QUẢN TRỊ HỌC Chương 3: THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Chương 3: THƠNG TIN
VÀ QUẢN TRỊ THƠNG TIN












MỤC ĐÍCH U CẦU, hiểu được:
Khái niệm, vị trí và vai trị của thơng tin
quản trị.
Q trình thơng tin liên lạc.
Thơng tin liên lạc trong doanh nghiệp.
Thiết kế một hệ thống để quản trị thông
tin.
Những nguồn thông tin đến và đi của các
tổ chức.
Những trở ngại trong thông tin liên lạc.
Hướng tới sự thơng tin có hiệu quả.


1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ
CỦA THƠNG TIN LIÊN LẠC
1.1. Khái niệm thông tin liên lạc
“Thông tin liên lạc là sự truyền đạt thông

tin từ người gửi đến người nhận, với
lượng thông tin mà cả người gửi và người
nhận đều hiểu rõ”.


1.1. Khái niệm thông tin liên
lạc




Thông tin về cơ bản được chia làm hai loại:
Thứ nhất là loại thông tin truyền đạt thông
báo. Luồng thông tin của loại này đi từ
trên xuống dưới trong hệ thống quản trị
được gọi là thông tin điều khiển.
Thứ hai là loại thông tin được tiếp nhận,
luồng thông tin của loại này đi từ dưới lên
trên trong hệ thống quản trị và loại này
gọi là thông tin phản hồi.


1.1. Khái niệm thông tin liên
lạc




Xét theo mức độ xử lý thơng tin, có thơng
tin ban đầu và thơng tin phát sinh.

Chất lượng đảm bảo thông tin trước hết
tuỳ thuộc vào sự chân thật của thông tin
ban đầu, đồng thời phụ thuộc vào mức độ
nhận thức và xử lý thông tin.


1.1. Khái niệm thông tin liên
lạc





Xét theo mức độ ổn định:
Thông tin quy ước, loại thông tin này
thường xuyên và tương đối ổn định
Thơng tin biến đổi: phản ánh tính chất
biến động của mơi trường bên ngồi và
mơi trường bên trong, loại thông tin này
tương đối phức tạp, thay đổi nhanh, cần
phải cập nhật thường xuyên.


1.1. Khái niệm thông tin liên lạc






Xét theo mối quan hệ với trình độ nhận
thức của chủ thể:
Thơng tin đã tích luỹ: như kiến thức, kinh
nghiệm, những bài học rút ra từ thực tiễn
là rất cần thiết trong quá trình ban hành
các quyết định, là bộ phận rất quan trọng,
nó có thể rút ngắn thời gian ban hành
quyết định.
Thơng tin mới: là thông tin vừa xẩy ra và
được cập nhật để đưa vào hệ thống xử lý.


1.2. Vai trị của thơng tin
liên lạc







1.2.1. Là phương tiện liên hệ cơ bản trong
một tổ chức
1.2.2. Là để thực hiện sự thay đổi
1.2.3. Là hệ thống các mối quan hệ giữa
cấp cao nhất và cấp thấp nhất
1.2.4. Là căn cứ để đề ra quyết định


2. Q TRÌNH THƠNG TIN LIÊN LẠC








2.1. Người gửi thơng báo
2.2. Chuyển thông báo
2.3. Người nhận thông báo
2.4. Nhiễu trong thông tin liên lạc
2.5. Sự phản hồi trong thông tin liên lạc
2.6. Các yếu tố về tình huống và tổ chức
trong thông tin liên lạc



2.1. Người gửi thông báo
Thông tin liên lạc bắt đầu bằng người gửi.
 Suy nghĩ hay một ý tưởng được mã hố
bằng ngơn ngữ nói, viết hoặc chuyển vào
ngơn ngữ máy tính.
 Căn cứ vào khả năng của người nhận để
xác định sự tương thích về trình độ chun
mơn để mã hố.
 Tạo điều kiện cho người nhận có thể giải
mã được tốt hơn.


2.2. Chuyển thông báo







Thông tin được chuyển qua một kênh nối
người gửi với người nhận.
là lời nói hay văn bản,
có thể được chuyển qua một thư báo điện
tử thông qua máy tính, nhắn tin, điện
thoại, điện tín hay vơ tuyến truyền hình.
mỗi cái đều có ưu điểm và nhược điểm
riêng, cho nên việc lựa chọn đúng kênh
thông tin là điều quyết định cho một
thơng tin liên lạc có hiệu quả.


2.3. Người nhận thông báo









Người nhận phải sẵn sàng đối với thơng
báo
Sự giải mã,
Thơng báo được mã hố thứ tiếng nào, thì
địi hỏi người nhận phải hiểu tiếng đó.
Thơng tin khơng rõ ràng hoặc sai thì người
nhận thơng báo có thể khơng giải mã được
loại ngơn ngữ đó.
Những người có trình độ và năng lực thấp
sẽ khơng hiểu được hồn tồn các thơng
tin đó mâu thuẫn với hệ thống ý nghĩa của
họ.


2.4. Nhiễu trong thông tin liên lạc








Một môi trường
Việc mã hố
Việc truyền tin
Việc tiếp nhận khơng chính xác
Việc giải mã có thể bị lỗi
Sự hiểu biết
Sự thay đổi

2.5. Sự phản hồi trong thông tin liên
lạc








Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra
hiệu quả sự thơng tin liên lạc.
Chúng ta chưa có thể chắc chắn là một
thơng báo đã được mã hố, truyền đi, giải
mã và được hiểu một cách hữu hiệu nếu nó
chưa được khẳng định bằng sự phản hồi.
Biết được sự thay đổi về kết quả thực hiện
của tổ chức hay cá nhân,
Để làm căn cứ cho các quyết định điều
chỉnh, nhằm nâng hiệu quả hoạt động của
thông tin liên lạc.


2.6. Các yếu tố về tình huống
và tổ chức trong thông tin liên lạc







Là các yếu tố giáo dục,
xã hội học,
chính trị,
pháp lý và
kinh tế.


3. CÁC LOẠI THƠNG TIN LIÊN LẠC
TRONG DOANH NGHIỆP








3.2.1. Thơng tin liên lạc xuống dưới
3.2.2. Thông tin liên lạc từ dưới lên trên
3.2.3. Thông tin liên lạc chéo
3.2.4. Thông tin liên lạc ngang
3.2.5. Thông tin bằng văn bản
3.2.6. Thông tin bằng lời
3.2.7. Thông tin không lời

3.2.1. Thông tin liên lạc xuống dưới




Thông tin liên lạc đi từ trên xuống dưới là
đi từ những người ở cấp cao hơn xuống
cấp thấp hơn trong một hệ thống phân cấp
tổ chức quản trị.
Loại thông tin này tồn tại trong tất cả các
tổ chức


3.2.2. Thông tin liên lạc từ dưới lên
trên




Là từ cấp dưới lên cấp trên, và tiếp tục đi
lên cao hơn nữa theo hệ thống phân cấp
quản trị.
Dịng thơng tin này thường bị cản trở bởi
các nhà quản trị ở các khâu kết nối thông
tin liên lạc, họ tự lọc các thông tin, đặc
biệt các thông tin mà họ không ưa thích vì
khơng có lợi cho họ.


3.2.3. Thơng tin liên lạc chéo







Là dịng thơng tin của cấp trên bộ phận
này với cấp dưới của bộ phận khác.
Thông tin của những người ở các cấp khác
nhau mà họ khơng có mối quan hệ báo cáo
trực tiếp.
Trưởng phịng tổ chức thông tin cho các bộ
phận cấp dưới trong tồn cơng ty về kế
hoạch tăng lương, hay những tiêu chí thi
đua khen thưởng trong năm.


3.2.3. Thông tin liên lạc chéo






Một là, những mối quan hệ chéo sẽ được
khuyến khích ở những khâu thích hợp.
Hai là, các cấp dưới sẽ kiềm chế việc đưa
ra các cam kết ngoài chức trách của họ.
Ba là, các cấp dưới cần giữ vững thông tin
theo cấp trên về các hoạt động giữa các

bộ phận.


3.2.4. Thông tin liên lạc ngang




Là trong cùng một cấp, hay ở những cấp tổ
chức tương đương.
Loại thông tin liên lạc này được sử dụng
để đẩy nhanh dịng thơng tin, để cải thiện
sự hiểu biết và để phối hợp các cố gắng
nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.


3.2.5. Thông tin bằng văn bản
Các phương tiện thông tin văn bản và
bằng lời thường được sử dụng phối hợp với
nhau để các ưu điểm của từng loại có thể
bổ sung cho nhau.
 Các hỗ trợ hình ảnh được sử dụng để bổ
sung
cho các bài viết, đèn chiếu và phim.
 Khi một thông tin được nhắc lại qua một
số phương tiện thì những người tiếp nhận
nó sẽ hiểu chính xác hơn và nhớ hơn.


3.2.5. Thông tin bằng văn bản











Sử dụng các từ và thành ngữ đơn giản.
Sử dụng các từ ngắn và quen thuộc.
Sử dụng các đại từ nhân xưng khi thích
hợp.
Đưa ra các ví dụ và minh hoạ, biểu đồ.
Sử dụng các câu và đoạn ngắn.
Sử dụng các động từ thích hợp.
Thể hiện các ý nghĩ một cách logic và bằng
cách trực tiếp.
Tránh dùng các từ không cần thiết.


3.2.6. Thông tin bằng lời






Trong thực tế đa số người ta sử dụng
thông tin được thông báo bằng lời.
Một số nghiên cứu trong lĩnh vực xã hội
học đã chỉ ra là, 70% cấp trên giao nhiệm
vụ cho cấp dưới (chiếm 75%) là bằng lời.
Sự thơng tin bằng lời có thể là một cuộc
gặp gỡ trực tiếp giữa hai người, hay một
cuộc hội nghị của nhà quản trị trước đơng
đảo thính giả, nó có thể chính thức hoặc
khơng chính thức, và nó có thể theo kế
hoạch hoặc tình cờ.