đối tượng trong Access 15
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS 44
KẾT LUẬN 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO 56
LỜI GIỚI THIỆU
Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã
trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật
không thể thiếu trong đời sống. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển
như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như:
quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay
thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử
dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí,

thời gian và sức lao động.
Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc
quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên
cấp thiết. Là một cán bộ đang công tác tại trường THCS – Đoàn Xá – Kiến Thụy
– Hải Phòng, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc
cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập, kết
- 2 -

quả học tập… Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống
quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá ”
Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành
và quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có
một số những chỗ sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, em rất mong có được sự đóng
góp ý kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện
hơn.
Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Th.s LÊ TUẤN ANH - Giảng
viên Trường Đại học CNTT&Truyền Thông Thái Nguyên và các thầy cô
giáo trong trường THCS Đoàn Xá đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho em
hoàn thành được bản báo cáo này.
Hải Phòng, tháng 6 năm 2012
Sinh viên
ĐỖ THỊ HƯƠNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao
gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh
tĩnh hay hình ảnh động Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ
dưới dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo
các quy tắc dựa trên lý thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế

giới dữ liệu hiện thực khách quan.
Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở
dữ liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng.
Bất kỳ người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về
nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế
độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử
dụng với các tài nguyên đó.
- 3 -

CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc
bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung
hay loại bỏ dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng
quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-
HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người
sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL
tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các
thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau
về căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt.
Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ
để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn
dữ liệu là duy nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không
những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính
khách quan, trung thực của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất
quán của dữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu.
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống
* Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống
- Phương pháp SA.
Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70. Đặc điểm cơ bản
của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản

dần.
Đặc điểm của phương pháp:
. Phương pháp phân tích hệ thống theo hướng chức năng.
. Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng.
. Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu.
. Phân tích từ trên xuống.
. Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ.
- 4 -

Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu dễ thực hiện phù
hợp với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ.
- Phương pháp E/A:
Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976.
Đặc điểm:
. Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu.
. Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thể.
. Sử dụng mô hình thực thể liên kết(mô hình E/A).
Ưu điểm của phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan.
1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các chức
năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiết hoá
dần quá trình mô tả các xử lý.
- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mức sau đó.
- Dễ thành lập, dễ hiểu.
- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên quan
giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian.
1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
 Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối
quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông
tin cho nhau.

- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách
quan sát tổng thể về hệ thống.
 Tác dụng:
- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết
kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu.
- DFD: Chia làm 2 mức:
+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý.
- 5 -

+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý:
Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ. Làm nhiệm
vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi
khi có kèm theo bổ ngữ.
Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tên
chức năng.
Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý.
Kho dữ liệu: tên này chỉ nội dung thông tin chứ không phải chỉ mang tin.
Kho là nơi lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian để sau đó một hoặc
nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó.
Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài
cơ quan, ngoài doanh nghiệp nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với
hệ thống.
Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem
xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ.
1.2.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R)
 Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý.
 Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất.
 Liên kết: Là sự ràng buộc có ý nghĩa về mặt quản lý giữa hai hay nhiều
thực thể.

 Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất.
- Các dạng liên kết:
+ Liên kết: 1-1.
+ Liên kết: 1-n
+ Liên kết: n-n.
 Mô hình thực thể liên kết:
1 1 1 n n n
- 6 -

 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một
thực thể.
 Thuộc tính khoá: Để phân biệt giữa hai đối tượng cùng kiểu thực thể.
1.2.4. Mô hình quan hệ:
 Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn.
- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng. Mỗi
cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ. Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ
khác nhau.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ
khác nhau.
 Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một tập
các phụ thuộc hàm F.
 Các dạng chuẩn (3 dạng):
- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u, quan
hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các giá trị
nguyên tố.
- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụ
thuộc đầy đủ vào khoá chính.
- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U. r ở quan hệ
nằm ở dạng chuẩn 3. Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoá

không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính.
1.2.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Là giai đoạn
có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không.
 Mục đích yêu cầu
- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành.
Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:
+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.
- 7 -

+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới.
+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống.
+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát.
 Khảo sát hiện trạng của bài toán
Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một
mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống.
 Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ sẽ là
những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
 Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những
người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể.
 Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì
vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết.
 Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ thống
và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống.
 Tập hợp các thông tin:
- Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):
Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá
trình nghiên cứu hệ thống.
+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng.

+ Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được.
+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài liệu
về mặt giấy tờ.
+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành chính,
các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình.
- Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai):
Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu,
các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là
những dự đoán. Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khía
cạnh sau:
- 8 -

+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không?
+ Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít. Có những yêu cầu
số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều.
+ Độ chính xác của thông tin.
+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất bất thường.
- Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của
hệ thống mới:
+ Đưa ra những gì chưa có phải bổ sung vào.
+ Yếu, kém?
+Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng. Các
nguyện vọng của người thực hiện. Các dự kiến và kế hoạch phát triển.
1.2.6. Thiết kế tổng thể
Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân cấp
chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô
hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ.
 Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả
vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài
đặt.

 Cách tiến hành: chia thành 5 bước.
- Bước 1: Thiết kế tổng thể:
+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần
thực hiện thủ công.
+ Phân định các hệ thống con máy tính.
- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới
giữa thủ công và máy tính.
- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo
mật dữ liệu.
- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp
còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng.
- Bước 5: Thiết kế chương trình.
- 9 -

1.2.7. Thiết kế giao diện
Thiết kế tài liệu xuất:
Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ
lại trên đĩa những tệp dữ liệu.
 Tài liệu xuất có những loại sau:
- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu
đưa vào.
- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền
thông tin hoặc không có khung sẵn.
 Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của
các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày
không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất.
 Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng.
Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có
trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác
ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ

giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương đương.
1.2.8. Thiết kế kiểm soát
 Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn vẹn
dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu.
 Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả
năng phục hồi dữ liệu.
 Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho dù
cố tình hoặc vô tình.
 Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có
mức độ truy nhập không giống nhau.
1.2.9. Thiết kế tệp (file)
Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu.
Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta
cần lưu trữ.
- 10 -

- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho phép
chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm.
Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc
truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên,
nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ.
+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp
căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng
một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được
gộp vào thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác
nhau.
Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập
chỉ dẫn.
1.2.10. Thiết kế chương trình

Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các modul chương trình và mối
liên quan giữa các modul đó.
- Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì).
- Gộp các modul thành các chương trình.
- Thiết kế các mẫu thử (do người thiết kế làm).
 Modul chương trình:
- Một modul chương trình có thể là một chương trình con có dạng chương
trình con hàm, thủ tục. Có thể là một nhóm các câu lệnh thường được tổ chức
dưới dạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối tượng.
- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:
+ Đặc trưng vào/ra:
 Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó.
 Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn
thành công việc.
+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành
thông tin ra. Thao tác là tìm kiếm, in ấn.
- 11 -

+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng biến
đổi từ thông tin vào thành thông tin ra. Với một yêu cầu sử dụng thông tin không
phải giống nhau.
+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữ
liệu được dùng riêng trong chương trình.
Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc.
 Lược đồ cấu trúc:
- Biểu diễn modul.
- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển.
Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình.
 Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương trình
như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó

phải đưa vào bộ nhớ trong. Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ
thành các nhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó
được gọi là đóng gói có nhiều cách thức đóng gói.
- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử dụng
gần nhau.
- Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển có thể
chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu.
1.3. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Visual Basic, con đường nhanh nhất và đơn giản nhất để tạo những ứng
dụng cho Microsoft Windows. Bất kể bạn là một nhà chuyên nghiệp hay là một
người mới lập trình Windows, Visual Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các
công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng.
Thành phần “Basic” nói đến ngôn ngữ “BASIC” (Beginners All-Purpose
Symbolic Instruction Code) một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình
hơn bất cứ một ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính. Visual Basic được
- 12 -

phát triển dần dần dựa trên ngôn ngữ BASIC và bây giờ chứa đựng hàng trăm
điều lệnh, hàm và từ khóa… có quan hệ trực tiếp với giao diện đồ họa của
Windows.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ là Visual Basic. Hệ thống lập
trình Visual Basic, những ứng dụng bao gồm Microsoft Excel, Microsoft Access
và nhiều ứng dụng Windows khác đều dùng cùng một ngôn ngữ.
a) Biến
Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình xử lý
chương trình.
• Cách khai báo biến
Dim <Tên biến> As <Kiểu biến>
Ta cũng có thể không cần khai báo kiểu biến (tức bỏ mệnh đề As <Kiểu
biến> phía sau), trong trường hợp này, biến có thể được dùng để lưu giữ một giá

trị bất kỳ.
• Quy tắc đặt tên biến
 Tên biến có chiều dài tối đa 255 ký tự.
 Phải bắt đầu bằng một chữ cái.
 Không đặt các khoảng trống và các ký hiệu (+ - * /…) trong tên biến.
 Không được trùng với từ khóa của ngôn ngữ.
 Tránh đặt tên trùng nhau.
• Phạm vi sử dụng biến
Phạm vi sử dụng biến tùy thuộc cách ta khai báo và chỗ ta đặt dòng lệnh
khai báo biến.
b) Các kiểu dữ liệu trong Visual Basic
• Kiểu số nguyên dương (không chấp nhận số âm) gồm kiểu Byte.
- 13 -

• Kiểu số nguyên (chấp nhận cả số âm nhưng không chấp nhận phần lẻ thập
phân) gồm các kiểu :Integer, Long.
• Kiểu số thực gồm Single, Double, Currency.
• Kiểu Boolean gọi là kiểu luận lý, nó chỉ chấp nhận hai giá trị True là đúng
và False là sai.
• Kiểu String dùng để chứa các giá trị chuỗi. Một chuỗi ký tự có thể có nhiều
ký tự. Khi viết một giá trị chuỗi, ta phải bao hai đầu nó bằng dấu nháy kép.
• Kiểu ngày tháng (Date) để chứa giá trị thời gian. Khi viết một giá trị kiểu
Date, ta có thể viết theo bất cứ kiểu ghi giờ nào bao hai đầu bằng dấu #.
c) Các toán tử trong Visual Basic
Trong Visual Basic có 3 loại toán tử đó là:
• Các toán tử tính toán
• Các toán tử so sánh
• Các toán tử luận lý
d) Thủ tục
Cách định nghĩa thủ tục

Một thủ tục trước khi muốn sử dụng nó phải định nghĩa nó. Dùng từ khóa
Sub để khai báo thủ tục như thế này.
Private/Pulic Sub <Tên thủ tục>
… <Các mã lệnh mà thủ tục này thực hiện>
End Sub ‘Chỗ kết thúc thủ tục.
Nếu ta khai báo bằng từ khóa Public, thủ tục có thể được gọi để sử dụng
trong bất kỳ form nào trong chương trình.
Nếu ta khai báo bằng từ khóa Private, thủ tục chỉ có thể dùng được trong
form có chứa nó mà thôi.
- 14 -

e) Thiết kế giao diện
Do Visual Basic là ngôn ngữ lập nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản
bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính
của các đối tượng đó.
1.4. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access
1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access
Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View,
Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ
quan trọng nhất của Access. Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module. Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
1.4.2. Các đối tượng trong Access
- 15 -

- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Bảng chứa các thông tin về một
chủ đề cụ thể. Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng. Một bảng bao
gồm có nhiều filed (trường) và record (bản ghi). Trong Access việc tạo bảng,
sửa cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực

quan. Việc tạo bảng có thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy. Đối với bảng
Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu
văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng/giờ
(Data/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE.
Đặc biệt thuộc tính Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát
được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào. Ngoài
ra để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo
Box cho các trường của bảng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phép thiết
lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người dùng
không phải kiểm tra tính toàn vẹn khi nhập dữ liệu.
- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho
phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong
Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo
mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL. Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để
chọn, cập nhật, chèn hay xoá dữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong
một hoặc nhiều bảng có sẵn. Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác
cơ sở dữ liệu như: xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức.
Điểm quan trọng nhất cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về
dữ liệu trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng. Có thể tạo Query
bằng ví dụ QBE (Query By Example), tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu
lệnh SQL (Structured Query Language), tạo Query bằng Query Wizard.
- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phép người sử
dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất
bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn. Có thể điều khiển
cách trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách
- 16 -

số). Có thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một
hộp kiểm tra. Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp
trên biểu mẫu. Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng.

Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu. Là một đối tượng được thiết kế
để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Có thể xem
một báo cáo trên màn hình trước khi in nó. Báo biểu có hình thức trình bày
phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra
các tập tin khác như Word/Exel.
- Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện
để đáp ứng một sự kiện nhất định. Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở
một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn.
Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong
một trường khi giá trị của trường đó thay đổi. Trong các macro, có thể đặt thêm
các điều kiện đơn giản để quy định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của
một macro sẽ được thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua. Các macro có thể dùng để mở
và thực hiện các truy vấn, mở các bảng, in và xem các báo cáo. Trong một
macro, có thể chạy một chương trình macro khác hoặc các hàm module.
- Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng
Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để
làm việc trong Access. Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho
phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được. Các module có thể là các
đối tượng độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong một
ứng dụng, hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo
cáo để đáp ứng các sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó. Các module
được liên kết với các biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL
quan hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo
bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tách
bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước
- 17 -

vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm
được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.

1.5. Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS.
Quản lý điểm học sinh là một trong những công việc quan trọng trong
nhà trường, việc đưa bài toán quản lý điểm của học sinh trong nhà trường sẽ
mang lại nhiều tiến bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học
sinh đồng thời là cũng là quá trình theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi
thời điểm bất kì. Từ đó mà mỗi hoc sinh có kế hoạch học tập, phấn đấu cho
riêng mình.
- Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy
vi tính.
- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế
thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập
nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của
học sinh…
- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn,
bảo mật cao hơn.
- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục
vụ công tác lãnh đạo của cấp trên.
- 18 -

CHƯƠNG II. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.
2.1. Khảo sát bài toán
2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá
Đoàn Xá

là một xã thuộc
huyện Kiến Thụy thành phố Hải Phòng
, trư
ờng
được xây dựng trên địa bàn trung tâm xã, quang cảnh trường rộng rãi thoáng
mát

hiện nay trư
ờng bao gồm 12 phòng học, 8 phòng chức năng. Trường có
100% đội ngũ cán bộ giáo viên đạt chuẩn và trên chuẩn. Điều đặt biệt là dưới sự
quan tâm của địa phương và sự nhiệt tình phấn đấu của đội ngũ cán bộ giáo viên
trong trường đang trong giai đoạn xây dựng là trường chuẩn quốc gia.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường
Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay:
Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung.
Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn
Gồm 3 tổ nghiệp vụ:
+ Tổ hành chính.
+ Tổ KHTN
+ Tổ KHXH
Trường có 362 học sinh được chia ra các khối lớp cụ thể như sau:
Khối 9: 9A: 43
9B: 38
Khối 8: 8A: 44
8B: 43
Khối 7: 7A: 33
7B: 31
7C: 32
Khối 6: 6A: 36
6B: 31
6C: 31
Các môn học được áp dụng cho các khối lớp như sau:
- 19 -

Môn học tính điểm: Toán, Vật lý, Hóa học, Ngữ văn, Lịch sử, Sinh học,
Địa lý, GDCD, Công nghệ, dành cho khối 8, 9, Khối 6, 7 chưa có môn Hóa học.
Môn học nhận xét: Thể dục, Âm nhạc, Mĩ Thuật, được áp dụng cho toàn

trường.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Đoàn Xá như sau:
- 20 -
Ban Giám Hiệu
Tổ Hành chính Tổ KHXH
Văn thư
Toán
Vật lý
Hóa học
Sinh học
Công nghê
Thể dục
Âm nhạc
Ngữ văn
Lịch sử
Địa lý
Tiếng Anh
Tổ KHTN
Thư viện
Kế toán
Thiết bị
Bảo vệ
GDCD
Mĩ thuật
Tin học

Hệ thống quản lý điểm của một trườngTHCS được xây dựng trên cơ sở
khảo sát thực tế hệ thống quản lý điểm của một trường THCS với chương trình
đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong cả nước - Đó
là trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng.

- Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau:
+ Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý
chung trong nhà trường.
+ Mức điều phối quản lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật
thông tin học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn. Tính điểm trung
bình cho từng học kì, cả năm cho từng học sinh.
+ Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường
xuyên, tính điểm trung bình môn học và gửi cho GVCN.
2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá
Bài toán quản lí điểm ở trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải
Phòng:
Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm cho các
giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung cho GVCN. Trong quá trình
giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để “cho” điểm học sinh.
Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các GVBM
chuyển điểm vào sổ. Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình
thức kiểm tra (miệng, 15’, 1 Tiết, Học Kì). Mỗi loại điểm số lượng con điểm
theo từng môn đúng với quy chế của bộ GD-ĐT. Sau khi có điểm kiểm tra học
kì, GVBM sẽ tổng kết học kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và
hệ số cho học sinh để học sinh tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình.
GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc về điểm với học sinh về môn học đó. Đối
chiếu xong, GVBM chuyển điểm TKMH cho GVCN thông qua sổ điểm chung.
Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến
hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh. Đến giờ Sinh Hoạt Lớp
cuối kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK .
- 21 -

Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với
GVBM, GVBM thương lượng với HS để thống nhất sửa chữa điểm. Nếu
không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN. Nếu kết

quả đúng thì GVCN vào điểm. Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để
đi đến thống nhất, vào điểm. Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực.
Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và
đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của từng HS
cho Phụ huynh.
Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả
năm cho HS, rồi vào điểm. Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm
cho Phụ Huynh. Mặt khác BGH báo cáo chất lượng 2 mặt giáo dục lên Phòng
Giáo Dục.
2.1.3. Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý điểm của học
sinh trong nhà trường.
1. Danh sách học sinh lớp
- 22 -

2. Danh sách giáo viên
3. Thống kê xếp loại học lực
- 23 -

4. Thống kê xếp loại hạnh kiểm
5. Bảng tổng hợp kết quả học tập
- 24 -

6. Bảng điểm của từng môn học
2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh.
Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các
môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của
từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng.
Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do
các yếu tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai.
- 25 -