Tài liệu Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội pptx

Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung
tâm thông tin th viện trờng Đại học Y Hà Nội

Nguyễn Thị Cẩm Nhung
Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Y Hà Nội

Với mục tiêu: Mô tả thực trạng nguồn lực thông tin hiện có và việc ứng dụng công nghệ thông tin
và đánh giá hiệu quả của nó trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin
Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. Qua khảo sát thực tế các kho t liệu và qua mẫu phiếu điều tra
của ngời dùng tin cho thấy:
Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện có gồm có: Nguồn lực thông tin truyền thống nh: sách,
báo, tạp chí, luận án. Nguồn lực thông tin điện tử nh: Các cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD-ROM,
Medline, các thông tin trên mạng. Toàn bộ nguồn lực thông tin kể trên đợc lu trữ trong 02 máy
chủ và trên 20 máy trạm của th viện. Hệ thống máy vi tính đợc nối mạng LAN và kết nối Internet.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội đã
đem lại kết quả rất khả quan trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin, nó quản lý đợc toàn
bộ nguồn lực thông tin hiện có trong th viện, xử lý tài liệu đợc nhiều công đoạn cùng một lúc, tìm
kiếm thông tin nhanh, chính xác, nó còn là phơng tiện để tìm kiếm các thông tin khác trên mạng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại ở th viện Trờng Đại học Y Hà Nội là việc làm cần
thiết, nó đặt nền móng cho việc hình thành th viện điện tử trong tơng lai gần.

I. Đặt vấn đề
Cuộc cách mạng khoa học ngày nay thực
chất là cuộc cách mạng công nghệ, những
thành tựu của nó tạo ra ngày càng nhiều. Một
khối lợng thông tin khổng lồ đang tăng theo
cấp số nhân, một nền công nghiệp tri thức ra
đời mà cơ sở của nó là truyền tri thức thông tin
tiếp tục tăng nhanh trong một thế giới, xây
dựng trên cơ sở của tiến bộ khoa học kỹ thuật.

Các thiết bị, máy móc hiện đại nh máy tính
điện tử, liên lạc viễn thông và các kỹ thuật ghi
và lu trữ thông tin đa phơng tiện nhanh
chóng đợc tìm kiếm và phát minh đáp ứng
nhu cầu phát triển của thế giới [1].
Sự phát triển nhanh chóng của chúng đã
ảnh hởng đến rất nhiều ngành nghề trong đó
có ngành thông tin th viện. Trong hơn nửa thế
kỷ qua dựa trên những thành tựu của công
nghệ thông tin hiện đại, diện mạo của th viện
đã thay đổi sâu sắc toàn diện [3], cơ cấu kho
tài liệu thay đổi, thời gian hữu ích của tài liệu
giảm đáng kể và đặc biệt là sự ra đời của một
loại tài liệu mới đó là dạng tài liệu điện tử, do
vậy việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực
thông tin này cũng luôn đòi hỏi phải đợc cải
tiến để đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của
ngời dùng tin. Mặt khác để nâng cao chất
lợng hoạt động thông tin và phục vụ thông tin,
trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y
Hà Nội đã và đang tiến hành việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong việc tổ chức quản lý
và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ tốt
công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu
khoa học trong nhà trờng nói riêng và ngành
Y tế nói chung. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực
thông th ở Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội
rất cần thiết.
Với tình hình trên, chúng tôi tiến hành đề tài

này nhằm mục tiêu:
1. Mô tả thực trạng việc ứng dụng các công
nghệ thông tin và hiện trạng nguồn lực thông

98
tin hiện có ở Th viện Trờng Đại học Y Hà
Nôị.
2. Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác
nguồn lực thông tin tại Th viện Trờng Đại
học Y Hà Nội.
II. Đối tợng và phơng pháp
nghiên cứu.
1. Đối tợng:
Đề tài lấy nguồn lực Thông tin Th viện ở
Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội làm đối tợng nghiên cứu.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn
trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông
tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại
học Y Hà Nội.
2. Phơng pháp:
- Phơng pháp tiếp cận phần mềm quản lý
th viện hiện đang ứng dụng trên máy vi tính.
- Phơng pháp quan sát thực tế, điều tra
bằng phiếu.
- Phơng pháp so sánh, phân tích, tổng
hợp.
3. Kết quả

3.1. Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện
có trong th viện nh sau:
* Hiện trạng nguồn lực thông tin truyền
thống
- Sách Giáo khoa có 100 đầu sách với
khoảng 35.000 cuốn.
- Sách La tinh có 5.833 cuốn.
- Sách tiếng Việt có 7534 cuốn.
- Từ điển có 866 cuốn.
- Tạp chí có 500 tên tạp chí với 70.000 bản
chủ yếu là tạp chí tiếng Anh, Pháp.
- Tạp chí tiếng Việt có 50 tên tạp chí với
5000 bản.
- Gần 3000 luận án tiến sỹ, thạc sỹ, nội trú,
chuyên khoa I, chuyên khoa II.
* Hiện trạng nguồn lực thông tin điện tử
- Cơ sở dữ liệu luận án có gần 2750 biểu
ghi (mỗi biểu ghi đợc mô tả về nội dung và
hình thức của một cuốn luận án) với số trang là
khoảng 81.000 trang.
- Cơ sở dữ liệu bài báo: 25.000 biểu ghi.
- Cơ sở dữ liệu sách:10.000 biểu ghi.
- Cơ sở dữ liệu Medline: 460 đĩa (từ 1966-
nay).
Toàn bộ nguồn lực thông tin nói trên, hiện
nay th viện đang tổ chức quản lý dới hai hình
thức truyền thống và ứng dụng công nghệ
thông tin.
3.2. Hiện trạng ứng dụng công nghệ
thông tin

Năm 1997 chúng tôi bắt đầu ứng dụng phần
mềm CDS/ISIS (Computer Document
Intergrate Set of information System) của
Unesco do Trung tâm Thông tin T liệu Quốc
Gia phổ biến và cung cấp. Lúc đó th viện đã
nhập đợc 30.000 biểu ghi trong đó gồm có
sách và luận án, các bài báo. Bớc đầu đã lu
trữ, tìm kiếm thông tin nhanh. Tuy nhiên việc
miêu tả fiche và in fiche tra cứu không in đợc
trực tiếp trên phần mềm này, mà phải chuyển
sang hệ điều hành của DOS, một hạn chế nữa
là nó không liệt kê đợc những tài liệu trùng
lặp, do đó cũng còn nhiều bất cập.
Năm 2000 th viện chúng tôi chuyển đổi
phần mềm CDS/ISIS sang WinISIS theo chuẩn
trong hệ thống th viện cả nớc đang sử dụng,
toàn bộ số liệu nhập trên chuyển sang
WinISIS, chơng trình WINISIS thuận lợi hơn
nhiều so với CDS/ISIS. Mọi công đoạn xử lý tài
liệu đợc thực hiện cùng một lúc, lu trữ, tìm
kiếm và sửa chữa khi cần thiết dễ dàng.
Hiện nay th viện đang thực hiện dự án
Tăng cờng cơ sở vật chất th viện năm 200-
2005 trong đó th viện đã đợc trang bị hệ
thống máy vi tính hiện đại gồm có 02 máy chủ
và trên 20 chiếc máy vi tính đợc nối mạng Lan
và kết nối Internet, hiện đang dùng phần mềm
riêng mang tên Medlibser (Medical Library
Server) do Khoa Công nghệ Đại học Quốc gia
biên soạn. Toàn bộ cơ sở dữ liệu trên chuyển

sang phần mềm quản trị mới.

99
3.3. Hiệu quả đối với việc quản lý nguồn
lực thông tin:
* Hiệu quả trong quản lý
- Quản lý đợc một khối lợng thông tin lớn
trong một không gian nhỏ.
- Tiết kiệm đợc diện tích kho tàng, với
nguồn lực thông tin điện tử nêu trên nếu nh
không ứng dụng công nghệ thông tin thì diện
tích kho cần mở rộng thêm ít nhất là 2 kho
sách, với diện tích khoảng 60m
2
, 20 giá đựng
sách và thêm 02 cán bộ quản lý 2 kho sách nói
trên.
- Nắm bắt đợc toàn bộ kho t liệu hiện có
trong th viện, dễ dàng nhận biết đợc tài liệu
còn hay mất từ đó có chính sách bổ sung kịp
thời.
- Tiến hành kiểm kê và thanh lý ngay trên
máy vi tính, trớc đây tiến hành kiểm kê dựa
vào sổ và đối chiếu trên các kho thời gian tiến
hành cho công việc này phải mất hàng tháng,
ngày nay con số này hiển thị ngay trên máy.
* Hiệu quả trong biên mục tài liệu
- Rút ngắn đợc nhiều công đoạn trong việc
xử lý tài liệu cụ thể trớc đây sau khi xử lý tài
liệu xong, cán bộ th viện phải viết từng chiếc

fiche miêu tả, tính trung bình một ngày cán bộ
th viện chỉ viết đợc từ 20 50 fiche/ ngày,
khi ứng dụng tin học hoá trong th viện thì
cùng một lúc khi xử lý tài liệu trên máy, chỉ cần
một lệnh sắp xếp thì có thể in ra hàng trăm
fiche theo ý muốn.
- Tiết kiệm đợc thời gian, công sức trong tu
sửa, sắp xếp, hồi cố tài liệu khi phải thay đổi
hàng loạt kho tàng. Một ví dụ, năm 2002 th
viện làm hồi cố lại toàn bộ 2 tủ mục lục tra cứu
trong đó gồm có 30.000 fiche cần phải miêu tả,
sắp xếp lại, nếu nh không có máy móc thì
toàn bộ số fiche trên phải làm trong vòng vài
năm mà hình thức không đợc nh ý muốn, do
ứng dụng công nghệ thông tin, toàn bộ công
việc trên đã đợc hoàn thành trong vòng 15
ngày với chất lợng rất tốt.
3.4. Hiệu quả trong khai thác nguồn lực
thông tin
Để đánh giá chính xác hiệu quả khai thác
nguồn lực thông tin ở Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội, tham khảo ý kiến bạn đọc đợc thực
hiện thông qua một số câu hỏi ngắn gọn dễ
hiểu, với mẫu điều tra là 100 phiếu bạn đọc,
trong đó cán bộ là 30 sinh viên 70. Kết quả thu
đợc là:
Số phiếu phát ra là 100 phiếu
Số phiếu thu về 88 phiếu
Trong đó cán bộ là: 13 phiếu
Trong đó sinh viên là: 75 phiếu

Kết quả đợc thể hiện ở bảng 1,2,3.
Bảng 1: Số lợng ngời dùng tin đến th
viện sử dụng tài liệu
Mức độ Số phiếu Tỷ lệ %
Thờng xuyên 70 79,54%
Thỉnh thoảng 13 14,77%
Hiếm khi 5 5,68%

Bảng 1 cho thấy số ngời thờng xuyên đến
th viện chiếm tỷ lệ 79,54%.
Bảng 2: Các dạng tài liệu đợc khai thác
trên một hệ thống máy vi tính.
Loại tài liệu Tốt Trung
bình
Cha
tốt
Sách 78 7 3
Báo 46 24 18
Medline 59 24 5
CSDL 43 34 13
Băng hình 55 28 5
Khai thác
trên mạng
39 24 25

Bảng 2 cho thấy tất cả các dạng tài liệu đều
đợc khai thác, trong đó sách chiếm tỷ lệ cao
nhất.
Bảng 3: ý kiến của ngời dùng tin về khả
năng đáp ứng nhu cầu.

Mức độ
tho mn
Cán
bộ
Sinh
viên
Chung Tỷ lệ
%
Tốt
10 68 78 88,6
Cha tốt 0 4 4 4,6
Trung bình 3 3 6 6.8
Tổng số 13 75 88 100



100
Bảng 3 cho thấy gần 90% số ngời đợc
hỏi trả lời là thoả mãn về nhu cầu.
IV. Bàn luận
* Thực trạng ứng dụng công nghệ thông
tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở
Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội, cho thấy hệ thống máy vi tính đợc
trang bị hiện đại, nhng để quản trị hệ thống
này còn đang thiếu cán bộ tin học, gặp nhiều
khó khăn trong kỹ năng sử dụng máy vi tính.
Các phần mềm quản lý th viện cha đợc
hoàn chỉnh và theo chuẩn của chuyên ngành
th viện trong cả nớc, tuy nhiên hiện nay việc

ứng dụng công nghệ thông tin vào th viện, nó
đã làm thay đổi diện mạo của th viện, ở chỗ
ngời dùng tin biết khai thác thông tin trên
nhiều nguồn tin khác nhau nh: Nguồn tin trên
mạng Internet, CD-ROM và nhiều nguồn tin
khác [4].
* Hiệu quả ứng dụng:
- Thực tế nó đã đem lại đợc một số kết quả
rất khả quan nh giúp cho ngời dùng tin tìm
kiếm thông tin nhanh, cùng một lúc xử lý tài
liệu qua nhiều công đoạn, thuận tiện trong việc
xây dựng hệ thống mục lục tra cứu truyền
thống. Tuy đã có nhiều chuyển biến trong công
tác hoạt động thông tin th viện, song hiệu quả
khai thác nguồn lực thông tin cha cao, do mới
ứng dụng công nghệ thông tin, thiếu kinh
nghiệm trong công tác hoạt động thông tin th
viện [2], nên việc hớng dẫn, giúp đỡ độc giả
cũng gặp nhiều khó khăn, bất cập.
- Đối với các th viện chuyên ngành Y học
trong một phạm vi nhỏ cũng cha có sự quản
lý của ngành dọc, phần mềm quản lý th viện
không thống nhất. Do đó việc chia sẻ nguồn
lực thông tin gặp nhiều khó khăn, cha làm
đợc, trong công tác biên mục mới chỉ giải
quyết đợc một số khâu chính. Tuy nhiên bớc
đầu nó đã đặt nền móng cho việc tin học hoá ở
Trung tâm Thông tin th
viện Trờng Đại học Y
Hà Nội.

V. Kết luận
1. Thực trạng về nguồn lực thông tin và
ứng dụng công nghệ thông tin.
* Nguồn lực thông tin hiện tại ở Th viện
Trờng Đại học Y Hà Nội gồm có 2 loại:
- Nguồn lực thông tin truyền thống gồm:
sách, báo, tạp chí, các tài liệu không công bố
(luận án).
- Nguồn lực thông tin điện tử gồm: cơ sở dữ
liệu, băng hình, đĩa CD- Rom, Medline, khai
thác thông tin trên mạng.
Số lợng cụ thể của 2 loại nguồn lực thông
tin đã nêu ở (3.1).
* ứng dụng công nghệ thông tin:
- Hiện nay th viện đang sử dụng 20 máy vi
tính và 02 máy chủ khá hiện đại, đợc nối
mạng LAN và kết nối Internet, hệ thống này
đang hoạt động bình thờng.
- Toàn bộ Cơ sở dữ liệu của th viện đợc
quản lý bằng phần mềm mang tên Medlibser.
- Đáp ứng đợc một số công đoạn cơ bản
trong xử lý nghiệp vụ th viện.
2. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin
- Lu trữ và quản lý toàn bộ nguồn lực
thông tin hiện có.
- Tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác.
- Tiết kiệm đợc thời gian và nhân lực (cùng
một lúc thực hiện nhiều công đoạn trong xử lý
và biên mục tài liệu).

- Kiểm soát đợc vốn tài liệu trong kho t
liệu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện
đại nó còn là phơng tiện để tra cứu các nguồn
tin khác nh: Medline, Internet, thông qua hệ
thống máy vi tính.

Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Hữu Hùng (1995). Vấn đề phát
triển nguồn lực thông tin trong bối cảnh công
nghệ thông tin mới. Tạp chí thông tin và t liệu,
số2, tr 11-14.
2. Nguyễn Viết Nghĩa (1999). Một số vấn đề
xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám.
Tạp chí Thông tin - T liệu, số 4 tr 10 14.

101
3. Đoàn Phan Tân (2000). Tin học trong
hoạt động thông tin th viện. -H.: Văn hoá
thông tin, 242tr.
4. Vũ Văn Sơn (1995). Chính sách chia sẻ
nguồn lực thông tin trong thời kỳ áp dụng công
nghệ thông tin mới. Tạp chí Thông tin và t
liệu, số 2. tr 10.

Summary
Estimate the application of information
technology in managing and exploiting information
resources in Hanoi Medical University Library
The purpose of this article is to describe the real situation of information resources at present to

estimate the efficiency of it in the information resources management and expoitage in Hanoi
Medical University Library.Through investigating the document store and blanks of information
user,we can see that:
* The real situation of information resources at present includes:
The traditional information resource,such as:books, newspapers, magazines and theses.The
electronic information resource,such as:data base, videos, CD-ROM, Medline and online
information.All of these information resources have been stored in 2 servers and over 20
computers of the library.This computer system has been connected to the LAN net and the
Internet.
*The application of information techonology in Hanoi Medical University Library has brought us
a satisfactory result in managing and exploiting information resources. It can control all the
information in the library now anh solve the documents in many stages at one time.It helps us find
information faster, more exactly and it is also an useful tool to find other information on the
Internet.The using of modern information technology in the library is very important. It has laid the
foundation for the construction of the electronic library in the future.

102