Giáo trình Tổ chức công tác kế toán: Phần 2 - PGS. TS. Đoàn Vân Anh, PGS. TS. Phạm Đức Hiếu (Chủ biên)

Chương 4
TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA
THƠNG TIN KẾ TOÁN
Mục tiêu:
Chương này giúp người học:
- Nắm vững các yêu cầu và nguyên tắc tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng
tin kế tốn
- Vận dụng các nội dung của tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin
Kế tốn tài chính trong tổ chức tính giá, tổ chức tài khoản và sổ kế toán
- Vận dụng các nội dung của tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin
Kế tốn quản trị phục vụ cơng tác lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, đánh
giá và ra quyết định.

4.1. YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ
THỐNG HÓA THƠNG TIN KẾ TỐN
4.1.1. u cầu tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn
Kế tốn là cơng cụ quản lý quan trọng trong hệ thống các công
cụ quản lý kinh tế, với chức năng phản ánh, kiểm tra và cung cấp
thơng tin kinh tế, tài chính về đơn vị kế tốn cho nhiều đối tượng sử
dụng thơng tin khác nhau. Để thông tin được truyền tải đến người sử
dụng, kế tốn thực hiện hàng loạt các cơng việc thu nhận, xử lý, hệ
thống hóa, trình bày và cơng bố thơng tin. Trong đó, tổ chức xử lý, hệ
thống hóa thơng tin là một mắt xích quan trọng trong chuỗi các cơng
việc của kế tốn. Tại khâu này, kế toán tiến hành tổ chức xử lý các dữ
135


liệu thu thập được để tính giá cho từng chỉ tiêu kinh tế cụ thể, sau đó
hệ thống hóa thơng tin theo từng đối tượng đã xác định để ghi nhận
vào các tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết, trên cơ sở
đó để tổng hợp thơng tin lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Xử

lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn có thể được hiểu như sau:
Xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn là một khâu trong quy
trình kế tốn của đơn vị kế toán, là việc áp dụng các kỹ thuật tính
giá để xác định giá trị cho từng đối tượng tính giá, hệ thống hóa
thơng tin để ghi chép trên tài khoản, sổ kế toán và thực hiện tính
tốn số dư cho từng đối tượng kế tốn, nhằm cung cấp thông tin
phục vụ cho việc lên Báo cáo của đơn vị.
Để đảm bảo cung cấp thông tin kế tốn có chất lượng tốt, phục
vụ nhu cầu kiểm tra, đánh giá và ra quyết định của các đối tượng sử
dụng thơng tin kế tốn, khi tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế
tốn đảm bảo các u cầu sau:
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải đảm
bảo độ tin cậy, kịp thời, đầy đủ, trung thực, khách quan: mọi thông
tin khi ghi chép vào tài khoản và sổ kế toán đều phải được căn cứ
vào chứng từ hợp pháp hợp lệ để đảm bảo độ tin cậy. Đối với các
thông tin khi xác định giá trị phải dựa trên các ước tính kế tốn phải
đảm bảo tính trung thực, khách quan. Tổ chức xử lý và hệ thống hóa
là khâu trung gian quan trọng để tổng hợp chỉ tiêu lên báo cáo tài
chính, báo cáo quản trị. Vì vậy, việc tổ chức xử lý hệ thống hóa
thơng tin phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sử dụng
thông tin của các bộ phận quản lý chức năng trong đơn vị và người
sử dụng thông tin bên trong và ngồi đơn vị kế tốn.
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải đảm bảo
u cầu phù hợp với mơ hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.
Bộ máy kế toán trong một đơn vị kế tốn là sự phân cơng
nhiệm vụ giữa các phần hành kế tốn trong phịng, ban kế tốn đến
136


từng nhân viên kế toán. Khi tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin

phải có sự phân định rõ ràng: xác định rõ trách nhiệm cũng như
phạm vi công việc cần thực hiện giữa bộ phận KTTC và KTQT,
giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng có liên quan. Tổ
chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải phù hợp với trình
độ năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên quản lý, kế toán và
điều kiện ứng dụng CNTT trong đơn vị.
- Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin đáp ứng yêu cầu quản
trị đơn vị
Đối với kế toán tài chính, tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin
phải đảm bảo tính tuân thủ theo các yêu cầu và hướng dẫn của Nhà
nước. Đối với kế toán quản trị, để thơng tin kế tốn thực sự có chất
lượng và là kênh thông tin quan trọng để ra quyết định quản lý đơn
vị, khi tổ chức xử lý hệ thống hóa thơng tin phải đáp ứng nhu cầu sử
dụng thơng tin của nhà quản lý bao gồm: Nhà quản trị cấp cao, cấp
trung gian và cấp cơ sở. Nhằm phục vụ cho mục đích quản trị ở các
cấp, các thơng tin sau khi được thu nhận phải được xử lý, hệ thống
hóa ở tất cả các giai đoạn điều hành hoạt động kinh doanh bao gồm:
lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và ra quyết định.
4.1.2. Nguyên tắc tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin
kế tốn
Để thơng tin kế toán đảm bảo yêu cầu đặt ra, khi thực hiện xử
lý, hệ thống hóa thơng tin phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản
sau:
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn cần tn thủ
khung pháp lý về kế toán.
Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn cần tn thủ
theo quy định của luật kế tốn, chuẩn mực kế tốn, các thơng tư
hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho DN, đơn vị hành chính sự
137

nghiệp và các thông tư hướng dẫn khác. KTTC phải đảm bảo tính
tuân thủ theo các hướng dẫn của Nhà nước. Đối với KTQT, đây là
hệ thống thông tin hướng dẫn, nhà nước không đặt ra khuôn khổ
pháp lý áp đặt cho đơn vị khi thực hiện kế toán quản trị. Tuy nhiên,
khi tổ chức xử lý thông tin kế toán quản trị cũng tuân thủ theo các
nguyên tắc nhất định, để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả phục
vụ cho nhu cầu quản trị.
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải phù hợp
với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của
đơn vị.
Khi tổ chức chọn mơ hình tính giá, lựa chọn và xây dựng hệ
thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, phải cân nhắc phù hợp với đặc
điểm và mục đích tổ chức của đơn vị. Tùy theo đơn vị là DN hay
đơn vị hành chính sự nghiệp, là đơn vị có quy mơ lớn hay vừa và
nhỏ, hoạt động chuyên doanh hay kinh doanh tổng hợp, thị trường
rộng hay hẹp, mơ hình quản lý tập trung hay phân tán, sự phân cấp
trong quản lý tài chính kế tốn… để tổ chức và sử dụng cơng cụ xử
lý và hệ thống hóa thơng tin phù hợp.
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải đảm
bảo cung cấp thơng tin đầy đủ về tình hình kinh tế, tài chính của
đơn vị.
Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn phải đảm bảo
cung cấp các thông tin để thực hiện báo cáo về: tình hình tài sản,
cơng nợ, vốn chủ, hoạt động kinh doanh, các dòng tiền… của đơn
vị. Đối với kế tốn tài chính, phải đảm bảo thuận lợi nhất trong việc
tổng hợp thông tin để lên Báo cáo tài chính, trình bày được tổng
qt tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị
trong kỳ kế tốn theo quy định trong khn khổ pháp lý của nhà
nước. Đối với kế toán quản trị, việc tổ chức xử lý, hệ thống hóa

thơng tin về các hoạt động kinh tế, tài chính trong đơn vị có ý nghĩa
138


đặc biệt quan trọng, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin để ra quyết
định quản lý. Vì vậy, khi tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin, kế
tốn quản trị phải đảm bảo được mức độ chi tiết cụ thể, đảm bảo xử
lý và hệ thống hóa thơng tin q khứ, hiện tại và tương lai, thơng tin
tài chính và phi tài chính… để có thể cung cấp rõ nét nhất về tình
hình kinh tế, tài chính của đơn vị.
- Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế toán phải đảm
bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Khi thực hiện việc lựa chọn mơ hình tính giá (giá gốc hay giá
hợp lý), lựa chọn hệ thống tài khoản, sổ kế toán, mức độ chi tiết
đến đâu hay q trình xử lý các thơng tin trong từng khâu: lập kế
hoạch, thực hiện, kiểm tra và cung cấp thông tin về từng hoạt động
cho các cấp quản lý, phải có sự tính tốn giữa chi phí bỏ ra trong tổ
chức xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế toán với hiệu quả đem lại
cho đơn vị.
4.2. TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA THƠNG TIN
KẾ TỐN TÀI CHÍNH
Kế tốn tài chính (KTTC) là cơng việc thu thập, kiểm tra, xử
lý, phân tích và cung cấp các thơng tin kinh tế, tài chính bằng báo
cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin. KTTC
phản ánh thực trạng hiện có và các biến động về tài sản và nguồn
vốn của đơn vị dưới dạng tổng quát hay phản ánh các dòng vật chất
và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa đơn vị với mơi trường kinh
tế bên ngồi. Thơng tin KTTC cung cấp chủ yếu cho đối tượng bên
ngồi đơn vị, do đó để đảm bảo tính khách quan, thống nhất KTTC
phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế

tốn của từng quốc gia.
Tổ chức cơng tác kế toán trong một đơn vị, khâu xử lý và hệ
thống thơng tin kế tốn là khâu trung gian và là mắt xích quan
139


trọng, cầu nối thông tin, thu nhận thông tin ban đầu với thông tin
đầu ra của KTTC. Xuất phát từ đặc điểm của KTTC, việc tổ chức
xử lý, hệ thống hóa thơng tin phải đảm bảo thơng tin định lượng
được (dưới hình thái giá trị), tổng hợp được thơng tin cho từng đối
tượng để lên BCTC và thông tin phải đảm bảo tuân thủ theo các
quy định thống nhất. Do đó, việc tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng
tin KTTC là việc vận dụng các nguyên tắc và phương pháp kế tốn
để thực hiện việc tính giá và hệ thống được thơng tin kế tốn, cụ
thể bao gồm các cơng việc: tổ chức vận dụng phương pháp tính
giá, tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản và tổ chức vận dụng
hệ thống sổ kế toán.
4.2.1. Tổ chức vận dụng phƣơng pháp tính giá
Để phục vụ cho q trình ghi nhận và cung cấp thơng tin về
tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị, kế toán phải đo lường
được các đối tượng kế tốn thơng qua việc lượng hóa chúng theo
thước đo phù hợp gồm thước đo hiện vật, thước đo lao động và
thước đo giá trị. Tuy nhiên, với đặc điểm của KTTC là cung cấp
thông tin tổng quát về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của
đơn vị, do đó thước đo giá trị là thước đo bắt buộc và chủ yếu của
KTTC. Các đối tượng của KTTC dù là tài sản hiện hữu hay vơ hình,
là một khoản cơng nợ phải thu hay khoản đầu tư tài chính, là nợ
phải trả hay vốn chủ sở hữu… đều phải lượng hóa dưới hình thái giá
trị. Trong KTTC, để đo lường các đối tượng kế tốn dưới hình thái
giá trị, kế tốn sử dụng phương pháp tính giá.

Tổ chức vận dụng phương pháp tính giá là việc xem xét lựa
chọn nguyên tắc, cơ sở dữ liệu và kỹ thuật tính tốn để đo lường giá
trị của các chỉ tiêu kinh tế tương ứng với đối tượng tính giá. Đo
lường là kỹ thuật đầu tiên, quan trọng nhất trong chuỗi cơng việc
của kế tốn, thơng qua đo lường thơng tin kế tốn sẽ được lượng
hóa bằng một thước đo chung là đơn vị tiền tệ để đảm bảo tính
thống nhất và có thể cộng dồn nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về
140


báo cáo tài chính của đơn vị. Tổ chức vận dụng phương pháp tính
giá bao gồm các nội dung sau đây:
4.2.1.1. Tổ chức vận dụng nguyên tắc tính giá
Kỹ thuật tính tốn xác định giá trị cho từng đối tượng có thể
khác nhau, phụ thuộc vào bằng chứng mà kế tốn thu thập được liên
quan đến đối tượng tính giá. Khi tính giá trước tiên phải đảm bảo
các nguyên tắc chung của kế tốn: giá gốc, cơ sở dồn tích, nhất
quán, trọng yếu, phù hợp… các nguyên tắc này chi phối tồn bộ quy
trình kế tốn (bao gồm cả khâu thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và
cung cấp thơng tin). Đối với khâu tính giá có thể khái qt theo 2
nguyên tắc sau:
- Tính giá phải đảm bảo tính tin cậy
Giá trị của các đối tượng tính giá (tài sản, công nợ hay vốn
chủ…) phải được xác định dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin
cậy. Về nguyên tắc, khi ghi nhận ban đầu phải đảm bảo nguyên tắc
giá gốc, việc xác định giá gốc căn cứ vào nguồn dữ liệu thu thập
được liên quan đến việc hình thành đối tượng tính giá. Trường hợp
đối tượng kế tốn được hình thành từ các hợp đồng mua, bán, góp
vốn rõ ràng, việc xác định giá trị ban đầu có thể dựa trên bằng
chứng đáng tin cậy thu thập được khi phát sinh giao dịch. Trường

hợp đối tượng tính giá được hình thành từ các nguồn khác như biếu
tặng, trao đổi… việc xác định giá trị ghi nhận ban đầu phải dựa trên
bằng chứng về giá trị hợp lý trên thị trường, việc xác định giá trị
hợp lý cũng phải đảm bảo trung thực, khách quan để thơng tin tính
giá đảm bảo tính tin cậy. Sau khi ghi nhận ban đầu, đối tượng tính
giá được trình bày theo giá gốc. Một số đối tượng có sự thay đổi
nhiều theo thị trường phải được đánh giá lại theo giá hợp lý trên thị
trường để trình bày thơng tin. Việc đánh giá lại này phải đảm bảo
dựa trên quan sát trên thị trường và các bằng chứng thu thập được,
có như vậy việc tính giá mới đảm bảo nguyên tắc tin cậy.
141


- Tính giá phải đảm bảo tính thống nhất và nhất quán
Giá trị của các đối tượng là: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở
hữu… có thể được sử dụng nhiều phương pháp tính giá cụ thể khác
nhau. Tuy nhiên, khi tính giá phải đảm bảo thống nhất về phương
pháp tính, nguồn dữ liệu tính tốn, đồng thời khi đã sử dụng thống
nhất phương pháp phải đảm bảo nhất quán ở các kỳ, giữa các đơn vị
trong cùng một cơng ty, tổng cơng ty hay đơn vị hành chính sự
nghiệp. Thực hiện nguyên tắc này, đảm bảo các chỉ tiêu có thể so
sánh được với nhau và có thể tổng hợp được các chỉ tiêu cho toàn
đơn vị, toàn ngành (nếu có).
4.2.1.2. Tổ chức lựa chọn cơ sở dữ liệu phục vụ cho tính giá
Đối tượng tính giá nghĩa rộng là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ
sở hữu, thu nhập, chi phí hay kết quả hoạt động kinh doanh. Khi xác
định giá trị của tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, chi phí, thu
nhập và kết quả hoạt động kinh doanh cần phải tôn trọng các
nguyên tắc kế toán chung như: nguyên tắc giá gốc, cơ sở dồn tích,
nhất quán, thận trọng, phù hợp… lý tưởng nhất khi tính giá là xác

định được giá trị thực của đối tượng tính giá. Tuy nhiên, trong 1 số
trường hợp việc xác định giá trị thực của từng đối tượng khơng phải
lúc nào cũng thực hiện được, do đó buộc kế tốn phải có các kỹ
thuật tính tốn tương ứng để đảm bảo xác định giá trị trung thực,
khách quan. Hay nói cách khác, việc tính giá phụ thuộc rất lớn vào
cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tính giá.
Dựa vào dữ liệu thu thập được liên quan đến đối tượng tính giá
để lựa chọn cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tính giá cho đối tượng là
tài sản, cơng nợ, vốn chủ sở hữu… có thể khái quát cơ sở dữ liệu
theo các trường hợp sau:
- Thứ nhất, tính giá dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin cậy
về số tiền đã trả hoặc phải trả liên quan đến đối tượng tính giá. Đây
142


là nguồn dữ liệu có thể tính tốn được giá trị của tài sản, cơng nợ
hay đối tượng tính giá khác một cách sát thực nhất. Theo quy định
hiện hành về hoạt động KTTC, các đối tượng tính giá (tài sản, cơng
nợ, vốn chủ…) phải được ghi nhận và trình bày theo giá gốc. Vì
vậy, khi tính giá nguồn dữ liệu là các bằng chứng trên các chứng từ
liên quan đến đối tượng tính giá là nguồn thơng tin quan trọng nhất
để xác định được giá gốc của đối tượng tính giá.
Tuy nhiên, khơng phải mọi sự biến động tăng lên hay giảm
xuống của các đối tượng kế toán đều có thể căn cứ bằng dịng tiền
đơn vị bỏ ra hay thu về. Ví dụ như: trường hợp tài sản nhận biếu tặng,
hoặc tài sản đem đi tặng, hay tài sản đem đi trao đổi hoặc thanh
toán… Với các trường hợp như vậy, căn cứ để tính giá là nguồn dữ
liệu quan sát trên thị trường còn gọi chung là giá trị hợp lý.
- Thứ hai, tính giá dựa trên các dữ liệu quan sát trên thị trường
của đối tượng tính giá là tài sản, cơng nợ… tương đương, dữ liệu

quan sát trên thị trường của các đối tượng tính giá là nơi có thị trường
hoạt động cơng khai, niêm yết. Trường hợp đối tượng tính giá khơng
có thị trường giao dịch cơng khai thì có thể dựa trên các dữ liệu quan
sát trên thị trường thứ cấp làm căn cứ để tính giá. Nếu cả thị trường
cơng khai và thị trường thứ cấp liên quan đến đối tượng tính giá
khơng hoạt động thì phải căn cứ vào tất cả các dữ liệu quan sát được
và dùng các kỹ thuật tính giá để tính giá cho từng đối tượng.
Như vậy, khi tổ chức lựa chọn nguồn dữ liệu để phục vụ cho
tính giá, kế tốn cần căn cứ vào ngun tắc tính giá, sau đó dựa
trên bằng chứng có thể thu thập được để lựa chọn nguồn dữ liệu
hợp lý nhất, xác định giá trị đảm bảo tính tin cậy, trung thực và
khách quan.
4.2.1.3. Tổ chức vận dụng kỹ thuật tính giá
Mặc dù về ngun lý có nhiều mơ hình tính giá có thể vận
dụng để xác định giá trị của tài sản, cơng nợ… như: mơ hình tính
143


giá theo giá gốc, giá hiện hành, giá đầu ra, giá hợp lý… Nhưng
KTTC phải đảm bảo tính tuân thủ. Do vậy, khi vận dụng kỹ thuật
tính giá phải đảm bảo theo quy định hiện hành tại Việt Nam (Luật
kế toán số 88/2015/QH13):
“Giá trị tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá
gốc. Sau ghi nhận ban đầu, đối với một số loại tài sản hoặc nợ phải
trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường và giá trị
của chúng có thể xác định lại một cách đáng tin cậy thì được ghi
nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính”.
Giá gốc là giá trị nhận ban đầu của tài sản hoặc nợ phải trả.
Giá gốc của tài sản được tính bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận
chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo

quy định của pháp luật đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng
sử dụng.
Giá trị hợp lý là giá trị được xác định phù hợp với giá thị
trường, có thể nhận được khi bán một tài sản hoặc chuyển nhượng
một khoản nợ phải trả tại thời điểm xác định giá trị.
Như vậy, khi tính giá đơn vị kế tốn xác định nguồn dữ liệu
thu thập được để xác định kỹ thuật tính giá (lựa chọn cơ sở tính giá)
phù hợp và đảm bảo nguyên tắc tuân thủ. Để hiểu rõ hơn việc vận
dụng kỹ thuật tính giá, dưới đây đề cập đến áp dụng tính giá cho
một số tài sản, nợ phải trả cơ bản trong đơn vị kế toán:
a. Vận dụng giá gốc để tính giá trị cho tài sản và nợ phải trả
trong đơn vị
(i) Ghi nhận ban đầu:
* Tính giá đối với tài sản hình thành từ nguồn mua vào:
Tài sản mua vào bao gồm: hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản
cố định, bất động sản đầu tư… tại thời điểm ghi nhận ban đầu căn
144


cứ vào chứng từ tổng hợp từ khâu mua, các chi phí phát sinh khâu
mua để tổng hợp tính giá cho từng đối tượng.
Giá gốc của tài sản mua bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn trừ
các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có), cộng với các
khoản thuế phát sinh trong khâu mua (không bao gồm thuế được
hồn lại) và cộng các khoản chi phí phát sinh trong khâu mua như:
chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí bảo hiểm, chi phí mơi giới…
* Tính giá đối với tài sản sản xuất mới được hình thành trong
nội bộ của đơn vị: Là giá thành thực tế của tài sản tính tốn được
dựa trên tổng chi phí đơn vị đã chi ra để có được tài sản đó. Việc lựa
chọn sử dụng kỹ thuật tính giá thành phụ thuộc vào quy trình sản

xuất, yêu cầu quản lý và năng lực thực tế tổ chức tính giá của đơn vị
để lựa chọn tính giá thành theo các phương pháp: tính giá thành giản
đơn, hệ số, tỷ lệ, định mức hay tính giá thành phân bước.
* Tính giá đối với tài sản hình thành từ các nguồn khác: biếu
tặng, nhận góp vốn, trao đổi
Khi xác định giá gốc của tài sản hình thành từ các nguồn này
căn cứ vào giá hợp lý do các bên tham gia giao dịch quy định trên
hợp đồng. Khi xác định giá quy định trong hợp đồng góp vốn, trao
đổi, biếu tặng tài sản phải dựa trên dữ liệu khách quan thu thập được
trên thị trường của các tài sản tương tự, để xác định giá của tài sản
đảm bảo tính giá theo đúng nguyên tắc.
* Tính giá các khoản nợ phải trả: giá gốc của khoản nợ phải trả
là giá thực tế của khoản nợ phải trả, giá thực tế là nghĩa vụ hiện tại
phát sinh từ các giao dịch, sự kiện mà đơn vị có trách nhiệm phải
thanh tốn bằng nguồn lực của mình. Căn cứ để xác định nghĩa vụ
hiện tại là dựa vào các hợp đồng mua bán, hợp đồng tín dụng, hợp
đồng lao động…
145


Trong một số trường hợp, với các hợp đồng, giao dịch không
xác lập ngay được giá trị của các khoản nợ ví dụ: hợp đồng mua trả
góp, trái phiếu chuyển đổi… giá trị của các khoản nợ được xác định
trên dòng tiền tương lai, khi xác định giá trị thực tế phải căn cứ vào
giá trị hiện tại của luồng tiền trong tương lai về giá trị hiện tại.
(ii) Sau ghi nhận ban đầu:
* Tính giá đối với trường hợp giảm tài sản: Về nguyên tắc khi
giảm tài sản kế toán ghi nhận giảm theo giá gốc của tài sản tương
ứng. Tuy nhiên, giá gốc của một tài sản ở các thời điểm mua khác
nhau, giá có thể khác nhau, do đó khi xác định giá trị của tài sản

giảm phải xem xét sử dụng giá gốc ở thời điểm mua nào cho hợp lý
với giao dịch thực tế. Theo quy định hiện hành, tùy theo yêu cầu và
đặc điểm giao dịch để lựa chọn các phương pháp tính giá xuất, bao
gồm: Phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp bình quân
gia quyền, phương pháp nhập trước, xuất trước.
* Đối với tài sản cố định, bất động sản đầu tư do tính chất hao
mịn trong q trình sử dụng, kế tốn tính giá trị hao mịn thơng qua
việc sử dụng các phương pháp khấu hao, cuối kỳ trình bày chỉ tiêu
về tài sản cố định, bất động sản đầu tư theo 3 chỉ tiêu: Nguyên giá
(giá gốc), giá trị hao mịn và giá trị cịn lại.
b. Tính giá với một số trường hợp yêu cầu sử dụng giá trị
hợp lý
Theo quy định của các chuẩn mực kế toán Việt Nam, về cơ
bản, tài sản, nợ phải trả sau ghi nhận ban đầu, kế tốn tn thủ việc
trình bày thơng tin theo giá gốc. Việc trình bày thơng tin theo giá
gốc đảm bảo tính khách quan và đặc biệt là thuận lợi cho việc kiểm
tra, kiểm toán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp tài sản có dấu
hiệu suy giảm giá giá trị và đơn vị có bằng chứng tin cậy về sự suy
giảm giá giá trị. Lúc này, yêu cầu kế tốn phải trình bày thơng tin về
tài sản theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Một số tài sản hoặc
146


khoản cơng nợ có sự biến động thường xun theo giá thị trường và
có bằng chứng tin cậy về sự thay đổi đó cần được trình bày theo giá
trị hợp lý. Việc tính giá để trình bày thơng tin theo giá trị hợp lý hay
giá trị thuần lưu ý một số điểm sau:
- Đối với hàng tồn kho, trình bày giá trị hàng tồn kho theo giá
gốc, đối với hàng tồn kho có dấu hiệu suy giảm giá trị do giảm giá
thị trường, hoặc bị giảm chất lượng trong quá trình bảo quản, nếu có

bằng chứng tin cậy về sự suy giảm giá trị, yêu cầu kế toán thực hiện
việc trích lập dự phịng và trình bày thơng tin về hàng tồn kho theo
giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ như: tiền, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, các khoản vay khi trình bày phải được
đánh giá theo tỷ giá giao dịch cuối kỳ.
- Cơng cụ tài chính theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán phải
ghi nhận và đánh giá lại theo giá trị hợp lý. Đến thời điểm hiện tại,
mặc dù chuẩn mực kế toán Việt Nam chưa quy định cụ thể về đánh
giá lại với công cụ tài chính và trình bày theo giá trị hợp lý. Tuy
nhiên, về mặt nguyên tắc nếu có các bằng chứng tin cậy về sự biến
động theo thị trường thường xun và đây là các cơng cụ có tính
thanh khoản cao, đơn vị có thể thực hiện trình bày theo giá trị hợp
lý tuân thủ theo quy định của Luật kế toán.
4.2.2. Tổ chức vận dụng phƣơng pháp tài khoản kế toán
Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân
loại để phản ánh và kiểm tra một cách thường xun, liên tục, tồn
diện, có hệ thống về tình hình và sự vận động của từng đối tượng
kế toán.
Sử dụng phương pháp tài khoản thực hiện được chức năng xử
lý và hệ thống hóa thơng tin, vì nhờ phương pháp tài khoản kế toán
thu thập và cung cấp thơng tin tổng hợp, kịp thời về tình hình và sự
147


biến động của từng đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của
đơn vị. Đồng thời, phương pháp tài khoản kế tốn có thể hệ thống
hóa được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính để lập các báo
cáo định kỳ, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành đơn vị.
Tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản kế tốn để xử lý, hệ

thống hóa thông tin được thực hiện theo hai nội dung cơ bản đó là:
tổ chức xây dựng và lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức
ghi ghép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản kế toán.
4.2.2.1. Tổ chức xây dựng và lựa chọn hệ thống tài khoản
kế tốn
Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài
khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên,
liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế
toán cụ thể. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán căn cứ
vào yêu cầu quản lý và mục đích hệ thống hóa thơng tin để xây
dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đơn vị. Tổ chức xây dựng hệ
thống tài khoản bao gồm các công việc sau:
a. Xác định, xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị
Hệ thống tài khoản bao gồm: danh mục các tài khoản tổng
hợp, tài khoản chi tiết và nội dung, kết cấu và nguyên tắc sử dụng
các tài khoản kế toán. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản lưu ý
các điểm sau đây:
- Do KTTC phải đảm bảo tính tuân thủ nên khi tổ chức xây
dựng hệ thống tài khoản phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do
Bộ Tài chính ban hành, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và
tính chất hoạt động của đơn vị mình cũng như đặc điểm sản xuất
kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài
khoản kế tốn phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài
khoản kế tốn cho đơn vị mình.
148


- Trong trường hợp đơn vị có hoạt động đặc thù, có yêu cầu
quản lý riêng, đơn vị có thể căn cứ vào nguyên tắc chung được thừa
nhận và các quy định hướng dẫn trong chuẩn mực kế toán, căn cứ

vào yêu cầu quản lý, nhu cầu sử dụng thông tin và trình độ ứng
dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn, để đơn vị có thể tự
xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị mình. Hệ thống tài khoản
phải đảm bảo dùng để hệ thống hóa thông tin và lên được dữ liệu
trên báo cáo tài chính theo đúng bản chất và u cầu trình bày thơng
tin trên báo cáo trong các chuẩn mực kế tốn.
b. Tổ chức lựa chọn vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp
với đơn vị kế toán
(i) Đối với doanh nghiệp, hiện có 2 hệ thống tài khoản để
doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm
theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài
chính hướng dẫn Chế độ kế tốn doanh nghiệp (Phụ lục 4.1) và hệ
thống tài khoản ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày
26/08/2016 của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ
và vừa. Thơng tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn áp dụng đối với
các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Các
doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện theo chế độ kế tốn doanh
nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC
hoặc chế độ kế tốn theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC và phải
thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Trường hợp, doanh
nghiệp lựa chọn áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa
ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC thì khơng bắt buộc
phải điều chỉnh, sửa đổi theo những nội dung thay đổi của chế độ kế
tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC.
Theo quy định đó, tùy theo quy mơ, đặc điểm hoạt động sản
xuất kinh doanh, yêu cầu tổ chức quản lý để doanh nghiệp xác định
lựa chọn hệ thống tài khoản phù hợp và đảm bảo tính tuân thủ và
nhất quán.
149

Một số doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực đặc thù như: Bảo
hiểm, bưu chính viễn thơng… có thể dựa trên nền hướng dẫn của
của Bộ Tài chính để xây dựng hệ thống tài khoản riêng của các
doanh nghiệp có đăng ký với Bộ Tài chính.
(ii) Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp: xây dựng hệ thống
tài khoản đảm bảo tuân thủ theo hướng dẫn hệ thống tài khoản ban
hành theo Thông tư số 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài
chính về chế độ kế tốn đơn vị hành chính, sự nghiệp (Phụ lục 4.2).
Khi tổ chức lựa chọn xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị
sự nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Hệ thống tài khoản với 10 loại tài khoản, bao gồm: Các loại tài
khoản trong bảng: là tài khoản từ loại 1 đến loại 9 (tài khoản trong
bảng) và tài khoản loại 0 (tài khoản ngoài bảng). Các tài khoản trong
bảng được phân chia theo tình hình tài chính (gọi tắt là KTTC) tại
đơn vị phản ánh tình hình tài sản, cơng nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi
phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Về cơ bản các
tài khoản này được ghi nhận trên cơ sở kế tốn dồn tích (tương tự
doanh nghiệp). Loại tài khoản ngoài bảng: là tài khoản loại 0, được
hạch tốn đơn (khơng hạch tốn bút tốn đối ứng giữa các tài khoản).
Các tài khoản ngồi bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có
nguồn gốc ngân sách nhà nước được phản ánh theo mục lục ngân
sách nhà nước, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của
ngân sách nhà nước và được ghi nhận trên cơ sở tiền.
- Nếu một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh mà liên quan
đến thu, chi ngân sách nhà nước thì kế tốn vừa phải hạch tốn kế
tốn tài chính và đồng thời hạch toán kế toán ngân sách.
c. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết
Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ
Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho

150


đơn vị để chi tiết hoá theo các cấp (cấp 2, 3, 4…) phù hợp với yêu
cầu quản lý, kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thơng tin
của kế tốn các đối tượng sử dụng thơng tin. Việc tổ chức xây dựng
hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên các yêu cầu sau:
- Xuất phát từ u cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị của
từng cấp quản lý.
- Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính
thống nhất về ký hiệu, cấp độ... Ví dụ: tài khoản cấp 1 là TK 511
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, TK 5111 “Doanh thu
bán hàng hóa”, phải tuân thủ theo quy định hiện hành, đơn vị có thể
mở tài khoản cấp 3 là TK 51111 “Doanh thu bán hàng hóa A”…
- Việc chi tiết hố tài khoản khơng được làm sai lệch nội dung,
kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản.
4.2.2.2. Tổ chức ghi ghép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trên tài khoản kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thu nhập vào chứng từ
kế toán, chứng từ sau khi được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp và
hợp lệ là căn cứ để ghi chép, hệ thống hóa vào tài khoản kế tốn. Tổ
chức ghi chép trên tài khoản kế toán được thực hiện theo hai cách
sau đây:
a. Ghi đơn
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh và ghi chép
vào một tài khoản riêng biệt, độc lập mà khơng tính đến mối quan
hệ với các tài khoản kế toán khác (chỉ ghi vào một bên Nợ hoặc Có
của tài khoản kế tốn).
Khi tổ chức ghi đơn cần chú ý các điểm sau:
- Ghi đơn được sử dụng trong các trường hợp: Phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản chi tiết, với mục đích để
151


giải thích cụ thể hóa số liệu đã kế tốn vào tài khoản tổng hợp tương
ứng. Ghi đơn còn dùng để ghi chép vào các tài khoản phản ánh các
chỉ tiêu ngồi bảng cân đối kế tốn.
- Tổ chức ghi đơn hạn chế sẽ không phản ánh được mối quan
hệ với các tài khoản khác, không phù hợp với các đơn vị có nhiều
giao dịch kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, tổ chức ghi đơn vẫn được
thực hiện khi hệ thống hóa thơng tin để trình bày các chỉ tiêu ngồi
bảng cân đối, ví dụ: ghi đơn vào các tài khoản loại 0 đối với đơn vị
hành chính sự nghiệp và trình bày thơng tin chi tiết về một đối
tượng kế toán theo yêu cầu cần theo dõi chi tiết sự biến động tăng
giảm của riêng đối tượng đó.
b. Ghi kép
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh một cách đồng
thời vào các tài khoản kế tốn có liên quan theo đúng nội dung kinh
tế của nghiệp vụ và theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối
tượng kế toán mà nghiệp vụ tác động đến. Ghi kép là việc ghi chép
vào ít nhất hai tài khoản kế toán theo đúng nội dung kinh tế và quan
hệ đối ứng của tài khoản kế toán.
Khi tổ chức thực hiện ghi kép cần chú ý các điểm sau:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ít nhất hai đối
tượng kế toán cụ thể, nên kế toán ghi vào ít nhất hai tài khoản kế
tốn. Sự tác động kép đến các đối tượng kế toán cụ thể và quy ước
ghi chép trên tài khoản kế toán, dẫn đến ghi kép bao giờ cũng phải
ghi Nợ và tài khoản này đối ứng với ghi Có vào tài khoản kế toán
khác, số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản kế tốn ln bằng
số tiền bên Có của các tài khoản đối ứng trong ghi kép.

- Ghi kép được sử dụng phổ biến trong các đơn vị kế tốn do
có tính ưu việt đó là sử dụng ghi chép giúp dễ dàng kiểm tra đối
chiếu phát hiện sai sót về số liệu kế tốn, kiểm sốt được đối tượng
152


kế toán trong đơn vị, thấy được nguồn gốc của sự chuyển hóa cũng
như mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán do nghiệp vụ kinh tế
phát sinh tác động đến.
Trong đơn vị kế toán, căn cứ vào giao dịch phát sinh, u cầu
và mục đích hệ thống hóa thơng tin dùng để lên báo cáo tài chính
hay để theo dõi chi tiết đối tượng, căn cứ vào điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác kế toán để kế toán lựa chọn cách
ghi chép phù hợp, đảm bảo chức năng hệ thống hóa thơng tin tốt
nhất cho việc lập báo cáo tài chính.
4.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và
theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Nội dung sổ phải bao gồm các thơng tin sau đây:
- Sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế
toán. Sổ kế toán phải ghi rõ: Tên đơn vị; tên sổ; ngày, tháng, năm
lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; số trang,
đóng dấu giáp lai.
- Sổ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau: ngày tháng ghi
sổ; số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi
sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số
tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số dư đầu kỳ, cuối kỳ

của các tài khoản kế toán. (Mẫu một số sổ kế toán Phụ lục 4.3, 4.4)
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc căn cứ vào u cầu xử lý
và hệ thống hóa thơng tin để thực hiện các công việc: Xây dựng
danh mục hệ thống sổ kế tốn, tổ chức cơng việc mở sổ, ghi sổ,
chữa sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán cho một đơn vị kế toán.
153


4.2.3.1. Tổ chức xây dựng danh mục sổ kế toán
a. Nguyên tắc xây dựng danh mục sổ kế toán
Xây dựng danh mục hệ thống sổ kế toán phục vụ cho hệ thống
hóa thơng tin KTTC đảm bảo tính tn thủ theo các quy định của
nhà nước về sổ kế toán, tùy theo đặc thù của đơn vị để lựa chọn, xây
dựng hệ thống sổ kế toán phù hợp để đảm bảo cung cấp thông tin
về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời,
dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Khi tổ chức hệ thống sổ cho
đơn vị, cần đảm bảo nguyên tắc:
- Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do
Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở
đơn vị.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho
một kỳ kế toán năm.
- Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để
phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.
b. Căn cứ xây dựng danh mục sổ kế toán
Tổ chức xây dựng hệ thống sổ kế toán dựa trên các quy định
của Luật kế tốn số 88/2015/QH-13, sau đó căn cứ vào hướng dẫn
hệ thống sổ cho doanh nghiệp ban hành theo TT200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh
nghiệp và hệ thống sổ hướng dẫn trong TT133/2016/TT-BTC ngày

26/08/2016 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ
và vừa. Đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp căn cứ vào hướng
dẫn hệ thống sổ kế toán ban hành theo TT107/TT-BTC ngày
10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn đơn vị hành chính,
sự nghiệp. Tùy theo quy mơ của đơn vị, u cầu hệ thống hóa và xử
lý thơng tin, yêu cầu về quản lý để tổ chức xây dựng lựa chọn sổ kế
toán tổng hợp phù hợp với đơn vị mình.
154


c. Xây dựng danh mục sổ kế toán tổng hơp, chi tiết
(i) Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ dùng để ghi chép, tập hợp
các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng ở dạng tổng quát,
nó được mở theo các tài khoản tổng hợp. Thước đo bắt buộc sử
dụng là thước đo giá trị.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp yêu cầu phải thống nhất về mẫu
biểu và nội dung, phải đảm bảo đầy đủ các u cầu của một sổ kế
tốn, nhà nước có hướng dẫn hệ thống sổ kế toán tổng hợp tương
ứng với các hình thức kế tốn.
* Đối với hình thức nhật ký chung sổ tổng hợp bao gồm: Sổ
nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái các tài khoản. Trong đó sổ
nhật ký chung được mở ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh
nghiệp vụ, sổ cái hệ thống hóa thơng tin đã ghi chép trong sổ nhật
ký chung theo từng tài khoản kế toán tổng hợp. Số liệu trong hệ
thống hóa trên sổ cái làm căn cứ để lập các chỉ tiêu tương ứng trên
báo cáo tài chính.
* Đối với hình thức nhật ký chứng từ sổ tổng hợp bao gồm:
Nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ cái các tài khoản. Trong đó nhật ký
chứng từ và thực hiện ghi chép hàng ngày, kết hợp chặt chẽ việc ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc

hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Sổ cái được hệ thống hóa thơng tin theo từng đối tượng và được
tổng hợp ở cuối tháng, căn cứ vào dữ liệu tổng hợp trên các sổ nhật
ký chứng từ.
* Đối với hình thức chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp bao gồm: Sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản. Trong đó, Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ ghi theo thời gian, làm căn cứ để đối chiếu với
Bảng cân đối phát sinh ở thời điểm cuối tháng. Sổ cái được ghi
155


theo hệ thống mỗi một tài khoản tương ứng với một sổ cái. Hàng
ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã được phân loại, hệ thống hóa
để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng ghi sổ
cái, dữ liệu tổng hợp trên sổ cái làm căn cứ để lập các chỉ tiêu trên
báo cáo tài chính.
* Đối với hình thức nhật ký sổ cái sổ tổng hợp bao gồm: đối
với hình thức này chỉ sử dụng duy nhất 1 sổ tổng hợp đó là sổ Nhật
ký sổ cái, sổ này vừa ghi chép theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi
chép theo hệ thống.
* Đối với hình thức kế tốn trên máy: sổ tổng hợp phụ thuộc
vào hình thức kế tốn mà đơn vị lựa chọn, mẫu sổ có thể thiết kế
khác nhưng vẫn phải đảm bảo đủ thông tin yêu cầu trên sổ, đảm bảo
đúng quy trình nguyên tắc ghi sổ kế toán.
(ii) Sổ chi tiết: Sổ chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của
đơn vị, bao gồm các sổ như: sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, sổ chi
tiết hàng hóa, thành phẩm, sổ chi tiết cơng nợ phải thu, sổ chi tiết
công nợ phải trả… về cơ bản sổ chi tiết không quy định bắt buộc về
mẫu và trình tự ghi chép, nhưng vẫn phải đảm bảo các quy định cơ
bản của một sổ kế tốn.

d. Quy trình ghi sổ
Quy trình ghi sổ đảm bảo tuân thủ theo các quy định chung
trong từng hình thức kế tốn đã được hướng dẫn trong các thông tư
hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và đơn vị
hành chính, sự nghiệp. Căn cứ vào hình thức kế tốn đã lựa chọn
để kế tốn thực hiện quy trình ghi sổ cho từng đối tượng hay giao
dịch kinh tế: quy trình ghi sổ tài sản cố định, quy trình ghi sổ các
tài sản bằng tiền, quy trình ghi sổ giao dịch mua hàng, bán hàng,
thanh toán…

156


Ví dụ: Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung đối với 1
số giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp.
Kế tốn mua hàng

Kế tốn tổng hợp

- Hóa đơn GTGT
- HĐBH
- Chứng từ
thanh tốn

Kế tốn chi tiết

Nhật kí
chung
(Nhật ký
mua hàng)

Sổ chi tiết
hàng hóa,
cơng nợ…

Sổ cái
tài khoản
156,151,
157, 331…

Bảng tổng
hợp chi tiết
hàng hóa,
cơng nợ…

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu

Sơ đồ 4.1. Quy trình ghi sổ nghiệp vụ mua hàng

Lưu ý: Nếu đơn vị sử dụng nhật ký mua hàng, dữ liệu chuyển
vào sổ cái Tài khoản 156 được chuyển vào cuối tháng.

157


Kế toán bán hàng

Kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết

- Hóa đơn
GTGT
- HĐBH
-…..

Nhật kí chung
(Nhật ký
bán hàng)

Sổ chi tiết hàng
bán theo mặt
hàng, nhóm
hàng

Sổ cái TK 511,
632, 521
và sổ cái các
TK liên quan

Bảng tổng
hợp chi tiết
doanh thu,
giá vốn,
hàng hóa….

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu

Sơ đồ 4.2. Quy trình ghi sổ quá trình bán hàng
Lưu ý: Nếu đơn vị sử dụng nhật ký bán hàng, dữ liệu chuyển
vào sổ cái các tài khoản liên quan được chuyển vào cuối tháng.
4.2.3.2. Tổ chức mở sổ, ghi sổ, chữa sổ, khóa sổ và lưu trữ
sổ kế toán
(i) Mở sổ: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với
doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
(ii) Ghi sổ: Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để
ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các
nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải chính
xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi
158


sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh
tế, tài chính. Thơng tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng
bút mực; khơng ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, khơng ghi
chồng lên nhau, khơng ghi cách dịng. Trường hợp ghi không hết
trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng
số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang
kế tiếp (Đối với kế tốn thủ cơng).
(iii) Khóa sổ: Đơn vị phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán
trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khố sổ kế toán
khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ
kế tốn bằng máy vi tính thì phải thực hiện quy định về sổ kế toán
tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khố sổ

kế tốn trên máy vi tính phải in sổ kế tốn ra giấy và đóng thành
quyển riêng cho từng thời kỳ kế toán năm.
(iv) Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì khơng được
tẩy xố làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa
theo một trong ba phương pháp sau:
- Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi
số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế tốn trưởng
bên cạnh;
- Ghi số âm: bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại
số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký
của kế toán trưởng bên cạnh;
- Ghi bổ sung: bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số
chênh lệch thiếu cho đủ.
Trường hợp phát hiện sổ kế tốn có sai sót trước khi báo cáo
tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì
159