Tài liệu Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số ppt

Sự cần thiết của công tác bảo quản
trong một thế giới số


Paul Conway
- Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale
Tóm tắt
Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào
việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài
liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công
tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối
giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là:
tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Bài viết trình
bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản. Bài viết
cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên
quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế
giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo
“Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt
thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996
đến 1999.
Giới thiệu
Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều
biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được
những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một
cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh
kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một
định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới
kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản
một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó.
Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo
tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ

bảo quản, ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật
số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các
hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn
truyền thống của công tác bảo quản. Các công nghệ ảnh số đòi hỏi
một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay
đổi. Nguy cơ tổn thất cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác
của công tác bảo quản. Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản
phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho
nguy cơ ngày càng lớn hơn. Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự
chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác b
ảo quản
trong thế giới kĩ thuật số.
Thay đổi mục đích của công tác bảo quản
Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các
thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách
và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn. Từ lâu,
trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ - vàvcả các thư ký, lục sự
đã từng làm trước họ - là tập hợp và sắp xếp tài li
ệu ghi lại hoạt động
của loại người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng. Lý
luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý th
ức
nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ
và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá m
ới mẻ. Công
tác bảo quản truyền thống được coi như là "trông giữ có trách
nhiệm" chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn
các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý v
à khi
mà vai trò của người sáng tạo ra bằng chứng, những người trông giữ

bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau.
Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ
nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được
tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự
xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu
được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích
được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu
khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác
định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la đư
ợc
tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác"
phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ
của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa giá trị
của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của
chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết
định mà bản thân quá trình này lại là y
ếu tố then chốt trong việc quản
lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ
thuật số.
Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau
nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những
mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối c
ùng.
+ Bảo vệ bản gốc. ứng d
ụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số
trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ
thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tu
ỳ tiện
trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng v
ì

các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập. Các tệp tin
tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng
hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần
nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Thứ tự sắp
xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như
các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy. ứng
dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực
buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều thử nghiệm
trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm.
+ Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để
hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà
hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là
tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ
thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội
dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên
những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù h
ợp với
định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra
những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có
khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ
của những người làm ra những sản phẩm đó.
+ Vượt qua b
ản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số
hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử
dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm
cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết
bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường;
công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công
nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu
những đặc điểm khảo cổ.

Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng
khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng
phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có
th
ể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp
xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo
quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác.
Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục
tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần
được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này.

Lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi công tác bảo quản
Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung
tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay. Một số cán bộ thư viện và lưu
trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn
đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và
hướng dẫn mang tính quy trình. Một số khác cho rằng sự thay đổi
công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho
cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các
bước tiến về công nghệ. Cả hai quan điểm này đều phiến diện.
Nh
ững người hy vọng có thể kiểm soát được việc ứng dụng công
nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần
có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn.
Nh
ững người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số
đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm
đảm bảo công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm l
àm rõ
những khái niệm đang còn tranh cãi.

Công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số phải trở thành mục tiêu
chung mà những người lãnh đạo và những người thừa hành cùng
nhau đưa ra. Đó là trách nhiệm của chung của nhiều người thuộc
nhiều cơ quan khác nhau thực hiện những vai trò khác nhau. Nhận
thức về tác động của sự khác biệt về vai trò đối với bảo quản tài liệu
kỹ thuật số này là hết sức quan trọng đối với việc xác định những
khía cạnh nào trong công nghệ kĩ thuật số mà chúng ta có thể kiểm
soát, những xu hướng nào chúng ta có thể tác động được, và những
mặt nào chúng ta phải từ bỏ những mong đợi vô vọng đối với việc
kiểm soát hay tác động.
Trong hai thập kỉ qua, nội bộ những người trong nghề đã tạo đư
ợc sự
nhất trí về những nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản để điều
chỉnh việc quản lý các nguồn lực sẵn có trong một chương trình bảo
quản hoàn chỉnh. Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản trong thế
giới kĩ thuật số cũng giống như những nguyên tắc trong thế giới kỹ
thuật tương tự (analog), và quan trọng nhất là những nguyên tắc này
xác định ưu tiên cho việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các nguồn lực
thông tin. Những nguyên tắc cơ bản này bao g
ồm: tuổi thọ, lựa chọn,
chất lượng, toàn vẹn và truy cập.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc tuổi thọ
Mối quan tâm cốt lõi của công tác bảo quản truyền thống là phương
tiện lưu giữ thông tin. Ưu tiên cao nhất là kéo dài tuổi thọ của các
văn bản, phim, băng từ bằng cách giữ ổn định cấu trúc của chúng và
hạn chế các tác nhân bên trong cũng như bên ngoài gây xuống cấp t
ài
liệu. Đối hạn chế tác nhân bên ngoài, người ta đưa ra các quy cách k
ĩ
thuật đối với việc kiểm soát môi trường phù hợp, các hướng dẫn

trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm
hoạ. Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân
bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở
các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng
loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn. Nhưng ngày nay, với việc
các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những vấn đề liên
quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần
tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ s
ở lý
luận của công tác bảo quản.
Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang
hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn. Khả năng
tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi
thọ của hệ thống truy cập - một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích
y
ếu nhất của nó đủ mạnh. Những phương tiện lưu trữ quang học
ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với khả năng
của các hệ thông trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu
giữ trên các phương tiện đó. Do chúng ta không bao giờ có thể biết
chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối
với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi
những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm
sang những thế hệ công nghệ tiếp theo.
Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu
ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ trên
trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm. Họ có
thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một
nguồn kinh phí tại chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp.
Nhưng suy cho
cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát đư

ợc sự phát
triển của thị trường công nghệ ảnh, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu
và phát triển của các công ty có tác động to lớn đến tuổi thọ của các
tệp tin ảnh kỹ thuật số mà chúng ta tạo ra ngày hôm nay.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc lựa chọn
Công tác bảo quản gia tăng thêm giá tr
ị thông qua việc lựa chọn. Lựa
chọn liên quan đến việc xác định giá trị, nhận ra nó ở đâu đó, và sau
đó đáp
ứng các nhu cầu bảo quản nó theo cách thích hợp nhất đối với
giá trị đó. Qua nhiều thập kỉ, hoạt động bảo quản đã phát tri
ển từ chỗ
cứu tài liệu khỏi bị lãng quên và xếp nó vào toà nhà bảo đảm an toàn
tới việc cung cấp những điều kiện bảo quản tối tân hơn và nhận định
giá trị kỹ càng hơn đối với các kho tài liệu đã sưu tập. Việc lựa chọn
để bảo quản trong các thư viện từ lâu phần lớn được quyết định bởi
nhu cầu sử dụng nguồn lực hạn chế của mình theo cách khôn ngoan
nhất có thể, vì thế mới có châm ngôn rằng: "không tài liệu nào được
bảo quản hai lần". Kết quả cuối cùng là hình thành một bộ sưu tập t
ài
liệu đặc biệt "dạng ảo" không ngừng phát triển được bảo quản bằng
những kỹ thuật khác nhau, đáng chú ý nhất là b
ằng chuyển dạng sang
vi phim. Lựa chọn có lẽ là thao tác khó nhất bởi vì nó việc lựa chọn
ít thay đổi và được những người thực hiện coi là hoặc tách biệt hoàn
toàn khỏi việc sử dụng hiện tại hoặc hoàn toàn quyết định bởi nhu
cầu.
Trong thế giới kỹ thuật số, việc lựa chọn không phải "chỉ một lần là
xong" cho tới tận cuối chu kỳ sử dụng của tài liệu mà là một quá
trình liên tục liên quan chặt chẽ tới việc sử dụng các file kỹ thuật số.

Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ
giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong
khuôn khổ hệ thống ban đầu. Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu
quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của
một chiến lược chuyển đổi toàn diện. Việc ra quyết định bảo quản
không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri
thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết
hợp chúng phục vụ cho giảng dạy và học tập.
Ngay c
ả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà
không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu tr
ữ vẫn
có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu
khác từ giấy hoặc film sang dạng số. Chúng ta cũng có thể tác động
tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết
định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm
nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập v
à
lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối
với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó. Điều mà chúng ta
không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá
trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin
dưới dạng số của độc giả hay không.
Sự chuyển đổi trong nguyên tắc chất lượng
Đạt được chất lượng cao nhất ở mọi công việc thực hiện là phương
châm quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tới mức mà rất ít người n
êu
nguyên tắc cơ bản này ra một cách trực tiếp. Thay vào đó, các tài li
ệu
về công tác bảo quản hướng tới kết quả công việc có chất lượng cao

bằng cách nêu ra những tiêu chuẩn cho các biện pháp xử lý, các quá
trình chuyển dạng tài liệu, và các biện pháp phòng ngừa. Việc đáp
ứng các tiêu chuẩn chất lượng - hãy làm và làm đúng - bao trùm tất
cả các hoạt động bảo quản, bao gồm các tiêu chuẩn đóng sách thư
viện, các hướng dẫn làm phim lưu trữ, các quy trình x
ử lý để bảo tồn,
danh mục các vật tư và nguyên liệu, và cả một mức ch
ấp nhận sai sót
(dung sai) thấp. Sự phát triển của việc bảo quản bằng vi phim như là
một chiến lược then chốt trong việc bảo quản các tài liệu giòn dễ g
ãy
trong thư viện đã đặt tầm quan trọng của phương tiện lưu giữ và chất
lượng của hình ảnh ngang bằng nhau. Để có được vi phim đủ chất
lượng, các đặc điểm của tài liệu được lựa chọn để bảo quản sẽ quyết
định mức độ dung hoà giữa độ trung thực của hình ảnh với độ ổn
định về mặt lưu trữ.
Chất lượng trong thế giới kỹ thuật số phụ thuộc đáng kể vào những
giới hạn của công nghệ thu nhận và hiển thị. Việc chuyển dạng kỹ
thuật số ít nhấn mạnh đến việc tạo ra một bản sao trung thực nhằm
mô tả tốt nhất bản gốc ở dạng số. Các cơ chế và kỹ thuật để thẩm
định chất lượng các bản sao kỹ thuật số khác và phức tạp và so với
thẩm định chất lượng các bản sao bằng vi phim hay photocopy.
Ngoài ra, m
ục đích hàng đầu của chất lượng bảo quản là thu nhận
được tối đa nội dung hình ảnh và học thuật ở mức công nghệ cho
phép và sau đó cung cấp nội dung đó cho độc giả theo những cách
phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Thị trường công nghệ ảnh đã biến đổi nguyên tắc duy trì lâu dài chất
lượng cao nhất có thể sang tìm kiếm mức chất lượng tối thiểu có thể
chấp nhận được đối với người sử dụng hiện nay. Chúng ta phải

khẳng định rằng chất lượng hình ảnh vẫn là vấn đề cốt lõi của bảo
quản tài liệu kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là tối đa hoá lư
ợng dữ liệ
thu nhận được trong quá trình quét hình kỹ thuật số, trong các kỹ
thuật nâng cao chất lượng hình ảnh và xác định các dạng nén tệp tin
phổ biến mà không làm mất dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu.
Chúng ta có thể kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật số như
chúng ta đã làm với vi phim. Chúng ta chỉ có thể tác động được vào
sự phát triển của các tiêu chuẩn nén dữ liệu, truyền dữ liệu, hiển thị
dữ liệu và xu
ất dữ liệu. Cải tiến các khả năng công nghệ của các thiết
bị phần cứng cũng như phần mềm nằm ngoài tầm kiểm soát của
chúng ta. Chúng ta có nguy cơ tự làm tăng thêm trở ngại bằng việc
đặt ra những đòi hỏi quá khắt khe đối với những khả năng của thiết
bị.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc toàn vẹn
Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính toàn vẹn bao gồm hai
khía cạnh, cả hai đều liên quan đến bản chất của tài liệu. Tính toàn
vẹn về vật lý đa phần liên quan tới tài liệu cổ và thường diễn ra trực
tiếp tại các phòng bảo tồn, nơi các có kỹ năng dùng dung dịch keo,
các kỹ thuật đóng sách bằng tay lâu đời, những vật liệu chất lượng
cao để bảo vệ những bằng chứng lịch sử của việc sử dụng, những
biện pháp bảo tồn trong quá khứ, và những thay đổi vô tình hay cố ý
đối với cấu trúc của tài liệu. Bảo quản tính toàn vẹn về mặt học thuật
cũng dựa trên mối quan tâm về chứng tích ở một góc độ khác. Tính
xác thực, hay tính trung thực, của nội dung thông tin của một tài liệu
được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc - chuỗi sở hữu - và
xử lý, là nội dung cốt lõi của tính toàn vẹn. Ngoài lịch sử của từng t
ài
liệu, việc bảo vệ và ghi lại mối quan hệ giữa các tài li

ệu trong một bộ
sưu tập cũng là một mối quan tâm. Trong công tác bảo quản truyền
thống, cái khái niệm chất lượng và tính toàn vẹn bổ trợ lẫn nhau.
Trong thế giới kỹ thuật số, việc duy trì tính toàn vẹn của một tệp dữ
liệu ảnh số ít liên quan đến phương tiện lưu trữ hơn là sự mất mát
thông tin khi một tệp tin được tạo ra ban đầu và sau đó được nén và
truyền qua mạng. Trong vấn đề tính toàn vẹn về mặt học thuật, các
chỉ mục về cấu trúc và các mô tả dữ liệu thường được đính kèm với
tài liệu như là một bảng mục lục hoặc được tạo lập dưới dạng thông
tin hỗ trợ tìm kiếm hoặc biểu ghi thư mục phải được gắn không tách
rời và được bảo quản cùng với chính những tệp tinh ảnh số. Bảo trì
tính toàn vẹn về mặt học thuật cũng đòi hỏi những quy trình chuẩn
xác, tương tự như kiểm toán, để đảm bảo các tệp tin không bị thay
đổi một cách vô tính hay hữu ý. Tóm lại, thế giới kỹ thuật số đã làm
biến đổi những nguyên tắc bảo quản truyền thống từ đảm bảo tính
toàn vẹn về vật lý của một tài liệu sang nêu rõ sự sáng tạo ra tài liệu
trong đó tính toàn vẹn về mặt học vấn là đặc tính quan trọng nhất.
Các cán bộ thư viện và lưu trữ có thể kiểm soát tính toàn v
ẹn của các
tệp dữ liệu ảnh số bằng cách xác thực các bước truy cập và ghi lại
những sửa đổi liên tiếp đối với một bản ghi kỹ thuật số nhất định.
Chúng ta cũng có thể tạo ra và duy trì những chỉ mục về cấu trúc và
những liên kết về thư mục trong phạm vi các tiêu chuẩn về cơ sở dữ
liệu được xây dựng hợp lý và dễ hiểu. Chúng ta cũng có thể tác động
tới việc xây dựng các tiêu chuẩn trao đổi siêu dữ liệu bao gồm các
công cụ và kỹ thuật cho phép thông tin về các tệp dữ liệu và cơ sở d
ữ
liệu đã được cấu trúc, mô tả và tiêu chuẩn hoá được chia sẻ trên
nhiều công nghệ nền, nhiều hệ thống và xuyên biên giới. Tuy nhiên,
thật tuyệt vọng khi nghĩ rằng các cán bộ thư viện và lưu trữ là kẻ

ngoài cuộc đứng quan sát sự phát triển nhanh chóng của các giao
thức mạng, băng thông hoặc các kỹ thuật an toàn dữ liệu.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc truy cập
Mặc dù nhiều thập kỷ khẳng định điều ngược lại, việc tăng khả năng
truy cập đối với tài liệu ngẫu nhiên chỉ là kết quả phụ của hoạt động
bảo quản truyền thống chứ không phải quan tâm chính. Thật vậy,
trách nhiệm bảo quản và truy cập của một thư viện hay trung tâm l
ưu
trữ vẫn thường xuyên mâu thuẫn. "Trong khi công tác bảo quản vẫn
còn là mục đích hay trách nhiệm quan trọng nhất thì một sứ mệnh
khác không kém phần thuyết phục - truy cập và sử dụng - tạo nên
một xung đột kinh điển cần được những người trông coi v
à chăm sóc
các tài liệu lưu trữ dung hoà", đó là nhận định được nêu trong một
cuốn sách giáo khoa về bảo quản. Cơ chế đảm bảo truy cập đư
ợc một
tài liệu hoặc một bộ sưu tập được bảo quản là một biểu ghi thư mục
đặt trong các cơ sở dữ liệu biên mục nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu thư
mục quốc gia. Trong bảo quản truyền thống, các cơ chế truy cập như
là biểu ghi thư mục và hỗ trợ tìm kiếm, chỉ đơn giản thông báo về sự
sẵn có của tài liệu chứ không phải là một phần không thể tách rời
khỏi tài liệu.
Năm mươi năm qua, khi mà công tác b
ảo quản đã nổi lên như là một
chuyên môn đặc biện trong các thư viện và trung tâm lưu trữ, mối
liên hệ mật thiết giữa khái niệm về bảo quản và truy cập đã trải qua
những biến đổi, phản ánh những sự thay đổi trong môi trường công
nghệ mà trong đó các cơ quan văn hoá hoạt động. Trong thế giới kỹ
thuật số, truy cập đã chuyển từ một sản phẩm phụ tiện lợi của quá
trình bảo quản trở thành yếu tố trung tâm của quá trình đó.

Kiểm soát được các yêu cầu truy cập trong bảo quản tài liệu kỹ thuật
số, đặc biệt là khả năng chuyển đổi các các tập tin ảnh số sang các
thế hệ công nghệ tương lai, có thể thực hiện được một phần thông
qua việc mua một cách thận trọng các bộ phận phần cứng và phần
mềm không độc quyền. Trong bối cảnh hiện nay, các thiết bị “cắm l
à
chạy" (plug-and-play) ngày càng được bán rộng rãi và nh
ững (khá ít)
tài liệu kiểm tra thiết bị của chúng ta đem lại cho các nhà cung cấp
động lực duy nhất là họ nên xây dựng những thiết kế hệ thống mở
hoặc ít ra cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hơn về hoạt động
bên trong của hệ thống mà họ cung cấp. Ngoài ra, các cán bộ thư
viện và lưu trữ có thể tác động vào nhà cung cấp và nhà sản xuất để
họ cung cấp những thiết bị mới “tương thích ngược” với các hệ
thống đang sử dụng. Khả năng này giúp cho hệ thống tập tin hình
ảnh chuyển đổi giống như các phần xử lý văn bản vẫn cho phép truy
cập được các tài liệu được tạo ra bằng những phiên bản trước đó.
Mặc dù chúng ta không mong muốn như vậy, nhưng tu
ổi thọ của một
hệ thống công nghệ ảnh số và sự đòi hỏi phải vứt bỏ hệ thống đó là
những vấn đề vô cùng quan trọng mà chúng ta ít hoặc không kiểm
soát được. Thật là khó khi bắt nhà cung cấp hỗ trợ và bảo trì một hệ
thống cũ vì nó đi ngư
ợc với khả năng cung cấp một hệ thống mới của
họ.
Sự chuyển đổi trong quan hệ giữa bảo quản và truy cập
+ Bảo quản hoặc truy cập: Trong những năm đầu của các cơ quan
lưu trữ hiện đại - tức là trước Chiến tranh Thế giới thứ hai - chỉ có ý
nghĩa thuần tuý là sưu tập. Động tác thu thập một bộ sưu tập tài liệu
viết tay từ một nhà kho, một tầng hầm hoặc một nhà để xe và đặt cố

định trong một toà nhà khô ráo được khoá cẩn thận đã đủ để hoàn
thành nhiệm vụ cơ bản của công tác bảo quản của đơn vị. Trong
hoàn cảnh đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau.
Việc sử dụng một bộ sưu tập đặt ra nguy cơ mất trộm, hư hỏng hoặc
bị lạm dụng về nội dung hoặc chính tài liệu đó. Cách an toàn nhất để
giữ một cuốn sách được lưu lâu dài là khoá nó l
ại hoặc chụp một bản
sao để sử dụng.
+ Bảo quản và truy cập: Các chiến lược bảo quản hiện đại thừa nhận
rằng bảo quản và truy cập là các khái niểm bổ trợ lẫn nhau. Tiến
hành bảo quản một tài liệu là nhằm để nó sử dụng được. Theo quan
điểm này, việc tạo một bản sao một cuốn sách bị hỏng trên vi phim
mà không tạo khả năng tìm ra bản phim đó thì chỉ lãng phí tiền của.
Tuy nhiên mối quan hệ giữa bảo quản và truy c
ập, về lý thuyết có thể
chấp nhận được việc thoả mãn nhu cầu bảo quản mà không giải
quyết vấn đề truy cập. Ngược lại, việc tiếp cận đối với các tài liệu
nghiên cứu có thể được duy trì trong thời gian rất dài mà không cần
đến một hành động bảo quản cụ thể nào.
+ Bảo quản là truy cập: Các cán bộ thư viện và lưu trữ liên quan tới
các bản ghi điện tử đôi khi coi bảo quản và truy cập là hai danh t
ừ có
thể thay thế cho nhau. Bảo quản giúp cho truy cập có thể thực hiện
được. Tuy nhiên, đánh đồng bảo quản với truy cập hàm ý rằng bảo
quản được xác định bởi khả năng sẵn sàng của tài liệu, khi mà chính
cơ chế có thể làm nó có nghĩa ngược lại. Bảo quản và truy c
ập chẳng
khác nhau bao nhiêu về ý nghĩa. Nếu chỉ đơn giản chuyển trọng tâm
từ bảo quản sang truy cập thì lại quá coi nhẹ những vấn đề về bảo
quản với việc cho rằng truy cập là một động cơ của bảo quản nhưng

không đếm xỉa đến bản chất của "vật" đang được bảo quản.
+ Bảo quản khả năng truy cập: Trong thế giới kỹ thuật số, bảo quản
là hành động còn truy cập là đối tượng - hành động bảo quản khả
năng truy cập. Một cách diễn đạt chính xác hơn đơn giản là "bảo
quản truy cập". Khi chuyển đổi theo hướng như vậy, một loạt vấn đề
hoàn toàn mới nổi lên. Bảo quản truy cập đối với cái gì? Câu trả lời
được đưa ra trong báo cáo này là: một phiên bản mới có chất lượng
và giá trị cao, được bảo vệ tốt, đảm bảo tính toàn v
ẹn đầy đủ của một
tài liệu gốc. Nội dung, cấu trúc và sự toàn vẹn của đối tượng thông
tin chiếm lĩnh vị trí trung tâm và khả năng của máy móc chuyển tải
và thể hiện thông tin đó trở thành kết quả cuối cùng của hành động
bảo quản chứ không phải là mục đích hàng đầu.
Sứ mệnh mới của công nghệ số
Không thể đi đến các khái niệm nêu ra những trách nhiệm gắn liền
với bảo quản tài liệu kỹ thuật số mà không phân biệt giữa việc "nắm
bắt" công nghệ ảnh số để giải quyết một vấn đề cụ thể với việc "áp
dụng” công nghệ đó như là một giải pháp quản lý thông tin. Chiếm
lĩnh một hệ thống công nghệ ảnh để nâng cao khả năng truy cập đối
với các tài liệu thư viện và lưu trữ ngày nay đơn giản gần như việc
chọn một tổ hợp máy quét, máy vi tính và màn hình để đáp những
đòi hỏi trước mắt. Hàng trăm thư viện và trung tâm lưu trữ đã đầu tư
hoặc dự định mua các hệ thống chuyển dạng ảnh số và thử nghiệm
với các tính năng của chúng. Vô số dự án thí điểm cho thấy việc số
hoá các nguồn tài liệu nghiên cứu đặt ra thách thức hơn nhiều so với
giao dịch thư tín của văn phòng hiện đại và lưu hồ sơ sự vụ đã từng
thúc đẩy công nghệ một thập kỷ trước đây. Sớm hay muộn, đa phần
các ứng dụng quy mô nhỏ và đơn lẻ sẽ dần tàn lụi và khoản đầu tư
ban đầu sẽ bị thất thoát bởi vì chi phí duy trì các hệ thống này trở n
ên

rõ ràng, bởi vì các nhà cung cấp bị phá sản và bởi vì độc giả ngày
càng quen với việc truy cập các cơ sở dữ liệu hình ảnh từ xa.
Quá trình chuyển các tài liệu thư viện sang dạng điện tử - một quá
trình mà ở nhiều phương diện tương tự như quá trình tạo vi phim để
bảo quản - khác biệt với mọi phương tiện lưu trữ hình ảnh cụ thể n
ào
tại một thời điểm cụ thể nào đó. Sự khác biệt này cho phép liên tục
tạo ra và duy trì các thông tin số hoá trong khi vẫn trông đợi khả
năng là các phương tiên lưu trữ tiên tiến hơn có thể vượt qua được
trở ngại của các phương tiện lưu trữ quang học.
Các nhà quản lý, những người có trách nhiệm chọn lựa các hệ thống
chuyển dạng tài liệu có giá trị lâu dài cũng lãnh trách nhi
ệm tạo cung
cấp khả năng truy cập chúng lâu dài. Đây là một sự cam kết liên tục -

những quyết định về bảo quản tài liệu kỹ thuật số không thể bị trì
hoãn với hy vọng các giải pháp công nghệ sẽ hiện ra như một hiệp sĩ
thời trung cổ trong bộ giáp sáng loà. Việc đánh giá giá trị hiện thời
của sách, các bộ sưu tập tài liệu viết tay hoặc một tập ảnh điểm ở
dạng nguyên bản của chúng là điểm xuất phát cần thiết để nhận định
việc bảo quản phiên bản dưới dạng ảnh số. Tăng khả năng tiềm tàng
đối với việc truy cập vào một bộ sưu tập số hoá không làm tăng giá
trị của bộ sưu tập ít được sử dụng. Tương tự, những khả năng mạnh
mẽ của một bảng chỉ mục quan hệ không thể bù đắp được cho một
bộ sưu tập tài liệu mà cấu trúc, các mối quan hệ và nội dung học
thuật quá khó hiểu. Truy cập ngẫu nhiên không phải là liều thuốc
thần hiệu để quản lý hiệu quả một bộ sưu tập.
Kết luận: công tác bảo quản sử dụng công nghệ số
N
ếu các thư viện, trung tâm lưu trữ, bảo tàng muốn áp dụng công

nghệ ảnh số phục vụ mục đích chuyển đổi cách phục vụ khách hàng
của mình cũng như phục vụ lẫn nhau, các đơn vị này cần phải vượt
xa hơn giai đoạn thử nghiệm. Chuyển dạng ảnh số, trong một môi
trường hoạt động, đòi hỏi một sự cam kết cụ thể và nhất quán của
đơn vị đối với công tác bảo quản, một sự tích hợp toàn di
ện của công
nghệ số vào các quy trình và quá trình quản lý thông tin, sự chỉ đạo
chặt chẽ trong việc xây dựng các định nghĩa và tiêu chuẩn phù hợp
đối với công tác bảo quản tài liệu kỹ thuật số.
Trong ba năm qua, đã có những tiến bộ đáng kể trong việc định
nghĩa các thuật ngữ và vạch ra lộ trình nghiên cứu công tác bảo quản
thông tin dạng số dù là "dạng số nguyên thuỷ" hay đư
ợc chuyển sang
dạng số từ các nguồn truyền thống. “ Bảo quản tài liệu kỹ thuật số
chỉ các phương pháp khác nhau nhằm giữ cho các tài liệu dạng số
tồn tại đến mai sau", như trong báo cáo mới đây của Hội đồng Thư
viện và Thông tin. Bảo quản tài liệu kỹ thuật số thông thường xoay
quanh việc lựa chọn các phương tiện lưu trữ tạm thời, tuổi thọ của h
ệ
th
ống công nghệ ảnh số, sự mong đợi đối với việc chuyển đổi các tệp
dữ liệu số sang các hệ thống thế hệ mới trong khi vẫn duy trì được
chức năng và sự toàn vẹn của hệ thống số cũ. Hãng PBS mới đây
trình chiếu bộ phim “Đi tới tương lai” mô tả một cách hình ảnh vấn
đề thông tin kỹ thuật số và dự báo hậu quả của sự trì tr
ệ, trong khi đó
lại ít đưa ra được những đề xuất quý giá giải pháp vượt qua tình thế
nan giải này.
Có lẽ quá sớm đối với tất cả chúng ta khi lo lắng về việc bảo quản
các tài liệu kỹ thuật số chừng nào chúng ta tìm ra được cách tạo ra

các sản phẩm số đáng bảo quản. Các công nghệ ảnh số tạo ra một
dạng thông tin hoàn toàn mới. Công nghệ ảnh số không đơn giản chỉ
là một giải pháp chuyển dạng để bảo quản. Công nghệ ảnh số liên
quan đến sự chuyển đổi chính khái niệm về định dạng, không chỉ
đơn giản là tạo bản sao trung thực của một cuốn sách, một tài liệu,
một bức ảnh, một bản đồ lên một phương tiện lưu trữ khác. Sức
mạnh của việc nâng cao chất lượng số, các khả năng tạo ra các chỉ
mục có cấu trúc, những thuật toán nén và truyền dữ liệu hợp lại làm
thay đổi quan niệm về bảo quản trong thế giới kỹ thuật số. Những
chuyển đổi này, cùng với những khả năng mới mà chúng đặt ra với
chúng ta, những cán bộ thông tin, đến lượt nó buộc chúng ta phải
chuyển đổi các dịch vụ cũng như các dự án thư viện và lưu trữ.
Chú thích
1Paul Conway, Preservation in the Digital World (Washington, D.C.:
Commission on Preservation and Access, 1996),

2Donald Waters and John Garrett, Preserving Digital Information:
Report of the Task Force on Archiving Digital Information
(Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access and
Research Libraries Group, 1996).
3 Michael K. Buckland, "Information as Thing," in Journal of the
American Society for Information Science 42 (June 1991): 351-60.
4 For three examples of this trend, see: Franziska Frey, "Digital
Imaging for Photographic Collections: Foundations for Technical
Standard," in RLG DigiNews 1 (December 15, 1997),
Picture
Elements, Inc. [Louis Sharpe], in Guidelines for Electronic
Preservation of Visual Materials, Part 1, (2 March 1995); Anne R.
Kenney and Stephen Chapman, in Digital Imaging for Libraries and
Archives (Ithaca: Cornell University Library, 1996), 45-46.

5Anne R. Kenney and Stephen Chapman, Digital Resolution
Requirements for Replacing Text-Based Material: Methods for
Benchmarking Image Quality (Washington, D.C.: Commission on
Preservation and Access, 1995).
6Clifford A. Lynch, "The Integrity of Digital Information:
Mechanics and Definitional Issues," in Journal of the American
Society for Information Science 45 (December 1994): 737-44.
7 Mary Lynn Ritzenthaler, Preserving Archives and Manuscripts
(Chicago: Society of American Archivists, 1993), 1.
8Donald J. Waters, "Digital Preservation?" in CLIR Issues
(November/December 1998): 1,