Tài liệu Cách thức tổ chức họp báo docx

17-Aug-12
1
MỤC TIÊU
• Môn học này được thiết kế nhằm giúp
bạn:
1. Hiểu rõ vai trò của họp báo
2. Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo
17-Aug-12
2
NỘI DUNG
• Vaitròhọpbáo
• Cáchthứctổchức
• Phântíchtìnhhuốngthựctiễn
MỤCTIÊUT
Ổ
CHỨC
HỌP BÁO?
HỌP

BÁO?
17-Aug-12
3
MỤCTIÊUTỔCHỨCHỌPBÁO
‐ Nhằmhỗtrợchochiếndịchtruyền
thông
‐ Xâydựngvàpháttriểnthương
hiệ /hã hiệ
hiệ
u
/
n

hã
n
hiệ
u
‐ Cảithiệnhaylàmthayđổinhận
thứccủaKHMTđốivớithương
hiệu/nhãnhiệu
‐
Phát triển tối đa các hiệu ứng
‐
Phát

triển

tối

đa

các

hiệu

ứng

truyềnthôngchạmđếncảmxúc
củaKHMT
MỤCTIÊUTỔCHỨCHỌPBÁO
• Tổ chứchọp báo để đánh bóng thương hiệucủa doanh
nghiệp
• Củng cố và tạoniềmtinđốivới đốitác&người tiêu dùng

• Thông qua buổihọp báo để cung cấpthôngtinrathị trường
và mờigọi đầutư,hợptác
• Kếtnối doanh nghiệpvớigiớitruyền thông
17-Aug-12
4
Khi có sự kiện
Khi cần truyền thông
Khi có khủng hoảng
Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới
Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng…
Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn
Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn
17-Aug-12
5
17-Aug-12
6
Những hình thức tương tự có
PV báo chí
• Lễkhaitrương,khởicông
•
Kỷ niệm ngày thành lập
•
Kỷ

niệm

ngày

thành


lập
• Lễtungsảnphẩmmới
• Nhữngcuộcgặpgỡ,đốithoại
thânmậtvớibáogiới
TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP
BÁO
• Hợppháp(cógiấyphépcủaSở
Vănhóa– Thôngtin)
• Nghiêmtúc
•
Chia sẻ thông tin
Chia

sẻ

thông

tin

• Đốithoạicởimởvàtrungthực
17-Aug-12
7
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP
BÁO
• Sơđồquytrìnhtổchứchọpbáo
HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH
CT
17-Aug-12
8
HỌPTEAM

- Hình thành ý tưởng chủđạo
- Triển khai kế hoạch tổ chức
- Phân công nhân sự hỗ trợ
- Xây dựng timeline
Các câu hỏi quan trọng
1. Mụcđíchhọpbáolàgì?
2
M tiê thể ố đ t đ là ì?
2
.
M
ục
tiê
ucụ
thể
mu
ố
n
đ
ạ
t

đ
ược
là
g
ì?
3. Aitổchứcchính,phốihợpvớiai?
4. Chươngtrìnhcụthểkhihọpbáolàgì?
5. Khinàotổchức?

6. Tổchứcởđâu?
7
Khách mời là ai?
7
.
Khách

mời

là

ai?
8. Aisẽthamgiatrongchươngtrình?
9. Ngânsáchtổchức
17-Aug-12
9
Xác định mục tiêu cụ thể của
buổi họp báo
–Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?
–Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo
trọng yếu sẽ đăng tải?
– 100% PV hài lòng và có thiện cảm với
chủ thể
–
Hiệu
q
uả tru
y
ền thôn
g

: chính xác, trun
g

q y gg
thực, tích cực => tạo thiện cảm đối với
công chúng
–Dư luận phản hồi tích cực
‐ Hìnhthànhýtưởngchủđạo
+Vănhóa
+Địnhvị
+Insight
+Thôngđiệp
+MụctiêuPR
17-Aug-12
10
CÁCBƯỚCTỔCHỨCHỌPBÁO
‐ ViếtchươngtrìnhProposal(R.O.I)
+Relevance
+Originality
+Impact
-Lên bảng phân công nhiệmvụ cụ thể
cho từng bộ phận
- Đếnthời gian quy định thu lạidữ liệu
và
chứa
vào
1
folder
chuẩn
bị

và
chứa
vào
1
folder
chuẩn
bị
chương trình
- Lên ngân sách chi tiết
17-Aug-12
11
- Khảosátđịa điểmtổ chức(nội dung khảosátđịa điểm)
- Lên nội dung
,kịch bảnchương trình.
-TuyểnPG
-Làm việcvới MC, nhóm múa/ca sĩ
Kế hoạch địa điểm
• Lậpdanhsáchcácđịađi ểmcầnkhảosát
• Lênkếhọachkhảosátcácđịađiểm
–
Đưaram
ộ
tkhoảnthời
g
ianthíchh
ợp
để
ộ g ợp
hòantấtviệckhảosátvàquyếtđịnhchọn
địađiểm

– Phácthảosơđồmặtbằngđịađiểm
– Thửhìnhdungnhiềuphươngánbốtrímặt
bằngkhácnhautrướckhiquyếtđịnhchọn
phương án tốt nh ất
phương

án

tốt

nhất
– Chụpảnhtoànbộđịađiểm:bênngoài,bên
trong,cácvịtrítrọngyếu
17-Aug-12
12
Kế hoạch địa điểm
• Đưaratiêuchílựachọnđịađiểm:
– Trungtâmthànhphốhaytạitrụsở
chính?
– Kếtcấutòanhà
– Khônggianphònghọp
– Sânkhấu
–
Điều hòa
Điều

hòa
– Âmthanh–Sânkhấu
– Ánhsáng
– Thờigiandàndựng,thựchiện

– Cho thuêdụngcụ
Kế hoạch địa điểm
‐ Bànghế
‐ Thiếtbịnghenhìn
‐ R
ạp

c
h
e
ạp ce
‐ Sắpxếpchỗngồi
‐Điềukiệnvệsinh
‐ Anninh,bảovệ
‐
Bãi đỗ xe
Bãi

đỗ

xe
‐ Xửlýrácthải
17-Aug-12
13
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Trìnhtựcủa mộtbuổihọpbáo:
•Đóntiếpcácphóngviên,pháttàiliệuvà
thôngcáobáochí
•Đạidiệnchocôngtynêulýdocủacuộc
họpbáo

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
• Nhấnmạnhlạimụcđíchcủacuộchọp
báo
• Mongmuốnđượchỗtrợvềtruyền
thông
• Cácbàithuyếttrình
• Q&A
• Kếtthúc
17-Aug-12
14
Cấu trúc chương trình họp báo
• 8h30‐9h30 :Đónkháchmời,dùng
tiệcnhẹ
• 9h35 :Khaimạchọpbáo
• 9h37‐9h50 :Chủtọaphátbiểu
TCBC
•
9h55
‐
11h00
: Hỏi
‐
đáp dành cho
•
9h55
‐
11h00
:

Hỏi

‐
đáp

dành

cho

PVBC
• 11h05 :Cảmơn‐kếtthúchọpbáo
• 11h06‐11h30 :Tặngquà,kháchmời
KỊCH BẢN
- Có 3 loại kịch bản cơ bản:
-Kịch bản ý tưởng (Concept)
-Kịch bản đề cương (Program Flow)
-Kịch bản thực hiện
17-Aug-12
15
KỊCH BẢN
‐ Kịchbảnýtưởng
+Thểhiệnýtưởngchủđạo
+Ph
ác

t
h
ảo
m
ột

số

n
ộ
i
du
n
g/
h
oạt

ác t ảo ột số ộ du g/ oạt
độngchínhcủahọpbáo
KỊCH BẢN
‐ Kịchbảnđềcương
+Hìnhthànhcấutrúcvàtrìnhtự
chươngtrình
+Sắpxếpcácnộidungcụthểtheotrình
tự
+Ướcđoánthờigian/thờilượngcủa
từngnộidung
Ướ đ á hờ /hờ l h
+
Ướ
c
đ
o
á
nt
hờ
igian
/

t
hờ
i
l
ượngc
h
o
toànbộchươngtrình
17-Aug-12
16
KỊCH BẢN
‐ Kịchbảnthựchiện/chitiết
+Bảngliệtkêcáchoạtđộngdiễnratại
h
ọp
báo
ọp
+Chỉrõhoạtđộngnào,diễnratạivịtrí
nào,lúcnào
+Môtảcụthểdiễnbiến
+Nêuđíchdanhngườiphụtráchtừng
diễn biến
diễn

biến
+Toànbộdiễnbiếntronghọpbáotái
hiệntrêngiấy
Checklist họp báo
stt Công việcPhụ trách Hoàn
thành

1 Thời gian
Chọn thời gian tổ chức họp báo
Kiểmtrathời gian này có trùng sk lớn không
Kiểm

tra

thời

gian

này

có

trùng

sk

lớn

không

?
2 Lựa chọn địa điểm
Đưa ra một số địa điểm họp báo. Kiểm tra
xem địa điểm đã bị đặt trước chưa ?
Lấy báo giá và lựa chọn
Lưu ý âm thanh, Asáng, bãi đậu xe,…
3 Chuẩn bị cho họp báo

Chuẩn bị phòng họp
Badkdrop, âm thanh, ánh sáng
Nước uống
Biển chỉ dẫn
17-Aug-12
17
Checklist họp báo
stt Công việcPhụ
trách
Hoàn
thành
4 Khách mời
Lên danh sách và gởi thư mời. Điện thoại
confirm
5 Người thuyết trình
Chuẩn bị form thuyết trình, Lên phương án trả
lời PV
Chuẩn bị tài liệu và thông cáo báo chí.
Giới thiệu sản phẩm hoặc minh họa sản phẩm
Phiên dịch nếu cần
6
Lễ tâ
6
Lễ

tâ
n
Chọn lựa lễ tân tiếp đón tốt, Lập danh sách nhà
báo
Trang phục, phân công vị trí tiếp đón, cài hoa,

nhận namecard
7 Hậu cần
Nước uống cho khách. Quà tặng cho nhà báo
Hoa, văn phòng phẩm. Vật dụng in ấn, laptop,
MC là ngườinắmgiữ hơn 50 % thành công và
là linh hồncủachương trình
- CầnchọnMCchấtgiọng và ngoạihìnhphùhợp
vớichương trình
- Kiểmtralịch làm việccủaMC
ồ
ể
ề
- Ký hợp đ
ồ
ng th
ể
hiệnsự ràng buộcv
ề
thờigian
làm việc (MC nên đếntrướcchương trình 45
phút, cậpnhậtdanhsáchkháchmời và gút lạinội
dung chương trình lầncuối
17-Aug-12
18
- Đặtrayêucầu trang phụcvớiMC(cónhững
chương trình về thời trang hoặcchương trình
đặcbiệtsẽ mặc trang phụccủaBantổ chức)
- Gửi MC Script chương trình trướcnhấtmột
ngày cho MC. Giúp MC nắmrõnộidung
ch

ươ
ng
trình
Cần
đọ
c
chính
xác
tên
của
các
ch
ươ
ng
trình
.
Cần
đọ
c
chính
xác
tên
của
các
VIP ngườinước ngoài
- Chuẩnbị folder chỉnh tề cho MC
Hồng Phượng Hải Chuyên Tường Vân
17-Aug-12
19
Anh Quân

Phước Anh
Đỗ Thụy
Phương Thảo
Ngoài những MC kể trên còn có MC Ngọc Hương, Việt Phong,
Ngọc Nga, Phương Ái…
17-Aug-12
20
-Kiểmtralịch làm việccủa nhóm múa và tuyểnlễ tân cho
chương trình
S
h
đồ
à
ký
ới
hó
ú
(
đị
h
hời
i
-
S
oạn
h
ợp
đồ
ng v
à

ký
v
ới
n
hó
mm
ú
a
(
qu
y
đị
n
h
t
hời
g
i
an,
trang phục, bài hát/múa)
- PG dặn cách trang điểm
- Lên công ty lấy trang phụctrước 1 ngày (trang phụccần
được ủin
g
a
y
n
g
ắn, dặndòcả tran
g

p
hụclót-nếumặc đầm
gy
g
g
p
ống, buổitốisẽ trang điểm đậmhơn sáng)
- Phân công nhiệmvụ và vị trí
TUYỂN LỄ TÂN
• Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân
cho phù hợp
•
Chọn trang phụcchoLễ tân
Chọn

trang

phục

cho

Lễ

tân
•Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời
• Huấn luyện lễ tân
Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi HB:
• Đón tiếp khách mời
•
Xác nhận khách mờicómặt(kýtên nhận name

Xác

nhận

khách

mời

có

mặt

(ký

tên
,
nhận

name

card…)
• Phát Press Kit
•Gởi quà tặng (cuối chương trình)
17-Aug-12
21
17-Aug-12
22
S
ô
ă

i
hé
h
bá
-
S
oạnc
ô
ng v
ă
nx
i
np
hé
p
h
ọp
bá
o
-Xác định thành phần tham dự
-Mời phóng viên tham dự chương trình
-MC Script
-
Chuẩn
bị
tư
liệu
họp
báo
Chuẩn

bị
tư
liệu
họp
báo
- Nếu CT có treo banner phảisoạn công
v
ă
n
xin
phép
ở
Sở
Văn
hóa
thể
thao
và
v
ă
n
xin
phép
ở
Sở
Văn
hóa
thể
thao
và

Du lịch (Thủ tục,mẫu công vănxinphép
treo Banner, giấyUỷ quyền
)
17-Aug-12
23
‐ Soạncôngvănhọpxinphéptổchức
họpbáovàgửilênSởthôngtinvà
Truyềnthông
‐ Côngvănxinphépgồmcácthủtục
Xác định thành phần tham dự
• PV báo chí có quan hệ tốt
• Đại diện cơ quan chức năng (Sở VH-TT,
Sở thương mại…)
• Khách mời Chuyên gia
• Đại diện BLĐ Doanh nghiệp, VIP nội bộ
• Các thành phần có liên quan khác (cá
nhân, đơn vị thứ ba có ủng hộ…)
Số lượng và đối tượng cụ thể, cần căn
cứ vào tính chất, tầm quan trọng của
cứ

vào

tính

chất,

tầm

quan

trọng

của

thông tin và phạm vi cần truyền
thông
17-Aug-12
24
Thành ph
ầ
n tham dự (tt)
• ĐốivớiVIPnộibộ
– Thôngbáocụthểkếhoạchchungvàvai
tròcủamỗingườitrongcuộchọpbáo
– Hỗtrợhọchuẩnbịthôngtin,bàibáocáo ,
phátbiểu
– Thôngđiệpnhấtquán
• BáochívàKháchmời
Gởi thư mời
–
Gởi

thư

mời
– Lêndanhsáchcócontactcụthể
– Gởithưmời01tuầntrướckhihọpbáo
– Xácnhậnlạitrước02ngày
Mời phóng viên tham dự chương trình, trình tự các bước

Mời phóng viên tham dự
chương trình
Bước1:Lập danh sách báo – đài sẽ
mời tham dự
Bước2
: Từ danh sách báo – đài sẽ
căncứ vào nội dung thông tin bạn
ố
ấ
mu
ố
nxu
ấ
thiệntrênmặt báo, lên danh
sách phóng viên ứng vớitừng ban của
mỗi báo
17-Aug-12
25
Mờiphóngviênthamdự
chươngtrình
• Bước3: Mờiphóngviênthamdự
• ‐ Cầnthựchiệnthứtựcácbướcsau:
• Gọiđiệnthoạimời(hỏilịchcácanh/chị,
nếuchưacóđịachỉmailthìxinanh/chị)
• Gửithư mờiquaemail(nộidungthư
mờicầnngắngọn,súctích;khôngnên
soạnnộidungthư mờidàidòngquá
),nội
dungemail(đ
í

nhkèmthư mời)
- Nhắntinvàođiệnthoạicủa phóng viên (thân
Mời phóng viên tham dự chương
trình
quen)
Công ty A trân trọng kính mờianh/chịđến
tham dự buổilễ
“
Họp báo…
”
- Vào lúc: 8h30 – 9h30, ngày 11/5/2010
- Địa điểm: Khách sạn…
Kính mong anh/chị cố gắng sắpxếpthời
gian đếnthamdự và hỗ trợ em đưatin