Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Hà Trang.d.DOC

Lời nói đầu
Nớc ta là một nớc có nền kinh tế chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung
sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết quản
lý vĩ mô của nhà nớc. Đây là một điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp
nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng khi tiếp súc với thị trờng với
nhng công nghệ tiên tiến cùng mô hình tổ chức và phơng pháp quản lý hiện đại.
Sức sản xuất xã hội đợc giải phóng khỏi những trói buộc của cơ chế cũ, mọi
thành phần kinh tế, mọi loại hình doanh nghiệp đợc tự do kinh doanh và phát
triển trong môi trờng mới.
Một quốc gia, một tổ chức hay một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển cần phải có một đội ngũ lao động có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp
thu đợc khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới. Khi mà nớc ta đang gia nhập
WTO, AFTA... thì điều này càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết vì đội ngũ
lao động này là nhân tố quyết định đa nền kinh tế nớc ta sớm hội nhập với nền
kinh tế trong khu vực và trên thế giới. Tuy nhiên đội ngũ lao động nớc ta còn
khá yếu kém về nhiều mặt: Nh tay nghề kém, trình độ tiếp thu và làm chủ công
nghệ còn hạn chế, năng suất lao động thấp... Hoạt động tổ chức nhân lực ở các
doanh nghiệp chỉ mang hình thức thụ động. Lý do là các doanh nghiệp cha đánh
giá đúng mức tầm quan trọng của công tác tổ chức trong doanh nghiệp.
Khắc phục những tồn tại trên là vấn đề khó khăn đối với bất kỳ nhà quản
lý nào. Nó đòi hỏi phải có một cách làm tổng thể với sự nỗ lực của rất nhiều
tầng lớp từ nhà nớc xuống tới các doanh nghiệp và trên hết là ý thức của mỗi
ngời lao động trong công cuộc xây dựng nớc nhà. Làm đợc điều này không
những họ cải thiện đợc chính cuộc sống của họ mà họ còn góp phần không nhỏ
vào lợi ích của tổ chức và sự phát triển của đất nớc.
Xuất phát từ những lý do trên và thực tế trong thời gian thực tập tại Công
ty TNHH Hà Trang qua nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công
ty kết hợp với quá trình học tập tại trờng, đặc biệt đợc sự hớng dẫn tận tình của
thầy giáo Phó giáo s, tiến sĩ, Phạm Quang Huấn. Em đã chọn đề tài luận văn
1
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

TNHH Hà Trang .
Bài viết đợc chia thành 3 chơng:
Chơng Giới thiệu chung về Công ty TNHH Hà Trang.
Chơng 2: Phân tích thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty TNHH Hà Trang trong thời gian qua.
Chơng 3: Giải pháp và một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang.
2
Chơng I
Giới thiệu chung về công ty TNHH Hà Trang
I. khái quát về công ty TNHH Hà Trang
1. Quá trình hình thành và phát triển Công tyTNHH Hà Trang.
-Tên Công ty: Công ty TNHH Hà Trang
-Tên giao dịch quố tế: Hà Trang company limited.
-Tên viết tắt: Hà Trang CO.LTD
-Địa chỉ: Hoài Đức Hà Tây
-Thành lập: 01/07/1997
Công ty TNHH HàTrang hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh
tế độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân và đợc sử dụng con dấu riêng.
Tổng mức vốn của Công ty tại thời điểm ngày 01/07/2007 là 4.200.000.000đ
( Bốn tỉ hai trăm triệu đồng chẵn )
Trong đó: Vốn cố định là: 3.360.000.000đ
Vốn lu động : 840.000.000đ
Công ty đợc thành lập ngày 01/07/1997. Từ đó dến nay có thể chia thành hai
giai đoạn.
1.1.Giai đoạn 1997-2000
Cơ chế thị trờng phát triển đã tạo ra cho các công ty, các doanh nghiệp
không ít những cơ hội phát triển và ngợc lại mang lại nhiều thách thức khó
khăn có thể đẩy các công ty đến bờ vực phá sản. Nhu cầu thị trờng ngày
càng đa dạng và khó tính hơn với thị hiếu và yêu cầu của khách hàng ngày

càng cao. Để thích ứng với cơ chế thị trờng Công ty luôn tìm tòi và áp dụng
đa dạng hoá chủng loại cũng nh nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng
nhu cầu thị trờng. Do áp dụng những công nghệ sản xuất trên dây chuyền
máy móc lạc hậu, năng xuất lao động thấp và nguyên liệu sản xuất không
đảm bảo nên đã đa giá thành sản phẩm lên cao cùng với sự bỡ ngỡ ban đầu
do mới thành lập nên sản phẩm của Công ty cha cạnh tranh đợc với các sản
phẩm cùng loại trên thị trờng. Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong thời
gian này.
3
1.2.Giai đoạn từ 2000 đến nay.
Công ty đầu t thêm một dây chuyền máy mới, hiện đại đã nâng công xuất
lên gấp 3 lần. Dây chuyền này đã đi vào sản xuất ổn định giúp Công ty từ
chỗ khó khăn đã có lợi nhuận, mang một hớng đi mới cho Công ty trong
hoạt động sản xuất kinh doanh trong tơng lai. Do đầu t dây chuyền công
nghệ hiện đại nên sản phẩm của Công ty có chất lợng cao hơn so với trớc.
Công ty đã chủ động tìm đối tác để liên doanh, liên kết, sản phẩm của Công
ty đã đợc khách hàng đánh giá cao và dần đi vào ổn định. Sau gần 10 năm
hình thành và phát triển Công ty TNHH Hà Trang luôn đạt đợc những mục
tiên đề ra và có tốc độ phát triển nhanh. Những cố gắng và thành tích mà
Công ty có đợc đó là sự ghi nhận của khách hàng bằng sản phẩm của mình.
2 . Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là:
+ Sản xuất và phân phối thức ăn chăn nuôi
3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:
+ Chức năng của Công ty:
- Sản xuất thức ăn chăn nuôi.
- Phân phối sản phẩm thức ăn chăn nuôi của Công ty tới các đại lý bán
buôn bán lẻ.
+ Nhiệm vụ chủ yếu: Từng bớc mở rộng quy mô sản xuất, phát triển thị
trờng, quảng bá thơng hiệu để trở thành Công ty lớn và có thơng hiệu mạnh
trong khu vực đồng bằng sông Hồng.

Không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm để bảo vệ uy tín với khẩu
hiệu chỉ có chất lợng vàng.
Thực hiện tốt chiến lợc sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của
ngành chăn nuôi.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo an toàn cho ngời lao động,
bảo vệ môi trờng tuân thủ pháp luật.
Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công nhân viên và tham gia hoạt
động công ích.
Công ty TNHH Hà Trang là một Công ty chuyên sản xuất mặt hàng phục
vụ cho chăn nuôi. Mục tiêu của Công ty là hoàn thiện và phát triển sản xuất sản
4
phẩm của mình phục vụ cho nhu cầu chăn nuôi hiện nay. Do đó Công ty TNHH
Hà Trang có những nhiệm vụ chính sau.
+Bảo toàn và phát triển nguồn vốn đã có.
+Thực hiện theo phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất cho công
nhân viên bồi dỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.
- Bảo vệ công việc sản xuất của Công ty, giữ gìn an ninh trật tự an toàn
cho Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng đối với đất
nớc.
- Đẩy mạnh đầu t, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, áp dụng tiến độ
công nghệ mới nhằm mục đích nâng cao năng xuất lao động, chất lợng lao động
và nâng cao hiệu quả
- Với những nhiệm vụ quan trọng đó, đòi hỏi Công ty phải có nhiều ph-
ơng hớng và biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý vững mạnh áp
dụng những nhiệm vụ trên
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Công ty đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bộ máy gọn nhẹ,
quản lý theo chế độ một thủ trởng bên dới là các phòng ban chức năng và phân
xởng sản xuất, đợc phối hợp thờng xuyên chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo

hoàn thành mục tiêu cho công tác điều hành quản lý của Công ty đợc đồng bộ
thông suốt có hiệu quả.
5
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hà Trang.
Sơ đồ1
- Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức đợc
xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo kiểu cơ cấu này Giám đốc Công
ty đợc các phòng ban tham mu trớc khi ra một quyết định về các vấn đề có liên
quan đến nhiệm vụ của Công ty.
6
Giám đốc
Phó giám đốc phụ
trách kỹ thuật
Phó giám đốc phụ
trách kinh doanh
Phòng kỹ
thuật
Phòng kế
hoạch
vật tư
Phòng
kinh
doanh
Phòng
tàI chính
kế toán
Phân xưởng
- Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty. Mối quan hệ
các cấp trong hệ thống này của Công ty là quan hệ theo chiều dọc từ trên
xuống. Việc bố trí các cấp theo ngành dọc nh vậy có những điểm sau:

- Giúp Giám đốc Công ty nắm sát đợc những hoạt động của Công ty
- Tất cả các đơn vị trong Công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban Giám đốc
nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty đều thống nhất
- Ban Giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Do đó việc đánh giá
chất lợng công tác của các đơn vị do ban Giám đốc Công ty quyết định tránh đ-
ợc tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị
- Dễ thực hiện chế độ một thủ trởng
- Mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên do đó tăng c-
ờng đợc trách nhiệm cá nhân
- Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh.
- Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có
quyền ra các mệnh lệnh và các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho
các phân xởng, các tổ sản xuất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng ngoài những u điểm còn
bộc lộ những nhợc điểm sau:
Thứ nhất Giám đốc Công ty còn phải sử lý quá nhiều công việc, phải
quản lý tất cả các đơn vị. Nh vậy nhiệm vụ của Giám đốc quá nặng nề trong khi
nhiệm vụ của các phòng ban lại quá đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp
lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị dới mình khi có sự chỉ đạo của Giám đốc. Cách
quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động đợc khi thực hiện những
nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy. Sáng kiến, cải
tiến kỹ thuật. Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong Công ty không phối
hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngợc nhau giữa các
chỉ thị hớng dẫn.
Thứ hai: thời gian sử lý các thông tin thờng chậm cha phát huy đợc tính
sáng tạo của các phòng ban.
Nh vậy ở đây nên chăng chỉ có một mô hình quản lý mới kiểu phân cấp ở
đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập chung ở lãnh đạo và bộ phận chức năng
7
mà phải mở rộng đến từng cá nhân, bộ phận nhỏ, làm sao cho mọi ngời đều có

quyền, có trách nhiệm, sử dụng tốt những nguồn lực của mình phục vụ cho lợi
ích của mình và lợi ích của toàn Công ty.
Thứ ba: việc tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cũng cha tốt.
Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chính
xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty. Tổ chức
không có ý nghĩa về số lợng mà có ý nghĩa về chất lợng, do đó phải cải tiến tổ
chức hoàn thiện lại bộ máy quản lý của Công ty, không nhất thiết phải đòi hỏi
chi phí thêm các thiết bị và sức lao động tránh lãng phí.
4. Mối quan hệ giữa các đơn vị:
Qua sơ đồ tổ chức của Công ty, ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Hà Trang thiết lập theo kiểu cơ cấu trực tuyến, Giám đốc Công ty đợc
hai phó Giám đốc tham mu về từng chức năng trớc khi ra quyết định. Giám đốc
Công ty chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan
trong toàn nội bộ Công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức năng này có mối liên hệ chiều
dọc và chiều ngang.
- Quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong
Công ty gọi là quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống gọi
là hệ thống theo chiều dọc. Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng
ban và xuống các phân xởng. Cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý
sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình đợc giao. Quan hệ này thể hiện rõ:
Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có hai phó Giám đốc, các phó
Giám đốc này có trách nhiệm trớc Giám đốc về các công việc mà Giám đốc
giao một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác để trình lên Giám đốc khi có
yêu cầu.
- Việc bố trí theo chiều dọc nh trên giúp Giám đốc Công ty bám sát đợc
những hoạt động của Công ty. Tuy nhiên kiểu bố trí nh vậy cũng bộc lộ nhợc
điểm nh: Thời gian sử lý các thông tin thờng chậm vì phải thông qua các phòng
ban chức năng rồi mới tới phân xởng và cuối cùng mới tới ngời công nhận. Giữa
các phòng ban của Công ty nếu không phối hợp tốt, phối hợp nhịp nhàng, ăn ý

8
thì sẽ dẫn tới chồng chéo, thậm chí có thể ngợc nhau và hiểu sai vấn đề trong
việc ban hành các chỉ thị hớng dẫn
- Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý đựợc chia thành
nhiều chức năng và phân công lao động sao cho đúng ngời, đúng việc. Việc
phân bố các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹ năng, kỹ xảo,
cùng các điều kiện lao động quản lý, phân nhóm lao động quản lý có từng chức
năng vào cùng một bộ phận, từ đó thành các phòng ban và những phòng ban
này có trọng trách phân công cho các lao động trong phòng, đảm nhiệm một số
nhiệm vụ, một số khâu nhất định phù hợp với năng lực, sở trờng của từng ngời.
Qua sơ đồ hoàn chỉnh ta thấy Công ty TNHH Hà Trang có 6 phòng ban
và các phân xởng. Đi sâu cụ thể từng phòng ban, phân xởng, ta thấy mỗi ngời
có một nhiệm vụ nhất định đợc cấp trên giao phó và ngời đó phải có nghĩa vụ
thực hiện, chẳng hạn phải thu nhập bổ sung những thông tin ban đầu về một số
lĩnh vực, một số vấn đề quy định trớc, sau đó báo cáo cho trởng phòng, trởng
phòng có nhiệm vụ sử lý các thông tin để đa ra các quyết định sử lý công việc.
Về hợp tác giữa các phòng ban chức năng ở Công ty vẫn còn thả lỏng,
trong khi làm việc vẫn duy trì phong cách của nền kinh tế kế hoạch hoá, cha có
tác phong công nghiệp trong quá trình phát triển công việc có lúc sử dụng kết
quả của nhân viên ở bộ phận khác, hoặc kết quả của phòng ban này là căn cứ
sây dựng và thực hiện của phòng ban kia Nh vậy việc chậm trễ hoặc sai sót
vì thiếu chính xác ở phòng ban này sẽ dễ dàng lan truyền sang các phòng ban
khác, và một loạt sai sót, thiếu chính xác kéo theo. Do đó ảnh hởng đến nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Về hợp tác giữa các phân xởng: trong Công ty TNHH Hà Trang các
phân xởng có mối liên hệ mật thiết với nhau, các sản phẩm sản xuất của phân x-
ởng này lại là nguyên liệu bán thành phẩm của các phân xởng khác, nếu nh giữa
các phân xởng này không phối hợp một cách đồng bộ ăn khớp thì sẽ dẫn đến sự
gián đoạn do các nguyên nhân chủ quan : nh thiếu nguyên liệu thiếu bán thành
phẩm Và do vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ bị chậm trễ.

Muốn khắc phục tình trạng này phải có phơng hớng giải quyết nh: Định
rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho từng ngời, từng phòng ban, phân xởng
9
rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo công việc và tránh bị mù quáng, ỷ lại .
Những công việc mà sử dụng kết quả giống nhau thì phải có quy định rõ thời
gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu, mức độ kết quả có liên quan.

Chơng II
Phân tích Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty TNHH Hà Trang.
I. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Hà Trang:
1. Bộ máy quản lý của Công ty:
10
+ Giám đốc : Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là ngời có quyền hạn cao
nhất, ra quyết định tổ chức quản lý bộ máy của Công ty và phân công công tác
cho các phó Giám đốc các phó Giám đốc chủ động giải quyết các công việc
thuộc phạm vi mình phụ trách, kết hợp giữa Giám đốc và phó Giám đốc để giao
việc cho các phòng ban phân xởng sản xuất để sản xuất kịp thời. Giám đốc chỉ
đạo thực hiện mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
+ Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật :
Là ngời giúp Giám đốc về kỹ thuật của Công ty chịu trách nhiệm trớc
Giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra kỹ thuật đảm bảo hoàn thành tốt việc sản
xuất, an toàn lao động của toàn Công ty
+ Phó Giám đốc kinh doanh và dịch vụ :
Là ngời giúp Giám đốc trong điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về vốn đầu t, nguyên liệu và xây dựng giá cả
cho cho sản phẩm. Với quy mô công việc không lớn thì việc phân công theo
chức năng nh vậy là hợp lý.
1.1. Phòng kỹ thuật:

- Cơ cấu tổ chức: Gồm 2 ngời.
- Một trởng phòng phụ trách công tác vật t, năng xuất lao
động, kiểm tra chất lợng sản phẩm
- Một cán bộ theo dõi vật t máy móc,và là kỹ thuật viên của các tổ sản
xuất.
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng:
Tham mu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kỹ thuật toàn Công ty
đề xuất với Giám đốc các giải pháp kỹ thuật, sửa chữa thờng xuyên đánh giá
chất lợng sản phẩm
Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuất
tối u giúp cho Công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quả sản
xuất. Hớng dẫn các tổ ở các phân xởng cải tiến và áp dụng khoa học kỹ thuật
vào sản xuất. Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong Công ty.
- Tình hình bố trí sử dụng cán bộ:
11
Qua nghiên cứu và tìm hiểu phòng kỹ thuật có 2 cán bộ đều tốt nghiệp
chuyên ngành kỹ thuật. Với trình độ nh vậy là phù hợp với chức năng nghiên
cứu của phòng.Về số lợng 2 nguời là hợp lý nhng không có ngời có trình độ Đại
học về chuyên ngành kỹ thuật nh vậy Công ty nên xem xét để có phơng hớng
điều chỉnh
- Mối quan hệ của phòng:
Phối hợp với phòng kế toán xây dựng giá cả, định mức tiêu hao
nguyên vật liệu. Đồng thời kết hợp để thanh lý nguyên vật liệu thừa.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ báo cáo với ban Giám đốc tình hình tiêu hao
nguyên vật liệu, định mức năng xuất lao động và các vớng mắc kỹ thuật trong
sản xuất để lãnh đạo kịp thời giải quyết. Việc hớng dẫn chỉ đạo này góp phần
cho quá trình sản xuất tiết kiệm đợc nguyên liệu, giảm chi phí sản xuất dẫn đến
giảm giá thành để tăng sức cạnh tranh.
1.2. Phòng kế hoạch vật t:
Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 ngời đợc bố chí nh sau

- Một trởng phòng phụ trách chung
- Một cán bộ phụ trách thống kê, điều độ sản xuất
- Một nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật t
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng:
Tham mu cho Giám đốc Công ty về sản xuất , theo dõi tình hình nguyên
liệu, quản lý nguyên liệu trong Công ty đợc hợp lý đúng định mức và tiết kiệm.
Chịu trách nhiệm mua sắm và cấp phát vật t sử dụng và điều hoà trong phạm vi
Công ty nhằm phục vụ cho mọi yêu cầu kế hoạch.
- Xây dựng kế hoạch vật t hàng quý, năm, lập hợp đồng kinh tế mua sắm
vật t dự phòng
- Ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp với các phòng ban để xây dựng
kế hoạch tài chính, giá thành vật t Ngoài ra còn phải lo nguyên liệu đảm bảo
liên tục, cân đối vật t cho quá trình sản xuất.
- Thờng xuyên theo dõi việc hoàn thành kế hoạch của từng tổ sản xuất
- Điều độ tiến trình sản xuất sản phẩm để hoàn thành đúng với hợp đồng.
12
Phòng kế hoạch đợc bố chí 3 ngời, việc bố chí sử dụng cán bộ và nhân
viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc. Nhng xem ra số lợng
công việc quá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Phòng có
3 ngời có trình độ Cao đẳng không có thành viên nào có trình độ Đại học. Để
tạo đợc hiệu quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức,
Công ty nên xem xét lại và có biện pháp tuyển thêm nhân viên có trình độ Đại
học để cho công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất.
- Mối quan hệ: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty, phòng kế
hoạch vật t kết hợp với phòng tài chính kế toán để xây dựng kế hoạch sản xuất,
phân bố kế hoạch cho từng phân xởng sản xuất, cân đối nguyên vật liệu, thờng
xuyên cung cấp nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất, báo
cáo tình hình hoàn thành kế hoạch lên cấp trên theo định kỳ.
Để xây dựng kế hoạch sát với thực tế phòng phải dựa vào định mức tiêu
hao nguyên liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Qua đó có biện pháp chuẩn bị

nguyên liệu cho các tổ sản xuất một cách hợp lý nhất.
1.3. Phòng tài chính kế toán:
Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 ngời đợc bố chí công việc cụ thể nh sau:
- Một trởng phòng phụ trách chung
- Một cán bộ giá thành, thanh toán lơng, bảo hiểm xã hội, thanh toán
nguyên liệu
- Một cán bộ thanh toán Ngân hàng và kiêm thủ quỹ
+ Chức năng và nhiệm vụ:
Tham mu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kinh tế tài chính hạch
toán toàn Công ty và quản lý công tác tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý, vốn,
theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lơng thanh toán bảo hiểm xã hội, các
khoản chi phí tài chính.Theo dõi về nguyên liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ
chức kiểm tra thực hiện các chế độ hạch toán ngân sách của Công ty
Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, kịp thời quyết toán
và thanh lý hợp đồng
Tổ chức công tác hạch toán lập báo cáo tài chính toàn Công ty, làm báo
cáo quý, năm của Công ty. Trình Giám đốc phê duyệt.
13
+ Tình hình bố chí sử dụng cán bộ.
Nhìn chung là tơng đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cả phòng có 3
ngời hai ngời tốt nghiệp Cao đẳng kế toán, còn một ngời tố nghiệp Cao đẳng
kinh tế. Không có ngời tốt nghiệp Đại học. Nh vậy trình độ chuyên môn của các
cán bộ có phần nào đáp ứng đợc nhu cầu chuyên môn của công việc
Qua thực tế của Công ty ta thấy với quy mô nhỏ khối lợng công việc cha
lớn thì bố trí ngời của phòng cha hợp lý số lợng cán bộ trong phòng 3 ngời là
hơi nhiều trong khi một ngời có thể đảm đơng nhiều công việc. Do đó cần xem
xét để có thể chuyển công tác một cán bộ nhân viên sang bộ phận khác để có
thể không lãng phí năng lực lãnh đạo của mỗi cá nhân.
+ Mối quan hệ của phòng
Trên cơ sở định mức lao động của phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch,

phòng kinh doanh, phòng kế toán tiến hành xây dựng giá thành sản phẩm, lo tài
chính cho bộ phận mua sắm nguyên liệu thanh toán kịp thời mọi chi phí tiền
công , tiền lơng cho các phòng ban, công nhân. Đồng thời hạch toán lỗ lãi và
báo cáo thờng xuyên lên Giám đốc kế hoạch chi tiêu, lỗ lãi của Công ty. Từ đó
cùng với ban Giám đốc, các phòng ban khác phân bổ chi phí sản xuất, tiêu thụ
hợp lý hơn làm cho công tác chỉ đạo công việc diễn ra một cách nhịp nhàng liên
tục.
1.4. Phòng kinh doanh:
Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 ngời
- Một trởng phòng phụ trách chung
- Một cán bộ lập các kế hoạch ngắn và dài hạn về sản xuất kinh doanh,
ký kết các hợp đồng kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh
- Một nhân viên làm các nhiệm vụ khác
+ Chức năng và nhiệm vụ:
Tham mu cho Giám đốc Công ty và quản lý toàn diện về nhiệm vụ kinh doanh
của Công ty
Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất kinh
doanh, phát triển khách hàng, giá bán sản phẩm bình quân
14
Thực hiện các giao dịch, đàm phán mua, cung ứng nguyên vật liệu, tiêu
thụ sản phẩm, doanh thu, chi phí trình Giám đốc phê duyệt, tổ chức theo dõi,
kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện, thực hiện chính sách chất lợng của Công ty
với các đơn vị khác.
Tính toán quản lý sản phẩm Công ty giao cho các đại lý bán buôn, bán lẻ,
đáp ứng nhu cầu sản xuất, kế hoạch không ngừng nâng cao.
+ Tình hình bố trí sử dụng cán bộ:
Phòng kinh doanh đợc bố chí 3 ngời đều có trình độ Cao đẳng 2 cán bộ
và 1 nhân viên.Công việc đơn giản, nh vậy việc bố trí sử dụng cán bộ ở đây là
hơi thừa.
2.Trình độ của các nhân viên thuộc các phòng ban chức năng:

Trong quản lý sản xuất kinh doanh, chất lợng và năng lực các cán bộ lãnh
đạo là vô cùng quan trọng, nó có ảnh hởng tới sự thành bại của tổ chức Vì vậy
dù ở cơng vị nào ngời lãnh đạo phải có năng lực thực sự và khả năng đảm nhiệm
đợc công việc. Trách nhiệm đặt ra cho ngời lãnh đạo là phải liên kết các bộ
phận trong bộ máy quản lý và các chức năng quản lý thành một hệ thống, linh
hoạt có hiệu quả cao.
Biểu 1: Trình độ chuyên môn hoá của lao động quản lý ở Công ty TNHH Hà
Trang.
STT Các phòng ban
số ngời
lao động
Trình độ
Đại học Cao đẳng Trung cấp
1 Ban Giám đốc 3 3 0 0
2 Phòng tài chính kế toán 3 0 3 0
3 Phòng kỹ thuật 2 0 2 0
4 Phòng kế họach 3 0 3 0
5 Phòng kinh doanh 3 0 3 0
6 Phân xởng 4 0 0 4
15