Tài liệu Cải thiện sự nhàm chán trong hội họp. doc

Cải thiện sự nhàm chán trong hội họp

Công bằng mà nói, mục tiêu của các cuộc họp, các cuộc hội nghị mang ý nghĩa tích
cực. Đối với cơ quan hành chính, các cuộc họp được xem là một công cụ hữu hiệu
để chỉ đạo và điều hành công việc; chỉ có họp mới giải quyết được vấn đề. Bởi nó
phát huy được trí tuệ tập thể, tạo được sự đồng thuận cao trong việc giải quyết một
vấn đề nào đó, những người sau khi dự họp cảm thấy như “sáng” ra.



Tuy nhiên, tình trạng họp hành triền miên, chất lượng cuộc họp không được chú
trọng đúng mức, hiệu quả giải quyết công việc sau cuộc họp không được đảm bảo
đã làm sai lệch ý nghĩa của cuộc họp. Làm thế nào để cải thiện được tình trạng
người tham dự “ngáp” trước, trong và sau mỗi cuộc họp, làm thế nào để họ không
phải phát ngôn ra những câu đại loại như "Nếu tôi không phải dự hội họp, tôi sẽ
làm được nhiều việc hơn"…
Thiết nghĩ, để cải thiện sự nhàm chán trong hội họp trước hết phải cải thiện nội
dung cuộc họp, hạn chế và tiến tới loại bỏ hoàn toàn những cuộc họp để bàn về
những việc… không cần bàn, mà chỉ cần người có trách nhiệm ra quyết định triển
khai thực hiện là xong. Bên cạnh đó, tránh tình trạng bắt người tham dự phải nghe
lại nhiều lần cùng một nội dung ở những cuộc họp khác nhau.
Thứ hai, phải làm tốt khâu chuẩn bị cho cuộc họp. Đó là việc chọn thành phần dự
họp cho hợp lý tránh trường hợp dẫn đến cuộc họp bị “loãng”. Việc chuẩn bị đầy
đủ tài liệu, số liệu minh hoạ cho cuộc họp giúp người tham dự cuộc họp có đầy đủ
cơ sở dữ liệu để tham gia chất vấn, phản biện để đưa ra các giải pháp giải quyết dứt
điểm vấn đề một cách khoa học; Bên cạnh đó là việc lựa chọn thời gian, không

gian tổ chức các cuộc họp hợp lý. Phải kiên quyết dời cuộc họp nếu cuộc họp
không đảm bảo một trong các yếu tố trên.
Thứ ba, nên giảm bớt các thủ tục rườm rà trong cuộc họp, như là việc đọc quá
nhiều diễn văn, phát biểu khi khai mạc hội nghị, như là việc đọc các báo cáo đã
được in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời… để dành thời gian tập trung thảo
luận các nội dung chủ yếu trong cuộc họp.
Thứ tư, trong cuộc họp phải luôn lấy người tham dự làm trung tâm. Một cuộc họp
và hội nghị đúng nghĩa phải mang lại cho người tham dự cảm giác họ là phần linh
hồn trong đó; họ cần thấy được vai trò đóng góp nhất định trong đó chứ không đơn
thuần chỉ đến để lấp đầy không gian và các hàng ghế. Người tham dự phải thực sự
phản ứng, tranh luận, phán xét và bày tỏ chính kiến về những điều mình thích và
không thích.
Thứ năm, không nên kéo dài cuộc họp một cách quá mức cần thiết, làm cho cuộc
họp trở nên “nặng nề”, người dự mệt mỏi khi vấn đề có khi chưa được giải quyết
một cách triệt để.
Để không gặp phải cảm giác nhàm chán khi dự họp, thiết nghĩ không phải chỉ là sự
khắc phục từ phía ban tổ chức cuộc họp mà khắc phục ngay cả phía người tham dự.
Họ phải chú ý lắng nghe, tham gia chất vấn, phản biện một cách nhiệt tình tại cuộc
họp. Xem đó là quyền, nghĩa vụ và là trách nhiệm của người được mời dự họp
Đã từng có những cố gắng giảm họp tại các địa phương bằng cách ban hành quy
chế khi nào thì được tổ chức hội nghị. Tuy nhiên xem ra quy chế chỉ là mệnh lệnh
hành chính không có cơ sở khoa học. Vì thế phải tích cực cải cách cơ chế mới
mong giảm họp một cách căn cơ, khoa học. Chúng ta nên bắt đầu bằng thực hiện
một việc “nhỏ” là giảm bớt , dần đến loại bỏ các cuộc hội, họp kém hiệu quả. Tiết
kiệm chí phí và thời gian đó cho các công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn cho cơ
quan mình và cho xã hội.